I Ringsted Kommune arbejdes der kontinuerligt med sygefraværet på mange forskellige niveauer –generelt i kommunen, på centerniveau og lokalt på arbejdspladserne. I den sag gives økonomiudvalget en status på udviklingen i sygefraværet, samt hvordan der arbejdes med at håndtere det.
Statistik for sygefraværet i Ringsted Kommune sammenlignet med andre kommuner
Udviklingen i sygefraværet fra 2008 til 2018 ses i nedenstående tabel, hvor fraværsprocenten for Ringsted Kommune holdes op mod regions- og landsgennemsnittet:
Tabel 1 – Fraværsprocent – kilde: www.krl.dk (tal for 2019 er først tilgængelige i maj 2020)
Som det fremgår af tabellen var der i forlængelse finanskrisen 2007-2008 et øget fokus på nedbringelse af sygefraværet i kommunerne, hvilket resulterer i et fald både regionalt og nationalt samt i Ringsted Kommune, hvor sygefraværet nedbringes med mere end en procent fra 6,5 % til 5,4 %. I to ud af de ti år har Ringsted Kommune været nede på landsgennemsnittet og i seks ud af de ti år har Ringsted Kommune ligget under regionsgennemsnittet. I 2015 stiger sygefraværet i Ringsted Kommune til et stykke over både regions- og landsgennemsnittet, hvilket vurderes at være forårsaget dels af de påvirkninger centerstrukturændringen medførte kombineret med effekterne af skolestrukturændringen.
I tabel 2 ses udviklingen i antal sygefraværsdage pr. årsværk i Ringsted Kommune. Som det ses af tabellen, så er der en fortsat stigning i 2019. Det er dog fortsat en dag pr. årsværk fra at være lige så højt som i 2008.
Tabel 2 – Fraværsdage pr. årsværk – kilde: KMD OPUS.
Se bilag 7 og bilag 8 for yderligere detaljer om sygefraværet.
I 2015 vedtog Koncernledelsen og HMU en handleplan for nedbringelse af sygefraværet, som bidrog til faldet i 2016 og 2017. Den seneste stigning i sygefraværet i 2018 og 2019 er grundlaget for at Koncernledelsen og HMU netop har vedtaget en revideret handleplan for indsatser i forhold til igen at øge opmærksomheden på sygefraværsindsatsen. Handleplanen er udarbejdet på baggrund af de erfaringer, der er opnået igennem de tidligere års arbejde med sygefravær. Den reviderede handleplan fokuserer på såvel forebyggelse som konkret håndtering af sygefraværet. I bilag 1 ses handleplanen, der beskriver de initiativer, der iværksættes i forhold til at håndtere det stigende sygefravær. Nedenfor gennemgås de initiativer, som der arbejdes med.
Implementering af sygefraværsvejledning
I november 2018 blev der vedtaget en ny vejledning om forebyggelse og håndtering af sygefravær i Ringsted Kommune (bilag 2). Vejledningen beskriver, hvordan sygefravær skal håndteres på den enkelte arbejdsplads. I øjeblikket indgår implementeringen af vejledningen som en del af indsatserne i forbindelse med sygefravær.
En vigtig indsats for at holde sygefraværet nede er at sikre den kontinuerlige tætte dialog mellem den sygemeldte medarbejder og arbejdspladsen. Forskningen viser, at allerede efter 6 ugers sygdom er der forøget risiko for, at medarbejderen aldrig vender tilbage til arbejdspladsen.
Allerede på 1. sygedag skal medarbejderen sygemelde sig til lederen, således der er en direkte kontakt mellem medarbejder og leder. I Ringsted Kommune er der 3 typer samtaler, der kan komme i anvendelse i forbindelse med sygefravær: omsorgssamtalen, sygefraværssamtalen og tjenstlig samtale. Omsorgssamtalen er den indledende individuelle samtale, som lederen tager med en medarbejder, der viser tegn på dårlig trivsel eller har flere sygdomsperioder. Sygefraværssamtalen er næste trin, hvis sygefraværet trækker ud. Sygefraværssamtalen gennemføres hver 2. uge ved langvarigt fravær, og formålet er at finde løsninger på, hvornår og hvordan medarbejderen kan genoptage arbejdet. Den tjenstlige samtale benyttes, i de tilfælde hvor sygefravær eksempelvis giver driftsmæssige problemer. Ringsted Kommune har dog en politik om, at terminale patienter ikke afskediges, uanset sygefraværets betydning for driften.
