Det må konstateres, at en række anlægsprojekter gennem en årrække ikke er blevet gennemført i overensstemmelse med Byrådets forventninger for økonomi, tidsplan og funktionalitet. Der har vist sig udfordringer med overholdelse af bevillingsreglerne, og der er ikke en systematisk måde at håndtere merudgifter på – hvilket er særligt problematisk i en tid med stigende byggepriser. Der er en række eksempler på, at projekter ikke planlægges og sættes i værk i umiddelbar forlængelse af de politiske beslutninger, hvilket har medført store forsinkelser. Desuden er der eksempler på, at anlægsprojekter er blevet ændret administrativt. Endelig er en række projekter blevet fordyret eller forsinket på grund af uoverensstemmelser med eksterne rådgivere.
For at sikre, at der fremover bliver overensstemmelse mellem Byrådets forventninger og gennemførelsen af anlægsprojekter gennemføres en række administrative tiltage hurtigst muligt. Desuden lægges op til en række politiske beslutninger, som foreslås udmøntet efterfølgende via konkrete sager i efteråret 2019.
Det administrative niveau
Når et anlæg fremlægges i forbindelse med budgetforhandlingerne skal det fremgå hvor lang tid det vil tage at gennemføre projektet. Økonomien skal være beskrevet så det tydeligt fremgår hvilke forudsætninger den bygger på og hvilke usikkerheder der er forbundet hermed. Det skal endvidere fremgå om det vurderes, at der skal tilvejebringes et nyt plangrundlag, og hvilke forudsætninger denne vurdering bygger på.
Straks efter budgetvedtagelsen går administrationen i gang med at planlægge for de besluttede projekter. Senest tre måneder efter budgetvedtagelsen fremlægges en tidsplan for Plan- og Boligudvalget, Økonomiudvalget og Byrådet, som indeholder alle nye og tidligere vedtagne anlægsprojekter. Hvert kvartal fremlægges en status på fremdriften i alle projekterne samt administrationens vurdering af økonomien i de enkelte projekter.
Der udpeges en administrativt stærk medarbejder som controller og anlægskoordinator i Vej- og Ejendomscentret. Anlægskoordinatoren understøtter, at den administrative og politiske ledelse til stadighed har overblik over økonomi og fremdrift i alle anlægsprojekter via kommunens LIS på Midtpunktet. Anlægskoordinatoren støtter desuden projektlederne i overholdelse af deadlines, bevillingsregler og anden formalia.
I økonomiafsnittet i sager om anlægsbevillinger anvendes en særlig skematik, som sikrer, at økonomien er fyldestgørende og gennemskueligt beskrevet.
Der indgås rammeaftaler med en eller flere rådgivere, så der ikke skal bruges tid og ressourcer på udbud af rådgiverydelser i mindre anlægsopgaver.
Til gennemførelse af udbud på større anlægsopgaver tilknyttes fast en intern udbudsjurist til Vej- og Ejendomscentret.
Alle projektledere gennemfører en gang årligt et internt kursus i bevillingsregler.
Kommunens projektmodel ændres, så det er tydeligt, at initiativet til udførelse af anlægsopgaver ligger i Vej- og Ejendomscentret og ikke hos projektejeren.
Det politiske niveau
Der oprettes en ”anlægsfond” efter inspiration fra ”byudviklingsfonden”. Anlægsfonden opsamler mindre forbrug på anlægsopgaver til disponering på anlægsprojekter, som bliver dyrere end forventet. Disponeringen sker i Byrådet. Der laves et særligt afsnit om anlægsfonden i kasse- og regnskabsregulativet.
For særligt vigtige anlægsprojekter udpeger Byrådet to byrådsmedlemmer som følgegruppe. Disse har til opgave at følge med i projektet og overvåge, at det udvikler sig i overensstemmelse med Byrådets beslutning. Hvis dette ikke er tilfældet rettes henvendelse til Borgmesteren.
Der udarbejdes en ny model for afregning af interne honorarer, som understøtter fremdrift i projekterne og brug af egne ressourcer frem for eksterne rådgivere.
Sager på politiske udvalg, som vurderes at være ufuldstændigt belyst, sendes tilbage til administrationen med konkret anvisning af, hvad der ønskes forbedret.
