Anbefales godkendt med den bemærkning, at der foretages en evaluering medio 2022.

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Sagen lægger op til beslutning omkring medfinansiering af klyngen for byggeri og anlæg ”We Build Denmark” som anbefalet af KKR Sjælland på deres møde den 1. februar 2021 i sag om ”Tværkommunal understøttelse af klynge-indsatsen i Sjællandsregionen”.

Beskrivelse af sagen

Uddannelses-og forskningsminister, Ane Halsboe-Jørgensen, udpegede i oktober 2020 14 nye, nationale videns- og erhvervsklynger, som fra 2021-2024 skal styrke innovation og netværk blandt særligt små og mellemstore virksomheder samt understøtte samarbejde mellem forskere og virksomheder på en række erhvervs- og teknologiområder. Ingen af de 14 klynger var ved udpegningen placeret i Sjællandsregionen, og der blev derfor iværksat en indsats for at få etableret en afdeling af en eller flere af klyngerne i Sjællandsregionen. Indsatsen har indtil videre resulteret i at klyngen for Byggeri og Anlæg ”We Build Denmark” vil etablere et regionalt kontor, sammen med Ressource City i Næstved, med henblik på at styrke indsatsen for bæredygtigt og cirkulært byggeri i Sjællandsregionen, samt at flere lokale virksomheder bliver opmærksomme på og engagerer sig i klyngens aktiviteter. Det regionale kontor vil sikre tilstedeværelse af to faglige årsværk. Rammeaftalen mellem KKR Sjælland og Gate 21, der er operatør for klyngen, fremgår af bilag 1.

Etableringen af et regionalt kontor i Næstved forudsætter en samlet kommunal finansiering på 1 mio. kr. årligt i 2021 – 2024. Næstved Kommune medfinansierer med 500.000 kr., og KKR Sjælland anbefaler at den resterende medfinansiering på 500.000 kr. årligt fordeles på kommunerne efter befolkningstal. Fordelingsnøglen fremgår af bilag 2.

Klyngens tilbud og værdi for lokale virksomheder er beskrevet i bilag 3, hvor det bl.a. fremgår at:

• Klyngen er relevant for både håndværkere rådgivere, entreprenører, producenter, videns- og uddannelsesinstitutioner m.fl., dog primært for virksomheder med over 5 ansatte.
• Klyngen kan understøtte lokale virksomheders forretningsmuligheder og innovationsaktiviteter via partnerskabsdannelser, kompetencer om bæredygtighed til medarbejderne, samt tilbud om deltagelse i innovationsprojekter med en række videns institutioner.
• Klyngen kan bidrage til gode samarbejdsrelationer mellem virksomhederne og offentlige bygherrer om fx offentligt udbudte udviklingsprojekter.

Det fremgår af KKR Sjællands sag fra den 1. februar om ”Tværkommunal understøttelse af klynge-indsatsen i Sjællandsregionen”, at der arbejdes på etablering af min. 3 regionale klynge kontorer inkl. klyngen for bygge og anlæg. KKR Sjælland anbefaler at efterfølgende regionale klynge kontorer også medfinansieres solidarisk ud fra samme model som anbefales i den konkrete sag.

Inddragelse og høring

Ingen.

Økonomi

Det indstilles at der gives en tillægsbevilling på 23.057 kr. årligt i 2021 - 2024, idet finansiering via det eksisterende budget til erhvervsfremme vil reducere øvrige tilbud rettet mod det lokale erhvervsliv.

De 14 nationale klynger er landsdækkende, og derfor i teorien tilgængelige for alle virksomheder. Erfaringen fra de nationale, højtspecialiserede statslige ordninger i Erhvervshus Sjælland (fx Vækstfonden, Trade Council), er dog at fysisk tilstedeværelse i nærområdet har betydning for at konsolidere en erhvervsmæssig styrkeposition. Desuden er fysisk tilstedeværelse ofte en forudsætning for at etablere en god dialog med små og mellemstore virksomheder og iværksættere, og dermed bane vejen for deres brug af rådgivningsydelser.

