Ringsted Kommunes rengøringskontrakt udløber den 31.december 2018. Servicefirmaet Renell varetager rengøringen af de 96.500 m2,som er omfattet af kontrakten. Kontrakten kan af Ringsted Kommune forlænges medyderligere 2 x 1 år. Meddelelse om forlængelse skal ske senest 6 måneder førudløb.
Konkurrenceudsættelsenaf den nye rengøringskontrakt gennemføres efter proceduren ’begrænset udbud’.Et begrænset udbud består af to faser; en prækvalifikationsfase og entilbudsfase.
Meden prækvalifikationsfase gives alle potentielt interesserede mulighed for atanmode om at blive prækvalificeret til at afgive tilbud på opgaven. På baggrundaf objektivt fastsatte udvælgelseskriterier udvælger Ringsted Kommune de fembedst egnede, som går videre til tilbudsfasen. Det er kun de prækvalificeredetilbudsgivere, der kan afgive tilbud på opgaven.
Udbudslovenforeskriver en række tidsmæssige frister, som alle skal overholdes for at kunnegennemføre et udbud lovligt. For proceduren ’begrænset udbud’ gælder, at altudbudsmateriale, herunder kontrakt, skal gøres tilgængeligt samtidigt medoffentliggørelsen af udbuddet for offentligheden.
Administrationenforventer at have et gennemarbejdet udbudsmateriale klar til offentliggørelseultimo juni 2018. Udbudsmaterialet indbefatter blandt andet et verificeretdatagrundlag, som er vigtigt for at kunne modtage retvisende tilbud.
Administrationser to mulige tidsscenarier for gennemførsel af udbuddet.
Scenarie 1
Fraoffentliggørelsestidspunktet ultimo juni 2018 og 45 dage frem pågårprækvalifikationsfasen. Prækvalifikationsfasen skal som minimum vare 30 dage.Da prækvalifikationsfasen ligger henover industriferien, udvides de 30 dage til45 dage for at sikre et så bredt ansøgerfelt som muligt. Prækvalifikationsfasenudløber således medio august 2018.
Analyseog udvælgelse af de bedst egnede tilbudsgivere forventes at tage én uge.Meddelelse om prækvalifikation af tilbudsgivere kan således være klar ultimoaugust 2018. Fra dette tidspunkt påbegyndes tilbudsfasen.
Tilbudsfasenskal som minimum vare 25 dage. Af hensyn til udbuddets omfang og kompleksitet,anbefaler administrationen, at tilbudsfristen udvides til 45 dage, således atfristen for modtagelse af tilbud fastsættes til medio oktober 2018. Herefterpågår tilbudsevaluering og indhentning af dokumentation for afgivne oplysninger(obligatorisk) fra den tilbudsgiver, som kontrakten forventes tildelt. Denneproces vurderes at vare tre uger.
Primonovember 2018 udsender Ringsted Kommune meddelelse om, hvilken tilbudsgiverRingsted Kommune agter at tildele kontrakten. Fra dette tidspunkt træder enstandstillperiode i kraft. Standstillperioden skal som minimum vare 10 dage. Idenne periode kan de forbigåede tilbudsgivere gøre indsigelser mod indgåelse afkontrakten. Efter standstillperiodens udløb kan kontrakten indgås –forventeligt ultimo november 2018.
Scenarie 2
Fraoffentliggørelsestidspunktet ultimo juni 2018 og 30 dage (minimumsfrist) frempågår prækvalifikationsfasen. Prækvalifikationsfasen udløber således juli 2018.
Analyseog udvælgelse af de bedst egnede tilbudsgivere forventes at tage én uge.Meddelelse om prækvalifikation af tilbudsgivere kan således være klar primoaugust 2018. Fra dette tidspunkt påbegyndes tilbudsfasen.
Tilbudsfasenskal som minimum vare 25 dage. Anvendes minimumsfristen, kan fristen formodtagelse af tilbud fastsættes til primo september 2018. Herefter pågårtilbudsevaluering og indhentning af dokumentation for afgivne oplysninger(obligatorisk) fra den tilbudsgiver, som kontrakten forventes tildelt. Denneproces vurderes at vare tre uger. Primo oktober 2018 gives meddelelse om,hvilken tilbudsgiver Ringsted Kommune agter at tildele kontrakten. Fra dettetidspunkt træder en standstillperiode i kraft – perioden skal som minimum vare10 dage. I denne periode kan de forbigåede tilbudsgivere gøre indsigelser modindgåelse af kontrakten. Efter standstillperiodens udløb kan kontrakten indgås– forventeligt medio oktober 2018.
