Foreningen Ringsted Julebelysning (vedtægter i bilag 1) har eksisteret siden 2005 og har som formål at
- forestå drift og vedligeholdelse samt opsætning og nedtagning af julebelysningen med udgangspunkt i bymidten
- at eje nødvendigt julebelysningsmateriel
- at tilvejebringe den nødvendige etablerings- og driftskapital
Foreningens midler tilvejebringes gennem indsamlinger og medlemsbidrag. Ringsted Kommune bidrager aktuelt med kr. 255.000 årligt til julebelysningen og de seneste fem år har gennemsnittet af øvrige bidrag fra bl.a. handlende, erhvervsliv mv. været kr. 160.000 årligt.
Julebelysningsforeningen ledes af en bestyrelse med repræsentanter for handels- og erhvervsliv i kommunen. Ringsted Kommune leverer mod betaling sekretariatsbistand til julebelysningsforeningen aktuelt fra eventsekretariatet i Ringsted Kongrescenter.
Da Ringsted Kongrescenter fik sekretariatsansvaret for julebelysningen i 2012 blev der oprettet en mellemregningskonto i kongrescentret, hvorefter økonomiflowet i julebelysningsforeningen blev fordelt på tre konti:
- En kommunal bankkonto, hvor bidrag fra forretninger og liberale erhverv blev indbetalt. Kontoen har eksisteret siden julebelysningsforeningens opstart i 2005 først i Danske Bank senere i Nordea.
- Ringsted Kongrescenters mellemregningskonto, hvor det kommunale bidrag blev indbetalt og de løbende udgifter til driften blev afholdt. Mellemværendet blev afstemt hvert år i forbindelse med udarbejdelsen af Julebelysningenforeningens årsregnskab.
- Ringsted Julebelysnings egen konto i Sparekassen Sjælland.
I foråret 2019 besluttede bestyrelse og sekretariat at samle alle indtægter og udgifter på julebelysningsforeningens konto i Sparekassen Sjælland. Beslutningen er blevet effektueret i forbindelse med den økonomiske håndtering af julebelysningssæson 2019/2020.
I forbindelse med systematiseringen til en samlet konto kom der fokus på et indestående beløb på kr. 633.000 på den kommunale julebelysnings-bankkonto. Julebelysningsforeningens sekretariat forsøgte at få adgang til kontoudtogene, men tilbagemeldingen fra banken var, at det ikke var muligt pga. bankskifte. Antagelsen var derfor, at beløbet måtte være genereret i perioden før 2012, hvor Ringsted Kongrescenter overtog sekretariatet for julebelysningen.
Der blev derfor udarbejdet en fordelingsnøgle ud fra et konkret gennemløb af Kongrescentrets mellemregningskonto for julebelysningen fra 2014/2015 til 2018/2019. Opgørelsen udviste et samlet underskud på kr. 193.000 + moms på mellemregningskontoen i kongrescentret. Det indestående beløb på den kommunale bankkonto på kr. 633.000 blev derefter fordelt med kr. 193.000 + moms til Ringsted Kongrescenter og kr. 393.000 til Ringsted Julebelysnings egen konto i Sparekassen Sjælland, da vurderingen var, at beløbet på den kommunale bankkonto måtte komme fra private (detailhandel og erhvervsliv) indbetalinger til julebelysningsforeningens aktiviteter, og på baggrund af, at beløbet på den kommunale bankkonto vedr. julebelysning ikke fremgik af det kommunale regnskab og af den samlede kommunale balance.
I forbindelse med udarbejdelsen af julebelysningsforeningens årsregnskab 2019/2020 har foreningens revisor nu gjort opmærksom på, at revisor ikke mener, at pengene på den kommunale bankkonto tilhører Ringsted Julebelysning, men derimod Ringsted Kongrescenter/Ringsted Kommune.
Julebelysningens sekretariat igen har været i kontakt med banken, der nu kan fremskaffe kontoudtog fra tidligere år. Ved gennemgangen af disse viser det sig, at de 633.000 kr. tilhører Ringsted Kongrescenter/Ringsted Kommune. De 633.000 er genereret på bankkontoen ved, at beløbet ikke er blevet afstemt internt mellem den kommunale bankkonto og Ringsted Kongrescenters mellemregningskonto til julebelysning. Pengene skulle have være overført fra den kommunale bankkonto til Ringsted Kongrescenter i forbindelse med den årlige regnskabsafslutning i Ringsted Julebelysning.
