Referat

Godkendt.

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Byrådetskal med denne sag tage stilling til, om ESCO-projektet skal fortsætte, og i såfald hvilke principper som skal indgå i udvælgelse af ejendomme og/eller tiltagpå ejendommene.

Byrådetbesluttede 11. januar 2016 (punkt 11) at give en anlægsbevilling tilhovedanalysen (energianalyse) af kommunens ejendomme. ESCO-projektet blev sendti EU-udbud november 2016, og der blev gennemført en tilbudsevaluering primo2017, hvor Kemp & Lauritzen blev valgt som leverandør. Der blev 7. juli2017 indgået kontrakt om hovedanalyse med Kemp & Lauritzen.

Iefteråret 2017 udførte Kemp & Lauritzen hovedanalyse af 65 ejendomme. Ijanuar 2018 modtog Vej- og Ejendomscenteret data for alle ejendomme, samt enhovedrappport.

Statuser, at Byrådet med denne sag skal tage stilling til, om ESCO projektet skalovergå fra Fase 3: Hovedanalysen til Fase 4: Projektgennemførelse og Fase 5:garanti.  Se nedenstående figur:

I etESCO-projekt er det primære formål, at vi skal have den energi, som vi skalbruge – men kun bruge det, der giver nytte. Derfor foretages energianalyse(tidligere benævnt hovedanalyse) med det formål at finde energibesparelser - ogkun tiltag, som giver energibesparelser medtages.

Derer udarbejdet 516 energibesparelsestiltag på 62 ejendomme (Undervejs udgik 3ejendomme af forskellige årsager)

Resultatetaf energianalysen fremgår af nedenstående, hvor alle potentielleenergibesparende tiltag indgår: 

Økonomi:

Samletinvestering:                        kr. 141,5 mio. ekskl. moms

Samletbesparelse:                                         kr. 5,6 mio. pr. år

Simpeltilbagebetalingstid:                                                 25 år

Besparelse:

Fordeling: (Tiltag i de enkeltetiltagskategorier fremgår af side 1 nederst i bilag2)

Det videre forløb

Byrådetskal afgøre om energianalysen og de fundne energibesparelser skal fortsættes iet ESCO-projekt eller udføres helt eller delvist internt. Ligeledes skalByrådet tage stilling til hvilke principper, som skal ligge til grund forudvælgelsen af ejendommene og/eller tiltagene på ejendommene.

Skal ESCO projektet videreføres fra analyse tilimplementering og garanti

EtESCO projekt består af 3 faser:

Fase1 – Energianalyse (Ovenstående benævnt hovedanalyse)

Fase2 – Entreprise (Udførelse og implementering)

Fase3 – Garanti (Drift- og opfølgning)

Detcentrale ved et ESCO-projekt er, at leverandøren udfører implementering af debesluttede tiltag i en totalentreprise, og at leverandøren efterfølgende givergaranti for at de beregnede besparelser kan opnås. Dette medfører en tætopfølgning på energiforbruget og bygningernes brug og dermed også en tætkontakt til medarbejderne i kommunen. For nærmere introduktion til ESCO iRingsted Kommune, se bilag 1.

Fordeleneved et ESCO-projekt er:

• Arbejdet udføres i en totalentreprise: Leverandøren står for projektering og alle fagområder på den enkelte ejendom og i hele projektet
• Leverandøren kan indsætte mange personaleressourcer, hvilket betyder, at de energireducerende tiltag udføres hurtigt og i stort omfang, og derfor opnås hurtig effekt af energireduktionerne
• Der stilles garanti for, at de udførte tiltag resulterer i de beregnede besparelser. Leverandøren har derfor interesse i, at tiltagene er kvalitets- og driftsmæssige optimale, og at driften følges tæt og i samarbejde med driftsorganisationen - ellers opnås de garanterede besparelser ikke

• Der opnås en helhedstænkning for driften af de bygninger, som indgår i projektet.

Ulemperneved et ESCO-projekt er:

• Arbejdet udføres som en delvis udlicitering med involvering af et eksternt firma frem for primært egne medarbejdere
• Energibesparelser på mere end 3 % af den garanterede værdi skal deles i partnerskabet
• Arbejdet udføres i en partnering og dermed mere komplicerede samarbejdsrelationer og kontraktjuridiske forhold, frem for sædvanlige entrepriseopgaver.

Alternativtkan indsatsen udføres af medarbejdere fra Ringsted Kommune. Der kan oprettes enenergiorganisation med en hovedansvarlig medarbejder og 1-3 medarbejdere med enprimær arbejdsindsats indenfor energi. Organisationen skal varetage udvælgelseaf tiltag, indhentning af rådgivning for de forskellige fagområder,projektering samt opfølgning på drift- og brugeradfærd.

Fordeleneved intern udførelse er:

• Den opnåede faglighed bliver hos medarbejderen/centeret
• Der arbejdes med interne samarbejdsrelationer
• Økonomiske gevinster forbliver i kommunen.

Ulempenved intern udførelse er:

• Der skal opbygges en organisation med rette kompetencer
• Organisationen er sårbar ved personale- og organisationsændringer
• Der kræves meget rådgivning, da energirenoveringen bredes over mange fagligheder
• Der opnås færre energirenoveringer pr. år.

Hvilke kriterier skal indgå i udvælgelsen af ejendomme.

I denedenstående tabeller er kort skitseret forskellige scenarier ud fra ønskerstillet af Vej- og Ejendomscenteret.

Iprojektets bruttoliste indgår 62 ejendomme og 516 energibesparende tiltag. Kemp& Lauritzen har i de forskellige scenarier udvalgt de ejendomme og tiltagpå de enkelte ejendomme, som giver det bedste resultat ud fra scenariets formålog med højest mulig energibesparelse. Investeringsrammen er sat til 70 mio.kr.eks. moms.

Derer ikke indregnet supplerende midler, ligesom den igangværende proces forudmøntning af kommunens ejendomspolitik ikke indgår.

Allenedenstående scenarier er uddybet i bilag 2,som er et uddrag af Kemp & Lauritzens hovedrapport.

Solceller

Dennuværende lovgivning komplicerer kommunernes mulighed for at håndtere og fåøkonomi i opsætning af solceller på eksisterende ejendomme. Opsætning afsolceller giver kun mening, såfremt at det er tale om nybyggeri oggennemgribende renovering. Derfor indgår solceller ikke i de nedenståendescenarier. For uddybende forklaring, se bilag3.

Scenarie 1- Vedligehold

Iscenariet er fokus på at nedbringe vedligeholdelses efterslæb. Derfor indgår tiltag,som er på Vej- og Ejendomscenterets liste over kommende vedligeholdelsesopgaver- men kun de tiltag, som samtidig medfører energibesparelser.Tilbagebetalingstiden bliver høj, fordi en del tiltag vedrører klimaskærm, somkræver stor investering - men til gengæld har lang holdbarhed. 60 % afinvesteringerne, som indgår i scenariet, vedrører skolerne. Ikke alle ejendommeindgår i projektet

Scenarie 2 – Skoler

Idette scenarie indgår udelukkende skoler med alle tiltag, som indgår ibruttolisten. Ved dette scenarie vedrører 53 % af investeringerne klimaskærmen.Skolerne vil få et betydeligt løft på klimaskærm og ventilation.

