Sagsgang:
| | BY | ØK | ÆGU | PBU | KMU | BUU | KFU | SAMU |
| Orientering | |
| | | | | | |
| Indstilling | | x | | | | | | |
| Beslutning | x | | | | | | | |
BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg
Indledning
I denne sag skal Byrådet taget stilling til forslag om opdateret funktionsbeskrivelse for borgerrådgiveren.
Beskrivelse af sagen
Den 15. marts 2021 besluttede Byrådet, at borgerrådgiveren senere skulle fremlægge forslag til en opdateret funktionsbeskrivelse, når opgavevaretagelsen og kendskabet til behovet for ressourcer i funktionen var kendte.
Borgerrådgiveren fremlægger hermed forslag til opdateret funktionsbeskrivelse vedlagt i bilag 1. Den gældende funktionsbeskrivelse er vedlagt som bilag 2.
Baggrund
Det har siden etablering af funktionen i 2018 været et ønske fra borgerrådgiverens side om, at få en mere præcis og uddybet funktionsbeskrivelse for virket. Det skyldes, at rammesætningen af funktionen fortsat fylder i det daglige arbejde, og at en opdateret funktionsbeskrivelse ville lette det i kontakten med borgere og administration.
Borgerne udtrykker stor tilfredshed med, at funktionen har den tilstrækkelige uafhængighed og tilsyn, der udmøntes i kommunestyrelseslovens § 65e, men de spørger også ind til en nærmere beskrivelse heraf. Borgerne spørger også til, hvorfor borgerrådgiveren ikke kan ændre på afgørelser eller udtale sig om faglige vurderinger, som de gerne så udfoldet i sagerne. Borgerne ønsker også, at borgerrådgiveren behandler klagerne uden at først høre forvaltningen, eller at borgerrådgiveren udtaler sin holdning i sagen alene på baggrund af borgerens beskrivelse. Borgerne ønsker også hjælp til kontakten med andre offentlige myndigheder, og at borgerrådgiveren fungerer som borgernes advokat i sagerne. Borgerne spørger derfor tit ind til, hvor borgerrådgiveren får sine beføjelser fra og lægger samtidig stor vægt på, at det velbeskrevet og politisk vedtaget.
Tilsvarende gælder det i samarbejdet med administrationen, at der spørges ind til rammerne for virket. Der spørges nærmere ind til udmøntningen af borgerrådgiverens rolle som observatør på møder, og hvorfor denne ikke er en bisidderrolle. Der spørgers ind til, om borgerrådgiveren har taget stilling i sagen, når klagerne sendes og om borgerrådgiverens bedømmelsesgrundlag i sagen. Når der bedes om dokumenter eller oplysninger i sagen, spørgers ind til borgerrådgiverens beføjelserne til at indhente dette, og om akterne videregives til borgeren. Tilsvarende spørges ind til, hvornår og hvordan administrationen kan få bistand fra borgerrådgiveren set i forhold til tilsynsrollen og mulighederne for at skabe læring. Det bemærkes, at administrationen generelt respekterer rammerne for borgerrådgiverens virke.
Den gældende funktionsbeskrivelse for borgerrådgiveren blev vedtaget den 6. marts 2018 af Økonomiudvalget, og er i sit hele inspireret af Faxe Kommunes funktionsbeskrivelse, der er fra 2012.
Der er siden 2012 kommet mange borgerrådgiverfunktioner til i kommunerne, og hovedparten af disse har i stedet valgt at lade sig inspirere af de funktionsbeskrivelser, som bl.a. gælder for Roskilde og Holbæk kommuner, og som rammesætter funktionerne mere tydeligt. Der er vedlagt vedtægter for Holbæk Kommunes borgerrådgiver som eksempel, jf. bilag 3.
Der er til inspiration for det fremlagte forslag til Byrådet indhentet funktionsbeskrivelser og vedtægter for 28 kommuner, der også har etableret en borgerrådgiver efter kommunestyrelseslovens § 65e. En gennemgang heraf viser, at 24 af disse funktionsbeskrivelser, er nogenlunde enslydende og tilsvarende i form, opbygning og indhold, som fremlægges som forslag til Byrådet nu.
Bemærkninger til den opdaterede funktionsbeskrivelse
Det forslag, som borgerrådgiveren fremlægger for Byrådet nu, ændrer ikke på beføjelserne i funktionen, men de præciseres og uddybes nærmere. Visse elementer foreslås udtaget af funktionsbeskrivelsen, hvilket fremgår nedenfor, og en enkelt beføjelse foreslås tilført.
