Indledning
Sagsgang:
| BY | ØK | ÆGU | PBU | KMU | BUU | KFU | SAMU |
| Orientering | | | | | | | | |
| Indstilling | | X | X | | | X | | X |
| Beslutning | X | | | | | | | |
BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg
Ifølge Lov om retssikkerhed og administration § 3 stk. 2 skal Byrådet fastsætte en frist for, hvor lang tid der må gå, inden der skal være truffet en afgørelse på de enkelte sagsområder.
Sagsbehandlingsfristerne på social- og arbejdsmarkedsområdet skal opdateres og behandles politisk én gang årligt.
Beskrivelse af sagen
På det sociale område er kommunen forpligtet til efter retssikkerhedslovens § 3, stk. 2 at fastsætte servicemål for kommunens sagsbehandling, da kommunen skal behandle spørgsmål om hjælp så hurtigt som muligt.
Sagsbehandlingsfristerne fremgår af vedhæftede Bilag 1, hvor der er angivet om fristen er ændret eller uændret, med angivelse af ændringsårsag. Det fremgår af bilaget, hvilke frister der er lovbestemte, og hvilke der er besluttet i Byrådet. Der er desuden medtaget en række lovbestemte frister til oplysning for politikerne og borgerne.
Administrationen foreslår følgende ændringer i sagsbehandlingsfristerne:
Lov om social pension samt lov om højeste, mellemste, forhøjet almindelig og almindelig førtidspension m.v.
Ved den seneste behandling af sagsbehandlingsfristerne besluttede Byrådet at forlænge sagsbehandlingsfristen for sager om hhv. helbredstillæg og udvidet helbredstillæg efter §§ 14 a – 14 c i lov om social pension fra to uger til fire uger. Baggrunden for forlængelsen var, at Udbetaling Danmark (UDK) i hver sag skal træffe en afgørelse om borgerens formuestørrelse, inden sagen kan påbegyndes i kommunen hos Borgerservice. UDK har meddelt, at sagsbehandlingstiden ikke vil blive nedbragt til under to uger fremover. Af den grund vil det heller ikke fremover være muligt for Borgerservice at opnå en sagsbehandlingstid på to uger.
I forbindelse med forelæggelsen til politisk behandling af sagen om sagsbehandlingsfristerne og forslaget om forlængelsen af fristen fra to til fire uger, blev der ved en fejl kun foreslået forlængelsen af fristerne for behandling af de nævnte sager for førtidspensionister efter den nye ordning omfattet af lov om social pension, men ikke for førtidspensionister efter den gamle ordning omfattet af lov om højeste, mellemste, forhøjet almindelig og almindelig førtidspension m.v. Sagsgangen i begge typer sager er den samme, og i begge sagstyper skal Borgerservice afvente afgørelse fra UDK.
På den baggrund foreslås det, at sagsbehandlingsfristen for sager om helbredstillæg og udvidet helbredstillæg efter både den nye ordning og den gamle ordning fastsættes til fire uger.
Lov om aktiv socialpolitik
Administrationen foreslår, at der som noget nyt vedtages en frist på 14 dage for sagsbehandling af ansøgninger om ferie med ydelse. Dette vil dels give sagsbehandlerne en retningslinje, og dels give borgeren en tidshorisont at forholde sig til. En frist på to uger svarer til, at borgeren efter dagpengereglerne skal meddele afholdelse af ferie via jobnet 14 dage forud for ferieafholdelsen.
Lov om social service
Administrationen er blevet opmærksom på, at der ikke er vedtaget en selvstændig frist for sagsbehandling af sager om bevilling af madservice efter servicelovens § 83, stk. 1, nr. 3. Det foreslås derfor, at der vedtages en frist for denne type sager på 2 uger.
