Referat

Godkendt.

Ej til stede: Per Flor og Sadik Topcu

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Idenne sag skal Byrådet udpege et antal brevstemmemodtagere til afvikling afbrevstemmeafgivning til Kommune- og Regionsrådsvalget den 21. november 2017samt Ældrerådsvalget, som Byrådet besluttede ved sidste møde også skulle væreet fremmødevalg samme dato.

Brevstemmemodtagerneafvikler brevstemmeafgivningen på plejecentre, i borgernes eget hjem og på krisecentret.

Brevstemmemodtagereskal i henhold til valglovgivningen udpeges af Byrådet ved forholdstalsvalg.

Udgangspunktetfor udpegningen er den d´Hondtske metode, foretaget på baggrund af denparti-inddeling, der er i Byrådet i dag. A har 5 medlemmer, V har 7 medlemmer,O har 4 medlemmer og F, B, C, Ø og Uden for parti har hver ét medlem. Partiernekan vælge at indgå valggruppeaftaler til brug for udpegningen.

Vedtidligere valg og afstemninger er der udpeget 6 brevstemmemodtagere, men dabrevstemmemodtagerne denne gang skal håndtere 3 valg kan det være nødvendigt athave nogle i reserve. Det foreslås derfor, at administrationen bemyndiges tilat udpege administrative brevstemmemodtagere efter behov.

Hvisder ikke udpeges valggrupper fører anvendelsen af den d’Hondtske metode til, atV udpeger 3 brevstemmemodtagere, A udpeger 2 brevstemmemodtagere og O udpeger 1brevstemmemodtager.

Derer nogle personer, der ikke kan udpeges til at varetage hvervet som stemmemodtageri vælgernes hjem:

• kandidater til valget
• personer, der er ansat i kommunen eller hos en af kommunen antaget privat leverandør til at yde personlig og praktisk hjælp m.v. i hjemmet,
• hjemmesygeplejersker eller andre aktivt udøvende i hjemmesygeplejerskeordningen

Borgmesteren indstiller,

1. at der udpeges 6 brevstemmemodtagere. 3 fra V, 2 fra A og 1 fra O.
2. at administrationen bemyndiges til at udpege administrative brevstemmemodtagere efter behov

Anbefalesgodkendt.

Ej til stede: Per Flor og Sadik Topcu

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Den21. november 2017 er der Kommune- og Regionsrådsvalg samt Ældrerådsvalg.

Byrådetskal udpege formænd til de 13 afstemningssteder (valgstyrere) samt et antaltilforordnede vælgere jfr. valgloven.

Ringsted Kommune har 13 afstemningssteder. De 10 småafstemningssteder har hvert 1 valgbord. På de 3 store afstemningssteder,Dagmarskolen, Benløse Hallen og Ringsted Kongrescenter er der digitalevalglister. Det betyder, at vælgerne frit kan gå til det valgbord deønsker. 

Der udpeges til hvert afstemningssted en formand og etantal tilforordnede vælgere, der alle deltager i afviklingen af valgdagen ogoptællingen. På hvert valgsted udpeges blandt disse mindst 5 valgstyrere ogdisse 5 valgstyrer skal underskrive afstemningsbogen. Det er dem, der har detoverordnede ansvar for at valget er foregået efter gældende regler. Disse 5 kanaltså IKKE forlade valgstedet før det er optalt og pakket sammen. Formanden erén af disse 5.

Herudover er også en administrativt udpeget sekretær og påde 3 store afstemningssteder nogle afløsere. Som besluttet i Byrådet 8.september 2014 under punktet valgevaluering, deltager der afløserne i valgetfra kl. 18 og til optællingen er færdig. Til Kommune- og Regionsrådsvalg plejerder derudover også at møde ekstra optæller ind kl. 20 – disse er administrativtudpeget.

Deter ikke nødvendigt at afholde valg om hvem der skal udpeges til valgstyrere ogformænd for valgstyrerne, hvis der er enighed i Byrådet. Ellers er udgangspunktet for udpegningen dend´Hondtske metode på baggrund af den gruppeinddeling (partigruppe) der gælder iByrådet i dag, hvor A har 5 medlemmer, V har 7 medlemmer, O har 4 medlemmer ogF, B, C, Ø og Kisser Lehnert har hver ét medlem.  Man kandog vælge at indgå valggruppeaftaler til brug for udpegningen ved hvert valgspecifikt, eller man kan vælge at benytte den valggruppeaftale, der lå tilgrund for konstitueringen.

Formænd og tilforordnedevælgere.
Der skal udpeges1 formand til hvert af kommunens 13 afstemningssteder.

Derskal derudover udpeges 97 tilforordnede fra partierne, heraf er de 17afløsere og deltager ikke hele dagen.

Herudoverskal der udpeges 65 fra administrationen til sekretærer, afløsning, pakning ogvalgsekretariat. Samt et antal ekstra optæller der møder kl. 20.

Valgsekretariateter på Rådhuset indtil kl. 16 så flyttes det til Ringsted Kongrescenter.

Hvisder ikke er valggrupper giver dend´Hondtske metode følgende fordeling af de i alt 110 politisk udpegede. Hvorafder reserveres 16 pladser til partier der opstiller til Byrådsvalget, men ikkeer repræsenteret i Byrådet i dag og til Ældrerådskandidater.

Bemærk at formænd normalt er valgstyrer og derfor skal værepå afstemningsstedet indtil valgene er optalt og nedpakket.

Hvisdet viser sig at være et problem at få tilforordnede nok fra de politiskepartier, kan administrationen forsøge at skaffe tilforordnede via annoncering.

Hvisovenstående fordeling vedtages skriver administrationen til partierne og bederom navne inden 1. juli 2017.

Ingen

Borgmesteren indstiller:

1. at der udpeges 13 formænd i henhold til ovenstående skema
2. at de 13 formænd fordeles på valgsteder
3. at der herudover udpeges 81 tilforordnede vælgere i henhold til ovenstående skema
4. at der reserveres 16 pladser til fordeling mellem Ældrerådskandidater og de partier, der opstiller til Byrådsvalget, men som ikke er repræsenteret i dag.
5. at administrationen bemyndiges til at annoncere efter tilforordnede, hvis det bliver nødvendigt.

Anbefalesgodkendt

Ej til stede: Per Flor og Sadik Topcu

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Idenne sag skal Byrådet behandle udkast til et kodeks for god borgerbetjening iRingsted Kommune.

PåØkonomiudvalgets møde den 5. september 2016 under punktet ’Status på og detvidere arbejde med organisationen’ blev det besluttet, at der skal udvikles etkodeks for god borgerbetjening. Denne sag indeholder et udkast til kodeks forgod borgerbetjening. Sagen fremlægges her til politisk behandling

Baggrunden for at udarbejde et kodeksfor god borgerbetjening udspringer af et ønske fra MED-organisationen. Denpeger på, at forståelsen af god borgerbetjening er forskellig afhængig af, hvori organisationen man arbejder. Et kodeks skal medvirke til, at allemedarbejdere har en fælles forståelse af, hvordan vi møder borgerne i RingstedKommune.

Hvad skal kodeks hedde?

MED-systemetog lederne er blevet spurgt om det endelige produkt skal hedde ’Kodeks for godborgbetjening’? Spørgsmålet er stillet, fordi der har været reaktion fraLederforum og fra nogle arbejdspladser på begreberne ’kodeks’, og ’betjening’.På baggrund af forslag fra MED-systemet til alternative titler foreslås, at detfærdige produkt hedder ’Sådan møder vi borgeren’ – denne benævnelse benyttesefterfølgende i sagen.

Dataindsamling

Derer indhentet data fra MED-systemet,lederne samt fra borgerne. Data fra borgerne er indsamlet vedfokusgruppeinterviews, der har medvirket i alt 25 borgere.

Et eksternt firma har udvalgt de borgere, der blevinterviewet. Borgergruppen var udvalgt så de var repræsentative for RingstedKommunes borgere, og sammensat efter følgende parametre:

• Ældre, ikke erhvervsaktive/pensionister over 65 år
• Erhvervsaktive. Privat eller offentlig ansatte. Aldersgruppe 20-65 år
• Ledige og unge. Aldersgruppe under 25 år 

Detemaer der blev drøftet med borgerne var: digitale løsninger, skriftlig kommunikation med kommunen,telefonkontakt med medarbejdere fra kommunen og det direkte møde mellem borgerog medarbejder.

Endel af de fremmødte borgere gav spontant udtryk for, at det var et godtinitiativ fra kommunen at inddrage dem i en sådan drøftelse. Borgerne foreslog,at kommunen i højere grad gjorde brug af tilsvarende initiativ i andresammenhænge – eks. afprøvning af hjemmeside, nyt telefonsystem m.v.

Bearbejdning af input til ’Sådan møder vi borgeren iRingsted Kommune’

Derhar været nedsat en arbejdsgruppe under HMU med medarbejderrepræsentanter ogledere i forbindelse med udvikling af dokumentet. Arbejdsgruppen har arbejdetmed at systematisere data fra borgere, medarbejdere og ledere.

Vedgennemgang af data har der vist sig 4 centrale begreber: professionalisme,dialog, tydelighed og tilgængelighed. Dokumentet ’Sådan møder vi borgeren’ erbygget op omkring disse centrale begreber. I tilknytning til hvert begreb erder formuleret nogle underpunkter, der præciserer betydningen. Dette for atmedvirke til en fælles forståelse af, hvordan vi gerne vil møde borgerne.

Sideløbendemed udvikling af kodeks er der gennemført et tværgåendekompetenceudviklingsforløb ’Styrket borgerkontakt’ for 80 medarbejdere fraBørne- og Familierådgivningen, Ungeenheden og Myndighedsenheden omkring bedredialog med borgerne. Formålet med dette forløb har været at give medarbejderneredskaber til at håndtere samtaler, der kan være svære, samt forebygge oghåndtere beklagelser og klager. ’Styrket borgerkontakt’ indgår i sagen om klagedrevetinnovation og behandles som en del af denne sag.

Derhar været en løbende dialog mellem de to forløb for at sikre en sammenhæng.Kompetenceudviklingen havde som formål at give konkrete redskaber til deenkelte medarbejderes dialog med borgerne, mens ’Sådan møder vi borgeren’ ermere overordnet - en slags værdigrundlag. Dette værdigrundlag skalefterfølgende udmøntes i drøftelser på de enkelte arbejdspladser.

I bilag 1 findes udkast til ’Sådan møder viborgeren’. I bilag 2 findes densamlede mængde rådata fra såvel MED-systemet, Lederforum ogfokusgruppeinterviews m.v..

Implementering

Denbrede proces i forbindelse med udvikling af ’Sådan møder vi borgeren’ er etgodt afsæt for implementering. Som en del af implementeringen vil de enkeltearbejdspladser forholde sig til, hvad indholdet i dokumentet betyder for dem,og hvordan det kan omsættes til hverdag på arbejdspladsen. I bilag 3 ses implementeringsplanen for detvidere arbejde.

Borgernegav i forbindelse med fokusgruppeinterviewene udtryk for, at det var vigtigt,at det endelige produkt ikke blot er et stykke papir, der ligger i en skuffe,men at det er synligt for såvel borgere som medarbejdere. For at sikresynlighed fremstilles en plakat til at hænge op på arbejdspladserne, ligesomder bliver udarbejdet en folder, som eks. nyansatte får udleveret ved decentrale introduktionsarrangementer. I det udkast der er vedhæftet sagen er dertale om en råskitse, der efterfølgende skal bearbejdes layout-mæssigt.

MED-systemet,ledergruppen og borgere har været inddraget i processen med udvikling afkodeks. I bilag 2 ses data frasåvel MED-systemet, ledergruppe og fokusgruppeinterviews med borgere.

Ingenbevillingsmæssige konsekvenser.

Deter vurderingen, at selve processen har været så omfattende og inddragende, atdet er med til at skabe ejerskab. Dette ejerskab giver gode forudsætninger for,at indholdet i ’Sådan møder vi borgeren’ kan omsættes i hverdagen.Arbejdspladserne har arbejdet med input til produktet på forskellig måde, mender er ikke tvivl om, at arbejdet er med til at understøtte den videreimplementering. Processen har været med til at skabe en form for implementeringundervejs og er et godt grundlag for det videre arbejde.

Detvurderes, at arbejdet med ’Sådan møder vi borgeren’ er med til at indfriintentionerne med organisationsændringen om at borgeren er al tings mål.

Direktionen indstiller, at udkast til’Sådan møder vi borgeren’ godkendes

Sagendrøftet og genoptages på et kommende Økonomiudvalgsmøde.

Ej til stede: Per Flor og Sadik Topcu

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Idenne sag orienteres om resultatet af den elektroniske APV undersøgelse, dernetop er gennemført i Ringsted Kommune. Den elektroniske APV er kun en lilledel af den samlede APV, som også indeholder dialogmøde med alle medarbejderemed efterfølgende handleplaner og opfølgning og derudover en rundering iforhold til det fysiske arbejdsmiljø – også i forhold til alle medarbejdere.

Hvert2. år gennemføres en APV og trivselsundersøgelse i kommunen. Dataindsamlingenpå skemadelen i dette års måling er foregået i perioden 1. februar til og medden 27. februar 2017. Derudover vil dialogmøderne foregå frem til sommerferienog runderingen vedr. fysisk arbejdsmiljø fortsætter efter sommerferien.Nedenfor ses udviklingen i svarprocent på de elektroniske undersøgelserforetaget i 2010, 2011, 2013, 2015 og 2017:

Ensvarprocent på 80 % er et godt og repræsentativt resultat, selvom det ikke erlige så højt som i 2015. Generelt er retningslinjerne fra Arbejdstilsynet, atder minimum skal være en svarprocent på 50 %, hvis resultatet skal værerepræsentativt for arbejdspladsen.