Andelen af virksomheder i Ringsted Kommune inden for bygge og anlæg ligger på niveau med gennemsnittet i Sjællandsregionen, og administrationen vurderer at et regionalt klyngekontor vil kunne tilbyde relevant viden, aktiviteter og netværk for lokale virksomheder.

Direktionen indstiller, at

1. Ringsted Kommune medfinansierer klyngen for byggeri og anlæg ”We Build Denmark”
2. Der gives en tillægsbevilling på 23.057 kr. årligt i 2021 – 2024 til medfinansieringen af klyngen

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Indledning

I denne sag orienteres Økonomiudvalget om de forskellige tiltag, der er iværksat til yderligere at styrke og forbedre trivslen på kommunens arbejdspladser i perioden 1. november 2020 til 28. februar 2021.

Beskrivelse af sagen

Helt overordnet har perioden været præget af Covid19. Ikke desto mindre er de fleste planlagte indsatser blevet gennemført om end nogle af dem i et justeret format. 

Der er blevet afholdt virtuelle HR-morgenmøder den 4. november 2020, 7. december 2020 og 10. februar 2021. På alle HR-morgenmøder var der emner i relation til Corona-situationen.

Ved de virtuelle møder har der været flere deltagere end, når møderne afholdes fysisk. I tilbagemeldinger fra ledere er der tilkendegivet, at det er en let og mindre tidskrævende måde at få de nyeste informationer på inden for HR, løn- og personaleområdet. HR fortsætter med at afvikle virtuelle HR-morgenmøder i første halvår af 2021. HR overvejer at fortsætte med virtuelle HR-morgenmøder, eller en kombination af virtuelle møder og møder med fysisk fremmøde, når pandemien aftager.

Som det fremgår af bilag 1, er sygefraværet i kommunen faldet. Det kan dels skyldes de tiltag, der er iværksat for at nedbringe sygefraværet og dels de ændrede arbejdsforhold, som Corona-situationen har medført. Fx har nogle medarbejdere oplevet mere ro til opgaveløsning ved at arbejde hjemmefra, hvilket kan have en sygdoms/stress-forebyggende effekt.

I perioden fra 1. november 2020 til 28. februar 2021 er der henvist i alt 20 medarbejdere til samtale med trivselskoordinatoren internt i Ringsted Kommune. De henviste medarbejdere fordeler sig således på centre/stabe:

Medarbejderne er henvist til individuelle samtaler af mange forskellige grunde. En del af henvisningerne relaterer sig til stress og belastninger i forbindelse med arbejdet. Andre relaterer sig til fysiske lidelser, højt sygefravær, udfordringer i forbindelse med forandringer på arbejdspladsen og udfordringer eller belastninger i forbindelse med Corona-situationen.

Ud over de individuelle samtaler har trivselskoordinator haft oplæg for ledere, arbejdsmiljørepræsentanter og medarbejdergrupper om de menneskelige reaktioner, der kan ses i forbindelse med Corona, herunder Corona-træthed.

Arbejdstilsynet har besøgt 3 arbejdspladser i perioden.

Efter Arbejdstilsynets besøg, i september, i Skolecenteret på Hækkerupsvej blev der i november 2020 indgået en aftale om at forbedre arbejdsmiljøet i et team. Det er en ny reaktionsform fra Arbejdstilsynet, som giver mulighed for at arbejde med en problemstilling uden at Arbejdstilsynet går i dybden, men mere indtager en vejledningsposition. Efter aftalens udløb følger Arbejdstilsynet op med et kontrolbesøg. Arbejdsmiljøproblemet der pt arbejdes med, er stor arbejdsmængde og tidspres.

Der er varslet tilsyn fra Arbejdstilsynet på syv arbejdspladser, heraf fire skoler.

Der har i perioden været afholdt møder med og på arbejdspladser for at understøtte arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø. Temaerne varierer fra bedre samarbejde, konflikthåndtering til kommunikation på arbejdspladsen.

