Ringstedlisten stillede forslag om, at Byrådsmedlemmer også omfattes af retningslinjerne.

Forslaget faldt efter afstemning.

Indstillingen blev herefter godkendt med Økonomiudvalgets bemærkning.

Grundet usikkerhed genoptages sagen i Økonomiudvalget og Byrådet med henblik på at undersøge, hvorvidt politikerne også kan omfattes af retningslinjerne.

Indledning

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Byrådet besluttede den 7. december 2020, at Ringsted Kommune skal have røgfri arbejdstid fra 15. august 2021, og at retningslinjen for røgfri arbejdstid skal godkendes i Byrådet inden da.

I denne sag skal retningslinjen for røgfri arbejdstid drøftes og godkendes.

Beskrivelse af sagen

Retningslinjen

Retningslinjen for røgfri arbejdstid (bilag 1) er udarbejdet på baggrund af drøftelser i Koncernledelsen og HMU samt efterfølgende høring i de lokale MED-udvalg. Retningslinjen er ledsaget af en FAQ – ofte stillede spørgsmål, som udfolder de forskellige vilkår, der gør sig gældende i retningslinjen.

Retningslinjen for røgfri arbejdstid gælder for alle ansatte i Ringsted Kommune og gælder på alle arbejdspladser, alle bygninger, alle matrikler og dertilhørende udeområder, alle køretøjer samt i borgernes private hjem. Rygeforbuddet gælder både almindelige cigaretter, andre tobaksrelaterede produkter, E-cigaretter og vandpibetobak.

Røgfri arbejdstid betyder, at kommunens ansatte ikke må:

1. ryge i arbejdstiden. Arbejdstiden defineres som hele den tid, hvor den ansatte er på arbejde – fra man møder, til man går hjem
2. ryge indendørs eller udendørs. Det gælder både i og uden for arbejdstiden, og det gælder for alle kommunens institutioner, bygninger, matrikler og dertilhørende udeområder samt køretøjer.
3. ryge, hvis der bæres synlig uniform, hverken i eller uden for arbejdstiden
4. gøre brug af afspadsering eller flekse ud med det formål at ryge
5. ryge i borgeres private hjem
6. ryge, hvis man deltager i kurser, sociale arrangementer og personalefester, som ligger inden for arbejdstiden.

Der er enkelte undtagelser til røgfri arbejdstid herunder:

1. hvis den ansatte har overenskomstmæssige selvbetalte pauser
2. hvis den ansatte er ansat med delt tjeneste, er den ansatte ikke på arbejde i tidsrummet mellem de to tjenester, og kan derfor ryge
3. hvis den ansatte arbejder hjemme. Dog må der ikke ryges under eksempelvis et onlinemøde. Dagplejen er ikke omfattet af denne undtagelse
4. ved sociale arrangementer og personalefester der afholdes uden for arbejdstiden og uden for arbejdsstedet
5. ved koloni, lejrskole, borgerferie, 24-timers døgnvagt mv., hvor ansatte arbejder/står til rådighed hele døgnet. Her kan ledelsen i samråd med CMU/LMU/SMU definere et tidsrum, hvor den ansatte kan ryge.

I ovenstående undtagelser er det dog forudsat, at den pågældende ansatte kun må ryge, hvis det sker uden for kommunens matrikel og dertilhørende udeområder, bygninger, institutioner, køretøjer mv., samt at den ansatte ikke bærer synlig uniform fra Ringsted Kommune. Ved koloni, lejrskole, borgerferie mv. skal rygning foregå uden for matriklen, hvor kolonien, lejrskolen, borgerferien mv. afholdes og rygning må ikke overværes af børn, unge eller borgerne, som den ansatte er ansvarlig for.

Hjælpeforanstaltninger

I forbindelse med implementering af røgfri arbejdstid tilbyder Ringsted Kommune, at ansatte, som ønsker det, kan deltage ved et rygestopkursus samt modtage en startpakke. Rygestopkurserne afholdes både før og efter sommerferien. Startpakken indeholder produkter, der kan hjælpe til rygestop. Der afholdes derudover online informationsmøder, hvor ansatte kan få yderligere information om rygestop.

