Borgerrådgiveren indstiller, at borgerrådgiverens årsberetning 19/20 tages til efterretning.

Det er borgerrådgiverens vurdering, at faldet i antal henvendelser til borgerrådgiveren i dette beretningsår hovedsageligt skyldes hjemsendelsen af administrationen i foråret 2020.

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Ifølge funktionsbeskrivelsen for borgerrådgiverfunktionen udarbejder borgerrådgiveren hvert år en årsberetning, der har til formål at støtte byrådets i dets tilsyn med den kommunale forvaltning. Det er desuden formålet at give kommunens politikere og ledelsen viden om den del af den kommunale praksis, der ikke fungerer efter hensigten og komme med forslag til, hvordan sagsbehandlingen kan forbedres. Byrådet kan på baggrund af årsberetningen pålægge borgerrådgiveren at iværksætte en nærmere undersøgelse af relevante emner.

I overensstemmelse med funktionsbeskrivelsen afgiver borgerrådgiveren hermed årsberetning for perioden 1. august 2019 – 31. juli 2020.

I perioden har 114 borgere og brugere henvendt sig til borgerrådgiveren. Der er sket et fald på ca. 20% i antallet af henvendelser i forhold til sidste år.

I perioden har borgerrådgiveren modtaget henvendelser om 245 klageforhold fra borgere og brugere af Ringsted Kommune. Der er sket en lille stigning i antallet af klageforhold i forhold til sidste år, hvor borgerne klagede over 242 forhold. Stigningen er dog relativ stor set i forhold til, at antallet af henvendelser fra borgere er faldet markant.

Der er sket en fordobling i antallet af klager over lang sagsbehandlingstid og manglende svar, ligesom at der også ses en fordobling i antallet af klager over betjeningen af borgerne set i forhold til sidste år.

Det ses, at der er sket et fald i antallet af klager på Social- og Sundhedscenterets område på 45% set i forhold til sidste år. Årsagen hertil kan ikke umiddelbart forklares.

Der er sket en stigning på 113% i antallet af klager på Børnecenterets område set i forhold til sidste år. Stigningen kan skyldes, at flere borgere har klaget over opsigelser af leverandøraftaler på området.

Erfaringer og anbefalinger:

Borgerrådgiveren opsamler erfaringer fra sit virke og stiller disse til rådighed for Byrådet, ligesom at borgerrådgiveren fremsætter sine anbefalinger på baggrund heraf. Borgerrådgiverfunktionen ser en lille andel af det samlede antal sager i kommunen i løbet af et år, og de sager handler alle om noget, der ikke har fungeret.

Der er tre hovederfaringer fra dette beretningsår, som har dannet baggrund for borgerrådgiverens anbefalinger.

Borgerrådgiveren har i dette beretningsår modtaget en del henvendelser, der bærer præg af, at vi ikke lykkedes tilstrækkeligt med at sikre den tværgående vejledningspligt og en mere helhedsorienteret indsats i sagerne. Indtrykket er, at borgerne ofte sendes rundt i afdelingerne, fordi medarbejderne ikke har den fornødne kendskab til kommunens indretning og opgaveløsning. Efter borgernes beskrivelser af klagerne fremstår det som om, at medarbejderne ikke undersøger sagen, inden borgeren sendes videre.

Borgerne har i højere grad klaget til borgerrådgiveren over lang sagsbehandlingstid og manglende svar i dette beretningsår. Borgerne fortæller om forskellige årsager til, at deres sag trækker ud, men henvendelserne efterlader et indtryk af, at der ikke er tilstrækkelige gode sagsrutiner og styring i disse sager. Borgerrådgiveren oplever i sin kontakt med centrene også, at der i nogle sager er lange svartider over for borgerrådgiveren, hvilket medfører et unødigt ressourcetræk i funktionen.

Meget få borgere giver overfor borgerrådgiveren udtryk for, at de er bekymret for at gå videre med deres klage. Årsagerne til borgernes bekymringer er forskellige, men de udtaler alle, at de forventer negative konsekvenserne af at klage, hvilket afholder dem fra at gå videre med klagen. Borgerne giver således udtryk for at befinde sit i et krydsfelt mellem at føle sig uretfærdigt behandlet og frygten for at klage over det, så situationen forværres.

Erfaringerne i denne årsberetning viser således, at det fortsat er nødvendigt at holde fokus på at udvikle kvaliteten af sagsbehandlingen og sikre god borgerbetjening.

På baggrund af borgerrådgiverens erfaringer i dette beretningsår, er fremsat følgende anbefalinger for alle centre: 

• At ledelsen sikrer, at medarbejderne har eller får den fornødne viden om organisationens sammensætning og opgavefordeling.
• At ledelsen sikrer, at samarbejde og koordinering etableres i mellem centrene.
• At ledelsen understøtter og sikrer medansvaret for den fælles opgaveløsning hos medarbejderne.
• At ledelsen sikrer gode sagsrutiner og arbejdsgange til styring af sagerne.
• At ledelsen sikrer fokus på borgeres ret til at klage, og at klager bruges løbende og konstruktivt til at skabe læring i afdelingen.

Borgerrådgiveren vil senest følge op på disse anbefalinger ved afgivelsen af næste årsberetning forventeligt til september måned 2021.

Opfølgning på sidste års anbefalinger:

Ved afgivelsen af borgerrådgiverens årsberetning 18/19 anbefalede borgerrådgiveren, at Ringsted Kommune arbejder på at forbedre vores skriftlige svar til borgerne samt sikre medarbejdernes kendskab til databeskyttelsesreglerne.

