Referat

Godkendt.

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Med denne sag skal der tages stilling til, om Ringsted Kommune skal gennemføre storskærmsvisning af Danmarks tre indledende puljekampe fra EM i herrefodbold juni 2020.

Det danske herrelandshold i fodbold har kvalificeret sig til europamesterskaberne i fodbold i 2020. De tre indledende puljekampe spilles i Parken i København d. 13. juni (mod Finland), den 18. juni (mod Belgien) og den 22. juni (mod Rusland).

Administrationen er blevet kontaktet af DBU og DBU’s samarbejdspartnere med forslag om, at Ringsted Kommune køber DBU’s EM eventpakke med visning af Danmarks tre indledende puljekampe fra EM i herrefodbold på storskærm i byrummet.

Eventsekretariatet under Ringsted Kongrescenter har været i dialog med DBU’s samarbejdspartnere samt afdækket øvrige muligheder for visning af de indledende puljekampe. Eventsekretariatet kan pege på to muligheder for visning af de tre indledende kampe på storskærm i byrummet (Torvet):

Køb af rettigheder via NENT/TV3

Til dette års EM ligger rettighederne hos NENT/TV3 og taksten for offentlig visning uden entré ligger på kr. 50 op til 1500 deltagere og kr. 30 op til 5.000 deltagere (bilag 1). Med forventet 2.500 tilskuere pr. kamp vil udgiften til rettighederne til visningen beløbe sig til kr. 75.000 pr. kamp.

Som arrangør vil Ringsted Kommune selv skulle afholde udgifter til storskærm, lyd, toiletter og afspærring. Denne udgift vil beløbe sig til kr. 25.000 pr. kamp.

Udgiften pr. kamp vil være kr. 100.000 (2.500 deltagere).

Ringsted Kommune og lokale aktører vil selv skulle stå for aktiviteter, mad- og drikkevaresalg mv. i denne model, men det vurderes at restauratører, foreninger mv. vil være interesserede i at indgå i dette. Vurderingen er derfor, at en række lokale aktører, restauratører og virksomheder vil være interesserede i et samarbejde omkring eventen bl.a. i forhold til at kunne få visning på storskærm, mulighed for salg mv. Vurderingen er, at sponsor- samt salgsindtægter vil kunne beløbe sig til kr. 15.000 pr. kamp.

Den samlede kommunale udgift til at gennemføre visning af de tre indledende kampe vil i denne model være kr. 255.000.

Køb af DBU’s EM-eventpakke

Rettighederne til visning af kampene kan også købes sammen med DBU’s EM eventpakke (med fodboldaktiviteter, ansigtsmaling, telte/stande for DBU’s samarbejdspartnere, Carlsberg-salg i det centrale publikumsområde m.m.). Efter forhandling har DBU tilbudt visning og eventpakke til en pris på kr. 40.000 pr. kamp ved køb af tre kampe (bilag 2). Som arrangør vil Ringsted Kommune selv skulle afholde udgifter til storskærm, lyd, toiletter og afspærring. Denne udgift vil beløbe sig til kr. 25.000 pr. kamp.

Udgift pr. kamp i alt kr. 65.000.

I denne model vil lokale restauratører, virksomheder og foreninger have begrænsede muligheder for deltagelse i publikumsområdet og det vurderes derfor ikke, at der kan indgås aftaler om sponsorater, samarbejder med videre med et indtægtspotentiale for Ringsted Kommune.

Den samlede kommunale udgift til at gennemføre visning af de tre indledende kampe vil i denne model være kr. 195.000.

Ringsted Kommune viste to af Danmarks kampe på storskærm i forbindelse med VM i fodbold 2018 arrangeret i et samarbejde mellem private sponsorer og Eventsekretariatet under Ringsted Kongrescenter. I 2018 var udgiften til rettighedsvisningen kr. 1.500 pr. kamp samt udgifter til skærm, toiletter, aktiviteter mv. i alt kr. 30.000, hvoraf størstedelen kom via sponsorer og samarbejdspartnere, der kunne have stande/salg ved visningen af kampene.

Ingen

Administrationen kan pege på, at der er ikke disponerede midler på Folkeoplysningsområdet på kr. 119.000, såfremt mindreforbrug (2 %) for 2019 overføres i forbindelse med regnskabet. Derudover kan administrationen pege på, at der er ikke disponerede midler på kontoen fritidsfaciliteter på kr. 76.000. Samlet set kan administrationen dermed pege på finansiering i alt kr. 195.000.

Danmarks kampe i 2018 samlede ca. 2.000 publikummer på plænen foran Sct. Bendts Kirke. Vurderingen er, at der vil være en lignende interesse for at se de indledende kampe under EM på storskærm her i 2020 ikke mindst, da EM delvist afholdes i Danmark. Vurderingen er desuden, at et arrangement i samarbejde med DBU vil være den billigste løsning samt at denne vil have et godt indhold i forhold til samarbejde med DBU’s landsdækkende partnere.

Vurderingen er også, at der vil være en forventning om, at der vil være storskærmsvisning af eventuelle kampe efter den indledende runde, hvis Danmark kvalificerer sig videre efter indledende runde. Administrationen kan ikke pege på finansiering af eventuel visning af kampe på storskærm efter de tre indledende kampe.

Direktionen indstiller, 

1. at der indgås aftale om visning af Danmarks tre indledende kampe under rammen af DBU’s eventpakke
2. at visningen finansieres med kr. 119.000 med overførte midler fra Folkeoplysning samt ikke disponerede midler kr. 76.000 fra fritidsfacilitetskontoen. Midlerne overføres til Ringsted Kongrescenter, Eventsekretariatet.

