Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Indledning

I denne sag træffes der beslutning om udformning af de skolepolitiske mål for folkeskolen 2021-2023. Skolelederne deltager i drøftelsen af punktet under mødet 22. marts 2021.

Beskrivelse af sagen

På baggrund af dialoger ved Skoleforum 6. januar 2021 og efterfølgende høringssvar fra skolernes bestyrelser samt medarbejdere, repræsenteret ved skolernes LMU, CMU skole og de faglige organisationer, er der udtrykt bred enighed om at fastholde de nuværende skolepolitiske mål. I høringssvarene behandlet på udvalgsmøde 22. februar 2021, gøres dog også opmærksom på, at der bør være et større fokus på at løfte de faglige resultater på mellem- og topniveau. Derfor er målpunkterne under det første mål om elevernes faglige niveau suppleret i forhold til løft af afgangskarakterer.

Derudover er der tilføjet et selvstændigt mål for SFO'en i Ringsted Kommune med baggrund i målene i SFO-strategien, der er behandlet på Børne- og Undervisningsudvalgets møde 19. oktober 2020. 

Der foreslås således følgende formulering:

Mål for folkeskolen i Ringsted Kommune i 2021-2023.

1. Elevernes faglige niveau skal hæves uanset faglige, sociale og personlige forudsætninger.

Den faglige fremgang vurderes med udgangspunkt i folkeskolens afgangskarakterer, i nationale- og lokale test samt supplerende data på elev- og skoleniveau. Skolerne benytter løbende kvalitative og kvantitative data til at følge op på elevernes læringsudbytte.

Målet for fremgangen er, at de faglige resultater ved folkeskolens afgangsprøver i de bundne prøvefag mindst skal ligge på landsgennemsnit i 2023. 

Fremgangen i forhold til det faglige niveau måles på:

• lokal progression i standpunkts- og prøvekarakterer i alle fag
• mindst 80 procent af eleverne skal være gode til at læse og regne i de nationale test
• andelen af de allerdygtigste elever i dansk og matematik skal stige år for år
• andelen af elever med dårlige resultater i de nationale test og folkeskolens afgangsprøver for dansk og matematik skal reduceres år for år
• de faglige resultater følges gennem tilgængelige data op igennem skoleforløbet, så progression fastholdes fra indskoling over mellemtrin til udskoling

   

  2. Elevernes trivsel skal øges uanset faglige, sociale og personlige forudsætninger.

  Målet for fremgangen i trivslen er, at alle skoler mindst skal ligge på landsgennemsnit i 2023 ift. den generelle trivsel. 

  Fremgangen i forhold til elevernes trivsel måles på: 

• fremgang i den årlige trivselsmåling samt supplerende data på klasse-og elevniveau. Indsatser evalueres løbende
• den generelle elevtrivsel skal i 2023 mindst ligge på landsgennemsnit
• elevfraværet på den enkelte skole ligger under landsgennemsnit i 2023

   

  3. Forældrenes tilvalg af folkeskolen og engagement i folkeskolen skal styrkes vedvarende.

  Målet for fremgangen i forældres tilvalg af folkeskolen er, at 70 % af distriktsbørnene (0. klasse) starter i folkeskolen i 2023.

  Fremgangen i tilvalg af folkeskolen måles på:

• en stigende andel forældre vælger folkeskolen år for år
• min. 70 % af distriktsbørnene begynder i en folkeskole i 0. klasse i 2023
• andelen af positive forældretilkendegivelser i BTU 2021 & 2023 øges

   

  4. Det pædagogiske personales arbejdsmiljø skal styrkes vedvarende inkl. samarbejdet med tværsektorielle samarbejdsparter.

  Målet for fremgangen i det styrkede arbejdsmiljø måles på:

  stabilt eller faldende sygefravær og tilfredsstillende APV-resultater

   

  5. Kvaliteten af SFO i Ringsted Kommune styrkes og samarbejdet mellem skole og SFO styrkes vedvarende.

  Målet for fremgangen i kvalitet og tilslutning til skolernes SFO måles på:

• alle børn er en del af fællesskaber, som de oplever som meningsfulde 
• børnene oplever en sammenhængende skoledag, hvor SFO'en understøtter deres læring
• andelen af positive forældretilkendegivelser i BTU 2021 & 2023 øges

Målene vedrørende SFO-delen opnås gennem implementering af SFO-strategien i justeret form, som besluttet ved udvalgsmøde 19. oktober 2020.

