Referat

Godkendt.

Ej til stede: Per Flor og Daniel Nørhave

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Med denne sag skal der tages stilling til arealer til Ringsted Festival i 2020 og frem i forlængelse af, at Ringsted Kommune har solgt dele af de arealer, der udlånes til Ringsted Festival.

Ringsted Kommune og Ringsted Festival har en fortløbende rammeaftale om anvendelsen af arealer til Ringsted Festival (bilag 1).

Prisen for leje af arealerne er kr. 50.000 årligt. I den nuværende rammeaftale indgår følgende arealer:

1. Lystanlægget
2. Dyrskuepladsen
3. Anlægspavillonen
4. Bane 8, Ringsted Sportscenter
5. Storparcel A2+A3, Kasernebyen
6. Træningsbaner på Ejlekjærsvej (Firmasporten)
7. Storparcel A4 + A7 (arealer omkring Ringsted Musikskole)
8. Storparcel A1, Kasernebyen

Storparcel A1 har tidligere været anvendt til parkering, men efter salg af arealet har Ringsted Festivallen anvendt areal på Batteriet til parkering.

Af rammeaftalen fremgår det, at Ringsted Kommune kan opsige dele af arealerne – herunder storparcel A2, A3 og A4 – med seks måneders varsel såfremt der sker byudvikling på arealerne, og Ringsted Kommune skal i det tilfælde stille erstatningsarealer til rådighed for Ringsted Festivallen. Ringsted Kommune har gennemført udbud af arealer på Kaserneområdet, der bl.a. indeholder storparcellerne A2, A3 og A4, og der er nu gennemført salg af arealerne, som overgår til køber pr. 1. november 2019.

Der er derfor behov for, at Ringsted Kommune opsiger rammeaftalen med Ringsted Festival om lån af storparcellerne A2, A3 og A4, og kommunen skal derfor stille erstatningsarealer til rådighed for Ringsted Festival. Storparcel A4 har ikke været anvendt af Ringsted Festival. Storparcellerne A2 og A3 (Kompagniet) har været anvendt til camping/telte og arealet udgør ca. 55.000 m2 inkl. tilstødende grønne arealer. Det areal, som Ringsted Kommune har solgt af A2 og A3 udgør ca. 31.000m2, og dermed er der fortsat 24.000 m2 på arealet ved Kompagniet, der kan anvendes til festivallen.

Administrationen har på denne baggrund været i dialog med Ringsted Festival om fremtidige arealer og festivallen har leveret oplæg med forslag til fremtidens camping mv. (bilag 2).

Administrationen kan desuden pege på én anden model for erstatningsarealer til Ringsted Festival 2020 og frem.

Model 1 – Ringsted Festivals model

Ringsted Festival har fremsendt oplæg med deres forslag til fremtidige arealer for festivallens camping, telte, parkering mv. (bilag 2).

Heraf fremgår det bl.a., at Ringsted Festival ønsker at samle sine camping/telt og parkeringsaktiviteter på og tæt omkring Ringsted Sportcenter på banerne 1,2, 2A, 2B, 2C, 2D, 3, 4A, 4B, 4C, 4D, 4E, 5 og 8 samt areal ved den tidligere kuglestødsgrav (se bilag 3 for oversigt over boldbaner på Ringsted Sportscenter).

Administrationen gør opmærksom på, at den ikke mener, at arealet ved den tidligere hammerkastgrav kan gøres klar til anvendelse fra 2020 og at arealet derfor udtages af en eventuel aftale, som foreslået af Ringsted Festival. I stedet foreslår administrationen, at rabatten ved Ringsted Stadion bringes i anvendelse og indgår i aftalen.

Ringsted Festival foreslår desuden parkering på Stadion Allé, Dyrskuepladsen, Cirkuspladsen, arealerne foran træningsbanerne mod Østre Parkvej samt græsareal for Højbogaard-bebyggelsen på Anlægsvej.

