Sagsgang:
| BY | ØK | ÆGU | PBU | KMU | BUU | KFU | SAMU |
| Orientering | | | | | | | | |
| Indstilling | | x | | | | | x | |
| Beslutning | x | | | | | | | |
BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg
Indledning
Som det sidste element i omdannelsen af Torvet i Ringsted er pavillonen pt. under opførelse. Når pavillonen er færdig, er det hensigten, at den daglige drift skal varetages af en forpagter, og i denne sag fremlægges forslag til hovedelementer i udbuddet af forpagtningen til politisk beslutning.
Beskrivelse af sagen
Pavillonen forventes at blive afleveret fra hovedentreprenøren til kommunen medio september 2021. Herefter skal den indrettes med køkkenfaciliteter og caféområde indtil medio oktober 2021, samtidig med, at den udendørs belægning omkring pavillonen gøres færdig. Pavillonen er således klar til, at der kan indgås en forpagtningsaftale pr. primo september, og en forpagter vil kunne være klar til opstart medio november, og dermed være klar til julehandlen. Den skitserede tidsplan forudsætter, at forpagtningen sendes i udbud primo juni 2021, og der lægges op til en forpagtningsperiode på 4 år.
Forpagtningen skal udbydes på grundlag af et udbudsmateriale, og der lægges med denne sag op til politisk behandling af hovedelementerne i udbuddet:
- Fysisk indretning af pavillonen
- Pavillonens samspil med byliv og kulturelle aktiviteter
- Økonomi til indretning
- Forpagtningsafgift, fradrag for rengøring af offentlige arealer, samt brugsafgift for møblement, inventar mv.
- Udbudsprocedure
- Tildelingskriterie, underkriterier og evalueringsmodel
Fysisk indretning af pavillon
Pavillonen indrettes med et caféområde, et anretterkøkken, et depotrum, et personaletoilet og to offentlige toiletter i en forgang, hvorfra der er adgang uafhængigt af caféens åbningstider.
I forhold til tidligere skitser af pavillonen lægger administrationen op til, at pavillonen indrettes med ét stort caféområde for dermed at sikre en funktionel volumen ift. afvikling af aktiviteter og et større kommercielt potentiale for en forpagter. Tidligere var der lagt op til et fysisk sammenhængende rum, men med en funktionsopdeling, hvor forpagter rådede over den ene halvdel og Ringsted Kommune rådede over den anden halvdel.
Pavillonens samspil med byliv og kulturelle aktiviteter
Den overordnede intention med pavillonen er at skabe liv i bymidten, og gøre bymidten mere attraktiv for borgere og besøgende.
Pavillonens placering gør det muligt at skabe et tæt samspil mellem aktiviteter i pavillonen og de aktiviteter, der f.eks. arrangeres i regi af ”Oplev Ringsted”. I udbudsmaterialet lægges der op til, at Ringsted Kommune initierer et samarbejde mellem forpagter og relevante foreninger og kulturinstitutioner med henblik på fælles aktiviteter og arrangementer i og omkring pavillonen. Ringsted Kommune vil i forpagtningsaftalens løbetid forligte sig til at understøtte, at der initieres og opretholdes et samarbejde mellem forpagter, foreninger og kulturinstitutioner. Ansvaret vil være placeret hos Center for Erhverv, Fritid og Kommunikation. Eksempler på samarbejder kan være præsentationer og salg af lokale specialiteter, pop-up udstillinger, højtlæsning, foredrag, minikoncerter m.v. Endvidere er det hensigten, at relevant turistmateriale skal være tilgængeligt i pavillonen, for derved at inspirere gæster til flere oplevelser.
Administrationen vil i udbudsmaterialet endvidere lægge op til, at forpagter skal indgå i et samarbejde om at understøtte udlån af brætspil, petanque-udstyr mv. til både indendørs og udendørs brug. Udlån må ikke være købsbetingede.