Inddragelse og høring

Der er inddraget høringssvar fra skolebestyrelser, skolernes LMU, CMU Skole og fra de faglige organisationer. 

Økonomi

Ingen bevillingsmæssige konsekvenser

Vurdering

Administrationen vurderer, at der blandt skolens interessenter er bred enighed om, at fastholde de nuværende politiske mål for folkeskolen i bred udstrækning. Dette konkluderes på baggrund af dialoger ved Skoleforum 6. januar 2021, og på baggrund af uddybende høringssvar fra skolebestyrelser, skolernes LMU, CMU-skole og de faglige organisationer, som Børne- og Undervisningsudvalget havde til behandling 22. februar 2021.

Administrationen vurderer, at de foreslåede målsætninger sætter et højt, men realistisk ambitionsniveau for udviklingen af folkeskolerne i Ringsted Kommune i de kommende år. Realisering af målsætningerne vil kræve en fortsættelse af den igangværende strategiske udvikling af hver enkelt folkeskole samt en fortsættelse og videreudvikling af Skolecentrets understøttelse samt det intensiverede samarbejde mellem alle parter på skoleområdet i Ringsted Kommune.

Skolelederne deltager i drøftelsen under dette punkt fra 18:30 - 19:15.

Indstilling

Direktionen indstiller, at ovenstående mål for folkeskolen 2021-2023 godkendes.

Supplerende sagsfremstilling indskrevet efter Byrådsmødets behandling 12. april 2021

I denne sag drøfter Børne- og Undervisningsudvalget på Byrådets foranledning, om andelen af afgangselever, der går videre i uddannelsessystemet skal indgå som et målepunkt under det 1. skolepolitiske mål for folkeskolen 2021-2023.

Beskrivelse af sagen

De skolepolitiske mål for folkeskolen i Ringsted Kommune 2021-2023 blev behandlet på Byrådsmøde 12. april 2021. Mål 1, 2, 4 og 5 blev godkendt med beslutning om, at Børne- og Undervisningsudvalget drøfter hvorvidt andelen af afgangselever, der går videre i uddannelsessystemet, skal være på eller over landsgennemsnittet, også kan indgå i målene.

Status på elever, som går videre i uddannelsessystemet

Andelen af elever, der går videre i uddannelsessystemet ses af UU Ringsteds opgørelse (bilag 2 & 3). Heraf fremgår det, at 643 ud af 647 elever med bopæl i Ringsted Kommune er tilmeldt enten en ungdomsuddannelse, fortsætter i 10. klasse på efterskole eller andet 10. klasses tilbud, er tilmeldt forberedende eller støttende aktiviteter aftalt med UU Ringsted eller har søgt arbejde (2 elever). Derudover går 4 elever i skole i andre kommuner, og er derfor underlagt uddannelsesvejledningen andetsteds. Det er ikke teknisk muligt at lave en tilsvarende opgørelse på landsniveau til sammenligning.

Der bliver dog årligt sat måltal for afgangselevernes søgning til ungdomsuddannelserne. Byrådet fastsætter i den sammenhæng måltal for søgningen til ungdomsuddannelserne for elever i 9. og 10. klasse til hhv. erhvervsuddannelser, gymnasier og FGU/STU. Denne sag vil særskilt blive forelagt Børne- og Undervisningsudvalget på mødet i maj måned, hvor der vil blive redegjort for andelen af elever, der søger optagelse på hhv. gymnasiale uddannelser, erhvervsuddannelser eller andre tilbud.

Inddragelse og høring

Ingen

Økonomi

Ingen bevillingsmæssige konsekvenser

Vurdering

Det er administrationens vurdering, at et særskilt mål for afgangselevernes videre færd i uddannelsessystemet i de skolepolitiske mål for Ringsted Kommune ikke er nødvendigt, da andelen af elever, som går videre, er tæt på 100 %. Det vurderes, at der er sikret et særskilt fokus på unges uddannelsesvalg gennem sagen om måltal for unges uddannelsesvalg, som behandles politisk en gang årligt.

Indstilling

Direktionen indstiller, at den oprindelige formulering af mål for folkeskolen fastholdes.

Anbefales godkendt med Børne- og Undervisningsudvalgets  bemærkning.

