Referat

BY

ØK

ÆGU

PBU

KMU

BUU

KFU

SAMU

Orientering

Indstilling

x

Beslutning

x

4.4 Decentrale besøg

Vi har modtaget ledelsestilsynsbeskrivelser fra alle de besøgte enheder.

Det fremgår af kommunens vejledning om ledelsestilsyn af 26. juni 2019, at: ”Du skal for hvert regnskabsår dokumentere planlægningen og udførelsen af tilsynet overfor Økonomienheden og revisionen i form af et samlet notat, som indsendes til Økonomienheden og din centerchef.”

I praksis sker dette ved, at enhederne udarbejder ledelsestilsynsbeskrivelse og sender ind til Økonomi-enheden mv. i februar hvert år.

Revisionen har vist, at der ikke i alle tilfælde er udført ledelsestilsyn i overensstemmelse med enhedernes beskrevne ledelsestilsyn.

Følgende er konstateret:

• At der ved tre af enhederne ikke forelå en udarbejdet inventarliste, på trods af at de administrerer let omsættelige aktiver.

• At der vedrørende én enhed ikke foreligger en inventarliste med alle relevante oplysninger.

• At der generelt overskrives på den månedlige budgetopfølgning (BMR), som arkiveres på K-drevet. Det er en generel anbefaling, at budgetopfølgning ikke overskrives hver måned, da der således ikke forefindes den nødvendige historik.

• At der generelt ikke er indskrevet købekort i ledelsestilsynene.

I forbindelse med de aflagte besøg, har vi endvidere konstateret, at vores anbefaling fra tidligere, om afholdelse af kurser for de enkelte ledere/bogholdere i udførelsen af ledelsestilsyn, fortsat er aktuel. Vi vurderer eksempelvis, at der kan optimeres ved at øge kendskabet til mulighederne for rapportgenerering samt den nødvendige viden omkring udarbejdelse og arkivering af de foretagne ledelsestilsyn mv.

Dette er især relevant for ledere af mindre enheder, som eksempelvis daginstitutioner.

Mere specifikke anbefalinger er rapporteret i besøgsnotat til kommunens administration.

Skabelon til enhedernes rapportering om ledelsestilsyn vil blive tilrettet således at det fremgår mere eksakt hvilke aktiver der skal registreres i inventarfortegnelse. Endvidere vil det blive indskærpet at inventarfortegnelsen skal udarbejdes og løbende ajourføres.

Budgetopfølgninger vil fremover blive arkiveret i forbindelse med kvartalsvis budgetopfølgning.

Oplysninger om købekorts opbevaring og anvendelse vil blive tilføjet i skabelon til enhedernes rapportering om ledelsestilsyn.

Der vil blive tilbudt kursus til alle enheder i udførelse af ledelsestilsyn.

5 Revisionsmæssig gennemgang af IT-sikkerheden

Databeskyttelseslovgivningen

Vi har ikke udført revision med henblik på at sikre, at kommunen overholder databeskyttelseslovgivningen, men vi har forespurgt kommunen med henblik på at opnå et overblik over området og for at sikre, at der ikke er overtrædelser, der vil have en væsentlig påvirkning på kommunens årsregnskab.

Vi har som led i vores arbejde forespurgt kommunens Databeskyttelsesrådgiver om kommunens arbejde med databeskyttelseslovgivningen, herunder udfordringer, mangler og hændelser siden lovgivningens ikrafttræden i maj 2018.

Kommunens svar har ikke givet anledning til bemærkninger, men vi vil opfordre til, at kommunen til stadighed har fokus på området, herunder specielt fokus på:

• Gennemgang og ajourføring af fortegnelser

• Gennemgang og indgåelse af databehandleraftaler

• Etablering af tilsynet med databehandlere

idet en manglende overholdelse af lovgivningen kan have væsentlige konsekvenser

Cyber robusthed

Vi har spurgt ind til kommunens Cyber robusthed med henblik på at opnå en indledende forståelse for kommunens Cyber forsvar, herunder om kommunen har etableret sikringsforanstaltninger til at modstå et målrettet Cyber angreb. Vi har ikke udført revision af området.