Kultur- og Fritidsudvalget ønsker, at sagen udsættes med henblik på, at administrationen afsøger muligheden for, at lokale aktører indgår i samarbejde og sponsorater for visning af kampe af EM i fodbold.

Eventsekretariatet under Ringsted Kongrescenter har afsøgt muligheden for, at lokale aktører indgår i samarbejde og sponsorater for visning af kampe af EM i Fodbold. Samtidig er DBU’s samarbejdspartner bag DBU’s eventpakke vendt tilbage med melding om, at de har deadline 15. marts 2020 i forhold til indgåelse af aftaler vedr. eventpakke inkl. visning af kampene.

Der foreligger derfor to muligheder:

1. Indgåelse af aftale under rammen af DBU’s eventpakke inkl. den økonomi, der er skitseret i den oprindelige sagsfremstilling
2. Videre arbejde med lokale aktører med henblik på at skaffe restfinansiering ud over de kr. 195.000, der er peget på i den oprindelige sagsfremstilling

Køb af DBU’s EM-eventpakke

DBU’s eventpakke og format er beskrevet i den oprindelige sagsfremstilling. I tillæg til den oprindelige beskrivelse er det administrationens vurdering, at modellen med DBU’s eventpakke vil være attraktiv at gennemføre pga. de aktiviteter og tilbud, der er med i eventpakken. Det er også administrationens vurdering, at eventpakken fra DBU til den første EM-kamp kan placeres sammen med og i forlængelse af Ringsted Børnefestival og dermed, at eventen kan være med til at gøre Ringsted Børnefestival endnu mere attraktiv.

Den samlede kommunale udgift vil være kr. 195.000.

Køb af rettigheder via NENT/TV3

I forhold til afsøgningen af muligheden for, at lokale aktører indgår i samarbejde og sponsorater for visning af de indledende EM-kampe via køb af rettigheder hos NENT/TV3 har Eventsekretariatet været i kontakt med en række foreninger og virksomheder og er pt. i dialog med Stark Ringsted, Kværkeby IF- fodbold, BIF- fodbold samt RIF- Fodbold. Gruppen er blevet orienteret om det hidtidige forløb herunder de 2 købsmuligheder – DBU pakken eller direkte køb af rettighederne hos TV3/NENT.

Gruppen af foreninger og virksomhed har tilkendegivet, at de gerne vil tage initiativ til en crowd funding-kampagne i Ringsted. Gruppen finder det realistisk, at kommunens borgere og virksomheder vil bidrage med kr. 50.000. Gruppen kan gennemføre en kampagne med:

• Crowd funding kampagne via mobile pay til private
• Kampagne til virksomheder, hvor virksomhederne kan maile til RIF og få tilsendt faktura på det ønskede bidrag. Fakturering sker via eventsekretariatet.
• Bidragsydere listes/får synlighed på FB side/opslag
• BIF udarbejder udkast til pressemeddelelse med det sigte at gruppen kan lancere kampagnen i medierne i uge 11 efter politisk beslutning

Eventsekretariatet har desuden udarbejdet et overslag på mulig fortjeneste ved eget salg omkring omkring afviklingen af de tre kampe. Overslaget er belagt med usikkerhed ift. vejr samt medbragt drikke og mad hos tilskuerne. Vurderingen er, at der vil være en nettofortjeneste (indtægt fratrukket råvarekøb samt betaling af mandskab) på kr. 33.000 for eventsekretariatet, såfremt de selv gennemfører salg af mad/drikkevarer til de tre kampe.

Den samlede kommunale udgift til at gennemføre visning af de tre indledende kampe vil i denne model være kr. 255.000.

Med et tilskud via crowd funding samt bidrag fra virksomheder på vurderet kr. 50.000 samt en vurderet indtægt hos eventsekretariatet på 33.000 kr. vil finansieringsbehovet i denne model umiddelbart være kr. 172.000.

Administrationen vurderer, at modellen med køb via rettigheder hos TV3/NENT kan gennemføres, men også at modellen ikke kan gennemføres i sammenhæng med Ringsted Børnefestival på samme vis som DBU-modellen, da prisen vil blive højere pga. et større deltagerantal (deltagerantallet i børnefestivallen) og derfor, at den første kampvisning skal foregå i midtbyen/Klosterlunden. Denne model vil således ikke være med til at give yderligere indhold til børnefestivallen. Administrationen vurderer også, at det vil være vanskeligt for eventsekretariatet at gennemføre to events samme dag på to forskellige områder i byen. Administrationen vurderer endeligt, at usikkerheden i hhv. crowd funding-kampagne samt salg af mad/drikkevarer gør, at finansieringsbehovet bør sættes til kr. 195.000 som i model 1. Et eventuelt underskud i forhold til budgetrammen på kr. 255.000 vil skulle håndteres af eventsekretariatet/Sommer i Ringsted. Administrationen vurderer således samlet set, at der er flere usikkerhedselementer i denne model ift. økonomi, gennemførelse og aktivitetsniveau.

Direktionen indstiller

1. at der indgås aftale om visning af Danmarks tre indledende kampe under rammen af DBU’s eventpakke
2. at visningen finansieres med kr. 119.000 med overførte midler fra Folkeoplysning samt ikke disponerede midler kr. 76.000 fra fritidsfacilitetskontoen. Midlerne overføres til Ringsted Kongrescenter, Eventsekretariatet.

Sagen udsættes efter afsteminng med henblik på yderligere undersøgelse af, om foreninger, private, lokale erhvervsdrivende og lokale fonde vil indgå i finansieringen af visning af EM i fodbold.

Torben Lollike stemte imod med begrundelse om, at han går ind for direktionens indstilling.