Ej til stede: Per Flor.

 Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Indledning

I denne sag skal Byrådet tage stilling til ændret ressourcetildeling til dagtilbud i fortsættelse af beslutning i Byrådet den 11. januar 2021.

Beskrivelse af sagen

Byrådet behandlede den 11. januar 2021 sag om ændret ressourcetildeling til selvejende dagtilbud, der har valgt at tilkøbe egen administrator.

Baggrunden for sagen var, at Ringsted Kommune i en årrække har haft reduceret tilskuddet til de tre selvejende dagtilbud: Benløse Børnegård, Snurretoppen og Den Frie Børnehave med i alt 350.000 kr.

Det blev derfor foreslået, at tilskuddet til de tre selvejende dagtilbud blev forøget med i alt 350.000 kr. finansieret af det tilskud Ringsted Kommune er blevet bevilget af staten til opnåelse af  minimumsnormeringer i 2021.

Forslaget blev godkendt med følgende bemærkning: ”… at dette gælder 2021. For de efterfølgende budgetår udarbejdes der en ny tildelingsmodel for normeringer, hvor der sker en ligelig fordeling til kommunale – og selvejende dagtilbud.”

I Ringsted Kommunens tildeles ressourcer til dagtilbud efter et ”kroner-følger-børn-princip”. Det betyder, at dagtilbuddene månedsvis bliver tildelt ressourcer beregnet ud fra antallet af indskrevne børn i de moduler, der tilbydes i dagtilbuddet. Et modul er for eksempel ”Vuggestue deltid” eller ”Børnehave fuldtid”. Tildelingen pr. barn pr. måned er vist i vedlagte bilag. Ud over denne variable tildeling, tildeles dagtilbuddene ressourcer til ledelse, administration, el, vand og varme.

Ovennævnte reduktion for de tre selvejende dagtilbud har været udmøntet ved, at tildelingen pr. barn. pr. måned har været reduceret, således at de tre dagtilbud er blevet tildelt i alt 350.000 kr. mindre, end de ville have fået, hvis der var anvendt samme tildeling som til øvrige dagtilbud.

For at såvel kommunale som selvejende får samme ressource til pædagogisk arbejde, foreslås det, at tildelingen fra 2022 tilrettes, således, at der anvendes samme tildeling pr. barn pr. måned for alle dagtilbud. Tilretningen betyder, at tildelingen til de tre selvejende dagtilbud vil stige med 1,6 %, mens tildelingen til kommunale institutioner reduceres med 0,3 %, hvorved tilretningen samlet set er udgiftsneutral. 

I nedenstående tabel er vist nuværende månedlige budgettildelingen til henholdsvis de tre selvejende dagtilbud og til kommunens øvrige dagtilbud samt forslag til ny tildeling.

På baggrund af indmeldte børn i januar måned 2021 er i nedenstående tabel vist et estimat for den årlige konsekvens af ny tildelingsmodel for det enkelte dagtilbud. Tabellen viser den variable tildeling. Den eksakte konsekvens vil afhænge af det faktiske antal indskrevne børn i de enkelte dagtilbud.

Inddragelse og høring

Ingen inddragelse og høring

Økonomi

Der henvises til ovenstående tabel med estimerede konsekvenser for de enkelte dagtilbud.

Vurdering

Administrationen vurderer, at forslaget om ændret ressourcetildeling giver selvejende dagtilbud og kommunale dagtilbud samme økonomiske vilkår for pædagogisk arbejde med børn.

Sagen vurderes ikke at have konsekvenser for handicapområdet.

Indstilling

Direktionen indstiller, at ny tildelingsmodel godkendes, således at der anvendes samme tildeling pr. barn pr. måned for såvel kommunens egne som for selvejende dagtilbud.

Anbefales godkendt.

Ej til stede: Per Flor.

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Indledning

Som det sidste element i omdannelsen af Torvet i Ringsted er pavillonen pt. under opførelse. Når pavillonen er færdig, er det hensigten, at den daglige drift skal varetages af en forpagter, og i denne sag fremlægges forslag til hovedelementer i udbuddet af forpagtningen til politisk beslutning.

