Sagsgang

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

I denne sag skal der tages stilling til, om Ringsted Kommune på markedsvilkår skal udleje erhvervslokaler på Campusområdet til FGU institutionen i Ringsted Kommune (herefter FGU), eller om Ringsted Kommune skal yde FGU et anlægstilskud til køb af kommunalt ejet ejendom på Campusområdet.

Trufne beslutninger forud for nærværende sag

Økonomiudvalget besluttede på møde den 8. maj 2018 (punkt 19), at etablering af en ny FGU kunne ske i kommunalt ejede lokaler på Campusområdet.

På møde den 4. september 2018 (punkt 17) vedtog Økonomiudvalget i 2019 at afsætte kr. 9,0 mio. til etablering af FGU på Campusområdet. På samme møde besluttede Økonomiudvalget, at såfremt forslaget om etablering af fysiske rammer til FGU ikke blev godkendt af FGUs bestyrelse, da ville Økonomiudvalget være indstillet på at bidrage med kr. 8,0 mio. til en alternativ campusnær løsning, der ikke involverede kommunalt ejet ejendom.

Byrådet vedtog på møde den 8. oktober 2018 (punkt 2), at det skulle være op til FGUs bestyrelse at beslutte, hvorvidt forslaget om fremtidig placering på Campusområdet skulle forfølges, eller om alternative muligheder i form af nybyggeri eller leje af andre lokaler skulle foretrækkes.

På FGUs bestyrelsesmøde den 16. november 2018 blev det besluttet at forfølge Økonomiudvalgets forslag om at placere FGU på Campusområdet.

På byrådsmøde den 8. april 2019 (punkt 17) blev det besluttet at give en tillægsbevilling på kr. 1,2 mio. ud over det i forvejen bevilgede beløb på kr. 9,0 mio. Tillægsbevillingen blev givet som følge af, at detailprojekteringen for etableringen af FGU havde vist, at der ville opstå en merudgift til opgradering af faglokaler i medfør af ændrede krav i folkeskolelovgivningen.

Lov om institutioner for forberedende grunduddannelse

Lov om institutioner for forberedende grunduddannelse (herefter FGU-loven), jf. § 59, stk. 3, giver eksisterende institutioner, i dette tilfælde Produktionshøjskolen Ringsted, mulighed for med virkning pr. 1. august 2019 at overdrage rettigheder til den institution, som skal træde i stedet for institutionen. I praksis betyder det, at Produktionshøjskolen Ringsted kan overdrage sine rettigheder til FGU. Produktionshøjskolen Ringsted betaler ikke leje for at råde over lokalerne på Haraldstedvej 47, men afholder alene omkostningerne til drift, forsyninger og indvendigt vedligehold. Med FGUs beslutning om at flytte aktiviteter fra Produktionshøjskolen Ringsteds lokaler på Haraldstedvej 47 til nye lokaler på Campusområdet, følger den juridiske konsekvens, at FGU frasiger sig retten til huslejefrit at kunne disponere over lokalerne på Haraldstedvej 47.

FGU-loven definerer udtømmende hvilke typer af tilskud hhv. staten og byrådet kan yde til FGU. Byrådets hjemmel til at yde tilskud til FGU er defineret i FGU-lovens § 31, stk. 1:

”Kommunalbestyrelserne i kommunerne inden for institutionens dækningsområde kan yde tilskud til institutionen ud over deres andel af tilskud … til anlægsudgifter ved etablering eller senere udbygning. Kommuner kan ikke yde tilskud til institutionens driftsudgifter eller lån til driftsudgifter og anlægsudgifter.”

Ovenstående betyder, at byrådet kan yde anlægstilskud til enten opførelse eller køb af en bygning som FGU kommer til at eje. Kommunen kan desuden sælge en eller flere bygninger til FGU, og kan i forbindelse med salg yde et anlægstilskud til ombygninger og/eller særindretninger af den eller de pågældende bygninger. Men kommunen kan ikke overdrage fast ejendom i form af en bygning. Ordlyden i § 31, stk. 1 medfører, at byrådet ikke huslejefrit kan stille lokaler til rådighed for FGU, da dette vil være at sidestille med afholdelse af en driftsudgift.

FGUs bestyrelse er på bestyrelsesmøde den 24. maj 2019 blevet orienteret om, at byrådet, jf. FGU-lovens regelsæt, ikke kan stille lokalerne på Campusområdet huslejefrit til rådighed.

Sagen har ingen bevillingsmæssig konsekvens.

Det er administrationens vurdering, at der med FGU-loven gælder veldefinerede rammer for, hvad Byrådet må give af tilskud i forbindelse med FGUs flytning til lokaler på Campusområdet.

