På det sociale område er kommunen forpligtet til efter retssikkerhedslovens § 3, stk. 2 at fastsætte servicemål for kommunens sagsbehandling, da kommunen skal behandle spørgsmål om hjælp så hurtigt som muligt.
Sagsbehandlingsfristerne fremgår af vedhæftede bilag, hvor der er angivet om fristen er ændret eller uændret, med angivelse af ændringsårsag. Det fremgår af bilaget, hvilke frister der er lovbestemte, og hvilke der er besluttet i Byrådet. Der er desuden medtaget en række lovbestemte frister til oplysning for politikerne og borgerne.
Administrationen foreslår få ændringer i sagsbehandlingsfristerne:
Lov om social pension:
- Ansøgninger om helbredstillæg og udvidet helbredstillæg efter reglerne i lovens §§ 14 a – 14 c behandles med to ugers frist af Borgerservice. Personligt tillæg efter lovens § 14 behandles af Arbejdsmarkedscenteret med fem ugers frist. Denne arbejdsfordeling har været gældende i flere år. I forbindelse med den seneste godkendelse af sagsbehandlingsfristerne blev det ved en fejl ændret, så det fremgik, at Borgerservice tog sig af alle de nævnte tillæg. Dette foreslås rettet, så den reelle opgavefordeling afspejles.
Lov om social service (serviceloven):
- Socialpædagogisk støtte efter § 85. Nuværende frist er tre uger, som foreslås sat op til fem uger med følgende begrundelse. Sagsbehandlingen involverer et møde med borgeren, hvilket på grund af den korte frist medfører, at der skal findes en mødedato indenfor kort tid. Erfaringsmæssigt giver dette ofte vanskeligheder, ikke mindst fordi det tit kan være svært at komme i kontakt med borgeren. Derudover er der tale om et komplekst, skriftligt dokumentationsarbejde, som tager tid. I de fleste tilfælde er det derfor ikke muligt at overholde den nuværende frist på tre uger.
- Merudgifter efter § 100. Nuværende frist er 16 uger, som foreslås sat op til 20 uger. Myndighedsenheden anslår, at den nuværende frist overskrides i halvdelen af sagerne. Sagsbehandlingen er helt afhængig af indhentelse af dokumentation fra flere aktører, herunder borger og læger ad flere omgange, idet Ankestyrelsens praksis på området stiller store krav til dokumentationsgrundlaget for afgørelsen.
- Beskæftigelsestilbud samt aktivitets- og samværstilbud efter §§ 103 og 104 henholdsvis, som har en sagsbehandlingsfrist på fire uger. I de fleste sager kan der først træffes en afgørelse, når borgeren har gennemført 14 dages praktik i det pågældende tilbud, og forud for dette skal der indgås en aftale med praktikstedet. Inden der kan træffes afgørelse, skal der desuden afholdes møde med borgeren. Der foreslås en differentieret frist på seks uger, hvor der indgår et praktikforløb i vurderingen, og fire uger i de sager, hvor der ikke indgår praktikforløb.
- Nødkald efter § 112. Nuværende frist er på to uger, som foreslås sat op til fire uger som tidligere. Den nuværende frist er for kort til, at sagsbehandleren kan indsamle relevante data og træffe afgørelse på et fyldestgørende grundlag. I akutte tilfælde har hjemmesygeplejen mulighed for at sætte et akutkald op hos borgeren, som fungerer på samme måde.
- Udarbejdelse af individuelle handleplaner for voksne efter § 141. For nuværende skelnes der mellem ”mindre sager”, hvor fristen er fire uger, og ”komplekse sager”, hvor fristen er 16 uger. I praksis er det naturligt, at handleplanen udarbejdes i forbindelse med, at Myndighedsenheden træffer afgørelsen i den pågældende sag som et led i vurderingen af den hjælp, borgeren har behov for. Den eneste undtagelse hertil er, hvis borgere bor på et krisecenter eller forsorgshjem, hvor det er forstanderen, som har bevillingskompetencen, mens myndighedsenheden skal udfærdige handleplanen. Det foreslås derfor, at fristen ændres til at følge den gældende frist for den pågældende indsats/sagstype, medmindre der er tale om en borger på krisecenter eller forsorgshjem, hvor fristen på fire uger foreslås fastholdt.
Lov om repatriering
- Hidtil har fristerne for lovens §§ 7, 8 og 10 været anført under ét uden angivelse af typen af hjælpen. Dette foreslås ændret, så der fremgår en frist for hver af ydelsestyperne. Dette vil gøre det mere forståeligt for borgeren at finde fristen for den pågældende ydelsestype. Fristen er uændret 13 uger.
Endvidere foreslår administrationen følgende nye frist:
Lov om social service (serviceloven) – hjemviste sager:
I forbindelse med en ændring af lov om retssikkerhed og administration på det sociale område (retssikkerhedsloven) er der indsat en ny § 3 a, hvoraf bl.a. følger, at de frister, som kommunalbestyrelsen har fastsat, også gælder, når en sag efter serviceloven hjemvises fra Ankestyrelsen. Dette betyder, at hvis udfaldet af en klagesag på servicelovs-området, som er behandlet af Ankestyrelsen, er, at Ankestyrelsen hjemviser sagen til fornyet sagsbehandling og afgørelse hos kommunen, skal kommunen behandle sagen igen efter den fastsatte frist på det pågældende sagsområde. Fristen løber fra det tidspunkt, hvor kommunen modtager Ankestyrelsens hjemvisning. Hvis kommunen f.eks. har vedtaget en frist på to uger på det pågældende servicelovs-område, løber der dermed en ny frist på to uger fra modtagelsen af hjemvisningen. Lovgivningen giver mulighed for, at kommunen kan fastsætte kortere sagsbehandlingsfrister for hjemviste sager.
