Referat

Godkendtmed bemærkning om, at sag 18 tages af dagsordenen og sendes tilbage tilfagudvalget til yderligere behandling.

Ej til stede: Johnny Dahlgaard og Nichlas Riise

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- ogFritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

AndreasKarlsen har brugt initiativretten til at få et punkt på dagsordenen.

Afhenvendelse fremgår:

Forslag
Det Konservative Folkeparti ønsker med dette punkt at drøfteat “sætte administrationen i gang med at undersøge muligheden for at opsætte enDanmarksfane/Dannebrog i byrådssalen på Ringsted Rådhus.”

Vihåber på bred opbakning, da vi ser dette som værende et positivt tiltag påtværs af politiske skel.

Baggrundfor forslaget

Sidsteår var der stor tumult, fordi Folketingets formand hang et stort danmarksflagop i Folketinget. Det blev fjernet, fordi nogle mente, at det ikke hørte til,men det er heldigvis senere kommet op igen som et smukt fælles symbol på voresland Danmark.

DetKonservative Folkeparti ønsker at følge trop her i Ringsted Kommune og sættevores smukke flag op i byrådssalen på Ringsted Rådhus, hvor beslutninger, derberører borgernes hverdag, bliver truffet.”

Se bilag.           

Borgmesteren indstiller, at sagen drøftes.

AndreasKarlsens forslag om ”at sætte administrationen i gang med at undersøgemuligheden for at opsætte en Danmarksfane/Dannebrog i byrådssalen på RingstedRådhus” blev godkendt efter afstemning.

Ej til stede: Johnny Dahlgaard og Nichlas Riise

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- ogFritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Økonomiudvalget skal ifølge Styrelseslovens § 37 udarbejde et tekniskbudgetforslag til Byrådet, som herefter sendes 1. behandles i Byrådet.

Hermed sendes teknisk budgetforslag til 1. behandling i Byrådet.

Det tekniske budget, som tager afsæt ioverslagsårene i det vedtagne budget for 2018, korrigeret med vedtagnetillægsbevillinger, pris- og lønregulering, tekniske ændringer som følge aføkonomiaftale med regeringen, ny befolkningsprognose samt øvrige tekniskeændringer i budgettets forudsætninger. 

Selve det tekniske budget består affølgende bilag:

1. Generelle bemærkninger (Bilag 1)
2. Specielle bemærkninger (Bilag 2)
3. Skatter og takster (Bilag 3)
4. Specifikationer til budget (Bilag 4)
5. Befolkningsprognose (Bilag 5)

Herudover vedlægges som bilag:

6. Ændringsforslag til budget 2019 – 2022 (Bilag 6)
7. Oversigt med ændringer og nye budgetforslag til budget 2019 (Bilag 7)
8. Sager, der er henført til budgetforhandlinger vedr. budget 2019 (Bilag 8)
9. Budgetforslag fra beredskabskommissionen for Budget 2019 – 2022 (Bilag 9)
10.  Notat på baggrund af spørgsmål ved Økonomiudvalgets behandling af det tekniske budgetforslag. (Bilag 10)

Af den vedtagnebudgetproces fremgår, at der ikke anvendes en omstillingspulje for at sikre atøkonomisk råderum.

I det tekniske budget er indarbejdet eninvesteringspulje målrettet prioritering af it- og driftsinvesteringer ihenhold til budgetvedtagelse for 2015. Puljen udgør i 2019 1,8 mio. kr. og 9,4mio. kr. i overslagsårene 2020 til 2022. Puljen er ikke disponeret og opståetsom følge af gevinster opnået som følge af vedtagne investeringsforslagtidligere år.

Det tekniske budget

Opgørelsen viser et kasseforbrug på 202,4mio. kr. i 2018 som dog er betinget af at alle overførsler fra 2017 samt helebudgettet for 2018 excl. serviceudgiftspuljen bliver forbrugt i 2018. Såfremtoverførsel fra 2017 på i alt 180,9 mio. kr. ikke anvendes i 2018, vil kassenkun blive reduceret med 21,6 mio. kr.

I 2019 ses et kasseforbrug på 103,6 mio.kr. mens der i budgetoverslagsårene 2020 – 2022 forventes et kasseforbrug på117,5 mio.kr. i 2019, 29,2 mio. kr. i 2021 og 50,9 mio. kr. i 2022.

I henhold til kommunens økonomiske politiker der under Økonomiudvalgt i årene 2019 – 2022 indarbejdet en tekniskserviceudgiftspulje på 15,1 mio. kr. svarende til ca. 1 % af kommunensserviceudgifter.

Puljen er indarbejdet for at sikre, atserviceudgiftsrammen ikke overskrides som følge af budgetoverførsler mellembudgetår. I ovenstående tabel forudsættes puljen benyttet.

Kasseforbruget i 2019 skal ses i lyset af,at der er forudsat et ekstraordinært højt anlægsniveau i 2019 som vedrørererhvervsudstykning på Jordemodervej, hvor der er forudsat anvendt 55 mio. kr. i2019.

Overførsel af uforbrugte budgetbeløb fra2017 på 180,9 mio. kr. er væsentligt over niveauet for tidligere år, hvor detset over en treårig periode har udgjort ca. 90 mio. kr. Det bevirker, enekstraordinær forhøjelse af kassebeholdningen med midler der er disponeret.

Kassebeholdningen ultimo året er vistnedenfor. Det er forudsat at serviceudgiftspuljen ikke anvendes.

Kassebeholdningener altid lav den sidste dag i måneden, fordi der på en række områder skerforudbetalinger af kommende måneds udgifter og kommunens skatteindtægter førstindgår primo måneden. Den gennemsnitlige kassebeholdning hen over året erderfor ca. 110 mio. kr. højere end beholdningen ultimo året.

Det er i det tekniskebudget forudsat, at der ikke udbetales et ekstraordinært finansieringstilskudefter 2019.

Nedenfor eropstillet prognoser, der viser en estimering af den gennemsnitligekassebeholdning i budgetperioden efter følgende scenarier, hvor det er forudsat,at serviceudgiftspuljen ikke anvendes:

1.  Dervil fortsat blive overført uforbrugte bevillinger på 180 mio. kr.

2.  Dervil i 2018 blive anvendt 90 mio. kr. af de overførte uforbrugte bevillinger fra2017.

3.  Derer vist et scenarie hvor det er forudsat, at ekstraordinærtfinansieringstilskud videreføres i årene efter 2019.

Den såkaldte”kassekreditregel” siger, at kommunens gennemsnitslikviditet målt over deseneste 365 dage ikke må være under 0.

Prognosen viser, atfor at overholde kassekreditreglen vil kommunen være afhængig af, at der ogsåefter 2019 bliver udbetalt et finansieringstilskud fra staten i samme omfangsom de seneste år.

Andreforudsætninger

Plan- ogBoligudvalgets budget er faldende i perioden frem mod 2020. Faldet skal ses ilyset af, at det i budgetaftalen for 2017 er aftalt, at der løbende træffespolitiske beslutninger, der medfører, at kommunens samlede ejendomsporteføljeoptimeres i perioden frem mod 2020.

På baggrund af nyeskøn over udgifter til borgere med særlige behov for 2019 er Børn- ogUngeområdet tilført 12,5 mio. kr., Ungeområdet er tilført 13,3 mio. kr. ogvoksenområdet 10,9 mio. kr. fra 2019 i det tekniske budget.

Service- og anlægsudgifter i 2019

I aftalen mellem KL og Regeringen erfastlagt en ramme for såvel service- som anlægsudgifter, som kommunerne samletset skal overholde. Den enkelte kommunes rammer fastlægges i forbindelse medvedtagelsen af kommunens budget idet forudsætningen er, at kommunerne under etvedtager budgetter, der overholder de samlede rammer.

Servicerammen

Det fælles moderniserings- ogeffektiviseringsprogram forventes at kunne frigøre 1 mia. kr., hvoraf 0,5 mia.kr. tilbageføres til disponering indenfor den kommunale sektor. Kommunernesserviceramme bliver som følge heraf reduceret med 0,5 mia. kr.

Samlet set betyder moderniserings- ogeffektiviseringsprogrammet samt en forhøjelse af servicerammen at kommunernesserviceudgifter løftes med 1,2 mia. kr.

Den samlede ramme til kommunernesserviceudgifter udgør 251,9 mia. kr.

Anlægsramme

Kommunernes anlægsniveau i 2019 er aftalttil 17,8 mia. kr. hvilket er et løft på 0,8 mia. kr. i forhold til 2018.

Betingetbloktilskud

3 mia. kr. af kommunernes bloktilskud erbetinget af, at kommunernes driftsbudgetter overholder den aftalteserviceramme, og 1 mia. kr. er betinget af at kommunernes anlægsbudgetteroverholder den aftalte anlægsramme. Ringsted Kommunes andel af de betingedebloktilskud udgør henholdsvis 18 mio. kr. og 6 mio. kr. som således ikke vilkomme til udbetaling, hvis de aftalte rammer ikke overholdes.

Såfremt kommunerne samlet set overskriderservicerammen, vil der dels blive en kollektiv sanktion og dels en individuelsanktion. Den kollektive sanktion udgør 40 % af rammeoverskridelsen og vilramme alle kommuner også dem der overholder deres andel af servicerammen. Denindividuelle sanktion udgør de resterende 60 % af rammeoverskridelsen og vilblive fordelt på de kommuner der ikke overholder deres andel af servicerammen iforhold til den enkelte kommunes andel af overskridelsen. Afgørende for omkommunen bliver omfattet af statslige sanktioner er om kommunernes samledebudgetter for 2019 overholder den aftalte serviceramme. Hvis den samledeserviceramme er overholdt i kommunernes samlede budgetter vil der ikke bliveudløst sanktioner.

Den samlede serviceramme skal bådeoverholdes i kommunernes budgetter for 2019 og i kommunernes regnskaber for2019.

Denfaseopdelte budgetlægning

I budgetprocessen vil KL forestå engensidig koordinering af kommunernes budgetlægning – den såkaldte faseopdeltebudgetlægning, med henblik på at sikre overholdelse af de aftalte rammer forserviceudgifter og anlægsinvesteringer.

Kommunerne skal i budgetlægningsfasenløbende indmelde til KL hvilke forventninger der er til service- oganlægsudgifter i 2019. Første indmelding blev foretaget den 22. august 2018 påbaggrund af herværende budget.

Efterfølgende indmeldinger sker på baggrundaf de foreløbige resultater af budgetforhandlingerne. Den endelige indmelding,og dermed den endelige fastlæggelse af Ringsted Kommunes service- oganlægsramme sker, når budgettet er vedtaget af Byrådet.

Økonomisk politik

Nedenstående skema viser hvorledesbudgettet opfylder målsætningen i den økonomiske politik med hensyn tiloverskud, teknisk servicepulje, anlæg, likviditet og gæld.

Tekniske ændringer

Detekniske budgetændringer er ændringer i forhold til regeringsforhandlingernesamt en ny indtægts- og udgiftsvurdering. Desuden indeholder de tekniskebudgetændringer demografi, ny lovgivning, nye skøn for overførselsindkomster ogen række øvrige ændringer.

I detsåkaldte Lov- og cirkulæreprogram fremgår de årlige reguleringer i kommunenstilskud fra staten på baggrund af ændringer i kommunernes opgaver. Heraffremgår at statstilskuddet samlet er blevet forøget. Driftsbudgetterne på deberørte områder foreslås reguleret med kommunens andel af ændringen afstatstilskud. Ændringerne er indarbejdet i det tekniske budget for 2019.

Pådriftsområderne skoler dagtilbud, sundhedspleje og ældre varierer kommunensudgifter med antallet af borgere i de aldersgrupper områderne omfatter. Der erindarbejdet budgetreguleringer på områderne der tager udgangspunkt i enbefolkningsprognose, der er udarbejdet med hjælp fra konsulentfirmaet COWI imarts måned 2018. Prognosen blev godkendt i Byrådet den 26. juni 2018 ogvedlægges som bilag. (Bilag 5).

I budgettet for 2018 er i overslagsårene 2019 – 2022 indarbejdet en forventeteffektivisering som følge af det mellem KL og Regeringen aftaltemoderniserings- og effektiviseringsprogram. Den forventede effektiviseringudgør 1,5 mio. kr. i 2019 og 3,0 mio. kr. de efterfølgende år. Der er i herværendetekniske budget udmøntet 1,5 mio. kr. på driftsområder.

Alletekniske ændringer er beskrevet i de generelle bemærkninger til det tekniskebudget (Bilag 1).

Særligtskal fremhæves, at der på baggrund af nye skøn over udgifter til borgere medsærlige behov er tilført 12,5 mio. kr. til Børn- og Familieområdet, 13,3 mio.kr. er tilført Ungeområdet og 10,9 mio. kr. er tilført voksenområdet. I alt foreslåsfra 2019 tilført 36,7 mio. kr. vedrørende borgere med særlige behov.

Anlægsbudget

Dettekniske budget indeholder nettobudget til skattefinansieret anlæg på 144,6mio. kr. i 2019, 136,4 mio. kr. i 2020, 33,8 mio. kr. i 2021 og 65 mio. kr. i2022. I budgettallene er indeholdt forventede udgifter og indtægter vedrørendeerhvervsudvikling på Jordemodervej.

Byrådethar på nuværende tidspunkt disponeret hele budgettet i 2018 til konkreteprojekter.

Budgetforslag modtaget fra Midt- ogSydsjællands Brand og Redning

Den 27. juni 2018 harBeredskabskommissionen for Midt- og Sydsjællands Brand og Redning fremsendtbudgetforslag med budgetbemærkninger, takstoversigt og brev fraBeredskabsstyrelsen om ændring i fastsættelse af gebyr for automatiske brandalarmeringsanlæg(bilag 9) således at dette kanindgå i ejerkommunernes budgetproces.

Budgetforslaget er fremsendt i 2018-prisersom efterfølgende fremskrives med KL´s pris- og lønskøn og Ringsted Kommunesandel i 2018 (i 2018-priser) udgør 6,139 mio. kr., hvilket svarer til detallerede budgetlagte driftstilskud til det fælles beredskab.

Videre proces

Byrådets partier har mulighed for frem modden endelige budgetvedtagelse i oktober måned, at fremkomme med ændringsforslagog underændringsforslag til nærværende tekniske budget. 

• Frist for indsendelse af høringssvar onsdag den 12. september
• Fællesmøde mellem Byrådet og HMU torsdag den 13. september
• Frist for indsendelse af ændringsforslag til det tekniske budget er fastsat til onsdag den 26. september kl. 12.00.
• Frist for underændringsforslag til det tekniske budget er fastsat til fredag den 28. september kl. 12.00.
• Økonomiudvalget 2. behandler budgettet mandag den 1. oktober.
• Byrådet 2. behandler budgettet mandag den 8. oktober

Som det har været tilfældet i tidligere årstår administrationen til rådighed for de enkelte partier på et fortroligtplan. Såfremt der er spørgsmål eller behov for hjælp i relation til f.eks.ændringsforslag kan økonomichef Regin Saunte Pedersen kontaktes.

Det tekniske budget og ændringsforslag er ioffentlig høring med frist for indsendelse af høringssvar den 12. september2018 kl. 12.00.

Der blev afholdt borgermøde om budget 2019 den 5. september på RingstedBibliotek.

Direktionen indstiller, at det samlede tekniskebudget for 2019 og overslagsårene 2020 – 2022 samt ændringsforslag oversendestil 2. behandling i Byrådet.

Oversendestil Byrådets 2. behandling.

Ej til stede: Johnny Dahlgaard og Nichlas Riise

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- ogFritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

PåByrådsmøde den 13. marts 2017 godkendte Byrådet under pkt. 6 forslag tilarkiveringsplan for Ringsted Kommune. Arkiveringsplanen indebar etablering afet stadsarkiv, ansættelse af en data- og arkivansvarlig og igangsættelse af enfemårig afleveringsplan for elektroniske arkivalier.

Idenne sag gives en status på arkiveringsplanen.