APVundersøgelse i 2017 gennemføres primært dialogbaseret, hvilket betyder at denelektroniske del kun dækker generel trivsel, ledelse og krænkende adfærd, ogikke samtlige af de temaer, som skal afdækkes i en fyldestgørende APV. Statuspå det samlede psykiske og fysiske arbejdsmiljø i Ringsted Kommune kendesderfor først, når alle dialogprocesserne er gennemført og de lokalearbejdsmiljøgrupper har indtastet deres handleplaner i handleplanssystemet.

Nedenforgennemgås resultaterne af den elektroniske undersøgelse.

Generel tilfredshed

Pådet sammenfattende spørgsmål ’Hvor tilfreds er du alt i alt med dit job’ er dersket en lille fremgang fra 2015 (5,7) til 2017 (5,8). Om skalaen kan siges, at1-4 vurderes som ringe, 4-5 som middel, 5-6 som et godt resultat og 6-7 som ettop-resultat. Resultatet vurderes som ’et godt resultat’. Hvis der skeles tilspredningen i besvarelserne, så er der tale om 5 %, der har svaret under ’4’.

Ledelse

Påspørgsmålene om ledelse ligger resultaterne mellem 5.1 og 6, hvilket er goderesultater. De tre spørgsmål, hvor det har været muligt at benchmarke i forholdtil målingen i 2015, er der sket en fremgang.

Mobning

Iforhold til mobning er der sket en kraftig stigning fra 4,4 % af medarbejderneder oplever mobning i 2015, til 16 % af medarbejderne der oplever mobning idag.

Derer i 2017 sket en ændring i fordelingen af, hvem man bliver mobbet af. Defleste afkrydsninger (123) ligger i ”Fra borgere/brugere” i kategorien ”Ja afog til”.

Trusler om vold

310medarbejdere har oplevet trusler om vold fra borgere/brugere, og 5 medarbejderehar oplevet trusler om vold fra kolleger. Det svarer til i alt 17 % afmedarbejderne. I 2015 var det 15 %, som oplevede trusler om vold. Der er dermedsket en mindre stigning på dette område.

Truslerneom vold angives primært fra medarbejdere fra arbejdsmarkedsområdet, skolerne ogsocial og sundhedsområdet.

Fysisk vold

I2017 er der sket en stigning i oplevet fysisk vold på arbejdspladsen (14 %svarende til 264 personer af de adspurgte). Det er en stigning på 3 % i forholdtil 2015. Den fysiske vold kommer overvejende fra borgere/brugere, primært fraskoleområdet og social og sundhedsområdet.

Rapportenfor hele Ringsted Kommune er vedlagt i bilag 1.

Ingenbevillingsmæssige konsekvenser.

Direktionenvurderer, at den elektroniske del af trivselsundersøgelsen – ikke mindst påbaggrund af den høje svarprocent – er et godt udgangspunkt for det viderearbejde med de udfordringer, som undersøgelsen peger på.

Deter vurderingen, at omfanget og ikke mindst udviklingen i den fysiske vold ogtrusler om vold, kalder på en generel og tværgående opmærksomhed fra såvel ledelsen,HMU og arbejdsmiljørepræsentanter.

Dennestigning er dog ikke et unikt tilfælde i Ringsted Kommune, da der ses engenerel stigning på landplan. Volden rammer især offentlige ansatte, hvor noglefaggrupper er særligt udsatte.

Ligeledeser det Direktionens vurdering, at den udvikling der er sket indenfor mobningogså kalder på iværksættelse af indsatser fra ledelsen, HMU ogarbejdsmiljørepræsentanter.

Udsat

Ej til stede: Per Flor og Sadik Topcu

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Idenne sag behandles hensigtserklæringen i budget 2017 om antallet af direktørersamt forslag til sammenlægning af to centre.

Følgendehensigtserklæring fremgår af budget 2017:

Når en direktør fratræder, vil Byrådet vurdere behovet forgenansættelse i lyset af den aktuelle situation i organisationen.

DirektørJohny H. Christensen fratrådte sin stilling som referencedirektør for Teknik-og Miljøcentret og Vej- og Ejendomscentret i januar 2017, og der er således endirektørstilling ledig.

I2010 var der 6 direktører i Ringsted Kommune. Forud for organisationsændringen1. januar 2014 blev det overvejet at gå ned på 3 direktører, men da der ikkesamtidig skete en ændring i direktøransvaret herunder opgaven med sekretærbetjeningaf udvalgene, og da der fortsat var behov for ledelseskraft til gennemførelseaf løbende organisationsudvikling blev det besluttet, at der skulle være 4direktører.

Derer ikke siden sket ændringer i direktøransvaret, og forudsætningerne for de 4stillinger gælder derfor stadig. Dette gælder ikke mindst, fordidirektøropgaven med at servicere fagudvalgene kræver en høj grad af fagligindsigt og paratviden indenfor den enkeltes områder.

Denene direktørstilling omfatter i dag både det sociale område,arbejdsmarkedsområdet, sundhedsområdet og det tværgående Ressourcecenter medbl.a. økonomi, IT og digitalisering og indkøb. Det har vist sig at være etstort område sammenlignet med de øvrige direktørområder, og det kan derforovervejes fremover at lade dette referere til Kommunaldirektøren for derved ataflaste den nuværende referencedirektør.

Kommunaldirektørener i forvejen referencedirektør for det andet tværgående center:Ledelsescentret. Ressourcecentret og Ledelsescentret har en række opgaver medet betydeligt overlap indenfor bl.a. digitalisering, IT-sikkerhed og arkiveringligesom områderne økonomi og personale er tæt forbundet selvom de i øjeblikketligger i hver sit center.

Somfølge af aftalen mellem regeringen og Kommunernes Landsforening om kommunernesøkonomi i 2017, arbejdes der centralt med et moderniserings- ogeffektiviseringsprogram, som på sigt kan betyde at visse af de opgaver, som idag løses i Ledelsescentret og Ressourcecentret, kan blive centraliseret underen eller anden form. Dette kan betyde, at de i forvejen små centrer bliverendnu mindre.

Nårhøringssvar fra HMU og CMU i Ledelsescentret og Ressourcecentret foreligger,vil sagen blive genpubliceret.

Ingenbevillingsmæssige konsekvenser af denne sag. Tilpasning af lønbudgetter vilfremgå af halvårsregnskabet.

Deter Direktionens vurdering, at der på baggrund af den samlede opgavemængde fordirektørniveauet fortsat er behov for 4 direktører, og at stillingen somreferencedirektør for Teknik- og Miljøcentret og Vej- og Ejendomscentret derforslås op til besættelse snarest muligt.

Påbaggrund af situationen omkring opgaverne i Ledelsescentret og Ressourcecentretanbefales det, at disse slås sammen til et fælles servicecenter med referencetil Kommunaldirektøren. Derved aflastes den nuværende Social- og Økonomidirektør,og der bliver et mere entydigt referenceforhold til Kommunaldirektøren for detværgående funktioner.

Direktionen indstiller,

1. at der fortsat er 4 direktører i Ringsted Kommune, og at stillingen som referencedirektør for Teknik- og Miljøcentret og Vej- og Ejendomscentret slås op til besættelse snarest
2. at der holdes fast i hensigtserklæringen fra budget 2017, så næste gang der bliver en ledig direktørstilling træffes et aktivt valg om eventuel nedlæggelse af stillingen
3. at Ledelsescentret og Ressourcecentret slås sammen i et fælles servicecenter, som får reference til kommunaldirektøren.

Høringssvarfra HovedMed-udvalg, CMU Ressourcecenter og CMU Ledelsescenter er vedlagt som bilag.

Anbefalesgodkendt

Ej til stede: Per Flor og Sadik Topcu

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Med denne sag lægges der op til endrøftelse af de fremadrettede ønsker til kommunens styringskoncept iØkonomiudvalget.

Ingen

Ingenbevillingsmæssige konsekvenser

Sagendrøftet.

Ej til stede: Per Flor og Sadik Topcu

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Økonomiudvalgetbesluttede den 6. marts 2017, at de ønskede en sag om kommunens branding ogmarkedsføring af kommunens grunde på det kommende møde. Med denne sagforeligger der en række valgmuligheder for indsatser i forhold til overordnetbranding/markedsføring af Ringsted Kommune samt konkret salg af kommunensgrunde.

Pkt.1 godkendes.

Pkt.2 forslag B godkendes med bemærkningen om, at indsatsen evalueres indenudgangen af 2018.

Ej til stede: Per Flor og Sadik Topcu

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

RingstedKommune har i dag kontrakt på størstedelen af den visiterede borgerkørselgennem Movia. Kontrakterne udløber pr. udgangen af september 2017.

Inærværende sag skal Økonomiudvalget tage stilling til om kontrakterne kanforlænges med 1 år.

I2013 gennemførte Ringsted Kommune et udbud af den visiterede rutekørsel isamarbejde med Movia. Rutekørslen til institutioner i Ringsted Kommuner blevsåledes udbudt af Movia i sammenhæng med kørsel til institutioner i andrekommuner inden for rammerne af den såkaldte Flexrute-ordning. Det drejer sig omkørsel til:

• Genoptræning (Knud Lavard Centret)
• Daghjem Plejecenter Solbakken
• Vigersted Skole (A-klasser)
• Vestervejs Skole- og familietilbud
• Ådalskolen
• Værkstedet Regnbuen
• Byskovskolen
• Sct. Bendts børnehus
• Diverse skolekørsel (enkelte elever)

Kontrakterneudløber pr. udgangen af september 2017. Der er mulighed for forlængelse på optil 2 år.

Administrationenhar det sidste års tid været i gang med det forberedende arbejde i forbindelsemed udbuddet af den visiterede kørsel. I forløbet har der løbende åbnet sig nyemuligheder i et samarbejde med Movia om udbud af den visiterede kørsel, somikke har været til rådighed tidligere.

Moviahar tilbudt Ringsted Kommune at indgå i et udviklingssamarbejde om udvikling afMovias forretningsmodel i sammenhæng med udbud af den visiterede kørsel.Formålet er blandt andet at skabe grundlag for bedre vognmæssig samordning påtværs af al visiteret kørsel i Ringsted Kommune og at undersøge muligheden foreget kørselskontor indenfor rammerne af Movias produkter.

Herudoverhar Movia lanceret et nyt produkt, ”Kommunebus”, der gør det muligt at samordnekørsel på tværs af de offentlige busser og den visiterede kørsel.”Kommunebussen” kan køre offentlig bus og lukket kørsel, hvilket åbner op forbedre kapacitetsudnyttelse på tværs af den visiterede kørsel og den kollektivetrafik (fx skolebusserne). Der har således en været snitflade til den netopgennemførte analyse af den kollektive trafik i Ringsted Kommune, som blevpræsenteret for Klima- og Miljøudvalget i februar 2017.

HvisRingsted Kommune vil indgå udviklingssamarbejde med Movia kræver det enforlængelse af kontrakterne med 1 år.

Samtidiger der behov for at der forud for udbuddet fastlægges serviceniveau(kvalitetsstandarder) på al visiteret kørsel, sikres hensigtsmæssige arbejdsmæssigeomkring visitation, opfølgning og bestilling af kørsel for at sikre en optimeretdrift af den visiterede kørsel fremadrettet.

SorøKommune står overfor at skulle genudbyde deres visiterede kørsel og har valgtat udbyde gennem Movia. En forlængelse af kontrakterne vil give mulighed for atkommende udbud kan koordineres med kørsel af borgere fra Sorø Kommune.

Udbuddethar således vist sig at være en større og mere kompliceret opgave end førstantaget, som har forlænget processen. Det vurderes ikke at være realistisk atgennemføre et udbud, der kan gå i drift pr. oktober 2017.

Administrationenindstiller derfor, at kontrakterne forlænges med samlet 1 år, så de udløber vedudgangen af september 2018 med henblik på at sikre den nødvendige tid til at gennemføreudbuddet på en måde der sikrer optimeret drift af den visiterede kørsel.

Forudsatat der kan gennemføres en forlængelse af kontrakterne med 1 år viladministrationen i april/ maj fremlægge en sag med henblik på, at der politisktages stilling til om Ringsted Kommune i forbindelse med det nye udbud selvskal gennemføre udbuddet eller om der som tidligere skal indgås samarbejde medMovia om udbud af kørslen.

Ingenbevillingsmæssige konsekvenser.

Enforlængelse af de eksisterende kontrakter vurderes, at kunne sikre den fornødnetid til at kunne gennemføre en hensigtsmæssig proces omkring udbuddet, så detkan udarbejdes på en måde der sikrer optimeret drift af den visiterede kørsel.Der vurderes således at være potentiale for effektiviseringer. Der kanherudover også i forbindelse udbuddet blive lagt op til servicetilpasninger.

Direktionen indstiller, at de nuværendekontrakter på Flexrute forlænges med et år med udløb ved udgangen af september2018.

Godkendt.

Ej til stede: Per Flor og Sadik Topcu

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Ressourcecentrethar udarbejdet en redegørelse samt restanceopgørelse pr. 31.12.2016 for at giveØkonomiudvalget en orientering om borgernes gæld til Ringsted Kommune og den indsats,der foretages for at inddrive gælden.