Udlejning på markedsvilkår

Stiller Byrådet lokaler til rådighed for FGU på Campusområdet, vurderer administrationen, at kommunen vil være forpligtet til at udleje lokalerne på markedsvilkår. Fastsættes lejen på et niveau, der er lavere end markedslejen, kan der argumenteres for, at kommunen foretager subsidiering, yder forskelsbehandling eller tildeler et indirekte driftstilskud, hvilket ikke er lovligt. Ved fastsættelsen af lejen bør der tages hensyn til lejemålets stand på kontraktindgåelsestidspunktet. Lejeforholdet vil skulle reguleres af Erhvervslejelovens regelsæt, da der er tale om lokaler, som anvendes til andet end beboelse.

Markedslejen fastsættes på tidspunktet for erhvervslejekontraktens indgåelse. I praksis betyder det, at eventuelle forbedringer og/eller særinstallationer, som for Ringsted Kommunes regning udføres forud for erhvervslejekontraktens indgåelse, skal medregnes i lejefastsættelsen. Under iagttagelse af de af lejeforholdet omfattede lokalekategorier og den aktuelle stand heraf, er det administrationens vurdering, at markedslejen kan fastlægges til følgende:

De ovenfor anførte lejeintervaller er eksklusive omkostninger til drift, forsyninger og indvendigt vedligehold. Lejen tillægges ikke moms. Det er administrationens vurdering, at FGU med markedslejemodellen vil blive påført en meromkostning på kr. 500.000 - 600.000 kr. sammenlignet med økonomien i dag for Haraldstedvej 47.

Salg af kommunal ejendom til FGU ved samtidig ydelse af tilskud

Administrationen vurderer, at byrådet, som alternativ til udlejning på markedsvilkår, til FGU kan sælge hele eller dele af den ejendom, som FGU skal råde over på Campusområdet. Derved overgår ejerskabet til FGU, og FGU skal ikke betale leje til Ringsted Kommune. Ringsted Kommune er som kommunal ejer underlagt Udbudsbekendtgørelsens regelsæt i forbindelse med salg af fast ejendom. Konkret betyder det, at Ringsted Kommune skal sælge til markedspris.

Med hjemmel i § 31, stk. 1 i FGU-loven kan Byrådet yde FGU et tilskud til køb af fast ejendom som FGU kommer til at eje. Det står Byrådet frit for at fastsætte tilskuddets størrelse. Fastsættes tilskuddets størrelse til at være lig markedsprisen for den ejendom, som FGU skal eje, kan salget i praksis gennemføres uden omkostninger for FGU, bortset fra de afledte ejeromkostninger. Salget kan ligeledes gennemføres uden yderligere omkostninger for Ringsted Kommune, end den allerede afsatte bevilling på i alt kr. 10,2 mio.

Det er administrationens vurdering, at markedsprisen for ejendommen på Campusområdet, og dermed også tilskuddets størrelse, først kan fastlægges på et tidspunkt umiddelbart forud for købstidspunktet. Administrationens begrundelse herfor er, at de planlagte istandsættelsesarbejder i ejendommen endnu ikke er iværksat, ligesom opførelsen af koldhallen endnu heller ikke er igangsat. Disse arbejder vil skulle indgå i den samlede prissætning af den faste ejendom, som skal sælges til FGU. Administrationen vurderer, at der ved salg af fast ejendom til FGU bør udarbejdes en salgsaftale, som indeholder følgende præmisser:

• at ejendommen alene må anvendes til FGU-relaterede formål.
• at i tilfælde, hvor FGU måtte ophøre med at eksistere eller FGU måtte ønske at afhænde ejendommen, da skal Ringsted Kommune råde over en tilbagekøbsret, svarende til den oprindelige salgspris tillagt den afskrevne værdi af forbedringer af ejendommen foretaget af FGU efter overtagelsestidspunktet.
• at afskrivningsmodellen for forbedringer fastlægges mellem parterne.

Hensynet til folkeoplysende foreninger

2/3 af kælderarealet af den ejendom, som FGU skal disponere over på Campusområdet, anvendes i dag af folkeoplysende foreninger. Det er administrationens vurdering, at Ringsted Kommune i forbindelse med udlejning og/eller salg til FGU bør stille krav om, at de folkeoplysende foreningers aktiviteter kan vedblive med at finde sted i ejendommen på nærmere definerede vilkår.

