Sagsgang:
| | BY | ØK | ÆGU | PBU | KMU | BUU | KFU | SAMU |
| Orientering | | | | | | | | |
| Indstilling | | x | | | | | | |
| Beslutning | x | | | | | | | |
BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg
Der forelægges en række ændringer af kasse- og regnskabsregulativet med henblik på at smidigøre arbejdsgangene.
Beskrivelse af sagen
Åbne mulighed for finansiel leasing
Det nuværende kasse- og regnskabsregulativ giver ikke mulighed for finansiel leasing af driftsmidler fx biler, maskiner og IT-udstyr. Det betyder at kommunens institutioner selv skal spare op til dette eller at der skal forelægges en anlægssag til det politiske niveau hver gang der skal foretages større indkøb af driftsmidler. Det skaber ikke en hensigtsmæssig drift hos kommunens institutioner. Det foreslås således at kasse- og regnskabsregulativet ændres fra:
Enhver aftale om leasing af driftsmidler og anlæg, kan kun komme på tale, hvis hovedsigtet er operationelt og billigere end at finansiere udgiften ved drifts- og anlægsbevillinger. Kommunen er således som udgangspunkt meget restriktiv, hvad angår indgåelsen af leasingaftaler.
Alle forslag til leasingaftaler, skal derfor forelægges for Kommunaldirektøren med en tilhørende vurdering af aftalens økonomiske rentabilitet, en vurdering af om aftalen påfører kommunen væsentlig økonomisk risiko, samt en vurdering af om aftalen påvirker kommunens låneramme. Kommunaldirektøren har jævnfør delegationsbestemmelsen mulighed for at uddelegere godkendelsen af aftaler til f.eks. Koncerncenteret.
Og ændres til:
Leasing af driftsmidler, som fx biler, maskiner, udstyr inkl. IT-udstyr kan gennemføres hvor det er hensigtsmæssigt i forhold driften og der er et løbende driftsbudget til afholdelse af disse udgifter. Dette gælder både operationel og finansiel leasing.
Leasing af anlæg skal altid forelægges politisk. I den forbindelse skal der også foretages en vurdering af om leasingen medfører deponering.
Leasingaftaler skal godkendes af Kommunaldirektøren, som dog har mulighed for at uddelegere godkendelsen af aftaler til fx fagdirektør eller eventuelt stabschefen for Økonomi og Indkøb.
Anlægsregnskaber med mindre afvigelser forelægger ikke i selvstændig sag
Alle anlægsregnskaber forelægges politisk. Det ændres der ikke på. Men for at undgå unødig administrativt arbejde foreslås at anlægsregnskaber med under 2 mio. kr. kun forelægges i en selvstændig sag, hvis afvigelserne i forhold til bevillingen udgør mere end 0,2 mio. kr. Anlægsregnskabet vil så i stedet skulle indgå i en samlet sag som forelægges en gang årligt. Det foreslås derfor at kasse- og regnskabs regulativet ændres fra:
Anlægsregnskaber som falder indenfor nedenstående betingelser, skal fremlægges i et selvstændigt dagsordenspunkt senest 12 måneder efter 1 års gennemgangen, med start i fagudvalg og beslutning i Byrådet:
- Anlægsbevillinger eller anlægsregnskab for anlægsudgifter udgør 2 mio. kr. eller derover,
- Anlægsbevillinger eller anlægsregnskab for anlægsindtægter udgør 2 mio. kr. eller derover,
- Afvigelsen mellem anlægsbevilling og anlægsregnskab udgør +/- 10% for enten anlægsudgifter eller anlægsindtægter.
- Det er fastsat som et krav i forbindelse med at anlægsbevillingen gives.
- Direktionen ønsker anlægsregnskabet behandlet som en selvstændig sag.
Alle øvrige anlægsregnskaber forelægges til politisk behandling i en selvstændig, samlet sag en gang årligt. Sagen følger tidsmæssigt den politiske behandling af årsregnskabet.
