Indledning

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

I denne sag orienteres om resultatet af gennemførte analyser af eksisterende administrationsbygningers potentiale og tilstand, med henblik på etablering af samlet administrationsbygning. I sagen skal der endvidere tages stilling til, om administrationen skal arbejde videre med at undersøge mulighed for at etablere en fysisk samling af administrationen i bygningsmassen, som tidligere har dannet ramme om dunfabrikken Ringsted Dun.

Sagens bilag er lukket da det vedrører mulige salg af fast ejendom og kontraktforhandlinger. Bilagene kan åbnes hvis projektet om en samlet administration skrinlægges eller når kontraktforhandlinger og salg er gennemført.

Beskrivelse af sagen

Med afsæt i politisk ønske om at undersøge muligheden for at opnå driftsbesparelser godkendte Byrådet den 11. januar 2021, pkt. 3 en anlægsbevilling på budget 2021 på 0,5 mio. kr. til forundersøgelse vedrørende samling af administrative ejendomme.

Administrationen udbød i vinteren 2021 opgaven med at vurdere, hvorvidt der ville være potentiale for, ved om- eller tilbygning af de nuværende bygninger, at skabe en administrativ bygning med tidssvarende og fleksibel indretning, som kan rumme op til ca. 460 medarbejdere. Den rådgivende ingeniørvirksomhed MOE har kortlagt de eksisterende bygningernes potentiale. 

I aftaleforholdet med MOE var der indarbejdet en option, som kunne benyttes, såfremt analysen fra MOE viste, at der ikke var grundlag for at anvende den eksisterende bygningsmasse som en samlet administrationsbygning. Optionen indebar, at MOE skulle vurdere dunfabrikkens potentiale som administrativ bygning.

Alle centerchefer har i foråret 2021 forholdt sig til hvad erfaringerne med hjemsendelse under Covid19 har betydet. Det var vurderingen på det tidspunkt, at på en given dag ville maksimalt ca. 80% af medarbejderne fremmøde fysisk på arbejdspladsen, men de 20 % arbejder hjemme, afvikler ferie eller er til eksterne møder, kurser o.l. Efterfølgende har koncernledelsen igangsat en drøftelse af fremtidens arbejdsplads og de funktioner og rammer som en fælles administrationsbygning skal tilbyde. Det er forventningen at det vil kunne reducere antallet af klassiske arbejdspladser som skal etableres og åbne mulighed for nye typer arbejdspladser.

Der tages i det følgende udgangspunkt i, at der skal være kontorpladser i en eller anden form til 460 medarbejdere. Såfremt 20 % af pladserne ikke behøver at være faste, hvor medarbejderne kan cirkulere på øvrige, ledige pladser, arbejde i gruppe- eller mødelokaler etc., vil der være behov for 370 faste arbejdspladser.

Uanset er målsætningen, at der er en plads til alle administrative medarbejdere i en samlet administration, men pladsernes indretning og placering kan variere, afhængig af hvor meget man sidder fast på arbejdspladsen, eller alternativt har hjemmearbejde, er til møder eller ude på projekter. Dette vil blive drøftet med MED-systemet.

Hjemmeplejen kører ud fra Amtsstue Alle og har omklædnings- og parkeringsfaciliteter der, og er derfor forudsat at blive. Dele af IT og storkøkken kan ligeledes med fordel blive på Amtsstue Alle. Denne bygning forudsættes derfor bevaret som kommunal ejendom.  

Administrationen er i dag placeret i en blanding af storrum, flerrum og enkeltmandsrum i bygninger, som ikke er tidssvarende og i begrænset omfang giver mulighed for optimal arealudnyttelse. Den gennemsnitlige pladsnormering pr. medarbejder i administrationsbygningerne er på nuværende tidspunkt 25 m².

Erfaringstal fra nyere byggerier viser, at der i et effektivt udnyttet byggeri er brug for 18-20 m², da bygningerne kan indrettes mere effektivt. Derved kan der spares mindst 20 % areal ved en samlet administration, og derved også 20 % mindre bygningsareal at drifte.

De eksisterende bygninger er blevet gennemgået af MOE, som har vurderet, at såfremt administrationen skal samles i et fælles byggeri, vil ingen af de nuværende bygninger være anvendelige til at rumme en samlet administration, ej heller med eventuel om- eller tilbygning. Vurderingsrapporten er vedhæftet som bilag 1.

Administrationen har derfor undersøgt, om der er andre bygninger i Ringsted Kommune, som kan benyttes til en samlet administration, og om der kan være en positiv økonomi i at gøre dette. Administration har været i dialog med ejere af bygninger og arealer ved den tidligere dunfabrik (Ringsted Dun) syd for banen i Ringsted centrum, hvor der vil være mulighed for at samle administrationen.

Administrationen har drøftet med ejerne af den tidligere dunfabrik hvordan administrationen kan samles i en moderne og tidssvarende bygning. Det er i første omgang sket på baggrund af projekt som tidligere er udarbejdet til en statslig enhed. Som nævnt har kommunen desuden fået en første evaluering af bygningens egnethed fra MOE, som påpeger en rækker elementer som skal undersøges nærmere. Den overordnede konklusion er dog at ”Den gamle Dunfabrik har samlet set et stort potentiale for at blive transformeret til en ny, moderne administrationsbygning, der trækker tydelige tråde tilbage til den historie stedet rummer.”

Inddragelse og høring

Det forudsættes, at MED-systemet inddrages i det videre arbejde.

Økonomi

Sagen har pt. ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Der resterer ca.  200.000 kr. af bevillingen på 0,5 mio. kr. til analysearbejde i 2021. Der er afsat 0,5 mio. kr. til yderligere analyser i budget 2022.

