Indledning

 Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

I denne sag skal der tages stilling til nedskrivning og forøgelse af rådighedsbeløb og frigivelse af anlægsbevilling.

Beskrivelse af sagen

Byrådet besluttede den 9. november 2020, pkt. 17, at frigive en anlægsbevilling på 50.000 kr. til brug for forundersøgelser til en ny kunstgræsbaner ved Ringsted Sportscenter.

Byrådet besluttede den 11. januar 2021, pkt. 18, at frigive en anlægsbevilling på 5,25 mio. kr. til brug for projektering og anlæg af en ny kunstgræsbaner ved Ringsted Sportscenter.

Byrådet besluttede den 11. januar 2021, pkt. 13, at frigive en anlægsbevilling på 1,56 mio. kr. til brug for projektering og anlæg af en nyt lysanlæg til kunstgræsbanerne ved Ringsted Sportscenter.

”Ny kunstgræsbaner” og ”Nyt lysanlæg til kunstgræsbanerne” er to separate projekter, og anlægsbevillingerne må derfor ikke blandes sammen. Projekterne er udbudt sammen, sådan at det er samme entreprenør, der skal udfører begge projekter. Dette er gjort for at fjerne risikoen for modstridende interesser mellem to entreprenører.

Administrationen har fået tilbud ind fra tre bydende onsdag d. 9. juni 2021. Tilbuddene vurderes på laveste pris. Laveste pris ligger over den tilbageværende bevilling for projektet for nyt lysanlæg med 750.000 kr., og projektet kan derfor ikke afholdes inden for rådighedsløbet.

Prisen for kunstgræsbanerne er 500.000 kr. under projektets rådighedsbeløb.

Der skal gives yderligere 750.000 kr. i øget rådighedsbeløb og bevilling til nyt lysanlæg, såfremt projektet ønskes gennemført.

Administrationen foreslår, at forventet mindre forbrug for kunstgræsbanerne overføres til anlægsfonden, og at anlægsfonden finansierer merforbruget til det nye belysningsanlæg.

Den væsentligste årsag til mindre forbruget for kunstgræsbanerne er at kontrolopmålinger har fastlagt, at banerne overholder DBU kravene, og det derfor ikke har været nødvendigt at øge kunstgræsbanens arealer. Årsagerne til meromkostningerne til lysanlæg er generelle prisstigninger i markedet på stål og belysningsmateriel, samt at udskiftningen af elektronikken har vist sig mere omfattende end forventet ved udarbejdelsen af budgetønsket.

Tidsplan

Der er forøget leveringstider på master og belysningsmateriel, og kontrakten med den vindende entreprenør skal derfor underskrives umiddelbart efter Byrådsmødet, sådan at levering kan sikres og projekterne kan gennemføres inden opstart af vintersæsonen i uge 43.

Inddragelse og høring

Ingen 

Økonomi

Der er i alt bevilliget 1.560.000 kr. til Lysanlægget ved Ringsted Sportscenter (anlæg 380).

Med denne sag søges om yderligere anlægsbevilling på 750.000 kr.  finansieret af anlægsfonden.

Det er konstateret, at man på kunstgræsbane Sportscenter (anlæg 350) har et mindreforbrug på 500.000 kr., der overføres til anlægsfonden til delvis finansiering af den forventede merudgift på lysanlægget. Tilsvarende nedskrives bevillingen med 500.000 kr. på Kunstgræsbane Sportscenter.

Det yderligere rådighedsbeløb foreslås finansieret via anlægsfonden. Saldoen i anlægsfonden er den 10. juni 2021 på 3,09 mio. kr. 

Vurdering

Administrationen vurderer, at det oplyste forventede manglende rådighedsbeløb på 750.000 kr. kun er forbundet med mindre usikkerheder, og derfor giver et retvisende billede af projektøkonomien.

Administrationen vurderer endvidere, at såfremt Byrådet øger rådighedsbeløbet og giver anlægsbevillingen, vil kunstgræsbanerne fortsat kunne ibrugtages inden vintersæsonens opstart i uge 43. Gives der derimod ikke et øget rådighedsbeløb, skal entreprenørudbuddet annulleres, og projekterne vil som minimum blive udskudt til 2022. En sådan udskydelse må forventes at øge omkostningerne yderligere.

Det vurderes ikke at have konsekvenser for handicapområdet 

Indstilling

Direktionen indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget, at orienteringen tages til efterretning.

Direktionen indstiller til Plan- og Boligudvalg, 

1. at der overføres rådighedsbeløb på 500.000 kr. for mindre forbrug fra projektet ”Kunstgræsbane Sportscenter ny belægning” til anlægsfonden.
2. at anlægsbevillingen til Kunstgræsbane Sportscenter ny belægning nedskrives med 500.000 kr.
3. at der gives rådighedsbeløb på 750.000 mio. kr. til projektet ” Nyt Lysanlæg for Kunstgræsbaner” finansieret af anlægsfonden.
4. at der gives anlægsbevilling til gennemførelse af projektet ”Nyt Lysanlæg for Kunstgræsbaner” på 750.000 kr.