Desamlede restancer i Ringsted Kommune udgør 48,9 mio. kr. pr. 31.12.2016.Restancen udgjorde 45,9 mio. kr. pr. 31.12.2015. Der er således sket enstigning i gælden med 3,0 mio. kr. i løbet af 2016. (bilag 1).

SKATbesluttede i september 2015 at suspendere SKAT´s inddrivelsessystem EFI, dasystemet var behæftet med fejl. EFI blev brugt til at indeholde løn hosborgere, der skylder penge til det offentlige. Suspensionen har medført, atSKAT kun inddriver gæld i begrænset omfang.  Det forventes, at SKAT også i 2017kun vil foretage inddrivelse i begrænset omfang, hvorfor det må forventes, atgælden vil kunne stige yderligere. Endvidere forventes det, at SKAT på sigt vilkonstatere, at en del af gælden er forældet.

SKAThar i 2016 inddrevet i alt 3,0 mio. kr. til Ringsted Kommune. Til sammenligninginddrev SKAT i alt 5,9 mio. kr. i 2015, kr. 7,1 mio. i 2014 og 5,1 mio.kr. i2013.

Derer oversendt 38,7 mio. kr. til inddrivelse hos SKAT pr. 31.12.2016.  Pr.31.12.2015 var der 35,8 mio. kr. til inddrivelse hos SKAT (bilag 2).

I desamlede restancer og i tallet overført til skat er indeholdt et beløb på 13,9mio. kr. som vedrører en svindelsag fra 2008.

Denresterende restance på 10,2 mio. kr., som ikke er oversendt til SKAT,indeholder restancer med frivillige betalingsaftaler, uafsluttede konkurs- ogdødsboer, restancer hvor der i henhold til lovgivningen skal gives henstand pågrund af manglende betalingsevne, og restancer hvor seneste betalingsdato eroverskredet i begrænset omfang. (bilag 3)

Somen konsekvens af SKAT´s manglende inddrivelse har Ressourcecentret valgt atindgå frivillige aftaler vedrørende alle typer gæld og først sende gæld tilinddrivelse hos SKAT, når betalingsaftaler mv. ikke var overholdt.

Ressourcecentrethar i foråret 2016 foretaget en større indsats med at kontakte borgere pr.telefon, med henblik på at indgå betalingsaftaler. Det har ikke haft en storeffekt.

Uddybendebemærkninger omkring enkelte restancetyper:

Ejendomsskat:

Efteren stigning i 2015 er der igen i 2016 sket et fald i gælden med 0,5 mio. kr.
2,3 mio. kr. af den samlede gæld på 2,5 mio. kr. er sendt til inddrivelse hosSKAT.

Tilbagebetalingspligtig hjælp:

Skyldigtilbagebetalingspligtig kontanthjælp udgør 12,4 mio. kr. pr. 31.12.2016. Der ersket en stigning i gælden med i alt 1,2 mio. kr. Der er oversendt gæld tilinddrivelse hos SKAT på 6,6 mio. kr.

Herudoverer der i perioden 1.1.2016-31.12.2016 opstået ny gæld hos 163 borgere på i altkr. 2,8 mio. kr. Gælden vedrører borgere, som har modtaget hjælp modtilbagebetaling, fordi de for eksempel har haft svært ved at styre deresprivate økonomi eller modtaget hjælp til indskud i bolig. Herudover har en delborgere modtaget ydelser, som de ikke var berettiget til, fordi de ikke haroplyst Ydelseskontoret om, at de har fået anden indtægt. Det er manforpligtiget til som modtager af offentlig understøttelse. I forbindelse medden løbende kontrol i Ydelseskontoret opdages sådanne sager og der bliverfremsendt krav om tilbagebetaling.

Deter ikke muligt i forhold til lovgivningen at fastsætte betalingsordningeroverfor borgere med lav indkomst. Ca. 6 mio. kr. af gælden vedrører borgere,hvor dette er tilfældet. Provenuet på denne restancemasse er traditionelt lavaf ovennævnte årsager. Ved lav indkomst forstås udbetalt nettoindtægt under141.409 kr. for forsørgere og 113.400 kr. for ikke-forsørgere.

Ifølgeaktivlovens § 95, stk. 2, bortfalder tilbagebetalingskravet, når der er gået 3år efter hjælpens udbetaling, uden at der har været økonomisk mulighed for atfastsætte en betalingsordning. I 2016 er der afskrevet ca. 1,3 mio. kr. somfølge af bortfald/forældelse mv.

Diverseregningskrav: (sygedagpenge, børneydelser, pension, løn, bibliotekskrav,kontraktmæssige forpligtigelser vedrørende akutboliger og øvrige regningskrav).

Restancenudgør i alt 5,7 mio. kr. pr. 31.12.2016. Det er oftest store regninger, hvorborgeren ikke har økonomisk mulighed for at afdrage.

Daginstitution/SFO:

Skyldigdaginstitution/SFO udgør 2,6 mio. kr. pr. 31.12.2016. Der er sket en stigning igælden på 0,4 mio. kr. i 2016.

SKAThar ikke foretaget modregning i børne- og familieydelsen i januar 2016 på grundaf suspendering af EFI-systemet. Ringsted kommune har i april og juli kvartal2016 modregnet ca. 1,35 mio. kr. via Udbetaling Danmark. Skat har i oktoberkvartal 2016 modregnet 0,3 mio. kr.

Boligindskudslån:

Restancenudgør 5,7 mio. kr. pr. 31.12.2016. Kommunens andel udgør 1/3 af restancen. 4,8mio. kr. er fremsendt til inddrivelse hos SKAT. Restancen er jævnt stigende pågrund af højere indskud og SKAT’s manglende inddrivelse. Ressourcecentretforsøger at indgå betalingsaftaler på disse krav, det har dog vist sig at væresvært.

Mellemkommunale regninger:

Tilgodehavendetvedrørende mellemkommunale regninger udgør 1,0 mio. kr. pr. 31.12.2016.Regningerne vedrører opkrævninger til andre kommuner for borgeres ophold ieksempelvis plejeboliger, botilbud og undervisning på specialskoler. Deropkræves for ca. 11,6 mio. kr.. hver måned til andre kommuner.

Tilbagekøb af gæld:

Skatteministerieter i gang med at udarbejde en analyse af et eventuelt afkøb af kommunernesgæld. KL forventer at analysen kommer indenfor overskuelig fremtid.

Ingen.

Ingenbevillingsmæssige konsekvenser på nuværende tidspunkt.

Detvurderes at gælden vil vokse, set i lyset af at SKAT ikke længere kan modregnei løn hos borgerne. Administrationen arbejder på at lave flere betalingsaftalerog få borgerne til at underskrive en gældserkendelse, der kan forlængeforældelsen af gælden op til 10 år.

Udfaldetaf forhandlingerne mellem KL og regeringen vedrørende et statsligt afkøb af dekommunale restancer afventes.

Direktionen indstiller, at orienteringen tages til efterretning.

Tagettil efterretning

Ej til stede: Per Flor og Sadik Topcu

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Revisionaf kommunens finansielle strategi fremlægges efter rådgivning fra kommunenshovedbank med henblik på at give kommunen bedre rammer for håndtering afoverskudslikviditet.

Denfinansielle strategi er et bilag til kommunens kasse- og regnskabsregulativ, ogsom sådan skal ændringer godkendes i Økonomiudvalget.

Kommunensfinansielle strategi er et bilag til kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ, oger bl.a. underlagt rammerne i kommunens økonomiske politik. Formålet med denfinansielle strategi er at fastlægge konkrete mål og rammer for kommunensrisiko i forbindelse med såvel låne- som investeringsportefølje med henblik påat skabe det bedst mulige afkast.

Denfinansielle strategi blev senest revideret i 2012.

I detnuværende renteniveau betaler kommunen op til 0,65% p.a. i rente på positivtindestående. For at mindske den negative rente forøges kommunensobligationsbeholdning løbende. Der er altid store udsving i likviditet hen overmånedsskifte, hvor likviditeten typisk svinger med ca. 100 mio. kr. Detbetyder, at det er nødvendigt med en vis likviditet i løbet af måneden, somstår og koster renter hver dag.

Forat undgå dette, anbefaler kommunens hovedbank, at kommunen yderligere forøgerobligationsbeholdningen og indgår såkaldte repo-forretninger, der giver adgangtil likviditet de perioder, hvor likviditeten risikerer at komme underkommunens kreditmaksimum.

Repo-forretningerfungerer som en metode til at få adgang til yderligere likviditet i deperioder, hvor der er et stort træk på kommunens konti, typisk i forbindelsemed månedsultimo.

Ipraksis er der tale om adgang til likviditet mod at stille depotbeholdningensom sikkerhed. Der betales en lille rente for at få adgang til likviditet, meni det nuværende rentemarked er der alligevel positivt afkast forbundet medindgåelse af en repo-forretning.

Kommunenkan på den måde sænke sit daglige indestående, så der ikke betales renter henover måneden, og når de store udsving kommer ved månedsultimo, kan kommunen vedhjælp af repo-forretningen få adgang til likviditet for at undgå overtræk påkontoen.

Det viltypisk være 5 dage omkring månedsskifte, at kommunen vil indgårepo-forretningerne.

Ibilag 1 fremgår den reviderede finansielle strategi og i bilag 2 fremgårrådgivningsmateriale fra Nordea vedr. indgåelse af repo-forretninger. I bilag 3fremgår ændringerne i den finansielle strategi markeret med rødt.

Sagenhar ikke været i høring.

Sagenhar ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Anvendelse af repo-forretninger givermulighed for en mere fleksibel likviditetsstyring, som vil kunne mindske dennegative forrentning af kommunens løbende indestående. Ved brug af ordningenvil kommunen spare omkring 0,3 mio. kr. i rente årligt. 

Direktionen indstiller, at den revideredefinansielle strategi godkendes

Godkendt

Ej til stede: Per Flor og Sadik Topcu

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

BDOhar fremsendt delberetning vedrørende løbende revisionsopgaver i 2016.

Styrelseslovens§ 45, stk. 2 foreskriver, at Byrådet i et møde træffer afgørelse med hensyn tilrevisionens eventuelle bemærkninger.

Revisionen har omfattet internekontroller i forbindelse med regnskabsføring, IT-sikkerhed, løn- ogpersonaleområdet samt sociale områder med statsrefusion. Den fremsendtedelberetning vedlægges som bilag til denne dagsorden.

Revisionen har ikke givet anledningtil bemærkninger, men i beretningens delkonklusioner er der i følgende afsnitanbefalet ændrede procedurer m.v.

Bilagsbehandling,forfaldne fakturaer

Revisionenkonstaterer, at der hvert kvartal udsendes rykkere via kommunens økonomisystemtil de personer i organisationen der har forfaldne fakturaer, men at der ikkeer en fast procedure for opfølgning. Revisionen konstaterer samtidig, atomfanget af forfaldne fakturaer er steget relativt kraftigt, og det anbefales,at der udarbejdes en procedure for ubetalte fakturaer, således at renter oggebyrer undgås. 

Decentralt besøg ved Campusskolen

Iforbindelse med besøg på Campusskolen har revisionen anbefalet, at skolenfastsætter og beskriver procedurer for:

• opbevaring af klassekasser
• anvendelse af købekort i skolens kantine
• månedlig lønkontrol

IT-sikkerhed

Revisionenfremkommer med følgende anbefalinger til kommunens IT-sikkerhed:

1. at adgang til midlertidige datafiler, der overføres mellem det centrale økonomisystem og øvrige systemet, begrænses til medarbejdere med et arbejdsbetinget behov herfor.
2. at der beskrives og indføres en forretningsgang for indhentning og vurdering af den årlige revisorerklæring hos kommunens IT-leverandører, herunder erklæring fra KMD A/S.
3. at der sker en opdatering af informationssikkerhedspolitikken, således at informationssikkerhedsarbejdet kan organiseres og udføres i tråd med kommunens teknologianvendelse og forretningsområder.
4. at informationssikkerhedspolitikken styrkes ved at:
• udarbejde IT-risikovurderinger af kommunens mest kritiske IT-systemer.
• etablere en IT-sikkerhedsorganisation, til at sikre implementering ag informationssikkerhedspolitikken i organisationen samt efterlevelse heraf.
• udarbejde IT-beredskabsplaner for kommunens mest kritiske IT-systemet til at imødegå nedbrud.

Sociale områder med statsrefusion

Revisionenhar konkluderet, at kommunens generelle systematiske kvalitetskontrol afsagerne på arbejdsmarkedsområdet har medført, at der er en god dokumentation ogjournalføring i sagerne. Dog anbefales det, at der foretages samledekonklusioner på udførte kvalitetskontroller, og at der i alle tilfælde tagesstilling til om der skal iværksættes tiltag om følge af konstaterede fejl ogmangler.

Endvidereanbefaler revisionen, at der i forbindelse med udbetaling af ydelser direktetil en leverandør, men for en borger, foretages en særlig kontrol af atbetalingerne tilgår den rette modtaget.

Vedgennemgang af personsagerne har revisionen konstateret, at sagerne genereltadministreres i henhold til gældende regler. Der er dog konstateretenkeltstående fejl og mangler vedrørende manglende rettidig opfølgning.

Nedenfordirektionens vurdering af de fremsatte anbefalinger:

Vedr.bilagsbehandling, forfaldne fakturaer

Administrationenvil fortsætte udsendelse af kvartalsvise påmindelser til de personer der harforfaldne fakturaer og etablere procedurer for opfølgning, således at antalletaf ubetalte fakturaer bliver reduceret.