I udbudsmaterialet vil administrationen yderligere lægge op til, at Ringsted Kommune kan disponere over pavillonen op til 20 gange årligt i forbindelse med arrangementer. Forpagter vil ved disse arrangementer have mulighed for at forestå forplejningen til vejledende priser. De kommunale arrangementer vil dermed kunne understøtte forpagters drift.
Økonomi til indretning
I Realdanias støttebevilling er der lagt vægt på, at kvaliteten af møblement, inventar, afskærmning mv. skal understøtte pavillonens arkitektoniske præg og kvalitet. I anlægsbudgettet er der afsat 200.000 kr. til indretning (primært anretterkøkken). Den samlede omkostning til anretterkøkken, møblement, inventar og afskærmning forventes dog samlet set at blive ca. 800.000 kr. ekskl. bar- og køkkenudstyr.
I denne sag lægges der op til, at Ringsted Kommune påtager sig det økonomiske og praktiske ansvar for anskaffelse af møblement, inventar, afskærmning mv., ekskl. bar- og køkkenudstyr. Det giver Ringsted Kommune mulighed for at sikre et kvalitetsniveau i indretningen, som afspejler Realdanias forventning. Omfanget af møblement, inventar og afskærmning anslås at indeholde ca. 100 stk. stole, ca. 40 - 50 stk. borde, indvendig solafskærmning, AV-udstyr, samt vind- og vejrbestandige parasoller. At lade det økonomiske og praktiske ansvar påhvile Ringsted Kommune begrundes desuden i, at omkostningen for en kommende forpagter vil være vanskelig at afholde og afskrive inden for forpagtningsaftalens løbetid. En væsentlig engangsomkostning vil kunne afholde potentielle forpagtere fra at afgive tilbud.
Forpagtningsafgift, fradrag for rengøring af offentlige arealer, samt brugsafgift for anvendelse møblement, inventar mv.
Forpagtningsafgiften skal fastsættes, således at den afspejler markedslejen for tilsvarende lejemål. Ved fastsættelsen kan der tages hensyn til, at pavillonen alene indeholder et anretterkøkken, samt at forpagters kundegrundlag og omsætning vil skulle bygges op fra bunden.
Forpagter skal selv stå for driften af det forpagtede areal, mens driften af de offentlige toiletter og forgangen som udgangspunkt påhviler Ringsted Kommune. Hvis forpagter pålægges driftsansvaret for toiletter og forgang, skal udgiften fradrages forpagtningsafgiften.
Idet der som ovenfor beskrevet lægges op til, at Ringsted Kommune stiller møblement, inventar, afskærmning mv. til rådighed for forpagter, skal forpagtningsafgiften tillægges en brugsafgift, som afspejler værdien af det, der stilles til rådighed.
Som alternativ til at lade Ringsted Kommune forestå indkøb af møblement, inventar, afskærmning mv., kan der i udbudsmaterialet lægges op til, at det er forpagter, der selv stiller med disse effekter og afholder omkostningen hertil. I det tilfælde vil der være behov for, at Ringsted Kommune stiller krav til såvel kvalitet, æstetik og funktionalitet. Begrundelsen herfor er, at møblement, inventar og afskærmning skal være af en kvalitet, der kan tåle en hyppighed brug såvel inde som ude, og som samtidig har en lang levetid. Det vil endvidere være af betydning, at møblementets og inventarets æstetik harmonerer med pavillonens visuelle udtryk, da bygningen er transparent. Endeligt vil der skulle stilles krav til funktionalitet, således at stole eksempelvis kan stables.
Udbudsprocedure
Forpagtningen af pavillonen kan i udbudsretlig sammenhæng betragtes som en hotel- og restaurationsydelse, der er omfattet af et særligt regelsæt i udbudsloven, kaldet ”light-regime”.
I praksis betyder det, at forpagtningen af pavillonen som udgangspunkt kan udbydes efter lempeligere regler end de almindelige regler i udbudsloven. Udbudsproceduren skal dog overholde de grundlæggende principper om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet, og der skal fastlægges en udbudsprocedure, samt udvælgelses- og tildelingskriterier.
