Klima- og Miljøudvalget anbefaler at den beskrevne udbyder vælges med henblik på en endelig beslutning i byrådet. Fremover foreslår Klima- og Miljøudvalget at sager vedrørende kvalitative kriterier tages op som beslutningspunkter frem for som orienteringssag.

Ej til stede: Per Nørhave

Direktionen indstiller, at orienteringen tages til efterretning

Administrationen vurderer, at alle de indkomne tilbud er konditionsmæssige (korrekt udfyldte) og dermed kan tages i betragtning. Administrationen har foretaget en grundig gennemgang og evaluering af de indkomne tilbud, og herved identificeret den tilbudsgiver, der samlet set har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, og som administrationen derfor forventer at indgå kontrakt med. Alternativt til indgåelse af kontrakt med den vindende tilbudsgiver, være at annullere udbuddet, såfremt der er en saglig grund hertil.

Denne udbudsforretning har vist en særdeles skarp konkurrence på pris og kvalitet blandt tre højt kvalificerede tilbudsgivere, hvorfor der ikke ses grund til annullation af udbuddet. Annullation og gennemførsel af et fornyet udbud vil endvidere medføre, at en aftale med en ny driftsudbyder ikke kan være klar til 31. december 2018, hvor den nuværende driftskontrakt med SEAS-NVE udløber. Et nyt udbud vurderes ikke at ville kunne give bedre priser, idet markedstendensen viser stigende priser.

Da der er tale om driftsmidler er der ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Den fremtidige driftsaftale er væsentligt anderledes end den nuværende aftale hvor nærmest alt, undtagen etablering af nyanlæg og udskiftning grundet ælde er indeholdt. I den nye aftale er søgt et fornuftigt kompromis mellem at få så mange ydelser som muligt indeholdt i aftalen, uden at driftsudbyderen skal indregne fordyrende risici på ydelser, hvis omfang det er svært at forudse.

Det betyder at der fremadrettet bør afsættes en del af den opnåede besparelse til:

• udbedring af ekstraordinære fejl og skader
• forøgede udgifter til opfølgning, stikprøvekontroller m.m. af den nye driftsudbyder.
• løbende småmoderniseringer samt udskiftning grundet ælde
• gennemførsel af næste driftsudbud som skal gennemføres om enten 4, 6 eller 8 år, alt efter om det besluttes at forlænge kontrakten

Bilag 2 indeholder et budget for den 4-8 årige kontraktperiode. Omfanget af særligt tillægs- og uforudsete ydelser samt udskiftning, grundet ælde kan være vanskeligt at forudse, ligesom størrelsen på udgifterne vil hænge nøje sammen med omfanget af øvrige moderniseringer der besluttes gennemført, da nye LED armaturer generelt er billigere at vedligeholde end konventionelle armaturer.

Administrationen ønsker at bringe en dagsorden frem, når der efter en periode er indhentet praktiske erfaringer med både ny kontrakt og driftsudbyder.

Lukket bilag:

Bilag 1-2 er lukkede, da de indeholder informationer om væsentlige konkurrencemæssige parametre for de bydende, ligesom informationerne vil kunne stille kommunen dårligere ved kommende driftsudbud af gadelyset. Indtil gennemførsel af næste driftsudbud kan bilagene ikke åbnes, på dette tidspunkt må sagen revurderes.

Sagen er tidligere behandlet i

• Klima– og Miljøudvalget den. 22. februar 2018 pkt. 8, hvor det blev besluttet, at der i forløbet også skal medtages en løsningsmodel om hjemtagelse af drifts- og vedligeholdelsesopgaven, ligesom udvalget ønskede en ny sag om lysoplevelsen forud for en evt. modernisering.
• Byrådet den 12. marts 2018 pkt. 19, hvor Byrådet godkendte indstillingen med bemærkning om, at der laves en ny sag om lysoplevelsen forud for en evt. modernisering.
• Byrådet d. 26. juni 2018 pkt. 19, hvor det blev besluttet, at der fremadrettet ved moderniseringer eller opførsel af nye udelysanlæg anvendes dæmp frem for natsluk.

Administrationen modtog den 12. september 2018 tilbud fra tre ud af fire prækvalificerede bydende. De modtagne tilbud blev vurderet på følgende parametre og vægtning:

• Pris – 40 %.
• Design af den samlede løsning – 30 %.
• Innovation – 10 %.
• Samarbejdsorganisation – 20 %.

Pris

På denne parameter vurderes de bydende udelukkende på prisen. Da de indkomne tilbud lå tæt, opnåede laveste pris en score på 10, mens højeste pris opnåede scoren 8,68. Tildeling af de enkelte scorer fremgår af bilag 1.

Design af den samlede løsning

I udbuddet er det tilstræbt at opnå både en god teknisk kvalitet og lang levetid, samtidigt med at et sammenhængende udtryk mellem nye og eksisterende amarturer og master opnås.

De tilbudte amarturer lå generelt tæt på de ønskede amarturformer m.m., hvorved tildelingen af scorer også lå tæt i et interval fra 7 - 8. Tildeling af de enkelte scorer fremgår af bilag 1.

Innovation

Alle de tilbudte amarturer kan leveres med indbygget dæmp, ligesom de fleste mod en begrænset merpris kan udstyres med tilslutningsmulighed for individuel lysstyrring m.m.

De bydende skulle redegøre for at de var nytænkende og havde erfaring med at inddrage nye teknologier på gadelysområdet, herunder beskrive hvordan de ville løse opgaven med at få mest og bedst lys for pengene. Der blev givet scorer i intervallet 7 - 8. Tildeling af de enkelte scorer fremgår af bilag 1.

Samarbejdsorganisation

De bydende skulle beskrive den tilknyttede organisation, herunder at de nødvendige ressourcer og faglige kompetencer var til stede. Ønsket er at opnå et godt og smidigt samarbejde, hvor kommunen bliver inddraget rettidigt i beslutningsprocessen og hvor evt. uoverensstemmelser kan løses konstruktivt. Som med hensyn til innovationen ligger de bydende tæt og der blev tildelt scorer mellem 8 – 9. Tildeling af de enkelte scorer fremgår af bilag 1.

Det videre forløb i udbudsprocessen

Såfremt nærværende orientering tages til efterretning på byrådsmøde den 12. november 2018, meddeles tildelingsbeslutningen dagen efter til de bydende. Efter en 10 dages såkaldt ”stand-still” periode kan kontrakten underskrives.

Inden kontrakten underskrives afholdes et møde, hvor evt. uklarheder drøftes og småjusteringer af kontrakten kan efterfølgende foretages.

Når kontrakten er indgået, igangsættes en gennemgang af udelysanlægget, med det formål både at opdatere data på anlægget samt at finde evt. fejl og mangler, som skal udbedres af den nuværende driftsoperatør.

Sagsgang

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Sagen fremlægges med henblik på at orientere om valg af fremtidig driftsudbyder.

Handleplanen sendes i høring hos Ringsted forsyning.

Børne- og Undervisningsudvalgets indstilling godkendt.

Børne- og Undervisningsudvalgets indstilling anbefales godkendt.

Anbefales godkendt.

Ej til stede: Henrik Kjær