Det må derfor konstateres, at Foreningen Ringsted Julebelysning uretmæssigt, men i god tro har modtaget et beløb på kr. 393.000, som tilhører Ringsted Kommune. Foreningen Ringsted Julebelysning har desuden et mellemværende med Ringsted Kommune for bl.a. ikke betalt sekretariatsbistand, så Ringsted Julebelysnings revisor har opgjort, at foreningen har et mellemværende med Ringsted Kommune på aktuelt kr. 610.000.
Julebelysningsforeningen har derfor kontaktet kommunens administration ift. håndtering af mellemværendet.
Julebelysningsforeningen har aktuelt likvider på kr. 484.000 inkl. Ringsted Kommunes bidrag for 2020, der allerede er udbetalt til foreningen. Julebelysningsforeningen budgetterer med at få indtægter fra private bidragsydere på kr. 164.000 i 2020. Dermed forventer julebelysningsforeningen at råde over kr. 648.000 til julebelysningssæson 2020/2021.
Foreningen forventer, at drift og opsætning af julebelysningen i år samt fremover vil koste kr. 424.000 årligt, men i dette beløb er der ikke afsat midler til løbende vedligeholdelse af julebelysningen.
Hvis julebelysningen skal gennemføres i sæson 2020/2021 vil julebelysningsforeningen således aktuelt kunne tilbagebetale kr. 224.000 til Ringsted Kommune, hvorefter julebelysningsforeningen ikke vil have nogen egenkapital, og dermed vil foreningen ikke have midler til vedligeholdelse og uforudsete udgifter.
Ringsted Kommunes administration kan umiddelbart pege på fire løsningsmodeller for håndteringen af mellemværendet på kr. 610.000 mellem kommunen og julebelysningsforeningen:
1) Julebelysningsforeningen betaler hele mellemværendet – 150.000 kr. nu resten og det resterende beløb kr. 460.000 fordelt over en årrække (fx via reduktion i det kommunale tilskud i 10 år)
2) Julebelysningsforeningen betaler en del af mellemværendet med Ringsted Kommune – 150.000 kr. – og får eftergivelse af resten af mellemværendet (at betragte som et ekstraordinært kommunalt driftstilskud)
3) Eftergivelse af hele mellemværendet (at betragte som et ekstraordinært kommunale driftstilskud)
4) At julebelysningsforeningen nedlægger sig selv efter foreningens vedtægter, hvorved aktiver og materiel tilfalder kommunen, der derefter skal tage stilling til fremtidig drift og økonomi omkring julebelysningen i Ringsted
Julebelysningsforeningen har afholdt bestyrelsesmøde onsdag den 26. august 2020. Bestyrelsen har fremsendt referat fra sit møde (bilag 2), hvor bestyrelsen bl.a. fremfører, at
”Bestyrelsens overordnede tilgang til en løsning er, at den skal give foreningen en realistisk mulighed for at videreføre julebelysningen over en årrække. Det giver ikke nogen mening, hvis foreningen må kaste håndklædet i ringen efter julebelysnings sæson 2020/2021 grundet negativ egenkapital. I den forbindelse hæftede bestyrelsen sig specielt ved følgende
- Med afsæt i de realiserede indtægter og udgifter for sæson 2019/2020 vil basis budgettet for sæson 2020/2021 give indtægter for kr. 419.000 og udgifter for kr. 424.000. Der er i dette budget Ikke indregnet penge til investeringer eller ekstraordinære udgifter (til eksempel reparation efter en storm) Tilsvarende er forventningen til bidrag fra butikker og liberale erhverv (samme niveau som sæson 2019/2020 kr. 164.000) formodentlig for høj, når corona effekten på butikkernes økonomi tages i betragtning.
- Foreningen har i mange år forsøgt at skaffe ekstra midler fra virksomheder, private og fonde. Erfaringen er, at der ikke kan skaffes penge til ordinær drift. Mulighederne er dog langt bedre når det drejer sig om bidrag til investering i nyt materiel.”
Bestyrelsen for julebelysningsforeningen anbefaler på denne baggrund løsningsmodel 3 (eftergivelse af hele mellemværendet) eller 4 (nedlæggelse af julebelysningsforeningen) angivet ovenfor.
Administrationen gør opmærksom på, at julebelysningsforeningen bestiller og igangsætter opsætning af julebelysning medio oktober.