Scenarie 3 - Laveste tilbagebetalingstid

Idette scenarie er der fokus på at opnå kortest mulig tilbagebetalingstid med eninvestering på 70 mio. kr. Scenariet er det mest økonomisk rentable projekt –hvor der opnås størst besparelse for investeringen. Deraf følger også, atstørstedelen af investeringerne er på teknik og relativ lidt er på klimaskærm.Der indgår stort set ingen vedligeholdelsesopgaver.

Scenarie 4 – Vedligehold og indeklima

Idette scenarie er der fokus på at efterkomme et vedligeholdelses efterslæb samtforbedre indeklimaet. Forbedring af indeklima er ofte ensbetydende med ethøjere energiforbrug, da det ofte forudsætter øget ventilation. Derfor vil enforbedring af indeklima medfører, at energibesparelsen reduceres. I dettescenarier er fravalgt tiltag med lavere tilbagebetalingstid for at holdeinvesteringen under 70 mio. kr. Hvis alle tiltag med en tilbagebetalingstidunder 20 år medtages, vil investeringen blive på 71,4 mio. kr. og en samlettilbagebetalingstid på 19,2 år.

Derer fravalgt mange ejendomme og en del tiltag på andre ejendomme.

Økonomi

Somdet fremgår af Budgetaftale 2018 arbejdes med en budgetramme på 75 mio. kr.,som lånefinansieres, og hvor afdragsprofilen på lånene tilpasses investeringenstilbagebetalingstid.

Budgetrammenfordeles med 25 mio. kr. på hvert af årene 2018, 2019 og 2020. Midlerne kanevt. suppleres med midler afsat i genopretningspuljen og tilvedligeholdelsesefterslæb på skoler.

Pr.januar 2018 udgør disse midler:

Såfremtdet besluttes at inddrage disse puljer i ESCO-projektet, må det anbefales, atnogle midler tilbageholdes til presserende opgaver på andre ejendomme.

Ingen.

Dennesag har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

På etsenere tidspunkt vil administrationen angive de konkrete udvalgte ejendomme udfra det scenarie, som Byrådet har valgt.

Samtidigindstilles til frigivelse af anlægsbevilling til udførelse af energirenoveringpå de udvalgte ejendomme.

Administrationenvurderer, at der opnås den største effekt af energiindsatsen ved at arbejdetudføres i form af et ESCO-projekt. Og at den udførte energianalyse derfor børfortsættes i en energirenovering i et Offentlig Privat Partnerskab med eksternpartner.

IBudgetaftale 2018 er der hensigtserklæring om at ”Investeringer iESCO-projekter (energirenovering) sammentænkes med øvrige midler til renoveringaf bygninger. Skoler prioriteres højest, således at skolernes fysiske rammersamtidig forbedres”.

Administrationenvurdere derfor, at det vil være hensigtsmæssigt at sætte fokus på skolerne i2018. Den afsatte årspulje giver mulighed for at prioritere ca. halvdelen afskolerne, og dermed opfylde noget af hensigtserklæringen i Budgetaftalen 2018.

Administrationenindstiller, at der successivt indgås kontrakt for hver årspulje på 25 mio. kr.,og der løbende vurderes hvilke ejendomme og tiltag, der skal indgå i årspuljerfor 2019 og 2020. Således vil valg af ejendomme og kontraktindgåelse for 2019og 2020 kunne ske i samspil med ejendomspolitikken, efterhånden som denneudmøntes.

Ligeledesvurderer administrationen, at de disponible midler fra genopretning ogvedligeholdelsesefterslæb på skoler bør indgå i ESCO-projektet i det omfang, atder sikres en tilstrækkelig pulje til de mest presserende opgaver på de øvrigeejendomme. 

Solceller

Fraadministrationen indstilles, at solceller ikke medtages i projektet pånuværende tidspunkt. Dette er grundet i de nuværende lovgivningsmæssigeforhold, som komplicerer kommunernes mulighed for at håndtere og få økonomi iopsætning af solceller på eksisterende ejendomme. Se bilag 3.

Direktionen indstiller,

1. at ESCO-projektet forsætter fra Fase 1 – Energianalyse til Fase 2 - Entreprise og Fase 3 – Garanti, i et Offentlig Privat Partnerskab med Kemp & Lauritzen

2. at der i 2018 sættes fokus på scenarie 2 - Skoler, og at energiforbedrede foranstaltninger på de udvalgte skoler suppleres med relevante tiltag indenfor klimaskærm og ventilation.

3. at der i løbet af 2018 udvælges hvilke ejendomme, som skal indgå i energiprojekter i 2019 og at denne udvælgelse ses i sammenhæng med udmøntningen af ejendomspolitikken. Plan- og Boligudvalget orienteres om hvilke ejendomme, som udvælges til udførelse for 2019.

Punkt1 anbefales godkendt.

Punkt2 anbefales godkendt med en præcisering af, at der også skal være fokus påindeklima.

Punkt3 Anbefales godkendt med den præcisering at udvælgelse af ejendommene kommertil politisk beslutning.

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

I denne sag skal udvalget tage stillingtil anlægsbevilling til projektering, andre rådgiverydelser.

Iforbindelse med vedtagelse af Budget 2016, besluttede Byrådet at afsætte 3,507mio. kr. til etablering af en kunstgræsbane i Benløse til Budget 2018.

Vedadministrationens opstart af projektet og med henblik på at skabe et grundlagfor en kommende licitation til entreprenører, er det nødvendigt, at derkontraheres med en ekstern rådgiver. Administrationen skal, i den forbindelse,udarbejde et udbudsmateriale til gennemførelse af tilbudsgivning mellem treeksterne rådgivere med speciale i netop gennemførelse af projekter vedrørendekunstgræsbaner. Udbudsmaterialet tilrettelægges således, at der vægtes på pris(70%), rådgivers organisation (10%), dokumentation fra lignende opgaver (10%),samt CV på medarbejdere tilknyttet projektets gennemførelse (10%).

Forudfor udbuddet til eksterne rådgivere foretages der jordbundsundersøgelser af engeotekniker, samt et fladenivellement udført af en landmåler.

Kunstgræsbanenforventes at kunne tages i brug i ultimo efteråret 2018.

Iforbindelse med projektets gennemførelse vil parter i sagen blive hørt.

Derer afsat et rådighedsbeløb på 3,507 mio. kr. i Budget 2018 til ”KunststofbaneBenløse”. Der søges en anlægsbevilling på 0,632 mio. kr. til projektering,andre rådgiverydelser.

Administrationenvurderer, at en gennemførelse af projektet vil gavne brugen af debanefaciliteter, der er tilknyttet det samlede baneanlæg. Synergien mellem dennuværende oplyste græsbane og den nye oplyste kunstgræsbane, placeret ved sidenaf hinanden, vil være et aktiv for borgere, der ønsker at benytte baneanlægget.