Detskal anføres, at de forfaldne fakturaer der registreres i økonomisystemet, erfakturaer der har overskredet den betalingsfrist leverandrøren har anført.Denne frist kan være fastsat kortere end 30 dage, som kommunen normalt aftalermed leverandører. Herudover kan der være uenighed om fakturaens indhold, sombevirker, at den ikke er betalt rettidigt.

Deforfaldne fakturaer et fordelt på hele organisationen. Der er ikkeenkeltområdet der har særlig mange forfaldne fakturaer.

Såfremtantallet at forfaldne fakturaer ikke fremover falder, vil der underledelsesinformation på midtpunktet bliver oplyst om omfanget af forfaldnefakturaer.

Vedr. decentralt besøg ved Campusskolen

Skolenhar efterfølgende udarbejdet beskrivelse af de efterlyste procedurer.

Vedr. IT-sikkerhed

Ad. 1

RingstedKommune har igangsat opgaven og forventer, at den er gennemført inden udgangenaf 2. kvartal 2017.

Ad. 2

Revisorerklæringfra KMD er indhentet i 2016. Procedure for indhentning af revisorerklæringerfra it-leverandører vil indgå i kommende IT sikkerhedsprojekt.

Ad. 3

RingstedKommune er opmærksom på revisionens anbefalinger, og har igangsat et ITsikkerheds projekt. Der er forventningen, at Ringsted kommune i 2. kvartal 2017påbegynder modernisering af sikkerhedsbestemmelserne. Bestemmelserne forventesimplementeret i samtlige centre inden udgangen af 2. kvartal 2018.

Projektetsamordnes med Digitaliseringsforening Sjælland (Digit).

Ad. 4

Etableringaf IT-sikkerhedsorganisation, samt udarbejdelse af IT-risikovurderinger ogIT-beredskabsplaner for kommunens mest kritiske systemer vil indgå i kommendeIT- sikkerhedsprojekt.

Vedr. sociale områdermed statsrefusion

Derudføres en samlet konklusion på generelle fejl og mangler i sagsbehandlingen pårelevante områder, som for eksempel forsikrede ledige, hvor der gennemføres ettematisk tilsyn på 10 sager. På områder hvor der kun udtages enkelte sager,vurderes en samlet konklusion ikke at være relevant.

Dervil være fokus på fremadrettet at gennemføre løbende kontrol afsagsbehandlingen i det omfang, det er praktisk og fagligt muligt.

Derer fortsat fokus på, at der sker en rettidig besvarelse af sagskontrollen, ogat der udarbejdes opsamlingsnotater med henblik på at udarbejde indsatsplanerpå relevante kontrolområder.

Resultatetaf den gennemførte kontrol inddrages således i tilrettelæggelsen af de kommendekontrolområder, således at der sker en løbende opfølgning på tidligerekontrolområder med behov for opfølgning, samtidig med at der inddrages nyekontrolområder.

Demanglende kontroller vedrørende betalinger til leverandører er nu foretaget.

Sammenfattendevurdering

Direktionen tager revisionenskommentarer og anbefalinger til efterretning. Det vurderes, at revisionensanbefalinger vil være efterkommet med de tiltag, der er beskrevet ovenfor.

Direktionen indstiller, atrevisionsberetningen og direktionens forslag til besvarelse godkendes.

Anbefalesgodkendt.

Ej til stede: Per Flor og Sadik Topcu

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Sagenfremlægges med henblik på stillingtagen til ansøgning fra Landsbyforum om24.000 kr. fra Temaudviklingspuljen til afholdelse afadministrationsomkostninger i 2016 og 2017.

Landsbyforumsøger om at få dækket afholdte udgifter på 12.000 kr. i 2016 og fremtidigeudgifter på 12.000 kr. i 2017. I alt søger Landsbyforum om 24.000 kr. Som følgeaf beslutning i i Økonomiudvalget 25. juni 2007 er administrationen kunbemyndiget til at tage stilling til ansøgninger under 10.000 kr. (Bilag 1).

Landsbyforumsformål er at varetage borgernes interesse i kommunens landområder og herigennembevare og udvikle det miljø og den kultur landområderne repræsentere. Konkretvaretager Landsbyforum administrationen af tre kommunale puljer: Kulturpuljen,Temaudviklingspuljen og Helhedsplanpuljen.

Landsbyforumsansøgning er vedlagt som Bilag 2.

Økonomiudvalgetvedtager årligt rammerne for uddeling af midlerne fra Temaudviklingspuljen.Rammerne består af et overordnet tema og retningslinjer for uddelingen afmidlerne.

Økonomiudvalgethar d. 6. marts 2017 besluttet, at ændre retningslinjerne, så det nu er muligtfor Landsbyforum at få afholdt udgifter til administrationsomkostninger fraTemaudviklingspuljen (Bilag 3).

Detteårs tema og de reviderede retningslinjer er som følger:

Åretstema:

• Aktiviteter, projekter og udviklingsplaner til etablering, udvikling, opretholdelse og styrkelse af landområdernes foreninger, organisationer, institutioner, interessegrupper og borgernetværk, både internt og på tværs af landområderne. Med fokus på livskvalitet på landet skal udviklingsmidlerne bidrage til at styrke det lokale engagement og initiativ samt de værdier, ressourcer og identiteter, der er knyttet til at bo på landet.

Retningslinjer:

• Der kan søges om midler til mindre gaver og forplejning i forbindelse med afholdelse af arrangementer, der understøtter ovenstående tema.   
• Der kan ikke søges midler til drifts- og anlægsopgaver, større inventar og udgifter til afholdelse af fester, dog undtaget midler til afholdelse af Landsbyforums administrationsomkostninger.

Ingen

Sagenhar ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Administrationenvurderer, at Landsbyforums administrative midler bruges til at understøttearbejdet med at bevare og udvikle aktiviteter og projekter i landområderne.Administrationen vurderer endvidere, at tildelingen af midler fraTemaudviklingspuljen er vigtig for at fastholde Landsbyforums engagement ogaktiviteter i relation til at understøtte konkrete projekter som udspringer afudviklingspuljen. 

Administrationenvurderer endeligt, at ansøgningen er i overensstemmelse med dette års rammerfor uddeling af midler fra Temaudviklingspuljen.

Direktionen indstiller, at Landsbyforumsansøgning på i alt 24.000 kr. til afholdelse af administrationsomkostninger i2016 og for 2017 godkendes.

Godkendt

Ej til stede: Per Flor og Sadik Topcu

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Ikommunens økonomiske politik er fastsat regler for overførsel (genbevilling) afuforbrugte budgetbeløb i et regnskabsår til det efterfølgende regnskabsår.Denne sag omhandler genbevilling af uforbrugte bevillinger i 2016.

Dervedlægges bilag, der specificerer de enkelte overførsler.

Ikommunens økonomiske politik fastsættes rammer for overførsel af uforbrugteinstitutions- og udvalgsbevillinger til efterfølgende år. Som hovedregel kander ikke overføres uforbrugte bevillinger på udvalgsbevillinger, mens der udenvidere kan overføres mer- eller mindreforbrug på institutionsbevillinger, sålænge de er inden for visse rammer (2 eller 5 % af bevillingen). Overskridesrammerne skal der særlige omstændigheder til overførsel af mindreforbrug, mensmerforbrug som hovedregel overføres fuldt ud.

Overførselaf positive budgetbeløb giver mulighed for at forbruge mere end der er afsat idet vedtagne budget. Omvendt skal områder der har fået overført negativebudgetbeløb forbruge mindre, end der er afsat i det vedtagne budget. Negativeoverførsler er således med til at finansiere positive overførsler.

Overførselsadgangenhar en virkning på kommunens kassebeholdning: Mindreforbrug ligger somuforbrugte midler i kommunekassen og overførsler bliver i det følgende årfinansieret derfra. Den påvirker også de givne bevillinger, fordi adgangen tiloverførsler medfører at en del af kommunens kassebeholdning er disponeret tiloverførte budgetbeløb, og at en del af eventuelle bevillingsændringer kanmodsvares af opsparede mer- eller mindreforbrug.

Overførselaf budgetbeløb bliver desuden problematiseret i Budgetloven efter hvilkenkommunerne bliver målt på de faktiske serviceudgifter i forhold til de vedtagnebudgetter til service i det enkelte regnskabsår. Budgetloven er udformetsåledes, at hvis de kommunale regnskaber viser, at kommunerne under ét haroverskredet deres budgetter, nedsættes bloktilskuddet tilsvarende. 40 pct. afnedsættelsen fordeles på alle kommuner i forhold til folketallet, mens 60 pct.fordeles mellem de kommuner, der har overskredet deres budgetter.

Serviceudgiftsrammenbliver ikke forøget, uanset om en kommune har haft et samlet mindreforbrug iforegående år og ønsker at overføre disse midler til det efterfølgende år.Konsekvensen af et merforbrug i et regnskabsår er, at kommunen i efterfølgendeår kan risikere at få en ”bøde” af staten på et beløb på op tilbudgetoverskridelsen, afhængigt af om den enkelte kommune og kommunerne underet har overholdt den aftalte ramme for serviceudgifter.

Deter derfor vigtigt, at de overførte budgetbeløb fra foregående år ikke givermulighed for væsentlige ændringer af den samlede aktivitet i kommunensinstitutioner.

Derforeslås overført netto 19,9 mio. kr. (udgiftsbudget vedrørende service) til2017, hvilket er 8,5 mio. kr. mere end det blev overført fra 2015 til 2016.Herudover foreslås overført mindreforbrug i 2016 på i alt 1,7 mio. kr. tilafvikling i årene 2018-2019. Det handler om regulering af takster andrekommuner betaler for anvendelse af Ringsted Kommunes specialinstitutioner samt Kildeskolen.

De19,9 mio. kroner vil altså isoleret set forøge Ringsted Kommunesserviceudgifter i 2017. For at imødegå, at kommunen bliver omfattet afsanktionslovgivningen, er der imidlertid i budgettet for 2017 indarbejdet etsåkaldt teknisk serviceramme på 14,7 mio. kr. som der ikke må disponeres over.Serviceudgifterne i regnskabet bør således højst udgøre 14,7 mio. kr. mere endi det vedtagne budget.

Påbaggrund af tidligere års erfaringer vurderes det, at overførslerne til 2017næppe vil blive anvendt fuldt ud i 2017 og med en stramøkonomistyring, er det derfor direktionens vurdering, at kommunensserviceudgiftsramme i 2017 ikke vil blive overskredet.

Detforeslås, at puljen på 14,7 mio. kr. tilbageføres kassen, idet den nu haropfyldt sit formål.

Inedenstående tabel er vist hvorledes de foreslåede overførsler fordeler sig påudvalg:

Alleoverførsler vedrørende skattefinansieret drift er serviceudgifter.

Denlikviditetsmæssige virkning af overførslerne er, at der i 2017 kan anvendes i alt111,3 mio. kr. udover det vedtagne budget. Heraf vedrører 19,9 mio. kr.serviceudgifter, 77,4 mio. kr. vedrører anlæg og 14,0 mio.kr. vedrører indskudi Landsbyggefonden vedrørende Margrethegården.

Overførslertil årene efter 2017 indarbejdes i det tekniske budgetforslag for 2018.

Anlæg

Eteventuelt uforbrugt rådighedsbeløb til et planlagt anlægsarbejde i et regn­skabs­årforeslås overført til det efterfølgende års budget, hvis anlægsarbejdet ik­keer afsluttet.

Etuforbrugt rådighedsbeløb er udtryk for, at der er sket en tidsmæssigforskydning af anlægsprojektet gennemførelse, og overførslen giver såledesmulighed for at færdiggøre projektet.

Specifikationerfremgår af bilag.

Overførsel fra 2015 til 2016

Iforbindelse med Byrådets behandling den 9. maj 2016 af sag om overførsel afuforbrugte budgetbeløb til 2016 blev følgende besluttet:

”Anbefales godkendt med bemærkningenom, at der til dækning af forventet merforbrug på den vidtgåendespecialundervisning yderligere overføres op til 4,95 mio. kr. til 2016 samt 75% af op til kr. 3,5 mio. kr. til 2017. Det endelige beløb afklares iforbindelse med regnskabet for 2016.”

Detendelige beløb er opgjort til 2,625 mio. kr.

Overførslener ikke indarbejdet i ovenstående tabel eller i det vedlægte bilag.

SåfremtByrådet vælger at overføre beløbet. vil udgiften likviditetsmæssigt kunneafholdes indenfor det likviditetsoverskud regnskabet giver på 7 mio. kr., mendet vil medvirke til at vanskeliggøre overholdelse af kommunens serviceramme i2017.

Der henvises tilbilag.

Direktionen indstiller,

1. at uforbrugte bevillinger i 2016 genbevilges som anført.
2. at den afsatte tekniske servicepulje i 2017 på 14,7 mio. kr. tilbageføres kassen.
3. at Byrådet tager stilling til overførsel af budget til vidtgående specialundervisning i 2017.

Ad1. Anbefales godkendt.

Ad2. Anbefales godkendt.

Ad3. Udvalget anbefaler, at der dækkes 75 % af merforbrugop til 5 mio. kr. til vidtgående specialtilbud i 2017.

Anbefalesgodkendt

Anbefalesgodkendt

Ej til stede: Daniel Nørhave

Godkendt.

Anbefalesgodkendt.

Ej til stede: Benny Christensen, Jan Jakobsen og FinnAndersen

Anbefalesgodkendt.