Eftertilsyn med Kommunens arkivforhold i 2015 var Rigsarkivets konklusion, atKommunen ikke overholdt Arkivloven. Rigsarkivets kritik omfattede bådeKommunens papirarkivalier og de elektroniske arkivalier. For papirarkivaliernemanglede Rigsarkivet en indberetning om placering og omfang af bevaringsværdigearkivserier. For arkivalier lagret på it-systemer efterlyste Rigsarkivet enoverordnet strategi for håndtering af it-systemer herunder, hvor Kommunen villeaflevere it-systemerne. Derudover blev kommunen bedt om at udarbejde en planfor sletning af data og for udarbejdelse af arkiveringsversioner.Administrationen har gennemført et arkiveringsprojekt, og på baggrund af dissetiltag har Rigsarkivet i brev af 4. september 2017 meddelt, at Ringsted kommunenu har besvaret Kommunetilsyn 2015 fuldtud, og at kommunens besvarelse erdækkende.

Byrådethar i 2018 bevilget 750.000 kr. til gennemførelse af den femårigearkiveringsplan, som Byrådet godkendte den 13. marts 2017. Af bevillingen for2018 er 525.000 kr. disponeret til udarbejdelse af arkiveringsversioner og tilafleveringsafgifter til det modtagne arkiv Aalborg Stadsarkiv (KOMDA). Deresterende 225.000 kr. er afsat til lønudgifter. Arkiveringsplan for 2018forventes gennemført, som planlagt.

Indsatserne:

• Pr. 1. januar 2018 er der ansat en data- og arkivansvarlig, som skal varetage driften af kommunens kommende Stadsarkiv.
• Stadsarkivet forventes etableret 3. kvartal 2018 efter indstilling til Byrådet.
• Koncernledelsen har godkendt principper for arkivering i Ringsted kommune.
• Der er indgået aftale med Stadsarkivet i Aalborg om fremover at modtage Kommunens elektroniske arkivalier.
• Alle Kommunens papirarkivalier er blevet opmålt og registreret i Rigsarkivets database. Opmålingen er sket med faglig støtte fra Museum Vestsjælland.
• Der er skabt et overblik over de af Kommunens it-systemer, som indeholder bevaringsværdige data. En femårig plan for aflevering af disse systemer er udarbejdet og igangsat.
• Der er indgået aftaler om at få udarbejdet arkiveringsversioner på fire af Kommunens systemer i 2018.
• Arkiverings- og journaliseringspraksis blandt Kommunens medarbejdere er blevet styrket gennem vejledning og interne kurser.
• Der er etableret samarbejde med en række andre kommuner om aflevering af elektroniske arkivalier. Samarbejdet sker dels i regi af Digitaliseringsforening Sjælland dels med de kommuner, som er tilknyttet Stadsarkivet i Aalborg.

Arkiveringsprojekteter den 17. maj 2018 overgået til drift. Rollen som stadsarkivar varetages af enansat i Kommunen udpeget af Kommunaldirektøren. Stadsarkivaren har ansvar forat gennemføre den vedtagne arkiveringsplan.

Ingen

Ingenbudgetmæssige konsekvenser.

Administrationenvurderer, at arkivprojektet har været velgennemført og har haft stor opbakningi organisationen. Byrådets beslutning om at oprette et Stadsarkiv, bevilge denødvendige ressourcer til gennemførelse af arkiveringsplan og ansætte en data-og arkivansvarlig betyder, at Ringsted Kommune fremover kan løfte sinarkiveringsopgave forsvarligt. Det løft, der er påbegyndt i varetagelsen afarkiveringsopgaven, vil også være med til at beskytte borgernes data jf. dennye Databeskyttelsesforordning.

Derer i løbet af projektet etableret en god dialog med Rigsarkivet, ogRigsarkivets Kommunetilsyn 2015 er nu fuldtud og dækkende besvaret. Detvurderes, at Rigsarkivet ved fremtidige tilsyn vil finde, at Kommunen lever optil sine forpligtelser på arkivområdet.

Samarbejdetmed andre kommuner om aflevering af elektroniske arkivalier styrker Kommunensarkivfaglighed og giver muligheder for at opnå bedre aftaler medleverandørerne.

Derer en forventning om et fortsat tæt arkivsamarbejde med Museum Vestsjælland,som vil underbygge den samlede arkivfaglighed i kommunen.

Direktionen indstiller, at orienteringtages til efterretning.

Tagettil efterretning.

Tilefterretning.

Ej til stede: Johnny Dahlgaard og Nichlas Riise

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- ogFritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Iforbindelse med Byrådets beslutning d. 13. marts 2017 om at etablere etStadsarkiv med hjemmel i Arkivlovens § 7, skal det sikres, at det kommunalearkiv kan varetage de formål, der fremgår af § 7. Der er udformet vedtægter,som beskriver arkivets opgaver, forpligtigelser, kompetencer og organisatoriskeplacering.

Rigsarkivetstilsyn med Kommunens arkivforhold i 2015 førte til den konklusion, at Kommunenikke overholdte Arkivloven. Der var en række kritikpunkter, der både omhandledeKommunens papirarkivalier og elektroniske arkivalier. På baggrund afRigsarkivets kritikpunkter gennemførte administrationen et arkivprojekt, derblandt andet havde til formål at etablere klare retningslinjer og arbejdsgangefor journalisering og arkivering, så Ringsted Kommune for fremtiden kan løftearkiveringsopgaven i henhold til gældende lovgivning.

Påbaggrund af Arkivprojektets arkiveringsplan besluttede Byrådet d. 13. marts2017, at oprette et § 7 Stadsarkiv. Et Stadsarkiv er et offentligt, kommunaltarkiv, som bevarer arkivalier skabt af den kommunale forvaltning i henhold tilArkivlovens § 7 bestemmelser. Et Stadsarkiv er en selvstændig myndighed, somhar ansvaret for, at bevarings- og arkiveringsregler overholdes i Kommunen.Dette medfører også, at Stadsarkivet, der opbevarer materiale, som er omfattetaf Databeskyttelsesloven og -forordningen udgør en selvstændig dataansvarligenhed i forhold til de myndigheder, hvor der overføres personoplysninger fra.

Rigsarkivetbeskriver i deres ’Vejledning om offentlige arkiver’, hvilke regler der skaloverholdes ved oprettelsen af et offentligt arkiv, samt hvilke opgaver detpågældende arkiv har. De kommer derudover med en anbefaling om udformning afvedtægter. I vejledningen står der:

”I forbindelse med oprettelsen af et offentligtarkiv skal det sikres, at det kommunale eller regionale arkiv kan varetage deformål, der fremgår af arkivlovens § 7. Det kan fx ske ved udformning afvedtægter, der beskriver arkivets opgaver, herunder forpligtelser i forhold tilforvaltningen, kompetencer og organisatoriske placering.”

BådeRigsarkivet og Organisationen Danske Arkiver (ODA) anbefaler, at der udarbejdesvedtægter når et § 7 Stadsarkiv oprettes, da det rammesætter Stadsarkivetsopgaveløsning. At Rigsarkivet i deres vejledning ikke kan komme med andet enden anbefaling skyldes, at Rigsarkivet ikke har beføjelser til, at fastsættekrav overfor en kommunal myndighed.

EtStadsarkiv kan oprettes uden at der samtidig udarbejdes vedtægter. Ved ikke atetablere Stadsarkivet med vedtægter betyder det dog, at den opgaveløsning somStadsarkivet er ansvarlig for ikke rammesættes, og derved heller ikke kankontrolleres på samme vis, som hvis opgaveløsningen var fastsat i vedtægter.

Stadsarkiveter ansvarlig for løsningen af følgende opgaver vedr. Kommunens arkivalier:

• At sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ eller retlig betydning for borgere og myndigheder,
• At sikre muligheden for kassation af ikke-bevaringsværdige offentlige arkivalier,
• At stille arkivalier til rådighed for borgere og myndigheder, herunder til forskningsformål,
• At vejlede borgere og myndigheder i benyttelse af arkivalier.

Vedlagte vedtægter for Ringsted KommunesStadsarkiv (Bilag 1) er udarbejdet med baggrund i Rigsarkivets skabelon, samtmed inspiration fra andre Stadsarkivers vedtægter.

Ikkerelevant

Ingenbevillingsmæssige konsekvenser

Deter administrationens vurdering, at etableringen af Stadsarkivet med baggrund ide præsenterede vedtægter sikre, at der dannes et korrekt rammesæt hvorfraStadsarkivet på forsvarlig og ansvarlig vis løser de lovfastlagte opgaver.

Detvurderes endvidere, at de præsenterede vedtægter, der er udarbejdet medbaggrund i Rigsarkivets skabelon, vil sikre en korrekt fremtidig drift afStadsarkivet. At vedtægterne er udarbejdet med baggrund i Rigsarkivets skabelonsikrer samtidig, at vedtægterne lever op til gældende lovgivning i forbindelsemed opgavevaretagelsen for et Stadsarkiv.

Direktionen indstiller, at de præsenteredevedtæger for § 7 Stadsarkiv i Ringsted Kommune godkendes.

Anbefalesgodkendt.

Godkendt.

Ej til stede: Johnny Dahlgaard og Nichlas Riise

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- ogFritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

BDOStatsautoriseret revisionsaktieselskab, har fremsendt beretning om revision afKommunens regnskab for 2017. Beretningen er den 18. juni 2018 udsendt tilByrådets medlemmer via Byrådsportalen til orientering.

Denudførte revision har ikke givet anledning til bemærkninger.

Styrelseslovens§ 45, stk. 2 foreskriver, at Byrådet i et møde træffer afgørelse med hensyn tilrevisionens eventuelle bemærkninger og godkender regnskabet endeligt.

Denfremsendte beretning og kommunens endelige regnskab for 2017 vedlægges sombilag til denne dagsorden.

Opmærksomhedenskal henledes på, at der som følge af nye regler for revisorers rapportering,er der i beretningen nye afsnit og formuleringer som afviger fra tidlige årsrapportering. Reglerne tager afsæt i internationale standarder og yderligerekrav der gælder for Danmark samt standarder for offentlig revision. Flere afformuleringerne er standardformuleringer som mere er målrettet private virksomhederend kommuner, men som skal rapporteres - også til kommuner.

Eksempelviser der i revisionspåtegningen af regnskabet anført følgende: ”Ved udarbejdelsenaf årsregnskabet er ledelsen ansvarlig for at vurdere kommunens evne til atfortsætte driften; at oplyse om forhold vedrørende fortsat drift, hvor dette errelevant; samt at udarbejde årsregnskabet på grundlag af regnskabsprincippet omfortsat drift, medmindre ledelsen enten har til hensigt at likvidere kommunen,indstille driften eller ikke har andet realistisk alternativ end at gøredette.”

Selvom der ikke er egentlige revisionsbemærkninger, forekommer der i beretningenkommentarer og anbefalinger til enkelte områder fra revisionen. Der er nedenforredegjort for disse anbefalinger samt direktionens bemærkninger hertil.

IT-kontroller

Revisionenhar anbefalet, at der udarbejdes og implementeres en formel og dokumenteretprocedure for periodisk indhentelse og vurdering af alle revisorerklæringer frait-leverandører, herunder KMD A/S.

Revisorerklæringerneskal ses som en del af kommunens dokumentation for opfyldelse af eget ansvarfor tilsyn med it-leverandørerne og disses efterlevelse af kommunens krav tilit-sikkerhed m.v. Vurderingen skal dokumenteres.

Direktionenskommentar

Administrationener i gang med at udarbejde en procedure for håndtering af den overordnedearbejdsgang for revisionserklæringer.

Revisionserklæringerneindhentes fra de af kommunens leverandører, der behandler personoplysninger påvegne af kommunen, og hvor der derfor er indgået en databehandleraftale. Idatabehandleraftalen tages stilling til frekvensen af leverandørensudarbejdelse af revisionserklæringer.

Derudfærdiges et årshjul for det overordnede arbejde med sikring afinformationssikkerhed, hvori sikring af modtagelse, gennemgang og opfølgning pårevisionserklæringerne som udgangspunkt sker i fjerde kvartal hvert år.

Procedurefor sikring af den overordnede informationssikkerhed forventes færdiggjort iindeværende år.

Decentrale besøg

Revisionenhar efter aftale foretaget besøg på i alt 10 decentrale enheder, med det formålat vurdere enhedernes styring og det udførte ledelsestilsyn.

Revisionenvurderer, at kvaliteten af det udførte ledelsestilsyn er forbedret i forholdtil de konstateringer der er gjort de foregående år.

Derer dog enkelte enheder hvor det udførte ledelsestilsyn ikke er ioverensstemmelse med den foreliggende ledelsesbeskrivelse, og at der genereltset ikke foreligger inventarlister på de besøgte enheder.

Direktionenskommentar

Derer udarbejdet en ny skabelon hvor inventar skal registreres. Skabelonen vilblive implementeret i løbet af efteråret 2018. Der vil i de efterfølgendekontroller af de udførte ledelsestilsyn, være en særlig kontrol af enhedernesudarbejdede inventarlister.

Anlægsvirksomhed

Revisionenanbefaler, at det sikres, at der løbende sker regnskabsmæssig afslutning afanlægsprojekter, og at der sker en kvalitetssikring af de udarbejdedeanlægsregnskaber.

Direktionenskommentar

Direktionenbemærker hertil, at der i forbindelse med afslutning af regnskabet for 2018,vil der blive aflagt regnskaber for afsluttede anlægsprojekter og der vil bliveforetaget en kvalitetssikring af anlægsregnskaberne.

Dervil blive udarbejdet en ny skabelon for anlægsregnskaber, der sikrer, at regnskaberne,ud over økonomiske opstillinger, kommer til at indeholde bemærkninger om detenkelte projekts forudsætninger og gennemførelse.

Regnskabsaflæggelse og restafregning af refusion

Revisionenhar konstateret, at A-skat vedrørende sygedagpenge ikke forelå afstemt pårevisionstidspunktet.

Direktionens kommentar

Detkan oplyses, at A-skat vedrørende sygedagpenge nu er afstemt.

Foretagne ændringer i regnskabet

Balancen

Iforhold til det regnskab der blev forelagt Byrådet i april 2018, er der på revisionensforanledning, foretaget følgende korrektioner i det endelige regnskab:

Hensattepensionsforpligtelser er opreguleret med 5,8 mio. kr. med modpost påegenkapitalen.

Herudoverer der som følge af registreringsfejl flyttet i alt 15,2 mio. kr. til posten”Tilgodehavender” fra henholdsvis ”Mellemregning med foregående og følgende år”(10,5 mio. kr.) og kortfristet gæld (4,7 mio. kr.)

Detskal anføres, at fejlregistreringerne alene vedrører balanceposter, og såledesikke har påvirket kommunens regnskabsresultat for 2017.

Administrationentager revisionens kommentarer og anbefalinger til efterretning. Det vurderes,at revisionens anbefalinger vil være efterkommet med de tiltag, der erbeskrevet ovenfor.

Direktionen indstiller,

1. at beretningen tages til efterretning.
2. at regnskabet for 2017 (bestående af Generelle bemærkninger, Specielle bemærkninger samt bilag) godkendes endeligt.

Anbefalesgodkendt.

Godkendt.

Ej til stede: Johnny Dahlgaard og Nichlas Riise

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- ogFritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Ændringertil Ringsted Kommunes Kasse- og Regnskabsregulativ skal godkendes af Byrådet. Isagen fremlægges forslag til ændringer af Kasse- og Regnskabsregulativetsregler vedr.: Bilagsbehandling, ledelsestilsyn samt en præcisering afindregning af indtægter/udgifter vedr. efterfølgende år. Herudover fremlæggesforslag til ændringer af layout, tekst og illustrationer.

Kasse-og Regnskabsregulativet er Ringsted Kommunes regelsæt for økonomistyring ogregnskabsvæsen. Det er et regelsæt, der beskriver kommunens organisatoriske- ogstyringsmæssige principper for, hvordan økonomistyringen skal tilrettelægges ipraksis.