Beskrivelse af sagen

Pavillonen forventes at blive afleveret fra hovedentreprenøren til kommunen medio september 2021. Herefter skal den indrettes med køkkenfaciliteter og caféområde indtil medio oktober 2021, samtidig med, at den udendørs belægning omkring pavillonen gøres færdig. Pavillonen er således klar til, at der kan indgås en forpagtningsaftale pr. primo september, og en forpagter vil kunne være klar til opstart medio november, og dermed være klar til julehandlen. Den skitserede tidsplan forudsætter, at forpagtningen sendes i udbud primo juni 2021, og der lægges op til en forpagtningsperiode på 4 år.

Forpagtningen skal udbydes på grundlag af et udbudsmateriale, og der lægges med denne sag op til politisk behandling af hovedelementerne i udbuddet:

• Fysisk indretning af pavillonen
• Pavillonens samspil med byliv og kulturelle aktiviteter
• Økonomi til indretning
• Forpagtningsafgift, fradrag for rengøring af offentlige arealer, samt brugsafgift for møblement, inventar mv.
• Udbudsprocedure
• Tildelingskriterie, underkriterier og evalueringsmodel

Fysisk indretning af pavillon

Pavillonen indrettes med et caféområde, et anretterkøkken, et depotrum, et personaletoilet og to offentlige toiletter i en forgang, hvorfra der er adgang uafhængigt af caféens åbningstider.

I forhold til tidligere skitser af pavillonen lægger administrationen op til, at pavillonen indrettes med ét stort caféområde for dermed at sikre en funktionel volumen ift. afvikling af aktiviteter og et større kommercielt potentiale for en forpagter. Tidligere var der lagt op til et fysisk sammenhængende rum, men med en funktionsopdeling, hvor forpagter rådede over den ene halvdel og Ringsted Kommune rådede over den anden halvdel.

Pavillonens samspil med byliv og kulturelle aktiviteter

Den overordnede intention med pavillonen er at skabe liv i bymidten, og gøre bymidten mere attraktiv for borgere og besøgende.

Pavillonens placering gør det muligt at skabe et tæt samspil mellem aktiviteter i pavillonen og de aktiviteter, der f.eks. arrangeres i regi af ”Oplev Ringsted”. I udbudsmaterialet lægges der op til, at Ringsted Kommune initierer et samarbejde mellem forpagter og relevante foreninger og kulturinstitutioner med henblik på fælles aktiviteter og arrangementer i og omkring pavillonen. Ringsted Kommune vil i forpagtningsaftalens løbetid forligte sig til at understøtte, at der initieres og opretholdes et samarbejde mellem forpagter, foreninger og kulturinstitutioner. Ansvaret vil være placeret hos Center for Erhverv, Fritid og Kommunikation. Eksempler på samarbejder kan være præsentationer og salg af lokale specialiteter, pop-up udstillinger, højtlæsning, foredrag, minikoncerter m.v. Endvidere er det hensigten, at relevant turistmateriale skal være tilgængeligt i pavillonen, for derved at inspirere gæster til flere oplevelser.

Administrationen vil i udbudsmaterialet endvidere lægge op til, at forpagter skal indgå i et samarbejde om at understøtte udlån af brætspil, petanque-udstyr mv. til både indendørs og udendørs brug. Udlån må ikke være købsbetingede.

I udbudsmaterialet vil administrationen yderligere lægge op til, at Ringsted Kommune kan disponere over pavillonen op til 20 gange årligt i forbindelse med arrangementer. Forpagter vil ved disse arrangementer have mulighed for at forestå forplejningen til vejledende priser. De kommunale arrangementer vil dermed kunne understøtte forpagters drift.

Økonomi til indretning

I Realdanias støttebevilling er der lagt vægt på, at kvaliteten af møblement, inventar, afskærmning mv. skal understøtte pavillonens arkitektoniske præg og kvalitet. I anlægsbudgettet er der afsat 200.000 kr. til indretning (primært anretterkøkken). Den samlede omkostning til anretterkøkken, møblement, inventar og afskærmning forventes dog samlet set at blive ca. 800.000 kr. ekskl. bar- og køkkenudstyr.