Ej til stede: Kisser Franciska Lehnert og Anders Weber

Detsamlede mindreforbrug for bibliotek og borgerservice 2016 er 455.176 kr. udenudvalgsbevilling. Bibliotek og borgerservice opfattes som én institution, hvorder arbejdes med en samlet overførselsadgang. Den samlede overførselsadgang fra2016 til 2017 er 360.037 kr. (2%). Det overskydende beløb på 95.139 kr. eraftalt at skulle indgå i overførselssagen mellem Erhvervs-, Kommunikations- ogFritidscentret og Ressourcecentre, men er desværre udgået af materialet.

Begrundelsentillægsoverførslen på 95.139 kr. er, at der det meste af 2016 er arbejdet medforberedelse af etablering af café på biblioteket, hvor driften gennemføres afCafé Ingeborg. Caféen skulle have været etableret inden udgangen af 2016, menen juridisk afklaring ift. muligheden for accessorisk virksomhed i relation tilkommunalfuldmagten har udsat etableringen – og rykket den ind over årsskiftet.

Anbefalesgodkendt med fagudvalgenes bemærkninger og med ønsket om at puljen tilungdomskultur overføres fuldt ud. Endvidere anbefales at der overføres 95.139yderligere til bibliotek/borgerservice jf. den supplerende sagsfremstilling. 

Ej til stede: Per Flor og Sadik Topcu

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Idenne sag skal Byrådet godkende kommuners regnskab for 2016 og oversende dettil revisionen.

Regnskabetforeligger som bilag til denne dagsorden.

Ihenhold til Økonomi- og Indenrigsministeriets procedureregler for kommunersregnskabsaflæggelse skal Byrådet inden 1. maj oversende kommunens regnskab fordet foregående regnskabsår til revisionen. Herefter revideres regnskabet ogrevisionen afgiver beretning derom.

Byrådetbehandler herefter revisionens bemærkninger og regnskabet godkendes endeligt påmødet i september 2017.

Hovedkonklusioner på regnskabet

Kommunensregnskab for 2016 i sammendrag:

Resultatetaf den ordinære drift udgør i regnskabet 141,3 mio. kr., hvilket er 20,5 mio.kr. større end det korrigerede budget.

Derer en afvigelse vedrørende finansiering på 6,5 mio. kr. som primært skyldes, atder er et restbudget på 3,5 mio. kr. på særlig pulje til imødegåelse afusikkerhed på arbejdsmarkedsområdet, og der er modtaget et tilskud på tilflygtninge og til medfinansiering af sundhedsudgifter der ikke fuldt ud erudmøntet til driftsområdet. Til gengæld er der indgået færre indtægtervedrørende ejendomsskatter og dækningsafgift end forudsat.

Herudoverhar der været færre udgifter til skattefinansieret drift. I 3. budgetopfølgningfor 2016 var et forventet forbrug på skattefinansieret drift på 1.996,1 mio.kr., mens regnskabet viser en udgift på 1.991,9 mio. kr. eller 4,2 mio. kr.mindre end forventet.

Iresultatet af det skattefinansierede område er de skattefinansierede anlægmedtaget. Det samlede resultatet viser et overskud på 92,9 mio. kr. hvilket er119,4 mio. kr. mere end forudsat i det korrigerede budget. Det positiveresultat skyldes primært, at anlægsprojekter ikke er gennemført som forudsat ibudgettet, eksempelvis torveprojektet, sundhedshuset og den nye daginstitutioni Benløse.

Resultatetaf Renovationsområdet (brugerfinansieret) er en nettoindtægt på 2,8 mio. kr.Der er udført klimaprojekter for 14,3 mio. kr. således at de samledenettoudgifter til det brugerfinansierede område udviser 11,5 mio. kr. eller18,0 mio. kr. mere end budgettet. Afvigelsen er udtryk for, at klimaprojekterikke er endeligt finansieret. Når projekterne er afsluttet, vil der bliveoptaget lån svarende til udgifterne og ydelserne på lånene vil blive betalt afRingsted Forsyning A/S.

Regnskabetgiver samlet set en likviditetsforbedring der er 45,7 mio. kr. hvilket er 119,6mio. kr. bedre end det korrigerede budget. I det korrigerede budget var detforudsat, at alle budgetoverførsler fra 2015 var forbrugt i 2016, hvilket ikkehar været tilfældet.

Iforlængelse af regnskabsafslutningen indstilles i en særskilt sag overførtnetto 113,0 mio. kr. til forbrug/mindreforbrug i 2017 og årene derefter. Denvarige likviditetsforbedring af regnskabet er derfor på 6,6 mio. kr. Heri erikke indeholdt eventuel overførsel vedrørende vidtgående specialundervisning på2,6 mio. kr. jfr. sag om overførsel af uforbrugte bevillinger til 2017.

Serviceudgifterne– som er en del af de skattefinansierede driftsudgifter – har udgjort 1.423,0mio. kr. hvilket er 36,0 mio. kr. under det vedtagne budget. Kommunens faktiskeserviceudgifter i regnskabet må ikke overstige serviceudgifterne i det vedtagnebudget, og kommunen har således overholdt servicerammen for 2016, selv om derblev overført uforbrugte bevillinger til serviceudgifter på 11,4 mio. kr. fra2015 til 2016, udover det vedtagne budget til serviceudgifter.

Merforbruger forbrugt af kassen, men samtidig har mindreforbrug bevirket, at kassen erblevet styrket. Såvel positive som negative regnskabsafvigelser finansieressåledes af kassen. Med godkendelse af regnskabet godkender Byrådet samtidigtkassefinansiering af merforbrug og mindreforbrug.

Økonomisk politik

Inedenstående skema er redegjort for i hvilket omfang kommunens økonomi i 2016har været i overensstemmelse med den økonomiske politik Byrådet vedtog iseptember 2016.

Opmærksomhedspunkter

Regnskabetgiver anledning til særlig opmærksomhed på enkelte områder, hvor der i 2017 vilvære behov for tæt opfølgning. Det handler om følgende:

Skoler: Enkelteskoler har i 2016 haft et merforbrug. Der er aftalt genopretningsplaner for deskoler der har haft merforbrug, således at underskuddene vil blive afvikletover de næste 1-2 år. Skolerne vil blive fulgt tæt med henblik på overholdelseaf de indgåede genopretningsaftaler samt generel budgetoverholdelse på området.

Det specialiserede socialområde: Der har i 2016 været et stort udgiftsprespå området og det har været nødvendigt at tilføre yderligere ressourcer tilbørneområdet. I budget 2017 er hele området blevet tilført flere ressourcer,men der vil fortsat være behov for en stram økonomistyring med henblik på budgetoverholdelse.

Der henvises til bilag.

Direktionenvurderer, at det samlede regnskabsresultatet hverken har styrket ellerforringet kommunens økonomiske stilling.

Derer dog fortsat nogle meget betydelige driftsudfordringer, ikke mindst på detspecialiserede socialområde, som også vil række ind i 2017.

Tiltrods for mindreforbrug på flere områder vurderes det, at de vedtagneserviceniveauer er overholdt.

Direktionenvurderer endvidere, at Ringsted Kommunes økonomiske politik på de væsentligstepunkter er overholdt. På nogle punkter har kommunens økonomi udviklet sig bedreend forudsat i den økonomiske politik.

Direktionen indstiller,

1. at regnskabet, inkl. bemærkninger, godkendes til oversendelse til revisionen
2. at afsluttede anlægsregnskaber godkendes
3. at afvigelser mellem budget og regnskab finansieres af kassebeholdningen

Ad 1.Anbefales godkendt

Ad 2.Anbefales godkendt

Ad 3.Anbefales godkendt

Anbefalesgodkendt.

Anbefalesgodkendt

Ej til stede: Daniel Nørhave

Godkendt.

Anbefalesgodkendt.

Ej til stede: Benny Christensen, Jan Jakobsen og FinnAndersen

Anbefalesgodkendt.

Ej til stede: Kisser Franciska Lehnert og Anders Weber

Anbefalesgodkendt.

Ej til stede: Per Flor og Sadik Topcu

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

SorøKommune har anmodet Ringsted Kommune om forlængelse af samarbejde omkringelever til 10. skoleår fra Sorø Kommune.

SorøKommune har anmodet om forlængelse af samarbejdet omkring 10. skoleår. Der harsiden skoleåret 15/16 efter politiske beslutning været et tæt samarbejde de tokommuner imellem reguleret via en driftsoverenskomst, der regulererklassestørrelser, kapacitet og pris.

Efteret evalueringsmøde i februar 2017 er der udarbejdet et forslag tildriftsoverenskomst, der ud over den almindelige 10. klasse også indeholder deterhvervsrettede 10. klasseforløb benævnt eud10 og det kombinerede 10.klasseforløb og 1. del af erhvervsuddannelsernes grundforløb benævnt 10eux.

Undervisningenpå de nævnte forløb foregår dels på Zealand Business College (ZBC) og dels på10. klassecentret på Campusskolen.

Iforslaget til driftsoverenskomst (bilag 1) udarbejdet i samarbejde med SorøKommune, er der udover beskrivelser af klassestørrelse, kapacitet og priser,nærmere beskrivelser af de forskellige 10. klasseforløb herunder beskrivelse afprøver, brobygning, vejledning og tilsyn.

Prisernefor såvel et almindeligt 10. klasseforløb er fastsat for 40 ugers undervisningi 10. klasse og for eud10 pr. elev opgjort pr. d. 5. september. Priserne dækkerlønninger, materialer, grunde og bygninger, administration og konsulentbistand.

Derhar været afholdt et evalueringsmøde med deltagelse af en repræsentant fra SorøKommune og lederen af Ringsted Kommunes 10. klassecenter.

Idriftsoverenskomsten er prisen for et almindeligt 10. klasseforløb fastsat til 67.487kr. pr. elev og for eud10 er prisen fastsat til 75.487 kr. Der er ikke fastsaten særskilt pris for 10eux idet dette forløb er statstakstfinansieret.

Administrationenvurderer det på baggrund af evalueringen hensigtsmæssigt, at forlængedriftsoverenskomsten, der muliggør og regulerer undervisningen af 10.klasseelever fra Sorø Kommune i skoleåret 2017/18. Med driftsoverenskomsten harbegge kommuner fortsat et aftalt og kendt grundlag at administrere optag ogdrift af 10. klasse undervisningen.

Direktionen indstiller,

1. at driftsoverenskomsten forlænges
2. at administrationen fremover bemyndiges til administrativt at aftale forlængelse af driftsoverenskomsten med mindre der foreslås ændringer

Ad1.Anbefales godkendt

Ad2. Anbefalesgodkendt

Anbefalesgodkendt

Ej til stede: Per Flor og Sadik Topcu

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Idenne sag skal der tages stilling til, om budgetterne og dermed taksterne forskole- og fritidstilbud i kommunens specialiserede tilbud skal reduceres fra 1.august 2017 – dvs. skoleåret 2017/2018.

Kommunenhar specialiserede skole- og fritidstilbud på Ådalskolen, A-huset, Asgårdcenter og et skoletilbud på behandlingshjemmet Nebs Møllegård.

Tilbuddeneer kendetegnet ved alle at være takstfinansierede, dvs. at der for hver type aftilbud er beregnet en takst, som dækker kommunens udgifter til tilbuddet.

Tilbuddenebenyttes dels af elever fra Ringsted Kommune, men i stor grad også af eleverfra andre kommuner. For elever fra Ringsted Kommune er betalingen af takstenfordelt på henholdsvis elevens distriktsskole og den centrale bevilling ’Vidtgående specialundervisning’. Elevens distriktsskole betaler en enhedspris,og ’Vidtgående specialundervisning’ betaler den resterende del af taksten.

I2016 har skolerne og ’Vidtgående specialundervisning’ samlet set haft etmerforbrug på 5 mio. kr. vedr. betaling for undervisning på specialiseredetilbud. Dette merforbrug blev i 2016 dækket af en pulje på 5,0 mio. kr., somblev politisk vedtaget d. 9. maj 2016. Denne pulje er i 2017 fastsat til 2,6mio. kr.

Merforbrugetskyldes først og fremmest, at antallet af elever med vidtgåendespecialundervisningstilbud har været i stigning de seneste år. Denne udviklinger der igangsat flere initiativer for at få vendt – hvor fokus først ogfremmest er at skabe flere inkluderende tilbud på distriktsskolerne, således atantallet af elever med vidtgående specialundervisningstilbud reduceres. Dettevil dog først have fuld effekt efter nogle år, og der må derfor forventes etmerforbrug også fremadrettet.

En afforudsætningerne for at skolerne kan skabe de inkluderende tilbud, er at der erden økonomiske ramme til dette. Dette vanskeliggøres af, at skolerne samtidighar et øget økonomisk pres som følge af betaling af vidtgåendespecialundervisningstilbud.

Despecialiserede tilbud benyttes også i høj grad af elever fra andre kommuner.Blandt kommunerne er der øget fokus på, hvad tilbuddene koster. Udover detfaglige niveau i specialtilbuddene er det derfor også vigtigt, at tilbuddenekan konkurrere på prisen. En vigtig forudsætning for at kunne bevare det højefaglige niveau, er at tilbuddene har en størrelse som kan danne basis for delshøj faglighed men også økonomisk bæredygtighed.

Forat imødekomme disse hensyn kan budgetterne og dermed taksterne for despecialiserede skoletilbud reduceres.

Hvisbudgetterne reduceres med 4 %, betyder det, at tilbuddenes budgetter samletreduceres med 3,5 mio. kr. Tilsvarende vil der være en nedgang itakstbetalingen.

