Økonomiudvalget besluttede den 4. december 2018 at sende sagen tilbage til Kultur- og Fritidsudvalget samt Plan- og Boligudvalget med henblik på drøftelse af udbudsformer, som kunne give mulighed for at overholde det oprindelige budget.
Udbudsformer
Den tildelte økonomi til realiseringen af etape 2 ligger under EU's tærskelværdi for bygge- og anlægsarbejder (2019: 41,3 mio. kr.). Realiseringen af etape 2 vil derfor kunne gennemføres i henhold til Tilbudslovens regelsæt. Her kan man som ordregiver frit vælge sin udbudsform, herunder også gennemføre begrænsede licitationer uden forudgående prækvalifikation. I praksis vil man som ordregiver typisk gøre brug af én af følgende udbudsformer:
Udbudsform | Fordele | Udfordringer |
Begrænset licitation uden prækvalifikation (med optioner) | Begrænset antal tilbudsgivere. Hurtig udbudsproces. Minimering af ressourceforbrug. Ordregiver kan styre udbudsgrundlaget (funktions- og kvalitetskrav). Ordregiver har mulighed for at forhandle. Mulighed for at lade både pris og kvalitet indgå i evalueringen af tilbud. Ordregiver kan gennem optioner få prissat ekstraarbejder, men er ikke forpligtet til at aftage disse ekstraarbejder. Optioner vil blive konkurrenceudsat. | Ordregiver skal have et vist kendskab til markedet for at kunne udvælge et repræsentativt felt af tilbudsgivere. Pris fastsættes af tilbudsgiver. Risiko for, at tilbudt pris overskrider budget. Begrænset mulighed for at forhandle, da opgavens karakter ikke må ændres væsentligt. |
Omvendt licitation uden prækvalifikation | Begrænset antal tilbudsgivere. Hurtig udbudsproces. Ordregiver fastsætter økonomisk ramme for opgaven. Formuleres udbudsmaterialet korrekt, kan ordregiver drage nytte af tilbudsgivers prioriteringer, viden og løsningsforslag. Ordregiver har mulighed for at forhandle med indtil tre tilbudsgivere | Ordregiver kan miste indflydelse på udførelsen af opgaven, da tilbudsgivers tilbud består af kvalitative elementer. Tilbudsafgivelse kan være ressourcetungt for tilbudsgiver. Den eneste til at betale regningen er ordregiver. Udbudsgrundlaget skal være meget grundigt – ellers risikerer man som ordregiver, at tilbudsgiver finder ”huller” eller tager forbehold. Det kan være nødvendigt at stille engangsvederlag i udsigt til de bydende, hvis ressourceforbruget ifm. at udfærdige tilbud er stort. Er der ikke proportionalitet mellem den efterspurgte opgave og den økonomiske ramme, risikerer ordregiver at modtage tilbud, der ikke lever op til forventningerne. Ordregiver skal derfor evne at afstemme opgaveomfang og økonomi inden licitationsforretning igangsættes. |
Overskrider bygge- og anlægsprojektets kontraktsum tærskelværdien på 41,3 mio. kr., vil opgaven skulle udbydes i henhold til Udbudslovens regelsæt. Det vil medføre, at der ikke kan gennemføres en begrænset licitation uden forudgående prækvalifikation. Det vil også medføre, at der vil være begrænsede muligheder for forhandling i forbindelse med kontraktindgåelsen.
Entrepriseformer
Valg af udbudsform bør sættes i forhold til den entrepriseform man som ordregiver finder bedst egnet til at få opgaven udført bedst muligt. I relation til udførelsen af etape 2 vil følgende entrepriseformer skulle overvejes:
Entrepriseform | Fordele | Udfordringer |
Totalentreprise | Kun én aftalepart. Totalentreprenør har ansvar for alle bygge-, ingeniør- og arkitektarbejder, herunder projektering, myndighedsbehandling mv. Mulighed for fast pris. Totalentreprenør varetager alle koordinerings- og styringsopgaver i alle faser af projektet. Totalentreprenør bærer ansvaret for eventuelle huller mellem projektering og udførelse. Byggeledelse forestås af totalentreprenør. Ordregiver vil ikke have behov for en totalrådgiver, men derimod alene en bygherrerådgiver. | Projekteringsmæssig risikoallokering. Totalentreprenør vil påregne et risikotillæg, da totalentreprenør vil have ansvar for både projektering og realisering. Projektets detailudformning, styring og gennemførelse overlades i høj grad til totalentreprenør. Såfremt man som ordregiver ønsker en bestemt udformning af projektet, herunder et bestemt kvalitetsniveau, så kræver det en omfattende forberedelse af udbudsmaterialet. Udbudsmaterialet skal klart og tydeligt definere mindstekrav. For at sikre kontrol med kvalitet, skal ordregiver udarbejde et gennemtænkt udbudsmateriale, der sikrer en hensigtsmæssigt proces for kvalitetsopfølgning. |
Hovedentreprise | Mere end én kontraktpart, da ordregiver som oftest vil tilknytte en bygherrerådgiver, som kan give faglig sparring gennem projektets faser. Projektering ligger hos ordregiver (og bygherrerådgiver), hvilket giver mulighed for at have større indflydelse på projektets udformning end ved totalentreprise. Tidsstyring og udførelse ligger hos hovedentreprenør. Mulighed for fast pris. Mulighed for at stille kvalitative krav i projekteringsmaterialet | Styringsmæssig risikoallokering. Hovedentreprenør vil påregne et risikotillæg for styring og risiko. Ordregiver har begrænset indflydelse på valg af underentreprenører og den leverede kvalitet. Behov for løbende kvalitetssikring af de enkelte faser. Der kan opstå problemstillinger i forholdet mellem det projekterede (ordregivers/bygherrerådgivers ansvar) og det udførte hovedentreprenørs ansvar). |
Revideret tidsplan
Den supplerende sagsbehandling har været gennemført siden december 2018, og dermed er rammetidsplanen for projektet udfordret og forlænget med ca. tre måneder. Uanset fremgangsmåde er den reviderede rammetidsplan nu:
Forår 2019: Ny lokalplan er på plads og eventuel endelig politisk beslutning af igangsættelse.
Efterår 2019: Udbud og forelæggelse for politisk behandling.
Vinter/forår 2020: 1. spadestik
Vinter/forår 2021: Indvielse
Vurdering
Administrationen vurderer, at der fortsat bør arbejdes i retning af at udbyde udførelsen af etape 2 i en hovedentreprise. Kombinationen af hovedentreprise og totalrådgivning vil kunne understøtte, at ambitionerne for projektet tilpasses den økonomiske ramme. Bygge- og anlægsarbejder af større økonomisk omfang vil som oftest være forbundet med en vis økonomisk usikkerhed. Det er administrationens vurdering, at den økonomiske usikkerhed vil kunne begrænses, hvis en hovedentreprise udbydes i omvendt licitation. Projektets krav til kvalitet omfang bør i den forbindelse prioriteres gennemgået med kritiske og realistiske øjne, således at administrationens forventninger stemmer overens med tilbuddene fra markedet.