I denne sag lægges der op til, at Ringsted Kommune påtager sig det økonomiske og praktiske ansvar for anskaffelse af møblement, inventar, afskærmning mv., ekskl. bar- og køkkenudstyr. Det giver Ringsted Kommune mulighed for at sikre et kvalitetsniveau i indretningen, som afspejler Realdanias forventning. Omfanget af møblement, inventar og afskærmning anslås at indeholde ca. 100 stk. stole, ca. 40 - 50 stk. borde, indvendig solafskærmning, AV-udstyr, samt vind- og vejrbestandige parasoller. At lade det økonomiske og praktiske ansvar påhvile Ringsted Kommune begrundes desuden i, at omkostningen for en kommende forpagter vil være vanskelig at afholde og afskrive inden for forpagtningsaftalens løbetid. En væsentlig engangsomkostning vil kunne afholde potentielle forpagtere fra at afgive tilbud.

Forpagtningsafgift, fradrag for rengøring af offentlige arealer, samt brugsafgift for anvendelse møblement, inventar mv.

Forpagtningsafgiften skal fastsættes, således at den afspejler markedslejen for tilsvarende lejemål. Ved fastsættelsen kan der tages hensyn til, at pavillonen alene indeholder et anretterkøkken, samt at forpagters kundegrundlag og omsætning vil skulle bygges op fra bunden.

Forpagter skal selv stå for driften af det forpagtede areal, mens driften af de offentlige toiletter og forgangen som udgangspunkt påhviler Ringsted Kommune. Hvis forpagter pålægges driftsansvaret for toiletter og forgang, skal udgiften fradrages forpagtningsafgiften.

Idet der som ovenfor beskrevet lægges op til, at Ringsted Kommune stiller møblement, inventar, afskærmning mv. til rådighed for forpagter, skal forpagtningsafgiften tillægges en brugsafgift, som afspejler værdien af det, der stilles til rådighed.

Som alternativ til at lade Ringsted Kommune forestå indkøb af møblement, inventar, afskærmning mv., kan der i udbudsmaterialet lægges op til, at det er forpagter, der selv stiller med disse effekter og afholder omkostningen hertil. I det tilfælde vil der være behov for, at Ringsted Kommune stiller krav til såvel kvalitet, æstetik og funktionalitet. Begrundelsen herfor er, at møblement, inventar og afskærmning skal være af en kvalitet, der kan tåle en hyppighed brug såvel inde som ude, og som samtidig har en lang levetid. Det vil endvidere være af betydning, at møblementets og inventarets æstetik harmonerer med pavillonens visuelle udtryk, da bygningen er transparent. Endeligt vil der skulle stilles krav til funktionalitet, således at stole eksempelvis kan stables.

Udbudsprocedure

Forpagtningen af pavillonen kan i udbudsretlig sammenhæng betragtes som en hotel- og restaurationsydelse, der er omfattet af et særligt regelsæt i udbudsloven, kaldet ”light-regime”.

I praksis betyder det, at forpagtningen af pavillonen som udgangspunkt kan udbydes efter lempeligere regler end de almindelige regler i udbudsloven. Udbudsproceduren skal dog overholde de grundlæggende principper om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet, og der skal fastlægges en udbudsprocedure, samt udvælgelses- og tildelingskriterier.

Det er administrationens forventning, at flere lokale restauratører vil være interesserede i at byde på forpagtningen, og at de som udgangspunkt alle vil være kvalificerede til opgaven.

Forpagtningen kan udbydes i et offentligt udbud uden prækvalifikation. Det vil betyde, at alle interesserede kan byde på opgaven, og udbudsprocessen kan gennemføres relativt hurtigt. Ved et offentligt udbud vil administrationen være forpligtet til at evaluere samtlige modtagne tilbud. Et offentligt udbud vil kunne gennemføres på 3 måneder fra udbuddets offentliggøres, så en forpagtningsaftale vil kunne indgås omkring den 1. september 2021.

Alternativt kan udbuddet gennemføres som et begrænset udbud, der består af en prækvalifikation og en tilbudsfase. Et begrænset udbud kan gennemføres på 4 måneder, og en forpagtningsaftale vil kunne indgås omkring den 1. oktober 2021. Ved et begrænset udbud skal der som minimum udvælges fem ansøgere som opfordres til at afgive tilbud. Men med light-regimets regler vil Ringsted Kommune kunne nøjes med at udvælge færre under forudsætning af, at konkurrencen opretholdes. Udvælgelsen af de bedst egnede vil typisk bero på ansøgernes erfaring med lignende forpagtninger.

Tildelingskriterie, underkriterier og evalueringsmodel

Uanset valg af udbudsprocedure skal udbudsvilkårene indeholde information om tildelingskriterie, underkriterier og evalueringsmodel.