Forelever bosat i Ringsted Kommune, betyder reduktionen i takstbetalingen, atskolernes takstbetaling reduceres med 1,1 mio. kr. og samtidig reducerestakstbetaling for special fritidstilbud med 0,4 mio. kr.

Dennereduktion i takstudgifter indebærer, at skolernes udgifter til vidtgåendespecialundervisning tilsvarende reduceres. Hvilket i første omgang imødegår etforventet merforbrug, og på længere sigt skaber det økonomiske råderum påskolerne, som er en af forudsætningerne for de nødvendige inkluderende tilbud.

Reduktioneni de specialiserede skoletilbuds budgetter og dermed takster, kan realiseresfra starten af skoleåret 2017/2018.

Denuværende takster og takster fra august 2017 er vedlagt som bilag 1.

Administrationenhar afholdt møder med de specialiserede tilbud med henblik på at afdækkekonsekvenserne for tilbuddenes serviceniveau ved en reduktion af budgetternemed 4 %.

Budgetreduktionenvil have som konsekvens, at tilbuddene skal tilpasse udgifter til aktivitetersåsom lejrskoler, svømning, gratis eftermiddagsmad mm.

Desudenkan antallet af undervisningstimer øges for nogle lærere og forbruget afvikarer kan reduceres. Ligeledes kan antallet af elever pr. lærer øges fornogle tilbud.

Forde specialiserede skoletilbud svarer en 4%-reduktion at budgetterne til:

Debevillingsmæssige konsekvenser ved forslaget er:

Deter administrationens vurdering, at en reduktion af de specialiseredeskoletilbuds budgetter og takster vil skabe bedre rammer for, atdistriktsskolerne kan skabe det økonomiske råderum til at skabe nødvendigeinkluderende tilbud.

Deter samtidig administrationens vurdering, at specialskolerne – trodsbudgetreduktionen – stadig kan tilbyde specialundervisning på et højt fagligtniveau. Man kan overveje, at differentiere i den procentsats, somspecialtilbuddene skal reducere i deres ressource. Men administrationenvurderer på baggrund af dialog med skolerne, at serviceniveauet, selv omtilbuddene er meget forskellige, er ensartet, og derfor foreslås det reduceremed samme procentsats i alle tilbud.

Deter administrationen vurdering, at budgetreduktionen samtidig er med til atsikre skolernes fortsatte konkurrenceevne, og dermed grundlaget for et stabiltantal elever.

Direktionen indstiller, 

1. at budgetterne til skole- og fritidstilbud på Center Asgård, A-huset, Ådalsskolen og Nebs Møllegård reduceres med 4 % med virkning fra august 2017
2. at taksterne for skole- og fritidstilbud på Center Asgård, A-huset, Ådalsskolen og Nebs Møllegård reguleres svarende til budgetreduktionen med virkning fra august 2017.

Udvalget anbefaler ikke indstillingengodkendt. I stedet anbefales det:

1. at budgetterne til skole- og fritidstilbud på A-huset, Ådalsskolen og Nebs Møllegård reduceres med 2 % med virkning fra august 2017. Det vil sige med 5/12´s effekt i 2017.
2. at taksterne for skole- og fritidstilbud på A-huset, Ådalsskolen og Nebs Møllegård reguleres svarende til budgetreduktionen med virkning fra august 2017. Det vil sige med 5/12´s effekt i 2017.
3. at budgettet til skole- og fritidstilbud på Center Asgård reduceres med 2 % med virkning fra januar 2020.
4. at taksterne for skole- og fritidstilbud på Center Asgård reguleres svarende til budgetreduktionen med virkning fra januar 2020.

Børne-og Undervisningsudvalgets indstilling sendes i høring i Handicaprådet ogberørte institutioner.

Ej til stede: Per Flor og Sadik Topcu

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

D.28. februar 2017 besluttede Byrådet, at der skal igangsættes en proces for atstyrke den faglige progression på 0-16 års området. I denne sag fremlæggesoplæg til procesplan.

D.28. februar 2017 besluttede Byrådet, igangsætte en proces på 0-16 årsindeholdende tre følgende målsætninger;

• at bevare eksisterende dagtilbud og skoler i lokalområderne
• at antallet af medarbejderressourcer tæt på børnene øges, og at fokusere ledernes arbejde med kerneopgaven
• at understøtte mulighederne for at skabe progression i de faglige resultater, som pt. ligger under landsgennemsnittet

Byrådetvedtog endvidere, at områdets aktører skal involveres i processen, samt atforslag, som der er fremkommet i høringsprocessen angående ny struktur ogledelsesorganisering skal kvalificeres og indgå i processen (Bilag 1). Endeligt skal der også givesmulighed for, at nye forslag kan indgå.

Processenskal lede frem til en politisk beslutning i oktober 2017. Der er hverken taleom, at processen skal lede frem til besparelse, eller til yderligere ressourcertil området. I stedet skal den lede frem til forslag om hvordan de afsattemidler kan anvendes bedst muligt i bestræbelserne på, at indfri ovennævntemålsætninger.

Procesplanen(Bilag 2) foreslås, at indeholdefølgende centrale elementer;

• Identifikation af temaer – både allerede foreslåede og nye - som det vil være interessant og relevant at undersøge nærmere med henblik på at;
• reducere i ressourcer, som kan omfordeles til ressourcer tæt på børn og elever
• øge den faglige progression

Medarbejdere, elever, ledere og forældre involveres iidentifikationen. Dette foregår på henholdsvis Børneforum og Skoleforum.Børneforum afholdes den 29. marts 2017 og Skoleforum afholdes den 30. marts2017.

• Fokusgruppeinterview af medarbejdere, elever, ledere og forældre med henblik på, at få yderligere viden om temaerne. Viden om hvordan de understøtter målet om øget faglig progression, samt viden om hvad der kan skabes et økonomisk potentiale.
  For at få yderligere viden om temaerne, indhentes relevant viden fra andre kommuner og fra forskningsprojekter.

• Idé-workshop, hvor ovennævnte aktører, på baggrund af viden fra interviews, viden fra andre kommunen og fra forskningen, skal formulere konkrete ideer til tiltag der skal udarbejdes med henblik på at øge ressourcer tæt på børn og elever og på at styrke den faglige progression. Idé-workshoppen, som afholdes som et Børneforum og et Skoleforum, resulterer i et idékatalog, som sendes i høring, og som efterfølgende forelægges for Børne- og Undervisningsudvalget i september 2017, og til beslutning i Byrådet i oktober 2017.

Processenforeslås afviklet i to parallelle spor, således at dagtilbudsområdet ogskoleområdet har hver deres proces. Dog kan der sagtens være temaer, somindbefatter begge områder, og som dermed drøftes begge steder.

Dagtilbudsledergruppenog skoleledergruppen har udtalt følgende om procesplanen (Bilag 3).

Bestyrelsesformændfor dagtilbudsområdet og skolebestyrelsesformænd har udtalt følgende omprocesplanen (Bilag 4).

Ingenbevillingsmæssige konsekvenser.

Administrationenvurderer, at den foreslåede procesplan kan skabe en fin ramme for dels atkvalificere allerede foreslåede tiltag, og for dels at udvikle nye ideer, derkan styrke den faglige progression på området.

Administrationenvurderer, at det er vigtigt, hvis processen skal lykkes i fuldt omfang, ataktørerne er aktivt involveret igennem hele forløbet, og at det tydeligtfremgår, at der er tale om en ny selvstændig proces, hvor målsætningen er atskabe øget kvalitet i forhold til kerneopgaven; børn og unges trivsel oglæring.

Direktionen indstiller, at procesplan forstyrkelse af faglig progression på 0-16 års området vedtages.

Indstillingenanbefales ikke godkendt. Processen igangsættes som planlagt, men forlænges med2 måneder således at Byrådet træffer beslutning i december 2017.

Børne-og Undervisningsudvalget indstiller til Byrådet, at forlænge processen medfølgende bemærkninger:

• Arbejdsgrupperne får mere tid til at arbejde med temaerne

• Der skabes bedre rammer for bestyrelsernes arbejde og forberedelse, herunder dialog med politikerne

• Høringsperioden kan lægges efter sommerferien

Børne-og Undervisningsudvalgets indstilling anbefales godkendt.

Ej til stede: Per Flor og Sadik Topcu

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Sagenfremlægges med henblik på stillingtagen til kontrakten mellem Ringsted Kommuneog Ringsted Forsyning vedrørende klimatilpasningsprojektet Fynsgade medtilhørende sidegader og stationsområdet samt fastsættelse af servicemål forprojektet.

Endvidereskal der tages stilling til anlægsbevilling af projektering og afsættelse afrådighedsbeløb til projektet i henhold til gældende medfinansieringsregler.

Derblev i december 2015 indgået en aftale mellem Ringsted Forsyning A/S ogRingsted Kommune ud fra et foreløbigt skitseprojekt omkringklimatilpasningsprojektet Fynsgade med tilhørende sidegader og stationsområdetmed en kontraktsum på 36,6 mio. kr. (bilag 1).

Vedat indgå en aftale inden den 1. januar 2016 var det muligt at opnå 100 %finansiering via spildevandsforsyningsselskabets medfinansiering af kommunaleog private projekter vedrørende tag- og overfladevand.

Klima-og Miljøudvalget blev på mødet den 25. februar 2016 orienteret om aftalen ”Orienteringom klimatilpasningsprojekt på Fynsgade” samt det foreløbige skitseprojekt.

Iaftalen mellem Ringsted Kommune og Ringsted Forsyning er indskrevet, at dennekan frafaldes, hvis projektet ikke bliver godkendt politisk. Aftalen kanligeledes frafaldes, hvis den ikke godkendes af Ringsted Forsynings bestyrelse.

Endel af Fynsgade ligger inden for indsatsområde 1.21 ”Byens bånd” i RingstedKommunes handleplan for klimatilpasning. I samme handleplan er banelegemetudpeget som indsatsområde 1.4. Dette giver plangrundlaget for at kunne udføreklimatilpasning i området.

Administrationenog Ringsted Forsyning har nu fået detaljeret skitseprojektet med hensyn tilløsningerne, der skal håndtere tag- og overfladevand (bilag 2). 

Formåletmed projektet er at få skabt en forsinkelse af regnvandet i Fynsgade medsidegader via primært terrænbaserede løsninger, dvs. med åbne kanaler ogbassiner på overfladen i stedet for den traditionelle og dyrere løsning medkloakrør i jorden.

Deterrænbaserede løsninger vil bidrage til at afhjælpe oversvømmelse istationsområdet og på banelegemet og vil endvidere give en merværdi ved attilføre Ringsted by et væsentligt forbedret byrum med grønne og blå strukturer.

Figur 1:Situationsplan af forslag til terrænbaseret regnvandshåndtering i områderne.

Deforeløbige løsningsforslag for klimatilpasning af Fynsgade, Brogade og VilhelmAndersens Vej samt P-pladsen på stationsområdet baserer sig på at separereregnvand fra spildevandskloakken og styre regnvandet med så få indgreb sommuligt i det eksisterende vejanlæg.

Deforeslåede anlæg håndterer og forsinker regnvandet lokalt i kanaler ellermindre bassiner langs vejene.

Fynsgadeer karakteriset ved at være en bred gade med begrænset trafik. Der vil såledesvære mulighed for både at have vandkanaler, træer og rekreative elementer ivejsiderne og samtidigt bevare de nuværende parkeringspladser. Administrationenhar ved udarbejdelsen af skitseforslaget således lagt vægt på, at antallet afparkeringspladser ikke reduceres.

FraFynsgade til stationsområdet kan der ved rundkørslen etableres en overdækketvandkanal hen til stationens parkeringspladsområde ved Dagmarsskolen.

Deretableres en forsinkelseskapacitet på parkeringspladsen ved at anlæggevandkanaler og et forsinkelsesbassin. Parkeringspladsen indrettes, såregnvandet kan håndteres i kanaler ved en 5-års hændelse, og ved en 100-årshændelse vil regnen maksimalt nå op på en højde af 5 cm under de parkeredebiler.

Regnvandetfra Fynsgade og parkeringspladsen ender sammen med vandet fraklimatilpasningsprojektet Sjællandsgade og stationsforpladsen i en åben rendelangs med Dagmarskolen. Herfra ledes det samlede regnvand videre til etrensebassin syd for Dagmarsskolen med endeligt udløb til Ringsted Å. 

KlimatilpasningsprojektetSjællandsgade og stationsforpladsen blev godkendt på Byrådsmødet den 7.december 2015 med et serviceniveau, der kan håndtere en 100 årsregnhændelse uden skader på bygninger.

Sjællandsgadeprojektetgår ligeledes ud på at klimatilpasse og skybrudssikre stationsforpladsen ogbanelegemet ved hjælp af terrænbaserede løsninger. Projektet er ligesomFynsgadeprojektet en del af indsatsområde 1.21 og 1.4 i Ringsted KommunesHandleplan for klimatilpasning.

Fynsgadeog stationsområdet og Sjællandsgadeprojektet hænger hydraulisk sammen, dvs. atde indgår i det samme vandopland, hvor regnvandet ender i det samme område vedRingsted Station, og derfor bør de to projekter have samme serviceniveau.

Etserviceniveau på 100 år vil være med til at sikre banelegemet ogstationsområdet mod oversvømmelser og således give fuld fremkommelighed for etstort antal mennesker til og fra Ringsted Stations område, der ligeledes er ettrafikalt knudepunkt for togdriften på Sjælland.