Ligeledesvurderer administrationen, at Benløse Skole vil drage fordel af kunstgræsbaneni forbindelse med idræt, samt skolelovens øgede fokus på elevernes motionigennem skoledagen, da kunstgræsbanen etableres i umiddelbar nærhed til skolen.

Forat kunne gennemføre anlægsarbejdet, skal der gives en anlægsbevilling.

Direktionen indstiller,

1. at der gives en anlægsbevilling til udgifter på 0,632 mio. kr. til projektering og andre rådgiverydelser,
2. at anlægsbevillingen finansieres af det allerede afsatte rådighedsbeløb til samme formål.

Tagettil efterretning. Børne- og Undervisningsudvalget ønsker en supplerendesagsfremstilling til Plan- og Boligudvalget vedr. kunststofgræsbanen derbelyser anvendelsen af rådgiverhonoraret.

Tagettil efterretning. Kultur- og Trivselsudvalget ønsker en supplerendesagsfremstilling til Plan- og Boligudvalget vedr. kunststofgræsbanen derbelyser anvendelsen af rådgiverhonoraret.

Idenne sag er rådgiverhonoraret 12,8 procent. Udgifter til landmåler oggeotekniske undersøgelser udgør 2 procent, og intern administration udgør 1,7procent. Normalt er honoraret til ekstern rådgivning i Ringsted Kommune 10-14procent, dette afhængig af sagens kompleksitet og omfang. Begrundelsen for atafsætte udgifter til uforudsete udgifter er, at projektering og udbud ikke ergennemført endnu, derfor kendes den endelige pris ikke. Honoraret vilnaturligvis ikke blive afregnet højere end de faktiske beløb efter tilbudsgivningfra rådgiver.

Deneksterne rådgiver skal i denne sag udføre arbejder som udarbejdelse afudbudsmateriale, der skal består af udbudsbrev, tilbudsliste, beskrivelse afprojektet, juridiske beskrivelse samt tegningsmateriale. Derudover skal rådgiversøge tilladelser fra alle relevante myndigheder og udarbejde plan for sundhedog sikkerhed i overensstemmelse med arbejdsmiljølovgivningen. Rådgiveren skalligeledes afholde styregruppe/projekt- bygge- og sikkerhedsmøder gennem heleprocessen og udarbejdelse af referat fra disse møder. Rådgiver skal afholdelicitation og afleveringsforretning, samt deltage og afhold ét års gennemgang.Rådgiver er forpligtiget til at sikre, at Ringsted Kommune får et projekt, derlever op til kvaliteten af udbudsmaterialet, og at entreprenøren udarbejderdrifts- og vedligeholdelsesplaner og udarbejder kvalitetssikringsmateriale.

Udgiftertil landmåler og geotekniske undersøgelser dækker over, at Ringsted Kommuneskal kende så mange faktuelle forhold som muligt, eksempelvis skal nævnes, athvis det viser sig, at muldlaget på det areal, der skal anvendes til formålet,er 10 cm tykkere end det, der forventes, så skal der afgraves og flyttes ekstrajord.

Internadministration anvendes til udarbejdelse af materiale til prisdannelse afrådgivers tilbud. Administrationen deltager i den af rådgiveren indkaldtemøderække. Administrationen skal sammen med rådgiveren sikre, at RingstedKommune får den kvalitet, der er udbudt. Administrationen styrer projektetøkonomisk inden for den økonomiske ramme, der er afsat til anlægsarbejder.

Anbefalesgodkendt.

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Byrådet besluttede i maj 2017 at giveen anlægsbevilling på 3,775 mio. til forbedring af tilgængeligheden påBenløsegårdens SFO.

Idenne sag skal udvalget tage stilling til en ændring af byggeprogrammet tilforbedring af tilgængeligheden på Benløsegårdens SFO.

Byrådetbesluttede i maj 2017 at give en anlægsbevilling på 3,775 mio. til forbedringaf tilgængeligheden på Benløsegårdens SFO.

Princippetfor ombygningerne er et ønske om at skabe ligeværdige vilkår og adgangsforholdfor alle brugerne af SFO-en.

ByskovskolensAfd. Asgård har mange elever, der er kørestolsbrugere. Det er disse eleversbehov ombygningerne tager sigte på.

Detoprindelige ombygningsprogram kan overordnet inddeles således:

1. Etablering af en stiforbindelse mellem Byskovskolens afd. Asgård og SFO-en.
2. Udvendig etablering af niveaufri adgang til alle indgangsdøre, herunder rampe til hovedbygning A, som har en høj sokkel.
3. Nødvendige indvendige ombygninger, så som ændring af dørbredder, dørtrin, nedrivning af vægge mv.,  samt tilpasninger af toiletter i bygning A og B1.
4. Afretning af gulv i stald (bygning B2)
5. Etablering af et handicaptoilet
6. Etablering af 2 lifte, én til 1. sal bygning A og én til 1. sal bygning B1.
7. Indretning af ny samlingssal i Bygning B3.

-       Se bilag - Oversigtskort over SFO

Det oprindeligeoverslagsbudget rummer, ud over estimering af priserne for ombygningerne,ligeledes estimeringer på rådgiverhonorar og uforudsete udgifter.

Administrationenhar, i samarbejde med rådgiver, gennemgået bygningerne og byggeprogrammet ogkommet frem til, at det oprindelige byggeprogram visse steder er estimeret forlavt prismæssigt, og at visse ombygninger og anlæg er unødvendige i forhold tildet overordnede princip og lovmæssige krav.

Detkan nævnes, at rampen til hovedbygning A skal være en anden model end den, derer estimeret pris på. Grundet bygningens høje sokkel og lovmæssig krav til maksimalhældningsgrad på en rampe skal rampen etableres med i to løb og med repos imellem. En sådan rampe vil koste ca. 0,125 mio. kr. mere end estimeret.

Etableringenaf et handicaptoilet er ligeledes en større postering end estimeret. Nogle afde kørestolsbrugende børn kan ikke ved egen hjælp komme på toilettet, og der erderfor brug for et toilet-og bad med indrettet hejs/lift til løft af disse børn,og hvor der er behov for medhjælp. Et sådan toilet- og bad er større end etalmindeligt handicaptoilet, hvor børnene ved egen hjælp kan komme på toilettet.Dette toilet inkl. inventar/hjælpemidler vil koste ca. Kr. 0.32 mio. mere endestimeret. Indretningen af dette toilet kan, grundet konstruktive forhold ogadgangsforhold, bedst indrettes i bygning B1, hvor der pt. er indrettet etalmindeligt handicap toilet og et ikke-handicaptoilet. Grundet kravet tiltoilettets størrelse vil der også skulle inddrages rum, hvor der nu erindrettet personaleomklædning og -bad. De inddragede personalefaciliteter skalderfor i henhold til arbejdsmiljøloven indrettes andetsteds. Disse faciliteterindrettes i bygning A.

Disseombygninger alene betyder, at prisen for indvendige ombygninger må justeres opi forhold til det oprindelige budget, hvor dette forhold ikke var påregnet.Vurderingen er, at de indvendige ombygninger således vil være ca. 1,2 mio. kr. mereend først budgetteret.

