Referat

Godkendt.

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Byrådet drøftede på sit møde den 8. april 2019 et borgerdrevet forslag med titlen ”Vi mangler et Frivillighus i Ringsted”. I forlængelse af drøftelsen besluttede Byrådet at oversende sagen til Kultur- og Fritidsudvalgets behandling.

I denne sag gøres der rede for de nuværende rammer for udlån af lokaler til de frivillige foreninger og organisationer i Ringsted Kommune. Endvidere fremlægges administrationens forslag til udvalgets videre arbejde med det borgerdrevne forslag.

Ringsted Kommune stiller lokaler til rådighed for frivillige folkeoplysende foreninger, frivillige sociale foreninger samt enkelte ikke organiserede foreninger, der arbejder inden for det frivillige sociale område.

Rammerne for anvisning af lokaler til folkeoplysende foreninger sker med udgangspunkt i Folkeoplysningslovens kapitel 6, §§21-22, af hvilket det fremgår, at kommunale lokaler skal stilles vedlagsfrit til rådighed for de folkeoplysende foreninger.

De frivillige sociale foreninger er ikke omfattet af Folkeoplysningsloven, men Serviceloven, i hvilken der ikke er et lovkrav omkring anvisning af lokaler til de frivillige sociale foreninger. Det er imidlertid almindelig praksis i en lang række kommuner, og i Ringsted blev det i august 2011 politisk besluttet at ligestille de frivillige sociale foreninger og grupperinger med de folkeoplysende foreninger i forhold til anvisning af lokaler.

De lokaler der anvises, er kommunale lokaler på eksempelvis skoler, kulturhuse, institutioner m.fl.

Praksis for anvisning af lokaler/faciliteter, samt hvilke lokaler/faciliteter der stilles til rådighed er nærmere beskrevet i (Bilag 1).

Af både Folkeoplysningsrådet og Frivilligrådets vedtægter fremgår det at disse skal høres i sager, der vedrører rammerne for det frivillige liv i kommunen. De to råd repræsenterer desuden det folkeoplysende område, det frivillige sociale område og det øvrige frivillige liv i kommunen.

Administrationen foreslår derfor, at de to råd involveres i forbindelse med udvalget videre arbejde med det borgerdrevne forslag.

Administrationen foreslår, at det sker efter følgende model:

1. De to råd inviteres til en workshop. Formålet med workshoppen er at få rådenes syn på de muligheder der er i dag, hvad der eventuelt mangler, og hvilke tiltag rådene kan pege på, der kan iværksættes. Endvidere er det formålet at få afdækket indstillingen og behov i forhold til det borgerdrevne forslag. Administrationen faciliterer workshoppen og samler resultaterne. WS afholdes ultimo august/primo september.
2. Resultater fra workshoppen fremlægges for Kultur- og Fritidsudvalget på oktober mødet, hvorefter udvalget tager beslutning om, i hvilket omfang der skal arbejdes videre med det borgerdrevne forslag.

Relevante råd inddrages som foreslået.

Ingen bevillingsmæssige konsekvenser

Administrationen vurderer, at den foreslående model, vil kunne afdække nærmere hvilke behov og ønsker der er til faciliteter for frivillige fremover. Administrationen vurderer, at denne viden vil kunne danne grundlag for en videre drøftelse af det borgerdrevne forslag i udvalget.

Direktionen indstiller, at sagen drøftes med henblik på beslutning om det videre forløb.

Modellen med workshop for råd samt efterfølgende sagsfremstilling for udvalget godkendt.

På baggrund af udvalgets beslutning fra 18. juni er der afholdt en workshop den 29. august 2019.

Folkeoplysningsrådet og Frivilligrådet var inviteret, og ud af 19 mulige, deltog 8 personer.

Workshoppen var planlagt som et dialogmøde, hvor formålet var at få rådenes syn på de muligheder for at låne lokaler, der er i dag, hvad der eventuelt mangler, og i den forbindelse, hvilke tiltag rådene kan pege på, der kan iværksættes.

Endvidere var det formålet at få afdækket rådenes indstilling og behov i forhold til det borgerdrevne forslag.

Programmet var opdelt i tre runder med følgende emner og spørgsmål:

1. Mulighederne i dag
   1. Hvad fungerer godt som det er?
   2. Er der noget der kan forbedres?
   3. Hvordan kan det gøres?

2. Borgerdrevet forslag Frivillighus i Ringsted
   1. Hvilke fordele ser I?
   2. Hvilke ulemper ser I?

3. Udpegning af de tre vigtigste pointer fra drøftelserne

Opsamling fra workshoppen er vedlagt som bilag 2. Efter mødet blev opsamlingen udsendt til deltagerne, således at de havde mulighed for at kommentere på denne. Der kom kun enkelte forståelsesmæssige rettelser, som er indarbejdet i bilaget.

