Godkendt med Økonomiudvalgets bemærkning.

Ej til stede: Line Lynnerup

Indledning

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

I denne sag skal Byrådet udpege et antal brevstemmemodtagere til afvikling af brevstemmeafgivning til Kommune- og Regionsrådsvalget samt Ældrerådsvalget 16. november 2021.

Beskrivelse af sagen

Brevstemmemodtagerne afvikler brevstemmeafgivningen på plejecentre, i borgernes eget hjem og på krisecentret. Brevmodtagelsen disser steder er planlagt til uge 45 - alle dage fra kl. 09.00 - 17.00.

Hvervet som stemmemodtagere skal ifølge lovgivningen varetages af mindst 2 tilforordnede vælgere, der er valgt af Kommunalbestyrelsen. Kommunalbestyrelsen kan dog bestemme, at én af stemmemodtagere udpeges blandt ansatte. 

I Ringsted Kommune er der tradition for, at brevstemmemodtagerene er tilforordnede og ikke ansatte, derfor er der i denne sag indstilling om udpegelse af 8 tilforordnede.

Brevstemmemodtagere skal i henhold til valglovgivningen udpeges af Byrådet ved forholdstalsvalg.

Hver brevstemmemodtager skal regne med at bruge 4 hele dage.

Udgangspunktet for udpegningen er den d´Hondtske metode, foretaget på baggrund af den gruppeinddeling (partigruppe), der er i Byrådet i dag. Hvor A har 5 medlemmer, V har 6 medlemmer, O, C og Ø har 2 medlemmer og F, B, R og K har hver 1 medlem. Man kan dog vælge at indgå valggruppeaftaler til brug for udpegningen ved hvert valg specifikt, eller man kan vælge at benytte den valggruppeaftale, der lå til grund for konstitueringen.

Ved tidligere valg og afstemninger er der udpeget 6 brevstemmemodtagere, men da der til dette valg reelt er 3 brevstemmer pr vælger (hhv. 1 til Byrådsvalget, 1 til Regionsrådsvalget og 1 til Ældrerådsvalget) foreslår administrationen, at der udpeges 8 brevstemmemodtagere. Tidligere valgs erfaringer viser også, at det tager tid at få udfyldt brevstemmerne på plejecentrene, og det derfor vil være mere optimalt med 8 brevstemmemodtagere.

Hvis der ikke udpeges valggrupper fører anvendelsen af den d’Hondtske metode til, at V udpeger 3 brevstemmemodtagere, A udpeger 2 brevstemmemodtagere, O, C og Ø udpeger hver 1 brevstemmemodtager.

Der er nogle personer, der ikke kan udpeges til at varetage hvervet som stemmemodtager i vælgernes hjem:

• kandidater til valget
• personer, der er ansat i kommunen eller hos en af kommunen antaget privat leverandør til at yde personlig og praktisk hjælp m.v. i hjemmet, hjemmesygeplejersker eller andre aktivt udøvende i hjemmesygeplejerskeordningen.

Inddragelse og høring

Ingen

Økonomi

Ingen

Vurdering

Administrationen vurderer, at ved udpegelse af 8 brevstemmemodtagere vil brevstemmemodtagningen på plejecentre, i eget hjem og på krisecentret foregå mere optimalt.

Konsekvenser for handicapområdet

Ingen

Indstilling

Direktionen indstiller, at der udpeges 8 brevstemmemodtagere - 3 fra V, 2 fra A og 1 fra O, C og Ø.

Supplerende sagsfremstilling til Økonomiudvalget 6. september 2021

Dansk Folkeparti har via mail 10. august 2021 meddelt at de ikke kan udpege en brevstemmemodtager.

Administrationen vurderer, at der er brug for 8 brevstemmemodtagere. Dels skal brevstemmemodtagerne gå 2 og 2 sammen, men det er også en tidskrævende brevstemmeafgivning, fordi der reelt er talt om 3 brevstemmer hhv. Kommune, Region og Ældreråd.

Fordelingen af hvem der skal udpege brevstemmemodtagere er ovenfor efter den d'Hondtske metode. Iflg. den skal nummer 9 brevstemmemodtager udpeges af A, det kunne være en mulighed.

Der er også den mulighed, at Byrådet beslutter, at hvis ikke partierne kan udpege brevstemmemodtagere, så vælges der er en administrativ udpeget brevstememmodtager.

Direktionen indstiller, at A udpeger endnu 1 brevstemmemodtager. 

Udsat.