Ønsker ansatte yderligere hjælp til rygestop, kan ansatte få hjælp til rygestop ved at henvende sig til sin bopælskommune, som tilbyder at hjælpe ved f.eks. individuelle rygestopforløb mv.

Ansatte kan derudover få hjælp til rygestop hos Stoplinien.dk, som drives af Sundhedsstyrelsen. Der er orienteret om muligheden for at kontakte det lokale apotek, som kan hjælpe til rygestop – enkelte apoteker har også rygestopkurser. Ydermere kan ansatte downloade e-kvit, som er et program/app til alle, der ønsker at blive nikotinfri, røgfri eller blot vil vide mere om egen rygning.

Inddragelse og høring

Retningslinjen for røgfri arbejdstid har været drøftet i HMU samt i de lokale MED-udvalg (bilag 2). Ved mødet af 26. april 2021 drøftede HMU de lokale MED-udvalgs bemærkninger til retningslinjen. HMU drøftede følgende:

• Er snus omfattet af rygeforbuddet? Nej. Dels er det svært at håndhæve, og dels generer snus ikke andre
• Hvad dækker tobaksrelaterede produkter? Det omfatter alle røgprodukter – eks. e-cigaretter pibe, cigar m.v.
• Gælder rygeforbud også gæster? Ja
• Hvem er ansvarlig for, at gæster ikke går ud og ryger? Den lokale leder har ansvaret for at håndhæve og orientere om det
• Må de ryge uden foran matriklen? Ja
• Vil der være opsatte tydelig skiltning, hvor matriklen er? HR overvejer, om der kan sættes skilte op, der oplyser, at Ringsted Kommune er røgfri
• Hvor må rygning ifm. delt tjeneste foregår og hvor langt væk fra matriklen skal man gå? Der udarbejdes ikke detailregler om det
• Kan man dispensere for rygeforbuddet ved lange vagter/244 timers døgntjeneste ved evt. at planlægge med delt tjeneste (egen betalt pause): CMU/LMU/lokale leder og medarbejder laver specifikke aftaler for det
• En ansat flekser ud for at gå til eks. lægen – må den ansatte i den forbindelse ryge? Ansatte må ikke flekse ud for at ryge, herudover bruges den sunde fornuft
• Bliver der afsat midler, så kommunens sundhedskonsulenter kan blive en aktiv spiller ift. hjælp til rygestop blandt ansatte?  Sundhedskonsulenterne spiller en aktiv rolle 
• Er rygestopkurserne inden eller uden for arbejdstiden? Dette præciseres. Det undersøges om der kan afvikles informationsmøder/rygestopkurser på den enkelte arbejdsplads.
• Der stilles spørgsmålstegn ved reglerne om rygning ifm. koloni, lejrskole m.v.: er besvaret ovenfor
• Det ønskes, at røgfri arbejdstid i Ringsted Kommune også bliver gældende for byrådsmedlemmer: byrådspolitikere er ikke ansatte, men de opfordres til det
• Retningslinjen tilføjes et telefonnummer til HR.

Retningslinjen for røgfri arbejdstid er efterfølgende tilrettet i henhold til enkelte bemærkninger fra lokale MED-udvalg og HMU’s drøftelse den 26. april 2021.

HMU opfordrer til, at Byrådsmedlemmer følger retningslinjen om røgfri arbejdstid.

Økonomi

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Vurdering

Administrationen vurderer, at retningslinjen for røgfri arbejdstid i vid udstrækning giver en klar og tydelig ramme for at overgå til røgfri arbejdstid. Høringen i de lokale MED-udvalg gav anledning til en række afklarende spørgsmål, men generelt er det vurderingen, at Ringsted Kommunes arbejdspladser er klar til at overgå til røgfri arbejdstid.

Det er ligeledes administrationens vurdering, at alle ansatte, som har efterspurgt hjælp til rygestop, har eller vil få tilbudt dette.

Sagen vurderes ikke at have konsekvenser for handicapområdet.

Indstilling

Direktionen indstiller, at retningslinjen for røgfri arbejdstid godkendes.

Indledning

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

I denne sag skal Byrådet udpege et antal brevstemmemodtagere til afvikling af brevstemmeafgivning til Kommune- og Regionsrådsvalget samt Ældrerådsvalget 16. november 2021.