Administrationen er endvidere blevet opmærksom på, at der tilsyneladende ved en fejl er angivet en frist for sagsbehandling af hjælp til at vedligeholde fysiske eller psykiske færdigheder efter § 83, stk. 2, som ikke er en bestemmelse, der som sådan kan ydes en bestemt type hjælp efter. Den nævnte type hjælp skal i stedet gives efter § 86, stk. 2, som der allerede er fastsat en frist for. Det foreslås derfor, at den nævnte frist efter § 83, stk. 2 slettes.
Opfølgning på overholdelse af sagsbehandlingsfristerne
Ved den seneste behandling af sagsbehandlingsfristerne i Byrådet den 8. februar 2021 blev det oplyst, at der ville ske en opfølgning på fristerne samtidig med godkendelse af sagsbehandlingsfristerne for 2022.
Følgende er oplyst fra de enkelte afdelinger:
Borgerservice:
I forhold til sager om helbredstillæg og udvidet helbredstillæg overholdes sagsbehandlingsfristerne i de overvejende tilfælde. I løbet af det forgangne år har der med henvisning til COVID-19-situationen været tilfælde, hvor kontakten til behandlere har været besværet, og hvor svar fra andre myndigheder har været forsinket. Der findes aktuelt ikke systemmæssig opgørelse af fristoverholdelsen, men der anslås at have været fristoverskridelser i mere end 10 % af det samlede antal sager på helbredstillægs-området. Ved fristoverskridelser kontaktes borgeren telefonisk eller pr. brev med orientering om, at Borgerservice har rykket for svar og den nye frist for, hvornår afgørelsen forventes at kunne træffes.
I forhold til sager om beboerindskudslån overholdes sagsbehandlingsfristerne i samtlige sager. Kommunen anvender KMD Boliglån, som understøtter opfølgningen på frist-overholdelsen. Løbende ledelseskontrol sikrer dette.
Arbejdsmarkedscenter og Ungeenheden:
Sagsbehandlingsfristerne overholdes som udgangspunkt. Såfremt fristerne i en konkret situation ikke kan overholdes, orienteres borgeren om dette og om, hvor stor forsinkelse, der må påregnes.
Børne- og Familierådgivningen:
I forbindelse med den seneste behandling af sagsbehandlingsfristerne besluttede Byrådet, at sagsbehandlingsfristerne på området for Børne- og Familierådgivningen samt Ungeenheden fremover skulle behandles samtidig med de øvrige sagsbehandlingsfrister på det sociale område, samt at fristerne skal offentliggøres samme sted på kommunens hjemmeside.
I forhold til underretninger overholdes de gældende frister altid. Det samme gælder behandling af anmodning om hjemgivelse af anbragte børn samt i forhold til netværkssamråd. I forhold til sager om familievejledning, dækning af merudgifter, tabt arbejdsfortjeneste og aflastning overholdes fristerne i hovedparten af sagerne. I forhold til børnefaglige undersøgelser varierer antallet af disse over året og derved også sags-presset. Det betyder, at der sker overskridelse af sagsfristen. Det bestræbes altid at overholde den lovpligtige sagsfrist. Der er konstant fokus på både overskridelser samt muligheder for at optimere sagsgange og lignende for derigennem at minimere tidsoverskridelsen.
Der følges løbende over året op på sagsfristerne generelt. Dette sker via sagsgennemgange mellem teamleder og rådgiver.
Socialpsykiatrien:
Fristerne overholdes. På misbrugsområdet indberettes påbegyndelse af behandling for så vidt angår stofmisbrug i stofmisbrugsbehandlingsdatabasen, og for så vidt angår alkoholmisbrugsbehandling sker indberetning i det nationale alkoholbehandlingsregister. Opgaver påbegyndes almindeligvis inden for tre hverdage og håndteres jf. gældende retningslinier.
Myndighedsenheden
I Myndighedsenhedens visitationsteam overholdes sagsbehandlingsfristerne under normale omstændigheder. Dette har dog ikke været muligt under sygeplejerske-strejken, og der er fortsat et efterslæb på sagerne som følge af strejken, førend fristerne igen vil kunne overholdes.