Inddragelse og høring

Ingen.

Sagen har ingen konsekvenser for handicapområdet.

Økonomi

Med denne sag søges mellemfinansiering på 600.000 kr. til anlæg 253 ”Bygningselement Torvet” til indretning af pavillonen.

Der er ikke tidligere afsat budget til indretningen. Det foreslås, at mellemfinansieringen finansieres af kassen.

Vurdering

Fysisk indretning af pavillon

Administrationen vurderer, at indretning af pavillonen med ét samlet caféområde, der stilles til rådighed for forpagter, er en forudsætning for, at pavillonen kan drives som en kommerciel, bæredygtig forretning. Desuden vurderer administrationen, at ét samlet caféområde vil åbne for, at der kan afholdes flere forskellige typer af arrangementer, og dermed medvirke til at skabe liv og kulturel aktivitet i bymidten.

Samspil med byliv og kulturelle aktiviteter

Administrationen vurderer, at pavillonen med sin centrale placering på torvet kan få en vigtig rolle i forhold til at skabe mere liv i bymidten.

Kulturinstitutioner og foreninger vil efter fælles planlægning med forpagter og Ringsted Kommune kunne tilbyde at arrangere intimkoncerter, højtlæsning m.v., og administrationen vil gennem aftaleforholdet med forpagter initiere dialog mellem Ringsted Kommune, forpagter og nøgleaktører inden for forenings- og kulturlivet, f.eks. Museum Vestsjælland og Ringsted Galleriet. Ringsted Kommune vil gennem kontrakten med forpagter forpligte sig til, i hele aftaleforholdets løbetid, at initiere og understøtte, at der til stadighed gennemføres arrangementer med forpagter, foreninger og kulturinstitutioner som parter.

Desuden vurderer administrationen, at Ringsted Kommune sikres mulighed for at benytte pavillonen til f.eks. borgermøder gennem en dispositionsret på op til 20 arrangementer årligt.

Økonomi til indretning

Administrationen vurderer, at indretningen af pavillonen til en standard, der modsvarer pavillonens arkitektoniske kvalitet, vil koste 800.000 kr. I anlægsbudgettet er der afsat 200.000 kr. og den resterende udgift på 600.000 kr. foreslås mellemfinansieret af kassen, såfremt det besluttes, at forpagter månedligt vil skulle erlægge et beløb svarende til den lineært afskrevne værdi over en 7-årig periode.

Forpagtningsafgift, fradrag for rengøring af offentlige arealer, samt brugsafgift for anvendelse af møblement, inventar mv.

Markedslejen for et almindeligt restaurationslokale i Ringsted bymidte ligger på 800 - 1.100 kr. pr. m² årligt, og administrationen vurderer at lejeniveauet for pavillonen ligger på et lavere niveau. Det skyldes dels, at pavillonen kun indeholder et anretterkøkken, og dels at forpagter skal opbygge sit kundegrundlag fra bunden. På den baggrund foreslår administration, at forpagtningsafgiften fastsættes med en trappemodel, hvor lejeniveauet stiger årligt i de første tre år:

År 1: 700 kr. pr. m² pr. år

År 2: 750 kr. pr. m² pr. år

År 3: 800 kr. pr. m² pr. år

År 4: Forpagtningsafgiften reguleres med ændringen i Nettoprisindekset

Det forpagtede areal forventes at udgøre 161 m².

Forpagter skal selv stå for driften af det forpagtede areal, mens driften af forgangen og de offentlige toiletter som udgangspunkt påhviler Ringsted Kommune. Administrationen vurderer dog, at det vil være driftsmæssigt mest hensigtsmæssigt, at forpagter også varetager driften af forgangen og de offentlige toiletter mod et fradrag i forpagtningsafgiften der svarer til markedsprisen for rengøring, 4.000 kr. pr. måned.

Administrationen vurderer, at omkostningen på 600.000 kr. til møblement, inventar og afskærmning bør afholdes af Ringsted Kommune, og afskrives lineært over en 7-årig periode. Pålægges investeringsforpligtelsen forpagter, vurderer administrationen, at det for forpagter kan blive vanskeligt at gøre forpagtningen rentabel.