Beskrivelse af sagen

Brevstemmemodtagerne afvikler brevstemmeafgivningen på plejecentre, i borgernes eget hjem og på krisecentret. Brevmodtagelsen disser steder er planlagt til uge 45 - alle dage fra kl. 09.00 - 17.00.

Hvervet som stemmemodtagere skal ifølge lovgivningen varetages af mindst 2 tilforordnede vælgere, der er valgt af Kommunalbestyrelsen. Kommunalbestyrelsen kan dog bestemme, at én af stemmemodtagere udpeges blandt ansatte. 

I Ringsted Kommune er der tradition for, at brevstemmemodtagerene er tilforordnede og ikke ansatte, derfor er der i denne sag indstilling om udpegelse af 8 tilforordnede.

Brevstemmemodtagere skal i henhold til valglovgivningen udpeges af Byrådet ved forholdstalsvalg.

Hver brevstemmemodtager skal regne med at bruge 4 hele dage.

Udgangspunktet for udpegningen er den d´Hondtske metode, foretaget på baggrund af den gruppeinddeling (partigruppe), der er i Byrådet i dag. Hvor A har 5 medlemmer, V har 6 medlemmer, O, C og Ø har 2 medlemmer og F, B, R og K har hver 1 medlem. Man kan dog vælge at indgå valggruppeaftaler til brug for udpegningen ved hvert valg specifikt, eller man kan vælge at benytte den valggruppeaftale, der lå til grund for konstitueringen.

Ved tidligere valg og afstemninger er der udpeget 6 brevstemmemodtagere, men da der til dette valg reelt er 3 brevstemmer pr vælger (hhv. 1 til Byrådsvalget, 1 til Regionsrådsvalget og 1 til Ældrerådsvalget) foreslår administrationen, at der udpeges 8 brevstemmemodtagere. Tidligere valgs erfaringer viser også, at det tager tid at få udfyldt brevstemmerne på plejecentrene, og det derfor vil være mere optimalt med 8 brevstemmemodtagere.

Hvis der ikke udpeges valggrupper fører anvendelsen af den d’Hondtske metode til, at V udpeger 3 brevstemmemodtagere, A udpeger 2 brevstemmemodtagere, O, C og Ø udpeger hver 1 brevstemmemodtager.

Der er nogle personer, der ikke kan udpeges til at varetage hvervet som stemmemodtager i vælgernes hjem:

• kandidater til valget
• personer, der er ansat i kommunen eller hos en af kommunen antaget privat leverandør til at yde personlig og praktisk hjælp m.v. i hjemmet, hjemmesygeplejersker eller andre aktivt udøvende i hjemmesygeplejerskeordningen.

Inddragelse og høring

Ingen

Økonomi

Ingen

Vurdering

Administrationen vurderer, at ved udpegelse af 8 brevstemmemodtagere vil brevstemmemodtagningen på plejecentre, i eget hjem og på krisecentret foregå mere optimalt.

Konsekvenser for handicapområdet

Ingen

Indstilling

Direktionen indstiller, at der udpeges 8 brevstemmemodtagere - 3 fra V, 2 fra A og 1 fra O, C og Ø.

Ad 1. Godkendt med Økonomiudvalgets bemærkning. Partierne F og K deltager i lodtrækningen.

Ad 2-4. Godkendt

Ad 5. Godkendt med Økonomiudvalgets bemærkning.

Indledning

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Den 16. november 2021 er der Kommune- og Regionsrådsvalg samt Ældrerådsvalg.

I denne sag skal Byrådet udpege formænd til de 13 afstemningssteder (valgstyrere) samt valgstyrere og et antal tilforordnede vælgere jfr. valgloven.

Beskrivelse af sagen

Valgstyrer
Ifølge lovgivningen skal den siddende kommunalbestyrelse, til hvert afstemningssted udpeges mindst 5 og højest 9 valgstyrere. Disse vælges ved forholdstalsvalg under ét blandt de vælgere, der bor i kommunen.

Valgstyrerne er dem som underskriver afstemningsbogen. De har det overordnede ansvar for at valget er foregået efter gældende regler. Disse kan altså IKKE forlade afstemningsstedet før det er optalt og pakket sammen. Formanden er én af disse.