Bilagsbehandling:

Bilaget”Bilagsbehandling” foreslås ændret således at ”Alle faktura under 5.000 kr. ogsom er kommet ind via økonomisystemet, ikke skal varemodtages eller godkendesaf en ekstra person. Det gælder dog ikke i Kommunens E-handels system RAKAT,her skal alle bestillinger varemodtages. Den foreslåede ændring medfører, atder skal foretages flere stikprøver i forbindelse med ledelsestilsynet.

Ændringenforetages med henblik på at effektivisere arbejdsgangene for bilagsbehandling.Det vurderes at over 70 % af kommunens fakturaer vil kunne betales automatisk.Der er i det tekniske budgetforslag for 2019 udmøntet budgetreduktioner på ialt 1,5 mio. kr., som er begrundet i mere effektive arbejdsgange i forbindelsemed indkøb og bilagsbehandling.

Ledelsestilsyn:

• Bilaget ”Vejledning om ledelsestilsyn” foreslås ændret således at der som følge af den foreslåede ændring af krav til modtagelse for faktura under 5.000 kr. foretages flere stikprøver i forbindelse med ledelsestilsynet. Det foreslås at der foretages en stikprøve på 10 % af alle bilag under 5.000 kr.. Stikprøven udtages automatisk via OPUS.
• Bilaget ”Vejledning om ledelsestilsyn” foreslås ændret således den generelle stikprøve på bilag over 5.000 kr. hæves fra 2 % til 5 %.
• Bilaget ”Vejledning om ledelsestilsyn” foreslås ændret således, at der som led i ledelsestilsynet skal føres en inventarliste med alle relevante aktiver. Registreringen foreslås for at gøre det lettere at reagere på svind og tyveri, samt til dokumentation i forbindelse med kontroller fra henholdsvis intern- og ekstern revision.
• Der foreslås et nyt bilag ”Inventarlisteskabelon” til understøttelse af den foreslåede ændring af ledelseskontrollen, jf. ovenfor.
• Bilaget ”Vejledning om ledelsestilsyn” foreslås ændret således, at det præciseres at Politisk Service skal have besked ved køb og salg af køretøjer for at sikre korrekt behandling af forsikring og vægtafgift.

Generelt:

I detforeslåede reviderede Kasse- og regnskabsregulativ er sproget forenklet hvordet fra administrationen er vurderet hensigtsmæssigt, ligesom der er indsatenkelte illustrationer for at fremme forståelsen af regulativet. Det er ikkeadministrationens vurdering at ændringen i sproget/illustrationerne medførerændringer i kommunens administration.

Ingenbevillingsmæssige konsekvenser

Bilagsbehandling

Deter administrationens vurdering, at den foreslåede ændring vedr. modtagelse forfaktura på under 5 t.kr. vil lette administrationen. Forslaget er suppleret medet øget ledelsestilsyn og risikoen for fejl vurderes ikke øget væsentlig.

Ledelsestilsyn vedr. faktura under 5 t.kr.

Det er administrationens vurdering, at det øgedeledelsestilsyn vedr. faktura under 5 t.kr. vil sikre, at der ikke opstårvæsentlige fejl i kommunens bogføring som følge af den foreslåede ændring vedr.modtagelse for faktura under 5 t.kr..

Ledelsestilsyn vedr. inventarliste

Det er administrationens vurdering, at den foreslåederegistrering af relevante aktiver på en inventarliste, som led iledelsestilsynet, vil gøre det lettere at reagere på svind og tyveri samt styrkedokumentationen af kommunens aktiver.

Inventarlisteskabelon

Det er administrationens vurdering, at den foreslåedeinventarlisteskabelon vil understøtte lederen i den foreslåede registrering afaktiver som led i ledelsestilsynet.

Ledelsestilsyn køretøjer

Deter administrationens vurdering, at den foreslåede præcisering vedr.registrering af køretøjer vil sikre korrekt behandling af forsikring ogvægtafgift.

Mellemregningskonto

Deter administrationens vurdering, at den indstillede ændring af regnskabspraksismed indførelsen af en mellemregningskonto for forudbetalinger i RingstedKongrescenter vil medføre et fald på mellem 3,5 - 4,0 mio. kr. i nettoindtægteri 2018. Vi anbefaler derfor, at underskuddet i Kongrescenterets driftsregnskabfor 2018 eftergives for så vidt angår den del der flyttes tilmellemregningskontoen ved årsafslutningen.

Ændringenvil medføre, at der i kommunens regnskab fremover vil fremstå et mere korrekt billedeaf Kongrescenterets regnskabsmæssige driftsresultat,idet udgifter og indtægter vil blive henført til det regnskabsår de vedrører.

Direktionen indstiller,

1. at ændringerne i Kasse- og Regnskabsregulativet som anført i Bilag 1 - Kasse- og regnskabsregulativ for Ringsted Kommune v. 24.08.18, Bilag 2 – Bilagsbehandling, Bilag 3 - Vejledning om ledelsestilsyn, og Bilag 4 – Inventarlisteskabelon godkendes.
2. at underskud i Ringsted Kongrescenter eftergives for så vidt angår den del af indtægterne der flyttes til mellemregningskonto ved årsafslutningen.

Anbefalesgodkendt.

Godkendt.

Ej til stede: Johnny Dahlgaard og Nichlas Riise

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- ogFritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Ankestyrelsenhar den 21. juni 2018 henvendt sig til Byrådet om en sag, hvor kommunen ihenhold til ankestyrelsens vurdering har afvist at følge Ankestyrelsensprincipafgørelse. Ankestyrelsen har i i brevet bedt om at modtage svar påhenvendelsen umiddelbart efter førstkommende kommunalbestyrelsesmøde, som erden 10. september 2018.

Sagener åben, men det skal bemærkes at to bilag er lukkede, idet de indeholderpersonhenførbare oplysninger.

Somdet fremgår af Ankestyrelsens brev, har Styrelsen hjemvist en afgørelseomhandlende særlig støtte efter Lov om aktiv beskæftigelsesindsats. Støttenvedrører en ansøgning om særlig støtte efter flytning til en dyrere lejlighed,som er afslået af Ringsted Kommune. Se Bilag1.

Ankestyrelsenhar ved hjemvisning henvist til at kommunen skulle tage udgangspunkt iAnkestyrelsens principafgørelse 91-17, som er truffet af AnkestyrelsensBeskæftigelsesudvalg den 10. november 2017. Principafgørelsen fastslår, at derved vurderingen af grundlaget for en udgiftsregulering skal tages udgangspunkti, at nettoboligudgiften skal udgiftsreguleres på samme måde som en faktiskboligudgift.

Ankestyrelsenhenviser til, at Arbejdsmarkedscentret ikke har fulgt omtalte principafgørelse,da der blev truffet ny afgørelse i sagen 24. november 2017, hvorArbejdsmarkedscentret har fastholdt argumentationen fra tidligere afgørelser.

Detmå desværre erkendes, at Ringsted Kommune ikke har forstået Ankestyrelsensprincipafgørelse af 10. november 2017, og at beslutningen af 24. november 2017ikke var i tråd med den omtalte principafgørelse. Ringsted Kommune burde havestillet uddybende spørgsmål til Ankestyrelsen inden den traf en ny afgørelse.

Ankestyrelsenrettede herefter telefonisk kontakt den 7. juni 2018 til Arbejdsmarkedscentretog fik her den opfattelse, at Ringsted Kommune ikke agtede at realitetsbehandlesagen. Dette er en beklagelig misforståelse, da Arbejdsmarkedscentret på intettidspunkt har ønsket at tilkendegive, at man tilbageviste at realitetsbehandlesagen.

Ankestyrelsenhar herefter fremsendt brevet af 21. juni 2018, hvor de bederkommunalbestyrelsen om at oplyse, om kommunen fortsat ikke vil efterleveAnkestyrelsens Beskæftigelsesudvalgs afgørelse, samt oplyse, hvad kommunen iøvrigt vil gøre i sagen.

Denaktuelle sag er genbehandlet 29. juni 2018 i henhold til Ankestyrelsensprincipafgørelse. Kopi af afgørelse er fremsendt til Ankestyrelsen 11. juli2018, hvor der samtidig er orienteret om, at Byrådet i Ringsted Kommune vilbehandle sagen på førstkommende møde efter sommerferien. Sagen om ansøgning omboligstøtte er således afsluttet. Se bilag 2og 3

Dervedlægges udkast til Byrådets svar til Ankestyrelsen om sagen. Se bilag 4.

Ingen.

Ingenbevillingsmæssige konsekvenser.

Detvurderes, at sagen beror på en beklagelig mistolkning af den pågældendeprincipafgørelse og misforståelser i forbindelse med kommunikationen medankestyrelsen.

Kommunenhar altid arbejdet ud fra overholdelse af alle gældende love og regler,herunder principafgørelser fra ankestyrelsen. Kommunen vil i sin generellesagsbehandling og ledelsesbevågenhed have et ekstra og løbende fokus på atsagsbehandlingen overholder gældende regler og udføres i tråd med såvel lovensintentioner som Ankestyrelsens principafgørelser til hver en tid.

Direktionen indstiller, at udkast tilsvarskrivelse til Ankestyrelsen godkendes.

Anbefalesgodkendt.

Godkendt.

Ej til stede: Johnny Dahlgaard, Nichlas Riise og JanJakobsen

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- ogFritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Meddenne sag skal der trækkes beslutning om, hvorvidt Ringsted Kommune skal indgåi forlængelse af Kulturaftalen mellem Kulturministeriet og de 8 aftalekommunerfor 2019.

8kommuner (Holbæk, Kalundborg, Lejre, Odsherred, Ringsted, Roskilde, Slagelse ogSorø) i Kulturregion Midt- og Vestsjælland har siden 2007 indgået kulturaftalermed Kulturministeriet. En kulturaftale strækker sig over 4 år og beskriversamarbejdsgrundlaget for større fælleskommunale kulturprojekter herunderindsatser og økonomi. Den tredje kulturaftale i Kulturregion Midt- ogVestsjælland udløber ved udgangen af 2018.

Kulturministerietlancerede i foråret 2018, at ministeriet ville indlede et servicetjek af deteksisterende Kulturaftalekoncept. Kuturministeren inviterede den 6. april 2018som led heri de politiske formænd for kulturregionerne til dialogmøde i medhenblik på drøftelse af fremtidigt koncept for kulturaftaler mellem stat ogkommuner.

Kulturministerenhar efterfølgende den 9. maj 2018 på baggrund af mødet skrevet tilkulturregionerne, at der skal afsættes mere tid til arbejdet med at justerekulturaftale- konceptet. Kulturministerens melding er, at det næppe er muligtat få en ny ordning på plads inden udgangen af 2018. Kulturministerenforestiller sig, at den nye ordning skal være klar 1. januar 2020.

Kulturministeriethar derfor bedt Slots- og Kulturstyrelsen om at tage kontakt til dekulturregioner, hvor kulturaftalerne udløber pr. 31.december 2018 og forlængedem med er ekstra år. Den 9. maj 2018 meddelte Slots- og Kulturstyrelsen, at denuværende kulturaftaler forlænges med et år.

Slots– og kulturstyrelsen har den 14. juni 2018 sendt oplysninger om, hvad enforlængelse indebærer, og hvordan processen vil forme sig og det fremgår herat, en etårig forlængelse tager afsæt i den nuværende aftale både hvad angårøkonomi og indhold.

Detvil sige, at de to nuværende indsatsområder; Kulturarv og identitet og Børn,unge og udsyn fortsat er pejlemærker for aftalegrundlaget og for aktiviteter iaftalen.

Detvil også sige, at såvel rammebevilling til opsøgende børneteater, amtsmidler ogprojektmidler til udfoldelse af indsatsområderne forsat bliver lagt ud tilKulturregionen.

Forlængelseaf den nuværende aftale vil derfor også indebære, at kommunerne fortsatbidrager med 3 kr. pr. indbygger som fordeles som i gældende aftale med 2,50kr. til projektstøtte og med 0,50 kr. pr. indbygger til sekretariatsdrift.

Udkasttil en forlængelsesaftale skal indsendes 1. oktober 2018 medhenblik pågodkendelse og underskrift ved udgangen af 2018.

Sekretariatet(Odsherred Kommune) har udarbejdet en oversigt over den anslåede forventedeøkonomi ved en forlængelse af kulturaftalen frem til 31. december 2019:

Note1: Det er forudsat at alle 8 kommuner også i 2019 er med i kulturaftalen.

Note2: Refusion af børne- og opsøgende teater er lagt ud i rammeaftale og udbetalestil kulturregionens kommuner. Mindre forbrug på denne aftale anvendes tilprojektstøtte. Beløbet er anslået.

Note3: Kulturregionen har i perioden 2015 – 2018 samlet modtaget 6 mio. kr. tilprojekter fra Udlodningsmidlerne, hvilket svarer til 1,5 mio. kr. pr. år.

Påkulturgruppemødet den 14. maj 2018 fremgik det, at ikke alle kommuner varinteresseret i at indgå i en ny kulturaftale ved udløb at den nuværende aftale.Ringsted Kommune har indmeldt, at vi fortsat gerne indgår i drøftelse om rammernefor en ny kulturaftale.

Sekretariatetfor Kulturaftalen anmode derfor kommunerne i Kulturregion Midt- og Vestsjællandom en tilkendegivelse fra de enkelte kommuner om, hvorvidt man ønsker at trækkesig ud af kulturaftalesamarbejdet ved udgangen af 2018 eller om man vil deltagei kulturaftalen i forlængelsesperioden.

Tilbagemeldingernefra de stående udvalg i de 8 kommuner skal fremlægges på Kulturgruppemødet den3. september 2018, og her vil Kulturgruppen beslutte processen med forlængelseaf aftale samt proces for prioritering af midler i forlængelsesperioden.

IRingsted Kommune er det Byrådet, der har beslutningskompetencen vedr. indgåelseaf kulturaftalen. Byrådet mødes næste gang den 10. september 2018, såadministrationen anbefaler, at Ringsted Kommune kan meddele beslutning fraKultur- og Fritidsudvalget til Kulturgruppen med anvisning af, at endeligbeslutning først kan træffes 10. september 2018.

Ingen.

Ingenbevillingsmæssige konsekvenser.

Administrationenvurderer, at Ringsted Kommune fortsat skal afsøge mulighederne i et brederekulturregionssamarbejde også efter 2018, da samarbejdet giver mulighed forstørre fælleskommunale kulturprojekter herunder indsatser og økonomi endRingsted Kommune selv kan håndtere. Men dette forudsætter også en beslutningfra Kulturministeriet vedr. statens fremtidige rolle i de regionalekulturaftaler, og da Kulturministeriet har meddelt, at ministeriet ikke kanafklare statens rolle i de regionale kulturaftaler endnu, vurdereradministrationen, at det er hensigtsmæssigt, at Ringsted Kommune indgår i detkulturregionale samarbejde i Midt- og Vestsjælland i 2019 for at deltage i defortsættende projekter samt afklare kommunens fremtidige rolle i detkulturregionale samarbejde.

Direktionen indstiller, at Ringsted Kommuneindgår i et-årig forlængelse af aftalen for Kulturregion Midt- og Vestsjællandfor 2019.

Anbefalesgodkendt.

Ej til stede: Mazlum Øz og Torben Lollike

Anbefalesgodkendt.

Godkendt.

Ej til stede: Johnny Dahlgaard, Nichlas Riise og JanJakobsen

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- ogFritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Idenne sag skal der tages stilling til finansiering af nedbringelse afventelisten til tandregulering i skoletandplejen.

Udvalgetindleder mødet med besøg på tandklinikken på Dagmarskolen med henblik på atbesigtige forholdene.

RingstedKommunale Tandpleje har i øjeblikket ikke mulighed for at tilbydetandregulering på det optimale tidspunkt rent tandreguleringsfagligt.