Det er administrationens forventning, at flere lokale restauratører vil være interesserede i at byde på forpagtningen, og at de som udgangspunkt alle vil være kvalificerede til opgaven.
Forpagtningen kan udbydes i et offentligt udbud uden prækvalifikation. Det vil betyde, at alle interesserede kan byde på opgaven, og udbudsprocessen kan gennemføres relativt hurtigt. Ved et offentligt udbud vil administrationen være forpligtet til at evaluere samtlige modtagne tilbud. Et offentligt udbud vil kunne gennemføres på 3 måneder fra udbuddets offentliggøres, så en forpagtningsaftale vil kunne indgås omkring den 1. september 2021.
Alternativt kan udbuddet gennemføres som et begrænset udbud, der består af en prækvalifikation og en tilbudsfase. Et begrænset udbud kan gennemføres på 4 måneder, og en forpagtningsaftale vil kunne indgås omkring den 1. oktober 2021. Ved et begrænset udbud skal der som minimum udvælges fem ansøgere som opfordres til at afgive tilbud. Men med light-regimets regler vil Ringsted Kommune kunne nøjes med at udvælge færre under forudsætning af, at konkurrencen opretholdes. Udvælgelsen af de bedst egnede vil typisk bero på ansøgernes erfaring med lignende forpagtninger.
Tildelingskriterie, underkriterier og evalueringsmodel
Uanset valg af udbudsprocedure skal udbudsvilkårene indeholde information om tildelingskriterie, underkriterier og evalueringsmodel.
Inddragelse og høring
Ingen.
Sagen har ingen konsekvenser for handicapområdet.
Økonomi
Med denne sag søges mellemfinansiering på 600.000 kr. til anlæg 253 ”Bygningselement Torvet” til indretning af pavillonen.
Der er ikke tidligere afsat budget til indretningen. Det foreslås, at mellemfinansieringen finansieres af kassen.
Vurdering
Fysisk indretning af pavillon
Administrationen vurderer, at indretning af pavillonen med ét samlet caféområde, der stilles til rådighed for forpagter, er en forudsætning for, at pavillonen kan drives som en kommerciel, bæredygtig forretning. Desuden vurderer administrationen, at ét samlet caféområde vil åbne for, at der kan afholdes flere forskellige typer af arrangementer, og dermed medvirke til at skabe liv og kulturel aktivitet i bymidten.
Samspil med byliv og kulturelle aktiviteter
Administrationen vurderer, at pavillonen med sin centrale placering på torvet kan få en vigtig rolle i forhold til at skabe mere liv i bymidten.
Kulturinstitutioner og foreninger vil efter fælles planlægning med forpagter og Ringsted Kommune kunne tilbyde at arrangere intimkoncerter, højtlæsning m.v., og administrationen vil gennem aftaleforholdet med forpagter initiere dialog mellem Ringsted Kommune, forpagter og nøgleaktører inden for forenings- og kulturlivet, f.eks. Museum Vestsjælland og Ringsted Galleriet. Ringsted Kommune vil gennem kontrakten med forpagter forpligte sig til, i hele aftaleforholdets løbetid, at initiere og understøtte, at der til stadighed gennemføres arrangementer med forpagter, foreninger og kulturinstitutioner som parter.
Desuden vurderer administrationen, at Ringsted Kommune sikres mulighed for at benytte pavillonen til f.eks. borgermøder gennem en dispositionsret på op til 20 arrangementer årligt.
Økonomi til indretning
Administrationen vurderer, at indretningen af pavillonen til en standard, der modsvarer pavillonens arkitektoniske kvalitet, vil koste 800.000 kr. I anlægsbudgettet er der afsat 200.000 kr. og den resterende udgift på 600.000 kr. foreslås mellemfinansieret af kassen, såfremt det besluttes, at forpagter månedligt vil skulle erlægge et beløb svarende til den lineært afskrevne værdi over en 7-årig periode.
