Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Byrådetskal i denne sag tage stilling til udkast til besvarelse af en henvendelse fraStatsforvaltningen, det kommunale tilsyn, vedlagt som bilag 1. Henvendelsen vedrører RingstedKommunes praksis for offentliggørelse af de beslutninger som Byrådet træfferfor lukkede døre.

Idecember 2014 blev der klaget til tilsynet over Ringsted Kommune. Klagen varbegrundet i, at kommunen ikke havde offentliggjort indholdet af en beslutningog oplysning om, hvilke medlemmer der havde stemt for beslutningen. Sagen varblevet behandlet for lukkede døre.

Selvesagen vedrørte et udbud på rengøringsområdet og den blev behandlet for lukkededøre af kommercielle hensyn. Beslutningsprotokollen blev offentliggjort den 16.januar 2015, hvor sagen ikke længere var fortrolig. Statsforvaltningen har derforikke foretaget sig yderligere i den konkrete sag.

Sagenhar imidlertid fået Statsforvaltningen til at anmode Ringsted Kommune om enredegørelse for kommunens praksis i forhold til offentliggørelse afbeslutninger og afstemningsforhold i sager, der behandles for lukkede døre.

Nårder er tale om en lukket sag, er det sådan i dag, at Ringsted Kommune kunoffentliggør sagens overskrift.

Detfremgår af styrelsesloven, at kommunerne skal føre en beslutningsprotokol og atden skal offentliggøres, med mindre der derved offentliggøres fortroligeoplysninger. Det er ikke nærmere defineret, hvad ”beslutningsprotokol”omfatter. Administrationen har været i dialog med KL og Tilsynet, men det harikke været muligt at få et klart svar.

Formåletmed at føre beslutningsprotokollen er, at det skal kunne dokumenteres, hvadindholdet i de trufne beslutninger er samt, hvilke medlemmer der er ansvarligefor beslutningens vedtagelse.

Administrationenhar foretaget en stikprøvekontrol af en række kommuneres praksis. Undersøgelsenviser, at en del andre kommuner gør som Ringsted. Andre kommuner offentliggørbåde overskrift, beslutning (men beslutningen offentliggøres kun i form af”godkendt” eller ej) samt afstemningsforholdene. Et fåtal af kommuneroffentliggør den indstilling som byrådet har besluttet.

Ingen

Ingenbevillingsmæssige konsekvenser

Deter administrationens vurdering, at den nuværende praksis, hvor kun sagensoverskrift offentliggøres er unødig restriktiv. Det er ikke entydigt, hvad derligger i lovgivningens krav om, at beslutningsprotokollen skal offentliggøres,men for at være på den sikre side og for at udvise mest muligt åbenhed oggennemsigtighed anbefales det fremadrettet også at offentliggøre indstillingenog afstemningen.  

Enoffentliggørelse der også omfatter indstillingen og afstemningen hænger ifølgeadministrationens vurdering også bedst sammen med formålet med at føre enbeslutningsprotokol, hvorefter det må kunne kræves, at indholdet ibeslutningsprotokollen skal give mening og kunne stå alene. På den baggrundanbefales det, at ændre praksis så selve indstillingen også offentliggøres, medmindre der derved røbes fortrolige oplysninger. Det anbefales videre atredegørelsen til tilsynet udformes som vedlagte bilag 2.

Direktionenindstiller, at Redegørelsen til tilsynet vedlagt som bilag 2 godkendes.

Anbefalesgodkendt

Ej til stede: Per Nørhave