Detteskyldes store årgange, rekrutteringsudfordringer i forbindelse med udskiftningaf personalet på tandreguleringsklinikken samt yderligere krav tiljournalisering og behandlingsplanlægning. Tandplejens normering af personale påtandreguleringsklinikken er samtidig mindre end anbefalet af Foreningen afSpecialtandlæger og Ortodontister.

Tandplejenhar i øjeblikket 355 aktive patienter i gang i tandregulering. Kapaciteten ertil 240 patienter. Herudover er der enventeliste på ca. 240 patienter, der er visiteret til tandregulering. Seudviklingen i patientantallet siden 2001 i bilag 1. Ifølge Ringsted Kommunesbefolkningsprognose vil tandplejens patientgrundlag være svagt stigende iperioden frem til 2030.

Deaktive behandlinger tager lige nu op imod dobbelt så lang tid (dvs. ca. 3-4 år)på grund af manglende behandlertider på tandreguleringen.

Forat nedbringe denne venteliste og afslutte nogle af de aktive behandlinger, vilder være behov for at tilføre ekstra ressourcer til tandreguleringen. Hvis detakutte problem søges løst ved at henvise en del af ventelisten til privatespecialtandlæger langt fra Ringsted, vurderes prisen pr. behandling at ligge påca. 40.000 kr. pr. patient.

Tandplejenser en mulig løsning på situationen ved at samle tandreguleringen på éntandklinik; konkret foreslås Dagmarskolens Tandklinik. Den almindelige tandbehandlingaf Dagmarskolens børn (480 børn) skal derefter flyttes til de andre klinikker.

Løsningenforudsætter, at der ansættes en ekstra klinikassistent, som skal oplæres i atarbejde med bøjler under vejledning af specialtandlægen. Herudover vil der værebehov for ca. 14 timers ekstra tandplejertimer om ugen. Den ene af tandplejensdeltidsansatte specialtandlæger vil have mulighed for at gå en dag op i tid ien periode for at sætte den nye klinikassistent ind i arbejdet.

Ingenhøring. Sagen er fremstillet i samarbejde med overtandlægen.

Denskitserede løsning vil betyde en ekstra lønudgift på ca. 700.000 kr. det førsteår, mens specialtandlægen har ekstra arbejdstid.

Nåroplæringstiden for klinikassistenten er afsluttet og specialtandlægen vendertilbage til sin nuværende arbejdstid, vil udgiften være ca. 500.000 kr. pr. år.

Enekstra bevilling på 700.000 kr. i 2019 og 500.000 kr. i 2020, 2021 og 2022vurderes at kunne afhjælpe den akutte venteliste.

Deter administrationens vurdering, at det er nødvendigt at nedbringe den akutteventeliste til tandregulering via en ekstrabevilling i de fire kommendebudgetår.

Detvurderes, at det økonomisk vil være mest rentabelt, at nedbringelse afventelisten til tandregulering foretages af Ringsted Kommunale Tandpleje.

Detvurderes ligeledes, at det vil være den bedste service for kommunens børn ogforældre at tandreguleringen foregår indenfor kommunegrænsen. Det vurderesherudover, at samling af tandregulering i én klinik vil styrke det fagligetilbud til gavn for patienterne og medarbejderne.

Endeligtvurderer administrationen, at det vil være hensigtsmæssigt, at der foretages enundersøgelse af om en samling af tandklinikkerne i én klinik vil give en størreværdi af tandplejeindsatsen for børn og forældre i Ringsted Kommune, en bedreudnyttelse af den samlede økonomiske ressource til tandplejen samt mereattraktive stillinger, som styrker den fremtidige rekruttering både påmedarbejder- og lederniveau.

Direktionen indstiller,

1. at der til den kommunale tandpleje i forbindelse med budgetprocessen søges ekstra 700.000 kr. i 2019 og 500.000 kr. i årene 2020, 2021, 2022.
2. at der foretages en undersøgelse af om en samling af tandklinikkerne i én klinik vil give en større værdi af tandplejeindsatsen for børn og forældre i Ringsted Kommune, en bedre udnyttelse af den samlede økonomiske ressource til tandplejen samt mere attraktive stillinger, som styrker den fremtidige rekruttering både på medarbejder- og lederniveau.

Anbefalesgodkendt.

Anbefalesgodkendt.

Godkendt.

Ej til stede: Johnny Dahlgaard og Nichlas Riise

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- ogFritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

På baggrund af analyse af busdriften jf. hensigtserklæring i budgetaftale for2017 og samarbejde med Movia om Transportplanprojekt forelægges løsningsforslagfor henholdsvis kollektiv trafik og visiteret kørsel i Ringsted Kommune tilpolitisk behandling.

De toanalyser har som udgangspunkt ikke så meget at gøre med hinanden. På denbaggrund præsenteres de separat i herværende sag.

Idenne sag præsenteres en række løsningsforslag vedr. trafikbetjeningen iRingsted Kommune. Forslagene er resultatet af to forskellige analyser isamarbejde Movia, henholdsvis en busanalyse jf. hensigtserklæring ibudgetaftale for 2017 og et projekt hvor Økonomiudvalget den 4. september 2017besluttede, at Ringsted Kommune indgik i samarbejde med Movia om ettransportplanprojekt og udbud af den visiterede kørsel.

Sidstnævnteanalyse og projekt drejer sig om at forsøge at samtænke visiteret kørsel i detomfang det kan lade sig gøre i praksis og herunder finde de bedst muligeudbudsformer for den visiterede kørsel. 

Forslagtil busdrift jf. analyse af den kollektive busdrift
Som følge af hensigtserklæring i budgetaftale for 2017 har Ringsted Kommune bedtMovia om at udfærdige en analyse af busdriften i kommunen. Afhensigtserklæringen fremgår:

”I 1. kvartal 2017 fremlægges en analyse af muligheder forat optimere den eksisterende busdrift med henblik på at tilrettelægge enbusplan, som resulterer i det højst mulige serviceniveau inden for deneksisterende ramme for kollektiv trafik. Analysen skal endvidere afdækkemulighederne for at fastholde eksisterende serviceniveau for en lavereomkostning. I analysen indgår bl.a. data omkring den faktiske påstigningsfrekvenspå alle buslinjer i Ringsted Kommune.”

Den30. november 2017 blev Klima- og Miljøudvalget forelagt forslag til optimeretbusdrift. I sagen indgik anbefaling om, at forslagene blev forelagt isammenhæng med løsningsforslag i regi af Transportplanprojektet. Klima- ogMiljøudvalget tog sagen til efterretning. Forslagene vedrørende optimering ogserviceforbedringer af busdriften er derfor videreført og indarbejdet inærværende sag og bilagsmateriale sammen med løsningsforslag fra Transportplanprojektet.

Nedenforer løsningsforslagene vedrørende busdriftsanalysen gengivet i oversigtsform.Nærmere beskrivelse af løsningsforslagene fremgår af vedlagte bilag.

Adforslag 1og 2) Optimering vedrører rute 466 og 411, der begge varetagerskolekørsel.  Såfremt forslag 1 gennemføres, som del af løsningsforslag vedr.kommunebus (se nedenfor), vil besparelsen udgøre 300 t. kr. Forslag 2 omhandleroptimering vedrørende rute 406 og 411 hvor der er færrest passagerer.  

Adforslag 3 model A – D) Forslagene udgør fire forskellige modeller forbusdriften i Ringsted By.

I forbindelse med finansieringen af løsningsforslag vedr. den kollektivebustrafik har Ringsted Kommune mulighed for at søge om tilskud tilmedfinansiering fra Pulje til investeringer i kollektiv trafik i Trafik-,Bygge- og Boligstyrelsen. Ansøgningsfristen er den 1. september 2018. Der kansøges om op til 50 procent medfinansiering. Det er dog ikke sikkert, at der kanopnås tilskud. Trafik-, Bygge-, og Boligstyrelsen forventer at kunne givemeddelelse om tilsagn indenfor 3 måneder efter ansøgningsfristen eller dettidspunkt efter ansøgningsfristen, hvor de nødvendige oplysninger foreligger.

Forslag jf. Transportplanprojekt
Den 4. september 2017 besluttede Økonomiudvalget, at RingstedKommune indgik i samarbejde med Movia om et transportplanprojekt og udbud afden visiterede kørsel.

Formålet med transportplanprojektet er at sikre en mere effektiv kommunaltrafikbetjening for den visiterede kørsel, således at kommunens vedtagneserviceniveau kan tilvejebringes så omkostningseffektivt som muligt. Som del afprojektet er set på muligheden for at opnå bedre kapacitetsudnyttelse ved atomlægge den del af den kollektive trafik, der i dag varetager skolekørsel, tilKommunebus, således at de samme busser kan løse flere forskellige opgaver.

Nedenforer løsningsforslagene gengivet i oversigtsform. Nærmere beskrivelse afløsningsforslagene fremgår af vedlagte bilag.

AdForslag 4) Ved forslag om omlægning af skolebusserne til kommunebus bevares detnuværende serviceniveau. Omlægningen af skolebusserne linje 465-469 indebærersåledes ikke en omlægning af ruterne. Omlægningen betyder dog mindrejusteringer af køretider til tandpleje og svømmehal. Besparelsen opnås ved delsbedre kapacitetsudnyttelse, idet bussen kan bruges til flere formål og dels vedat der erfaringsmæssigt kan opnås en bedre pris ved at udbyde kørslen somKommunebus.

Forde øvrige passagerer ud over skolebørn kan der åbnes op for at de kan anvendebussen gratis eller ved billettering. Ved ønske om billettering vil der skulleafholdes udgift til billetteringsudstyr i de anvendte busser. Dette er ikkeindregnet i den økonomiske konsekvens af forslaget.

I enKommunebus-ordning forventes udgifter til at varetage nødvendig koordineringsfunktion,der i samarbejde med kommunens enheder og Movia kan planlægge og optimereanvendelsen af kommunebussen.

Vedomlægning af skoleruterne til Kommunebus er der mulighed for at anvende ledigkapacitet (Kommunebussen) til ad hoc kørsel i tidsrum ca. kl. 9-13 og ca. kl.17 – 24 i hverdagene og hele weekenden. Den ledige kapacitet kan fx i et vistomfang anvendes som turbusser af skoler og dagsinstitutioner. Potentielt kandet give en yderligere besparelse på ca. 300.000 kr. Det er ikke indregnet i forslaget.

Skolebussernelinje 465-469 varetages i øjeblikket af to vognmænd i henhold til kontrakt medMovia. Kontrakterne udløber i 2022 og er uopsigelige i kontraktperioden. Moviavurderer, at der ikke er mulighed for at lave en frivillig aftale med vognmandenom tidlig opsigelse af kontrakten og med henblik på at omlægge rutekørslen tilkommunebus. Forslaget kan således først indføres pr. august 2022.

Adforslag 5) Økonomiudvalget godkendte den 30. januar efter anbefaling fraSocial- og Arbejdsmarkedsudvalget, Børne- og undervisningsudvalget og Ældre- oggenoptræningsudvalget, at der blev gennemført udbud i regi af Flexrute for dendel at den visiterede kørsel, hvor det var vurderet at Flexrute var den bedstegnede løsning. Udbudsprocessen er afsluttet primo juni, og går i drift pr.oktober 2018. De forventede besparelser ved Flexrute-udbud vedrører bevillingerangående specialskole, beskyttet beskæftigelse og aktivitets- og samværstilbud,Børn- og familie (specialbørnehave) og skolekørsel. Det skal bemærkes, athovedparten af disse udgifter er budgetlagt under de specialiserede områder,hvor der pt. er store økonomiske udfordringer.    

Den politiske sagsgang og videre proces

Der er i forbindelse med transportplanprojektetetableret en politisk følgegruppe bestående af udvalgsformænd fra hhv. Social-og Arbejdsmarkedsudvalget, Ældre- og Genoptræningsudvalget, Børne- ogUndervisningsudvalget og Klima- og Miljøudvalget. Kommissorium for følgegruppenblev besluttet den 4. september 2017. Formålet med følgegruppen er at manpolitisk har kunnet orientere sig om de forskellige muligheder fortilrettelæggelse af såvel den åbne som lukkede kørsel, herunder at orienteresig om sammenhænge mellem de forskellige typer kørsel, samt økonomien i deforskellige kørselsordninger. Der har været afholdt to møder i følgegruppen ihhv. december og april. Et tredje møde i maj måned blev grundet grundet afbud.Der er ikke planlagt yderligere møder i følgegruppen.

Såfremt man ønsker politisk at arbejde videre medforslagene, vil den politiske sagsgang for de forslag, der vedrører visiteretkørsel (forslag 5 – 9) blive afsluttet med behandlingen af denne sag.

Den politiske sagsgang for de forslag der vedrører kollektiv bustrafik, er endel af kommunens trafikbestilling, hvor kommunen hvert år indgivertrafikbestilling til Movia. Det drejer sig om forslag 1 – 4. I nærværende sagtager Byrådet stilling til den videre proces i relation til forslag vedrørendeden kollektive bustrafik. Det skal bemærkes at forslaget vedrørende etableringaf en kommunebus indebærer en ændring og herunder nedlæggelse af eksisterenderutebuslinjer. Derfor må dette forslag nødvendigvis ses i sammenhæng medtrafikbestillingen til Movia.  

Såfremt man ønsker at arbejde videre med forslagene vedrørende den kollektivetrafik på nuværende tidspunkt, kan forslagene sendes i høring frem til den 31.oktober 2018. 

Efter høringsfasen er afsluttet behandles høringssvarene og der tages stillingtil, hvor løsningsforslag vedr. den kollektive trafik, der ønskes gennemført ogskal indgå i den kommende trafikbestilling. Sagen behandles i december ellerjanuar 2019 afhængig af om det besluttes at sende ansøgning til Puljen tilinvestering i kollektive trafik og hvornår der efterfølgende foreliggerafgørelse på ansøgningen.

I foråret 2019 behandles kommunens trafikbestillingtil Movia, med henblik på at det kan få virkning fra sommeren 2020. Der er isagens natur også mulighed for at tage stilling til forslagene i forbindelsemed efterfølgende års trafikbestillinger. I givet fald bliver det tilsvarendesenere implementeret.

Høringsperioden for de løsningsforslag der eventueltsendes i høring er den 11. september til den 31. oktober.

Der er i givet fald planlagt afholdt etorienterings- og dialogmøde med skoler og busgruppen om løsningsforslag og dengenerelle transportbetjening. Busgruppen er nedsat af Landsbyforum.

Forslag 6 vedrørende omlægning af kørsel til genoptræning til Flexkommune skalsendes i høring i Ældreråd og Handicapråd.

Samleter der med de forelagte forslag mulighed for finansiering af det mestvidtgående forslag vedr. optimering af busdriften (forslag 3 model B). Dog vilder først være fuld finansiering af dette forslag fra 2022 og det vilforudsætte at besparelser i relation til den visiterede kørsel (forslag 5 og 6)inddrages som en del af finansieringen af en serviceudvidelse i relation tilden kollektive trafikbetjening. 

Forslagtil busdrift jf. analyse af den kollektive busdrift

Detvurderes at der med herværende forslag til optimering af den kollektive trafiker taget højde for pendlerpotentiale i tilknytning til Ringsted Station ogsammenbinding af Ringsted bydele og handel i øst og vest. Analysearbejdet hardog ikke ført til mange forslag, der kan reducere omkostninger i relation tilrutebuskørslen.

Iforbindelse med analyse af den kollektive busdrift er der arbejdet medbusdriften således at den kommer flest brugere til gode. Det betyder at nogleborgere, særligt i de tyndtbefolkede områder i kommunen, med nogle afforslagene vil opleve et reduceret serviceniveau i relation til rutekørslen,mens et flertal af borgerne vil opleve et forbedret serviceniveau. De borgere,der oplever serviceforringelser grundet ændrede busruter, kan fortsat anvendeFlextur. Flextur er netop udviklet til at løse transportbehovet i områder, hvorden traditionelle kollektive transport ikke dækker, eller hvorpassagergrundlaget ikke er tilstrækkeligt til egentlige rutebusser.

