Styringsstrategien er vedhæftet som bilag sammen med en analyse- og baggrundsrapport.

Analyse- og baggrundsrapporten er resultatet af et større internt analysearbejde, der har haft til formål at få klarhed over de udfordringer og uhensigtsmæssigheder, der er på området. Det er væsentligt at understrege, at eftersom analysen har haft dette formål for øje, kan den ikke betragtes som en evaluering af den samlede opgaveløsning på området.

Behovet for at udarbejde både analyse og styringsstrategi udspringer dels af stigende udgifter på området, som det blandt andet kom til udtryk i regnskabsresultatet for 2017 med et væsentligt merforbrug på det specialiserede børne- og ungeområde. Dels af et ønske om at afdække udfordringer og forbedringsmuligheder i områdernes organisering og opgaveløsning, fx i forhold til ledelsesinformation og systematiske sagsgange. Derudover er behovet for at se på den faglige kvalitet og styring af området blevet aktualiseret af nye benchmarkanalyser:

• VIVE’s benchmarkanalyse fra august 2018 viser, at Ringsted Kommunes udgiftsniveau på børneområdet (0-18-årige) er højere end på landsplan og højere end gennemsnittet for de øvrige kommuner i region sjælland. Det skyldes dyrere anbringelser og ikke at der er flere børn i foranstaltninger i Ringsted. Samme billede ses ikke for voksenområdet.
• Økonomi- og Indenrigsministeriets Benchmarkenhed har i september 2018 udgivet en analyse, der viser at Ringsted Kommune er blandt de dårligste kommuner til at sikre, at unge starter på en ungdomsuddannelse et år efter 9. klasse.

Analysen dækker hele det specialiserede område – dvs. både det specialiserede børne-, unge- og voksenområde – samt de dele af Sundhedstjenesten, dagplejeområdet og skoleområdet, der har relevans for det specialiserede område, fx i forhold til forebyggelse og inklusion.

Analysen baserer sig på følgende kilder:

• Data om økonomi og aktivitet, fortrinsvis fra kommunens økonomisystem
• Benchmarktal og analyser fra bl.a. KL og fra forsknings- og analysecentret VIVE
• Beskrivelser af organisering og opgaveløsning samt statusredegørelser for tidligere iværksatte handleplaner og initiativer på området. Disse redegørelser er udarbejdet af de forskellige relevante enheder i administrationen, fortrinsvis på ledelsesniveau.
• Interviews med relevante ledere og medarbejdergrupper.

Analysen peger generelt på et behov for at styrke samarbejdsprocedurer og den relationelle koordinering flere steder i organisationen. Analysen peger desuden på en lang række af udfordringer og forbedringspunkter i forhold til bl.a. kvalitetsstandarder, visitationsprocedurer, opfølgning i sager, ledelsesinformation og i samarbejdet med eksterne leverandører. Analysen viser også, at Ringsted Kommune kan styrke indsatserne i forhold til forebyggelse, tidlig opsporing og inklusion og at der er et væsentligt potentiale – både i forhold til kvalitet og økonomi – ved at udvikle eksisterende og nye tilbud i kommunen.

På baggrund af analysen har administrationen udarbejdet et udkast til en styringsstrategi. Styringsstrategien har til formål at sætte overordnede rammer og principper for den faglige og økonomiske styring af området i Ringsted Kommune. Styringsstrategien består af:

• Syv fælles principper for al sagsbehandling og opgaveløsning på det specialiserede område
• En række anbefalinger til konkrete samt forebyggende tiltag til at forbedre kvalitet og styring på det specialiserede område.

Med styringsstrategien bliver der identificeret handlinger og ændringer i kommunens indsatser på de specialiserede områder, som kan være med til at dæmme op for udgiftsudviklingen, og samtidig sikre fokus på kvalitet og effektivitet i opgaveløsningen. Ambitionen med styringsstrategien er at igangsætte indsatser og ændringer, der vil medføre et samlet fald i udgifterne til det specialiserede område fra 2020. Anbefalingerne falder inden for følgende temaer:

1. Styring og kvalitet - organisatorisk og formel rammesætning
2. Prisforhandling og fælles tilgang til leverandører
3. Øget fokus på kvalitet og effekt i sagsbehandlingen (mål og opfølgning)
4. Ledelsesinformation
5. Bedre forebyggende indsatser
6. Udvikling af tilbudsviften

I alt fremsættes 43 anbefalinger til tiltag, herunder bl.a. at:

• Styrke det tværprofessionelle samarbejde i de enkelte fagcentre og på tværs af organisationen.
• Fastlægge niveauer og principper for bevillingskompetence på tværs af alle områder og indrette visitationsprocesser herefter.
• Sikre sammenhæng i kvalitetsstandarderne på tværs af børne-, unge- og voksenområdet.
• Justere ressourcetildelingen på skoleområdet for at styrke det økonomiske incitament for inklusion.
• Ansætte to forhandlingskonsulenter til at bistå med at forhandle priser og kontrakter med eksterne tilbud (botilbud mv.).
• Justere praksis i forhold til fastsættelse af plejevederlag på børneområdet.
• Udvide samarbejdet med udvalgte eksterne tilbud ud fra en nærhedsstrategi.
• Sikre hyppigere opfølgning i sager for at styre og justere indsatser gennem handleplaner med fokus på mål og effekt for borgeren.
• Udvikle bedre ledelsesinformation for at skabe forudsætning for en sikker budgetstyring og faglig udvikling.
• Gennemføre en analyse af skole- og ungeområdet for at identificere tiltag, der kan øge antallet af unge, der påbegynder og fuldfører en ungdomsuddannelse markant.
• Styrke fokus på recovery - herunder på midlertidige & intensive indsatser på voksenområdet.
• Udvikle flere tilbud i Ringsted Kommune, når dette kan imødekomme borgerens behov for hjælp og støtte.

En del af de 43 anbefalinger kan iværksættes administrativt, mens andre skal godkendes politisk. Der vil blive forelagt særskilte politiske sager for de anbefalinger, der skal godkendes politisk. De 43 anbefalinger fremgår af tabellerne i vedhæftede styringsstrategi sammen med en tydelig markering af, hvilke der vil blive forelagt til politisk beslutning.

Det skal bemærkes, at anbefalingerne er dynamiske og vil blive løbende udvidet og justeret, med respekt for behandling i de rette foraer. Anbefalingerne vil ikke kunne gennemføres på én gang, men vil kunne iværksættes løbende over nogle år. Såfremt styringsstrategien bliver vedtaget, vil der blive nedsat en tværgående styregruppe, der skal planlægge den videre proces, herunder prioritering og rækkefølge for anbefalingerne.

Lukket bilag:

Bilag 1-2 er lukkede, da de indeholder informationer om væsentlige konkurrencemæssige parametre for de bydende, ligesom informationerne vil kunne stille kommunen dårligere ved kommende driftsudbud af gadelyset. Indtil gennemførsel af næste driftsudbud kan bilagene ikke åbnes, på dette tidspunkt må sagen revurderes.

Sagen er tidligere behandlet i

• Klima– og Miljøudvalget den. 22. februar 2018 pkt. 8, hvor det blev besluttet, at der i forløbet også skal medtages en løsningsmodel om hjemtagelse af drifts- og vedligeholdelsesopgaven, ligesom udvalget ønskede en ny sag om lysoplevelsen forud for en evt. modernisering.
• Byrådet den 12. marts 2018 pkt. 19, hvor Byrådet godkendte indstillingen med bemærkning om, at der laves en ny sag om lysoplevelsen forud for en evt. modernisering.
• Byrådet d. 26. juni 2018 pkt. 19, hvor det blev besluttet, at der fremadrettet ved moderniseringer eller opførsel af nye udelysanlæg anvendes dæmp frem for natsluk.

Administrationen modtog den 12. september 2018 tilbud fra tre ud af fire prækvalificerede bydende. De modtagne tilbud blev vurderet på følgende parametre og vægtning:

• Pris – 40 %.
• Design af den samlede løsning – 30 %.
• Innovation – 10 %.
• Samarbejdsorganisation – 20 %.

Pris

På denne parameter vurderes de bydende udelukkende på prisen. Da de indkomne tilbud lå tæt, opnåede laveste pris en score på 10, mens højeste pris opnåede scoren 8,68. Tildeling af de enkelte scorer fremgår af bilag 1.

Design af den samlede løsning

I udbuddet er det tilstræbt at opnå både en god teknisk kvalitet og lang levetid, samtidigt med at et sammenhængende udtryk mellem nye og eksisterende amarturer og master opnås.

De tilbudte amarturer lå generelt tæt på de ønskede amarturformer m.m., hvorved tildelingen af scorer også lå tæt i et interval fra 7 - 8. Tildeling af de enkelte scorer fremgår af bilag 1.

Innovation

Alle de tilbudte amarturer kan leveres med indbygget dæmp, ligesom de fleste mod en begrænset merpris kan udstyres med tilslutningsmulighed for individuel lysstyrring m.m.

De bydende skulle redegøre for at de var nytænkende og havde erfaring med at inddrage nye teknologier på gadelysområdet, herunder beskrive hvordan de ville løse opgaven med at få mest og bedst lys for pengene. Der blev givet scorer i intervallet 7 - 8. Tildeling af de enkelte scorer fremgår af bilag 1.

Samarbejdsorganisation

De bydende skulle beskrive den tilknyttede organisation, herunder at de nødvendige ressourcer og faglige kompetencer var til stede. Ønsket er at opnå et godt og smidigt samarbejde, hvor kommunen bliver inddraget rettidigt i beslutningsprocessen og hvor evt. uoverensstemmelser kan løses konstruktivt. Som med hensyn til innovationen ligger de bydende tæt og der blev tildelt scorer mellem 8 – 9. Tildeling af de enkelte scorer fremgår af bilag 1.