Påbaggrund af de øgede udgifter, hvor der i det oprindelige budget heller ikke erkalkuleret med interne rådgivertimer, samt byggepladsindretning, som samlet setca. udgør 0,5 mio. kr., har administrationen og rådgiver udarbejdet et nytbyggeprogram hvor:

1. En lift til 1. salen i bygning B1 udelades. Det eneste rum på 1. salen er indrettet til kontor og benyttes ikke af børnene. Denne etage behøver derfor i henhold til ombygningsprincippet og lovgivningen ikke at ombygges.
2. Indretning af ny samlingssal i bygning B3 udelades. Det er administrationens vurdering, at en indretning af en opvarmet samlingssal i et nuværende udhus ikke er nødvendigt i forhold til at øge tilgængeligheden på SFO, og at en sådan ombygning vil koste ca. 0,75 mio. kr. mere end estimeret.

Iforhold til disse justeringer i byggeprogrammet er vurderingen, at ombygningensamlet set har behov for yderligere 0,325 mio. kr. Alternativt må der justeresyderligere i byggeprogrammet. Det eneste sted administrationen vurderer, at derkan skæres i budgettet, er på de byggeønsker, der ikke er lovmæssige krav til.Administrationen vurderer, at det alene er på budgettet for stiforbindelsen,der kan spares. Stiforbindelsen er ikke et lovmæssigt krav, men har en storindflydelse på det samlede resultat af ombygningen og formålet med, at skabelige vilkår for gående og køresolsbrugere efter et ligeværdighedsprincip. Stienvil medvirke til, at kørestolsbrugere i højere grad kan bevæge sig selvstændigttil og fra skole.

Ombygningerneindebærer samlet set, at der fragår meget af børnenes brugsareal, og at detsamlede antal af toiletter til børnene reduceres. Mange af ombygningerneindebærer ligeledes, at nuværende funktionelle rum nedrives og genetableresandetsteds.

Administrationenhar derfor udarbejdet et forslag til en om- og tilbygning til SFO-en. Meningener, at tilbygningen skal rumme handicaptoilet og -bad, samt garderobe forkørestolsbrugerne. Der vil derfor ikke i samme omfang være behov for indvendigeombygninger og nyetableringer inde i bygning A og B1, idet personalefaciliteterog eksisterende toiletter i bygning B1 kan bevares. Der fragår heller ikkebrugsarealer til børnene, og der reduceres ikke i nuværende antal af toiletter.

Dettekan lade sig gøre indenfor den givne anlægsbevilling, såfremt stiforbindelsemellem skolen og SFO kan udgå af det nuværende program for at blive anlagtsenere.

Ingen.

Ihenhold til de opstillede forslag vil ombygningen af SFO-en være dyrere endførst antaget.

Såfremtadministrationen skal arbejde videre med en ren ombygning, hvor de unødvendigebyggeanlæg er udeladt, vil der være behov for yderligere 0,325 mio. kr. Alternativtmå der reduceres i kvaliteten af den ønskede stiforbindelse mellem skole ogSFO.

Vælgesi stedet at etablere en tilbygning rummende handicaptoilet og garderobe vildette kunne rummes inden for anlægsbevillingen, såfremt man udtagerstiforbindelsen.

Stiforbindelsenkan i stedet afsættes i Budget 2019, hvor der så skal afsættes 0,80 mio. kr.

Deter administrationens vurdering at,

1. en ombygning med de nævnte udeladelse af samlingssal og lift til 1. sal i bygning B1 indebærer, at der fragår meget brugsareal for brugerne. Ombygningerne kræver store ændringer i tidssvarende faciliteter i bygning B1 grundet indretning af et større handicaptoilet-og bad, der kun kan etableres ved at inddrage eksisterende toiletter og personalerum, som så skal reetableres i bygning A. Ombygningerne betyder, at der vil blive reduceret i børnenes brugsarealer og toiletter. Skal byggeprogrammet gennemføres, vil dette kræve en tillægsbevilling på 0,325 mio. kr. Såfremt anlægsbevillingen skal overholdes, vil det betyde, at man enten skal reducere i kvaliteten af den påtænkte stiforbindelse eller helt udelade den for at sætte den på Budget 2019.

Vælges dette forslag vil man kunne forvente enibrugtagning i december 2018.

2. en om- og tilbygning vil koste noget mere end kun en ombygning, men fordelen ved denne løsning er, at der ikke skal foretages ændringer i bygning B1. Der fragår derfor ikke brugsareal i bygning A, fordi der ikke er behov for at indrettet personalefaciliteter mv. i denne bygning. Ligeledes vil tilbygningen kunne skabe en kobling mellem bygning A og en evt. fremtidig udvidelse af SFO-en.

Dette forslag kan holdes inden for anlægsbevillingen,såfremt man udelader stiforbindelsen og sætter den på Budget 2019.

Vælges en til-og ombygning vil man kunne forvente enibrugtagning i februar 2019.

Administrationenvurderer, at forslag 2, en om- og tilbygning er den bedste løsning, fordi mandels, ikke skal ombygge faciliteter i bygning B1, som er tilfredsstillende ogfunktionsdygtige, og dels vil en tilbygning betyde, at der ikke fragårbrugsarealer for børnene. Man får reelt mere for pengene, hvilket dog betyderat stiforbindelsen i første omgang udelades og først etableres efter SFO ergjort tilgængelig.

Direktionen indstiller: 

1. at en om- og tilbygning vælges,
2. at stiforbindelse udsættes og sættes på Budget 2019, hvor der så skal gives en anlægsbevilling hertil på 1,10 mio. kr.

Orienteringen blev taget tilefterretning.

Udvalgetsender sagen tilbage til administrationen med det formål at få en kvalificeretberegning på hvad en ny bygning til formålet vil koste – i både den nødvendige,det udvidede og den ambitiøse udgave.

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Forslagtil Ringsted Kommuneplan 2017 – 2029 fremlægges med henblik på udsendelse ihøring. Forslaget forelægges Plan- og Boligudvalget den 21. december 2017(nuværende udvalg) og i 29. januar 2018 (kommende udvalg).

Forslagtil Ringsted Kommuneplan 2017 – 2029 er udarbejdet i henhold til den vedtagneplanstrategi, og i henhold til ændring af Planloven, der trådte i kraft den 15.juni 2017 med tilhørende vejledninger.

Byrådetvedtog på mødet den 13. november 2017, at forslag til Kommuneplan 2017-2029behandles i både eksisterende Plan- og Boligudvalg (valgperiode 2014-2017) ogkommende Plan- og Boligudvalg (2018- 2021) forud for behandling i Økonomiudvalgog Byråd.

Forslagtil Kommuneplan 2017 – 2029 er indarbejdet i Ringsted Kommunes nye planportal,der på sigt kommer til at indeholde de fleste af Ringsted Kommunes planer pådet tekniske område. Planportalen giver mulighed for, at borgerne kan søge alleoplysninger om deres ejendom frem ved at skrive deres adresse eller matr. nr. iet søgefelt på forsiden.