Det bemærkes, at en række af forslagene vedr. den kollektive trafik vil medføreen betragteligt serviceudvidelse, som man ikke nødvendigvis behøver atgennemføre. Herunder skal det bemærkes, at optimeringerne vedrørende forslageneom kommunebus først kan realiseres fra 2022. Det medfører, at såfremt detpolitisk besluttes at gennemføre alle optimeringsforslagene vil provenuet fra2020 udgøre 2,2 mio. kr. og yderligere 1,4 mio. kr. fra 2022. 

Såfremtman politisk ønsker at der skal arbejdes videre med serviceudvidelser anbefalesdet, at der sendes en ansøgning til Pulje til investeringer i kollektivbustrafik under Trafik-, Bygge-, og Boligstyrelsen. Der er ikke tale om varigetilskud. Den varige finansiering skal i givet fald findes indenfor kommunensegne rammer.  

Detskal endvidere bemærkes, at provenuet fra udbuddet vedrørende flex-rute som ergennemført og hvor provenuet forventes at udgøre 1 mio. kr., i alt overvejendegrad budgetmæssigt ligger under de specialiserede områder. Man kan vælge atlade provenuet finansiere serviceudvidelser i relation til kollektiv trafik,men det kan også vælges, at lade provenuet indgå som en del af budgetproces2019. Provenuet kan f.eks. indgå som en del af løsningen i relation til de økonomiskeudfordringer på de specialiserede områder. 

Transportplanprojekt

Detvurderes at der med herværende forslag jf. Transportplanprojektet kan sikres enmere effektiv transportløsning for den visiterede kørsel, således at kommunensvedtagne serviceniveau kan tilvejebringes så omkostningseffektivt som muligt.

Angåendeomlægning af kørsel til genoptræning til Flexkommune kan borgerne i nogletilfælde opleve længere ventetid efter træning samt omvejskørsel, og i andretilfælde vil ventetiden og køretiden være kortere. Serviceniveauet indenforFlexkommune vil ligge indenfor rammerne af for kvalitetsstandard kørsel tilgenoptræning. I dag varetages kørsel til vederlagsfri fysioterapi,specialiseret genoptræning og visiteret lægekørsel i Flexkommune. Det vurderesat en derfor at en omlægning af kørsel til genoptræning til Flexkommune(forslag 6) som sideeffekt vil reducere prisen pr. kørte kilometer på øvrige dekørsler der varetages i Flexkommune samt Flextur og Flexhandicap. Dennepositive sideeffekt er ikke indregnet i den estimerede økonomiske effekt, idetdet er meget svært, at vurdere hvor stor sideeffekten i givet fald vil blive.

Detskal anbefales at forslaget vedrørende etablering af en eventuel kommunebus sesi sammenhæng med trafikbestillingen vedrørende rutebuslinjerne, idet detindebærer en ændring og herunder nedlæggelse af eksisterende rutebuslinjer. 

Administrationenvil anbefale at der i 2018/2019 arbejdes videre med forslagene vedr.ledelsesinformation og eventuel tilpasning af mødetider (forslag 7 og 9).Gennemgang af visitationspraksis (forslag 8) henvises til arbejdet med en nystyringsstrategi på de specialiserede områder. Såfremt det videre arbejde ogafledte forslag herfra kan få servicemæssige konsekvenser, vil eventuelleforslag til ændringerne blive forelagt relevante fagudvalg.

Somdet fremgår af sagsfremstillingen er der ikke helt tidsmæssig sammenhæng mellemforslag til serviceudvidelser og finansieringsmuligheder. Hvilket kan tale foren udsættelse af stillingtagen til disse forslag, f.eks. til det tidspunkt hvorder kan indføres en kommunebus.  

Endviderevil en gennemførelse af de mest vidtgående serviceudvidelsesforslag ikke kunnegennemføres uden der findes finansiering udenfor rammerne af den kollektivetrafik. Finansiering fra sparede midler under det specialiserede område tilserviceudvidelser af den kollektive trafik, kan forekomme problematisk set ilyset af de nuværende økonomiske udfordringer.

Hertilkommer at det på nuværende tidspunkt kan være svært helt præcis, at vurderehvilke behov og konsekvenser åbningen af den nye Ringsted bane vil få i forholdtil den samlede kollektive trafik. Hvilket tillige kan tale for, at manudsætter en stillingstagen til ændringer i den kollektive bus trafikbetjeningtil man har et faktisk overblik i denne forbindelse.

Påovenstående baggrund anbefales det, at udskyde en stillingtagen til forslagene1-4 med henblik på at de tidsmæssigt eventuelt kan indgå i trafikbestilling2021/2022. Et eventuelt udestående finansieringsbehov må i givet fald indgå ide pågældende års budgetprocesser.

Detanbefales endvidere på baggrund af ovenstående bemærkninger, at provenuet fraforslagene 5 og 6 indgår i det tekniske budget for 2019.

Direktionen indstiller overfor Social- ogArbejdsmarkedsudvalget;

1. At det tages til efterretning, at gennemgang af visitationspraksis (forslag 8) indgår i det videre arbejde med en ny styringsstrategi i relation til de specialiserede områder.
2. At administrationens iværksættelse af tiltag vedr. ledelsesinformation, og tilpasning af mødetider (forslag 7 og 9) tages til efterretning.

Direktionen indstiller overfor Børne- ogUndervisningsudvalget;

1. At det tages til efterretning, at gennemgang af visitationspraksis (forslag 8) indgår i det videre arbejde med en ny styringsstrategi i relation til de specialiserede områder.
2. At stillingtagen til forslag vedrørende kommunebus (forslag 4) udsættes og tages op igen i forbindelse med trafikbestillingen for 2021/2022.
3. At stillingtagen til optimering af rute 466 og 411 (forslag 1) udsættes og tages op igen i forbindelse med trafikbestillingen for 2021/2022.
4. At administrationens iværksættelse af tiltag vedr. ledelsesinformation, og tilpasning af mødetider (forslag 7 og 9) tages til efterretning.

Direktionen indstiller overfor Klima-og Miljøudvalget;

1. At stillingtagen vedrørende forslag til optimering af rute 466 og 411 (forslag 1) udsættes og tages op igen i forbindelse med trafikbestillingen for 2021/2022.
2. At stillingtagen forslag vedr. nedlægning af weekendkørsel på rute 406 og 411 (forslag 2) udsættes og tages op igen i forbindelse med trafikbestillingen for 2021/2022.
3. At stillingtagen vedrørende forslagene om forlængelse af rute 401A til Benløse by mv. (forslag 3 model A – D) udsættes og tages op igen i forbindelse med trafikbestillingen for 2021/2022.
4. At stillingtagen til forslag vedrørende kommunebus (forslag 4) udsættes og tages op igen i forbindelse med trafikbestillingen for 2021/2022.
5. At administrationens iværksættelse af tiltag vedr. ledelsesinformation, og tilpasning af mødetider (forslag 7 og 9) tages til efterretning.

Direktionen indstiller overfor Ældre- ogGenoptræningsudvalget;

1. At kørsel til genoptræning omlægges til Flexkommune (forslag 6).
2. At det tages til efterretning, at gennemgang af visitationspraksis (forslag 8) indgår i det videre arbejde.
3. At administrationens iværksættelse af tiltag vedr. ledelsesinformation, og tilpasning af mødetider (forslag 7 og 9) tages til efterretning.

Direktionen indstiller overfor Økonomiudvalget;

1. At stillingtagen vedrørende forslag til optimering af rute 466 og 411 (forslag 1) udsættes og tages op igen i forbindelse med trafikbestillingen for 2021/2022.
2. At stillingtagen forslag vedr. nedlægning af weekendkørsel på rute 406 og 411 (forslag 2) udsættes og tages op igen i forbindelse med trafikbestillingen for 2021/2022.
3. At stillingtagen vedrørende forslagene om forlængelse af rute 401A til Benløse by mv. (forslag 3 model A – D) udsættes og tages op igen i forbindelse med trafikbestillingen for 2021/2022.
4. At stillingtagen til forslag vedrørende kommunebus (forslag 4) udsættes og tages op igen i forbindelse med trafikbestillingen for 2021/2022.
5. At kørsel til genoptræning omlægges til Flexkommune (forslag 6).
6. At det økonomiske provenu fra forslag 5 og 6 indgår i det tekniske budget for 2019.
7. At det tages til efterretning, at gennemgang af visitationspraksis (forslag 8) indgår i det videre arbejde med en ny styringsstrategi i relation til de specialiserede områder.
8. At administrationens iværksættelse af tiltag vedr. ledelsesinformation, og tilpasning af mødetider (forslag 7 og 9) tages til efterretning.

Handicaprådetfinder det vanskeligt at gennemskue påbaggrund af sagsfremstillingen, hvad forslagene betyder for de mennesker, detvedrører. DH-siden påtænker at afgive et høringssvar.

Ej til stede:

KarlØstergaard Hansen, Niels Kasper Hansen

Høringssvarfra Handicaprådet er tilføjet som bilag (bilag4).

Ældrerådethenstiller, at kommende kørsel til det nye Sundhedshus ind tænkes i den nyekollektive trafikplan. I detforeliggende materiale fremgår dette ikke.

Ældrerådetønsker ikke, at borgerne skal opleve længere ventetid end de plejer eftertræning på Knud Lavard Centret end i dag, da Ældrerådet mener den er lang nok.Desuden ønsker Ældrerådet, at der er mulighed for hjælp til f.eks. toiletbesøgi ventetiden.

Ej til stede: Inger Glerup

Anbefalesgodkendt.

Anbefalesgodkendt med bemærkningen om, at det er bemærket at Ældrerådet har ønsker tilserviceniveauet vedrørende hjælp i ventetiden som ligger udover herværendeforslag vedrørende transporten. Ældrerådet har mulighed for at fremsendeforslaget til Byrådet i forbindelse med høringen vedrørende budgetforslag 2019.

Anbefalesgodkendt.

Punkt1-4 anbefales godkendt med bemærkning om, at der skal sikres tilstrækkeligkapacitet til det kommende sundhedscenter.

Vedrørendepkt. 5 ønsker Klima- og Miljøudvalget, at administrationen arbejder videre medtilpasning af mødetider, inden der kan tages politisk stilling til punktet.Tiltag vedr. ledelsesinformation tages til efterretning.

Ej til stede: Johnny Dahlgaard

Anbefalesgodkendt med fagudvalgenes bemærkninger.

Godkendtmed fagudvalgenes bemærkninger.

Ej til stede: Johnny Dahlgaard og Nichlas Riise

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- ogFritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

RingstedKommune har en lejeaftale med skovejer for den private, bynære skov, Kærehaveskov. Lejeaftalen udløber med udgangen af 2018. I denne sag skal der tagesstilling til om lejeaftalen skal fornyes eller ej.

Klima-og Miljøudvalgets indstilling godkendt.

Ej til stede: Line Lynerup og Jan Jakobsen

Ingenbevillingsmæssige konsekvenser.

Administrationensvurdering tager udgangspunkt i de tre formålsbestemmelser i kontrakten, holdtop mod oplysningerne fra de tre adspurgte parter.

Formålsbestemmelsen:At synliggøre brugen af skoven i forhold til børnehaver, skoler,ældreinstitutioner, øvrige institutioner, foreninger, børnefamilier og borgernegenerelt.:

• Administrationen vurderer, at der er opnået stor synlighed af skoven og dens faciliteter, og de muligheder der er for at bruge disse. Det vurderes, at synligheden især har øget brugen hos borgere og fritidsbrugerne

Formålsbestemmelsen:At gennemføre aktiviteter og oplevelsestilbud, der kan supplere de nuværendeaktiviteter:

• Administrationen vurderer, at der kun i mindre grad er udviklet supplerende aktiviteter og oplevelsestilbud i den tid den nuværende kontrakt har løbet.

Formålsbestemmelsen:At arbejde for projekter der kan afprøve og skabe evidens omkring brug afnaturen som værktøj i forhold til specifikke brugergrupper bl.a. ift.Sundhedsfremme:

• Målsætning omkring brugen af skoven som sundhedsfremmende tilbud er ikke opfyldt set i forhold til kommunale institutioners primære målgruppe. Samtidig vurderer 45 % af institutionerne, at brug af Kærehave Skov ikke har betydning for løsning af deres kerneopgave og 33 procent, at det kun har delvis betydning, mens 22 % vurderer det har stor betydning.

På den baggrund og med de erfaringer der er opnået iden tid lejekontrakten har løbet, vurderes det, at udbyttet i forhold tilløsning af kommunale kerneopgaver og udvikling af nye sundhedstiltag, ikke stårmål med den udgift, der er forbundet med at opretholde lejekontrakten.

Målgruppernevil stadig kunne besøge skoven indenfor de rammer, der er for benyttelse afprivate skove. Skovejer vil ligeledes stadig kunne tilbyde skovens facilitetertil de forskellige målgrupper på vilkår fastsat af skovejer. En mulighed forRingsted Kommune er fx at afsætte en pulje på fx kr. 60.000 til ad hoc køb afydelser i skoven.

Administrationenvurderer, at der ikke vil blive tale om en væsentlig serviceforringelse iforhold til skovens besøgende.

Direktionen indstiller, at lejekontraktenmed skovejer ikke forlænges.

Tagettil efterretning med Kultur- og Fritidsudvalgets bemærkning.

Udvalgetanbefaler at administrationen arbejder videre med en aftale med skovejeren medudgangspunkt i kommunens behov. Udvalget anmoder om en ny sag efterforhandlingen, således at der kan tages stilling til, om aftalen skal med ibudget 2019.

Ej til stede: Per Nørhave

Klima-og Miljøudvalgets indstilling anbefales godkendt.

Ej til stede: Per Nørhave og Finn Andersen

Klima-og Miljøudvalgets indstilling godkendt.

Ej til stede: Line Lynerup og Jan Jakobsen

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- ogFritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Administrationenhar i forlængelse af Byrådets beslutning den 11. juni 2018 været i dialog medskovejer Søren Paludan. Dialogen har taget udgangspunkt i to modeller:

1. En aftale der omfatter brug af skoven for de samme brugergrupper som i den eksisterende aftale, hvilket betyder at kommunale institutioner, private, foreninger hjemhørende i Ringsted kommune anvender skoven og faciliteterne uden omkostninger, da det er omfattet af kontrakten.
2. En aftale der omfatter brug af skoven, hvor  kommunale institutioner anvender skoven og faciliteterne uden omkostninger, da det er omfattet af kontrakten. Dette betyder at private og foreninger ikke er omfattet, og Kærehave Skov derfor har  mulighed for at låne og leje ud på vilkår fastsat af skoven i lighed med det skoven gør i dag for institutioner, private og foreninger, der ikke er hjemhørende i Ringsted kommune.

RingstedKommune har desuden foreslået skovejer Søren Paludan, at kommunen kunne købe etklippekort til ad hoc køb af ydelser i skoven fx i størrelsesordenen kr. 60.000årligt. Dette ønsker skovejer ikke.

Idialogen har skovejer Søren Paludan bl.a. gjort opmærksom på:

• At det vil være svært at se sig selv i en aftale, der er dårligere økonomisk end i dag
• At regnestykket i model 2 ikke er attraktivt
• At vilkår og samarbejde ikke er umiddelbart sammenlignelige med andre lignende aftaler/lejer fx Faaborg- Midtfyns Kommunes samarbejde med Pipstorn skov
• At der bruges mange resurser på oprydning og vedligehold i Kærehave – både økonomisk og tidsmæssigt
• At tidforbruget til administration af bookingsystemet vurderes at være en-to timer ugentligt
• At der i en eventuel ny type samarbejdsaftale skal beskrives, hvornår Kærehave Skovs arrangementer/bookinger har fortrinsret
• At det primært er brugere fra Ringsted Kommune, der bruger skoven
• At der ikke er indtjening på booking til eksterne
• At det vurderes at ¾ af brugerne er kommunale og de resterende private og foreninger
• At det primært er kommunale brugere i dagtimerne
• At det primært er private foreninger i aftentimerne

Skovejerhar som opfølgning på dette fremsendt tre forskellige forslag tilsamarbejdsaftaler:

1. Aftalen fortsætter for de samme brugergrupper som tidligere (Kommunale institutioner, private og foreninger fra Ringsted Kommune). Der betales kr. 220.000 årligt. Bilag 4
2. Aftalen reguleres, så den kun omfatter kommunale institutioner. Der betales kr. 200.000 årligt. Bilag 5
3. Aftalen omfatter de samme brugergrupper som tidligere, og Ringsted Kommune står for al vedligeholdelse i skoven. Der betales kr. 120.000 årligt. Bilag 6

Foralle tre forslag til aftaler gælder det, at der er indskrevet i dem, at dersker en årlig pristalsregulering, samt at aftalen løber indtil den opsiges afen af parterne.