Forpagtningsafgift, fradrag for rengøring af offentlige arealer, samt brugsafgift for anvendelse af møblement, inventar mv.
Markedslejen for et almindeligt restaurationslokale i Ringsted bymidte ligger på 800 - 1.100 kr. pr. m2 årligt, og administrationen vurderer at lejeniveauet for pavillonen ligger på et lavere niveau. Det skyldes dels, at pavillonen kun indeholder et anretterkøkken, og dels at forpagter skal opbygge sit kundegrundlag fra bunden. På den baggrund foreslår administration, at forpagtningsafgiften fastsættes med en trappemodel, hvor lejeniveauet stiger årligt i de første tre år:
År 1: 700 kr. pr. m2 pr. år
År 2: 750 kr. pr. m2 pr. år
År 3: 800 kr. pr. m2 pr. år
År 4: Forpagtningsafgiften reguleres med ændringen i Nettoprisindekset
Det forpagtede areal forventes at udgøre 161 m2.
Forpagter skal selv stå for driften af det forpagtede areal, mens driften af forgangen og de offentlige toiletter som udgangspunkt påhviler Ringsted Kommune. Administrationen vurderer dog, at det vil være driftsmæssigt mest hensigtsmæssigt, at forpagter også varetager driften af forgangen og de offentlige toiletter mod et fradrag i forpagtningsafgiften der svarer til markedsprisen for rengøring, 4.000 kr. pr. måned.
Administrationen vurderer, at omkostningen på 600.000 kr. til møblement, inventar og afskærmning bør afholdes af Ringsted Kommune, og afskrives lineært over en 7-årig periode. Pålægges investeringsforpligtelsen forpagter, vurderer administrationen, at det for forpagter kan blive vanskeligt at gøre forpagtningen rentabel.
Møblement, inventar, afskærmning mv. vil ikke kunne stilles vederlagsfrit til rådighed for forpagter, da det kan sidestilles med subsidiering (kommunalt tilskud), hvilket kan være konkurrenceforvrængende. Administrationen vurderer derfor, at afskrivningen af møblement, inventar, afskærmning mv. skal pålignes forpagter som en brugsafgift. Med en lineær afskrivning af 600.000 kr. over 7 år, vil forpagters brugsafgift udgøre ca. 7.000 kr. pr. måned.
Samlet vil forpagtningsaftalens økonomiske ramme se således ud i de første tre år:
| Ydelse | År 1 | År 2 | År 3 |
| Forpagtningsafgift | 9.392 kr. | 10.063 kr. | 10.733 kr. |
| Fradrag for rengøring af kommunale arealer | - 4.000 kr. | - 4.000 kr. | - 4.000 kr. |
| Brugsafgift for møblement, inventar og afskærmning | 7.000 kr. | 7.000 kr. | 7.000 kr. |
| Total pr. måned | 12.392 kr. | 13.063 kr. | 13.733 kr. |
| Total pr. år | 148.704 kr. | 156.756 kr. | 164.796 kr. |
Udbudsprocedure
Administrationen vurderer, at et offentligt udbud vil være den mest hensigtsmæssige udbudsprocedure, fordi det dermed sikres, at alle interesserede har mulighed for at byde. Desuden vil udbuddet kunne gennemføres på fire måneder og forpagtningsaftalen vil kunne indgås samtidig med at pavillonen er klar til brug.
Tildelingskriterie, underkriterier og evalueringsmodel
Forpagtningsopgaven vil skulle tildeles den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Da varetagelsen af forpagtningsopgaven alene beror på kvalitative elementer, vurderer administrationen det hensigtsmæssigt, at tildelingskriteriet fastsættes til at være ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”. Dermed sikres det, at forpagter forholder sig til de krav og ønsker, som Ringsted Kommune fastsætter i udbudsmaterialet. Forpagters besvarelser af udbudsmaterialets underkriterier vil dermed indgå som en del af det samlede aftalegrundlag.
