Byrådet sendte den 08-10-2018 sagen tilbage til fagudvalgets behandling.
Hermed gives en baggrundsbeskrivelse af sagen:
Efter behandling i de relevante fagudvalg nedlagde Byrådet Ungdomsrådet på sit møde den 12-12-2011. På samme møde besluttes Ringsted Ungdomsforum (RUF) etableret fra 2012 samt, at dette skulle evalueres efter 2 år. Af sagsfremstillingen konstateres det, at det i dag er vanskeligt at skabe bred og kontinuerlig interesse for deltagelse i demokratiske processer, hvorfor de unges stemmer fremover foreslås hørt på andre måder. På denne baggrund foreslås RUF etableret idet dette begrundes med, at ”forum” i dag også kan betyde et sted på internettet, hvor man kan udveksle viden, diskutere eller bare tale sammen. Navneskiftet begrundes endvidere i, at ”det traditionelle rådsarbejdes indhold og form forlades til fordel for en mere løs struktur og med mere synlig anvendelse af de sociale teknologier, som de unge i dag bruger”. Endvidere fremgår det af sagsbeskrivelsen, at ”RUF skal have rimeligt frie tøjler at arbejde ud fra og det vil bl.a. betyde, at der ses bort fra alle normale vedtægter og regelbindinger – der indføres en slags åndelig armslængdeprincipper”. Det bemærkes, at der til punktet ikke var nogle bilag.
Det kan konstateres, at den nævnte evaluering 2 år efter etableringen ikke fandt sted.
I forbindelse med vedtagelsen af kommunens budget for 2016, etablerede Byrådet en pulje til styrkelse af ungdomskultur og ungdomsliv. Denne pulje blev benævnt som Ringsteds Ungepulje. På Byrådsmødet den 09-05-2016 blev oplæg til retningslinjer for Ungepuljen drøftet og godkendt med Børne- og Undervisningsudvalgets bemærkning om, at ”der skal foretages en evaluering i form af dialog med RUF om retningslinjerne i slutningen af 2016. Af sagsfremstillingen fremgår det, at ”at målgruppen for Ungepuljen er ens med Ringsted Ungdomsforum (de 15-20 årige)”.
Det kan konstateres, at den dialogiske evaluering med RUF af retningslinjerne ikke fandt sted i slutningen af 2016.
Børne- og Undervisningsudvalget fik på sit møde den 16-01-2017 som dagsordens punkt 3. en orientering om opfølgning på sager. Til punktet var der et bilag hvoraf status på sagerne fremgik. Her fremgår det, at Børne- og Undervisningsudvalget får forelagt evalueringen i februar 2017.
Ovenstående evaluering blev med deltagelse af 2 repræsentanter for RUF samt ungdomsskolelederen dog først gennemført på Børne- og Undervisningsudvalgsmødet den 18-06-2018. Af beslutningen fremgår det, at evalueringen tages til efterretning og udvalget indstiller, at ”ansøgningsprocedure samt anvendelsesområde godkendes. Der justeres i retningslinjerne så formuleringen om institutionernes åbningstid udgår”. Den 26-6-2018 anbefaler Økonomiudvalget sagen godkendt med Børne- og Undervisningsudvalgets bemærkning og med bemærkningen, at målgruppen udvides tilsvarende RUF’s målgruppe”. Det skal bemærkes, at der til de nævnte fagudvalgsmøder som bilag alene var retningslinjerne for Ungepuljen, der var godkendt af Byrådet den 09-05-2016.
På Byrådsmødet den 26-06-2018 under pkt. 12 ”Evaluering af Ringsted Ungdomsforum (RUF)” (sag 18/8941) blev evaluering af RUF taget til efterretning med Børne- og Undervisningsudvalgets bemærkning/indstilling om, at RUFs målgruppe udvides til også at omfatte unge fra 20-25 år samt Byrådets bemærkning om, at de unge skal være bosiddende i Ringsted Kommune. Til punktet var alene et bilag med oversigt over RUFs aktiviteter i skoleårene 16/17 og 17/18.
På samme Byrådsmøde under nærværende punkt (sag 16/7535 – Evaluering af retningslinjer for Ringsteds Ungepulje) henviste et byrådsmedlem til ”Vedtægter for Ringsted Ungdomsforum” og påpegede uoverensstemmelse med retningslinjerne for Ungepuljen. Med baggrund i tvivl om vedtægter for RUF sendte Byrådet sagen tilbage fagudvalget.
Ved Børne- og undervisningsudvalgets genbehandling af sagen den 17-09-2018 var ”Vedtægter for Ringsted Ungdomsforum” beklageligvis og fejlagtigt vedlagt som bilag, idet denne udgave af vedtægter for RUF ikke er autoriseret gennem godkendelse af hverken fagudvalg eller Byrådet. Af den supplerende sagsfremstilling fremgår det også, at RUF er i gang med et vedtægtsarbejde med henblik på senere politisk godkendelse.