Forslaget til den opdaterede funktionsbeskrivelse er anderledes i sin opsætning og form, og er ikke direkte sammenlignelig med den nuværende. Det skyldes, at det har vist sig svært at skrive de ønskede præciseringer ind i den eksisterende funktionsbeskrivelse, men også for at sikre en opsætning, form, og et sprog som ligner de øvrige kommuners funktioner. Forslagets præciseringer gennemgås kort nedenfor.
Borgerrådgiverens funktion og forhold til Byrådet mv.
Afsnittet om borgerrådgiverens funktion og relation til Byrådet er beskrevet for at vise, hvordan uafhængigheden i funktionen er udmøntet, og for at udfolde betydningen § 65e i lov om kommuners styrelse nærmere.
Formålet med borgerrådgiveren
Formålet er ikke ændret, men det er fremhævet, at borgerrådgiveren skal gøre det lettere at klage, og at borgerrådgiveren skal medvirke til, at klager bruges konstruktivt til forbedringer. Borgerrådgiveren vil dermed gerne understrege læringsperspektivet i funktionen.
Borgerrådgiverens kompetence og opgaver
Her er præciseret, at borgerrådgiveren kan behandle klager over Ringsted Kommune, dvs. at der ikke kan behandles klager over andre myndigheder eller forhold, der ikke vedrører kommunen. Beslutningen om, at borgerrådgiverens generelle udtalelser skal forelægges for Byrådet er tilføjet, så dette også følges af fremtidige borgerrådgivere.
Medvirken til forbedringer
Det er beskrevet i afsnittet, hvordan borgerrådgiveren kan arbejde med at skabe læring og forbedringer i forvaltningen, og hvordan forvaltningen kan forvente at få tilbagemeldinger fra funktionen.
Indgivelse af en klage
Det er præciseret, hvem der kan indgive en klage til funktionen, og hvad der ligger i, at klager skal indgives inden for et år. Det er samtidig præciseret, at det er gratis, at henvende sig til borgerrådgiveren.
Borgerrådgiverens behandling af en klage
Det er præciseret, at borgerrådgiveren selv afgør, om en klage giver anledning til en undersøgelse, og at forvaltningen skal høres inden, at borgerrådgiveren må udtale sig om sagen. Det er ligeledes præciseret, at borgerrådgiveren ikke behøver at orientere forvaltningen om de klager, som enten afvises på grund af manglende kompetence eller som ikke giver grundlag for kritik m.v.
Arbejdsgange mellem borgerrådgiver og forvaltning
I afsnittet fremhæves borgerrådgiverens værdier om læring og dialog og arbejdsgangene beskrives mere udførligt. Beføjelserne til at indhente oplysninger i sagerne tydeliggøres i forhold til, hvad borgerrådgiveren kan indhente. Der er fastlagt en frist for, hvornår forvaltningen senest skal besvare anmodninger om skriftlige udtalelser. Det bemærkes, at fristen kun gælder for undersøgelsessager, det vil sige der, hvor direktøren skal afgive en udtalelse. Der er aftalt interne administrative frister for de øvrige henvendelser fra borgerrådgiveren til forvaltningen.
Borgerrådgiverens bedømmelse og reaktion
Der er i afsnittet beskrevet, hvorledes borgerrådgiveren kan bedømme de forhold, som undersøges af borgerrådgiveren, altså når forvaltningen har haft mulighed for at udtale sig om sagen. Bedømmelsesgrundlaget skal ses i sammenhæng med borgerrådgiverens kompetence, det vil sige, at borgerrådgiveren ikke kan bedømme forhold som fx en afgørelse.
Personale og tavshedspligt
Afsnittet er tilføjet af hensyn til den kommende ansættelse af studentermedhjælperen og præciserer, at personalet er en del af funktionen og ikke administrationen. Det er samtidig fremhævet, at borgerrådgiveren og personalet i funktionen også er underlagt tavshedspligt.
Klager over borgerrådgiveren
Dette afsnit er medtaget i tilfælde af, at der fremsættes en klage over borgerrådgiveren. Der er endnu ikke modtaget klager over borgerrådgiveren.
Offentlighed
Det er præciseret, at borgerrådgiverens arbejde er underlagt størst mulig offentlighed. Borgerrådgiveren fremlægger således årsberetninger, generelle udtalelser og lignende på hjemmesiden, så offentligheden kan følge borgerrådgiverens arbejde.