Iforslag til Ringsted Kommuneplan 2017 – 2029 er der i forhold til RingstedKommuneplan 2013 foretages følgende tilretninger:

• Retningslinjerne tilrettet i forhold til nye love. Den væsentlige ændring i retningslinjerne er ændringen af detailhandelsbestemmelserne i Planloven. Retningslinjerne for detailhandel er udarbejdet i henhold til de nye bestemmelser i Planloven.
• De generelle rammer og parkeringsnormen er sammenskrevet og indgår i retningslinjerne – ligesom begge vil fremgå af siden for den enkelte rammebestemmelse.
• Rammerne er gennemarbejdet og er for de udbyggede områder samlet i nogle større områder, så antallet af rammebestemmelser er nedbragt. Der er indarbejdet udvidelse af nogle eksisterende rammer og nogle enkelte nye udlæg.
• Rammen for Ortved Erhvervsområde er udvidet med et område, hvor der kan placeres et biogasanlæg. Virksomheden arbejder med planer om et biogasanlæg, der indsamler restprodukter fra restauranter og omdanner det til naturgas, og økologisk gødning.
• Rammen for erhvervsområdet Jordemodervej er udvidet mod nord med en ejendom, som ejer har ønsket kunne indgå i området og mod øst med 3 ejendomme, som Ringsted Kommune ejer. Disse ejendomme anvendes p.t til boliger, og det er tanken at boligerne nedlægges, da de vil ligge for tæt på det område, der kan anvendes til miljøklasse 7 virksomheder.
• Rammerne for Benløse Skovby er samlet til et bynært rammeområde – nu Langagerområdet efter ønske fra ejer, som udlægges til boligformål. Dette område er tidligere besluttet udlagt at Byrådet.
• Et landzoneareal, beliggende midt i Benløse, der tidligere indeholdt en rideskole, er indarbejdet som 3 nye rammeområder – et til tekniske anlæg, et til boligformål, og et til erhvervsformål.
• To eksisterende rammeområder er ændret fra erhvervsformål til blandet bolig og erhvervsformål, så de afspejler det konkrete indhold. Der er tale om et område i Benløse og et område ved Køgevej.
• Et område ved Klosterparken, der i nuværende kommuneplan er udlagt til offentligt formål, er ændret til boligformål.
• Kortgrundlaget er gennemgået og opdateret.
• Beskrivelser af bevaringsværdige bygninger, fredede bygninger, kulturmiljøer og kirkeomgivelser er opdateret og lagt ind i planportalen, så det bliver nemmere for den enkelte borger at se, hvad der gælder i forhold til disse dokumenter.
• Grundvandsredegørelsen og bilag 1 hertil er indarbejdet. Bilag 1 beskriver grundvandsforholdene for hvert af de rammeområder, der endnu ikke er udbygget.
• Odinsvejkvarteret er indarbejdet i retningslinjerne som et byomdannelsesområde, og retningslinjeafsnittet indeholder en foreløbig skitse over udviklingen af området.

Deretningslinjer og rammer, der er ændret i forhold til Kommuneplan 2013 skalscreenes for at afgøre, om de skal Miljøvurderes. Forud for screeningen skal deberørte myndigheder høres. Det har ikke været muligt at screene Kommuneplan2017-2029 før nu, da de endelige ændringer ikke var kendt før. De berørtemyndigheder høres i løbet af december, og Miljøvurderingen vil foreligge iforbindelse med behandling af sagen i PBU den 29. januar 2018.

Detdigitale forslag til kommuneplan findes her - link

Indgangen til den samlede planportal findes her - link

Iforbindelse med udarbejdelse af forslag til Kommuneplan 2017-2029 har derløbende været dialog med relevante parter.

Forslagtil Kommuneplan 2017-2029 er fuldt digitaliseret. Det betyder, at forslag tilkommuneplan kun findes elektronisk. Anvendelse af den digitale plan vil blivegennemgået for Plan- og Boligudvalget på mødet den 21. december 2017, og fordet samlede nye Byråd på et temamøde forud for behandling i slutningen afjanuar / begyndelsen af februar.

Forslagtil Ringsted Kommuneplan 2017 – 2029 udsendes i offentlig høring, når Byrådethar godkendt at den udsendes i høring.

Forslagtil Ringsted Kommuneplan 2017 – 2029 har ingen direkte bevillingsmæssigekonsekvenser.

Administrationenvurderer, at Forslag til Ringsted Kommuneplan 2017 – 2029 er klar tiludsendelse i offentlig høring.

Deændringer, der er indarbejdet, samt den nye planportal, vurderes at

• Opfylde nye lovkrav,
• Give den enkelte borger nemmere adgang til kommuneplanens bestemmelser,
• Give administrationen et godt arbejdsredskab.

Derkan forekomme tekniske rettelser i bilaget frem til udsendelse til mødet ijanuar 2018.

Anbefalesgodkendt.

Ej til stede: Timo Jensen og Kisser Franciska Lehnert

Miljøvurderingaf forslag til Kommuneplan 2017-2029 er nu modtaget, og indarbejdes i Forslagtil Kommuneplan 2017-2029.

Følgenderetningslinjer er miljøvurderet:

• Detailhandel – er ændret i forhold til den nye planlov og derudover er indarbejdet 10.000 m² til udvidelsen af Outlet byen
• Arkitektur – der er indarbejdet retningslinjer for arkitektur

Følgenderammer er miljøvurderet:

• Boligområde 1B2 – bebyggelsesprocenten er ændret til 80 %, bygningshøjden ændret til 12 meter, og etageantallet er ændret til 3 etager
• Blandet bolig og erhvervsområde 5BE1 – ændret fra erhvervsområde til blandet bolig og erhvervsområde på baggrund af det aktuelle indhold i området
• Erhvervsområde 5E5 (Jordemodervej) – eksisterende ramme, hvor bebyggelseshøjden er ændret til 40 meter
• Erhvervsområde 5E6 (Jordemodervej) – udvidelse af området mod nord på baggrund af ønske fra ejer
• Erhvervsområde 5E7 (Jordemodervej) – udvidelse af området mod øst med 3 boligejendomme tilhørende Ringsted Kommune
• Erhvervsområde E1L (Ortved) – udvidelse af området mod vest / nordvest

Screening(scoping) af Miljøvurderingen har været sendt til de berørte myndigheder medanmodning om at fremsende bemærkninger. Museum Vestsjælland har bemærket, atmulighed for at bygge i 40 meters højde i hele Jordemodervej området vil kunneresulterer i et meget markant byggeri i det åbne agerland, der omgiver området.I Kommuneplan 2013-2025 er der mulighed for at bygge i 20 meter i hele området,og yderligere mulighed for at bygge i 40 meter i en del af området. I forslagtil Kommuneplan 2017-2025 blev der oprindelig indarbejdet en ændring, så der ermulighed for at bygge i 40 meter i hele området, fordi der ikke er mulighed forat indberette mere end en højde i Plansystem.dk (nu Plandata.dk). Det er denneændring, der har været sendt til de berørte myndigheder, og som MuseumVestsjælland har reageret på.