For at understøtte lederen i hvornår der skal afholdes samtaler i forbindelse med sygdom, modtager lederen en fraværsbesked fra personalesystemet, der angiver at det er tid til at holde en sygesamtale med den pågældende medarbejder. I bilag 9 fremgår det, hvornår disse adviseringer sendes afsted.
Dialoger på arbejdspladser
På arbejdspladser/centre med højt sygefravær planlægger HR møder med chefen på området med henblik på at afklare, hvordan HR kan understøtte arbejdet med at nedbringe sygefraværet.
HR følger sygefraværet på alle arbejdspladser hver måned. Ved stigning i sygefraværet, eller hvis sygefraværet bliver ved med at være højt, kontakter HR lederen for at undersøge baggrunden for det høje sygefravær, samt planlægge indsatser, der kan medvirke til at reducere sygefraværet.
I dialogen med lederne anvendes den del af ledelsesinformationen, der viser sygefraværet for den enkelte medarbejder. Der sættes endvidere fokus på lederens indsatser på arbejdspladsen, herunder hvordan medarbejderne sygemelder sig, kulturen på arbejdspladsen samt de særlige udfordringer, lederen har i forhold til sygefravær. Ligeledes drøftes vigtigheden af, at det lokale MED-udvalg og TRIOen inddrages i samarbejdet omkring håndtering af arbejdsforhold, arbejdsmiljøforhold, samarbejdsforhold eller personaleforhold, som spiller ind i forhold til sygefraværet.
I dialogen med lederen rådgives der om forskellige muligheder, for eksempel tilpasning af arbejdstid, §56, anvendelse af kommunens sundhedstilbud (bilag 3) samt de aftaler, som lederen har mulighed for at benytte sig af. Disse er beskrevet i pjecen om behandlingstilbud (bilag 4). Endvidere kan der aftales forskelligt i forhold til konflikter på arbejdspladsen og proces omkring sygefravær i LMU.
Langtidssygemeldte
Langtidssygemeldte medarbejderes sygefravær udgør 53 % af Ringsted Kommunes samlede sygefravær. Langtidssygemeldte medarbejdere defineres som medarbejdere med mere end 30 dages sygefravær inden for det seneste år. HR gennemgår kontinuerligt sygefraværet for alle langtidssygemeldte medarbejdere i kommunen, herunder om der er afholdt sygefraværssamtaler i overensstemmelse med Vejledning om forebyggelse og håndtering af sygefravær. Dernæst undersøges, om der er indhentet lægelig dokumentation. Det er ikke et krav, at der altid i forbindelse med et længerevarende sygefraværsforløb indhentes lægelig dokumentation, men ofte vil det – særligt hvis fraværet strækker sig ud over en måned – være hensigtsmæssigt at få en lægelig vurdering af sygdommen, herunder varigheden. Endelig undersøges det, om der er udarbejdet en handleplan. En handleplan kan indeholde en plan for gradvis genoptagelse af arbejdet, en justering af opgaver, skånebehov eksempelvis i form af flere indlagte pauser og lignende.
I forbindelse med ovenstående gennemgang af de langtidssygemeldte medarbejderes sygeforløb fokuseres der på medarbejdere i uopsagte stillinger, mens opsagte medarbejdere ikke gennemgås i første omgang, da det vurderes, at det vil være svært at få disse medarbejdere tilbage på arbejde, inden de fratræder. Denne vurdering bygger på, at størstedelen af disse medarbejdere netop er opsagt på grund af fravær.
Hvis gennemgangen af sygefraværssagen viser, at den pågældende leder har holdt sygesamtaler, og der er udarbejdet en plan for tilbagevenden eller lignende, foretager HR sig ikke yderligere i sagen. Hvis gennemgangen derimod viser, at der ikke er afholdt sygesamtaler, ikke foreligger relevant lægelig dokumentation og/eller ikke er udarbejdet en handleplan for tilbagevenden, kontakter HR den pågældende leder med henblik på at drøfte den langtidssygemeldte medarbejders situation, herunder hjælpe lederen med at udarbejde en plan for den pågældende medarbejder.
