Indledning

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

I denne sag skal Byrådet tage stilling til de overordnede rammer for etableringen af kommunens whistleblowerenhed og den endelige organisatoriske placering af whistleblowerordningen.

Beskrivelse af sagen

Baggrund:
Den 10. maj 2021 blev der fremlagt en sag for Byrådet med forslag om at etablere kommunens lovpligtige whistleblowerordning hos borgerrådgiveren. Forslaget blev godkendt med forbehold om, at medarbejderne skulle høres om, hvorvidt de opfattede borgerrådgiveren som uvildig. Kommunens Hovedmedudvalg (HMU) udtalte den 30. august 2021, at udvalget ikke havde bemærkninger til placeringen af ordningen hos borgerrådgiveren.

Den 6. september 2021 behandlede Økonomiudvalget en ny indstilling om den endelige placering af whistleblowerordningen hos borgerrådgiveren med beskrivelse af proceduren for behandlingen af indberetninger til ordningen. I den foreslåede organisering og procedure for whistleblowerordningen var der lagt op til etablering af en whistleblowerenhed bestående af borgerrådgiveren som neutral udpeget person, og at indberetninger omfattet af ordningen skulle undersøges af den relevante fagdirektør.

Administrationen blev umiddelbart efter Økonomiudvalgets møde den 6. september 2021 opmærksom på en fortolkning af reglerne for undersøgelse af indberetninger til whistleblowerordningen, der efterlod behov for en præcisering af den foreslåede procedure, og sagen blev derfor udskudt til senere behandling i Byrådet. Denne sag er skrevet med udgangspunkt i den nye vejledning. 

Præcisering
Præciseringen omhandlede det forhold, at whistleblowerenheden (her borgerrådgiveren) som udgangspunkt kun må overdrage oplysninger fra indberetninger om whistleblowerens identitet til personer uden for enheden med whistleblowerens udtrykkelige samtykke. For så vidt angår de indberetninger, som kun helt eller delvist kan undersøges med samtidigt kendskab til identiteten på whistlebloweren, må disse sager således ikke undersøges af direktionen, da de ikke er en del af whistleblowerenheden.  

Det er ikke muligt at udpege direktionens medlemmer som en del af i whistleblowerenheden, da ordningen dermed ikke ville leve op til lov om beskyttelse af whistlebloweres krav om en upartisk enhed, uden interessekonflikter, og som ikke er underlagt ledelsens beføjelser.

Hvilke ændringer fører præciseringen til?
Præciseringen medfører således et behov for en anderledes indretning af whistleblowerenheden, således at der er tilstrækkelige med ressourcer og kompetencer til, at enheden kan undersøge de sager, som ikke kan videregives til en direktør.

Hvis det fastholdes at whistleblowerenheden skal varetages af borgerrådgiveren alene, vil der være behov for at ansætte yderligere ressourcer i borgerrådgiverfunktionen for at sikre, at indberetningerne undersøges tilstrækkeligt grundigt og omhyggeligt, og at der kan gives feedback inden for den lovbestemte frist på 3 måneder.

Vælges der i stedet at udpege personer fra organisationen i whistleblowerenheden, som sammen med borgerrådgiveren forestår undersøgelsen af sagerne, vil ressourcerne hertil kunne findes i den eksisterende del af organisationen. Borgerrådgiveren vil være koordinator i arbejdet. 

Forslag til whistleblowerenhed inklusiv medlemmer udpeget i organisationen
For at sikre tilstrækkelige med ressourcer og kompetencer i whistleblowerenheden kan den udvides til udover borgerrådgiveren (herefter kaldet koordinator af whistleblowerenheden) også at inddrage kommunens tre stabschefer. Valget af stabscheferne beror på, at de dækker områderne for HR, økonomi og IT, og som vil kunne levere de oplysninger til en undersøgelse, som umiddelbart vil være mest relevante at indhente i de fleste undersøgelser.

Det kan overvejes, om der herudover skal udpeges flere fagpersoner (medarbejdere) med særlig viden fra hvert center, således at der fx også inddrages medarbejdere med viden om sygepleje, miljøoplysninger, udbudsregler, socialret, skoleområdet mv. til whistleblowerenheden. Det er muligt senere at udpege yderligere medarbejdere til enheden, hvis det skønnes relevant. Det kan være i det tilfælde, hvor der generelt er behov for en særlig kompetence i enheden, og vil formentlig være i tilfælde af, at der modtages mange ens indberetninger med en bestemt problematik. I sådanne tilfælde foreslås det, at whistleblowerenheden indstiller konkrete medarbejdere til whistleblowerenheden, til beslutning i direktionen.

