Indledning

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

I denne sag skal der tages stilling til anlægsoversigten for 2021, som indeholder alle nye og tidligere vedtagne projekter pr. 30. juni 2021.

Beskrivelse af sagen

Det fremgår af Kasse- og Regnskabsregulativet, at der skal fremlægges et administrativt forslag til en tidsplan for, hvornår de enkelte anlægsprojekter gennemføres og afsluttes. Samtidig besluttede Byrådet i forbindelse med genopretningsplanen for anlægsområdet den 25. juni 2019, pkt. 14, at senest tre måneder efter budgetvedtagelsen fremlægges en tidsplan for Plan- og Boligudvalget, Økonomiudvalget og Byrådet, som indeholder alle nye og tidligere vedtagne anlægsprojekter. Administrationen udarbejder derfor en anlægsoversigt til politisk behandling hvert kvartal. Her vil være en status på fremdriften, nye milepæle samt administrationens vurdering af økonomien i de enkelte projekter.

Det fremgår af anlægsoversigten hvilke anlægssager der arbejdes på i 2021, se bilag 1 - Anlægsoversigten pr. 30. juni 2021 total. Anlægsprojekterne er ligeledes delt op i anlægsoversigter pr. udvalg, der kan ses i følgende bilag:

• bilag 2 – Plan- og Boligudvalget
• bilag 3 – Klima- og Miljøudvalget
• bilag 4 – Børne- og Undervisningsudvalget
• bilag 5 – Kultur- og Fritidsudvalget
• bilag 6 – Social- og Arbejdsmarkedsudvalget
• bilag 7 – Økonomiudvalget og Byrådet
• bilag 8 – Ældre- og Genoptræningsudvalget

Anlægsoversigten dækker anlægssager, som er påbegyndt før 2021, men som der stadig arbejdes på i 2021. Anlægsoversigten dækker endvidere anlægssager som er startet op i 2021 og færdiggøres i 2021, eller fortsætter efter år 2021.

Tidsangivelserne for anlægssagerne er vurderet ud fra den viden, der er til rådighed om de pågældende sager på nuværende tidspunkt, de administrative ressourcer, der er til rådighed og brugen af eksterne rådgivere.

Farvemarkeringer tydeliggøre i hvilke projekter der er afvigelser eller risiko for afvigelser i forhold til tid, økonomi og kvalitet. RØD: betydende overskridelse inden for tid, økonomi og kvalitet har fundet sted - GUL: risiko for betydende overskridelse inden for tid, økonomi og kvalitet. – Ingen farve: tid, økonomi og kvalitet forventes overholdt og projektet kører planmæssigt.

Anlæg, der etableres under en overordnet ramme (fx Cykelstier, Fortove, Genopretning af bygninger, Efterslæb af vedligehold på skoler), oprettes med særskilt anlægsnummer når sagen for det enkelte anlæg er fremlagt og godkendt i Byrådet. Anlægget fremgår herefter i anlægsoversigten med en selvstændig linje med eget rådighedsbeløb, og den overordnede ramme nedskrives samtidigt med et beløb, svarende til det godkendte. Herved vil der være overblik over hvor meget af rammen, der er disponeret, og hvordan status er i den pågældende sag.

Anlægsoversigten er dynamisk, og der kan derfor ske justeringer i formen i de kommende behandlinger som følge af politiske eller administrative ønsker.

Inddragelse og høring

Ingen.

Økonomi

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Vurdering

Administrationen vurderer, at der med fremlæggelse af anlægsoversigten skabes et godt overblik. Her ses alle igangværende sager, hvilke igangværende anlægssager der starter op i 2021, hvilke anlægssager der forventes gennemført og afsluttet i 2021 og hvilke anlægssager, der fortsætter efter år 2021, samt hvad status er. 

Med udgangspunkt i den viden der er til rådighed om de pågældende anlæg på nuværende tidspunkt og de administrative og eksterne ressourcer, der står til rådighed, vurderes det, at anlægsprojekterne kan gennemføres i henhold til den fremlagte anlægsplan.

Sagen vurderes ikke at konsekvenser for handicapområdet.

Indstilling

Direktionen indstiller, at anlægsoversigten for 2021, pr. 30. juni 2021, godkendes.

Godkendt.

Ej til stede: Line Lynnerup

Indledning

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

I denne sag orienteres der om status på ESCO-projektet. Samtidig skal der tages stilling til det videre forløb, samt hvordan udgifter afholdt uden for projektets ramme skal finansieres.