Disse arealer forudser Ringsted Festival vil passe til den aktuelle og fremtidige udvikling af festivallen.

Model 2 – Kompagniet, dele af Ringsted Sportscenter samt Eilekiersvej

Administrationen kan pege på, at der kan stilles erstatningsarealer til Ringsted Festival til rådighed ved at festivallen får adgang til:

Ca. 16.500 m2 på Ringsted Sportcenters boldbaner 1, 2A, 2B, 2C og 2D (har tidligere været udlånt til Ringsted Festival som tillægsareal i 2016, men er ikke del af rammeaftale) (se bilag 3 for oversigt over boldbaner på Ringsted Sportscenter)

Ca. 24.000 m2 på Kompagniet (hidtil anvendt af Ringsted Festival)

Ca. 16.000 m2 på Eilekiersvej (tidligere anvendt af Ringsted Festival til telte)

Muligheden for at inddrage areal ved siden af musikskolen (Regimentet) har tidligere været undersøgt, men administrationen vurderer, at arealet ved musikskolen først kan klargøres i løbet af foråret 2020, dels fordi der skal være 4.000 m3 jord klar fra Jordmodervej-projektet til muld, dels fordi vejrliget skal være stabilt, og dermed kan arealet ikke garanteres anvendeligt fra sommer 2020, men først fra sommer 2021. Arealet er derfor ikke indeholdt i model 2.

Ringsted Festival har i 2018 og 2019 anvendt et areal ved Batteriet til parkering. Det foreslås i både model 1 og model 2, at arealet ved Batteriet indskrives permanent i rammeaftalen med Ringsted Festival til parkering med mulighed for, at arealet kan opsiges med 6 måneders varsel i tilfælde af byudvikling eller lignende.

Ringsted Sportscenters bestyrelse bedes udtale sig om de to modeller i forhold til særlige opmærksomhedspunkter i modellerne ud fra foreningsbrugernes perspektiv. Udtalelsen foreligger til udvalgsbehandlingen (bilag 4).

Model 1 vil have bevillingsmæssig konsekvens ift., at areal i den gamle hammerkastgrav skal omdannes til teltområde, men da administrationen vurderer, at arealet skal udtages af modellen er der ikke gennemført beregning af omkostninger til etablering.

Model 2 vil ikke have bevillingsmæssige konsekvenser.

Da Ringsted Sportscenter både nu og tidligere har udlånt arealer til festivallen med god erfaring (bl.a. bane 8) er vurderingen, at der kan gennemføres udlån af yderligere arealer til camping mv. på Ringsted Sportscenter.

Administrationen vurderer, at model 1 fra Ringsted Festival vil kunne lade sig gøre og vil give Ringsted Festival et mere samlet areal til aktiviteterne ift. camping, telte, parkering mv. Administrationen vurderer også, at adgang til arealerne på Ringsted Sportcenter vil være en langtidsholdbar løsning for festivallens virke, da arealerne ikke umiddelbart står over for ændret anvendelse. Administrationen vurderer dog også, at der i tilfælde af ekstraordinære mængder nedbør mv. vil være en risiko for, at dele af arealerne på Ringsted Sportscenter ikke vil kunne anvendes umiddelbart efter festivallen, men at der i så fald vil skulle stilles arealer til rådighed andre steder for foreningsbrugerne fx i Benløse eller ved ny boldbane ved Ringsted Gymnasium. Administrationen vurderer desuden, at arealet ved den tidligere hammerkastgrav ikke skal indgå i model 1, fordi arealet ikke vurderes at kunne etableres med anvendelse fra 2020.

