Udgangspunktet er, at der ikke kan indkaldes stedfortrædere/suppleanter, hvis et byrådsmedlem ikke har mulighed for at deltage i et enkelt byrådsmøde.
Der er dog undtagelser, idet det er muligt – men frivilligt - for medlemmerne på listen, at indkalde stedfortrædere til deltagelse i et enkelt møde i følgende situationer:
- fraværet skyldes sygdom,
- fraværet skyldes lovligt forfald og der er tale om det konstituerende møde, eller
- fraværet skyldes lovligt forfald og der er tale om 2. behandling af årsbudgettet.
Indkaldelse af stedfortrædere i andre tilfælde end pkt. 1-3 kræver, at det lovlige fravær, som er sygdom, varetagelse af andet offentligt hverv, studier og ferie, har en forventet varighed på mindst en måned. I disse tilfælde er indkaldelse obligatorisk og det er borgmesteren, som har ansvaret for at der sker indkaldelse.
Der ud over er det muligt for Byrådet at træffe en generel beslutning om, at der skal ske indkaldelse af stedfortrædere ved fravær af enhver lovlig grund uanset, at der alene er tale om fravær for et enkelt møde – og altså ikke fravær af minimum en måneds varighed. En lovlig grund i denne henseende svarer til de almindelige lovlige årsager til fravær, jf. styrelsesloven.
Byrådet kan vælge at fastsætte en fraværsperiode, eksempelvis forventelig fravær af mere end 14 dages varighed, men det kan også være fravær for blot et enkelt møde. Byrådet kan ikke justere eller ændre på fraværsgrundene, eller i øvrigt differentiere.
Det er Byrådet, som ud fra en konkret vurdering i den enkelte sag skal træffe beslutning om, hvorvidt medlemmet lovligt er forhindret i at deltage. Vurderingen foretages ud fra en formodning om, at det af medlemmet anførte, er korrekt. Der kræves altså ikke dokumentation. Det er ligeledes Byrådet som skal træffe afgørelse om, hvorvidt stedfortræderen er rette stedfortræder.
Den stedfortræder som indkaldes er den, der står øverst på kandidatlisten, som den pågældende er valgt på, jf. valgopgørelsen. Det har ingen betydning, om den pågældende efter valget er udtrådt af det parti, som vedkommende var opstillet for.
Det er ikke muligt at overføre mandatet til en anden kandidatliste og er der ingen kandidater på stedfortræderlisten er det derfor ikke muligt at indkalde en stedfortræder.
Når medlemmet igen kan varetage hvervet, indtræder vedkommende igen.
Stedfortræder i udvalg
Byrådet kan på samme måde beslutte at tilsvarende skal gælde i udvalg.
Situationen behandles i øvrigt som efter § 15, stk. 2, 2. pkt. Bortset fra, at det er op til gruppen selv at beslutte om den ønsker at indkalde stedfortræder. Betingelserne er altså de samme.
Kravet til forfaldets varighed kan ikke være kortere end det som er besluttet i forhold til § 15, stk. 2, 2. pkt. og en beslutning skal gælde alle udvalg herunder § 17, stk. 4 udvalg.
Vederlagsmæssige konsekvenser
Når en stedfortræder indkaldes til at deltagels i enkelte møder i medfør af § 15, stk. 2, 2. pkt. ydes godtgørelse, diæter og erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste. Som udgangspunkt fastlægges vederlaget for deltagelse som stedfortræder i et udvalgsmøde forholdsmæssigt, men Byrådet kan beslutte, at stedfortræderens vederlag for deltagelse i et enkelt udvalgsmøde ikke kan udgøre mindre end diætsatsen.
Administrativt
Det skal sikres at stedfortræderne får adgang til mødematerialet/dagsordens materialet. Administrativt vil det være tidskrævende at skulle printe materialet, og tidsmæssigt vil det ofte ikke være muligt at nå at fremsende materialet pr. post og det vil derfor skulle udbringes med taxa.
Det vil være muligt for stedfortræderen at tilgå materialet via egen nem login. Det kræver oprettelse via kommunens Brugerstyring. Det kræver at den pågældende stedfortræder har en tablet eller bærbar computer som kan medbringes til mødet, alternativt at kommunen indkøber en tablet, som kan udlånes under mødet.
Ændringer i styrelsesvedtægten
Hvis der træffes beslutning om udvidet brug af stedfortrædere skal styrelsesvedtægten ændres. Ændringer i styrelsesvedtægten skal behandles i Byrådet to gange med mindst 6 dages
mellemrum og skal efterfølgende sendes til Det Kommunale Tilsyn.