Beskrivelse af sagen

Sagen er tidligere blevet behandlet i:

Plan- og Boligudvalget den 22. juni 2015, pkt. 12

Klima- og Miljøudvalget den 16. juni 2015, pkt. 15

Byrådet den 13. marts 2017, pkt. 12

Byrådet den 12. marts 2018, pkt. 13

Byrådet den 14. januar 2019, pkt. 18

Byrådet den 2. december 2019, pkt. 18 og 19

ESCO er et Offentligt Privat Samarbejde mellem Ringsted Kommune og Kemp & Lauritzen, hvor der er fokus på energiforbrug i de kommunale ejendomme. I konceptet indgår typisk en energianalyse, entreprise- og garantifase, hvor der mod betaling garanteres et reduceret forbrug i el og varme. Princippet for investeringer som kan lånefinansieres er, at forbedringer som giver lavere energiforbrug dækkes af projektet, mens øvrige forbedringer, som kan være udskiftning af gamle el-ledninger, tavler, bygningsdele med råd og svamp, og fejlbehæftede installationer etc. finansieres over puljerne til genopretning og vedligeholdsefterslæb.

Status er, at der er udført renovering af 30 ejendomme, heraf er fortsat 5 under udførelse. Det drejer sig om udskiftning af varmeforsyning, heraf etablering af varmepumper. Dette arbejde pågår hen over sommeren og efteråret 2021. ESCO projektet har en samlet anlægsbevilling på 75 mio. kr., med maximalt 25 års tilbagebetalingstid.

Som det fremgår af ”Orientering om CO2-regnskab, Klimakommune 2019” (Byrådet 9. november 2020, punkt 13), har ESCO medvirket til en reducering af el-forbruget på 7 %, medens varmeforbruget indtil nu er faldet marginalt. Det fremgår af sagen, at en fortsat reducering af el- og varmeforbruget forudsætter en effektiv energiorganisation, som kan udføre en markant øget overvågning og styring af energiforbruget, samt en oplæring af teknisk personale såvel som af brugerne af bygningerne. Dette arbejde er forankret i Ejendomsstaben, hvor personale dedikeret opgaven er blevet og forsat bliver trænet af Kemp & Lauritzen i at overvåge anlæg, herunder overvåge energiforbruget i de enkelte bygninger. Overvågning er ellers en opgave som har indgået i ESCO konceptet, hvor konceptet har været, at såfremt faldet i energiforbruget i udvalgte bygninger er mindre end den beregnede og garanterede værdi, udbetales garantien. Hvis faldet i energiforbruget er mere end 3 % af den beregnede og garanterede værdi, skal gevinsten ved denne ekstra reduktion deles mellem Ringsted Kommune og Kemp & Lauritzen.

Forudsætning for garanti er en detaljeret indberetning af ændringer i energiforbruget. Detaljeringsgraden af overvågning og indberetning er så omfattende, at administrationen ikke finder processen værdigivende i forhold til det arbejdsmæssige omfang. Eksempelvis skal der for hvert enkelt indkøb af elektronisk udstyr vurderes forbrug og brugstid. Det giver bl.a. anledning til diskussion om det er entreprise tiltagene eller driften af disse, som er årsag til en eventuel utilstrækkelig energireduktion. Samtidig skal personalet i Ejendomsstaben bruge tid på detaljeopfølgning, hvilket går fra vigtige forhold som f.eks. kontrol af filtre, forbrug og generelt vedligehold af energiprodukterne.

Ifølge udbudsmaterialet vedrører en garanti alle ejendomme over 1500 m². Dette udgør i alt 14 ejendomme, nemlig de 10 folkeskoler, Ringsted Bibliotek og Borgerservice, Ringsted Svømmeland, Ringsted Sport Center og Snurretoppen (daginstitution).  Under forløbet er det erfaret, at det er problematisk af fastholde garanti på fem af disse ejendomme, fordi der er problemer med at fastsætte energiforbruget som følge af renoveringen, grundet afvigelser i tidligere drift samt planlagte omfattende ændringer. Derved reduceres en eventuel garanti til at omfatte kun 9 af de 30 renoverede ejendomme.

Garantien er kontraktmæssig aftalt til 5 år og har en omkostning på 0,7 mio.kr. Efter denne periode ville Ejendomsstaben selvstændigt skulle sikre, at reduktionerne i energien opnås.

Med baggrund i ovenstående har administrationen vurderet, at det giver en større værdi for Ringsted Kommune at opbygge sin egen energiorganisation. Derfor ønskes 580.000 kr. der i projektet er afsat til garantien overført til driftsmidler, til drift og service af CTS-anlæg mm. i 2021 samtidig afsættes der 580.000 kr. pr. år i budget 2022 og overslagsår til drift og vedligehold af energiforbedrende tiltag.

