Byrådet besluttede den 25. juni 2019, pkt. 14, en genopretningsplan for anlægsområdet med følgende tiltag på det administrative niveau og det politiske niveau.
Det administrative niveau
Til fagudvalgsmøder i februar og Byrådsmødet i marts 2020 fremlægges en sag; Anlægsoversigt 2020, hvor der skal tages stilling til en ny anlægsplan for 2020 over alle nye og tidligere vedtagne anlægsfinansierede projekter.
Det fremgår af Kasse- og Regnskabsregulativet, at der skal fremlægges et administrativt forslag til en tidsplan for, hvornår de enkelte anlægsfinansierede projekter gennemføres og afsluttes. Samtidig besluttede Byrådet i forbindelse med genopretningsplanen for anlægsområdet den 25. juni 2019, pkt. 14, at senest tre måneder efter budgetvedtagelsen fremlægges en tidsplan for Plan- og Boligudvalget, Økonomiudvalget og Byrådet, som indeholder alle nye og tidligere vedtagne anlægsprojekter.
Opfølgning på anlægsplanen vil være til politisk behandling hvert kvartal. Her vil være en status
på fremdriften, nye milepæle samt administrationens vurdering af økonomien i de enkelte
projekter.
Det fremgår af anlægsplanen fremadrettet kaldet anlægsoversigt, hvilke anlægsfinansierede sager, der arbejdes på i 2020. Anlægsoversigt 2020 fremlægges som punkt på denne dagsorden.
Anlægsoversigten dækker anlægsfinansierede sager, som er påbegyndt før 2020, men som der stadig arbejdes på i 2020. Anlægsoversigten dækker endvidere anlægsfinansierede sager, som starter op i 2020 og færdiggøres i 2020 eller fortsætter efter år 2020.
Der er flyttet ca. ½ årsværk til Vej- og Ejendomscentret som controller og anlægskoordinator. Anlægskoordinatoren understøtter, at den administrative og politiske ledelse til stadighed har overblik over økonomi og fremdrift i alle anlægsprojekter. Anlægskoordinatoren skal desuden støtte projektlederne i overholdelse af deadlines, bevillingsregler og anden formalia.
I efteråret 2019 har der i administrationen været en proces for at sikre et mere fyldestgørende beskrevet økonomiafsnit i fremtidige anlægssager. I processen er der blevet udarbejdet nye paradigmer samt et supplerende notat omkring regelsættet for anlægsbevillinger. Materiale der er tilgængeligt via kommunens Midtpunkt. Derudover er der udviklet en skabelon til økonomiafsnittet, som anlægssagerne skal vedhæfte som bilag. Skabelonen skal synliggøre, hvilke ændringer der må være for det pågældende anlæg – både for rådighedsbeløbene og anlægsbevillinger. Er der ændringer til rådighedsbeløbene – skal det oplyses i skemaet, hvor finansieringen tages fra / skal placeres. Skabelonen vil blive bearbejdet yderligere, for at gøre den lettere at læse.
Med henblik på at kortlægge behovet for rådgiverydelser, har administration udarbejdet et notat, der redegør for de rådgiveraftaler, der siden 1. januar 2018 er blevet indgået på anlægsområdet. Notatet fremgår som bilag. Der er indgået i alt 25 rådgiveraftaler med en samlet økonomisk ramme på ca. 20 mio. kr. Genstandsfeltet for rådgiveraftalerne er meget differentieret og omhandler blandt andet rådgivning inden for bygningskonstruktion, statik, belægning, tagrenovering, byggemodning, brorenovering, vejanlæg, etablering af naturgræsbane, samt udskiftning af klinker i svømmehal.
Hovedparten af rådgiveraftalerne (22 ud af 25) ligger inden for en relativ beskeden økonomisk ramme på 0,040 – 0,6 mio. kr., med en gennemsnitlig økonomi pr. aftale på ca. 0,263 mio. kr.
En rådgiverrammeaftale er kendetegnet ved at være en løbende aftale mellem ordregiver og én eller flere rådgivere. Formålet med en rammeaftale er blandt andet at fastsætte vilkårene for de kontrakter, der skal indgås i løbet af rammeaftalens løbetid (maksimalt 4 år), navnlig med hensyn til pris og påtænkte mængder.
Fordelen ved at gøre brug af en rammeaftale er, at man som ordregiver ikke skal gennemføre nye udbud hver gang der er behov for at foretage et indkøb. Dette gælder dog alene under forudsætning af, at den pågældende ydelse har været omfattet af den udbudte rammeaftale.
