Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Indledning

På budgetseminar den 10. februar blev der tilkendegivet ønske om at der i lighed med tidligere år afholdes budgetdialog mellem fagudvalg og center- og stabenes MED-udvalg (CMU/SMU). 

I denne sag fremlægges forslag til afholdelse af budgetdialog mellem fagudvalg og MED-udvalg samt ændring af den vedtagne tidsplan for budgetprocessen til behandling. 

Beskrivelse af sagen

Dialogmøderne mellem CMU´er og fagudvalg foreslås afholdt umiddelbart inden de ordinære møder i fagudvalgene i april. Økonomiudvalget afholder dialogmøde med stabenes MED-udvalg d. 5. maj. 

Møderne berammes til at vare 1 time og kan afholdes som videomøde, såfremt det er nødvendigt grundet corona-restriktioner.

På møderne redegør MED-udvalgene for deres synspunkter i relation til de ændringsforslag, de vurderer er vigtigst at kommentere på. Fagudvalgsmedlemmer har herefter mulighed for at stille spørgsmål.

På udvalgets ordinære møde efter budgetdialogen behandler fagudvalget prioritering af, hvilke ændringsforslag til budget 2022 udvalget ønsker skal indgå i den videre budgetproces.

Bilag med forslag til revideret tidsplan for budget 2022 er vedlagt sagen.

Inddragelse og høring

Ingen bemærkninger. 

Økonomi

Sagen har ingen budgetmæssige konsekvenser. 

Vurdering

Administrationen vurderer, at forslaget giver mulighed for dialog mellem fagudvalg og MED-udvalg om budget 2022.

Indstilling

Direktionen indstiller,

1. At forslag til afholdelse af budgetdialog mellem fagudvalg og center- og stabenes MED-udvalg godkendes.
2. At forslag til ændring af tidsplan for budget 2022 godkendes.

Indledning

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

På Byrådsmødet den 11. januar godkendte byrådet tidplanen for budget 2022, med den tilføjelse at der ønskes et særskilt oplæg om bredere borgerinddragelse, blandt andet med digitale værktøjer. I forlængelse heraf, afholdte Økonomiudvalget den 1. februar en temadrøftelse, vedrørende de politiske forventninger til borgerinddragelse i forbindelse med budgetprocessen. På baggrund af byrådets beslutning og økonomiudvalgets drøftelse, har administrationen udarbejdet mulige scenarier for borgerinddragelsen i budget 2022. Foruden borgerinddragelsen som beskrevet i sagen, fastholdes de skriftlige høringer som normalt, hhv. før og efter sommerferien. 

Beskrivelse af sagen

Ringsted Kommune har i mange år haft tradition for at arbejde med borgerinddragelse i forbindelse med budgettet. I forbindelse med budgetprocessen, er der i de seneste år blevet gennemført et borgermøde på Ringsted bibliotek, hvor borgerne kunne møde op og drøfte de forskellige forslag. Derudover blev der gennemført en facebook- dialog, hvor borgerne havde mulighed for at stille politikerne spørgsmål til budgettet.

Erfaringen fra de seneste år er, at der var et begrænset antal fremmødte til mødet på biblioteket, hvorimod der var mere interaktion i forbindelse med budgetdialogen via Facebook. Årsagen til det lave fremmøde i forbindelse med borgermødet på biblioteket, skal muligvis findes i det faktum at mødet er blevet afholdt på en hverdag, hvor mange borgere i forvejen har forskellige arrangementer og forpligtelser. Derudover vides det erfaringsmæssigt at budgetprocessen i sin helhed virker abstrakt og langt væk fra hverdagen, for de borgere der ikke har forudgående kendskab til kommunens drift og udvikling. Det kan derfor generelt være svært at øge antallet af fremmødte borgere til arrangementer i relation til budgetprocessen. Erfaringen er desuden at flere borgere involverer sig, når budgetprocessen omhandler beslutninger, som påvirker dem meget direkte, eksempelvis i forbindelse bestyrelsesarbejde i skole og dagtilbud, lokalplaner og konkrete tiltag som eksempelvis Roskildevejprojektet. I Ringsted er der desuden en bred forankring omkring landsbyråd og Landsbyforum.

Som konsekvens af det lave fremmøde har administrationen opsat forskellige scenarier for borgerinddragelsen, med henblik på at sikre, at flere borgere bliver inddraget i samtalen om budget 2022:

Scenarie 1A:

Der afholdes et kombineret udendørs/indendørs budget borgermøde lørdag den 22 maj. Ved at afholde borgermødet den 22. maj, afvikles borgermødet i høringsperioden. Borgermødet vil blive afholdt på torvet, med tematisk opdelte telte. Borgermødets temaer vil være:

• Børn og unge
• Klima og miljø
• Liv på landet og i byen
• Ældre

Ved at opdele borgermødet i temaer, skabes der en klarere ramme omkring dialogen. Hvert tema vil få en stand, hvor politikere og borgere kan indgå i dialog om det tematiske område. På forhånd vil administrationen udarbejde informationsmateriale om den overordnede udvikling indenfor hvert område, med udgangspunkt i eventuelle handleplaner, kommunens vision og væsentlige beslutninger fra tidligere års budgetter.

