Ældrerådet besluttede, at udpege følgende ældrerådsmedlemmer til valgbestyrelsen: Hanne Hyldgaard, Henrik Carlsen og Benny Dyhr. Ældrerådet peger på, at Henrik Carlsen udpeges som formand.

Ældrerådet godkendte det vedhæftede forslag for ældrerådsmøder i 2021. 

Ældrerådet finder, at tidspunktet for evaluering af den nye praksis for høring af råd, der skal foretages i januar 2022, er uheldigt, da der kan sidde et helt nyt Ældreråd og et helt nyt Byråd, der ikke har erfaring med den nye praksis for høring af råd.

Byrådet skal høre Ældrerådet om alle forslag, der vedrører de ældre, hvilket betyder, at ældrerådets mødedatoer med fordel kan afpasses kalenderen for Byråd og fagudvalg. Erfaringsmæssigt har Ældrerådet primært beskæftiget sig med emner der hører ind under Ældre- og Genoptræningsudvalgets område. Som minimum bør Ældrerådets mødedatoer derfor afstemmes Ældre- og Genoptræningsudvalgets.

Nedenstående ses dagsordenspunkt og beslutning fra Byrådets møde den 8. februar 2021 vedr.  sagen ”Forslag til ændring af praksis for høring af råd”.

Ældrerådet skal tage stilling til hvilken dag der skal afholdes ældrerådsmøder, i forhold til den vedtagne ændring af praksis for høring af råd. Se vedhæftede bilag.

Forslag til ændring af praksis for høring af råd

(Genoptaget) (ØK)

Indledning

I denne sag forelægges forslag til ændring af praksis for høring af kommunens råd til behandling med henblik på at forslaget sendes i høring i kommunens råd.

Beskrivelse af sagen

Ringsted Kommune har en række råd, som rådgiver Byrådet om særlige sagsområder. I forbindelse med politiske sager skal rådene høres, når det er relevant. 

I forbindelse med høring af råd i relation til politiske sager er der konstateret en række udfordringer. Nedenfor er udfordringerne beskrevet nærmere sammen med løsningsforslag.

Manglende høring og forudgående høring

I nogle tilfælde sker det at sager, der er relevante for kommunens råd, ikke kommer i høring som forudsat.

I nogle tilfælde gennemføres høring forud for udvalgsmøder uden fagudvalgene har haft mulighed for at godkende, hvad der sendes i høring. Der har således ikke været en helt klar praksis for, hvornår sager sendes i høring.

For at sikre at fagudvalgene ved, hvad der sendes i høring foreslås, at alle høringer fremadrettet skal godkendes politisk. Det vil ligeledes give mulighed for at det politisk tilkendegives, at en sag skal sendes i høring eller til orientering i et råd, såfremt det ikke fremgår af administrationens indstilling. 

Protokollering af beslutninger i råd i forbindelse med høring

Det er i dag praksis at dagsordenspunkter til fagudvalg, som skal i høring eller orientering i et råd, sendes til behandling i rådet enten før eller efter fagudvalgets behandling. Denne praksis gælder for både Folkeoplysningsrådet, Frivilligrådet, Integrationsrådet, Ældrerådet og Handicaprådet, og betyder at beslutning protokolleres automatisk på samme vis som i fagudvalgene.

Det foreslås, at bemærkninger og høringsvar fremadrettet indarbejdes i afsnit ”inddragelse og høring” i efterfølgende sagsfremstilling til fagudvalget.

For de råd, der ikke har månedlige møder kan høringsmateriale sendes ud pr. mail.

Rådene afholder møder uafhængigt af Byrådets mødekalender og deadlines

Kommunens råd holder møder i forskellige uger, hvilket vanskeliggør en smidig og ensartet arbejdsgang omkring høringer, såfremt høringssvar skal udarbejdes på møderne.

Eksempel fra september 2020.

Uge 36, 1. september - Frivilligrådet

Uge 36, 3. september - Integrationsrådet

Uge 37, 8. september - Folkeoplysningsrådet

Uge 37, 9. september - Handicaprådsmøde

Uge 38, 14. september - Ældrerådet

Uge 38, udvalgsmøder

Handicaprådet og Folkeoplysningsrådet har møde ugen før udvalgsmøderne, hvor dagsorden til fagudvalgene er publiceret. Det betyder, at der ikke er samme mulighed for at forholde sig til høringsvar i den politiske sag, og at høringssvar skal indarbejdes i sagen efter publicering, og at de politiske sager skal genpubliceres ad flere omgange.

