Fra den 12. juni 2020 til den 24. juli 2020 har forslag til Klimatilpasningsplan 2020 været i 6 ugers offentlig høring, da der på dette tidspunkt, fra regeringens side, var givet mulighed for forsamlinger på op til 50 personer. Ringsted Kommune har modtaget to høringssvar i høringsperioden.

Første høringssvar er fra Grønt Råd, bilag 2, der anerkender at klimatilpasningsplanen nu også omfatter 22 af kommunens landsbyer, og at man finder det positivt, at kommune gerne vil bruge regnvand som en ressource. Yderligere ønsker Grønt Råd, at forsætte den positive dialog, som de også synes der har været tidligere om konkrete projekter, hvori de gerne vil have mulighed for kunne videregive ideer og holdninger.

Andet høringssvar er fra Landsbyforum, bilag 3, som savner en klar beskrivelse i klimatilpasningsplanen, af de 13 udpegede risikoområder i landsbyerne. Landsbyforum mener, at tidsperioden ”perspektiv” er for uklar, og læser det som, at der ikke sker noget i netop landsbyerne i nærmeste fremtid og at de dermed sættes bagerst i køen.

Byrådet besluttede den 14. april 2020 pkt. 11, at sende forslag til en revideret Klimatilpasningsplan 2020, bilag 1, i 6 ugers offentlig høring, dog med den begrænsning, at den offentlige høringsperiode først måtte igangsættes, når der igen var mulighed for at afholde møder, grundet covid19 forsamlingsforbud.

Klimatilpasningsplan 2020 er en revidering og udvidelse af Ringsted Kommunes Handleplan for klimatilpasning 2014. I planen er en del afsnit fra den tidligere plan sammenskrevet og opdateret. Desuden er tidshorisonten til de allerede vedtagende risikoområder i Ringsted by og Benløse opdateret.

Yderligere er der i forbindelse med planen udarbejdet en risikokortlægning af 22 af kommunes landsbyer. I denne kortlægning er der vurderet behov for tiltag i 13 områder, fordelt på 10 af landsbyerne. Dette giver 13 nye udpegede risikoområder i landsbyerne til de i forvejen 31 udpegede risikoområder i Ringsted By og Benløse.

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

I denne sag skal der tages endelig stilling til Klimatilpasningsplan 2020, som har været i 6 ugers offentlig høring.

Foreningen Ringsted Julebelysning (vedtægter i bilag 1) har eksisteret siden 2005 og har som formål at

-          forestå drift og vedligeholdelse samt opsætning og nedtagning af julebelysningen med udgangspunkt i bymidten

-          at eje nødvendigt julebelysningsmateriel

-          at tilvejebringe den nødvendige etablerings- og driftskapital

Foreningens midler tilvejebringes gennem indsamlinger og medlemsbidrag. Ringsted Kommune bidrager aktuelt med kr. 255.000 årligt til julebelysningen og de seneste fem år har gennemsnittet af øvrige bidrag fra bl.a. handlende, erhvervsliv mv. været kr. 160.000 årligt.

Julebelysningsforeningen ledes af en bestyrelse med repræsentanter for handels- og erhvervsliv i kommunen. Ringsted Kommune leverer mod betaling sekretariatsbistand til julebelysningsforeningen aktuelt fra eventsekretariatet i Ringsted Kongrescenter.

Da Ringsted Kongrescenter fik sekretariatsansvaret for julebelysningen i 2012 blev der oprettet en mellemregningskonto i kongrescentret, hvorefter økonomiflowet i julebelysningsforeningen blev fordelt på tre konti:

• En kommunal bankkonto, hvor bidrag fra forretninger og liberale erhverv blev indbetalt. Kontoen har eksisteret siden julebelysningsforeningens opstart i 2005 først i Danske Bank senere i Nordea.
• Ringsted Kongrescenters mellemregningskonto, hvor det kommunale bidrag blev indbetalt og de løbende udgifter til driften blev afholdt. Mellemværendet blev afstemt hvert år i forbindelse med udarbejdelsen af Julebelysningenforeningens årsregnskab.
• Ringsted Julebelysnings egen konto i Sparekassen Sjælland.

I foråret 2019 besluttede bestyrelse og sekretariat at samle alle indtægter og udgifter på julebelysningsforeningens konto i Sparekassen Sjælland. Beslutningen er blevet effektueret i forbindelse med den økonomiske håndtering af julebelysningssæson 2019/2020.