Der afvikles løbende mini-APV-er på arbejdspladser, der henvender sig for til HR for at få en måling af deres psykiske trivsel. Årsagerne er forskellige. Det kan fx være store forandringer i arbejdet eller et ønske om at følge op på, om de indsatser, der er igangsat efter tidligere målinger har givet resultater. Mini-APV´en består af et elektronisk spørgeskema og, efter aftale med den enkelte arbejdsplads, ligeledes hjælp til facilitering af en efterfølgende dialog på arbejdspladsen.

Den 24. november 2020 blev der afholdt arbejdsmiljøtemadag med deltagelse af ledere, arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentanter. Dagens tema var Kultur og Arbejdsglæde. Det blev afholdt som et virtuelt arrangement, med vekslen mellem oplæg og lokale drøftelser om arbejdspladskulturens betydning for trivsel og arbejdsglæde.

Dagen skulle have været rundet af med et oplæg om Forandring, arbejdsglæde og om dét, at være kulturbærer. Da det ikke var muligt at gennemføre dette oplæg på selve arbejdsmiljøtemadagen, er det efterfølgende blevet gennemført via kommune-TV den 10. marts 2021. 

I perioden er der både afviklet MED-uddannelse, og tilpassede forløb af MED-uddannelsen på udvalgte arbejdspladser. Endvidere er der ydet støtte til processer på mindre arbejdspladser, der overgår til at holde personalemøder med MED-status. Dette er netop blevet muligt med den nye MED-aftale.

LMU’erne er nu i gang med de årlige arbejdsmiljødrøftelser, og den strategiske arbejdsmiljødrøftelse i HMU forventes gennemført i maj måned.

Vurdering

Det er administrationens vurdering, at de mange store og små forandringer, som Corona har medført på kommunens mange arbejdspladser, er blevet accepteret og håndteret på en konstruktiv og effektiv måde i alle dele af organisationen. Der skal fortsat være opmærksomhed på Corona-situationens udfordring og den træthed den genererer hos såvel ledere som medarbejdere.

Indstilling

Direktionen indstiller, at orienteringen tages til efterretning.

Anbefales godkendt med den bemærkning, at administrationen fremlægger en fornyet sag om valg af model, hvis forudsætningerne i forhold til forskellen mellem den korte og lange rente ændrer sig, dog mindst én gang i hver byrådsperiode.

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

I forbindelse med behandling af forslaget om ændring af kasse- og regnskabsregulativet tiltrådte Byrådet den 15. marts 2021 Økonomiudvalget indstilling om at der skulle udarbejdes en særskilt sag om finansiering af større indkøb, hvor der ses på fordele og ulemper med forskellige finansieringsformer som finansiel leasing og kassetræk.

Beskrivelse af sagen

Generelt er der behov for at der ses på mulighederne for at smidigøre processerne omkring større køb af driftsmidler som biler, maskiner og IT-udstyr. De nuværende regler i kasse- og regnskabsregulativet betyder at kommunens institutioner selv skal spare op til dette eller at der skal forelægges en anlægssag til det politiske niveau hver gang der skal foretages større indkøb af driftsmidler.

De to modeller som forelægges her løser det problem.

Model 1: Finansiel Leasing

Finansiel leasing svarer til at optage et lån over en kortere årrække, hvilke indebærer at der skal betales renter og afdrag i låneperioden.

En af fordelene ved finansiel leasing er at der ikke skal foretages betaling på købstidspunktet, men løbende over leasing perioden som fx typisk er 4 år ved køb af fx biler.

Ulempen er at der skal betales renter. Renten tager udgangspunkt i de korte renter (Cibor 1 mdr.) + 0,5% i bidragssats til leasingselskabet.  Den korte rente er ca. -0,2% og med bidragssatsen på 0,5% skal der betales ca. 0,3% i rente om året.

Dette skal sammenholdes med den rente som kommunen alternativt vil kunne få i banken. Der er som bekendt negative renter for at have penge i banken. Derfor har kommunen valgt at investere sine midler i obligationer med en lang løbetid og dermed en højere rente samt at udnytte vores kassekredit, hvor vi kan låne til 0%. Forrentningen af kommunens samlede likvider var i 2020 ca. 1%.

Det ville med andre ord være en god forretning for kommunen i 2020 at benytte sig af finansiel leasing, da kommunen kan låne til 0,3%, og få forrentet sin kapital til 1%. Dog er der ikke nogen garanti for at det altid vil forholde sig således, da obligationskurserne kan svinge.