Trivselskoordinatoren
Ledere har mulighed for at henvise medarbejdere til individuelle samtaler med trivselskoordinatoren. Både medarbejdere der er på arbejde og medarbejdere, der er sygemeldte, kan henvises. Samtaler med trivselskoordinatoren er fortrolige, og de kan medvirke til at afklare og bearbejde medarbejderens situation, samt åbne mulighed for nye handleperspektiver.
Foruden individuelle samtaler tilbyder trivselskoordinatoren deltagelse i fælles møder med medarbejder og leder. Det er for eksempel relevant i forbindelse med, at en medarbejder skal vende tilbage til arbejdet efter en længere sygemeldingsperiode, eller hvis en medarbejder har behov for at der ændres på arbejdsopgaver i en periode for at forebygge en sygemelding. Endvidere deltager trivselskoordinatoren i rundbordssamtaler (med leder, Jobcenter og andre relevante personer) - oftest i forbindelse med at en medarbejder vender tilbage efter en længerevarende sygemelding.
I de første 11 måneder af 2019 er der henvist 83 medarbejdere. Henvisningerne fra de forskellige centre fordeler sig således:
Center | Antal henvisninger |
Skolecenter | 50 |
Børnecenter | 12 |
Arbejdsmarkedscenter | 4 |
Erhverv,-fritids- og kommunikationscenter | 3 |
Social- og sundhedscenter | 8 |
Vej- og ejendomscenter | 3 |
Teknik- og miljøcenter | 2 |
Koncerncenter | 1 |
Et stort antal medarbejdere henvises på grund af stress og belastningsreaktioner, mistrivsel på arbejdet, oplevelse af mange krav i arbejdet (både antallet af opgaver og følelsesmæssige krav) m.v. 45% af de medarbejdere, der blev henvist til trivselskoordinatoren var fuldtidssygemeldt, deltidssygemeldt eller fritaget for tjeneste. Samtaler med disse medarbejdere har fokus på restitution og tilbagevenden til arbejdspladsen. 55% af de medarbejdere, der blev henvist var i arbejde. Samtaler med disse medarbejdere har fokus på at forebygge en sygemelding.
I bilag 5 ses en oversigt over Ringsted Kommunes beredskab, der dels består af samtaler hos trivselskoordinatoren, dels henvisning til eksterne psykologer, og endelig Falck Healthcare, hvis der er tale om akutte og voldsomme hændelser.
Processer på arbejdspladserne
Derudover tilbyder HR at køre trivselsprocesser omkring samarbejde, konflikthåndtering mv., når arbejdsmiljø og trivsel på konkrete arbejdspladser er belastet, fx pga mange sygemeldinger, stort personaleomsætning, samarbejdsproblemer m.v.
Formålet med disse processer er, at personalet gen-etablerer et godt arbejdsmiljø.
En proces planlægges på følgende måde:
- Indledningsvis mødes leder og HR-konsulent til en drøftelse af situationen på den konkrete arbejdsplads, dvs der skabes en fælles forståelse for den konkrete udfordring
- Efterfølgende formuleres et formål for processen
- Der udarbejdes en procesplan, dvs. der planlægges og aftales konkret, hvordan processen skal forløbe. Herunder antal møder, metode, indhold, leders rolle, HR-konsulentens rolle ect.
- Processen gennemføres
- Der planlægges en opfølgning og gennemføres en evaluering 2-6 måneder efter processen
Tilbud om kurser i relation til sygefravær:
Der afvikles forskellige kurser, som centrerer sig om både håndtering og forebyggelse af sygefravær.
I 2020 er der planlagt følgende kurser:
1) Forebyggelse og håndtering af sygefravær.
Kurset afvikles forår og efterår og henvender sig primært til nye ledere, og til ledere der har et højt sygefravær i medarbejdergruppen.
Formålet med kurset er, at ledere får en viden om forskellige redskaber, der kan anvendes i forbindelse med sygemeldte medarbejdere.
2) Stressforebyggende ledelse.
Kurset afvikles forår og efterår og henvender sig til alle ledere.
Formålet med kurset er, at ledere får viden om stress og stressforebyggelse, samt viden om støtte til medarbejdere der er/har været sygemeldte pga stress.
3) Refleksive teams der sætter fokus på håndtering af sygefravær.
Der gives ledere mulighed for at deltage i team-refleksion én af 3 gange i løbet af foråret.
