Indledning

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Med denne sag skal der tages stilling til udbudsplanen for 2021, herunder om udbuddene kan delegeres til administrationen eller de skal behandles politisk samt om nye udbud skal medtages på udbudsplanen.

Beskrivelse af sagen

Udbudsplanen for 2021 er udarbejdet i henhold til Ringsted Kommunes Indkøbs- og udbudspolitik med henblik på at efterleve udbudspligten. Udkast til udbudsplanen er dannet ud fra følgende parametre: Gentegning af aftaler der står overfor at udløbe, nye udbud fra Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S (SKI), Fællesudbud Sjælland (FUS) og Digitaliseringsforening Sjælland (DIGIT), samt organisationens ønsker til udbud for den kommende periode. Organisationens ønsker er tilvejebragt og prioriteret på bl.a. dialogmøder med fagcentre og stabe.

Økonomiudvalget har som udgangspunkt beslutningskompetencen i forhold til udbudsdesign, tildelingskriterier mv. Økonomiudvalget kan uddelegere kompetencen til administrationen, hvorefter administrationen i praksis har beføjelse til at gennemføre udbuddet uden forudgående politisk involvering. Det foreslås at Økonomiudvalget delegerer kompetencen til at gennemføre udbuddene og tilbudsindhentningerne til administrationen.

Udbudsplanen 2021 fremstilles i fagudvalg for at det politiske niveau har mulighed for at indstille at tildelingskriterier og udbudsdesign behandles politisk, alternativt kan bringe nye udbud ind på udbudsplanen. Hvis det politiske niveau ønsker at have indflydelse på tildelingskriterier og udbudsdesign skal de respektive udbud ikke delegeres til administrationen.   

Der er tale om en bruttoliste over de planlagte udbud i Ringsted Kommune i 2021 (perioden dækker 2. kvartal 2021 til og med 1. kvartal 2022). Udbud af Bygge- og anlægsopgaver fremgår særskilt af Ringsted Kommunes anlægsplan.

Udbudsplanen er et dynamisk dokument, hvilket betyder at der henover perioden kan ske ændringer i planen. Ændringer kan ske hvis f.eks. tidsplaner mv. ændrer sig, eller der ekstraordinært bliver behov for at prioritere uplanlagte udbud ind på planen.

Indkøb har ud fra de afholdte dialogmøder med center- og stabschefer sammensat nedenstående forslag til en udbudsplan for 2021. Der er tale om 11 egne EU-Udbud som gennemføres i samarbejde mellem indkøb og fag- eller stabscentre og eventuelt med fagcentrets egen brug af ekstern konsulent. Udbud af vinduespolering gennemføres alene af Vej- og Ejendomscenter. 

Tabel 1: Udbudsplan 2. kvt. 2021 til og med 1. kvt. 2022

*gennemføres alene af VEC uden involvering fra indkøb.

Ud over de ovenfor anført EU-Udbud er der i kommunen behov for assistance fra indkøb i forbindelse med nogle større tilbudsindhentninger, vist i tabel 2 nedenfor.

Tabel 2: Større tilbudsindhentninger 2. kvt. 2021 til og med 1. kvt. 2022

Særlig Corporate Social Responsibility (CSR) opfølgning

I forbindelse med godkendelse af Udbudsplanen 2021 foreslås to udbud udvalgt til særlig CSR opfølgning. Udbuddene er udvalgt, da det er områder, hvor der erfaringsmæssigt kan være udfordringer f.eks. i forhold til ansættelsesvilkår, praktikpladser mv. De to udbud der foreslås til særlig CSR opfølgning er følgende:

• Vinduespudsning
• Bankforretninger

Inddragelse og høring

Ingen.

Økonomi

Ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Vurdering

Det er administrationens vurdering, at udbudsplanen, med oplæg til udbud der gennemføres af den centrale indkøbsafdeling, er udarbejdet med udgangspunkt i, hvordan Ringsted Kommune får gennemført flest mulige udbud.

Sagen vurderes ikke at have konsekvenser for handicapområdet.

Indstilling

Direktionen indstiller,

1. at udbudsdesign og tildelingskriterier ikke behandles politisk, men delegeres til administrationen
2. at forslag til udbudsplan for 2021 godkendes.
3. at forslag til udbud med særlig opfølgning på CSR godkendes.

Anbefales godkendt. Udvalget ønsker at se udbud af Torvepavillon samt forpagtning café og kiosker, Ringsted Sport Center.

Indledning
Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

I denne sag orienterer administrationen om Coronarelaterede tiltag på Kultur- og Fritidsudvalgets område, og der gives mulighed for, at udvalget kan komme med idéer til gennemførelse.

Indstilling
Direktionen indstiller, at orienteringen tages til efterretning.

Indledning

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Beskrivelse af sagen

I følge projekts tidsplan skal Kultur- og Fritidsudvalget på udvalgsmødet i april forelægges forslag til koncept for endelig disponering af udearealerne ved RSC. Kultur- og Fritidsudvalget har på udvalgsmødet den 15/12-20 bedt om projektstatus med deltagelse af repræsentanter fra følgegruppen og DGI til udvalgsmødet i april.