Vurdering

Administrationen vurderer, med afsæt i rapporten fra MOE, at hverken Hækkerupsvej 1, Amtstue Alle 71, Nørregade 100 eller Rønnedevej 9 har potentiale for at kunne udgøre en samlet administrativ bygning. Begrundelsen herfor er, at der hverken er mulighed for om- eller tilbygning, ligesom det heller ikke er muligt at etablere 300 parkeringspladser i tilknytning til de pågældende bygninger.

Det er derimod administrationens vurdering, at der er grundlag for at samle administrationen fysisk i den tidligere dunfabrik. I det følgende skitseres, hvordan en businesscase kan se ud. Administrationen forudsætter, at alle 460 medarbejdere får en arbejdsplads i en fysisk samlet administration, men denne vil afhænge af, hvilket behov medarbejderen har for at være fast eller fleksibelt i bygningen.

Endelig pris for en bygning vil afhænge af antal kontorpladser, og om der ønskes flere eller færre funktioner ind i bygningen. Byggeriet vil kunne stå klart 2-3 år efter en endelig politisk beslutning.

Administrationen har forudsat, at pladserne ved Amtsstue Alle 71 beholdes til dagpleje, storkøkken, etc. Der vil være plads til evt andre kommunale formål. De øvrige bygninger og grunde, undtaget det gamle rådhus, foreslås solgt.

I alt forventes grundsalg af bygninger at kunne bidrage med 50-60 mio. kr. Se bilag 2 for uddybning (lukket).

Den årlige drift af bygninger vil blive billigere end nu, da den tidligere dunfabrik forudsættes ombygget til nuværende høje energikrav. Erfaringstal viser, at indvendig drift vil blive væsentlig billigere, hvor det skønnes man nemt vil kunne spare 25 % på el- og varmeudgifter. I de eksisterende bygninger er der et vedligeholdsefterslæb, samt større driftsomkostninger, som ses af nedenstående.

De nuværende bygninger vil blive gennemgået i 2022 som led i den politisk besluttede vedligeholdelsesplan. Det må forventes at denne gennemgang vil vise et betydeligt efterslæb og risiko for omkostninger ud over de anførte.

I ovenstående skema giver et årligt driftsbudget for de bygninger, som tænkes solgt ca. 3,5 mio. kr. Det kendte efterslæb, primært på Nørregade 100 udgør ca.15. mio. kr. Med et 25-årigt perspektiv er det administrationens konservative skøn at der er et yderligere efterslæb på 20 mio. kr. Det samlede beløb er derfor sat til 35 mio. kr.

Administrationen vurderer, at en fysisk samlet administration i optimalt indrettede lokaler vil kunne fungere mere effektivt, og der vil være visse funktioner, der i dag er på alle adresser, som vil kunne samles og effektiviseres i et samlet byggeri. Der vil yderligere være muligheder for at reducere og optimere i antal kopimaskiner, kaffemaskiner, AV-udstyr i mødelokaler o.l. ved en centralisering. Besparelser på inventar vurderes at udgøre ca. 0,5 mio. kr. pr. år.  Dette giver nedenstående meget grove regnestykke, beregnet over en afskrivningsperiode på 25 år:

Administrationens vurdering af den samlede businesscase fremgår af bilag 2. Bilag er lukket af hensyn til kommunens forhandlingssituation.  

Etablering af et fælles administrationscenter i dunfabrikken vil dels sikre at en væsentlig industriarv i Ringsted bevares og sikres nyt liv. Dels vil det være et betydeligt løft til omdannelsen af Odinsvejkvarteret, som indgår i den nye kommuneplan. Nærheden til både stationen og centrum vil gøre området særdeles attraktivt Anvendelsen af en eksisterende bygning vil være en klimamæssig gevinst, frem for nybyggeri.

Administrationen vurderer samtidig, at frasalg af de oprindelige administrationsbygninger til bl.a. boligformål vil kunne påvirke byudviklingen i Ringsted i en positiv retning.

Det er direktionens vurdering at en samling af administrationen i nye fælles lokaler vil bidrage til en mere effektiv organisation med en større helhedstænkning til gavn for borgerne, og til at skabe attraktive arbejdspladser ift. rekruttering og fastholdelse.  

Ejerne af dunfabrikken råder over et forholdsvis stort areal med mange bygninger og muligheder, og vil være indstillet på at ombygge og udleje fabrikken til kommunen, evt. med forkøbsret for kommunen efter en årrække. En anden løsning kan være, at de ombygger og sælger bygningen til kommunen. Uanset vil kommunen skulle deponere et anlægsbeløb svarende til bygningens værdi, minus de energiforbedringer som er udført, hvilket vil forbedre projektøkonomien.

Såfremt man politisk ønsker at gå videre med sagen vil der skulle foretages grundigere økonomiske beregninger af udgifter til ombygning og indretning, juridiske udredninger af deponeringskrav og eventuel leje/købskontrakt, høringer samt tilpasning af nuværende projektforslag. Dette kan rummes inden for de afsatte midler i budget 2021 og 2022.

Konsekvenser for handicapområdet

Sagen har ingen konsekvenser for handicapområdet.

Indstilling

Direktionen indstiller,

1. at der ikke arbejdes videre med en samlet administration i de eksisterende lokaler
2. at administrationen arbejder videre med muligheden for at etablere en fysisk samlet administrativ enhed i bygningsmassen for den tidligere dunfabrik, med inddragelse af medarbejderne, og at der fremlægges et mere gennemarbejdet beslutningsgrundlag i 1. halvår 2022.