Tilhøring i Ældre- og Handicapråd.

Medarbejderinddragelse

Davalget af beklædning vil have indflydelse på medarbejdernes dagligdag ogarbejde, er sagen blevet fremlagt i de relevante MED-udvalg. MED-udvalgene harmulighed for at afgive høringssvar, om der skal logo og navn på tøjet samtleveringsmetode.

Vedr.navn og logo på tøjet fremgår det af høringssvarene, at langt størstedelen ikkefinder det nødvendigt, når det samtidig skal bæres synligt ID-kort. Det erumiddelbart kun Café Ingeborg, som peger på løsningen med navn og logo påtøjet. Dog retter Hjemmeplejen og Hjemmesygeplejen opmærksomhed på, at det kanvære svært for de ældre borgere at læse ID-kortet.

Vedr.leveringsmetode fremgår det af høringssvarene, at der ønskes både person- ogpuljetøj. Flere udtrykker bekymring ved kun at få leveret tøj 1 gang om ugen.

MadhuZetZahles, Café Ingeborg, Sundhed & Træning ønsker persontøj.

KLC,Plejecenter Ortved og Plejecenter Solbakken ønsker generelt puljetøj.

IHjemmeplejen ønsker medarbejderne persontøj og ledelsen anbefaler puljetøj.

Tandplejenhar ikke afgivet høringssvar. De indkomne høringssvar fremgår af bilag 2.

RingstedKommune har i efteråret 2017 gennemført et udbud sammen med 9 andre kommuner(Faxe, Greve, Guldborgsund, Holbæk, Kalundborg, Lejre, Odsherred, Slagelse ogSorø) af beklædning til medarbejdere, som arbejder inden for ældre-, social- ogsundhedsområdet.

IRingsted Kommune vedrører det medarbejderne på/i:

• Ringsted Kommunale Hjemmepleje
• Plejecentrene: Knud Lavard Centret, Ortved Plejecenter og Plejecenter Solbakken
• Tandplejen på Valdemarskolen, Dagmarskolen, Campusskolen og Benløse Skole
• MadhuZet Zahles
• Café Ingeborg
• Træningsenheden

Dennye beklædning vil blive taget i brug pr. 1. juni 2019, men da der inden skaltages mål til tøjet, og tøjet skal sys, skal der tages stilling til, hvordanbeklædningen skal leveres, og om der skal logo og navn på tøjet.

Beklædning i dag

Beklædningeni dag består af bukser og overdel, hvorpå der fremgår logo, fulde navn og titelpå medarbejderen. Medarbejderne bærer desuden synligt ID-kort, som skalfremvises, hvis ønsket. Beklædningen leveres som persontøj, hvilket betyder, atmedarbejderne har deres egne sæt. Tøjet leveres to gange om ugen, og hvermedarbejder har i gennemsnit 9 sæt tøj til rådighed hver uge. Det er DeForenede Dampvaskerier (DFD), som leverer tøjet til medarbejderne i Ringsted idag.

I2017 var udgifterne til beklædning ca. 1,6 mio. kr.

Resultatet af udbuddet

Gennemførslenaf udbuddet resulterede i, at DFD fra 1. juni 2019 – 31. maj 2025 skal leverebeklædning til de kommuner, som deltog i udbuddet. Udbuddet betyder, atRingsted fremover får leveret tøj én gang om ugen, og hver medarbejder får 11sæt tøj til rådighed hver uge ved persontøj og 9 sæt tøj til rådighed hver ugeved puljetøj.

RingstedKommune kan vælge, om overdelene af den nye beklædning skal indeholde kommunenslogo, navn samt titel på medarbejderen, som tilkøb. Dog vil der altid være logopå udejakken. Ringsted Kommune kan også vælge kun at få logo på tøjet ogudelade navn og titel, men i så fald er prisen den samme, som hvis der både erlogo og navn på beklædningen.  Vedhæftet som bilag er eksempler på, hvordanbeklædningen fremadrettet vil se ud med- og uden logo.

Derudoverskal der vælges, om beklædningen fremover skal leveres som persontøj ellerpuljetøj. Persontøj betyder, at medarbejderne har deres egne sæt beklædning,som opbevares i eget skab/hylde. Puljetøj betyder, at beklædningen leveres ipuljer, det vil sige, at alle tøjstørrelser er tilgængelige for allemedarbejdere. Beklædningen opbevares i et fælles skab/hylder.