Møblement, inventar, afskærmning mv. vil ikke kunne stilles vederlagsfrit til rådighed for forpagter, da det kan sidestilles med subsidiering (kommunalt tilskud), hvilket kan være konkurrenceforvrængende. Administrationen vurderer derfor, at afskrivningen af møblement, inventar, afskærmning mv. skal pålignes forpagter som en brugsafgift. Med en lineær afskrivning af 600.000 kr. over 7 år, vil forpagters brugsafgift udgøre ca. 7.000 kr. pr. måned.

Samlet vil forpagtningsaftalens økonomiske ramme se således ud i de første tre år:

Udbudsprocedure

Administrationen vurderer, at et offentligt udbud vil være den mest hensigtsmæssige udbudsprocedure, fordi det dermed sikres, at alle interesserede har mulighed for at byde. Desuden vil udbuddet kunne gennemføres på fire måneder og forpagtningsaftalen vil kunne indgås samtidig med at pavillonen er klar til brug.

Tildelingskriterie, underkriterier og evalueringsmodel

Forpagtningsopgaven vil skulle tildeles den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Da varetagelsen af forpagtningsopgaven alene beror på kvalitative elementer, vurderer administrationen det hensigtsmæssigt, at tildelingskriteriet fastsættes til at være ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”. Dermed sikres det, at forpagter forholder sig til de krav og ønsker, som Ringsted Kommune fastsætter i udbudsmaterialet. Forpagters besvarelser af udbudsmaterialets underkriterier vil dermed indgå som en del af det samlede aftalegrundlag.

Administrationen foreslår, at tilbuddene vurderes på baggrund af følgende underkriterier:

1. Samspil med byliv og kulturelle aktiviteter (vægtes 40 %)

Tilbudsgivers beskrivelse af hvilke aktiviteter og arrangementer, der påtænkes gennemført i pavillonen, og som medvirker til at skabe liv på torvet. Tilbudsgiver beskrivelse skal præsenteres i et årshjul, hvor arrangementer i regi af ”Oplev Ringsted” desuden kan tænkes ind. Beskrivelser og årshjul kan desuden suppleres med idéer til aktiviteter i samarbejde med andre aktører som f.eks. foreninger og kulturinstitutioner, som Ringsted Kommune efterfølgende vil facilitere et samarbejde omkring.

2. Sortiment (vægtes 30 %)

Tilbudsgivers beskrivelse af det tilbudte sortiment. Ved vurderingen af tilbudsgivers besvarelse vil der blive lagt vægt på, at der tilbydes et varieret og kvalitetspræget udvalg af mad og drikke.

3. Åbningstider og bemanding (vægtes 30 %)

Tilbudsgivers beskrivelse af åbningstider for pavillonen – både ift. daglige åbningstider og antal årlige åbningsdage. Toiletterne skal være offentligt tilgængelige i tidsrummet søndag - torsdag, kl. 08.00 - 22.00, og fredag - lørdag, kl. 08.00 - 24.00, men adgangen til toiletterne åbnes og lukkes automatisk, og er således ikke afgørende for cafeens åbningstider. Tilbudsgiver skal endvidere redegøre for den tilbudte daglige bemanding.

Til brug for evalueringen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud vurderer administrationen, at det er hensigtsmæssigt, at anvende en absolut, lineær pointmodel. Ved evalueringen af hvert underkriterie gives point i henhold til pointskalaen nedenfor.

Indstilling

Direktionen indstiller, at:

1. Pavillonen indrettes med ét samlet caféområde, der udbydes til forpagtning i sin helhed.
2. Administrationen i udbudsmaterialet forbeholder sig retten til op til 20 gange årligt at kunne disponere over pavillon ifm. kommunalt initierede arrangementer, og at kommunen forpligter sig til løbende at initiere aktiviteter i og omkring pavillonen.
3. Forpagtningsafgiften fastsættes som en trappemodel de første tre år, hvorefter forpagtningsafgiften reguleres iht. Nettoprisindekset.
4. Der gives et månedligt fradrag på kr. 4.000 til forpagter for rengøring af de kommunale arealer.
5. Brugsafgiften for møblement, inventar og afskærmning fastsættes til kr. 7.000 pr. måned.
6. Der søges om en mellemfinansiering på 600.000 kr. finansieret af kassen.
7. Der søges om en indtægtsbevilling på 148.704 kr. i år 1, 156.756 kr. i år 2 og 164.796 kr. i år 3.
8. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud.
9. Indkomne tilbud vurderes ud fra tildelingskriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet” med følgende underkriterier:

1. Samspil med byliv og kulturelle aktiviteter
2. Sortiment
3. Åbningstider og bemanding

   10. Administrationen bemyndiges til at tildele forpagtningsaftalen på baggrund af beslutningerne i denne sag.

Anbefales godkendt.