Administrationen foreslår, at tilbuddene vurderes på baggrund af følgende underkriterier:
1. Samspil med byliv og kulturelle aktiviteter (vægtes 40 %)
Tilbudsgivers beskrivelse af hvilke aktiviteter og arrangementer, der påtænkes gennemført i pavillonen, og som medvirker til at skabe liv på torvet. Tilbudsgiver beskrivelse skal præsenteres i et årshjul, hvor arrangementer i regi af ”Oplev Ringsted” desuden kan tænkes ind. Beskrivelser og årshjul kan desuden suppleres med idéer til aktiviteter i samarbejde med andre aktører som f.eks. foreninger og kulturinstitutioner, som Ringsted Kommune efterfølgende vil facilitere et samarbejde omkring.
2. Sortiment (vægtes 30 %)
Tilbudsgivers beskrivelse af det tilbudte sortiment. Ved vurderingen af tilbudsgivers besvarelse vil der blive lagt vægt på, at der tilbydes et varieret og kvalitetspræget udvalg af mad og drikke.
3. Åbningstider og bemanding (vægtes 30 %)
Tilbudsgivers beskrivelse af åbningstider for pavillonen – både ift. daglige åbningstider og antal årlige åbningsdage. Toiletterne skal være offentligt tilgængelige i tidsrummet søndag - torsdag, kl. 08.00 - 22.00, og fredag - lørdag, kl. 08.00 - 24.00, men adgangen til toiletterne åbnes og lukkes automatisk, og er således ikke afgørende for cafeens åbningstider. Tilbudsgiver skal endvidere redegøre for den tilbudte daglige bemanding.
Til brug for evalueringen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud vurderer administrationen, at det er hensigtsmæssigt, at anvende en absolut, lineær pointmodel. Ved evalueringen af hvert underkriterie gives point i henhold til pointskalaen nedenfor.
| Point |
| 8 | Gives for bedst mulig opfyldelse af under-/delkriteriet. |
| 7 | Gives for glimrende/fortrinlig opfyldelse af under-/delkriteriet. |
| 6 | Gives for god/meget tilfredsstillende opfyldelse af under-/delkriteriet. |
| 5 | Gives for over middel opfyldelse af under-/delkriteriet. |
| 4 | Gives for middel/tilfredsstillende opfyldelse af under-/delkriteriet. |
| 3 | Gives for under middel opfyldelse af under-/delkriteriet. |
| 2 | Gives for mindre tilfredsstillende opfyldelse af under-/delkriteriet. |
| 1 | Gives for ringe opfyldelse af under-/delkriteriet. |
| 0 | Gives for dårlig opfyldelse af under-/delkriteriet (men dog konditionsmæssigt). |
Indstilling
Direktionen indstiller, at:
- Pavillonen indrettes med ét samlet caféområde, der udbydes til forpagtning i sin helhed.
- Administrationen i udbudsmaterialet forbeholder sig retten til op til 20 gange årligt at kunne disponere over pavillon ifm. kommunalt initierede arrangementer, og at kommunen forpligter sig til løbende at initiere aktiviteter i og omkring pavillonen.
- Forpagtningsafgiften fastsættes som en trappemodel de første tre år, hvorefter forpagtningsafgiften reguleres iht. Nettoprisindekset.
- Der gives et månedligt fradrag på kr. 4.000 til forpagter for rengøring af de kommunale arealer.
- Brugsafgiften for møblement, inventar og afskærmning fastsættes til kr. 7.000 pr. måned.
- Der søges om en mellemfinansiering på 600.000 kr. finansieret af kassen.
- Der søges om en indtægtsbevilling på 148.704 kr. i år 1, 156.756 kr. i år 2 og 164.796 kr. i år 3.
- Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud.
- Indkomne tilbud vurderes ud fra tildelingskriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet” med følgende underkriterier:
- Samspil med byliv og kulturelle aktiviteter
- Sortiment
- Åbningstider og bemanding
10. Administrationen bemyndiges til at tildele forpagtningsaftalen på baggrund af beslutningerne i denne sag.