Der er således tale en administrativ misforståelse, at begrunde indstilling af ændringer i retningslinjerne for Ungepuljen med vedtægter for Ringsted Ungdomsforum, idet disse ikke er autoriserede gennem en Byrådsbeslutning.
Ved fagudvalgsbehandlinger henholdsvis den 17-09-2018 i Børne- og Undervisningsudvalget og den 01-10-2018 i Økonomiudvalget blev det indstillet, at følge direktionens indstilling punkt 1.: evalueringen tages til efterretning, punkt 2.: RUFs medlemsgruppe og målgruppen for ungepuljen ændres til ”alle 15-25 årige bosiddende i eller værende under uddannelse i Ringsted Kommune” og punkt 4.: at det præciseres, at repræsentanten for Ung Ringsted/Ungdomsskolelederen yder rådgivning og vejledning op til beslutningstagen.
Et byrådsmedlem rejser på Byrådsmødet den 08-10-2018 igen tvivl om det lovlige i at ændre i RUFs vedtægter med henvisning til § 19 i de uautoriserede vedtægter, hvor det fremgår, at ændringer i vedtægter skal godkendes af Byrådet og at vedtægter kun kan ændres en gang årligt i årets første måned.
Byrådet sender på mødet med baggrund uafklarede procedurespørgsmål på ny sagen tilbage til Børne- og Undervisningsudvalget.
Vurdering:
Administrationen vurderer det hensigtsmæssigt, at der tages politisk beslutning om, at omgøre Byrådets tidligere beslutning fra den 12-12-2011 om at etablere RUF som et forum med ”en mere løs struktur … med rimeligt frie tøjler at arbejde ud fra og det vil bl.a. betyde at der ses bort fra alle normale vedtægter og regelbindinger – der indføres en slags åndelig armslængdeprincipper, hvor der primært defineres nogle konkrete opgaver og mål”.
Hvis det politisk besluttes at ændre den beskrevne ”mere løs struktur”, vurderes det hensigtsmæssigt, at der godkendes et gennemarbejdet sæt vedtægter.
Repræsentanter fra RUF har som nævnt været i gang med vedtægtsarbejde et stykke tid. Dette arbejde har RUF selv fundet nødvendigt bl.a. for at kunne håndtere diverse formelle organisatoriske spørgsmål så som stemmeret, repræsentation m.v.
Administrationen vurderer, at de i bilag 3 formulerede udkast til vedtægter kan opfylde et eventuelt politisk ønske om at forlade ”en mere løs struktur” for RUF samt RUF’s eget ønske om mere formelle organisatoriske rammer.
Det bemærkes, jævnfør Byrådets drøftelse den 26-06 2018, at det i vedtægtsudkastet er indskrevet, at ikke forbrugte midler kan overføres til næste kalenderår.
Administrationen vurderer det endvidere hensigtsmæssigt, at retningslinjerne for Ungepuljen ændres som beskrevet i denne supplerende sagsfremstilling:
- målgruppen for ungepuljen ændres til ”alle 15-25 årige bosiddende i eller værende under uddannelse i Ringsted Kommune”.
- at det præciseres, at repræsentanten for Ung Ringsted/Ungdomsskolelederen yder rådgivning og vejledning op til beslutningstagen.
Samt jf. Børne- og undervisningsudvalgets indstilling den 18-06-2018, at
- formuleringen om at ”aktiviteten skal være uden for institutionens åbningstid” udgår
Og der i retningslinjerne tilføjes ”Projekterne/aktiviteterne skal fortrinsvis foregå i Ringsted Kommune” idet den geografiske placering af en relevant aktivitet godt kan være eksternt Ringsted (fx et besøg i Folketinget eller lignende).
Indstilling:
Direktionen indstiller,
- at der tages beslutning om hvorvidt der skal være vedtægter for RUF
- (hvis det besluttes, at der skal være vedtægter for RUF) at udkastet til vedtægter for RUF (bilag) godkendes.
- at evalueringen af retningslinjer for Ungepuljen tages til efterretning.
- at målgruppen for ungepuljen i retningslinjerne ændres til ”alle 15-25 årige bosiddende i eller værende under uddannelse i Ringsted Kommune”.
- at det i retningslinjerne præciseres, at repræsentanten for Ung Ringsted/Ungdomsskolelederen yder rådgivning og vejledning op til beslutningstagen.
- at det i retningslinjerne tilføjes, at projekterne/aktiviteterne skal fortrinsvis foregå i Ringsted Kommune.
- at følgende formulering i retningslinjerne ”aktiviteten skal være uden for institutionens åbningstid” udgår.
