Direktionen indstiller

1.                                    at byrådet tager stilling til om der skal tilføres nye midler til gennemførelse af en kunstgræsbane i Benløse i 2019
2.                                    at byrådet tager stilling til om anlægget skal tilføres nye midler i budget 2020
3.                                    at Byrådet tager stilling til om kunstgræsbanen i Benløse skal etableres

Benløse Idrætsforening er blevet orienteret vedr. at sagen tages tilbage til Byrådet

Benløse Idrætsforening ønsker at der etableres en jordvold langs den ene side af kunstgræsbanen, som kan bruges som siddepladser.

Administrationen kan ikke anbefale at der laves en jordvold langs den nye kunstgræsbane, dette begrundes i, at den vil være tidskrævende at holde ved lige, samt at med de ekstrem regnvejr skybrud der er en gang i mellem, så risikerer man at volden skyller væk, med store retableringsomkostninger til følge.

Taget til efterretning.

Intet.

Godkendt med bemærkning om, at udvalget ønsker, at finansieringsforslag

• KFU8 reduceres fra 200.000 kr. til 100.000 kr.
• KFU 2 bortfalder
• KFU 5 bortfalder
• KFU 18 bortfalder

Ej til stede: Jan Jakobsen

Administrationen vurderer, at den samlede rapport understøtter det arbejde, der har været igangsat i 2018 omkring en styrket borgerkontakt og at optimere på de administrative processer og prioritering i de enkelte sager. Dette er indsatsområder, som også var en del af orienteringssagen til udvalget den 24. september 2018.

Det fremhæves flere steder i kommentarerne, at der er oplevet en god, rettidig, positiv, og opsøgende kommunikation i forbindelse med sagsbehandlingen. Det er indsatsområder, som administrationen vil fortsætte med at styrke, og noget der opleves positivt både for ansøgere, og for administrationen i forhold til at lette sagsbehandlingen.

Nogle af kommentarerne i besvarelserne nævner behov for en bedre forventningsafstemning og mere personlig kontakt. Det vurderes at kunne opnås via en forsat fokus på en styrket borgerkontakt. Rapporten fra KL fremhæver en stor tilfredshed med forhåndsdialogen med kommunen for dem, som anvender den. Der er en god sandsynlighed for, at en større grad af forhåndsdialog også vil kunne imødekomme et ønske til bedre forventningsafstemning og den personlige kontakt. Det vil som udgangspunkt også medvirke til, at sagsbehandlingen vil kunne optimeres via et ansøgningsmateriale, der er mere oplyst, end hvis der ikke har været en dialog forud for ansøgningen. Administrationen vil forsøge at få flere til at benytte forhåndsdialogen forud for deres indsendelse af ansøgninger.

Den samfundsmæssige udvikling betyder et forsat stigende antal byggesager også i 2019. Det forventes dog stadig, at der sker en forbedring af den gennemsnitlige sagsbehandlingstid. Dette på baggrund af tilførsel af årsværk til byggesagsområdet, samt fokus på optimering af de ovennævnte indsatsområder i administrationen.

Ringsted Kommune har tilmeldt sig tilfredshedsmåling på sager, der behandles i søge portalen Byg og Miljø. Undersøgelsen gennemføres af KL og blev igangsat i maj 2018. Der har været en svarrate på ca. 14 % (51 besvarelser ud af 379 byggesager i perioden).

Undersøgelsen kan anvendes som ledelsesinformation og medvirke til at danne et samlet billede af tilfredsheden med den kommunale service på byggesagsområdet. Der er i undersøgelsen også mulighed for at opnå input til at målrette indsatsområder i forhold til, hvad ansøgere ønsker forbedret, eller som vi skal fortsætte med at have fokus på.

Selve tilfredshedsmålingen består af et standardiseret og anonymt spørgeskema, hvor administrationen undersøger brugerens tilfredshed med den overordnede service, sagsbehandlerens faglighed og adgangen til forhåndsdialog, sagsbehandlingstid, vejledning i forbindelse med sagen mv. Spørgeskemaet bliver udsendt via et modul for brugerundersøgelser i Byg og Miljø-systemet, som automatisk sender spørgeskemaet, når kommunen træffer afgørelse i sagen.

KL har udarbejdet en rapport ud fra de besvarelser, der er givet i perioden mellem maj og december 2018. Ringsted Kommune ligger over det gennemsnitlige antal svar på undersøgelsen i de 19 kommuner, der har anvendt tilfredshedsmålingen. Selvom der er indarbejdet benchmarking mellem de 19 kommuner i rapporten fra KL (bilag 1), så har administrationen valgt at se bort fra dette i denne orientering grundet usikkerhed i sammenligningsgrundlag, som KL også fremhæver i rapporten.

Rapporten beskriver generelt en stor tilfredshed i besvarelserne i forhold til både sagsbehandlingstid, dialogen med administrationen og den faglig kvalitet. 77 % af besvarelserne angiver, at de er enten tilfredse eller meget tilfredse med sagsbehandlingen. Heraf er 43 % af besvarelserne meget tilfredse.

Generelt kan der i rapporten læses mange rosende ord i besvarelserne, som omfatter den konkrete sagsbehandling på byggesagsområdet. KL fremhæver selv i deres rapport, at det er meget usædvanligt, at så få respondenter beskriver lang sagsbehandlingstid i de tilknyttede kommentarer, og at så mange respondenter roser sagsbehandlingstiden.

Rapporten viser dog også, at der er 11 besvarelser, hvor der er angivet utilfredshed med sagsbehandlingstiden. De 11 besvarelser svarer til cirka 21 %. 

Der er 6 besvarelser, som har angivet den samlede vurdering af behandling af sagen til utilfreds eller meget utilfreds. En af disse besvarelser er ikke en byggesag, og en anden besvarelse angiver i en tilknyttet kommentar stor tilfredshed med sagsbehandlingen. Det antages derfor at være en fejlregistrering som utilfreds. Kommentarerne fra de resterende fire besvarelser omhandler ønsker om bedre forventningsafstemning til modtagelse af en byggetilladelse, mere personlig kontakt og utilfredshed med hvad der er oplevet som unødig dokumentation i sagen.

Kommentarerne tilknyttet de enkelte besvarelser i undersøgelsen kan læses i bilag 2.

Der er indgået aftale med KL om at fortsætte tilfredshedsmålingen i 2019.

Direktionen indstiller, at den eksisterende Landdistriktspolitik revideres med henblik på mindre ændringer.

Udsat.

Direktionen indstiller,

1. at Skema B godkendes med en samlet anskaffelsessum på 85,107 mio. kr
2. at der gives tilsagn om yderligere støtte til projektet med 0,548 mio. kr. i grundkapital
3. at udgiften til grundkapital på 0,548 mio. kr. over det budgetterede beløb finansieres ved at nedsætte budgettet til projektet på Dampmøllen med 0,548 mio. kr.
4. at det meddeles boligselskabet, at kommunen har i sinde at give den nødvendige kommunegaranti til projektet.