Ældrerådet har møde samme dag, som Ældre- og Genoptræningsudvalget, hvilket betyder at høringssvar bæres ”håndholdt” fra Ældrerådet til udvalget. Udvalget ser derfor først høringssvar på mødet.

For at sikre bedre tid til dels høring i rådene og dels administrationens mulighed for at indarbejde og forholde sig til høringssvar fra rådene foreslås at mødetidspunkt for de råd, der har månedlige møder ændres, så rådene mødes ugen efter fagudvalgenes møder.

Ved en ændret mødekadence kan der gennemføres høring af råd inden deadline for dagsorden til efterfølgende fagudvalgsmøder. Dette sikrer at administrationen har tid til at forholde sig til høringssvarene i sagen, og at fagudvalget ser høringssvarene i god tid forud for behandling af sagen.

Inddragelse og høring

Til høring i kommunens råd.

Økonomi

Ingen bevillingsmæssig konsekvenser.

Vurdering

Det vurderes, at forslag til ændringer vil skabe en mere ensartet praksis og bedre forudsætninger for høring af rådene.

Indstilling

Direktionen indstiller, at forslag til ændring af praksis for høring af råd sendes i høring i kommunens råd inden politisk behandling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 03-11-2020

Forslaget sendes i høring, idet Økonomiudvalget også ønsker en tilbagemelding på behovet for temamøder om aktuelle udfordringer med de enkelte råd. Det enkelte råd bedes forholde sig til, om rådenes forretningsorden evt. skal justeres, så de imødekommer den foreslåede procedure.

Supplerende sagsfremstilling

Forslag til ændring af praksis for har været i høring og der er modtaget høringssvar fra alle råd undtagen det lokale beskæftigelsesråd. Hovedtræk fra høringssvarene samt administrationens bemærkninger er samlet i en hvidbog. (Bilag 1) Herudover fremgår høringssvarene i deres helhed bagerst i hvidbogen.

Der er den 18. januar gennemført dialog med Ældrerådet med deltagelse af borgmester Henrik Hvidesten og formand for Ældre- og Genoptræningsudvalget Benny Christensen vedr. praksis for høring, mødeplan og digitalisering af rådet.

På baggrund af høringssvarene foreslås følgende handlinger i relation til de foreslåede ændringer af praksis for høring af råd.

1. Administrationen indgår dialog med Integrationsrådet med henblik på afklaring af formandens rolle i rådet i forbindelse med høringsvar.
2. Administrationen foreslår at der gennemføres evaluering med af ændringen med inddragelse af kommunens råd i januar 2022. Evalueringen forelægges efterfølgende politisk. Evalueringen skal undersøge følgende: 

• At der gennemføres obligatorisk høring af råd i henhold til lovgivning og vedtægter
• At rådene har en rimelig tid til at sætte sig ind i høringsmaterialet.
• At behandling af politiske sager ikke forsinkes unødigt.
• At emner til høring ikke er politisk afklaret inden de behandles i rådene. Dvs. at udvalgene inddrager høringssvar i behandling af sagen.

Integrationsrådet, Frivilligrådet, Folkeoplysningsrådet og Handicaprådet har tilkendegivet ønske om temamøder.

Indstilling

Direktionen indstiller:

1. At forslag til ændring af praksis for høring af råd godkendes.
2. At der gennemføres evaluering af den ny praksis for høring af råd januar 2022 med de i sagen beskrevne fokuspunkter.
3. At kommunens råd tilbydes årlig dialog med det politiske niveau på temamøde med fokus på aktuelle udfordringer.

Beslutning i Økonomiudvalget den 01-02-2021

Ad 1) Anbefales godkendt, idet der generelt ønskes en høringsperiode på 10 hverdage.

Ad 2) Anbefales godkendt

Ad 3) Anbefales godkendt

Ej til stede: Britta Nielsen

Beslutning i Byrådet den 08-02-2021

Benny Christensen fremsatte forslag om, at Ældrerådet friholdes fra de nye høringsprincipper.

Forslaget faldt efter afstemning.

Indstillingen godkendt med Økonomiudvalgets bemærkning.