I hjælpemiddelteamet overholdes sagsbehandlingsfristerne overordnet set på alle områder. Der kan være enkelte sager, hvor fristen ikke overholdes, eksempelvis fordi der afventes indhentelse af oplysninger fra læge.
I teamet for sociale opgaver opleves der en generel tilgang af sager, herunder mere komplekse sager, som betyder, at sagsbehandlingsfristerne ikke altid overholdes. Det foretages altid en konkret prioritering af, i hvilke sager der må ske fristudsættelse som følge af det samlede sagspres/sagsmængde.
Næste politiske behandling af sagsbehandlingsfristerne
Administrationen fremlægger ultimo 2022 en opfølgning på sagsbehandlingstiderne, samtidig med godkendelse af sagsbehandlingsfrister for 2023.
Offentliggørelse af sagsbehandlingsfristerne
Sagsbehandlingsfristerne skal efter retssikkerhedsloven offentliggøres. For de frister, som vedrører serviceloven gælder det særligt, at de skal offentliggøres på kommunens hjemmeside. Ringsted Kommune offentliggør sagsbehandlingsfristerne på kommunens hjemmeside.
Inddragelse og høring
Foreslås sendt i høring hos Integrationsrådet, Ældrerådet og Handicaprådet.
Økonomi
Der er ingen økonomiske konsekvenser.
Vurdering
Det er administrationens vurdering, at sagsbehandlingsfristerne på det sociale område overordnet set overholdes, om end der på enkelte få områder er udfordringer.
Det er dog administrationens vurdering, at sagsbehandlingsfristen for så vidt angår sager om helbredstillæg og udvidet helbredstillæg både efter lov om social pension og lov om højeste, mellemste, forhøjet almindelig og almindelig førtidspension m.v. bør fastsættes til fire uger fremover, for at give borgerne en realistisk forventning om, hvor hurtigt de kan få en afgørelse.
Endvidere er det administrationens vurdering, at der som foreslået bør gælde en særskilt sagsbehandlingsfrist for sager om bevilling af madservice efter servicelovens § 83, stk. 1, nr. 3, og at en frist på to uger afspejler den reelle sagsbehandlingstid på denne type sag. Videre bør fristen for så vidt angår sager vedrørende servicelovens § 83, stk. 2 slettes, da fristfastsættelsen beror på en fejl, idet der ikke findes selvstændige sager efter denne bestemmelse.
Endelig er det administrationens vurdering, at fastsættelse af en frist for sagsbehandling af ansøgninger om ferie med ydelse vil kunne være en fordel. Dels vil en frist være med til at give sagsbehandlerne en retningslinje, og dels vil en frist give borgeren en tidshorisont at forholde sig til. En frist på to uger svarer vil efter administrationens vurdering være naturlig, idet det svarer til, at borgeren efter dagpengereglerne skal meddele afholdelse af ferie via jobnet 14 dage forud for ferieafholdelsen.
Konsekvenser for handicapområdet
Ingen særskilt betydning.
Indstilling
Direktionen indstiller følgende:
- at sagen sendes i høring hos Integrationsrådet, Ældrerådet og Handicaprådet, og
- at sagen efterfølgende genoptages til politisk behandling i fagudvalgene og Byråd.
Supplerende sagsfremstilling til Ældre- og Genoptræningsudvalget og Børne- og Undervisningsudvalget den 13-12-2021 og Social- og Arbejdsmarkedsudvalget den 15-12-2021
I forbindelse med den politiske behandling af sagen i november måned blev det i hhv. Ældre- og Genoptræningsudvalget, i Børne- og Undervisningsudvalget og i Social- og Arbejdsmarkedsudvalget besluttet, at sagen skulle sendes i høring i hhv. Ældrerådet, Integrationsrådet og Handicaprådet, hvorefter sagen skulle genoptages. Sagen er sendt i høring med høringsfrist den 10. december 2021. Ingen af høringsparterne har ønsket at indgive et høringssvar.