Og ændres til:
Anlægsregnskaber som falder indenfor nedenstående betingelser, skal fremlægges i et selvstændigt dagsordenspunkt senest 12 måneder efter 1 års gennemgangen, med start i fagudvalg og beslutning i Byrådet:
- Anlægsbevillinger eller anlægsregnskab for anlægsudgifter udgør 2 mio. kr. eller derover,
- Anlægsbevillinger eller anlægsregnskab for anlægsindtægter udgør 2 mio. kr. eller derover,
- Afvigelsen mellem anlægsbevilling og anlægsregnskab minimum udgør 0,2 mio. kr. for enten anlægsudgifter eller anlægsindtægter.
- Det er fastsat som et krav i forbindelse med at anlægsbevillingen gives.
- Direktionen ønsker anlægsregnskabet behandlet som en selvstændig sag.
Alle øvrige anlægsregnskaber forelægges til politisk behandling i en selvstændig, samlet sag en gang årligt. Sagen følger tidsmæssigt den politiske behandling af årsregnskabet.
Politisk forelæggelse af tilskudsprojekter
Kasse- og regnskabsregulativet indeholder ikke præcise regler for, hvornår tilskudsprojekter med ekstern finansiering skal forelægges politisk. Det foreslås derfor at der skabes denne klarhed ved at tilføje følgende til afsnit 2.4 Bevillingstyring:
Tilskud til projekter
Tilskud til projekter skal ikke forelægges til politisk behandling med henblik på at opnå bevilling hertil, hvis tilskuddet udgør mindre end 100.000 kr., dog skal et tilskudsprojekt altid forelægges til politisk behandling, hvis et eller flere af nedenstående kriterier er gældende.
- Projekter som betyder ændringer i forhold til serviceniveau
- Projekter, som løber over flere år, og hvor det giver anledning til likviditetsmæssige forskydninger mellem budget år.
- Projekter, hvor der skal tages stilling til finansiering af driften efter ophør af projekttilskud.
For tilskud til projekter under 100.000 kr. og som ikke er omfattet af ovenstående kriterier, gælder de almindelige regler for driftsbevillinger, dvs. at merindtægter kan anvendes til at afholde merudgifter, blot nettobevillingen overholdes.
Der er tale om et tilskudsprojekt i de tilfælde, hvor kommunen modtager finansiering fra en ekstern part til et projekt. For at kunne modtage den eksterne finansiering samt afholde udgifter til projektet kræves en bevilling. Projekter er afgrænset i tid, dvs. at projektet har et starttidspunkt og et sluttidspunkt. Tilskud til løbende drift er således ikke omfattet af denne bestemmelse, som kun gælder for projekter.
Det er den center- eller stabschef som har ansvaret for tilskuddet, som har ansvar for at sikre bevilling og politisk forelæggelse i forbindelse med projektet.
Øvrige små ændringer
Ud over ovennævnte sager opdateres kasse- og regnskabsregulativet og tilhørende bilag med ændringer i navne på organisatoriske enheder, korrekturrettelser samt ændringer af formuleringer uden indholdsmæssig betydning. Det foreslås at sådanne rettelser kan se løbende uden politisk forelæggelse.
Inddragelse og høring
Ingen
Økonomi
Ingen
Vurdering
Det vurderes at ændringerne af kasse- og regnskabsregulativet vil give en mere hensigtsmæssig drift.
Forslaget vurderes ikke at have konsekvenser for handicappede.
Indstilling
Direktionen indstiller
- At kasse- og regnskabsregulativet ændres så der åbnes mulighed for finansiel leasing af driftsmidler
- At kasse- og regnskabsregulativet ændres så anlægsregnskaber under 2 mio. kr. og som har en afvigelse på mindre end 0,2 mio. kr. kan forelægges politisk i en samlet sag en gang årligt.
- At tilføjelsen til kasse- og regnskabsregulativet om politisk forelæggelse af ekstern finansierede tilskudsprojekter godkendes.
- At der løbende kan gennemføres ændringer i kasse- og regnskabsregulativet vedrørende navne på organisatoriske enheder, korrektur og andre rettelser uden indholdsmæssig betydning.