Ej til stede: Line Lynnerup

Indledning

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Byrådet besluttede den 10. maj 2021 at igangsætte arbejdet med etablering af en whistleblowerordning, som organisatorisk blev placeret hos kommunens borgerrådgiver. Byrådet besluttede, at der skulle udarbejdes en mere detaljeret beskrivelse af ordningen, som skulle forelægges Byrådet samtidig med en vurdering af borgerrådgiverens uvildighed. HMU har i juni og august drøftet whistleblowerordningen og HMU har ingen bemærkninger til at whistleblowerordningen, organisatorisk placeres hos borgerrådgiveren.

Beskrivelse af sagen

På baggrund af Byrådets beslutning den 10. maj 2021 er der nu udarbejdet en procedure for indberetning til whistleblowerordningen (bilag 1), der er suppleret med grafisk illustration (bilag 2).

Opbygningen af ordningen

HMU vurderer, at medarbejderne opfatter borgerrådgiveren som uvildig, og dermed vil være trygge ved at bruge whistleblowerordningen, hvis den placeres hos borgerrådgiveren.

I den følgende beskrivelse, er der taget udgangspunkt i, at ordningen placeres hos borgerrådgiveren. Hvis Byrådet beslutter, at ordningen skal placeres eksternt, vil proceduren være den samme. Whistleblowerenheden dækker i så fald blot en ekstern part i stedet for borgerrådgiveren.

Indberetning til Ringsted Kommunes whistleblowerordning sker via et selvstændigt eksternt it-system (whistleblowerportalen), der ikke har forbindelse til kommunens øvrige systemer. Portalen tilgås via Ringsted Kommunes hjemmeside, og der sker ingen registrering af brugerne, som forsøger at tilgå portalen. Det vil alene være medarbejdere, som er tilknyttet whistleblowerfunktionen, som har adgang til systemet. På nuværende tidspunkt er det dermed alene borgerrådgiveren, som vil få adgang.

Når en indberetning af et forhold er modtaget via whistleblowerportalen, oprettes der en sag hos i whistleblowerenheden. Derefter tager whistleblowerenheden stilling til, om sagen falder inden for whistleblowerordningens anvendelsesområde, og om det er muligt at undersøge forholdene nærmere (whistleblowerenheden visiterer sagen). Der skal der være tale om indberetninger, som vedrører overtrædelser af EU-retten, og indberetninger, som vedrører alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold.

Såfremt whistleblowerenheden afviser sagen, fordi den falder uden for lovens anvendelsesområde, orienteres whistlebloweren om dette. Hvis whistleblowerenheden vurderer, at sagen bør undersøges nærmere orienterer whistleblowerenheden den relevante fagdirektør, med oplysning om, hvad whistleblowerenheden mener direktøren bør undersøge nærmere. Såfremt den pågældende fagdirektør skulle være involveret i det anmeldte forhold orienteres Byrådet via borgmesteren.

Det er alene oplysninger vedrørende den eventuelle overtrædelse, som whistleblowerenheden kan videregive. Oplysninger om whistleblowerens identitet eller oplysninger, som vil medføre at whistleblowerens identitet afsløres, må ikke videregives.

Fagdirektøren skal, efter at have modtaget sagen, beslutte hvordan forholdet skal undersøges, dvs. rammerne og metoden. Det er vigtigt, at fagdirektøren kun involverer de personer, som er nødvendige for at afdække og undersøge forholdet. Det kan fx være HR i forhold til evt. ansættelsesretlige aspekter, Jura ift. øvrige retlige aspekter, IT eller Økonomi. Fagdirektøren er i henhold til lov om beskyttelse af whistleblowere § 25, stk. 2, underlagt en særlig tavshedspligt i forhold til de oplysninger, som er videregivet fra whistleblowerenheden. Denne tavshedspligt omfatter ligeledes de medarbejdere fagdirektøren finder det relevant at involvere i undersøgelsen.

Når fagdirektøren har afsluttet undersøgelsen sendes resultatet af undersøgelsen til whistleblowerenheden. Whistleblowerenheden orienterer herefter whistlebloweren om resultatet af undersøgelsen, i det omfang det er muligt. Såfremt whistleblowerenheden mener der er forhold, som ikke er undersøgt tilstrækkeligt beder whistleblowerenheden fagdirektøren om, at evt. at supplere undersøgelsen. Whistleblowerenheden har mulighed for at orientere Byrådet via borgmesteren såfremt whistleblowerenheden ikke finder forholdene er undersøgt tilstrækkeligt.