Tilforordnede vælgere
Herudover skal der udpeges et antal tilforordnede vælgere. Loven indeholder ikke nærmere regler om, hvor mange tilforordnede vælger der skal vælges, men det forudsættes, at der udpeges det nødvendige antal efter kommunalbestyrelsens skøn. Hvis kommunalbestyrelsen ikke selv kan stille med et tilstrækkeligt antal tilforordnede vælger fra eget bagland, kan det i stedet være interesserede borgere som administrationen har modtaget henvendelse fra.

Det er ikke nødvendigt at afholde valg om hvem der skal udpeges til valgstyrere, formænd for valgstyrerne og tilforordnede, hvis der er enighed i Byrådet. Ellers er udgangspunktet for udpegningen den d´Hondtske metode på baggrund af den gruppeinddeling (partigruppe) der gælder i Byrådet i dag, hvor A har 5 medlemmer, V har 6 medlemmer, O, C og Ø har 2 medlemmer og F, B, R og K har hver ét medlem.  Man kan dog vælge at indgå valggruppeaftaler til brug for udpegningen ved hvert valg specifikt, eller man kan vælge at benytte den valggruppeaftale, der lå til grund for konstitueringen.

Formænd, valgstyrere og tilforordnede vælgere.

Der skal udpeges 1 formand til hvert af kommunens 13 afstemningssteder.

Der skal derudover udpeges 115 valgstyrer incl. tilforordnede fra partierne, heraf er de 22 afløsere og deltager ikke hele dagen. Antallet er dimensioneret efter antallet af afstemningssteder og valgborde til både Kommune- og Regionrådsvalg samt Ældrerådsvalg - se bilag.

Herudover skal der udpeges 83 fra administrationen til sekretærer, afløsning, pakning og ekstra optællere.

Valgsekretariatet er på Rådhuset indtil kl. 15.00 så flyttes det til Ringsted Kongrescenter.

Hvis der ikke er valggrupper giver den d´Hondtske metode følgende fordeling af de i alt 128 politisk udpegede. Hvoraf der reserveres 16 pladser til partier der opstiller til Byrådsvalget, men ikke er repræsenteret i Byrådet i dag og til Ældrerådskandidater.

Bemærk at formænd normalt er valgstyrer og derfor skal være på afstemningsstedet indtil valgene er optalt og nedpakket.

Hvis ovenstående fordeling vedtages skriver administrationen til partierne og beder om navne inden 1. oktober 2020.

Inddragelse og høring.

Ingen

Økonomi

De politisk udpegede valgstyrer og tilforordnede vælgere aflønnes med diæter efter gældende takster. De administrativt udpegede aflønnes med et aftalt honorar.

Vurdering

Administrationen vurderer, at som ved tidligere valg, er det passende med 5 valgstyrere pr. afstemningssted.

Administrationen vurderer at for at afvikle de 3 valg, skal der bruges 211 personer - det er fordelt på opgaver som formand, sekretær, tilforordnet, valgstyrer, afløser, ekstra optæller og pakkehold. Oversigt vedlagt som bilag.

I beregningen ovenfor har administrationen vurderet at der til hvert afstemningssted er udpeget en eller to sekretær/administrativ og på de 3 store afstemningssteder nogle afløsere både administrative og tilforordnede vælgere. Som besluttet i Byrådet 8. september 2014 under punktet valgevaluering, deltager der afløserne i valget fra kl. 18 og til optællingen er færdig. Til Kommune- og Regionsrådsvalg plejer der derudover også at møde ekstra optællere ind kl. 20 – disse er forudsat administrativt udpeget.

Konsekvenser for handicapområdet

Ingen

Indstilling

Direktionen indstiller,

1. at der udpeges 13 formænd i henhold til ovenstående skema
2. at de 13 formænd fordeles på valgsteder
3. at der herudover udpeges 115 valgstyrer/tilforordnede vælgere i henhold til ovenstående skema
4. at der reserveres 9 pladser til fordeling mellem Ældrerådskandidater og de partier, der opstiller til Byrådsvalget, men som ikke er repræsenteret i dag.
5. at administrationen bemyndiges til at annoncere efter tilforordnede, hvis det bliver nødvendigt.

Godkendt efter afstemning.