I det følgende beskrives de elementer, der samlet set tegner konceptet, som interessenterne med ideer og forslag har peget på, og som sammenholdt med empiri, vurdering, udmøntning af politisk opdrag og adressering af vilkår skal danne afsæt for beslutning om koncept for endelig disponering af projektområdet. Hvis forslaget godkendes vil Kultur- og Fritidsudvalget få færdigt materiale til beslutning til udvalgsmødet den 15. juni (Se rammebeskrivelse af leverance i bilag 1).

Koncept
I forlængelse af en grundig involveringsproces er der indleveret hele 94 ideer og forslag fra et bredt spektre af anlæggets nuværende- og potentielt nye interessenter. Forslag og ideer er kategoriseret i 6 spor, som samtidig er aktivitetsområderne i forslaget til konceptet for områdets disponering: Bold, sand, asfalt, løb/styrke/OCR, ketcher og vand. Interessenter fra sporene har været samlet til dialog med projektgruppe, og ideer og forslag er drøftet og kvalificeret yderligere.  

Der er desuden fremkommet ikke-aktivitetsspecifikke ønsker om rammer for fællesskab, hænge-ud-steder, legepladser, rekvisitrum og etablering af stibelysning på anlægget. Dette vil også indgå i den endelige udviklingsplan.

Blandt interessenterne spores et stort fokus på egen idræt og tilhørende facilitet og her har opgaven bl.a. været, at drøfte flerfunktionelle facilitetsmuligheder med interessenter fra sporene, så flest mulige idrætsaktive og borgere kan få glæde af de faciliteter, der med tiden etableres.

I det foreløbige tegningsmateriale (bilag 2) fremgår placering af faciliteter bl.a. med udgangspunkt i overvejelser om:

• at skabe en hovedakse, der forbinder faciliteterne og forbinder anlægget med bydelene i flere retninger.
• sammenhængen til Helhedsplanen, så man får oplevelsen af et sammenhængende sportscenter – ude som inde, så der dermed opnås synergi i udviklingen og tilblivelsen af faciliteterne.
• at udbygge væsentlige funktioner i umiddelbar nærhed af sportscentret.  
• at udbygge infrastrukturen og lave et meget mere åbent anlæg med stibelysning.
• at skabe mødesteder, der kan virke som inspiration og motivation til træning og motion.
• at liv, mangfoldighed af segmenter og aktivitet skaber tryghed.

Gevinsten ved at borgere i højere grad anvender stisystemet som transportvej er, at man kan blive inspireret af de aktiviteter, man møder på sin vej, og et ønske om at indgå i det fællesskab man passerer, og som man bliver nysgerrig efter at udforske nærmere.

Vilkår og byudviklingsperspektiv
Visionen for området er beskrevet i Ringsted Kommunes Politik for Kultur, Fritid og Frivillighed. Afsættet i denne er, at der skal udvikles rammer og vilkår for både det organiserede og selvorganiserede fritidsliv. Hertil blandt andet plads til det sunde, det skæve, det sjove og det sublime. Antallet af- og kvaliteten i oplevelser og events skal udvikles til glæde for borgere i Ringsted Kommune samt for at understøtte tiltrækningen af nye.

En af grundstenene i udviklingen af udearealerne er at øge muligheden for, at flere borgere i kommunen kan være fysisk aktive. Faciliteterne skal både være anvendelige for det stærke og forankrede foreningsliv ved RSC, men skal også være attraktive for institutioner, selvorganiserede grupper og/eller enkeltpersoner. Området skal udvikles til at være en endnu mere integreret del at Ringsted By, og et aktiv for borgere der ønsker at være fysisk aktive. Her har akse og øvrig infrastruktur i tegningsmaterialet en væsentlig funktion.

Det vil i planen blive prioriteret højt, at adgangsforhold og stiforløb er sammenhængende med området udenfor RSC. Det vil skabe et naturligt flow af mennesker, både dem der skal til RSC for at anvende faciliteterne, eller fordi man kan anvende stisystemet som transportvej fra en bydel til en anden bydel i Ringsted. Dette flow af mennesker har flere positive effekter.

Bane 8 (Gamle stadion) placeret ved siden af ridehallen på Teglovnsvej, er i lokalplanen udlagt som rekreativt område. Hvis området skal have anden anvendelse, vil det kræve en ændring af lokalplanen. Både Ringsted IF Herre- og Dameklubbernes formænd peger på, at området ved et eventuelt frasalg kan være medfinansierende til en opgradering af det øvrige anlæg med fokus på at der skabes bane- og lysforhold, der kan give langt større udnyttelsestid, f.eks. hybrid- eller kunstbane med tilhørende lysanlæg. Ved et evt. frasalg vil der desuden skulle anvises et andet areal til camping til Ringsted Festivalen.