Indledning

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

I denne sag orienteres der om status på ESCO-projektet. Samtidig skal der tages stilling til det videre forløb, samt hvordan udgifter afholdt uden for projektets ramme skal finansieres.

Beskrivelse af sagen

Sagen er tidligere blevet behandlet i:

Plan- og Boligudvalget den 22. juni 2015, pkt. 12

Klima- og Miljøudvalget den 16. juni 2015, pkt. 15

Byrådet den 13. marts 2017, pkt. 12

Byrådet den 12. marts 2018, pkt. 13

Byrådet den 14. januar 2019, pkt. 18

Byrådet den 2. december 2019, pkt. 18 og 19

ESCO er et Offentligt Privat Samarbejde mellem Ringsted Kommune og Kemp & Lauritzen, hvor der er fokus på energiforbrug i de kommunale ejendomme. I konceptet indgår typisk en energianalyse, entreprise- og garantifase, hvor der mod betaling garanteres et reduceret forbrug i el og varme. Princippet for investeringer som kan lånefinansieres er, at forbedringer som giver lavere energiforbrug dækkes af projektet, mens øvrige forbedringer, som kan være udskiftning af gamle el-ledninger, tavler, bygningsdele med råd og svamp, og fejlbehæftede installationer etc. finansieres over puljerne til genopretning og vedligeholdsefterslæb.

Status er, at der er udført renovering af 30 ejendomme, heraf er fortsat 5 under udførelse. Det drejer sig om udskiftning af varmeforsyning, heraf etablering af varmepumper. Dette arbejde pågår hen over sommeren og efteråret 2021. ESCO projektet har en samlet anlægsbevilling på 75 mio. kr., med maximalt 25 års tilbagebetalingstid.

Som det fremgår af ”Orientering om CO2-regnskab, Klimakommune 2019” (Byrådet 9. november 2020, punkt 13), har ESCO medvirket til en reducering af el-forbruget på 7 %, medens varmeforbruget indtil nu er faldet marginalt. Det fremgår af sagen, at en fortsat reducering af el- og varmeforbruget forudsætter en effektiv energiorganisation, som kan udføre en markant øget overvågning og styring af energiforbruget, samt en oplæring af teknisk personale såvel som af brugerne af bygningerne. Dette arbejde er forankret i Ejendomsstaben, hvor personale dedikeret opgaven er blevet og forsat bliver trænet af Kemp & Lauritzen i at overvåge anlæg, herunder overvåge energiforbruget i de enkelte bygninger. Overvågning er ellers en opgave som har indgået i ESCO konceptet, hvor konceptet har været, at såfremt faldet i energiforbruget i udvalgte bygninger er mindre end den beregnede og garanterede værdi, udbetales garantien. Hvis faldet i energiforbruget er mere end 3 % af den beregnede og garanterede værdi, skal gevinsten ved denne ekstra reduktion deles mellem Ringsted Kommune og Kemp & Lauritzen.

Forudsætning for garanti er en detaljeret indberetning af ændringer i energiforbruget. Detaljeringsgraden af overvågning og indberetning er så omfattende, at administrationen ikke finder processen værdigivende i forhold til det arbejdsmæssige omfang. Eksempelvis skal der for hvert enkelt indkøb af elektronisk udstyr vurderes forbrug og brugstid. Det giver bl.a. anledning til diskussion om det er entreprise tiltagene eller driften af disse, som er årsag til en eventuel utilstrækkelig energireduktion. Samtidig skal personalet i Ejendomsstaben bruge tid på detaljeopfølgning, hvilket går fra vigtige forhold som f.eks. kontrol af filtre, forbrug og generelt vedligehold af energiprodukterne.

Ifølge udbudsmaterialet vedrører en garanti alle ejendomme over 1500 m². Dette udgør i alt 14 ejendomme, nemlig de 10 folkeskoler, Ringsted Bibliotek og Borgerservice, Ringsted Svømmeland, Ringsted Sport Center og Snurretoppen (daginstitution).  Under forløbet er det erfaret, at det er problematisk af fastholde garanti på fem af disse ejendomme, fordi der er problemer med at fastsætte energiforbruget som følge af renoveringen, grundet afvigelser i tidligere drift samt planlagte omfattende ændringer. Derved reduceres en eventuel garanti til at omfatte kun 9 af de 30 renoverede ejendomme.

Garantien er kontraktmæssig aftalt til 5 år og har en omkostning på 0,7 mio.kr. Efter denne periode ville Ejendomsstaben selvstændigt skulle sikre, at reduktionerne i energien opnås.