I forbindelse med systematiseringen til en samlet konto kom der fokus på et indestående beløb på kr. 633.000 på den kommunale julebelysnings-bankkonto. Julebelysningsforeningens sekretariat forsøgte at få adgang til kontoudtogene, men tilbagemeldingen fra banken var, at det ikke var muligt pga. bankskifte. Antagelsen var derfor, at beløbet måtte være genereret i perioden før 2012, hvor Ringsted Kongrescenter overtog sekretariatet for julebelysningen.

Der blev derfor udarbejdet en fordelingsnøgle ud fra et konkret gennemløb af Kongrescentrets mellemregningskonto for julebelysningen fra 2014/2015 til 2018/2019. Opgørelsen udviste et samlet underskud på kr. 193.000 + moms på mellemregningskontoen i kongrescentret. Det indestående beløb på den kommunale bankkonto på kr. 633.000 blev derefter fordelt med kr. 193.000 + moms til Ringsted Kongrescenter og kr. 393.000 til Ringsted Julebelysnings egen konto i Sparekassen Sjælland, da vurderingen var, at beløbet på den kommunale bankkonto måtte komme fra private (detailhandel og erhvervsliv) indbetalinger til julebelysningsforeningens aktiviteter, og på baggrund af, at beløbet på den kommunale bankkonto vedr. julebelysning ikke fremgik af det kommunale regnskab og af den samlede kommunale balance.

I forbindelse med udarbejdelsen af julebelysningsforeningens årsregnskab 2019/2020 har foreningens revisor nu gjort opmærksom på, at revisor ikke mener, at pengene på den kommunale bankkonto tilhører Ringsted Julebelysning, men derimod Ringsted Kongrescenter/Ringsted Kommune.

Julebelysningens sekretariat igen har været i kontakt med banken, der nu kan fremskaffe kontoudtog fra tidligere år. Ved gennemgangen af disse viser det sig, at de 633.000 kr. tilhører Ringsted Kongrescenter/Ringsted Kommune. De 633.000 er genereret på bankkontoen ved, at beløbet ikke er blevet afstemt internt mellem den kommunale bankkonto og Ringsted Kongrescenters mellemregningskonto til julebelysning. Pengene skulle have være overført fra den kommunale bankkonto til Ringsted Kongrescenter i forbindelse med den årlige regnskabsafslutning i Ringsted Julebelysning.

Det må derfor konstateres, at Foreningen Ringsted Julebelysning uretmæssigt, men i god tro har modtaget et beløb på kr. 393.000, som tilhører Ringsted Kommune. Foreningen Ringsted Julebelysning har desuden et mellemværende med Ringsted Kommune for bl.a. ikke betalt sekretariatsbistand, så Ringsted Julebelysnings revisor har opgjort, at foreningen har et mellemværende med Ringsted Kommune på aktuelt kr. 610.000.

Julebelysningsforeningen har derfor kontaktet kommunens administration ift. håndtering af mellemværendet.

Julebelysningsforeningen har aktuelt likvider på kr. 484.000 inkl. Ringsted Kommunes bidrag for 2020, der allerede er udbetalt til foreningen. Julebelysningsforeningen budgetterer med at få indtægter fra private bidragsydere på kr. 164.000 i 2020. Dermed forventer julebelysningsforeningen at råde over kr. 648.000 til julebelysningssæson 2020/2021.

Foreningen forventer, at drift og opsætning af julebelysningen i år samt fremover vil koste kr. 424.000 årligt, men i dette beløb er der ikke afsat midler til løbende vedligeholdelse af julebelysningen.

Hvis julebelysningen skal gennemføres i sæson 2020/2021 vil julebelysningsforeningen således aktuelt kunne tilbagebetale kr. 224.000 til Ringsted Kommune, hvorefter julebelysningsforeningen ikke vil have nogen egenkapital, og dermed vil foreningen ikke have midler til vedligeholdelse og uforudsete udgifter.

Ringsted Kommunes administration kan umiddelbart pege på fire løsningsmodeller for håndteringen af mellemværendet på kr. 610.000 mellem kommunen og julebelysningsforeningen:

1)      Julebelysningsforeningen betaler hele mellemværendet – 150.000 kr. nu resten og det resterende beløb kr. 460.000 fordelt over en årrække (fx via reduktion i det kommunale tilskud i 10 år)

2)      Julebelysningsforeningen betaler en del af mellemværendet med Ringsted Kommune – 150.000 kr. – og får eftergivelse af resten af mellemværendet (at betragte som et ekstraordinært kommunalt driftstilskud)