Efter drøftelserne på workshoppen besluttede deltagerne fra Frivilligrådet samt Folkeoplysningsrådet at pege på fire vigtige pointer:

• Lav et ”imaginært” frivillighus
• Skab synlighed omkring nuværende muligheder
• Skaf opbevaring og flere små mødelokaler på eksisterende faciliteter
• Vær opmærksom på, at behov er forskellige fra forening til forening alt efter foreningstype, størrelse, aktiviteter og formål

Fysisk frivillighus vs. ”imaginært” frivillighus

Deltagerne havde en længere drøftelse omkring behovet for et frivillighus, idet flere af dem pegede på at fordelene ved et frivillighus er, at foreninger og frivillige mødes og skabes kontakter. På den måde fandt deltagerne, at et frivillighus kan bidrage til at understøtte samspillet og netværksdannelsen på tværs af foreninger og frivillige.

Samlet set ses det dog af opsamlingen, at deltagerne ønsker at bevare de muligheder, der er i dag, og dermed ikke ønsker, at der etableres et frivillighus på bekostning af de nuværende muligheder. Et eventuelt frivillighus skal derfor være et supplement (ny lokalitet) til de eksisterende faciliteter.

Deltagerne pegede på, at der på tværs af lokaliteter, skal skabes en oplevelse af, at de frivillige har et fælles sted, der er ”hjertet” for dem, og hvor der hersker en positiv ånd, som bidrager til at styrke frivilligheden. Deltagerne blev i drøftelsen ikke helt konkrete på indhold, form og ønsker, men besluttede at betegne ønsket som et ”imaginært” frivillighus, og udpegede det som en vigtig pointe fra workshoppen. Denne drøftelse omhandlede primært de frivillige sociale foreningers muligheder.

Eksisterende muligheder for lokaler mv.

På den baggrund drøftede deltagerne, hvordan de nuværende lokaliteter kan udnyttes, så de fordele, der er ved et frivillighus, kan udvikles inden for eksisterende rammer.

1. Booking af lokaler

Deltagerne pegede på, at håndteringen i at booke lokaler er forskellige for foreningerne, ligesom kendskab til, hvilke muligheder der er, opleves varierende. I dag benyttes det digitale bookingsystem af de folkeoplysende foreninger til sæson- og enkeltbookinger. Der er en række andre kommunale lokaler, som stilles til rådighed for det øvrige foreningsliv herunder frivillige sociale foreninger, men disse indgår endnu ikke i bookingsystemet.

2. Muligheden for at låne små og mindre lokaler – også akut

Der var enighed, om at muligheden for at låne små og mindre mødelokaler meget gerne må styrkes. Deltagerne havde desuden en længere drøftelse af behov for at finde lokaler fra dag til dag, - af deltagerne omtalt som ”akut” lokaler. Dette specielt til ”en til en” samtaler med en sårbar målgruppe. I forhold til denne problematik, blev det foreslået, at det skal afklares om behovet er til stede.

3. Muligheden for opbevaring af materiel og udstyr

Også mulighed for opbevaring af materiel og udstyr blev drøftet, og der var generel enighed om, at det for flere foreninger er en udfordring at skulle opbevare aktivitetsmaterialer, forenings pc mv. privat, og dermed at skulle transportere det frem og tilbage, hver gang foreningen har en aktivitet.

På baggrund af drøftelser på workshop med rådene vurderer administrationen:

• at der er et klart ønske om at bevare de nuværende lokaliteter, og at en eventuel etablering af et nyt frivillighus ikke må medføre at nuværende lokaliteter nedlægges
• at der inden for eksisterende rammer kan arbejdes med løsninger på flere af de på workshoppen nævnte udfordringer
• at behov for, og indhold i, et såkaldt imaginært frivillighus bør afsøges nærmere, før det kan besluttes, hvad der videre skal ske. Administrationen foreslår, at denne drøftelse i første omgang overgår til Frivilligrådet, for derefter at være et tema på næste fællesmøde i 2020 mellem Frivilligrådet og Kultur- og Fritidsudvalget

Direktionen indstiller, at:

1. der træffes beslutning, om der skal arbejdes videre med et nyt fysisk frivillighus
2. Frivilligrådet bedes om at arbejde videre med forståelsen af et imaginært frivillighus, samt ønsker og behov til et sådant. Dette indgår som et tema på næste fællesmøde mellem Frivilligrådet og Kultur- og Fritidsudvalgetudvalget i 2020
3. der i en forsøgsperiode reserveres et til to lokaler til akutlokaler med henblik på at afdække behovet for dette
4. uforbrugte midler 2019 fra det frivillige sociale område anvendes til opsætning af mindre foreningsskabe på udvalgte lokaliteter. Hvilke lokaliteter, der skal opsættes skabe på, besluttes efter drøftelse i Frivilligrådet. Der anvendes op til kr. 30.000.
5. at administrationen medio 2020 fremlægger et projektforslag til, hvordan yderligere lokaler kan stilles til rådighed i det digitale bookingsystem

1. Anbefales ikke godkendt. Der arbejdes ikke videre med et nyt fysisk frivillighus.
2. Anbefales ikke godkendt. Der arbejdes ikke videre med et imaginært frivillighus.
3. Anbefales godkendt med bemærkning om, at der stilles 1 lokale til rådighed. Udvalget ønsker en status på brugen af akutlokaler medio 2020
4. Godkendt.
5. Godkendt.

Intet.