Det er ikke muligt at udpege ad hoc medlemmer af whistleblowerenheden, det vil sige til deltagelse i behandlingen af en konkret indberetning. 

Opgaver i whistleblowerenheden
De overordnede krav til rammerne for kommunens whistleblowerordning er beskrevet i lov om beskyttelse af whistleblowere, der blev vedtaget den 24. juni 2021 på baggrund af whistleblowerdirektivet. Det fremgår af reglerne, at der skal udpeges en upartisk person eller enhed, der skal administrere ordningen, modtage og sikre omhyggelig opfølgning på indberetninger til ordningen samt forestå kontakten med whistlebloweren.

De overordnede krav til indretningen af kommunens ordningen følger af loven og de beslutninger, som Byrådet vedtog om ordningen den 10. maj 2021. Disse kan skitseres som følger:

• Whistleblowerenheden modtager skriftlige indberetninger og skal sikre, at der kvitteres til whistlebloweren inden for fristen.
• Whistlebloweren kan vælge at være anonym. I sådanne tilfælde vil det ikke altid være muligt at sende en kvittering til vedkommende.
• Whistleblowerenheden skal visitere indberetninger i forhold til, om de falder inden for eller uden for ordningen.
• Whistleblowerenheden skal sikre, at der foretages en omhyggelig undersøgelse af de indberetninger, der falder inden for ordningen. Undersøgelsen behøves ikke at gennemføres af selve enheden, men kan ske under inddragelse af den øvrige del af organisationen i det omfang, at whistleblowerens identitet ikke afsløres for personer uden for enheden, medmindre whistlebloweren har givet sit udtrykkelige samtykke hertil. Formålet med undersøgelsen er, at få be- eller afkræftet, hvorvidt forholdene i indberetningen er korrekte. Whistleblowerenheden tager ikke stilling til konsekvenserne af undersøgelsen, herunder ansættelsesretlige eller kontraktsretlige konsekvenser.
• Det er besluttet, at nuværende ansatte, samarbejdspartnere og leverandører kan benytte Ringsted Kommunes ordning.
• Whistleblowerenheden skal inden for tre måneder give feedback til whistlebloweren om hvad indberetningen har givet anledning til.

Alle disse opgaver kan helt eller delvist overlades til en upartisk ekstern leverandør, typisk et advokatfirma, men kommunen skal fortsat udpege en whistleblowerenhed, der skal sikre undersøgelse af de sager, som falder inden for ordningen.

Hos ekstern leverandør kan købes en samlet løsning der inkluderer IT-løsningen, samt hjælp til at sikre whistlebloweren kvittering, vurdering af om indberetningen falder inden for ordningen, sparring om undersøgelsens tema og rammer samt feedback til whistlebloweren. Forskellige advokatfirmaer tilbyder ens løsninger inden for nogenlunde samme grundbeløb, som er tilsvarende kommunens udgifter til selv at etablere og drifte et whistleblowersystem. Herudover kommer der løbende udgifter til visitationen af en indberetning, som har et forskelligt beløb pr. indberetning i de pågældende firmaer. Den samlede pris vil derfor udgøre på et fast beløb og et variabelt beløb, som afhænger af antallet af indberetninger til ordningen.

Undersøgelse af indberetninger
Undersøgelsen gennemføres ved at koordinator af whistleblowerenheden beslutter hvilken metode, der er relevant at benytte ud fra de forhold, der er beskrevet i indberetningen. Udgangspunktet er, at indberetninger i videst muligt omfang overdrages til undersøgelse hos fagdirektøren.

Hvis koordinator af whistleblowerenheden eller den relevante fagdirektør er omfattet af sagen, skal koordinatoren overdrage vurderingen af behandlingen af sagen til borgmesteren. Hvis indberetningen omhandler et udpeget medlemmer af whistleblowerenheden, vil sagen blive undersøgt af de øvrige medlemmer af enheden, hvis den ikke kan undersøges af en fagdirektør.