Skovejerhar efterfølgende fremsendt en række bemærkninger, samt fakta om brug afskoven, som bilag til sagen. Bilag 7

Ingen.

Skovejerhar oplyst, at han har svært ved at se sig selv i en aftale, der er dårligereøkonomisk end i dag og han foreslår derfor tre modeller.

1. kr. 220.000 med samme indhold som i dag
2. kr. 200.000 hvor det kun er kommunale institutioner, der er brugere
3. kr. 120.000 med samme indhold som i dag, men hvor kommunen overtager vedligehold af skoven

Administrationenvurderer, at forslag 1 og 2 kan komme Ringsted Kommunes institutioner til gode,mens forslag 3 vurderes at være vanskelig at gennemføre i praksis ift.afgræsning af vedligeholdelsesopgaven ml. skovejer og kommune, da en eventuelkommunal vedligeholdelse i privat-ejet skov entydigt skal være knyttet til denbrugsaftale, som vedligeholdelsen lægger sig op ad.

Som iden oprindelige sagsfremstilling vurderer administrationen dog, at med deerfaringer, der er opnået i den tid lejekontrakten har løbet, står udbyttet iforhold til løsning af kommunale kerneopgaver og udvikling af nyesundhedstiltag ikke mål med den udgift, der er forbundet med at opretholdelejekontrakten.

Såfremtdet ikke er muligt at indgå en aftale, vurderer administrationen at allebrugergrupper fortsat vil kunne bruge skoven på de betingelser, der er forfærdsel i privat skov.

Direktionen indstiller,  

1. at der udarbejdes et forslag til budget 2019 om økonomi til aftale med
1. kr. 220.000 med samme indhold som i dag
2. kr. 200.000 hvor det kun er kommunale institutioner, der er brugere

2. eller aftalen med Kærehave Skov opsiges

Orienteringentaget til efterretning med bemærkning om, at sagen fremsendes tilbudgetforhandlingerne.

Orienteringentaget til efterretning med bemærkning om, at sagen fremsendes tilbudgetforhandlingerne.

Ej til stede: Mazlum Øz og Torben Lollike

Orienteringentaget til efterretning med bemærkning om, at sagen fremsendes tilbudgetforhandlingerne.

Klima-og Miljøudvalget indstiller pkt. 1 a.

Ej til stede: Johnny Dahlgaard

Økonomiudvalgetanbefaler at sagen videresendes til budgetforhandlingerne.

Økonomiudvalgetsindstilling godkendt

Ej til stede: Johnny Dahlgaard og Nichlas Riise

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- ogFritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Ihenhold til Byrådets beslutning den 9. oktober 2017, er der gennemført enanalyse af muligheder for hjemtagelse af madservice til hjemmeboende borgere.Sagen forelægges for at orientere om analysens resultater og med henblik påstillingtagen til, om hjemtagning af madservice skal indgå som et forslag tilbudget 2019.  

Administrationenhar undersøgt, om det er muligt at hjemtage madservice med udbringning tilhjemmeboende borgere. Baggrunden er, at der kun var en budgiver på udbuddet i2017, Det Danske Madhus, som nu har kontrakt på opgaven.

Jf.Servicelovens § 83 stk.1 nr. 3 skal Byrådet tilbyde madservice til borgere, somikke selv kan tilberede mad. Det er op til den enkelte kommune at beslutte ikvalitetsstandarden, hvordan madservice tilbydes. Borgere, som er visiteret tilmadservice, skal have mulighed for at vælge mellem to eller flere leverandøreraf hjælpen, hvoraf den ene kan være en kommunal leverandør (Serviceloven § 91,stk.1 og stk.2).

Hvisder kun er indgået aftale med én privat leverandør, kan borgere visiteret tilmadservice tilbydes et fritvalgsbevis (Serviceloven § 91, stk. 2, nr. 2), hvisdette efterspørges. Dette er gældende på nuværende tidspunkt i RingstedKommune. Hvis det bliver muligt at tilbyde borgerne to eller flereleverandører, som kommunen indgår aftale med, kan ordningen med fritvalgsbevisopsiges med tre måneders varsel.

Om analysen

Derer indgået aftale med konsulentfirmaet BDO om at foretage en analyse af området.Analysen er gennemført fra februar til maj 2018 med det formål at skabe etoverblik over den nuværende madservice og afdække muligheder for hjemtagelse ogopstille scenarier for, hvad det vil kræve at hjemtage madservice, herunderøkonomiske konsekvenser.

Analysentager udgangspunkt i de gældende kvalitetsstandarder for madservice tilhjemmeboende borgere, hvilket bl.a. betyder, at borgerne får leveret kølemad togange om ugen, som opvarmes i mikroovn, samt at menuplanen indeholder 12 retterpr uge, som borgerne kan vælge imellem jf. orientering til Ældre- ogGenoptræningsudvalget den 20. februar 2018. Analysen forudsætter desuden, atMadhuZet Zahles’ uændret fortsætter produktionen af varm mad til kommunens treplejecentre.    

Analysenfra BDO er vedlagt som bilag 1.

Mulighed for hjemtagelse

Deter BDO’s overordnede vurdering, at forudsætningen for, at MadhuZet Zahles kanvære kommunal leverandør, er at udvide med specialindrettede lokaler idet denuværende fysiske rammer i de to kommunale køkkener (MadhuZet Zahles ogPlejecenter Ortved) ikke kan rumme en hjemtagelse, bl.a. på grund af særligelokalekrav til pakning af kølemad. BDO vurderer, at der ikke er mulighed forfysisk udvidelse af køkkenet på Plejecenter Ortved.

BDOvurderer således, at MadhuZet Zahles kan rumme hjemtagelse ved at opføreen tilbygning i rundkørslen (gården) på ca. 75 m2. Vej- & Ejendomscentrethar i forbindelse med analysen oplyst, at der ikke er noget til hinder fordette i forhold til lokalplaner og byggeprocenter.

Scenarier for hjemtagelse inkl. økonomiske konsekvenser

Analysener udarbejdet i 2 scenarier, hvor forskellen er, om der vælges en eksterndistributør (scenarie 1), eller om der vælges en intern distributør med egenchauffør (scenarie 2).

Deter ikke muligt at forudsige, hvor stor tilslutning der vil være til denkommunale madservice. BDO’s erfaringer fra andre kommuner viser, at der især iopstartsperioden må forventes en lav tilslutning på omkring 25 %. Det vil næppevære sandsynligt, at tilslutningen kommer op på 100 %. Realistisk set må detforventes, at tilslutningen på længere sigt vil være på ca. 25-50 %.

Derforhar BDO udregnet de økonomiske konsekvenser for begge scenarier i tre udgaver:100 %, 50 % og 25 % af de nuværende borgere, der er visiteret til madservice,som vælger den kommunale leverandør. Der er aktuelt ca. 160 borgere, visiterettil madservice. De tre udgaver omfatter således samtlige 160 borgere, ca. 80borgere eller ca. 40 borgere, som skal tilbydes en valgmenu på 12 retter pr.uge.

Påden baggrund har BDO fastsat de økonomiske konsekvenser til investeringer/anlægsåledes:

Tabellenviser, at investeringerne i udstyr er stort set identiske på trods af forskel iproduktionsmængden (25 %, 50 % eller 100 %). Det skyldes, at køkkenetsproduktionskapacitet skal kunne rumme fuld tilslutning af borgere, der modtagermadservice og vælger den kommunale leverandør. BDO vurderer ikke, at detnuværende køkkenudstyr på Plejecenter Ortved kan genanvendes.

Derudoveropkræves egenbetaling fra borgerne til madservice. Til og med 2019 er borgernesegenbetaling for en hovedret ca. 43 kr., idet Ringsted Kommune yder etkommunalt tilskud på ca. 10 kr. pr portion, jf. Byrådets beslutning den 9.oktober 2017. Efter 2019 er der ikke budgetteret med midler til at nedbringeegenbetalingen, hvorfor egenbetalingen må stige til servicelovens fastsatteniveau.

Servicelovensmaksimale egenbetaling er i 2018 fastsat til 53 kr. og reguleres årligt(Serviceloven § 161 stk.4). BDO har indregnet de årlige indtægter ved enegenbetaling på henholdsvis 43 kr. og 53 kr. Tabellen nedenfor viser de årligedriftsomkostninger og indtægter:

Tabellenviser, at de årlige driftsomkostninger til personaleomkostninger ogdistribution er stort set identiske på trods af forskel i produktionsmængden(25 %, 50 % eller 100 %). I forhold til personaleomkostninger skyldes det, atpersonalet skal producere op til 12 forskellige retter uafhængigt af, hvormange borgere der er tilmeldt madservice fra den kommunale leverandør, ogproduktionstiden er således stort set uændret. I forhold til distributionskyldes det, at det ikke kan forudsiges, hvilken geografisk spredning der vilvære blandt de borgere, der vælger madservice fra den kommunale leverandør.Derfor skal omkostningerne til distribution kunne dække hele Ringsted Kommune,men det vil være antal stop på ruten, som er variabel.

Derudovermå der forventes en merudgift til el og vand.

Tabellenviser, at ingen af de opstillede scenarier er selvbærende, men vil medførebetydelige driftsomkostninger for Ringsted Kommune.

Leverandører af madservice

Dennuværende kontrakt med Det Danske Madhus udløber den 31. oktober 2019, og hvisByrådet vælger, at der fremover skal tilbydes madservice fra en kommunalleverandør, skal tilbuddet træde i kraft pr. 1. november 2019, samtidigt med atfremtidige leverandører efter næste udbudsrunde skal være på plads.

HvisRingsted Kommune skal arbejde videre med en hjemtagelse af madservice, foreslåradministrationen, at der bør ses på og inddrages facetter som fx færrevalgmuligheder i forhold til menuen, hvilket vil betyde en afvigelse fra dennuværende kvalitetsstandard. Derudover bør det undersøges, om der kan skabesstørre synergi i MadhuZet Zahles´produktion, herunder eventuel omlægning afvarm mad til kommunens tre plejecentre. Det vil forudsætte en yderligereanalyse af et eksternt konsulentfirma. 

Budgetforslag til budget 2019

Påbaggrund af BDO’s rapport har administrationen udarbejdet et budgetforslagvedr. hjemtagning af madservice. Forslaget indeholder både anlægsudgifter tiltilbygningen af MadhuZet Zahles samt driftsudgifter. Budgetforslaget er vedlagtsom bilag 2.

Forslagettager udgangspunkt i, at en hjemtagning skal medføre færrest udgifter forkommunen, altså scenarie 1 med ekstern distributør, 25 % tilslutning det førsteår og 50 % de efterfølgende år, da det forventes, at mange ældre vælger at beholdeden leverandør, de allerede kender. 

Budgetforslagettager derudover udgangspunkt i, at borgerne, som er visiteret til madservice,skal betale den maksimale egenbetaling.

Detbetyder, at de økonomiske konsekvenser vedhjemtagning af madservice ved scenarie 1 jf. BDO’s analyse vil være:

• 3.543.200 kr. til anlæg og investeringer i udstyr
• 1.487.435 kr. til drift det første år og 1.464.480 kr. til drift de efterfølgende år.  

Tilhøring i Ældre- og Handicapråd.

Ingenbevillingsmæssige konsekvenser.  

Administrationenvurderer, at BDO’s analyse identificerer, hvilke muligheder og konsekvenser derer ved hjemtagning af madservice til hjemmeboende samtidig med, at produktionenaf varm mad dagligt til plejecentrene fortsætter uændret.

Påbaggrund af BDO’s samlede analyse vurderes det, at der ikke skal arbejdesvidere med at hjemtage madservice til hjemmeboende borgere, da det fordrer enret stor anlægsinvestering samt varige merudgifter til drift, samtidig med atdet ikke vurderes, at der er grundlag for at opnå en selvbærende drift.

Administrationenbemærker, at den gældende lovgivning overholdes i dag, hvor frit valg sikres afvalget mellem Det Danske Madhus suppleret med tilbud om fritvalgsbeviser.

Derer givet kommunalt tilskud til madservice til og med 2019. Med mindre detønskes, at der findes midler til at reducere egenbetalingen i forhold til denmaksimum, som Serviceloven giver mulighed for, vurderes det, at en overgang tilfuld egenbetaling for madservice fra 2020 kunne lempes ved en successiv stigning over 2019-2020. Det vil betyde enstigning på ca. 5 kr. fra 2018-2019 og yderligere 5 kr. fra 2019-2020.Administrationen vurderer, at det indebærer en overkommelig stigning på ca. 150kr. pr. måned begge år. 

Såfremtdet ønsker, at hjemtagning af madservice skal indgå som forslag til budget 2019,vurderer administrationen, at budgetforslaget skal tage udgangspunkt i détscenarie, som medfører færrest udgifter for kommunen, herunder at der indregnesden maksimale egenbetaling.

Direktionen indstiller,

1. at Ringsted Kommune ikke hjemtager madservice til hjemmeboende borgere
2. at såfremt der er et politisk ønske om, at hjemtagning af madservice skal indgå som forslag til budget 2019, godkendes budgetforslaget jf. bilag 2

DH-sidenpåtænker at afgive et høringssvar.

Ældrerådetgodkender indstillingen med bemærkning om, at fritvalgsbeviset ikke bør kunne opsiges,så længe den enkelte borger ønsker atbeholde det. Samt bemærkning om, at det kommunale tilskud bibeholdes også efterår 2019.

Ej til stede: Lisbet Jane Lang Nielsen

Handicaprådetshøringssvar er vedhæftet som bilag.

Punkt1 anbefales godkendt efter afstemning.

Indstillingenblev anbefalet godkendt efter afstemning;

Godkendtefter afstemning.

Enhedslistenstemmer imod med den begrundelse, at mulighederne for at sammentænke kvalitetog job på særlige vilkår skal undersøges inden der tages stilling.

Ej til stede: Johnny Dahlgaard og Nichlas Riise

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Idenne sag skal Byrådet tage stilling til, om Ringsted Kommune ønsker atgarantere for et lån til Gyrstinge Vandværk på 500.000 kr.

Den15. maj 2018 ansøgte Gyrstinge Vandværk Ringsted Kommune om at stille garantifor et lån på 500.000 kr., som de ønsker at optage i forbindelse med renoveringog modernisering af vandværket.

Gyrstinge vandværk har i deres fremsendteansøgningsmateriale bilag 1 oplyst,at de har foretaget en renovering af vandværket. Renovering omfatter nye åbnefiltre og iltning i rustfrie tanke med låg samt installering af etkalkspaltningsanlæg. Rentvandstanken er rengjort og overflade behandlet.Desuden er der installeret en bundfældningstank til skyllevand. Vandværketsegen andel af investeringen udgør 0,9 mio. kr.

Gyrstinge vandværk ønsker derudover at optage et lånpå 500.000 kr., hvor kommunen er anmodet om at stille garanti. Lånet ønskesover 8 år, med de første 3 år uden afdrag.

GyrstingeVandværk er et andelsejet vandværk, som forsyner ca. 235 forbrugere, og hvorandelshaverne hæfter solidarisk.