Whistleblowerordning
Borgerrådgiverens opgave som koordinator i kommunens whistleblowerordning er ikke nævnt i funktionsbeskrivelsen. Det skyldes, at der er to forskellige funktionsbeskrivelser tilhørende de forskellige ordninger, og at en adskillelse af opgaverne i øvrigt er mest hensigtsmæssigt, hvis koordinatoropgaven i whistleblowerordningen en dag skal flytte placering.
Inspektioner
Flere borgerrådgiverfunktioner har inspektionsbeføjelse som en del af funktionens egen drift kompetence. Byrådet har ved etableringen af funktionen ikke tillagt borgerrådgiveren denne mulighed, og opgaven er derfor ikke medtaget her. De fleste borgerrådgivere, som der er indhentet funktionsbeskrivelser for, har også en inspektionskompetence. Borgerrådgiveren foreslår derfor, at dette tillægges funktionen som en del af egen drift kompetencen, så funktionen er på tilsvarende niveau med de øvrige borgerrådgivere.
Med beføjelsen følger en mulighed for, at borgerrådgiveren kan besigtige kommunens institutioner m.v., hvis borgerrådgiveren af egen drift bliver opmærksom på forhold på en institution, som bør undersøges ved selvsyn. En sådan besigtigelse vil naturligvis blive planlagt i samarbejde med ledelsen på stedet og med respekt for borgere og brugeres hverdag under besøget.
Øvrige bemærkninger
Borgerrådgiveren har siden etableringen af funktionen afgivet en halvårsstatus til Byrådet. Denne fremgår ikke af den gældende funktionsbeskrivelse, men halvårsstatus er fremlagt efter anmodning. Halvårsstatus er ikke medtaget i det fremlagte forslag, da det af hensyn til ressourceforbruget i funktionen foreslås, at den ikke længere udarbejdes.
Det fremgår af den gældende funktionsbeskrivelse, at borgerrådgiveren skal modtage og videreformidle borgerdrevne forslag. Borgerrådgiveren har endnu ikke modtaget sådanne henvendelser, og foreslår derfor, at det udgår af funktionsbeskrivelsen. Borgerrådgiveren vil vejlede borgere om muligheden for at indgive forslag via kommunens hjemmeside, hvis de retter henvendelse herom.
Borgerrådgiverens placering på Ringsted bibliotek blev ophævet den 3. februar 2020 ved beslutning i Byrådet. Dette er derfor udtaget af forslaget.
Borgerrådgiveren har i den gældende funktionsbeskrivelse til opgave at sikre kendskabet til funktionen. Dette foreslås også undtaget af funktionsbeskrivelsen, men det vil fortsat være en naturlig del af arbejdet i funktionen. Borgerrådgiveren arbejder målrettet med at sikre relevant information om ordningen på hjemmesiden, annoncerer i ugeaviser m.v. og deltager gerne i oplæg om funktionen.
I den gældende funktionsbeskrivelse har borgerrådgiveren ligeledes til opgave at sikre registreringer af alle henvendelser til funktionen til brug for anbefalinger i årsberetninger, generelle observationer og til rådgivning af koncernledelsen. Borgerrådgiveren har en fast praksis for at registrere henvendelser, tidsforbrug og konsultativ bistand, og ser det således ikke nødvendigt at fremhæve arbejdsgangen i funktionsbeskrivelsen. Det foreslås derfor, at det ikke indgår i forslaget, da det fortsat vil være en nødvendig del af opgavevaretagelsen i funktionen.
Inddragelse og høring
Ingen.
Økonomi
Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.
Vurdering
Det fremlagte forslag er efter borgerrådgiverens opfattelse udtryk for en standard blandt borgerrådgiverfunktioner, som er oprettet efter kommunestyrelseslovens § 65e.
Det fremlagte forslag forventes i høj grad at kunne besvare det, som borgere og administration spørger ind til i kontakten med funktionen.
Det fremlagte forslag forventes ikke at kræve større opdateringer eller ændringer fremover.
Konsekvenser for handicapområdet
Ingen særskilt betydning.
Indstilling
Borgerrådgiveren indstiller, at:
1. Forslag om opdateret funktionsbeskrivelse godkendes
2. Inspektionskompetence tilføjes som en del af funktionens egen drift kompetence
Hvis inspektionskompetencen godkendes vil det tilføjes i funktionsbeskrivelsen og udsendes med referatet fra mødet.