En potentiel ulempe ved at indgå en rammeaftale med en længerevarende løbetid er, at man på tidspunktet for rammeaftalens indgåelse fastsætter prisniveauet for rådgiverydelsernes udførelse. Man afskæres som ordregiver dermed fra at kunne prisafprøve markedet i den periode rammeaftalen pågår (med mindre der gennemføres endnu et udbud). Endnu en ulempe ved anvendelse af en rammeaftale er, at det som ordregiver kan være vanskeligt at påvirke balancen mellem aftaleindgåelser med henholdsvis store og små/mellemstore virksomheder. Med et bredt og varieret behov for rådgiverydelser vil det formentlig være nødvendigt at indgå flere rammeaftaler, såfremt små/mellemstore virksomheder skal tilgodeses i opgaveløsningen.
Der gennemføres i februar 2020 et internt kursus i bevillingsregler for alle projektledere, et kursus der vil blive afholdt årligt fremover.
Yderligere tiltag i administrationen
- Større gennemsigtighed i grundlaget for politiske beslutninger
Ved fremlæggelse af sager hvor udvalget skal prioritere mellem forskellige typer tiltag, eks. anlæg af nye cykelstier eller renovering af bygninger, vil administrationen synliggøre hvilke principper for vurdering der ligger bag indstillingen.
- Anvendelse af rådgivere skal bidrage til bedre kvalitet i anlægsprojekter
Der har været politiske drøftelser om hvor mange eksterne rådgivere der anvendes. Administrationen vil tillige fokusere på hvordan samarbejdet med rådgivere foregår, med det mål at når det er relevant at anvende eksterne rådgivere, skal det bidrage til højere kvalitet i anlægsprojekterne.
- Konsistens i interne dokumenter
Der arbejdes i øjeblikket på at afklare og sikre, at der opnås konsistens i de roller og ansvar, der er beskrevet i Genopretningsplan for anlægsområdet, Kasse- og Regnskabsregulativ for Ringsted Kommune samt Projekthåndbog for Ringsted Kommune.
Det politiske niveau
Den 9. september 2019, pkt. 10 godkendte Byrådet en ændring til Ringsted Kommunes Kasse- og Regnskabsregulativ, som omfattede etableringen af anlægsfonden. Anlægsfonden blev indarbejdet i regulativet med følgende tekst:
” Anlægsfonden er en fond hvor overskyende rådighedsbeløb (både udgifter og indtægter) fra skattefinansierede anlægsprojekter samles. Anlægsfonden er ved opstart bevilliget mulighed for en negativ saldo på op til 5 mio. kr. Formålet med anlægsfonden er at sikre et samlet overblik over mindre forbrug på anlægssager, så råderummet kan prioriteres politisk.
Økonomien i kommunens anlægsprojekter skal løbende vurderes.
Så snart det vurderes at et projekt med stor sandsynlighed ikke kommer til at udnytte det fulde rådighedsbeløb (både udgifter og indtægter) skal der fremlægges en politisk sag om reduktion af bevillingen og overførsel af det resterende rådighedsbeløb til anlægsfonden. Det bemærkes dog at rådighedsbeløb der er tilknyttet en ramme eller pulje ikke kan indgå i anlægsfonden.
Så snart det vurderes at et projekt med stor sandsynlighed ikke har et tilstrækkeligt rådighedsbeløb til færdiggørelse af anlægsprojektet skal der fremlægges en politisk sag om forøgelse af bevillingen og administrationen kan pege på anlægsfonden som en mulig finansieringskilde.
Anlægsfondens saldo opgøres kvartalsvist og indgår i rapporteringen via budgetrapporterne.”
Anlægsfonden blev etableret med et rådighedsbeløb til udgifter på 5,0 mio. kr.
Interne honorarer
Der pågår i øjeblikket overvejelser omkring en ny model for afregning af interne honorarer, som understøtter fremdrift i projekterne og brug af egne ressourcer frem for eksterne rådgivere. Der fremlægges sag om dette i foråret 2020.
Finansiering af 1-års og 5-års gennemgang
For at kunne afslutte igangværende anlægsopgaver umiddelbart efter aflevering til drift, og derved straks herefter kunne tilbageføre eventuelle overskud til anlægsfonden, kan der etableres en ramme til finansiering af 1- og 5-års gennemgang, som primært omfatter medgået honorartid.
Omkostningen hertil udgør typisk ikke over 0,01 mio. kr. pr. anlægsopgave.
Der afsluttes i størrelsesordenen 20 anlægsprojekter om året, så rammen vil skulle være på typisk 0,2 mio. kr. pr. år men kan tilpasses årligt ad hoc.
Ved at indføre denne ramme vil anlægsoversigten kun afspejle de anlæg, hvor der er igangværende eller planlagt aktivitet, hvilket derved vil være i overensstemmelse med det brugerne af anlæggene oplever i praksis. Det vil reducere antallet af aktive anlæg i porteføljen, med bedre overblik til følge. Denne praksis anvendes allerede i andre kommuner. Administrationen fremlægger konkret anbefaling samtidig med sag om interne honorarer.