Administrationen vurderer, at model 2 vil kunne lade sig gøre og at modellen lever op til Ringsted Kommunes forpligtigelser ift. at stille erstatningsarealer til rådighed for Ringsted Festival, da arealerne delvist allerede indgår i den eksisterende rammeaftale og alle tidligere har været anvendt af eller stillet til rådighed for Ringsted Festival efter aftale med festivallen. I forhold til Ringsted Festivals model er det dog også vurderingen, at model 2 vil give en mere spredt placering af camping/teltarealerne og dermed både en anden afviklingsmæssig og publikumsmæssig oplevelse end model 1. Ringsted Festival har desuden oplyst, at de anser modellen for vanskelig at gennemføre for dem. I forhold til model 1 vil model 2 friholde et større areal på Ringsted Sportscenter, der vil kunne anvendes af sportcentrets øvrige brugere umiddelbart efter festivallen uanset vejrliget.

Gældende for begge modeller er:

Administrationen vurderer, at til- og frakørsel vil kunne håndteres i begge modeller, men at den konkrete til- og frakørsel til festivallens arealer som hidtil aftales i den konkrete årlige planlægning i dialog mellem administrationen og Ringsted Festival.

Desuden vurderer administrationen, at der skal være en nærmere dialog med Ringsted Festival om den samlede parkeringsløsning for festivallen, så den også kommer til at indeholde parkering på Batteriet, da denne har virket hensigtsmæssigt og kommunen selv drifter arealet. Endelig parkeringsløsning vil fremgå af endelig aftale med Ringsted Festival.

I forhold til begge modeller er vurderingen desuden, at administrationen, Ringsted Sportscenter og Ringsted Festival forud for hvert års udleje nøje skal gennemgå planlægning, indretning, anvendelse, vedligeholdelse og aflevering af arealerne samt at revideret rammeaftale skal have fokus på dette.

Direktionen indstiller,

1. at den nuværende rammeaftale med udlejning af arealer til Ringsted Festival opsiges i forlængelse af vilkårene ift. byudvikling samt at der stilles erstatningsarealer til rådighed ved,
2. at model 1 for arealer vælges
3. samt at administrationen bemyndiges til at indgå fornyet rammeaftale med Ringsted Festival i forlængelse af denne beslutning

Fodboldklubberne og Ringsted Festival er store aktiver for forenings- og erhvervslivet i Ringsted Kommune. Der skal derfor søges en løsning for fremtidige arealer til Ringsted Festivallen som tilgodeser både brugere af sportscentret og festivallen.

Derfor besluttes det, at Ringsted Kommune faciliterer en dialog mellem brugere af sportscentret og Ringsted Festival med henblik på at pege på løsninger for festivallens anvendelse af kommunale arealer i nærheden af Ringsted Lystanlæg, som vil imødekomme begge parter på både kort og lang sigt.

I forbindelse med drøftelserne foretager administrationen en screening for mulige arealer udenfor Sportscentret allerede fra 2020 og frem.

Dialogen skal sigte mod, at der kan fremlægges en sag for Byrådet senest 11. november.

Fodboldklubberne og Ringsted Festival er store aktiver for forenings- og erhvervslivet i Ringsted Kommune. Der skal derfor søges en løsning for fremtidige arealer til Ringsted Festivallen som tilgodeser både brugere af sportscentret og festivallen.

Derfor besluttes det, at Ringsted Kommune faciliterer en dialog mellem brugere af sportscentret og Ringsted Festival med henblik på at pege på løsninger for festivallens anvendelse af kommunale arealer i nærheden af Ringsted Lystanlæg, som vil imødekomme begge parter på både kort og lang sigt.

I forbindelse med drøftelserne foretager administrationen en screening for mulige arealer udenfor Sportscentret allerede fra 2020 og frem.

Dialogen skal sigte mod, at der kan fremlægges en sag for Byrådet senest 11. november.

Fodboldklubberne og Ringsted Festival er store aktiver for forenings- og erhvervslivet i Ringsted Kommune. Der skal derfor søges en løsning for fremtidige arealer til Ringsted Festivallen som tilgodeser både brugere af sportscentret og festivallen.