Forslagtil Kommuneplan 2017-2025 forslås derfor ændret således:

• Rammebestemmelserne giver mulighed for at bygge i 20 meters højde i hele området
• Der indarbejdes en ny retningslinje, der giver mulighed for at 5 % af den enkelte bygning kan bygges i op til 40 meters højde, så der bliver mulighed for at bygge fx skorstene højere

I forbindelsemed gennemgang af rammebestemmelserne i Forslag til Kommuneplan 2017-2029 harder indsneget sig i fejl. Bestemmelserne for rammeområde 3C3 (område tilpladskrævende varegrupper i Odinsvejkvarteret) giver mulighed for enbebyggelsesprocent på 80 %. Rammebestemmelsen skulle ikke have været ændret iforhold til Kommuneplan 2013, som giver mulighed for en bebyggelsesprocent på50 %.

Følgendeforeslåede ændringer er indarbejdet i forslag til Kommuneplan 2017-2025:

• Miljøvurderingen
• De foreslåede ændringer Jordemodervej området (rammeområde 5C5)
• De foreslåede ændringer i rammeområde 3C3 (område til pladskrævende varegrupper i Odinsvejkvarteret)

Direktionen indstiller, 

1. at forslag til Ringsted Kommuneplan 2017-2029 udsendes i 8 ugers offentlig høring.
2. at følgende ændringer indarbejdes i forslag til Kommuneplan 2017-2025:

a.    Miljøvurderingen

b.    Deforeslåede ændringer Jordemodervej området (rammeområde 5C5)

c.    Deforeslåede ændringer i rammeområde 3C3 (områdetil pladskrævende varegrupper i Odinsvejkvarteret).

Udvalgetudsætter sagen med henblik på at holde et temamøde for Byrådets medlemmer forudfor næste udvalgsbehandling.

Behandlingaf sagen genoptages efter Byrådets temamøde.

Direktionen indstiller, 

1. at forslag til Ringsted Kommuneplan 2017-2029 udsendes i 8 ugers offentlig høring.
2. at følgende ændringer indarbejdes i forslag til Kommuneplan 2017-2025:

a.    Miljøvurderingen

b.    Deforeslåede ændringer Jordemodervej området (rammeområde 5C5)

c.    Deforeslåede ændringer i rammeområde 3C3 (områdetil pladskrævende varegrupper i Odinsvejkvarteret).

Anbefalesgodkendt med den tilføjelse at Forslag til Kommuneplan 2017-29 tilføjes de formuleringeri afsnittet ”Offentlig service” i Kommuneplan 2013, som ikke er med iadministrationens oplæg.

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Idenne sag skal træffes beslutning om deltagelse ved KL"s konference Teknik& Miljø"18 i Århus den 12. og 13. april 2018.

Byrådetvedtog den 7. april 2014 fælles retningslinjer for Byrådsmedlemmers deltagelsei rejser, konferencer o.lign.
I retningslinjerne står følgende i forbindelse med deltagelse i konferencer ogKL-arrangementer:

”……Der træffes beslutning om deltagelse på baggrund af enkonkret sag i det enkelte udvalg.”

Klima-og Miljøudvalget og Plan- og Boligudvalget har mulighed for at deltage i KL’sTeknik & Miljø ’18 - Fælles løsninger den 12. og 13. april 2018. Udoverudvalgene har to centerchefer og direktør mulighed for at deltage.

Åretstema FÆLLES LØSNINGER handler om, at gode løsninger findes i fællesskabermellem kommunerne og i fællesskaber på tværs af velfærdsområderne.

Mereom konferencen på følgende link

Onsdagden 11. april kl. ca. 16.00 er der afgang fra Ringsted Kommune, forventethjemkomst er fredag kl. 16.00. Transport vil være i kommunens busser.

Fristfor bindende tilmelding er den 16. marts 2018.

Godkendt.

Ej til stede: Klaus Hansen og Per Nørhave

Godkendt.

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Plan-og Boligudvalget har bemyndiget administrationen til at træffe afgørelser iforbindelse med ansøgning om dispensationer fra Byggeloven med dertil knyttederegulativer, deklarationer samt bebyggelsesregulerende bestemmelser ilokalplaner og nedrivningstilladelser til bygninger med bevaringsværdi 4. 

Sagenfremlægges på baggrund af udvalgsbeslutning den 18. februar 2014, hvor udvalgetanmodede om halvårlig orientering om afslag og dispensationer mv.

Til efterretning.

Administrationenorienterede om det kommende borgermøde om Nørregade-delen af torveprojektet.

Administrationenoplyste om, at p-pladsen ved Benløsehallen igen er åben.

Dervar spørgsmål til byggesagsområdet og sagsbehandlingstid.

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Byrådetgav den 9. januar 2017 anlægsbevilling til Ringsted Torveprojekt. Projektet gårnu ind i fase 3, Nørregade og markedspladsen, og licitationsresultatet forprojektet fremlægges hermed. Det søges en anlægsbevillingen på 1,3 mio. kr.samt om afsættelse af yderligere rådighedsbeløb til finansiering afbevillingen. Endelig søges Byrådets accept af omdisponering af midler i forholdtil de tidligere fremlagte budgetposter for projektet.

Licitationsresultat

SidenByrådet gav anlægsbevilling til gennemførelse af Torvet den 9. januar 2017 er3. etape af projektet, Nørregade og markedspladsen, projekteret og udbudt.

Arbejdetblev udbudt i hovedentreprise, og der blev indbudt 5 entreprenører til atafgive tilbud på opgaven. Tildelingskriteriet for opgaven var laveste pris.

Derblev afgivet 5 tilbud påopgaven, og alle tilbud var konditionsmæssige og uden forbehold. Laveste prisblev afgivet af firmaet Arkil Holding A/S, som dermed blev vinder af opgaven.

Opdimensioneringaf Ringsted Spildevands regnvandsprojekt

Byrådetgav den 9. januar 2017 anlægsbevilling til Ringsted Torveprojekt. Sidenbevillingen blev givet, er der foretaget en detailprojektering af klimaprojekteti Nørregade. Projekteringen har præciseret de tekniske løsninger og detilhørende anlægsomkostninger.

Byrådetgodkendte den 7. april 2015 en anlægsbevilling på 14,3 mio. kr. tilklimaprojektet på Torvet samt fastsættelse af servicemål for projektet, somsikrer, at der ikke sker skader på bygninger ved en 100 års regn. Samtidiggodkendte Byrådet en aftale mellem Ringsted Forsyning og Ringsted Kommune ommedfinansiering af projektet. Det blev godkendt, at Ringsted Kommune optager etlån i Kommune Kredit med en løbetid på 25 år og med fast rente. RingstedForsyning betaler de årlige ydelser, således at lånet er udgifts- oglikviditetsneutralt for Ringsted Kommune. Alle omkostninger, som RingstedForsyning afholder, skal godkendes af Forsyningssekretariatet under Konkurrenceog Forbrugerstyrelsen. Forsyningssekretariatet skal således godkendeomkostningerne i medfinansieringsprojektet.

Projekteringenhar vist en nødvendig opdimensionering af Ringsted Spildevands regnvandssystemi forhold til det tidligere beregnede, for at sikre det serviceniveau, somByrådet har vedtaget.