Vi har som led i vores arbejde spurgt ind til politikker og procedurer samt sikringsforanstaltninger specifikt i relation til kommunens Cyber robusthed. Vi har forespurgt til kommunens initiativer og sikkerhedsniveau vedrørende overvågning af mulige Cyber angreb samt it-funktionens mulige reaktion på Cyber hændelser, herunder reetablering af systemer og data.

På baggrund af kommunens svar er det vores vurdering, at kommunen ikke i særlig høj grad har specifikke initiativer rettet mod Cyber risici/trusler, men at disse håndteres gennem kommunens normale processer og sikkerhedsforanstaltninger.

Vi vil dog opfordre kommunen til at gennemgå sikkerhedsforanstaltninger med henblik på en vurdering af det nuværende setups tilstrækkelighed ved målrettet Cyber angreb, fx behov for logning og beredskabsplan i forbindelse med Cyber hændelser, idet et utilstrækkeligt Cyber beredskab kan have væsentlige konsekvenser for kommunens drift og påvirke serviceringen af borgerne.

Administrationen udarbejder en lang række databehandleraftaler i samarbejde med leverandører og sammen med centre og stabe i kommunen, så de overholder gældende lovgivning, og den fælles standard, der er vedtaget blandt de 11 kommuner i DIGIT. Tilsynet/kontrollen hermed indgår som en del af de faste opgaver i løbet af året, der lægger i regi af informationssikkerhedskoordinatorernes arbejde. Kontrollen med databehandleraftalerne involverer kommunens centre og stabe for at sikre, at der er indgået de databehandleraftaler, der er nødvendige, samt at disse aftaler altid er ajourførte. Informationssikkerhedsarbejdet, og herunder kontrollen med databehandleraftaler, indgår endvidere som en del af Informationssikkerhedsudvalgets arbejde (ISU). Informationssikkerhedsudvalget er et administrativt tværgående udvalg, hvortil kommunens eksterne DPO-rådgiver er tilknyttet.

Administrationen tager IT sikkerhed alvorlig, og der arbejdes med IT sikkerhed ud fra to hovedprincipper: Dels overholdelse af lovgivning og øvrige regler, hvilket betragtes som minimum. Dels sker arbejdet ud fra en risikobaseret tilgang, hvor der sker en samlet vurdering af sandsynligheden for - og konsekvensen af - at en sikkerhedsbrist opstår, de ressourcer kommunen har, samt på baggrund af den rådgivning der modtages fra eksterne parter, og erfaringer der indhentes fra andre kommuner.

I 2021 er det igangsat ny opgaver som for eksempel opgradering af mailscanner til nyeste generation, recertificering, samt indførelse af Office 365, hvor der har været stort fokus på de sikkerhedsmæssige aspekter. Der vil blive arbejdet mere med de forskellige aspekter der ligger i cybersikkerhed.

I denne forbindelse bør det nævnes, at sikkerhed – også IT-sikkerhed – skal sættes i forhold til risici, konsekvenser og de ressourcer/midler en organisation har til rådighed. Derfor arbejdes ud fra KLs vejledning om cybersikkerhed (”Anbefaling til tekniske minimumsstandarder”).

Ringsted Kommune opfylder hovedparten af de krav som fremgår af KL’s liste. De forhold, som vi på nuværende tidspunkt ikke er opfyldt er der fokus på, og en plan for, hvornår det håndteres. For eksempel vil Ringsted Kommune indføre MDM i år. MDM skal sikre mobile devices ud over skal-sikringen (en skal-sikring er bl.a. adgangskoden der kun kendes af brugeren). Projektet er planlagt til at blive gennemført i 3. kvartal, 2021, efter at projektet om Office 365 og overgangen fra Skype til Teams er implementeret.

Endvidere er en anden sikkerhedsforanstaltning, at back ups løbende gemmes hos en ekstern leverandør. Når back ups gemmes sikkert og hos en ekstern part, skabes der sikkerhed for, at der altid kan ske en hurtig reinstallering, hvis det utænkelige skulle ske, at medarbejdere med de bredeste IT-mæssige adgange ville ødelægge data (bevidst og/eller ubevidst).

