Administrationen har lagt vægt på at opføre en funktionel og driftssikker daginstitution, hvor der fokuseres på bygningens anvendelighed, og hvor bygningen er opført i robuste materialer, som er nemme at vedligeholde. For at sikre dette er der inddraget brugere af den kommende institution. Brugerne har fremført ønsker til institutionens indretning. Disse ønsker skal nu omsættes til kriterier, som man politisk vil lægge vægt på ved udvælgelse af det bedste projekt. Kriterierne skal fastlægges inden administrationen kan finde de fem bedst egnede totalrådgivere, som skal komme med bud på den nye daginstitution.
Valg af arkitektfirmaer
Rådgivningsydelsen omhandler arkitekt-, ingeniør- og landskabsarkitektrådgivning. For at finde den rette til opgaven vil administrationen gennemføre en prækvalifikationsfase, hvor enhver virksomhed kan anmode om at blive prækvalificeret til at afgive tilbud. For at sikre konkurrence, skal der som minimum udvælges fem tilbudsgivere, som opfordres til at afgive tilbud.
Ved vurderingen af, hvem der er blandt de fem bedst egnede til at afgive tilbud, vil der lægges vægt på sammenlignelige referencer – dvs. referencer, som underbygger, at den enkelte har erfaring med at tegne, indrette og projektere en dagsinstitution, der svarer til de kvalitative krav og ønsker Ringsted Kommune stiller. Der kan eksempelvis lægges vægt på parametre som funktionalitet, brugervenlighed, æstetik, arealmæssig opfyldelse af behov, disponering af byggegrund mv. Som supplement til referencer kan der fastsættes økonomiske mindstekrav, som skal opfyldes for at kunne komme i betragtning til at byde på opgaven. Dette for at sikre, at de bydende besidder en vis økonomisk ballast for at kunne varetage opgaven. Et eksempel på et økonomisk mindstekrav kan være opfyldelse af krav til egenkapital.
Når de fem bedst egnede tilbudsgivere er udvalgt, påbegyndes tilbudsfasen, hvor de fem udvalgte tilbudsgivere går i gang med at udarbejde det efterspurgte tilbudsmateriale, herunder skitseforslag.
Udvælgelse af vindende tilbudsgiver
Ved udvælgelse af den vindende tilbudsgiver skal tildelingskriteriet være det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Administration foreslår, at identifikationen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud sker på grundlag af bedste forhold mellem pris og kvalitet. Derved kan der ved evalueringen af de indkomne tilbud lægges vægt på såvel økonomi som kvalitative parametre – disse benævnes som underkriterier og delkriterier.
Administrationen skønner, at der med anvendelsen af følgende kriterier og vægtninger vil kunne udvælges en totalrådgiver, som leverer et projekt, der har fokus på økonomi samtidig med, at der leveres på pædagogiske og tekniske funktionskrav og ønsker, samt design:
- Økonomi (20 %)
Sker på grundlag af den tilbudte pris for de af kontrakten omfattede ydelser, inkl. optionsydelser baseret på estimerede mængder.
- Pædagogiske funktionskrav og ønsker (30 %)
a) Den tilbudte disponering af funktioner og rumlige forhold, herunder i hvor høj grad det tilbudte skitseprojekt understøtter funktionalitet og fleksibilitet, således at faciliteter kan anvendes af såvel vuggestue- som børnehavebørn, herunder små sårbare børn.
b) Den tilbudte disponering af grupperum, således at der skabes gode arbejdsvilkår for institutionens personale.
c) Den tilbudte disponering af udearealer, således at der er mulighed for pædagogiske udeaktiviteter fordelt på flere afgrænsede områder.
- Tekniske funktionskrav og ønsker (30 %)
a) Den tilbudte kvalitet af bygningsdele og materialer samt fast inventar med hensyn til opfyldelse af ønsket om en traditionel bygning med bygningsdele, som er velegnede ift. brugen som dagsinstitution.
b) Den tilbudte kvalitet af VVS-installationer i forhold til bygningens funktioner og brug, herunder vurdering af drift- og vedligeholdelsesudgifter og intervaller på de tilbudte VVS-installationer.
c) Den tilbudte kvalitet af elinstallationer i forhold til bygningens funktioner og brug, herunder vurdering af drift- og vedligeholdelsesudgifter og intervaller på de tilbudte elinstallationer.
- Design (20 %)
Sker på grundlag af den tilbudte designmæssige løsning med fokus på bygningens arkitektoniske og funktionelle løsninger og sammenhænge, samt indretningsforslag.
Funktionsbeskrivelser
Administrationen har omskrevet den pædagogiske funktionsbeskrivelse til en kravspecifikation, der tydeligt definerer mindstekravene til skitseprojektet, der skal leveres. Udkast kravspecifikation er vedlagt som bilag 3. Som supplement til kravspecifikationen vil den pædagogiske funktionsbeskrivelse indgå som en del af det samlede udbudsmateriale, således at de bydende er bevidste om, hvilke tanker og ønsker, der ligger til grund for kravspecifikationen. Også den tekniske funktionsbeskrivelse vil indgå som forudsætningsbilag.