Status er, at der pt. afventes et overblik over de tiltag, som hvert center gennemfører på baggrund af anbefalingen om at forbedre de skriftlige svar. Ligeledes afventes en orientering om, hvornår den planlagte undervisning af medarbejderne i databeskyttelsesreglerne gennemføres. Det forventes, at der ved afgivelsen af borgerrådgiverens halvårsstatus til januar 2021 kan følges op på status i sagen igen.

Opfølgning på anbefaling om ensretning af lydoptagelse af møder:
Den 31. juli 2019 afgav borgerrådgiveren en generel udtalelse om myndighedsenhedens praksis for borgeres muligheder for at optage møder. Borgerrådgiveren anbefalede bl.a., at der blev udarbejdet et fælles og bindende regelsæt for, hvorledes vi i Ringsted Kommune behandler borgere, der ønsker at optage et møde. Borgerrådgiveren anbefalede desuden, at der orienteredes om dette regelsæt via kommunens hjemmeside.

I juni måned 2020 blev borgerrådgiveren af borgmesteren bedt om at afgive et høringssvar til de retningslinjer, der skal forelægges for Byrådet til politisk behandling på mødet den 7. september 2020.

Undersøgelsen af myndighedsenhedens praksis for borgeres mulighed for at optage møder forventes at kunne afsluttes med en endelig rapport til Byrådet og til Folketingets Ombudsmand, som følger sagen. Sagen forventes afsluttet i løbet af efteråret 2020.

Studieturen blev evalueret.

Udvalget anmoder om, at der bliver udarbejdet et oplæg til hvordan Ringsted kommune kan understøtte etablering af socialøkonomiske virksomheder.

Ej til stede: Britta Nielsen

Direktionen indstiller, at udvalget evaluerer studieturen og drøfter, om der kan opsamles inspiration i forhold til socialøkonomi i Ringsted Kommune.

Ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Ingen

Først besøgte udvalget Sct. Hans Have. Sct. Hans Have er en registreret socialøkonomisk virksomhed, der drives af en forening og som blev startet af en lille gruppe privatpersoner i 2014. Sct. Hans Have arbejder med at fremme mental sundhed gennem natur, kultur og inkluderende fællesskaber. Der er bl.a. café og gartneri, og opgaverne med at drive stedet løses i fællesskab af bl.a. unge i STU-forløb, retspsykiatriske patienter fra regionen og en stor gruppe frivillige. Udvalget fik oplæg og rundvisning i Sct. Hans Have af Katrine Andersen, der er del af den daglige ledelse og var med til at starte stedet op. Hun fortalte bl.a. om, hvordan stedet og aktiviteterne har udviklet sig på grobund af frivillige kræfter og de idéer, der er opstået ved at nye mennesker har mødt hinanden i de åbne rammer, der er i Sct. Hans Have. Hun fortalte også, at vilkårene for at drive stedet er præget af usikkerhed – dels i forhold til, om de kan fortsætte med at leje grund og bygninger i årene der kommer, dels i forhold til finansierings- og kundegrundlaget. Sct. Hans Have oplever, at der gennem årene har været skift i kommunens efterspørgsel og samarbejdsvilje i fht. fx STU-pladserne. 

Bagefter besøgte udvalget INSP. INSP er registreret som en socialøkonomisk virksomhed og drives af en forening, der blev stiftet i 2010. INSP har bl.a. til formål at udvikle aktivt medborgerskab og skabe nye former for velfærd og støtte iværksætteri. INSP har værksteder, holder koncerter, folkekøkken og meget mere. Udvalget fik oplæg og rundvisning af kulturmedarbejder Daniel Nayberg. Også hos INSP var fortællingen, at stedet og aktiviteterne ændrer og udvikler sig sammen med de mennesker, der bruger stedet. INSP fungerer som en ramme, der bliver fyldt ud af de idéer, interesser og kompetencer, som brugerne kommer med. En af de aktiviteter, som Roskilde Kommune betaler INSP for, er samtalegrupper for psykisk sårbare unge. INSP har i forhold til Sct. Hans Have mere sikre vilkår i forhold til at kunne blive i bygningen. Desuden er INSP ved at etablere nogle relativt stabile indtægtskilder fra bl.a. lokaleudlejning og faciliteter til virksomhedsseminarer og lignende.

En pointe, der gik igen ved de to besøg, er, at socialøkonomiske virksomheder per definition er privatejede og drevet af private aktører, men at kommunen (eller andre offentlige myndigheder) er helt afgørende samarbejdspartnere for de socialøkonomiske virksomheder. Både i Sct. Hans Have og INSP var det således et element i at have en bæredygtig forretningsmodel og et finansieringsgrundlag, at offentlige myndigheder bruger stederne til at få løst velfærdsopgaver mod betaling.

En anden pointe, der gik igen ved de to besøg, er, at det forudsætter en åbenhed og en risikovillighed fra kommunen, hvis kommunen skal støtte opstart af socialøkonomiske virksomheder. Socialøkonomiske virksomheder er drevet af private og i høj grad af frivillige kræfter og / eller medarbejdere, der vælger at arbejde for en relativ lav løn. De har valgt at være med, fordi de er drevet af en interesse eller tro på en sag, fx økologi, social sammenhængskraft eller lignende. Måderne at arbejde på og de aktiviteter, der igangsættes, er derfor bestemt af de menneskers idéer, interesser og kompetencer. Og persongruppen kan være meget sammensat og ændre sig over tid. Som kommune skal man derfor være klar til at indgå et samarbejde om og med ”noget”, man ikke helt på forhånd kan vide hvad er eller udvikler sig til.