Model 2: Etablering af fond til finansiering af indkøb - kassetræksmodellen

Som alternativ til at låne penge eksternt gennem finansiel leasing, så vil Ringsted Kommune i stedet kunne lave et kassetræk og dermed anvende egen likviditet til købet.

Modellen kan gennemføres med præcist samme virkning for kommunens institutioner som ved finansiel leasing. Det kan gøres ved at fx Økonomiafdelingen bemyndiges til at kunne yde et lån til indkøb på samme vilkår som ved finansiel leasing og at der etableres en fond til finansiering af indkøb.

Det kræver dog at der gives en bevilling, således at fonden kan afholde udgifterne, som skal betales på købstidspunktet. Afdrag fra kommunens institutioner kunne foretages via intern fakturering på samme måde som hvis der var tale om finansiel leasing, hvor leasingselskabet ville sende en faktura til den pågældende institution. Der vil således ikke være nogen forskel for den enkelte institution.

I takt med at kommunens institutioner løbende afdrager deres gæld, så genopfyldes fonden og kan finansiere nye indkøb.

Det foreslås at fonden opkræver en rente svarende til leasingselskabet, da kapital har en værdi og kommunen også betaler dette i form af mistede renteindtægter. Renteindtægterne fra udlånet til kommunens institutioner foreslås at blive i fonden, da lånebehovet må forventes at stige i takt med priserne på de vare som købes.

Ordningen indebærer omkostninger til administration for kommunen, da kommunen skal bruge tid på at udregne ydelser, fremsende fakturaer til de institutioner som har lånt penge af fonden. Det kan være svært at sige præcist hvor store omkostningerne til det bliver, men de vil formentlig være 0,25% af lånebeløbet, svarende til halvdelen af bidragssatsen til leasingselskabet. Administrationsbidraget tænkes at tilfalde administrationen, som afholder udgifterne til at administrere ordningen.

Fonden til finansiering af indkøb skønnes at have behov for at udlåne ca. 6-10 mio. kr. om året. Det foreslås derfor at fonden i 2022 tilføres 10 mio. kr., i 2023 5 mio. kr. og i 2024 3 mio. kr. og i 2025 2 mio. kr. Herefter forventes fremtidige udlån at være finansierede af afdrag og renter, som kommer tilbage til fonden.

Der er som det ser ud pt. ikke nogen økonomisk fordel ved at etablere en fond til finansiering af indkøb, men det er afhængig af afkastet på kommunens kapital, som kan svinge år for år.

Ulempen ved fonden er at der i de første 4 år af fondens levetid skal tilføres midler som tages af råderummet og dermed mindsker mulighederne for at gennemføre andre politiske initiativer.

Uanset om model 1 Finansiel Leasing eller model 2 Etablering af fond til finansiering af indkøb vælges, så vil finansiering via disse modeller skulle godkendes af kommunaldirektøren, som dog vil have mulighed for at delegere kompetencen. Dette vil blive indarbejdet i kasse- og regnskabsregulativet. Formålet med dette er at sikre at kommunens institutioner gældsætter sig ud over evne.

Inddragelse og høring

Ingen

Økonomi

Model 1: Finansiel Leasing har ingen økonomiske konsekvenser, da leasingydelser vil skulle betales inden for eksisterende budgetter.

Model 2: Etablering af fond til finansiering af indkøb vil kræve at der afsættes et beløb de 4 første år. Det foreslås derfor at fonden i 2022 tilføres 10 mio. kr., i 2023 5 mio. kr. og i 2024 3 mio. kr. og i 2025 2 mio. kr.  Herefter forventes fonden at hvile i sig selv. Såfremt denne model vælges, så vil forslaget blive oversendt til budgetforhandlingerne for budget 2022.

Vurdering

Valg af forskellige finansieringsformer forventes ikke at have betydning for handicappede

Indstilling

Direktionen indstiller:

• At model 1 Finansiel leasing vælges
• At administrationen kan opdatere kasse- og regnskabsregulativet i forhold til valg af model.