Referat

Godkendt.

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

MK Event ApS har ansøgt om tilladelse til at benytte Ringsted Lystanlæg til en lyskunstfestival i perioden 20. november - 23. december 2020 samt en rammeaftale om tre års anvendelse. I denne sag skal der tages stilling til ansøgningen.

MK Event ApS har søgt om tilladelse til at afholde en lyskunstfestival i Lystanlægget med forventet 22-28.000 gæster i alt i perioden, se bilag 1. MK Event ApS ønsker en tre-årig lejeaftale, da virksomheden skal investere betydeligt i opbygningen af lyskunstfestivallen.

I ansøgningen skriver MK Events ApS, at de vil skabe ”en familie-juleoplevelse der ud over den nyeste teknologi, kæmpe 3 D motiver og lystekniske finesser, byder gæsterne fra hele Midtsjælland på en rigtig god og kvalitetsstærk oplevelse af mad og drikke.”

MK Event er en del af Ringsted-virksomhederne MK Illumination ApS og MK Themed Attraktion ApS, der er specialister i oplevelser inden for forlystelses- og shoppingcenterbranchen i hele Europa.

Forud for lyskunstfestivallen skal området opbygges, og efter lyskunstfestivallen skal området nedtages og der skal foretages endelig oprydning. Lyskunstfestivallen i Lystanlægget vil friholde cykelstien langs Anlægsvej gennem anlægget, men derudover er der behov for, at Lystanlægget afspærres for at kunne sikre det opstillede udstyr, samt opkræve entré til lyskunstfestivallen.

Lystanlægget skal således i 2020 anvendes fra den 12. november til den 1. januar 2021, hvor oplevelsen nedtages og tages på lager. Selve dagene med entré vil være følgende:

20. - 22. november.  (Soft opening)

27. - 29. november

3. - 6. december

10. - 13. december

15. - 23. december

Alle 23 åbningsdage vil være åbent fra kl. 16-22 og dertil vil der være ca. en halv times opstart inden og en halv time til nedlukning.
 

Ifølge kommunens regelsæt for benyttelse af Klosterhaven, Lystanlægget og Benløse Bypark, se bilag 3, kan der opnås tilladelse til kommunale og foreningsmæssige arrangementer i Lystanlægget, mens der ikke kan opnås tilladelse til kommercielle aktiviteter i Lystanlægget. Økonomiudvalget har dog den 7. november 2016 givet dispensation til, at der kan afholdes op til tre kommercielle arrangementer årligt i anlægget. Administrationen ønsker med denne sag en afklaring om de tre årlige arrangementer kan have en længerevarende karakter som lyskunstfestivalen.

Lejeprisen for Lystanlægget inkl. Anlægspavillon og Dyrskuepladsen har Økonomiudvalget fastsat til kr. 10.000 pr. dag med aflukket arrangement i juni 2014. Lejeprisen for Lystanlægget til lyskunstfestivallen uden brug af Anlægspavillonen og Dyrskuepladsen vurderer administrationen skal være kr. 5.000 pr. dag med aflukket arrangement (dage med entré) i 2020 i alt 23 dage til samlet kr. 115.000. Derudover skal der indbetales depositum for leje af anlægget efter regelsættet for benyttelsen af Lystanlægget.

På baggrund af en eventuel lejeaftale vil administrationen indgå videre dialog med MK Event ApS ift. myndighedsgodkendelse af lyskunstfestivallen, ligesom parkeringsforhold omkring lyskunstfestivallen vil skulle aftales nærmere mellem Ringsted Kommune og ansøger.

Ingen.

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Det er administrationens vurdering, at de gældende retningslinjer for benyttelse af bl.a. Lystanlægget danner et godt grundlag for administration af udlån og aktiviteter i Lystanlægget i forhold til, at sikre balance i anlæggets kulturelle og rekreative formål. Samtidig er det vurderingen, at der løbende gennemføres arrangementer i Lystanlægget både i foreningsmæssig regi – tidligere fx TV2-Øst-løbet – og af kommerciel karakter – fx Ringsted Festival – der omfangsmæssigt kan sidestilles med lyskunstfestivallen ift. deltagerantal. Ringsted Festivallen råder således over Lystanlægget i alt i en 3-ugers periode til opsætning, gennemførelse samt nedtagning, mens perioden, hvor lyskunstfestivallen skal foregå, er af længere varighed.

Administrationen vurderer dog, at med den forelagte plan vil der løbende være adgang gennem Lystanlægget via sti mod Anlægsvej, samt at det forventede deltagerantal på 22-28.000 mennesker over de 23 åbningsdage godt kan håndteres i Lystanlægget, også med fortsat sikring af anlæggets anvendelse til rekreative formål efterfølgende. Endeligt vurderer administrationen, at en lyskunstfestival vil kunne skabe et positivt billede af Ringsted som handels- og oplevelsesby.

Direktionen indstiller, at der gives bemyndigelse til, at administrationen kan indgå en 3-årig rammeaftale mellem Ringsted Kommune og MK Event ApS om anvendelse af Lystanlægget til en lyskunstfestival i forlængelse af ansøgningen og til en pris på kr. 5.000 pr. entrégivende dag.

Anbefales godkendt. Der anbefales en tæt dialog med Sportscentret om bl.a. parkering og åbningstider ift. aktiviteter i hallerne. 

Ej til stede: Per Nørhave

Anbefales godkendt med Klima- og Miljøudvalgets bemærkning.