Sagsgang

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Med denne sag skal Økonomiudvalget tage stilling til Ringsted Kommunes kommunikations- og borgerinddragelsespolitik for 2018-2021.

Byrådet vedtog i 2014 den gældende Kommunikations- og borgerinddragelsespolitik (bilag 1).  Kommunikations- og Borgerinddragelsespolitikken tager udgangspunkt i Byrådets vision for Ringsted.

Kommunikations- og Borgerinddragelsespolitikkens rolle er at understøtte organisationen i kommunikationen til og med kommunens interessenter. Kommunikations- og borgerinddragelsespolitikken:

• Definerer principper for kommunens kommunikation til og med kommunens mange forskellige interessenter.
• Definerer principper for borgerinddragelse.
• Lægger grundstenen til en fælles kommunikationskultur i Ringsted Kommune.
• Sikrer at Ringsted Kommune tænker kommunikation ind i alle væsentlige beslutninger og projekter.
• Fungerer som overlægger for handlingsplaner og strategier indenfor kommunikationsområdet.

Politikken bygger på tre bærende principper – rettidig, dialogbaseret og gennemsigtig – og har udstukket den overordnede retning for kommunens kommunikation og borgerinddragelse i den seneste byrådsperiode.

Målinger og kommunikationsinitiativer

Siden Kommunikations- og Borgerinddragelsespolitikken blev vedtaget, er der blevet arbejdet med flere nye initiativer, der alle ligger i forlængelse af politikken, herunder strategi for borgerinddragelse samt opbygning og facilitering af internt borgerinddragelsesnetværk og strategi for og drift af kommunalt Facebooksite.

Der er ligeledes lavet to målinger af borgernes tilfredshed med kommunens kommunikation og borgerinddragelse i 2014 (bilag 2) og 2016 (bilag 3). Der er ikke sket de store forskydninger mellem de to undersøgelser, der begge viser en samlet tilfredshed med kommunens kommunikation på 6,9 på en skala fra 0-10. Lavest rangerer dog tilfredsheden med borgerinddragelsen. Bilag 4 giver overblik over de vigtigste kommunikationsinitiativer siden vedtagelse af politikken, samt en overordnet gennemgang af de to borgerundersøgelser af kommunens kommunikation.

Beslutning om kommunikations- og borgerinddragelsespolitikken

Byrådet har i maj 2018 genvedtaget Ringsted Kommunes vision (bilag 5) samt nyt styrings- og politikkoncept for Ringsted Kommune (bilag 6). Af styrings- og politikkonceptet fremgår det bl.a., at alle fagudvalg skal forholde sig til de eksisterende politikker på fagudvalgets område. Fagudvalgene skal tage stilling til, om:

• Politikken skal genvedtages
• Politikken skal revideres med henblik på mindre ændringer
• Politikken skal gennem en helt ny proces
• Politikken skal udgå

Økonomiudvalget er fagudvalg for kommunikation og borgerinddragelse.

Administrationen lægger op til, at Kommunikations- og Borgerinddragelsespolitikken revideres med henblik på mindre ændringer. Administrationen foreslår, at principperne om rettidig, dialogbaseret og gennemsigtig kommunikation og borgerinddragelse fastholdes. For at sætte yderligere fokus på redskaberne, som kommunen anvender ved borgerinddragelse, foreslås det at medbestemmelsestrappen fra Borgerinddragelsesstrategien (bilag 7) indarbejdes i politikken. Medbestemmelsestrappen er et vigtigt redskab i arbejdet med borgerinddragelse og indplacering på medbestemmelsestrappen er et vigtigt udgangspunkt for alle borgerinddragelsestiltag, og vil derfor være relevant at indføre direkte i politikken.

Derudover foreslår administrationen, at der udarbejdes en overordnet handleplan med hovedindsatser for arbejdet med kommunikation og borgerinddragelse i indeværende byrådsperiode frem til og med 2021. Handleplanen forslås vedlagt som bilag til politikken. Handleplanen viser en oversigt over de kommunikationsaktiviteter, der allerede arbejdes med – den daglige drift, ”det vi gør” samt de udviklingsspor, der foreslås at have særligt fokus på i den kommende byrådsperiode – ”det vi vil”:

Forslag til handlingsplan for kommunikation og borgerinddragelse

For at sikre, at kommunens kommunikation og borgerinddragelse hele tiden forbedres anbefaler administrationen, at der fortsat udarbejdes borgerpanelsundersøgelser af kommunens kommunikation og borgerinddragelse hvert andet år. Næste undersøgelse foreslås at blive gennemført i løbet af vinteren 2018/2019.

Der foreligger procesplan for udvikling af politikker i Ringsted Kommune som skal følges, såfremt kommunikations- og borgerinddragelsespolitikken skal gennem en helt ny proces.

Ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Administrationen vurderer, at kommunikations- og borgerinddragelsespolitikken har dannet en god overordnet ramme for kommunens kommunikations- og borgerinddragelsesaktiviteter og at den også fremadrettet vil danne en god ramme for kommunens kommunikations- og borgerinddragelsesaktiviteter i en revideret udgave.

Direktionen indstiller, at den eksisterende kommunikations- og borgerinddragelsespolitik revideres

1. Med henblik på mindre ændringer
2. Medbestemmelsestrappen fra borgerinddragelsesstrategien indarbejdes i politikken.
3. Handleplan for arbejdet med kommunens kommunikation for indeværende byrådsperiode udarbejdes som bilag til politikken
4. Der gennemføres en måling af kommunens kommunikation i borgerpanelet i vinteren 2018/2019

Ad 1. Administrationen har udarbejdet et forslag til en revideret Kommunikations- og Borgerinddragelsespolitik (bilag 8).

Ændringerne er udarbejdet på baggrund af et fokusgruppemøde, hvor 8 udvalgte borgere med erfaringer med borgerinddragelse deltog. Resultater og drøftelser fremgår af opsamlingen fra mødet (bilag 9).

Mødet var tilrettelagt som et dialog møde, hvor formålet var, dels at evaluere den nuværende borgerinddragelsesindsats, dels at få idéer og ønsker til den fremtidige indsats. Der blev spurgt ind til deltagernes konkrete erfaringer, til hvad de synes god borgerinddragelse er, hvilke områder de gerne ville inddrages i, hvordan der skal kommunikeres og involveres, og hvordan det er hensigtsmæssigt at  samspil og samarbejde mellem borgere og kommune er, når det drejer sig om borgerinddragelse.

Fokusgruppen blev præsenteret for medbestemmelsestrappen, som de fandt forståelig og god. Det blev drøftet om, det øverste trin på trappen, skulle omdøbes fra ”medbestemmelse” til ”samskabelse”, og der var enighed i gruppen om, at ordet medbestemmelse er meget lettere at forstå, og at betegnelserne kunne dække over det samme.

Af den afsluttende opsamling og konklusion fra mødet fremgår det, at: ”Kommunen skal være præcis i sin kommunikation og melde rammer, muligheder og begrænsninger ud fra starten. Forventningsafstemningen skal ske så tidligt som muligt. Kommunikationen skal være åben og troværdig, og der skal meldes ud i god tid, så det er muligt at få indflydelse tidligt i processen. Borgerinddragelsen skal være reel, klart kommunikeret og involverende.”

For at tydeliggøre og præcisere intentionerne i Kommunikations- og Borgerinddragelsespolitikken, har administrationen, lavet enkelte rettelser og tilføjelser i politikkens definition af hvad rettidig, dialogbaseret og gennemsigt borgerinddragelse er, samt i afsnittet om borgerinddragelsesprincipperne i praksis.

Det er præciseret at rammer og begrænsninger for inddragelse skal være tydelige og klart kommunikeret, og der skal forventningsafstemmes borgerne og kommunen imellem.

Udover at resultaterne fra fokusgruppens arbejde er indarbejdet i oplægget til den reviderede politik, vil disse også indgå i arbejdet i det interne borgerinddragelsesnetværk fremover.

Ad 2. Der er endvidere tilføjet et afsnit i politikken om medbestemmelsestrappen, formålet med denne, samt definitionerne af de enkelte trin. Medbestemmelsestrappen er et af de redskaber, der er beskrevet i kommunens borgerinddragelsesstrategi.

Ad 3. Handleplan for kommunens kommunikation for indeværende byrådsperiode vedlægges politikken som bilag. Handleplanen viser på områderne intern kommunikation, ekstern kommunikation og borgerinddragelse, hvilke hovedindsatser der vil blive arbejdet med i de kommende år både på drift- og udviklingsområdet inden for kommunikation og borgerinddragelse. (bilag 10)

Ad 4. Der planlægges gennemført en måling af kommunens kommunikation i borgerpanelet i vinteren 2018/2019.

Administrationen vurderer, at

• forslaget er i tråd med flere af de ønsker, som er kommet frem i inddragelsesprocessen omkring revidering af politikken, og at der har været tale om reel inddragelse, der bygger på principperne i politikken
• forslag til revideret Kommunikations- og Borgerinddragelsespolitik, samt den tilhørende handleplan, giver en god retning for arbejdet med kommunens kommunikation og borgerinddragelse fremover.
• handleplanen vil sikre et godt fokus på både drifts- og udviklingsaktiviteter inden for intern og ekstern kommunikation samt borgerinddragelse

Direktionen indstiller, at Forslag til ny Kommunikations- og Borgerinddragelsespolitik med dertil hørende bilag 10 vedtages

Anbefales godkendt