Miljøfagligvurdering

Ihenhold til Ringsted Kommunes vandforsyningsplan kan Gyrstinge vandværk medfornuftige investeringer i perioden frem til 2021 opfylde planens mål medfortsat at levere godt vand til forbrugerne. Gyrstinge vandværk levererdrikkevand til deres forbrugere, som overholder de gældende grænseværdier.

Iforhold til vandforsyningsplanen er vandværket ligeledes forpligtiget til atfinde et nyt borested uden for byen, hvor der forhandles ret til at etablere enny boring.

Eninvestering i et nyt behandlingsanlæg på Gyrstinge vandværk vil være med til atfremtidssikre brugerne af vandværket. Det eksisterende behandlingsanlæg trængtetil en gennemgående opdatering og renovering.

Økonomiskvurdering

Gyrstingevandværk har medsendt regnskab fra 2016 og 2017 samt Budget 2018.

Gyrstingevandværk har endvidere fremsendt en likviditetsopgørelse, hvoraf det fremgår,at der forventes en bankbeholdning ved udgangen af 2019 på -24.000 kr.

Densamlede investering har udgjort 1,430 mio. kr., hvoraf Gyrstinge Vandværk haregenfinansieret de ca. 0,9 mio. kr.

Garantiprovision

Statsforvaltningenhar i en udtalelse præciseret, at der skal opkræves garantiprovision når enkommune stiller garanti for et forsyningsselskab. På tidligere garantier forRingsted Forsyning A/S opkræves en garantiprovision på 0,5 % p.a. afrestgælden.

Udfra en konkret vurdering af den aktuelle garantistillelse til Gyrstingevandværk, der tager højde for den store andel egenfinansiering, anbefales det,at der også opkræves 0,5 % p.a. af restgælden på lånet, svarende til 2.500 kr.i 2019. 

RingstedKommune har tidligere stillet garanti for Ringsted Forsyning og Kværkebyvandværk.

Ingen

Såfremt garantien godkendes vil detmedføre kr. 2.500 garantiprovision, der kan tilføres kassebeholdningen.

Administrationenvurderer, at der ud fra ligestillingsprincippet kan stilles garanti, da der udfra en miljøfaglig og økonomisk vinkel ikke er noget i det oplyste materiale,der giver anledning til forbehold, og at Gyrstinge vandværk har en sund økonomiog er et vandværk, der leverertilfredsstillende vandkvalitet.

Mednyt behandlingsanlæg vil vandværket levere en stabil og sikker vandforsyningtil borgerne i Gyrstinge og med stor sandsynlighed kunne bidrage til dendecentrale vandforsyning i Ringsted Kommune mange år frem.

Samtidigvirker de fremlagte budgetter i balance. Vandværket sikrer med den afdragsfriperiode, at de afvikler den dyrere leasinggæld hurtigt, hvorefter de afdragerden billigere gæld i KommuneKredit. På den måde sikrer de likviditet i heleperioden.

Direktionen indstiller,

1. at der meddeles kommunegaranti til Gyrstinge Vandværk til et 8-årigt lån med afdragsfrihed de første 3 år til de udgifter, som er beskrevet i sagen, dog maksimalt 500.000 kr.,
2. at garantien stilles under forudsætning af, at KommuneKredit benyttes som långiver,
3. at der opkræves en årlig garantiprovision hos Gyrstinge Vandværk på 0,5 % p.a. af lånets restgæld svarende til maksimalt 2.500 kr. i 2019 og
4. at provenuet fra garantiprovisionen indarbejdes budgetmæssigt i årene 2019 og fremadrettet som en indtægtsbevilling, der tilføres kassebeholdningen.

Anbefalesgodkendt.

Ej til stede: Johnny Dahlgaard

Anbefalesgodkendt.

Godkendt.

Ej til stede: Johnny Dahlgaard og Nichlas Riise

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- ogMiljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg,SU=Socialudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg

Idenne sag skal Byrådet tage stilling til forslag til handleplan for bekæmpelse af rotter gældende fraperioden 2019 til 2021. Handleplanen skal afløse den tidligere plan fra 2014.

Forslag til handleplanener udarbejdet i henhold til § 5 i rottebekendtgørelsen, jf. bilag 1. Rottehandleplanen skal som minimumindeholde følgende punkter:

• Overordnede mål for rottebekæmpelsen
• Tildelte ressourcer til rottebekæmpelsen
• Målelige succeskriterier for rottebekæmpelsen
• Konkret beskrivelse af tiltag til opnåelse af beskrevne mål

Handleplanfor rottebekæmpelse skal revideres hvert 3. år.

Handlingsplanener udarbejdet som digital plan, men vedhæftet som PDF-fil (bilag 2).

Det overordnede mål for handleplanen er at nedbringeantallet af rotter gennem en effektiv og målrettet indsats.

Indsatsen har fokus på en digital registrering afrotteanmeldelser, forebyggelse og bekæmpelse samt at nedbringe brugen afgift. 

I handleplanen er der opsat følgende succeskriterier:

1. At kommunen opnår et strategisk værktøj til rottebekæmpelse og forebyggelse af rotter. Herunder registrering af anmeldelser på kort.
2. At der opsættes rottespærre de steder, hvor det er hensigtsmæssigt og teknisk muligt på kommunale og private institutioner, hospitaler, plejehjem og skoler.
3. At administrationen afholder møder med særligt fokus på de kommunale arealer, med henblik på at effektivisere forebyggelsen på de kommunale ejendomme.
4. At antallet af sager, hvor der anvendes gift, falder med 5% i planperioden. 
5. At der ved virksomheds- og landbrugstilsyn kontrolleres sikringsordning.
6. Øget samarbejde med Ringsted Forsyning mht. bekæmpelse over og under jorden.
7. Undersøge alternative bekæmpelsesmetoder.
8. Nedbringe det totale antal af rottesager i kommunen.

Fokus punkterne i den nye handlingsplan vil blandtandet være registrering af de indkomne rotteanmeldelser på kort (GIS) via rottesagsbehandlingsprogrammet.På den måde kan administrationen få et hurtigere overblik over de områder ikommunen, som er belastet med rotteangreb. De oplysninger, som kan trækkes udaf GIS-kort, vil blive analyserer og vurderet, således at det kan bruges fremadretteti en mere effektiv bekæmpelse.

Planenskal ikke sendes i offentlig høring, da planen omhandler de tiltag, somkommunen vil gøre i perioden 2019-2021 for at nedbringe antallet af rotter ikommunen.

Detskal bemærkes, at i henhold til rottebekendtgørelsens § 14, skal RingstedKommune senest den 1. januar 2020 have etableret rottespærrer påkloakledninger, som fører ind til eksisterende private skoler, plejehjem,hospitaler og daginstitutioner, hvor det er teknisk muligt. Kommunen skalundersøge kloakledninger på de pågældende ejendomme og sikre, at de er fri forrotter, før der etableres rottespærrer.

Gebyrfor rottebekæmpelse forventes at stige som følge af:

• Øget udgift som følge af ny bekendtgørelse. Bl.a. til etablering af rottespærrer på private skoler, institutioner og hospitaler. Herunder TV-inspektion af kloakker.
• Et øget timeforbrug til administration og koordinerende mellem Ringsted Kommune, Ringsted Forsyning A/S og rottebekæmper.

Selve gebyret vil blive endeligtvedtaget i forbindelse med Byrådets takstfinansieringssag.

Handleplanensendes i høring hos Ringsted forsyning

Sagenhar ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Administrationenvurderer, at det med de fastsatte indsatser og succeskriterier i handleplanen,vil opnås en bedre bekæmpelse af rotter gennem registrering, koordinering,information og opsætning af rottespærrer.

Meddenne handleplan overholdes kravet i rottebekendtgørelsen om, at kommunen skaludarbejde en 3-årige handleplan for bekæmpelse rotter.

Direktionen indstiller, at handleplanen 2019-2021 vedtages.

Anbefalesgodkendt med en bemærkning om, at Klima- og Miljøudvalget ønsker en vurderingaf effekten af den tidligere plan i forbindelse med vedtagelsen af en nyhandleplan.

Ej til stede: Johnny Dahlgaard

Anbefalesgodkendt.

Sagensendes tilbage til Klima- og Miljøudvalget til yderligere behandling.

Ej til stede: Johnny Dahlgaard og Nichlas Riise

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Idenne sag skal der tages stilling til størrelsen af gebyrerne for 2019 for denkommunale ordning for tømning af olie- og benzinudskillere og sandfang samt forerhvervsvirksomheders benyttelse af genbrugspladsen.

Tømningaf olie- og benzinudskillere

RingstedKommune har en indsamlingsordning for tømning af olie- og benzinudskillere(OBU-ordning) fra virksomheder i Ringsted Kommune. Indsamlingsordningen erbeskrevet i Ringsted Kommunes regulativ for erhvervsaffald.

Driftenaf OBU-ordningen varetages af det fælleskommunale affaldsselskab I/S AffaldPluspå vegne af Ringsted Kommune. I/S Alfa Specialaffald (herefter Alfa) eroperatør for AffaldPlus på den konkrete opgave. Alfa er ejet af de trefælleskommunale affaldsselskaber I/S REFA, I/S Norfors og I/S AffaldPlus og ersåledes – i sig selv – et kommunalt ejet selskab. Selskabet skal leve op til”hvile i sig selv-princippet” og således ikke indtjene overskud til sine ejere.

Detgebyr, Alfa opkræver af kommunerne, er det tilsvarende gebyr, som kommunerneopkræver hos virksomhederne. Den økonomiske afregning sker direkte mellemvirksomhederne og Alfa. Gebyrerne er vedtaget i Alfa´s bestyrelse 14. marts2018. Med en enkelt undtagelse er gebyrerne i 2019 de samme som i 2018. Detdrejer sig om prisen på opsugning af mere end 600 liter sand/slam fra enolieudskiller, som er steget fra 910 til 930 kr. *).

Detskal understreges, at tømning af sandfang ikke er indeholdt i Ringsted Kommunesindsamlingsordning, men kan tilkøbes af den enkelte virksomhed.

Benyttelseaf genbrugspladsen

RingstedKommune har overdraget ejerskab og drift af genbrugspladsen til AffaldPlus. Den20. april 2018 godkendte bestyrelsen for AffaldPlus gebyrerne for 2019, forhhv. private husejeres og erhvervsvirksomheders benyttelse af genbrugspladsen.Ligeledes godkendte bestyrelsen gebyrerne for erhvervsvirksomheders afleveringaf farligt affald. Gebyrerne er sendt til godkendelse i ejerkommunerne.

Gebyretfor private husejeres benyttelse af genbrugspladsen bliver vedtaget som en delaf det samlede renovationsbudget.

Brugenaf genbrugspladsen er en tilvalgsordning for kommunens virksomheder og afregnesmed et enhedsgebyr pr. besøg. Gebyret dækker aflevering af alleaffaldsfraktioner, dog med undtagelse af farligt affald, som afregnes med enkilopris. Den økonomiske afregning sker direkte mellem virksomhederne ogAffaldPlus. Med en enkelt undtagelse er gebyrerne i 2019 de samme som i 2018.Det drejer sig om prisen på aflevering af andet farligt affald, herunder ukendtaffald, som er steget fra 30 til 35 kr./kg. *).

Derudoverer der kommet to nye fraktioner med på gebyroversigten, som er tømt emballageog eksplosiver.

Gebyrernesstørrelse fremgår ligeledes af de to oversigter, som er angivet i bilag, oghvor gebyrerne for 2019, ligesom tidligere, sammenlignes med gebyrerne for2018.

Ingenhøring.

Sagenhar ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Deter administrationens vurdering, at både AffaldPlus og Alfa Specialaffaldtilpasser driftsøkonomien i de pågældende ordninger, således at gebyrerne stort set kan fastholde niveauet fra åretfør.

Direktionen indstiller, at gebyrernevedtages.

Anbefalesgodkendt.

Ej til stede: Johnny Dahlgaard

Anbefalesgodkendt.

Godkendt.

Ej til stede: Johnny Dahlgaard og Nichlas Riise

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- ogFritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

I dennesag skal Byrådet tage stilling til udsendelse af Forslag til et revideretregulativ for husholdningsaffald i offentlig høring. Revisionen af regulativetomhandler udelukkende indførelsen af en indsamlingsordning for storskrald oghaveaffald.

Den9. oktober 2017 traf Byrådet beslutning om, at der skal indføres enobligatorisk indsamling af storskrald og haveaffald fra private husholdninger.Indsamlingsordningen skal varetages af det fælleskommunale affaldsselskab I/SAffaldPlus. Det blev samtidig besluttet, at der skulle gennemføres en offentlighøring af indsamlingsordningen. Den 9. april 2018 behandlede Byrådet deindkomne høringssvar og traf beslutning om, at ordningen skal påbegyndes den 1.januar 2019 eller snarest muligt derefter. Som konsekvens af tidsforløbet afAffaldPlus´s klargøring til ordningen og Ringsted Kommunes indførelse af et nytIT-system, vil storskralds- og haveaffaldsordningen blive sat i drift omkring1. marts 2019.

Indsamlingsordningenfor storskrald og haveaffald er en ny affaldsordning, og Kommunalbestyrelsenskal derfor, jf. Affaldsbekendtgørelsens § 19, udarbejde og vedtage et nytregulativ for husholdningsaffald. Regulativet fastlægger de juridiske rammerfor Ringsted Kommunes affaldsordninger for husholdningsaffald. Jf.Affaldsbekendtgørelsens § 23 skal regulativet i offentlig høring i min. 4 uger.Høringsperioden løber fra den 11. september 2018 til den 9. oktober 2018.

Bilag 1 indeholder en kort opsamling afhvilke ændringer, der er indarbejdet i forslaget til regulativet forhusholdningsaffald.

Bilag 2 er selve forslaget til detreviderede regulativ, som sendes i offentlig høring. Regulativet er udarbejdetefter paradigmet i Affaldsbekendtgørelsen.

Forslagettil det reviderede regulativ sendes i offentlig høring i perioden fra den 11.september 2018 til den 9. oktober. 2018.

Sagenhar ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Forslagtil det reviderede regulativ for husholdningsaffald er tilpasset beskrivelsenaf det tilbud, som Ringsted Kommune har accepteret overfor AffaldPlus.

Direktionen indstiller, at forslaget tildet reviderede regulativ for husholdningsaffald, omhandlendeindsamlingsordningen for storskrald og haveaffald, sendes i offentlig høring iperioden 11. september 2018 til 9. oktober 2018.

Anbefalesgodkendt med en bemærkning om, at høringsperioden forlænges til at vare i alt 6uger.

Ej til stede: Johnny Dahlgaard

Anbefales godkendt.

Godkendtmed fagudvalgets bemærkning.

Ej til stede: Johnny Dahlgaard og Nichlas Riise

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- ogFritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

MeretheNielsen, Ejlekærgårdsvej 25, Farendløse, Ringsted har fremsat anmodning om etmageskifte mellem et areal, som hun ejer ved Farendløsevej, med et areal, somkommunen ejer, ved Farendløsevej.

Sagenforelægges til stillingtagen til den fremsatte anmodning.

Kommunensareal matr. nr. 5u Nordrup by, Nordrupøster er delvis beliggende i landzone. Etmindre stykke ligger i byzone indenfor henholdsvis Lokalplan 183, Boliger iNordrup – vest for Nordbakkeskolen og Lokalplan 140 Udvidelse afNordbakkeskolen. Matriklen støder op til Merethes jorder og drives somlandbrugsjord i omdrift. Merethes areal matr. Nr. 5k Nordrup by, Nordrupøsterer beliggende i landzone.

Arealetved Farendløsevej der ønskes mageskiftet er på ca. 2,1 ha. Arealernes placeringi forhold til hinanden fremgår af nedenstående kort, hvor kommunens areal er markeretmed blåt og Merethe Nielsens er markeret med gul streg.