En intern energiorganisation varetager opfølgning på energiforbrug, tilretning af overforbrug, yderlige reduktion i forbruget og formidling om hensigtsmæssig brugeradfærd. Denne indkøring af intern energiorganisation er startet op i 2021, og vil forløbe resten af 2021 og frem til foråret 2022 med vejledning og undervisning fra Kemp & Lauritzen. 

Der er indtil nu investeret for i alt 63 mio. kr. Der er disponeret i alt 69 mio. kr. hvoraf de 63,5 mio. kr. vil kunne lånefinansieres. Heraf er de 62. mio. kr. allerede optaget.

Det betyder, at der er afholdt udgifter for. 5,5 mio. kr., som ikke kan lånefinansieres som energiforbedrende tiltag.  Dette er udgifter til f.eks. skimmelsvamp, som er opdaget ved energiforbedring af bygninger, utilstrækkelige elinstallationer, m.m., hvilket har betydet gode og nødvendige bygningsforbedringer. Udgiften er ikke taget gennem de sidste å, og derfor skal udgiften placeres nu. Med denne sag foreslås det at der lægges 5,5 mio. kr. i kassen fra andre anlæg, der enten er afsluttede og/eller kan udskydes til et senere tidspunkt og at de tilhørende bevillinger nedskrives tilsvarende. Tiltag som udsættes er f.eks. udskiftning af vinduer, hvor det vurderes, at disse kan fungere et år ekstra, inden de skiftes. Såfremt Byrådet beslutter ikke at overføre rådighedsbeløb og nedskrive bevillinger, vil de 5,5 mio. kr. skulle finansieres af kassen.

Inddragelse og høring

Leverandør Kemp & Lauritzen har været hørt i forbindelse med omdannelse af garanti til træning af personale, og kan tilslutte sig dette, da muligheden for garantiudmøntning er både reduceret, og vil give en mindre værdi for kommunen.

Økonomi

Med denne sag foreslås fire ting:

• Der tilbageføres 5.455.200 kr. til kassen svarende til den del af de afholdte omkostninger på ESCO-projektet der ikke kan lånefinansieres. Rådighedsbeløbene tages fra specifikke projekter, hvor projektledere har vurderet at pengene ikke skal bruges og/eller dele af projektet kan udskydes, se bilag. Bevillingerne nedskrives tilsvarende.
• Den oprindelige bevilling på 75 mio. kr. nedskrives med 6 mio. kr. fordi der ikke kan findes rentable projekter for mere end 69. mio. kr. i alt.
• Rådighedsbeløbet på ESCO projektet nedskrives med 6.000.000 kr., hvoraf 5.420.000 tilgår kassen. 580.000 kr. overføres til drift og vedligehold af CTS-anlæg og lign energiforbedrende tiltag i 2021.
• Der afsættes 580.000 kr. til drift og vedligehold af CTS-anlæg og lign energiforbedrende tiltag. i 2022 og overslagsårene via en teknisk budgetændring.

Samlet set nedskrives anlægsbevillinger og rådighedsbeløb på ESCO projektet med 11.544.200 kr. der lægges i kassen.

Der tillægsbevilliges 580.000 kr. til drift og vedligehold af CTS-anlæg og lign energiforbedrende tiltag finansieret af ESCO projektet i 2021 og finansieret af kassen i 2022 og overslagsårene.

Vurdering

Administrationen vurderer, at

• Man allerede nu kan se forbedringer i energiforbruget.
• Ejendomsstaben er under god optræning.
• Garantien er for dyr, og kan ikke svare sig.
• ESCO har været en succes, hvor der samtidig er sket forbedringer af bygningerne.
• Dialogen med brugerne er rigtig god, og med de erfaringer Ejendomsstaben oparbejder, kan der høstes yderligere gevinster ved gode energivaner, styring og overvågning.

Sagen vurderes ikke at have konsekvenser for handicapområdet.

Indstilling

Direktionen indstiller, at

1. Garantiordningen fravælges.
2. Der overføres 580.000 kr. fra ESCO anlægsprojektet til drift og vedligehold af energiforbedrende tiltag i 2021 og bevillingen nedskrives tilsvarende.
3. Det afsættes 580.000 kr. i 2022 og efterfølgende overslagsår til drift og vedligehold af energiforbedrende tiltag.
4. Der tilbageføres 5.420.000 kr. fra projektet til kassen og bevillingen nedskrives tilsvarende, pga. manglende rentable energiforbedrende tiltag.
5. Der overføres rådighedsbeløb for 5.455.200 kr. fra specifikke igangværende anlæg jf. bilag og bevillinger nedskrives tilsvarende til dækning af anlægsomkostninger, der ikke kan lånefinansieres.