Det videre forløb i udbudsprocessen

Såfremt nærværende orientering tages til efterretning på byrådsmøde den 12. november 2018, meddeles tildelingsbeslutningen dagen efter til de bydende. Efter en 10 dages såkaldt ”stand-still” periode kan kontrakten underskrives.

Inden kontrakten underskrives afholdes et møde, hvor evt. uklarheder drøftes og småjusteringer af kontrakten kan efterfølgende foretages.

Når kontrakten er indgået, igangsættes en gennemgang af udelysanlægget, med det formål både at opdatere data på anlægget samt at finde evt. fejl og mangler, som skal udbedres af den nuværende driftsoperatør.

Anbefales godkendt.

Sagsgang

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Socialudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg

I denne sag skal Byrådet tage stilling til forslag til handleplan for bekæmpelse af rotter gældende fra perioden 2019 til 2021. Handleplanen skal afløse den tidligere plan fra 2014.

Sagsgang

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

De 17 kommunalbestyrelser i Region Sjælland og Regionsrådet skal senest 15. oktober indgå en rammeaftale på det specialiserede social- og undervisningsområde. Med denne sag forelægges forslag til forlængelse af rammeaftale 2018-19. KKR Sjælland har behandlet rammeaftalen i juni 2018 inklusive tillæg (allonge) 2019 og anbefaler den til godkendelse.

Det er, efter administrationens vurdering hensigtsmæssigt, at opgaveløsningen deles mellem Arbejdsmarkedscentret og Skolecentret således, at vejledningsopgaven, der følger af Vejledningsloven, Loven om særlig tilrettelagt ungdomsuddannelse (STU-loven) og Produktionsskoleloven placeres i Arbejdsmarkedscentret og at vejledningsopgaven, der følger af Folkeskoleloven, placeres i skolecentret.

Det vurderes samtidig hensigtsmæssigt, at de pågældende UU-medarbejdere, som i dag løser de beskrevne opgaver i Ringsted Kommune, virksomhedsoverdrages til Ringsted Kommune efter gældende bestemmelser.

Der tilknyttes  3 UU-vejledere til Skolcenteret, som pt. arbejder med opgaver jævnfør Folkeskoleloven, de refererer fremadrettet  til skolelederen på Campusskolen. På samme måde tilknyttes 3 UU-vejledere, som arbejder med opgaver jævnfør Vejledningsloven, STU-loven og Produktionsskoleloven til Arbejdsmarkedscentrets Ungeenhed med reference til lederen heraf.

Den administrative medarbejder har ligeledes reference til lederen af Ungeenheden, men betjener den samlede vejledningsopgave i både Skolecenter og Arbejdsmarkedscenter.

Endelig vurderes det hensigtsmæssigt, af hensyn til det faglige miljø og koordineringsmæssige behov, at der sikres en sammenhæng i og et samarbejdsforum om opgaveløsningen samt at løn- og personaleforhold koordineres – hvorfor Arbejdsmarkedschefen – og Skolechefen udarbejder et samarbejdsdokument herom.

Byrådet fik på møde den 26. juni 2018 en orientering om opsigelse af samarbejdsaftale med Ungdommens Uddannelsesvejledning (UU) i Vestsjælland. Som følge heraf, skal Ringsted Kommune fastlægge opgaveløsningen for målgruppen for UU i kommunen.

Ungdommens Uddannelsesvejledning blev ved lov etableret i 2004 med henblik på at styrke vejledningen af unge i grundskolen og op til 25 år. UU Vestsjælland blev etableret som et tværkommunalt samarbejde bestående af de nuværende Ringsted, Slagelse og Sorø kommuner. Slagelse Kommune er administrationskommune for UU Vestsjælland, og alle medarbejdere er i dag ansat i Slagelse Kommune, ligesom UU Vestsjællands sekretariat er placeret i Slagelse.

Med folketingets beslutning om etablering af en forberedende Grunduddannelse (FGU) til unge under 25 år får kommunerne det fulde ansvar for at gøre alle unge parate til at gennemføre en ungdomsuddannelse eller komme i beskæftigelse, og herunder også ansvaret for koordinering af den samlede ungeindsats i den enkelte kommune på tværs af uddannelses-, beskæftigelses- og socialindsatsen. Initiativet indebærer, at kravet om, at kommunens uddannelsesvejledning skal ske i regi af Ungdommens Uddannelsesvejledning (UU), fjernes. Det bliver således op til kommunerne selv at afgøre hvordan Ungdommens Uddannelsesvejlednings funktioner videreføres.

Der er syv medarbejdere med opgaver i Ringsted, bestående af seks vejledere og en administrativ medarbejder. De syv medarbejdere overgår via Lov om Virksomhedsoverdragelse, til ansættelse i Ringsted Kommune pr. 1. januar 2019

Godkendt.

Direktionen indstiller, at det fremsendte tilbud om kompensation accepteres.