Direktionen indstiller;

1. at ejendommen, som FGU skal disponere over på Campusområdet, sælges til FGU til en pris svarende til markedsprisen på købstidspunktet.
2. at der til FGU ydes et tilskud svarende til markedsprisen for den ejendom, som FGU skal erhverve fra kommunen.

Anbefales godkendt.

Ej til stede: Daniel Nørhave

Anbefales godkendt med bemærkningen om

• at ejendommen alene må anvendes til FGU-relaterede formål.
• at i tilfælde, hvor FGU måtte ophøre med at eksistere eller FGU måtte ønske at afhænde ejendommen, da skal Ringsted Kommune råde over en tilbagekøbsret, svarende til den oprindelige salgspris tillagt den afskrevne værdi af forbedringer af ejendommen foretaget af FGU efter overtagelsestidspunktet.
• at afskrivningsmodellen for forbedringer fastlægges mellem parterne.

Godkendt med Økonomiudvalgets bemærkning.

Ej til stede: Daniel Nørhave

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

I denne sag der tages stilling til om tilpasning af hvilke ejendomme som indgår i ESCO-projektets Årspulje 2019.

ESCO fase 2 – Entreprise, er opdelt i 3 årspuljer, henholdsvis år 2018, år 2019 og år 2020 med en ramme på kr. 25,0 mio. kr. pr. år og op til 25 års tilbagebetalingstid.

Årspulje 2018 er bevilliget ved byrådsmøde 9. april 2018, pkt. 24 og skal afsluttes ultimo august 2019. Årspulje 2019 er bevilliget ved byrådsmøde 10. december 2018, pkt. 22, og skal afsluttes ultimo 2019. Årspulje 2020 forventes politisk behandlet i efteråret 2019.

Årspulje 2018 og 2019 vedrører tiltag på skoler (jævnfør hensigtserklæringen som er vedtaget under Budget 2018 ved byrådsmøde 9. oktober 2017, pkt. 2), samt for 2019, renovering af Ringsted Svømmeland.

Bevillingerne er baseret på indstilling fra administrationen af udvalgte tiltag og ejendomme, som indgik i energianalysen fra 2017. Efter bevilling påbegyndtes den endelige projektering.

For Årspulje 2018 blev der besluttet projektforslag for kr. 23,3 mio. kr. Dermed var der afsat kr. 1,7 mio. kr. til ”Andre udgifter”. For Årspulje 2019 blev der besluttet projektforslag for 22,2 mio.kr. Dermed var der afsat kr. 2,8 mio. kr. til ”Andre udgifter”.

”Andre udgifter” vedrører interne omkostninger til projektledelse mv., etablering af intern netværk for CTS og energidataopsamling samt miljøsanering. Desuden udgør ”Andre udgifter” tilkøb af tiltag, som giver de bedste helhedsløsninger af investeringen og hæver ejendommenes standard.

Undervejs i arbejdet er det erkendt, at behovet til ”Andre udgifter” er større end de midler, der er afsat til formålet. Dette skyldes primært, at tilkøb af tiltag er større end forudsat. Årsagen til dette er til dels, at ejendommenes tekniske standard er ringere end forudsat, og derfor kræver genopretning, som der ikke er økonomisk råderum til i ejendomsdriftens budget. Og til dels, at forudsætningerne har ændret sig siden energianalysen i 2017 - samt at der erkendes ny viden om ejendommene under projektering og udførelse.

Undervejs i udførelsen af årspulje 2018 og projektering af årspulje 2019 er udgået, henholdsvis planlagt udgået, tiltag for 4,2 mio. kr.

Det drejer sig om:

• Vandbesparende tiltag – da disse er af mindre og sporadisk omfang og anbefales udført af ejendomsdriften som en del af vedligeholdelsen.
• Energimæssig opgradering af ventilationsanlæg –  da der er overvejende risiko for, at ventilationsanlæg på sigt skal opgraderes som følge af indeklimaproblematik, hvorved investeringen vil være spildt. Der opgraderes kun ventilationsanlæg som forventes bibeholdt i nuværende funktion.
• Pillefyr på Nordbakkeskolen – da det forventes af el-priserne vil falde i forhold til brændselspiller, ligesom el-produktionen bliver mere bæredygtig. Derfor vurderes muligheden for varmepumpe i stedet for pillefyr, hvilket evt. kan indgå i 2020-puljen.
• Bassinoverdækning i svømmehallen pga. ændrede forudsætninger i brugstider, samt fordyrende omkostninger i forbindelse med betjening.