SåfremtFynsgadeprojektet godkendes, vil den foreløbige tidsplan være:

• Politisk stillingtagen til projektet i foråret 2017
• Udarbejdelse af ansøgning til Forsyningssekretariatet i foråret 2017
• Godkendelse fra Forsyningssekretariatet ultimo 2017
• Udarbejdelse af et samlet EU–rådgiverudbud for Fynsgade- og Sjællandsgadeprojektet i 2018
• Detailprojektering af det samlede projekt i 2018 – 2019
• Anlægsfase i 2020 - 2024

Ansøgningtil Forsyningssekretariatet kan ikke indsendes førend, der er taget politiskbeslutning omkring servicemål og aftale mellem Ringsted Kommune og Ringstedforsyning A/S med en kontraktsum på 36,6 mio. kr. Aftalen er bindende forRingsted Kommune og derfor anbefales det, at der afsættes rådighedsbeløb på36,6 mio. kr.

Kontraktsummenpå de 36,6 mio. kr. kommer fra et prisoverslag udarbejdet på baggrund af etforeløbigt skitseprojekt, hvoraf selve anlægsomkostningerne er opgjort til 29,4mio. kr. og projekteringen herunder forundersøgelser, udarbejdelse af materialetil myndighedsbehandling, borgerinddragelse og administration er på 7,2 mio.kr., som planlægges anvendt i 2018 og 2019.

Nårdetailprojekteringen er afsluttet, vil der blive ansøgt om en anlægsbevillingtil selve anlægsfasen.

RingstedKommune vil som projektejer afholde og finansiere alle projekterings- oganlægsomkostninger til dette klimatilpasningsprojekt, og Ringsted Forsyning A/Stilbagebetaler udgifterne over en periode på 25 år.

Projektetfor Fynsgade og stationsområdet vil derfor være udgiftsneutralt for RingstedKommune såfremt ansøgningen til Forsyningssekretariatet som forventet blivergodkendt. I modsat fald vil projektet ikke blive gennemført.

Borgerinddragelseni dette klimatilpasningsprojekt tager udgangspunkt i Ringsted Kommunes strategifor borgerinddragelse.

Entidlig involvering i projektet af borgere, ejendomsselskaber, erhverv og andrevigtige interessenter fra området skal give forståelse for og medejerskab afprojektet.

RingstedKommune har været i en indledende dialog med DSB og Banedanmark, som begge erpositive overfor projektet. Parterne vil blive inddraget igennem heleprojektforløbet.

Derplanlægges en offentlig borgerinddragelse med opstart i løbet af 2018. Der vili 2017 blive udarbejdet en inddragelses- og kommunikationsplan, som merepræcist fastlægger rammerne for processen.

Administrationenforventer, at processen vil omfatte workshops, walk and talk, borgermøder og andreformer for inddragelse, dialog og information.

Detanbefales, at der optages en byggekredit til mellemfinansiering afprojekteringsudgifterne, der sidenhen skal forøges med anlægsomkostningerne,når sidstnævnte omkostninger er blevet mere kvalificeret efterdetailprojekteringen i slutningen af 2019.

Nårprojektet er endeligt afsluttet, anbefales det, at der optages et fastforrentet lån i KommuneKredit med en løbetid på 25 år, hvor Ringsted ForsyningA/S betaler de årlige ydelser, således at lånet er udgifts- oglikviditetsneutralt for Ringsted Kommune.

Detkan bemærkes, at det således vil være Ringsted Kommune, som projektejer, dervil være debitor på et evt. optaget lån i hele afdragsperioden. Derfor kanbetalingsaftalen mellem parterne ikke sidestilles med garantistillelse for etlån, hvorfor der ikke vil kunne opkræves garantiprovision.

Dersøges en anlægsbevilling til projekteringsudgifter på 7,2 mio. kr. finansieretaf den foreslåede byggekredit og efterfølgende lån til Ringsted Forsyning A/S.

Derforeslås afsat rådighedsbeløb på i alt 36,6 mio. kr. som fordeles over årenejf. nedenstående skema:

Deter administrationens vurdering på baggrund af modelberegninger for området, atde terrænbaserede regnvandsløsninger for Fynsgade og stationsområdet gør detmuligt at styre og lede vandet på overfladen hen til steder, hvor regnvandetikke gør skade på bygninger op til en 100 års regnvejrshændelse.

Det vurderes, at det foreslåede servicemål, med etserviceniveau op til en 100

års regn uden skader på bygninger, er hensigtsmæssigt,idet der er store samfundsmæssige interesser i at sikre stationsområdet ogbanelegemet. Desuden er det væsentligt, at projektet har samme serviceniveausom Sjællandsgadeprojektet, da regnvandet ender i det samme område.

Deterrænbaserede regnvandsløsninger giver desuden mulighed for at skabeattraktive byrum sammen med områdets beboere, ejendomsselskaber, erhverv ogandre vigtige interessenter.

Samletvurderes det, at den terrænbaserede løsning i Fynsgade og stationsområdet erbåde billigere og bedre end den traditionelle kloakeringsløsning.

Derer endvidere en enestående mulighed for at få dette projekt 100 % finansieretvia medfinansieringsordningen, såfremt projektet politisk godkendes, ogansøgningen går igennem Forsyningssekretariatet.

Direktionen indstiller,

1. at kontrakten mellem Ringsted Forsyningen A/S og Ringsted Kommune om klimatilpasning af Fynsgade og stationsområdet godkendes med en kontraktsum på 36,6 mio. kr.,
2. at der afsættes rådighedsbeløb på 36,6 mio.kr. fordelt på årene, som angivet i skemaet i sagen,
3. at der gives en anlægsbevilling til projektering på 7.2 mio. kr., finansieret af det afsatte rådighedsbeløb,
4. at der etableres en byggekredit i Kommunekredit til mellemfinansiering af projekteringsudgifter og anlægsudgifter i det enkelte år,
5. at byggekredit konverteres til et lån i Kommunekredit med en levetid på 25 år med fast rente, når projektet er afsluttet,
6. at der budgetlægges med indtægter med ydelser til det hjemtagne lån ud fra den faktiske amortisering,
7. at der budgetlægges med indtægter fra Ringsted Forsyning under renter og afdrag svarende til den faktiske amortisering,
8. at der vælges et opsigelsesvarsel svarende til lånets løbetid på 25 år,
9. at der fastsættes et servicemål med et serviceniveau, som sikrer, at der ikke sker skader på bygninger ved en 100 års regn.

Anbefalesgodkendt.

Ej til stede: Benny Christensen, Jan Jakobsen og FinnAndersen

Anbefalesgodkendt

Ej til stede: Per Flor og Sadik Topcu

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Sagenfremlægges med henblik på at tage stilling til anlægsbevilling til det viderearbejde med Helhedsplanen for Ringsted Sport Center.

Somgrundlag for arbejdet med udviklingen af Ringsted Sport Center er derudarbejdet en helhedsplan (bilag 1)for området, og Byrådet har afsat samlet set 35,0 mio. kr. i årene 2017-2019til realiseringen af helhedsplanen.

Helhedsplanenfor Ringsted Sport Center indeholder i sin nuværende form fire overordnedeetaper:

• Etape 1: Ny gymnastikhal (er realiseret)
• Etape 2: Ny foyerbygning med reception og café/mødeafsnit samt fritidsklub
• Etape 3: Ny omklædning mellem hal B og hal C samt sportOtel. Fodboldklubhus og garage
• Etape 4: Fitnesscenter og wellness (og 280 ekstra tribunepladser i Hal A)

Indenendelig beslutning om det videre arbejde med helhedsplanen for Ringsted SportCenter besluttede Byrådet den 8. juni 2015, punkt 5, at give en anlægsbevillingtil at igangsætte en bredere analyse af behovet for faciliteter i kommunen.Formålet var at få et samlet billede af, hvordan fremtidens behov for idræt,bevægelse og faciliteter i hele kommunen bedst kan imødekommes. Konklusionernepå denne analyse blev Byrådet orienteret om i maj 2016.

Kultur-og Trivselsudvalget har i løbet af sommeren og efteråret 2016 haft totemadrøftelser samt en udvalgstur til Fyn, hvor der er besigtiget forskelligeløsninger omkring nye idrætsfaciliteter og idrætsanlæg. Undervejs er der efterudvalgets ønske gennemført dialog fra administrativ side med hhv.sportscentrets bestyrelse, kampsportsforeninger i kommunen samt forpagter afcaféen i sportscentret.

Påden seneste temadrøftelse i Kultur- og Trivselsudvalget i oktober 2016 badudvalget om, at der blev udarbejdet en politisk sag om den videre proces forarbejdet med Helhedsplan for Ringsted Sport Center. Formålet er at få afdækketøkonomi, indhold og afledte konsekvenser for fx den samlede helhedsplan,parkering, adgangsforhold mv. ud fra to modeller:

a)    Etape 2 i deneksisterende udformning uden fritidsklub

b)    Etape 2 i en model,hvor café/mødeafsnit lægges mellem svømmeland og gymnastikhus uden fritidsklub

Fællesfor begge modeller er at der udarbejdes revideret helhedsplan efter de tomodeller.

Administrationenhar været i dialog med BBP Arkitekter, der har udarbejdet den oprindeligehelhedsplan og har gennem denne dialog fået estimeret den økonomiske ramme forat få udarbejdet hhv. revidere skitser, økonomiske overslag mv. på de toovenstående modeller, se bilag 2for uddybet tilbud.

Pådenne baggrund ansøges der med denne sag om en anlægsbevilling til udgifter på0,450 mio. kr. Anlægsbevillingen skal bruges på BBP Arkitekter A/S’s deltagelsevedr. brugermøder, analyse og udarbejdelse af alternative forslag, indledendeøkonomisk overslag på ca. 0,250 mio. kr. samt internt honorar på ca. 0,2 mio.kr.   

Forberedelsesarbejdetforventes af følge denne overordnede tidsplan:

Februar-april2017: Nye beregninger mv. ift. de to modeller.

Maj2017: Temamøde for Byråd, Ringsted Sport Centers bestyrelse samtFolkeoplysningsrådet om de to modeller.

September2017: Politisk beslutning om valg af model for og igangsættelse af næste etapeaf udviklingen af Helhedsplan for Ringsted Sport Center.

Derhar været gennemført dialog med hhv. bestyrelsen i Ringsted Sport Center ogkampsportsforeninger i Ringsted Kommune vedr. input til det videre arbejde medhelhedsplanen for Ringsted Sport Center. Desuden har repræsentanterne forbestyrelsen i sportscentret samt Folkeoplysningsrådet i kommunen deltaget iinspirationstur til Fyn vedr. idrætsanlæg.

Administrationenanbefaler desuden, at der gennemføres et temamøde mellem Byrådet, RingstedSport Centers bestyrelse samt Folkeoplysningsrådet med præsentation af dereviderede oplæg til etape 2 for Helhedsplan for Ringsted Sport Center forudfor endelig politisk stillingtagen til igangsættelse af anlægsarbejdet.

Der søges en anlægsbevilling til udgifter på 0,450 mio. kr.til beregninger mv. på de to modeller for etape 2 af udviklingen af RingstedSportscenter.

Anlægsbevillingenforeslås finansieret af det allerede afsatte rådighedsbeløbet til samme formål.

Administrationenvurderer, at beregninger mv. af de to modeller for udviklingen af helhedsplanenaf Ringsted Sport Center vil skabe et godt grundlag for at træffe valg om næstefase af udviklingen af Ringsted Sport Center.

Direktionen indstiller til Kultur- og Trivselsudvalget, at der gennemføres temamøde for Byråd,Ringsted Sport Centers bestyrelse samt Folkeoplysningsrådet, når de nyemodeller foreligger.

Direktionen indstiller til Plan- og Boligudvalget,

1. at der gives en anlægsbevilling til udgifter på 0,450 mio. kr. til beregninger mv. på de to modeller for etape 2 af udviklingen af Ringsted Sport Center,
2. at anlægsbevillingen finansieres af det allerede afsatte rådighedsbeløb til samme formål.

Tiltrådt.

Ej til stede: Torben Lollike, Line Lynnerup, Pia Fussing(stedfortræder Lis Frederiksen).

Sagenudsættes.

Ej til stede: Mette Ahm-Petersen 

Byrådethar afholdt et temamøde om udviklingen af Ringsted Sport Center tirsdag den 21.februar 2017. På mødet blev Helhedsplanen for Ringsted Sport Center fremlagt ogden hidtidige proces blev gennemgået. Efterfølgende var der en politiskdrøftelse af den fremtidige udvikling og tilgang til Helhedsplanen.

Drøftelsernetilkendegav, at der var et ønske om at få belyst muligheder og økonomi på toalternativer, som administrationen efterfølgende har været i dialog med BBPArkitekter om udfoldelsen af:

Alternativ1
Etape 2 (som beskrevet i Helhedsplanen), med følgende tilpasninger:

• Der etableres idrætsfaciliteter for eksempel styrketræning i stedet for SFO i eksisterende køkken/café/møderum.
• 1a. Pris på foyerbygningen i fuld længe.
• 1b. Hvor langt kan vi nå med foyerbygningen for 35 mio. kr.

Alternativ2

Etape2 (som beskrevet i Helhedsplanen), med følgende tilpasninger:

• Nyt café/mødeafsnit placeres centralt mellem svømmeland, gymnastikhus og hal A.
• Kontorer og personalefaciliteter bevares, hvor de er i dag.
• Der etableres skranke med et enkelt kontor ved hovedindgang.
• Gårdrum ved eksisterende café inddrages og der etableres idrætsfaciliteter for eksempel kampsport, squashbane, styrketræning eller lignende i eksisterende køkken/café/møderum/foyer.
• Foyerbygningen afsluttes lige efter dobbeltdøren på hal B på østsiden.
• Der etableres en smal glasgang i forlængelse af foyerbygning, som skaber forbindelse til hal C.