Selve borgermødet vil blive afholdt udendørs i telte, hvilke vil give de bedste muligheder for at gennemføre borgermødet, med respekt for de til den tid gældende Corona-restriktioner. I forbindelse med borgermødet vil der være muligt for borgerne at få en guidet rundvisning på rådhuset, hvilket vil være med til at tiltrække borgerne til borgermødet.

Det skal dog bemærkes at den 22. maj vil være sammenfaldende med pinsen, hvilket kan have indflydelse på fremmødet. Der er desuden planlagt Kids Tour 2021, som er et arrangement der forventes at tiltrække borgere fra andre kommuner. De nærmeste byer som også har besøg af Kids Tour er Vallensbæk i maj og Køge og Holbæk i august.

Scenarie 1B:

Samme som scenarie 1A, men gennemført fredag den 21. om eftermiddagen. Ved at afholde det fredag, kan man muligvis imødegå et lavt fremmøde, da borgerne i mindre grad vil have planer i relation til pinsen. Ved at gennemføre det på en hverdag, er der dog en risiko for, at borgere ikke har mulighed for at deltage, grundet arbejde eller andre forpligtelser.

Scenarie 1C:

Samme scenarie som 1A og 2B, men dagen vil blive gennemført på en senere dato, uafhængigt af høringsperioden, da man derved vil undgå sammenfaldet med pinsen. Dette vil muliggøre at gennemføre arrangementet en dag, hvor flere borgere kan deltage. Til gengæld vil det ske på bekostning af sammenfaldet med høringsperioden.

Scenarie 2

Scenarie 2 er lig scenarie 1, i den forstand af temaerne fastholdes. Den væsentligste forskel fra de andre scenarier er, at temamøderne her afholdes decentralt, eksempelvis i Sundhedshuset, Businesspark Sjælland, Outlettet etc. Fordelen ved denne model er, at borgermødet vil komme bredere ud hvor borgerne befinder sig i forvejen, ligesom at rammerne ydermere kan styrke tematikkerne, eksempelvis ved at gennemføre borgermødet om ”Natur og miljø” ved end å, eller ”Børn og unge” på en skole. De decentrale borgermøder vil dog sprede borgere og politikere, og dermed stille større krav til antallet af deltagere, da flere lokationer skal bemandes. Ydermere kan det risikeres at de nogle af de udvalgte temaer har lavt fremmøde, mens andre har et stort fremmøde, hvilket vil besværliggøre ressourcefordelingen mellem de enkelte møder.

Fælles for alle scenarier er at den velkendte Facebook-dialog fastholdes i den eksisterende form den 19. maj, da den de senere år har været velbesøgt og dannet ramme om dialog.

Som supplement til alle scenarier, bliver der desuden gennemført et digitalt element. Det digitale element vil bestå af en kampagne på kommunens Facebook side. Administrationen vil udarbejde en eller flere korte info-film eller andre former for materiale, indeholdende en beskrivelse af udviklingen indenfor de udvalgte emner, med det formål at klæde borgerne bedst muligt på til at indgå i en aktiv dialog. I forbindelse med materialet vil der også blive gjort opmærksom på muligheden for at deltage i den direkte dialog med politikerne i forbindelse med henholdsvis borgermødet og facebookdialogen, med henblik på at styrke fremmødet.

Inddragelse og høring

Økonomi

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser

Vurdering

Det vurderes at det generelt kan være udfordrende at gennemføre borgerinddragelse med mange fremmødte, da budgetprocessen for mange borgere kan være svær at forholde sig til. I forlængelse heraf vurderes det at det er lettere at skabe interesse for udvalgte, håndgribelige budgetforslag, hvorfor budgettet foreslås opdelt i temaer. Opgaven med borgerinddragelse kompliceres yderligere af, at de to weekender i høringsperioden falder sammen med hhv. Kristi himmelfarts ferien samt pinsen, hvorfor det må forventes at en del af Ringsteds borgere holder ferie.

Det vurderes dog samlet set, at scenarie 1 vil være den bedste løsning, da den optimerer muligheden for at der bliver et stort fremmøde, samtidig med at borgermødet bliver afholdt samtidig med høringsperioden. Der er en risiko for at sammenfaldet med pinsen vil betyde et mindre fremmøde, hvilket i et omfang kan imødegås ved at skabe opmærksomhed omkring borgermødet via Facebook siden og gennem kommunens øvrige kommunikation.

Det vurderes endeligt at borgermødet kombineret med de to Facebook elementer, Facebook dialogen og Facebook kampagnen, giver Ringsteds borgere gode muligheder for at deltage i budgetprocessen.

Generelt er det administrationens vurderingen at det at skabe større engagement og deltagelse ift. budgettet vil kræve mange ressourcer, som kan anvendes med større udbytte på konkrete projekter og politikker

Konsekvenser for handicapområdet

Sagen har ikke konsekvenser for handicapområdet

Indstilling

Direktion indstiller  

1.  at Ringsted Kommune gennemfører borgermødet i forbindelse med budgetprocessen som beskrevet i scenarie 1A.

      2. at administrationen gennemfører de digitale elementer som beskrevet.