Sager til fagdirektøren
Såfremt at undersøgelsen kan overdrages helt eller delvist til den relevante fagdirektør, vil  koordinator af whistleblowerenheden overgive sagen til nærmere undersøgelse med angivelse af, hvad der skal undersøges, evt. med forslag til metode for undersøgelsen og relevant retsgrundlag. Whistleblowerenheden kan fungere som sparringspartner for fagdirektøren under gennemførelsen af undersøgelsen. Fagdirektøren giver koordinator af whistleblowerenheden en tilbagemelding om resultatet af undersøgelsen, metodevalget samt en orientering om, hvilke medarbejdere, der blev inddraget i undersøgelsen. Whistleblowerenheden kan bede fagdirektøren forestå yderligere undersøgelse, hvis den første undersøgelse ikke vurderes tilstrækkelig. Hvis det vurderes, at undersøgelsen er foretaget tilstrækkeligt grundigt og omhyggeligt, vil whistleblowerenheden afslutte sagen og give whistlebloweren feedback om muligt.

Sager i enheden
Undersøgelser, der foretages af whistleblowerenheden, gennemføres ved at koordinator af  whistleblowerenheden vurderer, hvorvidt undersøgelsen kan foretages uden inddragelse af stabscheferne. I så fald vil koordinatoren af whistleblowerenheden alene forestå undersøgelsen, alternativt inddrages en eller flere stabschefer i undersøgelsen. Whistleblowerenheden indhenter oplysninger fra organisationen til at vurdere om oplysningerne i indberetningen kan be- eller afkræftes, så længe det sker under beskyttelse af whistleblowerens identitet eller med samtykke fra vedkommende.

Uanset om undersøgelsen foretages af en fagdirektør eller whistleblowerenheden, er det den daglige ledelse, som beslutter konsekvenserne af undersøgelsen, herunder om resultatet af undersøgelsen skal føre til ansættelsesretlige eller kontraktsretlige konsekvenser.

Indretning af whistleblowerenheden:
Whistleblowerenheden koordineres af borgerrådgiveren, som beslutter hvilke sager, der skal undersøges og hvem, der skal inddrages i undersøgelser. Whistleblowerenheden kan tage stilling til, hvorvidt sagerne er tilstrækkeligt omhyggeligt undersøgt og bede om, at der foretages yderligere undersøgelser i sagerne.

Koordinatoren af whistleblowerenheden skal afrapportere til borgmesteren og i særlige tilfælde Byrådet, hvis undersøgelsen ikke lever op til kravene i ordningen. Koordinatoren for whistleblowerenheden er ligeledes ansvarlig for den årlige afrapportering til Byrådet om antallet af indberetninger til whistleblowerordningen.

Vedlagt i bilag 1 er en opdateret procedurebeskrivelse, som nærmere uddyber ordningen jf. ovenstående.

HMU vil blive blevet orienteret om den foreslåede indretning af ordningen før møde i Økonomiudvalget.  

Der vil blive iværksat særlig information om ordningen i december og januar, målrettet medarbejdere og leverandører. 

Økonomi

I forbindelse med DUT-kompensation er det lagt til grund, at der vil være ca. 1,5 indberetninger pr. 1000 medarbejder i kommunen og at der i gennemsnit vil medgå 5 timer pr. indberetning til registrering af denne, kvittering, kommunikation med whistleblower m.v. Derudover skal kommunen selv afsætte ressourcer til selve behandlingen af indberetningen, hvilket der ikke er kompenseret for, da det i forvejen betragtes som en kommunal opgave.

I DUT-kompensation modtager Ringsted Kommune kr. 42.600 i 2022 og kr. 15.200 de efterfølgende år.

Forventeligt vil udgifter til it-løsning og/eller indkøb af IT-løsning i sig selv koste forventeligt i omegnen af kr. 10.000 til etableringen og kr. 24.000 i årlig licens eksl. Moms. Opsætningen og ændringer af systemet vil i stort omfang skulle varetages af whistleblowerenheden.

Tilkøbes IT-løsning samt en pakkeløsning hos et eksternt advokatfirma, forestår de opsætning, drift og vedligeholdelse af systemet. Herudover sikrer firmaet modtagelse og kvittering af indberetninger til whistlebloweren, sparring om undersøgelsen af indberetningen i overleveringen til whistleblowerenheden, samt feedback til whistlebloweren. Afhængende af den valgte leverandør inkluderes også uddannelse og træning af medarbejdere i whistleblowerenheden. Dette kan købes for i omegnen af kr. 10.000 i etableringen og kr. 24.000 i årlig licens samt mellem kr. 1000-3000 pr. indberetning, det vil sige at de ekstra ydelser fra advokatfirmaet ligger inden for samme grundbeløb som, hvis kommunen selv skal købe systemet.