Med baggrund i ovenstående har administrationen vurderet, at det giver en større værdi for Ringsted Kommune at opbygge sin egen energiorganisation. Derfor ønskes 580.000 kr. der i projektet er afsat til garantien overført til driftsmidler, til drift og service af CTS-anlæg mm. i 2021 samtidig afsættes der 580.000 kr. pr. år i budget 2022 og overslagsår til drift og vedligehold af energiforbedrende tiltag.

En intern energiorganisation varetager opfølgning på energiforbrug, tilretning af overforbrug, yderlige reduktion i forbruget og formidling om hensigtsmæssig brugeradfærd. Denne indkøring af intern energiorganisation er startet op i 2021, og vil forløbe resten af 2021 og frem til foråret 2022 med vejledning og undervisning fra Kemp & Lauritzen. 

Der er indtil nu investeret for i alt 63 mio. kr. Der er disponeret i alt 69 mio. kr. hvoraf de 63,5 mio. kr. vil kunne lånefinansieres. Heraf er de 62. mio. kr. allerede optaget.

Det betyder, at der er afholdt udgifter for. 5,5 mio. kr., som ikke kan lånefinansieres som energiforbedrende tiltag.  Dette er udgifter til f.eks. skimmelsvamp, som er opdaget ved energiforbedring af bygninger, utilstrækkelige elinstallationer, m.m., hvilket har betydet gode og nødvendige bygningsforbedringer. Udgiften er ikke taget gennem de sidste å, og derfor skal udgiften placeres nu. Med denne sag foreslås det at der lægges 5,5 mio. kr. i kassen fra andre anlæg, der enten er afsluttede og/eller kan udskydes til et senere tidspunkt og at de tilhørende bevillinger nedskrives tilsvarende. Tiltag som udsættes er f.eks. udskiftning af vinduer, hvor det vurderes, at disse kan fungere et år ekstra, inden de skiftes. Såfremt Byrådet beslutter ikke at overføre rådighedsbeløb og nedskrive bevillinger, vil de 5,5 mio. kr. skulle finansieres af kassen.

Inddragelse og høring

Leverandør Kemp & Lauritzen har været hørt i forbindelse med omdannelse af garanti til træning af personale, og kan tilslutte sig dette, da muligheden for garantiudmøntning er både reduceret, og vil give en mindre værdi for kommunen.

Økonomi

Med denne sag foreslås fire ting:

• Der tilbageføres 5.455.200 kr. til kassen svarende til den del af de afholdte omkostninger på ESCO-projektet der ikke kan lånefinansieres. Rådighedsbeløbene tages fra specifikke projekter, hvor projektledere har vurderet at pengene ikke skal bruges og/eller dele af projektet kan udskydes, se bilag. Bevillingerne nedskrives tilsvarende.
• Den oprindelige bevilling på 75 mio. kr. nedskrives med 6 mio. kr. fordi der ikke kan findes rentable projekter for mere end 69. mio. kr. i alt.
• Rådighedsbeløbet på ESCO projektet nedskrives med 6.000.000 kr., hvoraf 5.420.000 tilgår kassen. 580.000 kr. overføres til drift og vedligehold af CTS-anlæg og lign energiforbedrende tiltag i 2021.
• Der afsættes 580.000 kr. til drift og vedligehold af CTS-anlæg og lign energiforbedrende tiltag. i 2022 og overslagsårene via en teknisk budgetændring.

Samlet set nedskrives anlægsbevillinger og rådighedsbeløb på ESCO projektet med 11.544.200 kr. der lægges i kassen.

Der tillægsbevilliges 580.000 kr. til drift og vedligehold af CTS-anlæg og lign energiforbedrende tiltag finansieret af ESCO projektet i 2021 og finansieret af kassen i 2022 og overslagsårene.

Vurdering

Administrationen vurderer, at

• Man allerede nu kan se forbedringer i energiforbruget.
• Ejendomsstaben er under god optræning.
• Garantien er for dyr, og kan ikke svare sig.
• ESCO har været en succes, hvor der samtidig er sket forbedringer af bygningerne.
• Dialogen med brugerne er rigtig god, og med de erfaringer Ejendomsstaben oparbejder, kan der høstes yderligere gevinster ved gode energivaner, styring og overvågning.

Sagen vurderes ikke at have konsekvenser for handicapområdet.

Indstilling

Direktionen indstiller, at

1. Garantiordningen fravælges.
2. Der overføres 580.000 kr. fra ESCO anlægsprojektet til drift og vedligehold af energiforbedrende tiltag i 2021 og bevillingen nedskrives tilsvarende.
3. Det afsættes 580.000 kr. i 2022 og efterfølgende overslagsår til drift og vedligehold af energiforbedrende tiltag.
4. Der tilbageføres 5.420.000 kr. fra projektet til kassen og bevillingen nedskrives tilsvarende, pga. manglende rentable energiforbedrende tiltag.
5. Der overføres rådighedsbeløb for 5.455.200 kr. fra specifikke igangværende anlæg jf. bilag og bevillinger nedskrives tilsvarende til dækning af anlægsomkostninger, der ikke kan lånefinansieres.