Påbaggrund af udbuddet skal der tages stilling til følgende vedr. den nyebeklædning:

1.   Skalder fremgå logo, navn og titel på den nye beklædning?

2.   Skalbeklædningen leveres som person- eller som puljetøj?

Økonomiske konsekvenser

Nedenståendetabel viser de forventede udgifter. Der er ingen forskel på tøjbudgettet, omder vælges puljetøj eller persontøj. Den forventede besparelse kan forklaresved, at de indbudte tøjpriser er lavere end de nuværende, og at der fremoverleveres tøj én gang om ugen i stedet for to.

Detførste år efter kontraktstart vil der være en ekstra udgift i forhold til deøvrige år, hvilket skyldes udgifter til logo.

Derudovervil der være enkelte leveringsadresser, som har behov flere sæt tøj end dehenholdsvis 9 og 11 sæt/ugen, som beregningerne tager udgangspunkt i, ligesomder er behov for et ukendt antal jakker, hvorpå der vil være logo.

Udoverovenstående vil der være behov for indkøb af ekstra tøj til vikarer ogafløsere, og der vil være omkostninger til løbende supplering af tøj, somforsvinder eller beskadiges under vask samt gebyrer i forbindelse med fund affarlige genstande (fx skalpel eller kanyler) og kuglepenne i snavsetøj. I 2017udgjorde udgifterne til fund af farlige genstande og kuglepenne i snavsetøj ca.20.000 kr.

Denforventede besparelse på ca. 329.000-530.000 kr. er ikke tidligere besluttetsom en del af moderniserings- og effektiviseringsprogrammet, som bl.a. medførtebesparelser på indkøbsområdet. Derfor foreslås det, at den forventedebesparelse bliver indarbejdet i det tekniske budget for 2019.

Beklædning til Tandplejen

Tandplejener fordelt på fire tandklinikker, og der er ansat 20 medarbejdere svarende til17 fuldtidsansatte. Tandplejen har åbent 5 dage om ugen på alle skoledage inkl.den første uge af skolernes sommerferie. Det betyder, at Tandplejen har brugfor at få leveret 11 sæt tøj pr. medarbejder i 41 uger om året.

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- ogArbejdsmarkedsudvalg

Derer gennemført et udbud af beklædning til medarbejdere, der arbejder på ældre-,social- og sundhedsområdet. Der orienteres om resultatet af udbuddet, og derskal tages stilling til udmøntning af aftalen.

Anbefalesgodkendt.

Ej til stede: Per Nørhave og Finn Andersen

Anbefalesgodkendt.

Det er administrationens vurdering, at scenarie 1 børtiltrædes.

Begrundelsen herfor er, at der bør tages hensyn til,at tilbudsfasen vil komme til at løbe henover over sommerferieperioden. Givestilbudsgiverne længere tid til at udarbejde deres respektive tilbud, er detadministrationens vurdering, at kvaliteten i tilbuddene vil blive højere. Deter endvidere administrationens vurdering, at udbuddet er af en så komplekskarakter, at 25 dage vil være for kort en tidsramme til at udarbejde etkvalificeret tilbud på løsningen af opgaven.

Hertil kommer, at planlægningsfasen – dvs. fasen optil den egentlige opstart af kontrakten – for en potentielt ny leverandørnormalt, som minimum bør vare tre måneder. I planlægningsfasen vil leverandørenskulle ansætte personale, udarbejde rengøringsplaner, indkøbe materiel mv.

Det er administrationens vurdering, at det vil væremuligt at forlænge aftaleforholdet med den nuværende leverandør med blot tomåneder i stedet for ét år, idet alternativet vil være, at aftaleforholdet sletikke forlænges.

Vælges scenarie 1, vil der for den kommende leverandørvære en planlægningsfase på tre måneder. Vælges scenarie 2, vil der for denkommende leverandør alene være afsat godt to måneder, idet der tages hensyn tiljuleperioden.

Sagenhar ingen bevillingsmæssig konsekvens.

Ingen.

Ringsted Kommunes rengøringskontrakt udløber den 31.december 2018. Servicefirmaet Renell varetager rengøringen af de 96.500 m²,som er omfattet af kontrakten. Kontrakten kan af Ringsted Kommune forlænges medyderligere 2 x 1 år. Meddelelse om forlængelse skal ske senest 6 måneder førudløb.