På baggrund af øget behov til ”Andre udgifter” på grund af ændrede forudsætninger og opgradering af bygninger, samt tiltag det ikke længere vurderes hensigtsmæssige at udføre, er der behov for en revurdering af de tiltag, som blev besluttet i årspulje 2019.  Da dette har betydning for den samlede ramme og hermed tilbagebetalingstiden, forslår administrationen følgende løsninger:

Løsning 1: Inddragelse af andre ejendomme, end skoler og Ringsted Svømmeland, i Årspulje 2019

Samtidig med at ovennævnte tiltag for 4,2 mio. kr. udtages, inddrages andre ejendomme med gode energitiltag og lave tilbagebetalingstider.  På denne måde kan det sikres, at der er råderum for at få de bedste helhedsløsninger inden for rammen af 25,0 mio. kr. og 25 års tilbagebetalingstid.

Det kan f.eks. være Bengerdhallen, Ringsted hallerne, Ringsted Bibliotek og Borgerservice,  materialegården (Vej og park) og Opalen (SFO til Valdemarskolen)

En inddragelse af andre ejendomme og tiltag vil medføre behov for tidsforlængelse for årspulje 2019 på ca. 3 måneder pga. tid til projektering.

Løsning 2: Fastholdelse af alle ejendomme og tiltag i Årspulje 2019

Det fastholdes at der kun udføres arbejder for de allerede besluttede ejendomme og tiltag (Skoler og Ringsted Svømmeland), herunder de ovennævnte tiltag for 4,2 mio. kr.

Dette vil medføre, at budgettet overskrides med 0,8 mio.kr. For at undgå en overskridelse af budgettet vil der blive udtaget tiltag for 0,8 mio.kr. af de allerede besluttede, men ikke udførte, tiltag på ejendommene.

Hvilke tiltag der udtages, vil blive vurderet nøje i forhold til, hvor der opnås det bedste samlede resultat og den viden, der er opnået under den endelige projektering.  Hvis der udtages tiltag, kan disse indgå i puljen af tiltag, hvor fra der kan vælges for Årspulje 2020.

En fastholdelse af gennemførelse af de tiltag, der er foreslået udtaget, vil medføre etablering af pillefyr. Administrationen anbefaler arbejdet udført i sommerferien 2020. Dette skyldes, at arbejdet medfører støj og manglende varme og varmt brugsvand.

Løsning 3: Planlagt udgående tiltag investereres i andre tiltag inden for skoler

Det fastholdes, at de ovenstående tiltag for 4,2 mio. kr. udtages og at de derved frigivne midler investeres i andre tiltag inden for skoler og Ringsted Svømmeland.

Da de andre ESCO-tiltag i den nuværende ejendomsportefølje for 2018 og 2019 har lange tilbagebetalingstider, vil dette medføre, at den samlede tilbagebetalingstid for årspulje 2018 og 2019 overskrider 25 år. Mulige tiltag der kan inddrages, kan være vinduesudskiftninger på enkelte skoler, som ikke for nuværende er planlagt foretaget under det ordinære vedligeholdelsesbudget.

Den dermed overskredne tilbagebetalingstid kan udlignes ved kun at medtage tiltag med meget lave tilbagebetalingstider for årspulje 2020, således at den samlede tilbagebetalingstid for de 3 årspuljer forbliver under 25 år. Der er dog en risiko for, at valg af ejendomme og tiltag til årspulje 2020 bliver spredt og uden helhedsbetragtning. 

Hvis der evt. inddrages nye tiltag som vinduesudskiftning, vil administrationen anbefale arbejdet udført i sommerferien 2020. Dette skyldes, at vinduesudskiftning skaber mange forstyrrelser i lokalerne.  

Valg af ejendomme for årspulje 2020 pågår i tredje kvartal 2019, og ud fra den resterende pulje på 51 ejendomme, som indgik i energianalysen.

Ingen

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Det er administrationens vurdering, at der pågår en løbende proces, hvor det kritisk vurderes, hvilke nødvendige tilpasninger der giver den bedste helhedsløsning i forhold til ESCO-tiltag, opgradering af bygningernes tekniske standard og den daglige drift og brugertilfredshed.

Det er administrationens vurdering, at løsningsforslag 1 vil give mulighed for at fastholde de bedste løsninger. Det giver ligeledes det størst mulige råderum for at vælge de mest hensigtsmæssige ejendomme og tiltag for Årspulje 2020

Direktionen indstiller, at der vælges løsning 1.

Anbefales godkendt.

Ej til stede: Daniel Nørhave

Plan- og Boligudvalgets indstilling anbefales godkendt med bemærkningen, at der laves en større evaluering af ESCO projektet primo 2020.

Godkendt med Økonomiudvalgets bemærkning.

Ej til stede: Daniel Nørhave