Derfor besluttes det, at Ringsted Kommune faciliterer en dialog mellem brugere af sportscentret og Ringsted Festival med henblik på at pege på løsninger for festivallens anvendelse af kommunale arealer i nærheden af Ringsted Lystanlæg, som vil imødekomme begge parter på både kort og lang sigt.

I forbindelse med drøftelserne foretager administrationen en screening for mulige arealer udenfor Sportscentret allerede fra 2020 og frem.

Dialogen skal sigte mod, at der kan fremlægges en sag for Byrådet senest 11. november.

Administrationen har udarbejdet en screening af arealer i en radius af to kilometer fra Anlægspavillonen. Screeningen fremgår af bilag 5. Screeningen indeholder arealer, der ikke allerede er omfattet af den eksisterende rammeaftale mellem Ringsted Kommune og Ringsted Festival samt arealer uden for Ringsted Sportscenter. Screeningen peger på mulige arealer i 2020 samt senere. Arealerne er ikke screenet i forhold til, hvilken økonomi der vil være forbundet med anvendelse af arealerne.

Der er desuden gennemført to dialogmøder mellem administrationen og repræsentanter for Ringsted Sportscenters bestyrelse, fodboldklubberne samt Ringsted Festival. Dagsorden og referat fra møderne fremgår af bilag 6.

Overordnet set har fodboldklubberne og bestyrelsen for Ringsted Sportscenter på møderne peget på, at de ikke kan anbefale, at Ringsted Festival anvender yderligere arealer på Ringsted Sportscenter til camping. De har ligeledes kommenteret på det forslag, der har været drøftet på møderne, herunder kommet med forslag til ændringer i det forslag, der er drøftet herunder:

• at flest mulige arealer bør friholdes,
• at Stadion anses for bedst egnet til camping før andre arealer, samt
• at bestyrelse og klubber fortsat gerne vil inddrages i planlægning og afvikling, såfremt arealer på Ringsted Sportscenter bringes i anvendelse.

På baggrund af dialogen har Ringsted Festival efter dialog med administrationen nu udarbejdet et revideret forslag til arealanvendelse for festivallen i 2020 samt udviklingsmuligheder på længere sigt. Det reviderede forslag fremgår af bilag 7 og bilag 8.

I forslaget peger Ringsted Festival på, at der skal findes erstatningsarealer på ca. 31.000 m2 til festivallen, men foreslår, at følgende arealer på samlet 29.000 m2 anvendes som erstatningsarealer til camping/telte:

• Ca. 15.000 m2 på Stadion, Ringsted Sportscenter
• Ca. 10.000 m2 på græsareal på Batteriet
• Ca. 4.000 m2 på Dyrskuepladsen samt rabatter rundt om kunstgræsbanen, Ringsted Sportscenter

Derudover peger Ringsted Festival på, at arealerne Eilekiersvej i den eksisterende aftale kan anvendes til parkeringspladser.

Administrationen gør opmærksom på, at Batteriet og Dyrskuepladsen tidligere har været stillet til rådighed for og anvendt af Ringsted Festival. Administrationen har desuden gennemgået anvendelsen af Ringsted Stadion i perioden 1. august 2018-31. juli 2019 for at se på udnyttelsen af stadion. Af Ringsted Sportscenters bookingsystem for perioden fremgår det, at der har været følgende booking af Ringsted Stadion af foreninger og kommunale institutioner/skoler i den angivne periode på et år:

• Ringsted Motionsklub 2 gange
• RIF Herrefodbold/Ringsted Pigefoldbold 16 gange
• Kommunale skoler/institutioner 35 gange

Bookingerne fordeler sig på 46 dage.

Ringsted Festival peger i sit reviderede oplæg desuden på, at den fremadrettet gerne ser, at de ca. 14.500 m2 på Storparcel A7 (arealet ved Musik- og Kulturskolen) kan anvendes til fremtidig ekspansion for festivallens campingarealer i sammenhæng med Bane 8 på Ringsted Sportscenter.