Supplerende sagsfremstilling til Plan- og Boligudvalget den 30-08-2021

Generelt består kassen af alle budgetter i indeværende år. Dvs. alle budgetterede udgifter i indeværende år, er pr. definition taget op af kassen, tilsvarende er alle budgetterede indtægter lagt i kassen ved årets start (primo). Tilsvarende med de budgetterede finansielle poster afdrag på lån / lånoptag.  

For udgifters vedkommende betyder det, at budgetter der ikke forventes brugt i løbet af året, kan lægges i kassen. Tilsvarende skal budgetterede indtægter der ikke kommer, tages op af kassen.

Kassen gøres op ultimo året – med årets regnskab, hvor alle mindre- og merforbrug i forhold til årets budget samt alle finansielle poster (herunder lånoptag) gøres op. Summen af alle afvigelserne fra budgettet bliver årets resultat.

I forhold til anlæg er der fuld overførsel af anlægsbudgetter mellem årene, dvs. uforbrugte budgetter på anlæg lægges i kassen ultimo året og tages op af kassen primo. Budgetterede lånoptag overføres ikke.

I ESCO projektet har man fra budget 2018 budgetteret med udgifter på 25 mio. kr. i årene 2018-2020 i alt 75 mio. kr. med et tilsvarende budgetteret lånoptag. De afholdte udgifter skulle så gå lige op med lånoptaget. Således ville der som udgangspunkt ikke have været nogen kasseeffekt.

Hvis ESCO var blevet færdig med udgangen af 2020, ville det samlede forbrug fra 2018-2020 have været lånefinansieret. Dvs. at kasseeffekten frem til om med 2020 ville have været nul.

Når man med udgangen af 2020 stadig ikke har brugt de budgetterede 75 mio. kr. bliver restbudgettet af udgifter overført til 2021. Det gør det tilsvarende budgetterede lånoptag ikke.

Omkring lånoptag, er det endvidere sådan at lånoptaget først effektueres i det efterfølgende kalender år.

Det betyder i praksis at hele restbudgettet i 2021 er taget op af kassen ved årets start og derfor skal den del af restbudgettet (5,42 mio. kr. (=6.000.000 kr. minus 580.000 kr. til drift)), vi ikke regner med at kunne bruge, lægges tilbage i kassen.

Restbudgettet bør -  i princippet - overføres til anlægsfonden, men er indstillet til at blive lagt i kassen.

Supplerende sagsfremstilling til Økonomiudvalget den 06-09-2021

Administrationen har foreslået tilbageførsel til kassen, som består af alle budgetter i indeværende år. Budgetterede udgifter i indeværende år er pr. definition taget op af/reserveret i kassen, tilsvarende er alle budgetterede indtægter lagt i/reserveret i kassen ved årets start. Tilsvarende med de budgetterede finansielle poster afdrag på lån / lånoptag.  

For udgifters vedkommende betyder det at budgetter, der ikke forventes brugt i løbet af året, kan lægges i kassen. Tilsvarende skal budgetterede indtægter, der ikke kommer, tages op af kassen.

I forhold til anlæg er der fuld overførsel af anlægsbudgetter mellem årene, dvs. uforbrugte budgetter på anlæg lægges i kassen ultimo året og tages op af kassen primo. Budgetterede lånoptag overføres ikke.

I ESCO projektet har man fra budget 2018 budgetteret med udgifter på 25 mio. kr. i årene 2018-2020 i alt 75 mio. kr. med et tilsvarende budgetteret lånoptag. De afholdte udgifter skulle gå lige op med lånoptaget. Således ville der som udgangspunkt ikke have været nogen kasseeffekt.

Hvis ESCO var blevet færdig med udgangen af 2020, ville det samlede forbrug fra 2018-2020 have været lånefinansieret. Dvs. at kasseeffekten frem til om med 2020 ville have været nul. Når man med udgangen af 2020 stadig ikke har brugt de budgetterede 75 mio. kr., bliver restbudgettet af udgifter overført til 2021. Det gør det tilsvarende budgetterede lånoptag ikke. Lånoptag effektueres i det efterfølgende kalender år.

Det betyder i praksis, at hele restbudgettet i 2021 er taget op af/reserveret i kassen ved årets start, og derfor skal den del af restbudgettet (5,42 mio. kr. (6,0 mio. kr. minus 580.000 kr. til drift)), man ikke regner med at kunne bruge, lægges tilbage i kassen. Der sker således ikke en regulær kasseforbedring, men man undgår at optage lån for de reserverede midler, som ikke er forbrugt i 2021.

Godkendt.

Ej til stede: Line Lynnerup

Godkendt.

Ej til stede: Line Lynnerup

Taget til efterretning.

Ej til stede: Line Lynnerup