Administrationen vurderer løbende om sikkerhedsniveauet skal hæves såvel generelt som i konkrete tilfælde. Her vil såvel revisionen som eksterne rådgiver være væsentlige samarbejdspartnere.

7 Juridisk kritisk revision og lovpligtig forvaltningsrevision

Juridisk-kritisk revision

Det er vores vurdering, at de oplyste forretningsgange for gennemførelse af salg af grunde og bygninger i Ringsted Kommune er hensigtsmæssige.

Ud fra det undersøgte er det herunder vores opfattelse, at der er en tilfredsstillende styring og overvågning ved gennemførelse af salg af ejendomme eller grunde, som sikrer, at gældende lovgivning og kommunens regelsæt på området følges.

Det er vores vurdering, at de oplyste procedurer for udbud er med til at understøtte at udbud foretages i overensstemmelse med gældende regler. Der er således i praksis tilrettelagt gode interne forretningsgange, som sikrer en overvågning af lovændringer med videre, med henblik på løbende tilretning/justering af salgspriser og salgsproces.

De anvendte procedurer og forretningsgange er dog ikke nedfældet på skrift, ligesom der ikke arbejdes med tjeklister, der ville sikre en ensartet sagsbehandling eller en efterevalueringsfase. Vi foreslår, at det overvejes at indføre sådanne værktøjer.

Gennemgangen har ikke givet anledning til yderligere anbefalinger.

Forvaltningsrevision

Med baggrund i det undersøgte kan det overordnet konkluderes, at Ringsted Kommune har en hensigtsmæssig organisering og styring af anlægsprojekter, herunder at budgetstyringen af anlægsprojekter sikrer en sparsommelig, produktiv og effektiv anvendelse af ressourcerne, og at der sker løbende opfølgning på dette.

For så vidt angår styring af de enkelte projekter, er der som led i revisionen modtaget anlægsoversig-ten, som anvendes ifølge det oplyste til styring af fremdriften i projekterne. Det er påset, at opfølgningen primært går på den økonomiske del, og ikke så meget på eks. måling af leveringssikkerhed henholdsvis kvaliteten i projektet.

Med baggrund i ovenstående skal det anbefales, at

• der foretages en vurdering af, hvorvidt det vil optimere fremdriften henholdsvis styringen af projekterne, hvis anlægsoversigten også tilføjes oplysninger i form af eks. måling af leverings-sikkerhed henholdsvis kvaliteten i projektet.

Det foreslås desuden, at de aflagte anlægsregnskaber gøres mere informative i forhold til arbejdsklausuler, sociale klausuler samt politiske målsætninger, eksempelvis klimamål.

Gennemgangen har ikke givet anledning til yderligere anbefalinger.

Administrationen tager til efterretning, at revisionen finder salg af grunde og ejendomme, samt budgetstyring af anlægsprojekter hensigtsmæssig forankret i kommunen, samt at sagsbehandlingen afspejler gældende lovgivning.

Procedurerne for salg er godkendte, men det bemærkes, at de ikke er nedfældet på skrift. Arbejdet med dette er allerede i gang, og forventes færdigt i august 2021.

Styring af anlægsprojekter følger kommunens projekthåndbog. Revisionen bemærker imidlertid, at der bør foretages en vurdering af om der skal tilføjes oplysninger i form af f.eks. måling af leveringssikkerhed henholdsvis kvalitet i projekterne, samt eksempelvis klimamål. Dette arbejde vil kræve et stort og markant løft af planlægningsfasen, hvilket vil være vanskeligt. Ligeledes vil vurderingen af kvalitet i projekterne være vanskelig at beskrive, men administrationen vil sammen med interne samarbejdspartnere gå i dialog med henblik på at indføre retningslinjer for dette i projekthåndbogen.

