Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Med denne sag gives der en status på arbejdet med eventuel ny organisering af Ringsted Kongrescenter. Der fremlægges endvidere en proces- og tidsplan for det videre arbejde.

Ringsted Kongrescenters hovedopgaver er i dag todelte; 1) drift og udvikling af kongrescentret, og 2) turisme- og eventsekretariatsfunktion for Ringsted Kommune. Byrådet besluttede i juni 2019, at der skulle arbejdes videre med oplæg til organisering af Ringsted Kongrescenter i en model, hvor der kan indgås en driftsaftale kommunen og en erhvervsdrivende fond.

På baggrund af Byrådets beslutning har administrationen indhentet erfaringer fra andre kommuner om processen ved og indholdet af lignende organiseringsmodeller for musik/kulturhuse. Administrationen har derudover også gennemført indledende drøftelser med mulige aktører bag en eventuelt lokalt forankret fond ift. vilje til at etablere erhvervsdrivende fond, der vil indgå en driftsaftale omkring Ringsted Kongrescenter.

Med denne sag er der udarbejdet et notat (bilag 1). Notatet gennemgår kortfattet, hvilke forhold der politisk vil skulle tages stilling til i forbindelse med, at driften af Ringsted Kongrescenter eventuelt skal overgå til en erhvervsdrivende fond. Notatet består af 7 dele:

1)      Oplæg/rammer for leje- og driftsaftale vedr. bygning med erhvervsdrivende fond

2)      Overblik over udestående anlægs- og genopretningsopgaver i de nærmeste år

3)      Oplæg/rammer for driftsaftale ift. kultur

4)      Oplæg/rammer for driftsaftale ift. event og turisme

5)      Oplæg/rammer for vedtægter for en erhvervsdrivende fond

6)      Budgetestimat for Ringsted Kongrescenter i erhvervsdrivende fond

7)      Vilkår for medarbejdere og ledere ved overgang fra kommune til fond

Notatet indeholder ikke udtømmende redegørelser for ovenstående eller færdige oplæg til dokumenter, men skitserer på overordnet plan fx via overblik, hovedtal eller en fortegnelse over hovedpunkter, hvilke forhold og beslutninger, der vil skulle indgå i og træffes beslutning om, såfremt driften af Ringsted Kongrescenter skal overgå til en erhvervsdrivende fond.

Notatets indhold og overblik skal desuden anvendes i den videre dialog med en erhvervsdrivende fond, idet endeligt indhold i driftsaftale og lejeaftale vil blive fastlagt efter dialog/forhandling med den erhvervsdrivende fond.

Administrationen gør særligt opmærksom på fire forhold:

1. At overblikket over de udestående genopretningsopgaver i de kommende år samlet set vurderes at udgøre kr. 3.980.000, som der ikke er afsat budget til. Genopretningsopgaverne prioriteres i øjeblikket af Byrådet i den samlede pulje af genopretningsopgaver i kommunen, men i forbindelse med en eventuel drifts- og lejeaftale med en erhvervsdrivende fond vurderer administrationen, at fonden vil ønske en aftale om udbedring af genopretningsopgaver fx over en 3-5 årig periode

2. At der er planlagt anlægsopgaver (zinktag) til kr. 2,1 mio. kr., hvor der er afsat budget til 2021.

3. At der er gennemført besigtigelse og vurdering af årligt huslejeniveau ved to uafhængige mæglere i oktober 2019. Mæglerne vurderer, at markedsprisen for det årlige huslejeniveau for udleje af Ringsted Kongrescenter er:

Mægler 1: 2.175.000

Mægler 2: 3.250.000

Markedsvurderingen for udleje ligger dermed i spændet kr. 2.175.000-3.250.000. Udlejen vil endeligt blive fastlagt efter forhandling med eventuel erhvervsdrivende fond, og udlejeniveauet vil blive fastlagt efter rammerne for en konkret lejeaftale er kendt. Administrationen gør opmærksom på, at budgettet til drift af Ringsted Kongrescenter i dag i regi af Ringsted Kommune ikke indeholder de samlede udgifter til husleje. Det må derfor forventes, at en fremadrettet driftsaftale med en erhvervsdrivende fond vil skulle indeholde et beløb, der kan dække huslejebetaling.

4. At Ringsted Kongrescenter har beregnet, at der er et indtægtspotentiale for Ringsted Kongrescenter i en erhvervsdrivende fond omkring kultur-og kongresarrangementerne fra år 2021 og frem på kr. 1.347.000. Vurderingen er dermed, at der er et indtægtspotentiale, som Ringsted Kommune og fonden vil skulle forhandle om ift. at merindtægterne fx kan anvendes til at reducere et kommunalt driftstilskud til en fond bag Ringsted Kongrescenter ift. det nuværende budget for Ringsted Kongrescenter eller at merindtægterne kan anvendes til at højne aktivitetsniveau eller kvalitet i Ringsted Kongrescenter.

I forhold til, at Ringsted Kongrescenter kan overgå til drift i en erhvervsdrivende fond fra 1. januar 2021 vil proces- og tidsplanen for det videre arbejde være:

Ingen. Ringsted Kongrescenters LMU er orienteret om status på processen, ligesom kongrescentrets LMU vil blive hørt i forbindelse med, at der foreligger konkret oplæg til organisering af Ringsted Kongrescenter i regi af erhvervsdrivende fond, såfremt der skal arbejdes videre med dette.

Ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

I forhold til aktuelt status samt fremadrettet indhold i eventuelle aftaler med en erhvervsdrivende fond vurderer administrationen, at det med det foreliggende notat og de indledende sonderinger fortsat er muligt at arbejde i retning af drift af Ringsted Kongrescenter i regi af en erhvervsdrivende fond. Det er administrationens vurdering, at der lokalt er interesse for etablering af en erhvervsdrivende fond til formålet. Og det er administrationens vurdering, at hovedpunkterne i den fremadrettede dialog og forhandling med en eventuel erhvervsdrivende fond er identificeret. Som det fremgår af sagen, er det også administrationens vurdering, at

• en erhvervsdrivende fond vil ønske en aftale om udbedring af genopretningsopgaver fx over en 3-5 årig periode
• budgettet til driftsaftalen med en erhvervsdrivende fond skal indeholde et beløb til huslejebetaling
• der er et indtægtspotentiale for en erhvervsdrivende fond, som kan bruges til reduktion af driftstilskuddet fra kommunen eller flere aktiviteter/højere kvalitet i Ringsted Kongrescenter

Men administrationen vurderer også, at disse punkter vil skulle forhandles med den erhvervsdrivende fond.

Administrationen vurderer også i forlængelse af proces- og tidsplanen, at arbejdet og drøftelserne med en eventuel erhvervsdrivende fond nu går ind i en fase, hvor en fond vil skulle anvende tid og økonomi til dannelsen af en erhvervsdrivende fond. Dermed vil fonden have en forventning om, at Byrådets intention er at arbejde for indgåelsen af en driftsaftale for Ringsted Kongrescenter fremadrettet – om end indgåelsen formelt først vil ske, når der foreligger et endeligt aftalegrundlag, som Byrådet kan tage stilling til.

Direktionen indstiller, at

1. Orientering om status tages til efterretning

2. Proces- og tidsplan godkendes

Anbefales godkendt.

Ej til stede: Sadik Topcu

Anbefales godkendt.

Godkendt

Ej til stede: Mette Ahm-Petersen

Administrationen har arbejdet efter den tidsplan, som Byrådet vedtog i januar 2020 for det videre arbejde med muligheden for driften af Ringsted Kongrescenter i en erhvervsdrivende fond, herunder løbende dialog med aktører bag eventuel fond.

Arbejdet har været sat i bero af den aktuelle corona/Covid-19-situation og bl.a. har den aktørgruppe, som arbejder på at etablere en erhvervsrivende fond, aflyst et planlagt informationsmøde for virksomheder og interesserede medio april 2020 pga. forsamlingsforbuddet.

Ringsted Kongrescenter har været lukket ned for aktiviteter siden corona/Covid-19-situationens begyndelse i marts 2020. Den 7. og 8. maj 2020 fremlagde Folketingets partier de aktuelle planer for den trinvise genåbning af Danmark i de såkaldte faser 2 og 3. Disse betyder, at Ringsted Kongrescenter fortsat ikke er i drift, og at det aktuelt ikke er muligt at få en konkret vurdering af, hvornår der igen må gennemføres hverken større eller mindre kulturarrangementer i Ringsted Kongrescenter. Forventeligt vil forsamlingsforbuddet blive fastholdt på niveauet 30-50 personer fra den 8. juni og frem til og med august 2020.

På den baggrund har Ringsted Kongrescenter aflyst og flyttet en lang række aktiviteter fra foråret og forsommeren 2020 til efterår 2020 samt vinter og forår 2021, men det er fortsat uklart, om og hvordan mulighederne bliver for gennemførelse af koncerter, konferencer, stand up mv. resten af 2020 samt ind i 2021.

Ringsted Kongrescenter er bl.a. derfor også kommet med i de statslige kompensationsordninger vedr. løn, som administrationen pt. arbejder på at afklare den præcise afdækning af for Ringsted Kongrescenters vedkommende via den fælles organisation for de største danske kultur- og kongreshuse, DKK. I alt er vurderingen pt. (primo maj 2020), at de økonomiske konsekvenser for Ringsted Kongrescenter for 2020 bliver et tab på kr. 1,5 mio. kr. i 2020, såfremt en fuld genåbning er mulig fra 1. september 2020. Hvis dette ikke bliver tilfældet vil det økonomiske tab blive større.

Vurderingen fra administrationen er således, at den aktuelle og fremadrettede driftssituation for Ringsted Kongrescenter i øjeblikket gør det vanskeligt at sikre både et klart overblik over aktivitetsmuligheder samt økonomi i driften af Ringsted Kongrescenter i 2020 og fremadrettet, der kan danne et sikkert grundlag for både en erhvervsdrivende fonds igangsættelse og Byrådets beslutning om vilkår for en driftsaftale mellem Ringsted Kommune og en erhvervsdrivende fond. Administrationen har ligeledes været i dialog med aktørgruppen, som har arbejdet på at forberede en erhvervsdrivende fond, og de angiver, at de ikke mener, at det er tiden lige nu til at danne en erhvervsdrivende fond til drift af kongrescentret. Gruppen anbefaler således en ”time out” i arbejdet. Administrationen tilslutter sig denne vurdering og anbefaler, at sagen genoptages, når der er klarhed omkring de fremadrettede driftsforhold for Ringsted Kongrescenter. Administrationens vurdering er således, at det ikke er realistisk at have en målsætning om etablering af fond samt indgåelse af driftsaftale mellem Ringsted Kommune og en erhvervsdrivende fond omkring driften af Ringsted Kongrescenter fra årsskiftet 2020/2021.

Direktionen indstiller, at sagen genoptages, når der er klarhed omkring de fremadrettede driftsforhold for Ringsted Kongrescenter.

Anbefales godkendt.