MeretheNielsens marker matr. nr. 5k Nordrup by, Nordrupøster støder op til kommunensmatr. nr. 5u Nordrup by, Nordrupøster, som hun i dag forpagter af kommunen fremtil skovrejsningen går i gang efter høst i år. Med den udformning arealerne hari dag, betyder det for Merethe Nielsen, at skovrejsningen på kommunens arealgør det vanskeligere for hende at udnytte sin jord optimalt, da maskinerne ikkekan komme ud i spidserne af markerne.

Mageskiftetønskes for at få et mere regulært og tilgængeligt markstykke at dyrke, somanvist på nedenstående kort med rød streg.

Mæglerhar vurderet de 2 arealer til at have samme værdi, da arealerne er megetsammenlignelige og begge jordstykker er udlagt til landbrugsjord. Mægler harvurderet en pris på ca. 315.000 kr. pr. jordstykke. Mæglers vurdering se Bilag. Da de matrikulære forhold erkomplicerede, er det fra landinspektøren oplyst, at et mageskifte vil medføreomkostninger til de matrikulære forhold på næsten 75.000 kr.

Endvidereskal der, ifølge Bekendtgørelsen om offentligt udbud ved salg af kommunensfaste ejendomme, indhentes samtykke fra tilsynsmyndigheden (Statsforvaltningen)såfremt mageskiftet sker uden offentligt udbud. Såfremt sagen skal forelæggestilsynsmyndigheden, bør der fremskaffes en mæglervurdering af værdien på de 2arealer.

Nordbakkeskolen,Ringsted Forsyning og Stiftøvrigheden er blevet hørt i forbindelse med denændrede afgræsning for skovrejsning. Hverken Nordbakkeskolen eller RingstedForsyning har indvendinger mod den nye afgræsning og Stiftsøvrigheden kangodkende den.

Ingen.

Kommunensareal er udtaget til skovrejsning og ophører dermed som landbrugsareal efterhøst i år. Den nye afgrænsning giver bedre flader, hvor der er taget hensyn tilkørsel med maskiner rundt om skoven og giver et mere rektangulært mark- ogskovareal. Den nye afgræsning vil også betyde bedre tilgængelighed for borgernei Nordrup, da der vil være direkte adgang fra Farendløsevej til skoven.

Iforhold til de 2 arealers anvendelsesmuligheder til skovrejsning oglandbrugsjord er det administrationens vurdering, at arealerne med den nyeafgræsning ved Farendløsevej vil give værdi for Merethe Nielsen oglokalsamfundet og vil derfor anbefale, at der under forudsætning aftilsynsmyndighedernes godkendelse mageskiftes.

Direktionenindstiller, at der gennemføres et mageskifte mellem kommunensareal på del af matr. nr. 5u Nordrup by, Nordrupøster og del af MeretheNielsens areal på matr. nr. 5k Nordrup by, Nordrupøster.

Udsættestil der er klarhed over zoneforholdene.

Ej til stede: Per Flor og Daniel Nørhave

Arealetpå 0,4 ha beliggende i den sydlige del af Lokalplan 183, Boligeri Nordrup – vest for Nordbakkeskolen er byzone.

Administrationenhar været i dialog med Merethe Nielsen og hun er enig i, at arealet på 0,4 habeliggende i byzone udtages af mageskiftet. Dette betyder, at kommunens arealpå matr. nr. 5u Nordrupøster by, Nordrup der ønskes mageskiftet er ændret til1,7 ha.

Etmageskifte på 1,7 ha giver to muligheder alt afhængig af hvilken ændring forskovrejsningen ved Nordrup der besluttes i sagen om forslag til mindreændringer af kommunale skovrejsningsarealer.

Alternativ1 - Ringsted Kommune mageskifter 1,7 ha landbrugsjord fra matr. nr. 5uNordrupøster by, Nordrup til Merethe Nielsen, og Merethe Nielsen mageskifter2,1 ha landbrugsjord fra matr. nr. 5k Nordrupøster by, Nordrup til RingstedKommune.

Alternativ2 – Ringsted Kommune mageskifter 1,7 ha landbrugsjord fra matr. nr. 5uNordrupøster by, Nordrup til Merethe Nielsen, og Merethe Nielsen mageskifter1,7 ha landbrugsjord fra matr. nr. 5k Nordrupøster by, Nordrup til RingstedKommune.

Fordelen ved alternativ 1 er, at kommunen forsat kanskovrejse 2,1 ha skov som planlagt i Nordrup og sikre derved, at borgernei Nordrup vil få bedre adgang til skoven ved, at der også kommer adgang fraFarendløsevej. Ulempen er, at det medfører en økonomisk konsekvens for kommunenpå kr. 60.000 for erhvervelse af 0,4 ha landbrugsjord til skovrejsning på matr.nr. 5k Nordrupøster by, Nordrup. Der søges en anlægsbevilling til udgifter påkr. 60.000 til køb af 0,4 ha landbrugsjord til skovrejsning. Anlægsbevillingenforeslås finansieret via træk i Byudviklingsfonden med kr. 60.000 i 2018. 

Fordelenved alternativ 2 er, at mageskiftet bliver uden omkostninger for kommunen daarealerne har samme størrelse på 1,7 ha. Ulempen er, at den planlagteskovrejsning ved Nordrup bliver 0,4 ha mindre.

Afgræsningernetil alternativ 1 og 2 sammenholdt med skovrejsningen kan se på nedenståendekort. 

Densydlige afgrænsning kan justeres så der kommer færre kanter og hjørner f.eksved at den flugter i det sydvestlige hjørne mod byzonen, og dermed bliverbredere ved Farendløsevej.

Direktionen indstiller,

1. at der gennemføres et mageskifte mellem kommunens areal på del af matr. nr. 5u Nordrup by, Nordrupøster og del af Merethe Nielsens areal på matr. nr. 5k Nordrup by, Nordrupøster

a. efter alternativ 1 med 1,7 ha til 2,1 ha,eller
b. efter alternativ 2 med 1,7 ha til 1,7 ha.

2. at der ved valg af alternativ 1 gives en anlægsbevilling på i alt kr. 60.000 til udgifter til køb af 0,4 ha landbrugsjord,
   
   
3. at anlægsbevillingen finansieres ved at afsætte rådighedsbeløb i 2018 på kr.60.000 via træk i Byudviklingsfonden.

Plan-og Boligudvalget beslutter at vælge løsningsmulighed 1 a.

Løsningsmulighed1 a anbefales godkendt.

Sagensendes tilbage til Plan- og Boligudvalget til yderligere behandling.

Ej til stede: Johnny Dahlgaard og Nichlas Riise

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- ogFritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Sagen fremlægges med henblik på at tage stilling til,hvorvidt udstykningen ved Susåen i Vetterslev skal aktiveres. Samtidigtorienteres om de forventede indtægter og udgifter.

Lukket bilag

Bilag 1 er lukket, da det indeholderoplysninger om forventede priser på rådgivningsydelsen, herunder fordeling afdelydelser. Bilaget kan åbnes når der er indgået en kontrakt med en rådgiver.

Sagen er tidligere behandlet i:

• Byrådet den 11. april 2011 pkt. 13, hvor der blev givet en anlægsbevilling på 4,7 mio. kr. til gennemførsel af etape I. Samtidigt blev givet en indtægtsbevilling på 6,6 mio. kr.

Udstykningen i Vetterslev er omfattet af Lokalplan233, Boliger ved Susåen i Vetterslev, og udlægger området til åben-lavbebyggelse, altså parcelhuse. Udstykningen indeholder 13 grunde i størrelsen835 – 1.140 m².

Administrationen oplever stor efterspørgsel efterbyggegrunde, hvilket har medført at kommunen pt. har meget få byggegrunde tilsalg tæt på Ringsted. Den tilknyttede ejendomsmægler er derfor blevet bedt omat vurdere, hvor attraktivt området i Vetterslev er, både mht. forventedeliggetider samt salgspriser. Ejendomsmæglerens vurdering er, at grundet etsundt og fornuftigt boligmarked i Vetterslev, vil grundene kunne afsættes indenfor ca. et år til en pris på ca. 550 kr. m², eller i alt ca. 6,5mio. kr. for de 13 grunde.

Forventedeudgifter i forbindelse med etablering af udstykningen:

Som det fremgår af ovenstående skema, mangler deranslået 0,220 mio. kr. for at kunne gennemføre udstykningen. Da der er tale omoverslagstal på et meget tidligt tidspunkt i projektforløbet vurdereradministrationen, at en evt. justering af anlægsbevillingen bør vente til derforeligger anlægsoverslag udarbejdet på et bedre grundlag.

Deforventede udgifterne til ekstern rådgiver er udspecificeret i bilag 1.

Da de forventede indtægter er faldet lidt siden førstebudget fra 2011 mens udgifterne samtidigt er steget, er differencen mellem deforventede indtægter og udgifter blevet mindre:

Tidsplan

Ingen. En offentlig høring er foretaget i forbindelsemed udarbejdelse af lokalplanen.

Sagenhar ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Deforeløbige overslag viser et merforbrug på 0,220 mio. kr., tallene er dog forbundet medstor usikkerhed. Såfremt senere mere nøjagtige overslag forsat viser etforventet merforbrug vil en sag blive bragt frem.

Grundetmange henvendelser vedrørende mulighederne for køb af grunde til opførelse afenfamiliehuse vurderer administrationen, at grundene i udstykningen vil væreattraktive og dermed relativt lette at sælge trods deres placering et stykkeuden for Ringsted. Udover en attraktiv placering ved Susåen muliggør detskrånende terræn anderledes og spændende byggeprojekter, men fordyrer samtidigtbyggeomkostninger i forhold til et mere jævnt terræn. Terrænet kan således væreet aktiv for nogen, men en ulempe for andre.

Selvomomkostningerne er steget og indtægterne er faldet siden det første budget blevudarbejdet i 2011, viser forholdet mellem de forventede udgifter og indtægterforsat en fornuftig økonomi med plads til uforudsete udgifter m.m.

Direktionen indstiller, at byggemodningenved Susåen i Vetterslev aktiveres.

Anbefalesgodkendt.

Anbefalesgodkendt.

Godkendt.

Ej til stede: Johnny Dahlgaard og Nichlas Riise

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- ogFritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Idenne sag skal Byrådet tage stilling til vedtagelse af Lokalplan 299 for KnudLavard Centeret.

Forslagtil Lokalplan 299 for Knud Lavard Centeret blev besluttet udsendt i offentlighøring af Plan- og Boligudvalget den 26. marts 2018. Planforslaget har været ioffentlig høring den 27. marts 2018 frem til den 22. maj 2018.

Lokalplan299 (Bilag 1) er ioverensstemmelse med intentionerne i kommuneplanen, og det gældende rammeområde4B15 ”Parkbyen”.

Lokalplanener udarbejdet på baggrund af et ønske om at udvide det eksisterende Knud LavardCenter med funktioner i tilknytning til social- og sundhedsområdet samt giveplads til yderligere parkering i tilknytning til byggeriet.

Lokalplaneninddrager således den østlige grønne kile, så der kan udvides i denne retningmed sundhedshus og servicebygning men også i fremtiden ældreboliger og eventuelbørneinstitution.

Lokalplanensbestemmelser er restriktive især i forhold til bebyggelsens omfang ogudformning, for at ny bebyggelse og anlæg opnår samme udtryk som deteksisterende i området. På den måde fastholdes formsprog og udtryk, og området kommer til at fremstå som ensamlet helhed.

Planforslagethar været udsendt i offentlig høring i 8 uger i perioden 27. marts – 22. maj2018.

Forslagethar været annonceret digitalt på kommunens hjemmeside. Naboer og andre medretslig interesse i lokalplanen har desuden været underrettet direkte.

Ihøringsperioden er der fremsendt 2 høringssvar til planforslaget (Bilag 2) fra Midt- og Vestsjællands politisamt Ringsted Kommunes Ældreråd. Høringssvarene omhandler bl.a. emnerne:

• Udformning af veje og fortove. Dette har i ét tilfælde medført specificeringer i lokalplanen.
• Færdselsskiltning skal overholde gældende lovgivning på området. Dette har medført en tilføjelse i lokalplanen.
• Ønske om bedre kollektiv trafik til området. Dette har ikke medført ændringer, da det ikke kan medtages i en lokalplan.

Høringssvarendeer behandlet i den vedlagte hvidbog (Bilag 3),og de rettelser som indstilles, er indarbejdet i de vedlagteplaner.

Sagen har ingenbevillingsmæssige konsekvenser.

Administrationenvurderer, at Lokalplan 299 vil være med til at sikre fremtidigeudvidelser af funktionerne i området og samtidig sikre den nødvendige parkeringog friarealer til bebyggelsen. Herudover sikre lokalplanens bestemmelser, atfremtidige udvidelser tilpasses det eksisterende byggeri, så kvaliteten,helheden og det klare formsprog i bebyggelsen fastholdes og bevares.

Administrationenvurderer, at der er taget højde for de indkomne bemærkninger i det omfang, deter muligt uden at tilføje ændringer, som vil ændre på lokalplanens principperog dermed medføre udarbejdelsen af et nyt lokalplanforslag. Blandt andet er dertilføjet uddybende tekster omkring udformning af fortov i forbindelse medvejarealer og færdselsskiltning, så det er tydeligt, hvad der er gældende. Iforhold til bemærkningen om bedre kollektiv trafik kan dette ikke indarbejdes ilokalplanen (ligger ikke under planloven), men til gengæld gives høringssvaretvidere til kommunens trafikbestiller.

Direktionen indstiller, at Lokalplan 299,Knud Lavard Centeret, vedtages med de foreslåede ændringer.

Anbefalesgodkendt.

Anbefalesgodkendt.

Godkendt.

Ej til stede: Johnny Dahlgaard og Nichlas Riise

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- ogFritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Sagenfremlægges med henblik på, at der gives en anlægsbevilling til renovering aftagpaptag på Dagmarskolen samt korrektion af tidligere fremlagte finansiering.

Den9. april 2018, punkt 14 blev det besluttet at give en anlægsbevilling tilrenovering af tagpaptag på Dagmarskolen for 1,2 mio. kr. I denne sag blev derfejlagtigt indstillet at overføre rådighedsbeløb fra anlægsprojekterne”Genopretning af bygninger 2015” med 0,8 mio. kr. og ”Genopretning af bygninger2016” med 0,4 mio. kr.    

Dersøges om en korrektion af finansieringen da en del af den foreslåedefinansiering allerede er disponeret til andet formål.

Administrationenforeslår at anlægsbevillingen på 1,2 mio. kr. finansieres via følgendeanlægsprojekter:

Ingen

Korrektionaf finansieringen til anlægsbevilling på 1,2 mio. kr. givet til renovering aftagpaptag på Dagmarskolen den 9. april 2018, punkt 14.

Anlægsbevillingenforeslås i stedet finansieret af anlægsprojektet ”Genopretning af bygninger2015” med 0,068 mio. kr., ”Genopretning af bygninger 2016” med 0,136 mio. kr.,”Genopretning af bygninger 2017 – delprojekt akut genopretning” med 0,755 mio.kr. samt overførsel af driftsmidler fra Ejendomsstabens drift afsat tiludvendig vedligeholdelse med 0,241 mio. kr. 

Derresterer herefter 2,5 mio. kr. i puljen vedrørende ”Genopregning af bygninger2017”. Puljerne ”Genopretning af bygninger 2015” og ”Genopretning af bygninger2016” er forbrugt.

Vedat anvende restsummen afsat til akut genopretning i anlægsprojektet”Genopretning af bygninger 2017”, skal alle akutte arbejder i fremtidenfinansieres af ”Genopretning af bygninger 2018” eller Ejendomsstabensdriftsbudget.

Direktionen indstiller, at finansieringen tilanlægsbevilling til udgifter på 1,2 mio. kr. til anlægsprojektet renovering aftagpaptag på Dagmarskolen, i stedet finansieres via Genopretning bygninger 2016(249), 2015 (215), 2017 (285) og driftsmidler fra Ejendomsstaben, som beskreveti økonomiafsnit.

Anbefalesgodkendt.

Anbefalesgodkendt.

Godkendt.

Ej til stede: Johnny Dahlgaard og Nichlas Riise