Som nævnt ovenstående, under beskrivelsen af sagen, er der sket mange nye tiltag, nationalt såvel som lokalt, på Udbuds- og Indkøbsområdet, siden revideringen af Udbuds- og Indkøbspolitikken i 2014. Ligeledes er der opnået en række erfaringer i henhold til den gældende politik, der med fordel kan indarbejdes i den kommende proces. 

Administrationen vurderer på denne baggrund, at Udbuds- og Indkøbspolitikken skal igennem en helt ny proces.

Ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Der foreligger procesplan for udvikling af politikker i Ringsted Kommune som skal følges, såfremt Udbuds- og Indkøbspolitikken skal gennem en helt ny proces.

Beslutning om Udbuds- og Indkøbspolitikken 2019

Af styrings- og politikkonceptet fremgår det bl.a., at alle fagudvalg skal forholde sig til de eksisterende politikker på fagudvalgets område. Fagudvalgene skal tage stilling til, om:

• Politikken skal genvedtages
• Politikken skal revideres med henblik på mindre ændringer
• Politikken skal gennem en helt ny proces
• Politikken skal udgå

Økonomiudvalget er fagudvalg for Udbuds- og Indkøbspolitikken.

Udbuds- og Indkøbspolitikken (Bilag 1) er senest revideret i 2014.

Det fremgår af Udbuds- og Indkøbspolitikken at det overordnede formål er, at Kommunen som helhed kan købe alle nødvendige varer og tjenesteydelser, samt bygge- og anlægsarbejder, på en så hensigtsmæssig og effektiv økonomisk måde, i henhold til de af Byrådet vedtagene økonomiske politikker og budgetforslag. Politikken skal endvidere sikre, at anskaffelser sker i overensstemmelse med såvel EU-regler som nationale regler for offentligt indkøb, ligesom politikken adresserer områder som f.eks. CSR, bæredygtighed, miljø mv.

Siden Ringsted Kommunes Udbuds- og Indkøbspolitik sidst blev revideret i 2014, er der sket flere nye tiltag på Udbuds- og Indkøbsområdet, herunder er der bl.a. kommet ny udbudslov, en aftale mellem Regeringen og KL vedr. handleplan og strategi på indkøbsområdet. Der er kommet nye hensigtserklæringer i Kommunens budgetaftaler for henholdsvis 2016, 2018 og budget for 2019-2022 i relation til Udbuds- og Indkøbsområdet, ligesom Revisionen har fokus på betalingsfrister.

Ny lovgivning på udbudsområdet

I 2016 kom der en ny Udbudslov, der giver en række nye muligheder og fleksibilitet i forhold til gennemførelse af indkøb/udbud. Den nye Udbudslov åbner bl.a. op for anvendelsen af mere fleksible udbudsformer, som eksempelvis konkurrenceprægede dialog, hvor det er muligt at have dialog med markedet under udbudsprocessen. 

For anskaffelser under tærskelværdien er der i den nye Udbudslov sket ændringer, som med fordel kan indarbejdes i processen omkring den nye Udbuds- og Indkøbspolitik.

Den nuværende Udbuds- og Indkøbspolitik angiver, at der forud for anskaffelser (fra kr. 0 op til tærskelværdien), altid skal indhentes 3 tilbud, uanset beløbsstørrelse. Erfaringerne for anskaffelser under kr. 500.000 er, at der anvendes uforholdsmæssigt mange interne ressourcer på denne type anskaffelser, hvorfor man med fordel kan se nærmere på processen for denne type anskaffelser.

For indkøb over kr. 500.000 og op til tærskelværdien for EU-udbud, er processen også blevet lempeligere, hvor det under visse forudsætninger er muligt at indhente tilbud ved enten 1) markedsafdækning, 2) indhentning af 2 - maksimalt 3 tilbud, eller 3) via annoncering.

Rammer for Bygge- og Anlægsprojekter

Rammerne for anskaffelser i forbindelse med Bygge- og Anlægsprojekter er i dag ikke særskilt beskrevet i den gældende Udbuds- og Indkøbspolitik, men erfaringerne har vist, at man i den kommende proces omkring Udbuds- og Indkøbspolitik, med fordel kan definere rammerne for hvordan Ringsted Kommune anskaffer og håndterer Bygge- og Anlægsprojekter, ligesom de nye AB-aftalevilkår (almindelige standardbetingelser indenfor entrepriseretten), der træder i kraft d. 01.01.2019, med fordel kan indarbejdes. Det samme gælder hensyntagen til lokale håndværkere, som med fordel kan indarbejdes, indenfor rammerne af Udbudsloven.

Aftale mellem KL og Regeringen

KL og Regeringen har i 2017 offentliggjort en handleplan og en række initiativer på indkøbsområdet. Heraf fremgår det bl.a., at Kommunerne fremover skal øge samarbejdet på tværs i forhold til indkøbsaftaler og effektivisering. Det betyder bl.a., at samarbejdet omkring indkøbsaftaler øges, herunder forventes andelen af SKI-udbud (Statens og Kommunernes Indkøbsservice) øget frem mod 2020, ligesom samarbejdet i FUS (Fælles Udbud Sjælland) og DIGIT (Digitaliseringsforeningen) forventes at blive styrket i forhold til gennemførelsen af udbud.