Dersøges i forbindelse med opdimensioneringen en anlægsbevilling tilklimaprojektet på 1,3 mio. kr. Anlægsbevillingen på de 1,3 mio. kr. foreslås finansieretved, at Ringsted Kommunes låneoptagelse i Kommune Kredit hæves fra 14,3 til15,6 mio. kr.

RingstedForsyning har forhåndsdrøftet sagen om udvidelse af den økonomiske ramme forprojektet fra 14,3 til 15,6 mio. kr. med Forsyningssekretariatet.

Forsyningssekretariatetser velvilligt på sagen men kan ikke give formel forhåndsgodkendelse afudvidelsen. En endelig godkendelse af udvidelsen til samlet 15,6 mio. kr. kanførst gives i forbindelse med indberetning af de faktiske omkostninger.

SåfremtForsyningssekretariatet godkender projektudvidelsen, vil Ringsted Kommune kunneudvide låneoptagelsen med 1,3 mio. kr., og lånet vil være udgifts- oglikviditetsneutralt for Ringsted Kommune, idet Ringsted Forsyning vil betale deårlige ydelser.

SåfremtForsyningssekretariatet ikke godkender projektudvidelsen, foreslås de 1,3 mio.kr. finansieret af Ringsted Kommune ved træk på Byudviklingsfonden.

Omdisponeringaf projektmidler

Byrådetgav den 9. januar 2017 anlægsbevilling til Ringsted Torveprojekt.Budgetposterne for sagen fordelte sig dengang som følger:

Hovedsageliggrundet en gunstig licitation er Toveområdet blevet billigere en antaget isidste dagsorden. Nørregade er blevet dyrere grundet den tidligere beskrevnenødvendige opdimensionering af regnvandsprojektet. Der er tilløbetprojektomkostninger grundet forlængelse af tidsplanen for projektet og dermedøgede rådgiverudgifter.

SåfremtByrådet godkender igangsættelse af etape 3, vil projektomkostningerne herefterfordele sig som følger:

Byrådetanmodes om at acceptere denne omdisponering af midler i forhold til tidligerefremlagte budgetposter for projektet.

Statuspå etaper og tidsplan

Torvet,ekskl. vandrender, bund i bassiner samt fugning af disse, forventes færdigtmedio marts under forudsætning af, at granitten kommer som varslet, og atvintervejret gør det muligt at gennemføre arbejderne som planlagt.

Gartnerarbejdersamt belægningsarbejde og fugning i vandrender og bassiner vil pågå i april, daplantningen og fugearbejde er afhængig af bedre vejr.

SåfremtByrådet godkender anlægsbevillingen, vil der umiddelbart efter sagensbehandling blive indgået kontrakt med entreprenør Arkil Holding A/S omudførelse af Nørregade og markedspladsen, og opgaven op startes hurtigst muligtherefter.

Nørregadeog markedspladsen planlægges gennemført i 6 etaper og forventes afsluttet 1.kvartal 2019. 

Ingen.

Dersøges en anlægsbevilling til klimaprojekt Torvet (anlægsprogram 222) samt enudvidelse af rådighedsbeløbet på 1,3 mio. kr. Anlægsbevillingen på de 1,3 mio.kr. foreslås finansieret ved, at Ringsted Kommunes låneoptagelse i KommuneKredit hæves fra 14,3 til 15,6 mio. kr.

SåfremtForsyningssekretariatet godkender projektudvidelsen, vil Ringsted Kommune kunneudvide låneoptagelsen med 1,3 mio. kr., og lånet vil være udgifts- oglikviditetsneutralt for Ringsted Kommune, idet Ringsted Forsyning vil betale deårlige ydelser.

SåfremtForsyningssekretariatet ikke godkender projektudvidelsen, foreslås de 1,3 mio.kr. finansieret af Ringsted Kommune ved træk på Byudviklingsfonden.

Byrådetanmodes om at acceptere omdisponering af midler, jf. beskrivelsen af sagen, iforhold til tidligere fremlagte budgetposter for projektet.

Administrationenvurderer, at projektets målsætning og fremdrift sikres ved en godkendelse aflicitationsresultatet nu.

RingstedSpildevand har ikke mulighed for at reducere projektet for regnvandet, hvisservicemålene skal opfyldes. Da forøgelsen af projektet forventes godkendt afForsyningssekretariatet, vil udvidelsen være udgiftsneutral for RingstedKommune. På denne baggrund anbefaler administrationen projektet gennemført sombeskrevet.

Direktionen indstiller til Klima- ogMiljøudvalget, at sagen tages til orientering.

Direktionen indstiller til Plan- ogBoligudvalget,

1. at der gives en anlægsbevillingen på 1,3 mio. kr. i forbindelse med opdimensionering,
2. at rådighedsbeløbet for sagen udvides med 1,3 mio. kr. i 2018,
3. at anlægsbevillingen finansieres via Ringsted Kommunes samlede låneoptagelse af 15,6 mio. kr. i Kommune Kredit. Låneafdrag betales af Ringsted Forsyning, og lånet vil derfor være udgifts- og likviditetsneutralt for Ringsted Kommune,
4. at omdisponeringen af midler indenfor den samlede anlægsbevilling godkendes,
5. at licitationsresultatet godkendes, så entreprisekontrakt kan indgås.

Tagettil efterretning.

Ej til stede: Klaus Hansen og Per Nørhave

Anbefalesgodkendt efter afstemning med den tilføjelse, at administrationen udarbejder ensupplerende sagsfremstilling om de aktuelle anlægsomkostninger set i forholdtil det oplyste beløb pr. 9.1.2017 fjr. tabellen i beskrivelsen af sagen.

Lars TeglRasmussen stemmer imod, da han finder at det fremlagte regnskab eruigennemskueligt, og da han mener at der skal holdes et temamøde i Byrådet omden samlede økonomi i torveprojektet forinden beslutningen.

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Byrådetvedtog på møde den 6. februar 2017 at igangsætte realiseringen af et nytsundhedshus som en tilbygning til Knud Lavard Centeret. Byrådet besluttede atgennemføre projektet som et totalentrepriseudbud i omvendt licitation. Medekstern assistance fra arkitektvirksomheden Arkitema, herefter Arkitema, ogPUBLICURE advokatfirma, herefter PUBLICURE, har administrationen udarbejdetudbudsmateriale, som er offentliggjort. På baggrund af det offentliggjorteudbudsmateriale har Ringsted Kommune modtaget 18 konditionsmæssige anmodningerom prækvalifikation.

Idenne sag orienteres om, at administrationen finder det nødvendigt at annullereden igangværende udbudsproces som følge af en i udbudsmaterialet manglendebeskrivelse af, hvorledes Ringsted Kommune vil udvælge de fire bedst egnedeansøgere. I denne sag orienteres endvidere om, hvorledes administration agterat håndtere den videre proces, herunder med redegørelse for en reviderettidsplan.

Vedlagtnærværende sag er bilag 1. Bilag 1 redegør dels for den oprindeligt fastlagtetid (markeret med rød), dels for tidsplan ved genudbud efter procedurenbegrænset udbud (markeret med blå).