3)      Eftergivelse af hele mellemværendet (at betragte som et ekstraordinært kommunale driftstilskud)

4)      At julebelysningsforeningen nedlægger sig selv efter foreningens vedtægter, hvorved aktiver og materiel tilfalder kommunen, der derefter skal tage stilling til fremtidig drift og økonomi omkring julebelysningen i Ringsted

Julebelysningsforeningen har afholdt bestyrelsesmøde onsdag den 26. august 2020. Bestyrelsen har fremsendt referat fra sit møde (bilag 2), hvor bestyrelsen bl.a. fremfører, at

”Bestyrelsens overordnede tilgang til en løsning er, at den skal give foreningen en realistisk mulighed for at videreføre julebelysningen over en årrække. Det giver ikke nogen mening, hvis foreningen må kaste håndklædet i ringen efter julebelysnings sæson 2020/2021 grundet negativ egenkapital. I den forbindelse hæftede bestyrelsen sig specielt ved følgende

• Med afsæt i de realiserede indtægter og udgifter for sæson 2019/2020 vil basis budgettet for sæson 2020/2021 give indtægter for kr. 419.000 og udgifter for kr. 424.000. Der er i dette budget Ikke indregnet penge til investeringer eller ekstraordinære udgifter (til eksempel reparation efter en storm) Tilsvarende er forventningen til bidrag fra butikker og liberale erhverv (samme niveau som sæson 2019/2020 kr. 164.000) formodentlig for høj, når corona effekten på butikkernes økonomi tages i betragtning.
• Foreningen har i mange år forsøgt at skaffe ekstra midler fra virksomheder, private og fonde. Erfaringen er, at der ikke kan skaffes penge til ordinær drift. Mulighederne er dog langt bedre når det drejer sig om bidrag til investering i nyt materiel.”

Bestyrelsen for julebelysningsforeningen anbefaler på denne baggrund løsningsmodel 3 (eftergivelse af hele mellemværendet) eller 4 (nedlæggelse af julebelysningsforeningen) angivet ovenfor.

Administrationen gør opmærksom på, at julebelysningsforeningen bestiller og igangsætter opsætning af julebelysning medio oktober.

Anbefales godkendt.

Det fremgår af styrelseslovens § 42 at: Enhver kommune skal lade sine regnskaber revidere af en statsautoriseret eller registreret revisor. Kommunens revision skal være sagkyndig og uafhængig. Kommunalbestyrelsen antager kommunens revision, der skal godkendes af Ankestyrelsen.

Ringsted Kommune har på nuværende tidspunkt kontrakt med BDO statsautoriseret revisionsaktieselskab om revision af kommunens regnskaber. Kontrakten udløber når revision af kommunens regnskab for 2020 er afsluttet, og kommunen skal derfor indgå ny kontrakt om revision af kommunens regnskaber fra regnskabsår 2021.

Det vurderes, at den samlede kontraktsum vil være under tærskelværdien på 1.595.000 kr. for EU-udbud, hvorfor der er mulighed for at tildele opgaven uden EU-udbud.

Kommunen har følgende muligheder for indgåelse af ny revisionskontrakt.

1. Miniudbud via SKI, som er en fornyet konkurrenceudsættelse mellem 5 leverandører på rammeaftale med SKI.
2. Tilbudsindhentning hos 2-3 potentielle leverandører.
3. Markedsafdækning, som er en vurdering af om ny kontrakt bliver indgået på markedsvilkår efter udført markedsafdækning.

Administrationen har vurderet, at en markedsafdækning vil være tilstrækkelig grundlag for at indgå ny kontrakt om revision af kommunens regnskaber, hvorfor denne mulighed er valgt.

BDO har fremsendt tilbud om at revidere Ringsted Kommunes regnskaber i perioden 2021 – 2024 for 308.000 kr. årligt i 2021 prisniveau. For en fire-årig kontraktperiode vil den samlede kontraktsum således udgøre 1.232.000 kr. Tilbuddet vedlægges som bilag. Tilbuddet er ca. 10.000 kr. under prisniveauet i den nuværende kontrakt.

For at vurdere om prisniveauet i det fremsendte tilbud svarer til markedsprisen, er der forespurgt til et prisoverslag fra revisionsfirmaerne KPMG og Deloitte, der begge er en af de 5 revisionsfirmaer på SKI’s aftale om revisionsydelser.

Ingen af de to revisionsfirmaer har ønsket at afgive tilbud på opgaven. Deloitte har tilkendegivet, at såfremt prisen er afgørende faktor, har de ikke interesse i opgaven.