Desuden skal kommunerne, i henhold til aftalen med KL og Regeringen, fremover arbejde mere målrettet med e-handel og compliance. Helt konkret betyder målrettet arbejde med e-handel og compliance, at alle kommuner senest i 2020 skal have anskaffet et e-handels system, ligesom der i de enkelte kommuner skal være sat konkrete målsætninger for e-handel. Formålet er at minimere Kommunernes interne transaktionsomkostninger, som. f.eks.de interne ressourcer, der anvendes på de enkelte delprocesser som bestilling, varemodtagelse, fakturahåndtering mv., der er forbundet med indkøbet. Opfølgning på Compliance er et vigtig redskab til at sikre, at der handles på de rigtige aftaler til de rigtige priser. Udbuds- og Indkøbspolitikken kan derfor fremover med fordel indeholde målsætninger for indkøb via e-handel, ligesom det bør vurderes, om der er behov for, at politikken indeholder mål for compliance.

Udbudsplan

I henhold til gældende Udbuds- og Indkøbspolitik fremlægges der hvert år en udbudsplan på baggrund af de vedtagne budgetter. Processen omkring dannelse af udbudsplan og den efterfølgende involvering af fagudvalg, i forbindelse med valg af kriterier og udbudsdesign for særligt strategisk vigtige udbud, har ændret kutyme over tid. Politikken kan fremover med fordel indeholde de nærmere rammer herfor.

CSR og hensigtserklæringer

I Ringsted Kommune har der i perioden bl.a. været fokus på, at arbejde målrettet med krav i relation til CSR og miljø i forbindelse med udbud. Af budgetaftalerne for henholdsvis 2016 og 2018 fremgår det, at der skal arbejdes målrettet med kontrol og opfølgning på CSR krav. Af budgetaftalen for 2019-2022 er der vedtaget henholdsvis en hensigtserklæring vedr. indarbejdelse af bestemmelser om etiske indkøb i Kommunens Udbuds- og Indkøbspolitik, samt en hensigtserklæring vedr. mikroplast i administrationen.

I 2016 har Ringsted kommune deltaget i et projekt under Miljøstyrelsen omkring grønne indkøb, hvor Koncerncenteret i samarbejde med kommunens Grønne Guide har arbejdet med, hvordan krav til miljø kan indarbejdes i udbuddene.

Indholdet af de ovenfornævnte hensigtserklæringer, samt resultatet af Projektet ”Grønne indkøb” bør fremover være en del af Udbuds- og Indkøbspolitikken.

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Med denne sag skal Økonomiudvalget tage stilling til Ringsted Kommunes Udbuds- og Indkøbspolitik 2019-2022.

Tages til efterretning

Ej til stede: Per Flor

Direktionen indstiller, at orienteringen tages til efterretning.

Administrationen vurderer, at arbejdet med implementering af den nye sygefraværsvejledning vil medvirke til at have fokus på indsatser i forhold til nedbringelse af sygefraværet. Desuden er det administrationens vurdering, at det øgede fokus på vedligeholdelse af udendørsarealer vil mindske faldrisici.

Hvert kvartal modtager Økonomiudvalget en redegørelse om forskellige tiltag, der hver især er med til at forbedre trivslen på kommunens arbejdspladser. Dette sker med henblik på at sikre, at Ringsted kommune er en attraktiv arbejdsplads for såvel nuværende som kommende medarbejdere.

Dette er en orientering om de centralt gennemførte tiltag til forbedring af trivslen i perioden 1. juli

til 30. september 2018.

I den nævnte periode er der henvist 17 medarbejdere til coaching internt i Ringsted Kommune. De

henviste medarbejdere fordeler sig således:

Henvisninger fra Børne – og Skolecenteret udgør i denne periode 82% af de samlede henvisninger. Medarbejderne henvises med mange forskellige problemstillinger, men der ses en stigende tendens til, at henviste medarbejdere oplever store krav og forventninger i arbejdet.

Foruden individuel coaching afvikles der trivselsprocesser på flere forskellige arbejdspladser.

I perioden ses der en stigning i sygefraværet. Bilag 1.

HMU har aftalt en ny vejledning om forebyggelse og håndtering af sygefravær. Her er der blandt andet fokus på samtalesystemet, der er bygget op omkring sygefravær – det vil sige omsorgssamtaler, sygefraværssamtaler og tjenstlige samtaler. Vejledningen skal nu implementeres grundigt på alle arbejdspladser, i den sammenhæng vil der blandt andet blive tilrettelagt kurser i at gennemføre sygefraværssamtaler, suppleret med at HR arbejder med arbejdspladser med forhøjet sygefravær.

Den 3. september 2018 blev der afholdt en TRIO-dag (TRIOérne består arbejdsmiljørepræsentant, tillidsrepræsentant og leder på de enkelte arbejdspladser), hvor emnerne om formiddagen bl.a. handlede om TRIOérnes samarbejde og om eftermiddagen om emnet mental sundhed, programmet kan ses i Bilag 2.

Arbejdstilsynet har besøgt 8 arbejdspladser i perioden.

Der er givet 4 grønne smileys – 2 arbejdspladser får et supplerende tilsyn i november, da det på besøgsdagen ikke var muligt at komme omkring alle arbejdsmiljøemner.

2 arbejdsplader har fået strakspåbud om mangelfuld vedligeholdelse af udendørs arealer, hvor der foregår færdsel af kommunens medarbejdere. Det er fx huller i asfalt og fliser, der ligger ujævnt. Der er derfor fremadrettet øget fokus på faldrisici generelt i kommunen og specielt ved arbejdsmiljøkonsulentens besøg. Desuden er alle arbejdsmiljørepræsentanter på et netværksmøde i oktober er informerede om, at de skal melde dårlige belægninger ind.