Byrådet besluttede på møde den 6. februar 2017 atigangsætte realiseringen af et nyt sundhedshus som en tilbygning til KnudLavard Centeret.

I forlængelse af byrådsbeslutningen den 6. februar2017, besluttede byrådet den 20. juni 2017 at gennemføre projektet som etEU-udbud med en totalentreprise i omvendt licitation, afledt af en forudgåendebearbejdning af to mulige bygningsscenarier. Det blev vedtaget at gennemførescenarie A til en samlet anlægssum på kr. 46,6 mio. Værdien af den samledeanlægssum medførte, at der skulle iværksættes en EU-udbudsproces med afsæt iudbudslovens regelsæt. Den forventede aflevering af byggeriet blevet fastsattil primo august 2019.

Administrationen udarbejdede i 2. halvår 2017 isamarbejde med Arkitema et udbudsmateriale til brug for udbudsprocessen. Gennemdrøftelserne med Arkitema blev det vedtaget, at udbuddet skulle gennemføresefter proceduren udbud med forhandling,hvor i alt 4 ansøgere ville blive prækvalificeret til at afgive indledendetilbud på opgaven. Det blev endvidere besluttet, at forhandlingerne med deprækvalificerede ansøgere skulle kunne ske over op til to successive faser, medforbehold for at Ringsted Kommune kunne tildele kontrakten på baggrund af deindledende tilbud.

Under den endelige bearbejdning af udbudsmaterialetvurderede administrationen i samråd med Arkitema, at man var nødt til atforskyde tidspunktet for den forventede ibrugtagning, således at aflevering afsundhedshuset ville finde sted ultimo december 2019. Dette blev der orienteretom i politisk sag, jf. pkt. 5, omhandlende placering af parkeringsareal vedKnud Lavard Center ved Plan- og Boligudvalgsmøde den 21. december 2017.

Med henblik på screening og kvalitetssikring af detforeliggende udbudsmateriale, besluttede administration at tilknytte eksternjuridisk assistance i form af PUBLICURE. I forbindelse med screeningen ogkvalitetssikringen bidrog PUBLICURE med forslag til præciseringer oganbefalinger til rettelser. På møder og ved mailkorrespondancer mellem RingstedKommune, Arkitema og PUBLICURE blev Arkitema blandt andet instrueret i atudarbejde en model for, hvorledes Ringsted Kommune skulle udvælge de fire bedstegnede ansøgere – et såkaldt selektionskriterium.

Arkitema offentliggjorde på vegne af Ringsted Kommuneden 15. december 2017 udbudsmaterialet for opførelsen af sundhedshuset. Vedansøgningsfristen for anmodning om prækvalifikation den 23. januar 2018 havde18 virksomheder anmodet om at blive prækvalificeret. Efter at have evalueret deindkomne ansøgninger udarbejdede Arkitema en indstilling, hvori Arkitemaargumenterede for, hvilke ansøgere, der var de fire bedst egnede. Denneindstilling blev fremsendt til PUBLICURE med henblik på kvalitetssikring heraf.

For at kunne vurdere, hvorvidt selektionskriteriet varefterlevet, efterspurgte PUBLICURE den præcise formulering afselektionskriteriet. Arkitema fremsendte en kopi af den offentliggjorteudbudsbekendtgørelse, hvorefter PUBLICURE konstaterede, at selektionskriterietikke var oplyst. PUBLICURE rettede efterfølgende henvendelse til RingstedKommune med meddelelse om, at fraværet af selektionskriteriet kunne medføre enovervejende risiko for, at ikke-prækvalificerede ansøgere ville indgive klagetil Klagenævnet for Udbud med påstand om brud på de udbudsretlige regler.  

Ingen

Sagenhar ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Det er administrationens vurdering, at det manglendeselektionskriterie udbudsretligt er at betragte som en fundamental mangel.Administrationens vurdering begrundes i, at det af bemærkningerne tiludbudslovens bestemmelser om udvælgelse af ansøgere (selektion) fremgår, at ordregiveren … i udbudsmaterialet … skal fastlægge ogoffentliggøre den fremgangsmåde, der vil blive benyttet i forbindelse med enbegrænset procedure. Det betyder, at såfremt ordregiveren vil udvælge de bedstegnede ansøgere på baggrund af de mest relevante referencer, skal det beskrivesi udbudsmaterialet, hvad der konkret tillægges betydning ved bedømmelsen afreferencerne.

Den ovenfor anførte vurdering understøttes endvidereaf, at Ringsted Kommune, i tilfælde af at den igangværende udbudsprocesfortsættes, i forbindelse med offentliggørelse af meddelelser, til derespektive ansøgere om, hvorvidt disse prækvalificeres eller ej, vil væreforpligtet til sagligt at redegøre for baggrunden herfor. En saglig redegørelsevil for Ringsted Kommune være vanskelig at formulere, idet der ikke vil kunneforetages en konkret henvisning til udbudsmaterialet. Det er administrationensvurdering, at en manglende henvisning indirekte vil kunne gøre opmærksomme,afviste ansøgere bekendte med, at Ringsted Kommune ikke har overholdt deudbudsretlige regler for så vidt angår proces. Ringsted Kommunes manglendeoverholdelse af et af udbudsrettens fundamentale principper, vil medovervejende sandsynlighed kunne føre til indbringelse af klage(r) tilKlagenævnet for Udbud. Risikoen for én eller flere klager vurderes afadministrationen at være så overvejende, at den igangværende udbudsproces børannulleres.

En annullation vil medføre, at den fastlagte tidsplanikke kan overholdes. Administrationen vurderer dog, at Ringsted Kommune medmindre tilpasninger af det oprindeligt offentliggjorte udbudsmateriale vilkunne indhente en væsentlig del af den tabte tid ved at genudbyde opgaven efterproceduren begrænset udbud. Den grundlæggende forskel mellemden oprindeligt valgte udbudsprocedure, udbudmed forhandling, og begrænset udbud er, at Ringsted Kommune ikkeopnår mulighed for at kunne forhandle med de indbudte tilbudsgivere. Det eradministrationens vurdering, at det foreliggende udbudsmateriale for så vidtangår krav til projektløsning, kvalitet og funktionalitet er så præcist ogomfattende beskrevet, at genstandsfeltet for forhandling reelt er ganskeindskrænket. Administrationen vurderer således, at genudbud under anvendelse afproceduren begrænset udbud ikkevil influere på det endelige resultat af bygningsopførelsen. Genudbydes opgavensom et begrænset udbud, vil administrationen kunne begrænse tidsforskydningentil ca. 6 uger, således at den forventede aflevering af byggeriet ændres fraultimo december 2019 til primo februar 2020, jf. vedhæftede bilag.

Administrationen vurderer, at genudbud af opgaven vedbegrænset udbud med fordel kan gennemføres af Ringsted Kommune selv, uden brugaf ekstern assistance, idet Ringsted Kommune råder over den nødvendigejuridiske kapacitet til varetagelsen heraf.

Direktionen indstiller, at vedlagte forslagtil revideret tidsplan vedtages, og at igangværende udbud hermed annulleres.

Anbefalesgodkendt.