Administrationen peger på, at der tidligere er givet bevilling til planering, græs mv. på storparcel A7 samt at arbejdet kan igangsættes med henblik på, at arealet vil kunne anvendes fra 2021. Administrationen har indhentet en ekstern eksperts vurdering af græsoverfladens styrke. Vurderingen er, at græsset behøver to såkaldte vækstsæsoner for at have opnået den fornødne styrke til at kunne køres på. Vækstsæsoner for græs er henholdsvis for- og efterår, og græsset vil således først kunne tages i brug i 2021. Vha. udlægning af jernplader eller lignende der beskytter græsoverfladen, vil arealet muligvis kunne udnyttes i 2020, men der er dog forsat stor risiko for at græsset tager skade, særligt hvis muldlaget er opblødt grundet meget nedbør, at græsset ikke har haft optimale vækstbetingelser m.m. og så efterfølgende skal fuldt reetableres med bl.a. dræn og eftersåning. Dette vil kræve en ny bevilling.

Administrationen gør opmærksom på, at den eksisterende rammeaftales punkt 8 definerer, at udlejer (Ringsted Kommune) ”kan, hvis byudvikling, grundsalg eller udvikling af sportscenter eller andet skulle kræve dette med 6 måneders varsel opsige” dele af arealerne i rammeaftale samt at udlejer (Ringsted Kommune) i så fald er ”forpligtet til at stille alternative arealer til rådighed for festivallens camping- og parkeringsområder”. I forhold til, at lejen for arealerne forfalder til betaling senest den 1. juni i året, hvor festivallen skal afholdes, er opsigelsesfristen fra Ringsted Kommunes side derfor den 30. november.

Administrationen vurderer, at det reviderede forslag vil stille erstatningsarealer til rådighed for Ringsted Festival, som angivet i den eksisterende rammeaftale mellem Ringsted Kommune og Ringsted Festival.

Administrationen vurderer også, at det reviderede forslag i mindst muligt omfang anvender arealer på Ringsted Sportscenter samt at de anvendte arealer på Ringsted Sportscenter er dem, som bestyrelse samt klubber ved dialogmøde har peget på som bedst anvendelige ift. gennemførelsen af deres træning samt kampe.

Administrationen vurderer desuden, at det reviderede forslag til aftale understøtter udviklingsmulighederne for Ringsted Festival.

Direktionen indstiller, 

1. at den nuværende rammeaftale med udlejning af arealer til Ringsted Festival opsiges med henvisning til aftalens bestemmelse om byudvikling og grundsalg, samt at der stilles alternative arealer til rådighed,
2. at den reviderede model (bilag 8) som beskrevet i sagen for arealer tilbydes Ringsted Festival som alternative arealer,
3. at administrationen bemyndiges til at indgå revideret rammeaftale med Ringsted Festival i forlængelse af denne beslutning.

Indstillingen anbefales godkendt med den bemærkning, at brugen af arealerne evalueres om 3 år.

Andreas Karlsen stillede forslag om, at ”der søges aftale indgået med Ringsted Festival, hvor Boldbanen på Ringsted Stadion udgår som campingområde og der i stedet inddrages de 6.500 m2 fra. Løsning 11, “Kasernen–Parcel Eksercerpladsen/Sundhedshuset til campingområde”

Indstillingen anbefales godkendt med den bemærkning, at brugen af arealerne evalueres om 3 år.

Ej til stede: Daniel Nørhave og Berit Bruun

Indstillingen anbefales godkendt med den bemærkning, at brugen af arealerne evalueres om 3 år.

Ej til stede: Per Flor og Daniel Nørhave

Anbefales godkendt med den bemærkning, at brugen af arealerne evalueres om 3 år.

Ej til stede: Per Flor og Britta Nielsen