Formålet med kurset er at give lederne nye handlemuligheder. Lederne medbringer en vanskelig/kompleks sag om en sygemeldt medarbejder fra egen arbejdsplads, som kan bringes til refleksion i et lukket forum, med henblik på at lederen får øje på nye handlemuligheder.
4) Konfliktkurser
Kurset afvikles forår og efterår, og henvender sig til alle kommunens medarbejdere.
Formålet med kurset er, at give medarbejdere og ledere viden om konflikters udvikling, samt redskaber til egen ageren i konfliktfyldte situationer
Herudover er der afsat midler i arbejdsmiljøpuljen, hvor arbejdsmiljøgrupperne (leder og arbejdsmiljørepræsentant) kan søge om kompetencegivende efter- og videreuddannelse. Foreløbig er der bevilget midler til arbejdsmiljøkurser i fx reducering af støj, kontorindretning, stresshåndtering, konflikthåndtering, psykisk arbejdsmiljø og kommunikation samt adfærdsdesign.
Der afvikles netværksmøder to gange årligt for alle arbejdsmiljørepræsentanterne, hvor de klædes på til arbejdet med at forbedre arbejdsmiljø. Derudover styrkes de faglige kompetencer i arbejdsmiljøgrupperne og i TRIOen gennem en årlig arbejdsmiljøtemadag og en årlig TRIOdag. Disse to dage er en del af den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse.
Særlig indsats i forhold til krænkende handlinger i 2020:
Flere og flere - i sær offentligt ansatte - oplever vold eller trusler på deres arbejdsplads. Det viser tal fra Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø (NFA), som i undersøgelsen ’Arbejdsmiljø og helbred’ fra 2018 har spurgt 38.000 medarbejdere på danske arbejdspladser om deres arbejdsmiljø. Samme undersøgelse peger på, at forekomsten af mobning og seksuel chikane er noget højere i offentlige brancher end i private, om end tendensen er svagt faldende sammenlignet med tre tidligere tilsvarende undersøgelser.
På det offentlige område er i sær faggrupper som pædagoger på specialområdet, social- og sundhedspersonale, socialrådgivere og lærere udsat for vold og trusler fra borgere. På skoleområdet er tallet stigende på landsplan. Således har hver femte lærer været udsat for vold inden for det seneste år, mens knap hver fjerde er blevet truet. Tallene på landsplan svarer til resultatet fra forårets APV- og trivselsundersøgelse i Skolecenteret i Ringsted Kommune.
Skolecenteret og HR har iværksat en indsats, der skal medvirke til at forebygge mistrivsel og sygefravær hos skolernes medarbejderne som følge af fysisk og psykisk vold fra elever. Handleplanen for indsatsen ses i bilag 6.
Indsatsen har forskellige fokusområder, fx at alle skoler får opdateret de lokale retningslinjer for håndtering og forebyggelse af vold og trusler, så de bliver brugbare og effektive redskaber i det daglige arbejde. Andre fokusområder handler om videndeling, fx om forskellige typer af pædagogisk praksis, kompetenceudvikling og den gode introduktion af nye medarbejdere og vikarer, idet de er særligt udsatte i voldssammenhænge. HR understøtter arbejdet – bl.a. ved at yde støtte til det systematiske arbejde med registrering og analyse af krænkelser med henblik på forebyggende og opfølgende tiltag.
Arbejdsmiljøunderstøttelse
Arbejdsmiljøkonsulenten i HR inddrages løbende i både fysiske og psykiske arbejdsmiljøproblemstillinger på kommunens forskellige arbejdspladser, og yder den fornødne sparring til arbejdsmiljøgrupperne. Arbejdsmiljøkonsulenten understøtter ligeledes alle arbejdspladser, der får anmeldte besøg fra Arbejdstilsynet, herunder sikrer at der er styr på APVer, handleplaner mv. Der er netop gennemført en undersøgelse af, hvor mange af kommunens ledere og arbejdsmiljørepræsentanter, som ikke endnu har gennemført den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse. Det viste sig at være 13.9 % af den samlede gruppe. Disse ledere og arbejdsmiljørepræsentanter er blevet bedt om hurtigst muligt at tilmelde sig et kursus, med henblik på, at Ringsted Kommune kan leve op til den gældende arbejdsmiljølovgivning.