8.9 Indberetning til Forsyningssekretariatet

Vi har på baggrund af gennemgangen forsynet indberetningen med et forbehold, idet selskabernes årsregnskaber ikke var aflagt på erklæringstidspunktet, ligesom opgørelsen af vejbidrag ikke er veldokumenteret.

Der foreligger således ikke dokumentation for, at opgørelsen af vejbidraget for 2020 modsvarer de faktiske omkostninger, som forsyningen har ved behandlingen af det afledte vand. Kommunen har ved betaling af vejafvandingsbidrag for 2020 efter vores opfattelse derved ikke iagttaget konsekvenserne af Østre Landsrets dom af 6. december 2019, hvilket medfører risiko for, at kommunen har modtaget skjult udlodning eller givet ulovlig statsstøtte.

Vi anbefaler, at beregningen af vejbidrag revurderes. Vi bistår gerne i arbejdet hermed.

Vi har ikke ved vores revision af Ringsted Kommunes årsregnskab konstateret forhold, der skulle give anledning til ikke at konkludere, at kommunens indberetning i al væsentlighed er i overensstemmelse med bekendtgørelsens regler.

Byrådet har den 10. maj 2021 godkendt ny betalingsvedtægt for Ringsted Spildevand. Betalingsvedtægten er gældende fra 1. januar 2020.

8.9.1 Garantiprovision

Der foreligger ikke nogen kreditvurdering af forsyningsvirksomhederne, hvorfor der kan herske tvivl om hvorvidt der er ydet offentlig støtte hertil. Det fremgår at kommunen har valgt at opkræve garantiprovision på 0,5%, hvilket kræver en kreditvurdering på AAA+ jf. principperne for ”Safe-Harbour” i EU kommisionens meddelelse (2008/C 155/02). En garantistillelse der er for lav, vil anses at være statsstøtte og derfor i strid med EU-traktatens artikel 107 og 108 om statsstøtte. Konkurrencelovens regler om konkurrenceforvridende støtte findes i lovens § 11a. Vi anbefaler derfor kommunen at der indhentes kreditvurderinger for forsyningsselskaber, således at det sikres at opkrævning af garantiprovision sker i overensstemmelse med ovenstående.

Vi bistår gerne hermed.

Der vil blive indhentet kreditvurdering af forsyningsvirksomhederne.

9.2 Løbende revision

Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange mv. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse.

I Børnecenter er der dog ikke på revisionstidspunktet udført ledelsestilsyn, grundet dette er under revision.

Det er oplyst af kommunen, at der ikke er udført kontroller i 2020 udover sagsgennemgang mellem de faglige konsulenter og sagsbehandlerne, hvor kontrollen har bestået i at sikre, at alle frister, lovgivning og journalisering er i orden. At yderligere kvalitetskontrol eller ledelsestilsyn ikke er udført, tilskrives at afdelingen har været præget af en række længerevarende sygemeldinger blandt personale og hos en faglig konsulent. Flere medarbejdere, en faglig konsulent og afdelingsleder, er fratrådt. Fokus har derfor været på at sikre driften.

Skabelon til brug for ledelsestilsyn vedrørende SEL §§ 41 og 42 i Børnecenter, er efter revisionens opfattelse ikke fuldt ud dækkende for de kontrolpunkter, som revisionen mener er nødvendige for at sikre, at lovgivningen overholdes. BDO har udviklet et koncept til brug for ledelsestilsyn, som anbefales tilkøbt, alternativt at kommunen selv laver koncept, der indeholder flere relevante kontrolpunkter for SEL §§ 41 og 42.

I Social- og Sundhedscentret, der varetager opgaver vedrørende SEL § 100, ses der ikke at være foretaget faglig kontrol i 2020. Kommunen har valgt at udtage andre områder i 2020. Der ses dog at være gennemført et økonomisk ledelsestilsyn.

Skabelon til brug for ledelsestilsyn vedrørende SEL § 100 er efter revisionens opfattelse ikke fuldt ud dækkende for de kontrolpunkter, som revisionen mener er nødvendige for at sikre, at lovgivningen overholdes. BDO har udviklet et koncept til brug for ledelsestilsyn, som anbefales tilkøbt, alternativt at kommunen selv laver koncept, der indeholder flere relevante kontrolpunkter for SEL § 100. Kommunen mener, at de er dækket ind af de kontrolpunkter, de har.

