Ringsted Kommune har en række råd, som rådgiver Byrådet om særlige sagsområder. I forbindelse med politiske sager skal rådene høres, når det er relevant.
I forbindelse med høring af råd i relation til politiske sager er der konstateret en række udfordringer. Nedenfor er udfordringerne beskrevet nærmere sammen med løsningsforslag.
Manglende høring og forudgående høring
I nogle tilfælde sker det at sager, der er relevante for kommunens råd, ikke kommer i høring som forudsat.
I nogle tilfælde gennemføres høring forud for udvalgsmøder uden fagudvalgene har haft mulighed for at godkende, hvad der sendes i høring. Der har således ikke været en helt klar praksis for, hvornår sager sendes i høring.
For at sikre at fagudvalgene ved, hvad der sendes i høring foreslås, at alle høringer fremadrettet skal godkendes politisk. Det vil ligeledes give mulighed for at det politisk tilkendegives, at en sag skal sendes i høring eller til orientering i et råd, såfremt det ikke fremgår af administrationens indstilling.
Protokollering af beslutninger i råd i forbindelse med høring
Det er i dag praksis at dagsordenspunkter til fagudvalg, som skal i høring eller orientering i et råd, sendes til behandling i rådet enten før eller efter fagudvalgets behandling. Denne praksis gælder for både Folkeoplysningsrådet, Frivilligrådet, Integrationsrådet, Ældrerådet og Handicaprådet, og betyder at beslutning protokolleres automatisk på samme vis som i fagudvalgene.
Det foreslås, at bemærkninger og høringsvar fremadrettet indarbejdes i afsnit ”inddragelse og høring” i efterfølgende sagsfremstilling til fagudvalget.
For de råd, der ikke har månedlige møder kan høringsmateriale sendes ud pr. mail.
Rådene afholder møder uafhængigt af Byrådets mødekalender og deadlines
Kommunens råd holder møder i forskellige uger, hvilket vanskeliggør en smidig og ensartet arbejdsgang omkring høringer, såfremt høringssvar skal udarbejdes på møderne.
Eksempel fra september 2020.
Uge 36, 1. september - Frivilligrådet
Uge 36, 3. september - Integrationsrådet
Uge 37, 8. september - Folkeoplysningsrådet
Uge 37, 9. september - Handicaprådsmøde
Uge 38, 14. september - Ældrerådet
Uge 38, udvalgsmøder
Handicaprådet og Folkeoplysningsrådet har møde ugen før udvalgsmøderne, hvor dagsorden til fagudvalgene er publiceret. Det betyder, at der ikke er samme mulighed for at forholde sig til høringsvar i den politiske sag, og at høringssvar skal indarbejdes i sagen efter publicering, og at de politiske sager skal genpubliceres ad flere omgange.
Ældrerådet har møde samme dag, som Ældre- og Genoptræningsudvalget, hvilket betyder at høringssvar bæres ”håndholdt” fra Ældrerådet til udvalget. Udvalget ser derfor først høringssvar på mødet.
For at sikre bedre tid til dels høring i rådene og dels administrationens mulighed for at indarbejde og forholde sig til høringssvar fra rådene foreslås mødetidspunkt for de råd, der har månedlige møder ændres, så rådene mødes ugen efter fagudvalgenes møder.
Ved en ændret mødekadence kan der gennemføres høring af råd inden deadline for dagsorden til efterfølgende fagudvalgsmøder. Dette sikrer at administrationen har tid til at forholde sig til høringssvarene i sagen, og at fagudvalget ser høringssvarene i god tid forud for behandling af sagen.