Administrationen foreslår, at det under fristerne for lov om social service tilføjes, at sager der hjemvises af Ankestyrelsen, afgøres med den samme frist, som gælder for den pågældende sagstype.
Opfølgning på overholdelse af sagsbehandlingsfristerne
Ved den seneste behandling af sagsbehandlingsfristerne i Byrådet den 5. februar 2018 blev det oplyst, at der ville ske en opfølgning på fristerne samtidig med godkendelse af sagsbehandlingsfristerne for 2019.
Følgende er oplyst fra de enkelte afdelinger:
Borgerservice:
Sagsbehandlingsfristerne overholdes. Sagsbehandlerne deler opgaveporteføljen således, at de ældste sager altid tages først, og sagsbehandlingstiden holdes derved under den gældende frist. Ved risiko for fristoverskridelse – eksempelvis ved sygdom eller spidsbelastningsperiode – er der opgavedeling med resten af Borgerservice, hvilket der føres ledelsesmæssig kontrol med.
Arbejdsmarkedscenter og Ungeenheden:
Overordnet set overholdes sagsbehandlingsfristerne. I det omfang sagsbehandlingsfristerne i konkrete sager ikke kan overholdes, orienteres borgeren om det og om begrundelsen for overskridelsen. Borgeren informeres samtidig om, hvornår sagen er færdigbehandlet.
Børne- og Familierådgivningen:
Som udgangspunkt overholder Børne- og Familierådgivningen sagsbehandlingsfristerne. Det kan nogle gange være nødvendigt at forlænge fristen, hvilket borgeren vil få besked om.
Det gælder blandt andet sagsbehandlingsfrister vedrørende:
- Ansøgning om merudgifter til forsørgelsen af et barn med nedsat funktionsevne jf. Lov om Social Service § 41, hvor der er en sagsbehandlingsfrist på otte uger.
- Ansøgning om tabt arbejdsfortjeneste jf. Lov om Social Service § 42 med en sagsbehandlingsfrist på otte uger.
- Udarbejdelse af børnefaglige undersøgelser jf. Lov om Social Service med en sagsbehandlingsfrist på fire måneder.
Årsagerne til forlængelse af fristen kan være:
- Afventning af lægeattest/hospital
- Afventning af statusudtalelse fra dagtilbud, skole og øvrige relevante samarbejdspartner
- Afventning af afholdelse af det tværfaglige dialogmøde.
Børne- og Familierådgivningen er opmærksomme på, at enkelte borgere har givet udtryk for manglende tilbagemeldinger fra afdelingen. Ledelsen i Børne- og Familierådgivningen har et skærpet fokus på dette, og der arbejdes målrettet på, at Børne- og Familierådgivningen overholder sagsbehandlingsfristerne og styrker orienteringen til borgerne omkring deres sagsforløb. Arbejdet omkring dette vil blive uddybet i Børne- og Familierådgivningens kvartalsorientering, som vil blive forelagt Børne- og Undervisningsudvalget i oktober 2019.
Socialpsykiatrien:
Fristerne overholdes, og det tilstræbes, at der træffes afgørelse i løbet af tre til fem hverdage.
Myndighedsenheden
Myndighedsenhedens fagsystem er sat op til, at sagsbehandlere registrerer sagsbehandlingstider. Det har dog siden december 2018 ikke været muligt at trække rapporter på disse data i systemet, hvorfor ledelsen ikke har kunnet anvende denne ledelsesinformation i denne afrapportering.
Myndighedsenheden foretager kvalitetssikring fire gange årligt, hvor der gennemgås sager på forskellige områder stikprøvevis. I den forbindelse følges der op på, hvorvidt afgørelserne er truffet indenfor sagsbehandlingsfristerne. Opfølgningen sker derudover i den daglige dialog mellem sagsbehandlere og ledelse.
Det generelle billede er, at sagsbehandlingsfristerne overholdes i Myndighedsenheden. Der kan være særlige omstændigheder i konkrete sager, som gør, at det ikke er muligt at overholde fristen. Det kan eksempelvis skyldes, at det er vanskeligt at få aftaler med borger eller vanskeligt at få nødvendig dokumentation fra borger eller samarbejdspartnere. Dette gælder særligt på de områder, hvor der jf. ovenfor foreslås at forlænge fristerne, og hvor der er problemer med at overholde fristerne. Ligeledes kan ekstraordinært mange sager på et område periodevis betyde pres på sagsbehandlingsfristerne.
I de få situationer, hvor sagsbehandlingsfristen ikke kan overholdes, informeres borgeren om dette, og borgeren oplyses om begrundelse herfor samt oplyses en ny frist for, hvornår sagen er færdigbehandlet.
Offentliggørelse af sagsbehandlingsfristerne
Sagsbehandlingsfristerne skal efter retssikkerhedsloven offentliggøres. Ringsted Kommune offentliggør sagsbehandlingsfristerne på kommunens hjemmeside. Den tidligere omtalte nye § 3 a i retssikkerhedsloven indfører som noget nyt, at fristerne for behandling af sager efter serviceloven skal offentliggøres på kommunens hjemmeside. Således er der ikke på dette område valgfrihed om offentliggørelsesmåden. Dette krav er dog allerede opfyldt, idet alle kommunens sagsbehandlingsfristerne på det sociale område, herunder serviceloven, i forvejen offentliggøres på hjemmesiden.