Børne- og Familierådgivningen vil fra august 2021 sikre et kontinuerligt ledelsestilsyn på en sådan måde, at 10 sager månedligt bliver udtrukket tilfældigt, samt gennemgået på baggrund af BDO’s skabelon og anbefalinger.

Administrationen vurderer, at den ledelseskontrol der foretages er tilstrækkelig. Revisionens anbefaling vil indgå i det videre arbejde med koncept for ledelsestilsyn.

9.2. 4 Personsager

På baggrund af den udførte revision, og til trods for at vi har fundet fejl af både generel og enkeltstående karakter, er det vores vurdering, at personsagsområderne undtagen området jobafklaring og SEL § 42 tabt arbejdsfortjeneste generelt administreres i henhold til gældende regler. Det kan tilføjes, at de generelle fejl kan henføres til:

• manglende rettidig forelæggelse for rehabiliteringsteamet inden 4 uger efter ophør af sygedagpenge vedrørende Jobafklaring

• manglende opfølgning på vejledning om rettigheder og pligter senest hvert halve år vedrørende jobafklaring

• manglende korrekt kontering af udgifter til FVU-test vedrørende uddannelseshjælp

• manglende modregning af sparede udgifter vedrørende SEL § 42 tabt arbejdsfortjeneste

• manglende korrekt kontering på mor/fars cpr.nr. vedrørende SEL § 42 tabt arbejdsfortjeneste

De enkeltstående fejl kan henføres til:

• manglende vejledning i første jobsamtale om alle rettigheder og pligter i forhold til rådighed og sanktioner forbundet med at modtage hjælpen, jf. AKL § 35, vedrørende områderne Jobafklaring, Kontanthjælp og Uddannelseshjælp

• manglende korrekt udbetaling vedrørende SEL § 42 tabt arbejdsfortjeneste

• manglende korrekt satsregulering af pension vedrørende SEL § 42 tabt arbejdsfortjeneste

På følgende områder har vi alene fundet få eller ingen fejl:

• Beboerindskud

• Aktivlovens §§ 82 og 82 a

• Sygedagpenge

• Servicelovens § 100 merudgifter til voksne

• Fleksjob

• Forsikrede ledige

Detaljeret opgørelse af fejl på personsagsniveau:

Vi vil i øvrigt henlede opmærksomheden på bilag 1, 2 og 3, som er vedlagt beretningen, og som indeholder en mere detaljeret redegørelse for resultatet af den udførte personsagsgennemgang.

I forbindelse med suspendering af beskæftigelsesindsatsen blev flere rehabiliteringsteammøder aflyst.

Jobafklaringssager måtte ikke forelægges de virtuelle rehabiliteringsteammøder, hvilket er en væsentlig faktor set i forhold til ventetiden på rehabiliteringsteamet for netop jobafklaringsforløbssagerne.

Aktuelt er alle tidligere jobafklaringsforløbssager forelagt rehabiliteringsteamet og der er, overordnet set, ingen nyeborgere der overgår til jobafklaringsforløb før tidligst 1. juli 2021.

Medmindre de som nysygemeldte har opbrugt deres sygedagpengeret.

Sager om jobafklaringsforløb, hvor borgeren påbegynder forløbet i perioden fra og med 1. juli 2021 til og med 28. februar 2022, fraviges kravet om, at sagen skal forelægges rehabiliteringsteamet inden 4 uger. Sagen skal dog forlægges rehabiliteringsteamet senest 31. marts 2022. Vi forventer at efterleve dette.

I forhold til vejledningsforpligtelsen er der foretaget undervisning og gennemgang af reglerne for alle sagsbehandlere og der er udført stikprøvekontroller på dette område og dette vil ske fortsat, så vi sikre at alle borgere for vejledningen korrekt og rettidigt.

Vedr. kontering af udgifter til FVU-test sker dette nu korrekt.