Afklaringspunkter
Der er områder, der skal afklares inden den endelige udviklingsplan kan realiseres – forventelig politisk behandling til 15. juni. I lokalplanen for området (lokalplan 301) er omfang og placering af parkeringspladser ved eksisterende og ny bebyggelse fastlagt. Såfremt det besluttes i stedet at udnytte disse parkeringsarealer til f.eks. opførelse af idrætsfaciliteter, vil det kræve en ændring af/dispensation til lokalplanen i forbindelse med vedtagelse af udviklingsplanen for udearealerne. Hvis det fremtidige antal p-pladser ønskes ændret i forhold til den nuværende lokalplan, vil dette ligeledes kræve en ændring af/dispensation til lokalplanen.

Scenarier for øget trafiksikkerhed udarbejdes og tænkes ind i forbindelse med udbygning af faciliteter, der grænser op til af Stadion Allé, hvor der vil komme et større flow af mennesker i takt med udbygningen.

Ved væsentlige ændrede forhold på anlægget, vil der skulle udarbejdes VVM-redegørelser (Vurdering af Virkninger på Miljøet). Det må påregnes at forlænge den samlede etableringsperiode ved faciliteter, der skaber væsentlige, ændrede forhold.

Adressering af udfordringer med støj fra skaterbanen søges løst med anden placering samt udformning i beton. Den lejlighedsvise støj fra højtalere med høj musik søges løst ved tidlig inddragelse af SSP i projektet og efterfølgende, lys på stisystem og ved nye faciliteter, velovervejet infrastruktur og placering af faciliteter og opholdssteder med større flow til følge og generel åbning af hele anlægget. 

Advisory
Projektets råmateriale og form er gennemgået af Lokale- og Anlægsfonden (LOA), som bl.a. vurderer, at udviklingsplanen bør være retningsgivende, men også rummelig ift. fremtidige udviklingsmuligheder, så anlægget fremstår smidigt og vågent i relation til idrætternes udvikling og nye tendenser ifm. bevægelse, aktivitet og facilitetsudvikling. Det bør hvile på faglig, funderet empiri som f.eks. konklusionerne fra IDAN rapporten (Idrættens Analyseinstitut), som er bilagsmateriale til projektet (ringsted.dk/rsc).  

LOA anbefaler også, at anlæggets vision tydeliggøres og omsættes, så det kontinuerligt står klart hvad det særlige er ved at komme og færdes i RSC samt hvem RSC er til for.

Produkt
Produktet, som Ringsted Kommune skal stå med efter processen, er en langsigtet, faseopdelt udviklingsplan, som er summen af en grundig, relevant og inddragende proces, der skal give det bedst mulige grundlag for fremtidige dispositioner og politiske beslutninger vedr. udearealerne. Det skal være et overblik over fremtidige indsatsområder og dermed give mulighed for at tilgå udviklingsplanen i etaper. Tekstmateriale er under udarbejdelse, og fremlægges forventeligt i forbindelse med dagsordenen til juni-mødet i Kultur- og Fritidsudvalget. Rammebeskrivelse for leverance er vedlagt sagsfremstillingen som bilag.

Inddragelse og høring

Høj involveringsgrad hvilket bl.a. kommer til udtryk i antallet af indkomne ideer og forslag. Det foreløbige tegningsmaterialet er drøftet i projektets følgegruppe den 24/3. Følgegruppen er endvidere repræsenteret til Kultur- og Fritidsudvalgsmødet.

Økonomi

Projektøkonomien er afsat af Byrådet. Fremtidige økonomiske prioriteringer til opførelse af faciliteter anbefales at indgå i fremtidige budgetprocesser samt ved fondssøgning.

Vurdering

Administrationen vurderer, at potentialet i de mange forskellige muligheder for at benytte områdets udendørs og indendørs idrætsfaciliteter, potentielt kan gøre RSC til en af de foretrukne destinationer for den aktive familie på Sjælland. Her vil man kunne holde ferie og dyrke en masse idræt. Det er en af fordelene ved at mange af faciliteterne indrettes, så de kan anvendes i en selvorganiseret form (discgolf, padel, fodbold, stisystemer til løb, cykling, rullesport, MTB-spor i den omkringliggende natur, svømme- og sauna-land, skaterfaciliteter, beach-baner og meget mere) og af de etablerede foreninger.

Administrationen vurderer, at den politiske vision for idræts- og fritidsområdet er overordnet retningsgivende for RSC, som det også fremgår af Brugerrådets mandat for RSC. Det vil sikre synergi mellem udvikling, drift og vision og dermed rummelighed ift. fremtidige beslutninger for anlægget.

Indstilling

Direktionen indstiller at, administrationens forslag til koncept for endelig disponering af udearealerne ved RSC godkendes.

Udvalget godkender de overordnede principper og rammer for det videre arbejde. Bane 8 indgår med nuværende anvendelse. Der ønskes et temamøde for Byrådet inden næste fremlæggelse for udvalg og Byråd.