Referat

Indledning

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

I denne sag skal der tages stilling til gennemførsel af nyt rådgiverudbud for ny Kastaniehave.

Beskrivelse af sagen

Børne- og Undervisningsudvalget (BUU) og Plan- og Boligudvalget (PBU) besluttede den 25. januar 2021, at administrationen skulle udbyde projektering af den nye dagsinstitution Kastaniehaven. Projekteringen skulle udbydes som et rådgiverudbud med henblik på efterfølgende udførelse gennem et entreprenørudbud.

BUU og PBU besluttede, at rådgiverudbuddet skulle gennemføres med afsæt i følgende underkriterier og vægtninger:

• Økonomi, 20 pct.
• Bæredygtighed, 15 pct.
• Pædagogiske kriterier, 25 pct.
• Tekniske kriterier, 25 pct.
• Design, 15 pct.

Administrationen udarbejdede efterfølgende udbudsmateriale. Udbudsmaterialet blev offentliggjort den 8. juni 2021. Ni virksomheder anmodede om at blive prækvalificeret til at afgive tilbud på opgaven. Dem fem bedst egnede blev udvalgt til at afgive tilbud. Ved tilbudsfristens udløb den 8. oktober 2021 havde administrationen modtaget fem konditionsmæssige tilbud.

Efterfølgende påbegyndte administrationen evalueringen af tilbuddene. Under evalueringsprocessen blev det klart, at administrationen fejlagtigt havde glemt at medtage underkriteriet Bæredygtighed i udbudsbetingelserne som besluttet den 25. januar 2021. Administrationen havde dermed ikke fulgt den politiske beslutning.

Udvalgene skal derfor nu beslutte, om udbuddet skal gennemføres og bæredygtighed indarbejdes i selve entreprenørudbuddet, eller om der skal gennemføres et fornyet udbud i henhold til de besluttede kriterier.

Inddragelse og høring

Ikke relevant.

Økonomi

Ingen.

Vurdering

Administrationen har begået en væsentlig administrativ fejl ved at overse den politiske beslutning fra BUU og PBU, og beklager dybt. Fejlen bevirker, at der i forbindelse med evalueringen af de indkomne tilbud ikke har kunnet lægges vægt på bæredygtighed.

Administrationen anbefaler derfor, at udbudsforretningen annulleres. Administrationen vurderer videre, at det oprindeligt udbudte udbudsmateriale, med henblik på genudbud, bør tilpasses, således at det understøtter den vedtagne beslutning fra 25. januar 2021, herunder at bæredygtighed indgår som en del af kriterierne for den samlede bedømmelse.

Det er administrationens vurdering, at et revideret udbudsmateriale vil kunne være klart til offentliggørelse medio december 2021. Som konsekvens af annullation og genudbud, vurderer administrationen, at en revideret tidsplan vil være følgende:

Ibrugtagningen af det nye byggeri forsinkes dermed ca. med et halvt år.

Endeligt er det administrationens vurdering, at en eventuelle meromkostning ved at genudbyde rådgivningsydelsen vil kunne holdes inden for rammen af det afsatte rådighedsbeløb.

Konsekvenser for handicapområdet

Ingen.

Indstilling

Direktionen indstiller, 

1. at den igangværende udbudsforretning annulleres.
2. at rådgivningsydelsen genudbydes med afsæt i udvalgsbeslutningen fra 25. januar 2021.

Ad 1-2: Godkendt efter afstemning. 

Ringstedlisten stemmer imod med den begrundelse, at bæredygtighed kan indarbejdes i de efterfølgende faser og at der ikke er grundlag for at udskyde projektet med et halvt år. 

Udvalget ønsker en orienteringssag til Plan- og Boligudvalget samt Økonomiudvalget om fremtidig kvalitetssikring af udbud.