Al kommunikation med whistlebloweren kan foregå via whistleblowerportalen. Såfremt whistlebloweren er anonym er whistleblower selv nødt til at logge ind på portalen for at se evt. meddelelser fra whistleblowerenheden. Ellers kan systemet sættes op til at notificere anmelderen om nye beskeder på portalen.

Whistleblowerportalen (it-systemet)

Administrationen har været i dialog med forskellige leverandører af it-systemer til whistleblowerordninger med henblik på en markedsafdækning af priser og muligheder. Administrationen har herefter fået præsenteret et system, som opfylder de behov og krav til funktionalitet, der er brug for. Der er tale om et selvstændigt eksternt it-system, uden snitflader til andre systemer i Ringsted Kommune, og hverken leverandøren eller kommunens it-afdeling har adgang til systemet. Systemet anvendes af mange andre kommuner og har eksisteret siden 2010. Indberetninger via systemet kan ske både skriftligt og mundtligt (via video eller lydoptagelse) og der kan vedhæftes filer, såfremt der er brug for dette. Indberetningerne kan endvidere ske anonymt. Når en medarbejder eller leverandør/samarbejdspartner ønsker at indberette et forhold, kan den pågældende anvende pc, mobiltelefon eller tablet.

Ressourcer

På baggrund af erfaringer fra eksisterende whistleblowerordninger i andre kommuner er forventningen, at der vil være mellem 0-10 indberetningr om året i Ringsted Kommune. Erfaringen fra andre kommuner er, at det kræver mellem 25-30 timer at behandle en sag for whistleblowerfunktionen, og at det i gennemsnit vil kræve 50-60 timer for administrationen at undersøge forholdene. Ressourceforbruget både hos borgerrådgiveren og administrationen forventes at kunne holdes inden for budgetrammen.

Evaluering

Det foreslås, at whistleblowerfunktionen evalueres inden udgangen af 2024, med henblik på at vurdere opbygningen af ordningen, anvendelsen og det samlede ressourceforbrug inkl. økonomi. Der er

Inddragelse og høring

HMU har på mødet den 28. juni 2021 og igen den 30. august 2021 diskuteret whistleblowerordningen. HMU har givet følgende tilbagemelding vedrørende borgerrådgiverens uvildighed:

”Der er ingen bemærkninger fra HMU til, at whistleblowerordningen placeres hos borgerrådgiveren”.

Økonomi

Omkostningerne til indkøb af it-systemet vil være 10.000 kr. De løbende omkostninger til drift af systemet (licens, hosting, support, revisionsrapport mv.) vil være 24.000 kr. årligt. Omkostninger forventes, at kunne afholdes inden for budgetrammen.

Vurdering

Det er administrationens vurdering, at det på baggrund af HMUs tilbagemelding kan lægges til grund, at HMU ikke har indvendinger til at whistleblowerordningen placeres hos borgerrådgiveren.

Administrationen har på den baggrund udarbejdet en procedure for indberetning til whistleblowerordningen. Proceduren er i overensstemmelse med lovens krav og de beslutninger for etablering af ordningen som fremgår af Byrådets beslutning af 10. maj 2021.

Administrationen vurderer endvidere, at indkøbet af it-systemet sikrer, at Ringsted Kommune kan leve op til lovens krav vedrørende registrering og sagsbehandlingen af sagerne, således at Ringsted Kommune kan overholde kravene om tavshedspligt om whistleblowerens identitet og oplysninger om sagen generelt, ligesom der sikres en mulighed for at kommunikere sikkert med whistlebloweren.

Konsekvenser for handicapområdet

Ikke relevant.

Indstilling

Direktionen indstiller,

• At whistleblowerordningen organisatorisk placeres hos Borgerrådgiveren.
• At orienteringen om opbygningen af whistleblowerordningen – som skitseret i proceduren for indberetning til whistleblowerordningen og det grafiske overblik – tages til efterretning herunder også indkøb af it-system til brug for ordningen.
• At HMUs konklusion bemærkninger til placeringen hos borgerrådgiveren tages til efterretning.
• At ordningens grundlæggende opbygning, økonomi, ressourceforbrug og anvendelse evalueres inden udgangen af 2024 og at Byrådets orienteres om resultatet af evalueringen.

Godkendt.

Ej til stede: Line Lynnerup

Mona Musse (Ø) blev udpeget som stedfortræder for Henrik Kjær.

Ej til stede: Line Lynnerup