Ej til stede: Per Flor.

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Med denne sag fremlægges forslag til udmøntning af tilskud på 200.000 kr. som Byrådet har bevilliget i budget 2021 til at understøtte etablering og opstart af kulturbio.

Beskrivelse af sagen

I forbindelse med Budget 2021 besluttede Byrådet at støtte et initiativ omkring etablering og opstart af en kulturbio med et tilskud på 200.000 kr. i 2021.

Initiativet er organiseret i Foreningen Kino Kultur Ringsted, beliggende i Tinggade 9, 4100 Ringsted, der havde stiftende generalforsamling 11. januar 2020.

I henhold til foreningens vedtægter (bilag 1) er foreningens formål:

1. At skabe et økonomisk fundament for at drive Kino Kultur Ringsted
2. At udnytte lokalerne til filmfremvisning
3. At arrangere kulturelle aktiviteter primært med relation til film i lokalerne
4. At benytte lokalerne til kulturelle aktiviteter og andre egnede formål
5. At drive filmklub for børn og unge med det formål at skabe interesse og forståelse for de levende billeder, der spiller en stor rolle i hverdagen. Dette sker gennem fortælling om, og visning af, et bredt spektrum af kvalitetsfilm, samt gennem fælles aktiviteter, der understøtter dette og fælleskabsfølelsen

Status for etablering og opstart af kulturbio er, at foreningen forventer at overtage lokalerne i april/maj 2021, og at være klar til åbning i juli/august – uddybet i vedlagte følgebrev (bilag 2) og handlingsplan (bilag 3).

Når foreningen overtager lokalerne, og iværksætter renovering, vil der på det tidspunkt være udgifter til blandt andet forsikring, forbrug og istandsættelse (etablering og almindelig drift). På den baggrund har foreningen oprindeligt foreslået, at 25 til 50% af tilskuddet udbetales i april måned. Foreningen foreslår, at det resterende beløb udbetales hen over sommer/ efterår, hvor der ud over driftsudgifter vil blive udgifter til arrangementer.

Inddragelse og høring

På baggrund af dialog med administrationen har Foreningen fremsendt det vedlagte følgebrev (bilag 2) og handlingsplan (bilag 3). Desuden deltager foreningen i temadrøftelse med Kultur- og Fritidsudvalget forud for behandlingen af dette punkt.

Økonomi

Ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Vurdering

På baggrund af Byrådets intention om at støtte etablering og opstart af kulturbio, og foreningen Kino Kultur Ringsteds behov for støtte som beskrevet i følgebrevet (bilag 2) og handlingsplanen (bilag 3), foreslår administrationen at tilskuddet udbetales på følgende måde:

• Ultimo maj/primo juni 2021 udbetales kr. 100.000. Tilskuddet kan anvendes til almindelige driftsudgifter, istandsættelse af lokalerne samt indkøb af nødvendigt udstyr i løbet af 2021.
• 1. august 2021 udbetales kr. 100.000. Tilskuddet kan anvendes til udgifter til arrangementer, leje af film, oplægsholdere mm.

Opdelingen med 50 % til drift, istandsættelse og udstyr og 50% til konkrete aktiviteter er vejledende, men hvis foreningen kan se en væsentlig ændring i fordelingen, skal de inden afholdelse af udgifterne kontakte administrationen for en endelig godkendelse.

Indstilling

Direktionen indstiller, at Byrådets tilskud på 200.000 kr. udbetales i to rater:

1. Ultimo maj/primo juni 2021 udbetales 100.000 kr., primært til almindelige driftsudgifter, istandsættelse af lokalerne samt indkøb af nødvendigt udstyr i løbet af 2021.
2. I august 2021 udbetales 100.000 kr., primært til udgifter til arrangementer, leje af film, oplægsholdere mm.

Anbefales godkendt med Kultur- og Fritidsudvalgets bemærkninger.

Ej til stede: Per Flor.