Når den vindende totalrådgiver er udpeget, vil funktionsbeskrivelsernes indhold indgå i udarbejdelsen af det endelige udbudsprojektprojekt. Udarbejdelsen af udbudsprojektet sker i et samarbejde mellem administrationen og den vindende totalrådgiver. På den måde sikres det, at det endelige projekt tilgodeser så meget af funktionsbeskrivelsernes indhold som muligt under hensyntagen til de økonomiske rammer.
Hverken den pædagogiske kravspecifikation eller funktionsbeskrivelserne bør indeholde tilkendegivelser af, om Ringsted Kommune vurderer løsninger som fordyrende. De tilbudte løsninger vil i forbindelse med den endelige tilbudsevaluering blive sammenholdt med økonomien og de relative vægtninger, hvorfor der her vil blive taget stilling til økonomi og kvalitative parametre.
Udvælgelsen af den vindende totalrådgiver skal ske med udgangspunkt i det fastsatte tildelingskriterie og de underliggende under- og delkriterier.
Gennemførelse af evaluering
Administrationen vil i samråd med den nedsatte styregruppe udarbejde den udbudsretlige evaluering af de indkomne totalrådgivertilbud, herunder skitseprojekter. Evalueringen fremlægges efterfølgende til BUU og PBU med henblik på drøftelse og godkendelse. Administrationens oplæg til evaluering sker ud fra de opstillede kriterier. Der vil ikke være mulighed for, at der politisk kan vælges et projekt, som ikke har opnået et højt antal point.
Administrationen udarbejder derefter et udbudsprojekt, som forventes at skulle udbydes i hovedentreprise, og som fremlægges for Børne- og Undervisningsudvalget og Plan- og Boligudvalget med henblik på drøftelse og godkendelse.
Bæredygtighed som underkriterie eller optioner
Det vil være muligt at lade bæredygtighed indgå som et underkriterie. Administrationens erfaring fra andre projekter er, at byggeri med ekstraordinær høj bæredygtighed typisk er 25 % dyrere at opføre end traditionelt byggeri. Dog er det i den sammenhæng væsentligt at være opmærksom på, at mange byggetekniske løsninger, jf. Bygningsreglementets regelsæt, som udgangspunkt er bæredygtige. Vælges ekstraordinær høj bæredygtighed som et underkriterie, vil tilbudsgiverne være forpligtede til at indtænke sådanne løsninger i projektet. Løsningerne kan efterfølgende ikke fravælges pga. økonomi eller lignende, da underkriteriet vil være en forudsætning for tildelingen.
Bæredygtighed som underkriterie vil skulle vægtes og indgå i den samlede evaluering. Fordelingen af vægtninger blandt de andre underkriterier vil skulle ændres (skal give 100 % i alt), og det vil skulle beskrives, hvad der lægges på ved evalueringen af den ekstraordinært høje bæredygtighed.
Hvis der ønskes et byggeri med ingen eller reduceret brug af eksempelvis beton, vil det skulle afspejles i krav til både totalrådgiverens og hovedentreprenørens kompetencer. Der må forventes en betydelig merudgift på den samlede entreprise ved valg af denne løsning, forventeligt omkring de 25 %, som angivet tidligere i sagen.
Som alternativ til at lade ekstraordinær høj bæredygtighed indgå som et underkriterie, kan der i udbudsmaterialets prisbilag indarbejdes optioner. Optionerne kan anvendes til at få prissat ekstraordinært bæredygtige løsninger, som af Ringsted Kommune vurderes attraktive og ressourceoptimerende. Optioner er ikke forpligtende, og Ringsted Kommune vil derfor kunne beslutte, om optionerne skal udnyttes eller ej, når den endelige pris foreligger.
Endeligt vil det i forhold til den vindende totalrådgiver være muligt at detailtilpasse løsninger, således at de får et mere bæredygtigt præg. Tilpasningen må dog ikke medføre, at projektets karakter ændres væsentligt i forhold til det oprindeligt udbudte.
Tidsplan
Administrationen skønner, at en tidsplan for et opdelt udbud (hhv. totalrådgiver- og hovedentrepriseudbud) realistisk kan gennemføres med afsæt i nedenstående tidsplan:
Tidsplan |
Marts – august 2021 | Udbud, evaluering, politisk godkendelse og indgå kontrakt. |
September 2021 – januar 2022 | Udarbejdelse af projekt og politisk godkendelse |
Februar – maj 2022 | Udbud, vurdering og indgåelse af kontrakt med hovedentreprenør |
Maj 2022 – efterår 2023 | Udførelsesperiode (byggemodning, mobilisering og byggeperiode) og ibrugtagning af byggeri |
Vurdering
Det er administrationens vurdering, at de foreslåede under- og delkriterier vil kunne danne grundlag for udvælgelse af en totalrådgiver, som indfrier de krav og ønsker, som er fremført i de udarbejdede funktionsbeskrivelser for pædagogik og teknik, ligesom der vil blive lagt vægt på økonomi og design.
Det er yderligere administrationens vurdering, at høje krav om bæredygtighed i byggeriet vil forøge omkostningen til opførelse markant, forventeligt 25 %.
Indstilling
Direktionen indstiller,
- at de angivne under- og delkriterier benyttes for udvælgelse af det økonomisk mest fordelagtige tilbud.
- at yderligere krav om bæredygtighed indarbejdes som optioner og drøftes politisk efter modtagelse af vindende hovedprojekt.