Konkurrenceudsættelsenaf den nye rengøringskontrakt gennemføres efter proceduren ’begrænset udbud’.Et begrænset udbud består af to faser; en prækvalifikationsfase og entilbudsfase.

Meden prækvalifikationsfase gives alle potentielt interesserede mulighed for atanmode om at blive prækvalificeret til at afgive tilbud på opgaven. På baggrundaf objektivt fastsatte udvælgelseskriterier udvælger Ringsted Kommune de fembedst egnede, som går videre til tilbudsfasen. Det er kun de prækvalificeredetilbudsgivere, der kan afgive tilbud på opgaven.

Udbudslovenforeskriver en række tidsmæssige frister, som alle skal overholdes for at kunnegennemføre et udbud lovligt. For proceduren ’begrænset udbud’ gælder, at altudbudsmateriale, herunder kontrakt, skal gøres tilgængeligt samtidigt medoffentliggørelsen af udbuddet for offentligheden.

Administrationenforventer at have et gennemarbejdet udbudsmateriale klar til offentliggørelseultimo juni 2018. Udbudsmaterialet indbefatter blandt andet et verificeretdatagrundlag, som er vigtigt for at kunne modtage retvisende tilbud.

Administrationser to mulige tidsscenarier for gennemførsel af udbuddet.

Scenarie 1

Fraoffentliggørelsestidspunktet ultimo juni 2018 og 45 dage frem pågårprækvalifikationsfasen. Prækvalifikationsfasen skal som minimum vare 30 dage.Da prækvalifikationsfasen ligger henover industriferien, udvides de 30 dage til45 dage for at sikre et så bredt ansøgerfelt som muligt. Prækvalifikationsfasenudløber således medio august 2018.

Analyseog udvælgelse af de bedst egnede tilbudsgivere forventes at tage én uge.Meddelelse om prækvalifikation af tilbudsgivere kan således være klar ultimoaugust 2018. Fra dette tidspunkt påbegyndes tilbudsfasen.

Tilbudsfasenskal som minimum vare 25 dage. Af hensyn til udbuddets omfang og kompleksitet,anbefaler administrationen, at tilbudsfristen udvides til 45 dage, således atfristen for modtagelse af tilbud fastsættes til medio oktober 2018. Herefterpågår tilbudsevaluering og indhentning af dokumentation for afgivne oplysninger(obligatorisk) fra den tilbudsgiver, som kontrakten forventes tildelt. Denneproces vurderes at vare tre uger.

Primonovember 2018 udsender Ringsted Kommune meddelelse om, hvilken tilbudsgiverRingsted Kommune agter at tildele kontrakten. Fra dette tidspunkt træder enstandstillperiode i kraft. Standstillperioden skal som minimum vare 10 dage. Idenne periode kan de forbigåede tilbudsgivere gøre indsigelser mod indgåelse afkontrakten. Efter standstillperiodens udløb kan kontrakten indgås –forventeligt ultimo november 2018.

Scenarie 2

Fraoffentliggørelsestidspunktet ultimo juni 2018 og 30 dage (minimumsfrist) frempågår prækvalifikationsfasen. Prækvalifikationsfasen udløber således juli 2018.

Analyseog udvælgelse af de bedst egnede tilbudsgivere forventes at tage én uge.Meddelelse om prækvalifikation af tilbudsgivere kan således være klar primoaugust 2018. Fra dette tidspunkt påbegyndes tilbudsfasen.

Tilbudsfasenskal som minimum vare 25 dage. Anvendes minimumsfristen, kan fristen formodtagelse af tilbud fastsættes til primo september 2018. Herefter pågårtilbudsevaluering og indhentning af dokumentation for afgivne oplysninger(obligatorisk) fra den tilbudsgiver, som kontrakten forventes tildelt. Denneproces vurderes at vare tre uger. Primo oktober 2018 gives meddelelse om,hvilken tilbudsgiver Ringsted Kommune agter at tildele kontrakten. Fra dettetidspunkt træder en standstillperiode i kraft – perioden skal som minimum vare10 dage. I denne periode kan de forbigåede tilbudsgivere gøre indsigelser modindgåelse af kontrakten. Efter standstillperiodens udløb kan kontrakten indgås– forventeligt medio oktober 2018.