Ressourcerne til behandlingen af indberetningerne findes hos koordinatoren af whistleblowerenheden, samt direktionens medlemmer og de øvrige medarbejdere, der deltager i undersøgelsen.

Hvis whistleblowerenheden modtager alvorlige henvendelser, der kræver ekstern advokatbistand, vil der skulle findes midler til dette inden for kommunens budget. 

Direktionen anbefaler, at økonomien forbundet med ordningen følges tæt det første år (2022), og at det på den baggrund vurderes, om budget og udgifter hænger sammen fra 2023 og frem.

Vurdering

Det er direktionens vurdering, at indberetninger til kommunens whistleblowerordning kan håndteres mest smidigt og i overensstemmelse med reglerne ved, at der udpeges en whistleblowerenhed, med borgerrådgiveren som central enhed og med deltagelse af de tre stabschefer efter behov.

Det anbefales, at der indkøbes en samlet pakkeløsning hos et advokatfirma, som forestår etableringen og driften af IT-systemet samt de ydelser, som er beskrevet ovenfor. Dette sikrer, at der ikke er habilitetsproblemer for sager, som vedrører whistleblowerenheden samt at driften i ordningen varetages under ferieperioder. Samtidig vurderes det, at de indberetninger, som skal undersøges af whistleblowerenheden, som udgangspunkt kan håndteres af koordinatoren af whistleblowerenhed samt de tre stabschefer. Viser der sig et behov for at udpege yderligere medarbejdere til enheden, kan det ske ved behov.

Det er direktionens umiddelbare vurdering, at der forventes op til 10 indberetninger om året til ordningen. Heraf vil en del af disse indberetninger ikke være omfattet af ordningen, og skal derfor ikke undersøges videre.

Det er direktionens anbefaling, at ordningen evalueres efter et år i forhold til hensigten med ordningen, eller om der er behov for tilpasninger. Evalueringen gennemføres med udgangspunkt i de hidtidige erfaringer med ordningen, proceduren for modtagelse, håndtering og opfølgning af indberetninger. Herudover evalueres det samlede ressourceforbrug inkl. økonomi for ordningen.

Konsekvenser for handicapområdet

Sagen har ikke konsekvenser for handicapområdet. 

Indstilling

Direktionen indstiller, 

1. at der oprettes en whistleblowerenhed hvor borgerrådgiveren og de tre stabschefer udpeges som medlemmer i enheden, med Borgerrrådgiveren som koordinator,
2.  at der indgås aftale med en ekstern leverandør om IT-system til modtagelse af indberetninger, samt modtagelse, sparring om indberetningen samt feedback til whistlebloweren
3.  at den foreslåede ordning evalueres efter et år

Indledning

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Dette er den tilbagevendende orientering til Økonomiudvalget om de tiltag der, på forskellige måder, medvirker til at forbedre trivslen på kommunens arbejdspladser. God trivsel er med til at sikre, at Ringsted kommune er en attraktiv arbejdsplads for alle, både nuværende og kommende medarbejdere.

Beskrivelse af sagen

Ingen

Inddragelse og høring

Ingen

Økonomi

Ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Vurdering

Det er administrationens vurdering, at de forandringer, som corona har medført på kommunens mange arbejdspladser, er blevet accepteret og håndteret på en konstruktiv og effektiv måde i alle dele af organisationen. Det vurderes endvidere, at de iværksatte tiltag har medvirket til en god tilbagevenden efter corona.

Der skal fortsat være opmærksomhed på belastningsreaktioner og træthed hos ledere og medarbejdere efter coronaperioden, samt på de udfordringer der kan være på arbejdspladser, hvor ledere og medarbejdere er vendt tilbage efter en lang hjemmearbejdsperiode med distance til hinanden.

Konsekvenser for handicapområdet

Ingen

Indstilling

Direktionen indstiller,

1. at orienteringen tages til efterretning
2. at der ikke fremadrettet orienteres kvartalsvist om trivselsmæssige tiltag
3. at Økonomiudvalget primo 2022 beslutter, hvordan udvalget vil følge området i den kommende byrådsperiode.