Indledning
Sagsgang:
| | BY | ØK | ÆGU | PBU | KMU | BUU | KFU | SAMU |
| Orientering | | X | | X | | | | |
| Indstilling | | | | | | | | |
| Beslutning | | | | | | | | |
BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg
I denne sag orienteres om administrative tiltag, som skal understøtte kvalitetssikring af processer i forbindelse med udbud.
Beskrivelse af sagen
Børne- og Undervisningsudvalget og Plan- og Boligudvalget besluttede den 8. november 2021, pkt. 2, at administrationen skulle udarbejde en orienteringssag om fremtidig kvalitetssikring af udbud.
Administrationen forestår årligt mange udbud, hvoraf flere er omfattende og af kompleks karakter. Flere fagområder er som oftest involverede. De større udbudssager tager som regel afsæt i politiske beslutninger. For at sikre, at de politiske beslutninger for udbud efterleves, vil administrationen indføre en række sikkerhedsrutiner.
Sikkerhedsrutinerne skal bl.a. medvirke til, at implementeringen af de politiske beslutninger ikke pålægges enkeltpersoner i administrationen. Sikkerhedsrutinerne skal endvidere bidrage til, at administrationen arbejder efter faste procedurer, som sikrer at information ikke går tabt. Endeligt skal sikkerhedsrutinerne understøtte, at flere sæt øjne gennemgår grundlaget for det enkelte udbud.
For at højne kvaliteten i udbudssager har administrationen indført en standardiseret sikkerhedsrutine. Sikkerhedsrutinen indbefatter, at når der træffes en politisk beslutning i en udbudssag, så får den sagsansvarlige sagen og den tilhørende politiske beslutning retur. Sagsbehandleren drøfter den politiske beslutning med sin afdelingsleder og/eller centerchefen, og der lægges en plan for den videre proces. Herefter tilknyttes administrationens jurist, som sammen med den sagsansvarlige udarbejder det pågældende udbudsprojekt og -materiale, herunder sikrer at den politiske beslutning følges og indarbejdes.
Et udbudsmateriale er som oftest komplekst, og der er mange formelle krav som skal overholdes. For at sikre, at relevante fagligheder bringes i spil, inddrager administrationens jurist og den sagsansvarlige i samarbejde relevante medarbejdere i forbindelse med udbudsmaterialets udarbejdelse. Dette for at høste den nødvendige viden, men også for at sikre ejerskab på opgaven. Når udbudsmaterialet vurderes at være klart til offentliggørelse, forelægger jurist og den sagsansvarlige materialet for afdelingsleder og/eller centerchef for endelig kvalitativ godkendelse. Dermed sikres det, at flere sæt øjne har forholdt sig til det endelige udbudsmateriale.
Inddragelse og høring
Ingen.
Økonomi
Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.
Vurdering
Det er administrationens vurdering, at ovenstående tiltag vil kunne understøtte, at kvalitetssikringen i administrationens udbud højnes. Administrationen vil med udgangen af 1. halvår 2022 evaluere på de nye tiltag, og om nødvendigt intensivere indsatsen.
Konsekvenser for handicapområdet
Sagen har ingen konsekvenser for handicapområdet.
Indstilling
Direktionen indstiller, at orienteringen tages til efterretning.