Forbegge alternativer gælder, at konsekvenser for de fremtidige etaper ihelhedsplanen vil blive belyst.

Pådenne baggrund ansøges der med denne sag om en anlægsbevilling til udgifter på0,5 mio. kr. Anlægsbevillingen skal bruges på BBP Arkitekter A/S’s deltagelsevedr. brugermøder, analyse og udarbejdelse af alternative forslag og indledendeøkonomisk overslag på ca. 0,3 mio. kr. samt internt honorar på ca. 0,2 mio. kr.  

Forberedelsesarbejdetforventes af følge denne overordnede tidsplan:

April-juni2017: Nye beregninger mv. i forhold til de to alternativer.

August2017: Temamøde for Byråd, Ringsted Sport Centers bestyrelse samtFolkeoplysningsrådet om de to alternativer.

September2017: Politisk sag om valg af alternativ for og igangsættelse af næste etape afudviklingen af Helhedsplan for Ringsted Sport Center.

Direktionen indstiller til Kultur- og Trivselsudvalget, at der gennemføres temamøde for Byråd,Ringsted Sport Centers bestyrelse samt Folkeoplysningsrådet, når de nye alternativerforeligger.

Direktionen indstiller til Plan- og Boligudvalget,

1. at der gives en anlægsbevilling til udgifter på 0,5 mio. kr. til beregninger mv. på alternativ 1 og alternativ 2 i etape 2, Helhedsplan for Ringsted Sport Center,
2. at anlægsbevillingen finansieres af det allerede afsatte rådighedsbeløb til samme formål.

Indstillinggodkendt.

Anbefalesgodkendt.

Ej til stede: Kisser Franciska Lehnert og Anders Weber

Anbefalesgodkendt

Ej til stede: Per Flor og Sadik Topcu

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Sagen fremlægges med henblik på attage stilling til hvilke områder til boligformål, der skal indarbejdes iforslag til Kommuneplan 2017-029.

Iforbindelse med arbejdet med den kommende kommuneplan, er der udarbejdet enoversigt over det forventede behov for nye boliger i den kommende planperiode2017-2029. Det opgjorte behov svarer cirka til det antal nye boliger, der kanbygges i allerede udlagte områder i Ringsted Kommune.

Denye almene byggerier, der i øjeblikket bliver planlagt og projekteret, indgår idet samlede antal nye boliger med 291 boligenheder.

Arealeri kommuneplanen kan være udlagt på følgende to måder:

1. Areal udlagt med rammebestemmelser:       

Areal,der er geografisk defineret. Kommuneplanen indeholder bestemmelser for områdetom

• anvendelsens art – fx bolig, erhverv, offentlige formål
• bebyggelsesprocent – hvor meget der må bygges i området / på den enkelte grund
• bebyggelsens højde i meter
• antallet af etager
• hvilken miljøklasse virksomheder må have (erhverv)

2. Areal udlagt som perspektivområde:

Areal,der er geografisk defineret, og anvendelsen af området er beskrevet – fxboligformål. Kommuneplanen indeholder ikke yderligere bestemmelser om områdetsanvendelse. Et perspektivområde kan ikke umiddelbart planlægges og anvendes tiludbygning. Status for perspektivområdet skal ændres ved kommuneplantillæg tilrammeområde med rammebestemmelser.

PåByrådets seminar den 8. januar 2017 blev 4 potentielle boligområder besøgt oggennemgået. De 4 områder bliver gennemgået nedenfor.

Iforbindelse med det videre arbejde med Kommuneplan 2017-2029 skal det afgøres,hvordan rækkefølgen for de kommende boligudbygninger skal være. Der er stadigubebyggede arealer i Kaserneområdet, som der p.t arbejdes med at fålokalplanlagt, så grundene kan sælges.

Besskoven (Bilag 1): I arealerne til nye boliger indgår to arealer, somer udlagt til boligbebyggelse dels ved Benløse og dels nordvest for Benløse.Disse 2 områder kan anvendes til et samlet område til boliger ved Fluebæksvej /Smålodsvej i Benløse (se fig.1). Der kan på grundlag af de to områder udlæggeset område med et areal på i alt 182.918 m². En trafiktælling fra2016 viser, at der dagligt kører næsten 300 lastbiler på Smålodsvej, som giveranledning til at overveje trafiksikkerhedsmæssige tiltag med henblik på atsamtænke transportbehovet for henholdsvis områdets erhvervsvirksomheder ogeventuelt nye boligbebyggelser i området.

Figur 1: Besskovens placering og omtrentlige udstrækning.

Hulemarken (Bilag 2) I arealerne til nye boliger indgår et areal, somp.t. er udlagt til boligbebyggelse syd for Køgevej og øst for Østre Ringvej.Dette udlæg indgår i Kommuneplan 2013-2025 med rammebestemmelser til boliger(se fig. 2). Arealet er på 301.915 m², og kan forblive udlagt tilboligformål, kan ændres til perspektivområde eller kan udlægges til andreformål. Området ligger omgivet af jernbane og to trafikerede veje, og derfor erstøjen umiddelbart ret høj. Der skal således foretages afværgeforanstaltningeri forhold til støj, for at området kan anvendes til boligformål.

Figur 2: Hulemarkens placering og omtrentlige udstrækning.

Bakkegårdsområdet (Bilag 3): Dette areal indgår ikke i detsamlede areal der p.t. er udlagt til boliger. En del af område er udlagt somperspektivområde til fremtidig byudvikling. Områder til fremtidig byudviklingbeskriver den forventede byudviklingsretning efter planperioden (12 år).Arealet er på 215.274 m². Arealet kan forblive delvist udlagt somperspektivområde, det samlede areal kan udlægges som perspektivområde, ellerdet kan udlægges som rammeområde til boligformål. Hvis arealet skal udlæggeshelt eller delvist som rammeområde, skal status for andre områder ændres tilperspektivområde, eller andre områder skal helt tages ud af planlægningen.Administrationen har ikke kendskab til, at ejere/udviklere har konkrete ønskerom at udnytte området til boligudbygning. Såfremt området skal udlægges som etrammeområde til boligudbygning, skal status for et andet areal ændres tilperspektivområde.

Figur 3: Bakkegårdområdets placering og omtrentligeudstrækning.

Langmosen (Bilag 4): Dette areal er et helt nyt areal, der ikke tidligerehar været planlagt. Ejeren har henvendt sig med ønske om at anvende arealet tilboligformål. Arealet er på 202.170 m². Arealet kan udlægges helteller delvist som perspektivområde, eller helt eller delvist som rammeområdetil boligformål. Hvis arealet skal udlægges helt eller delvist som rammeområde,skal status for andre områder ændres til fra rammeområder til perspektivområde,eller andre områder skal helt tages ud af planlægningen.

Figur 4: Langmosens placering og omtrentlige udstrækning.

Resultatetaf nærværende sag vil indgå i det kommende forslag til Kommuneplan 2017-2029.,der vil blive udsendt i høring – eventuelt med mulighed for borgermøde.

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Administrationenvurderer, at området Besskoven vil kunne udlægges ved at ændre de eksisterenderammeområder til Benløse Skovby. Området vurderes til at være velegnet tilboligudbygning, idet det er placeret tæt på eksisterende servicefunktioner, somskole og institution samt dagligvarehandel. Der eksisterer infrastruktur i formaf vejbetjening frem til området og kollektiv trafik i nærområdet. Byskovskolenhar plads til eventuelle nye elever fra området. Trafiksikkerheden kunneforbedres, hvis der etableres trafikstier direkte fra området til skolen.Lokalplanlægningen for området vil kunne igangsættes, når udbygningen afKaserneområdet er færdig.

Administrationenvurderer endvidere, at området Hulemarken med fordel vil kunne bevares udlagt tilboligformål – altså med den samme status, som den har i den nuværendekommuneplan. Området vil så kunne tages i brug til boliger, hvis der kanetableres afværgeforanstaltninger, der bringer støjen ned. Den ”endelige” støjer ikke kendt endnu, idet jernbanetrafikken forventes forøget, når den nyelinje til Køge tages i brug – formentlig i 2019.

Deter desuden administrationens vurdering, at Bakkegårdsområdet mesthensigtsmæssigt vil kunne indgå i Kommuneplan 2017-2029 med en status afperspektivområde. Området har ingen intern infrastruktur, og ingeninfrastruktur til det eksisterende vejnet der kan anvendes til et stortboligområde. Områdets sammenhæng med de arealer på hver side af åen, somindeholder rekreative områder giver en værdifuld placering, idet den direkteboligmæssige sammenhæng til byen dog også brydes af disse rekreative områder.

Irelation til Langmosen vurderer administrationen, at området vanskeligt ladersig udlægge til boligformål. Placeringen af jernbanen nord for området i kote36 (36 meter over havet) sammenholdt med områdets placering i kote 22-26 giverringe mulighed for at lave afværgeforanstaltninger i forhold til støjen frajernbanen. Dette område er ikke i forvejen udlagt i kommuneplanen. Områdetssammenhæng med de arealer på hver side af åen, som indeholder rekreativeområder giver en værdifuld placering, idet den direkte boligmæssige sammenhængtil byen dog også brydes af disse rekreative arealer.

Administrationenvurderer samlet set, at behovet for boligudbygning er imødekommet med deeksisterende og ændrede muligheder for boligudbygning i Ringsted Kommune.

Administrationenvurderer, at der vi være plads til eventuelle børn fra alle de nævnte områder ide kommunale institutioner, som skole og daginstitution. Med hensyn til andreinstitutioner, som fx plejehjem, giver opførelse af nye boliger ikke øgedebehov.

Direktionen indstiller,

1. at området Besskoven udlægges til et samlet rammeområde til boligformål i Kommuneplan 2017-2029,
2. at området Hulemarkens status ikke ændres i forhold til Kommuneplan 2013-2025, således at området forbliver udlagt som et rammeområde til boligformål,
3. at Bakkegårdsområdets status som delvist udlagt til perspektivområde ikke ændres i forhold til Kommuneplan 2013-2025,
4. at området Langmosen ikke udlægges til boligformål eller perspektivområde i Kommuneplan 2017-2029,
5. at rækkefølgen for etablering af boliger i Ringsted Kommune i Kommuneplan 2017-2029 bliver:

·        Kaserneområdet færdigudbygges

·        Besskoven

·        Hulemarken

·        Bakkegårdsområdet

Anbefalesgodkendt.

Ej til stede: Kisser Franciska Lehnert og Anders Weber

Anbefalesgodkendt

Ej til stede: Per Flor og Sadik Topcu

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Sagenfremlægges med henblik på stillingtagen til anlægsbevilling til’Områdefornyelsen i Ringsted Bymidte – delprojektet Byens Bånd’.

ByensBånd er en strækning på ca. 1,6 km fra Ringsted station i syd til Torvet og fraRingsted Outlet i nord til Torvet. Arbejdet med Byens Bånd ligger somdelprojekt under områdefornyelsesprogrammet fra 2011. Formålet er at synliggøreruten, så der på den ene side konkret markeres en tydelig rute gennem byen, ogpå den anden side tiltrækkes besøgende og borgere.

I2016 godkendte Byrådet en revideret projektplan for Områdefornyelsen, hvor derarbejdes med færre, men større delprojekter (Byrådsmøde 11. januar2016). Som en del afOmrådefornyelsen er Byens Bånd underlagt kriterier om borgerinddragelse om, attilgangen skal være både fysisk, social og kulturel.

Fokusområderfor Byens Bånd

Indsatsernefor Byens Bånd følger to spor. I det ene spor opdeles indsatserne geografisk iByens Bånd Syd, Midt og Nord. Områderne har meget forskellige karakteristika ogmålgrupper og kræver dermed særskilte indsatser. I det andet spor arbejdes medindsatser kaldet ’Stjernedrys’ og ’Trædesten’ langs hele Byens Bånd.Stjernedrys er mindre elementer, som skal skabe genkendelighed og sammenhænglangs hele Byens Bånd, mens Trædestenene kan være elementer, som taktiskplaceres på steder, hvor der kan opstå tvivl om retningen.  Eksempelvismellem overgangen fra Sjællandsgade og Tinggade eller i overgangen fraNørretorv op mod torvet.

Udoverde konkrete fysiske indsatser arbejdes der også hen mod en temalokalplan forByens Bånd og en designmanual, som vil sikre Byens Bånd i kommende projekter,så ruten i fremtiden bevares og understreges yderligere.

Idéforslagtil det videre arbejde med Byens Bånd

Administrationenhar indenfor den eksisterende bevilling og i samarbejde med KlimatilpasningSjællandsgade indhentet 3 idéforslag til koncept og fysiske udtryk for ByensBånd. Samarbejdet med Klimatilpasning Sjællandsgade skal sikre kontinuitet.Områdefornyelsens indsatser kan dermed skabe grundlag for de kommende anlæg iSjællandsgade, som forventes igangsat i 2020, i samarbejde med RingstedForsyning.

Idéforslageneer udarbejdet af de tre konsulentbureauer WeMakeSpace (bilag 1), ViGør (bilag 2) og Møller & Grønborg (bilag 3) og viser stor variation i mulighederne for ByensBånd.

Nedenforgengives nogle af de mange idéer fra de tre forslag: 

• Grønne gadeforløb, der henviser til kommunens grønne områder. (Møller & Grønborg)
• Etablering af byport på strategiske steder på Byens Bånd (Møller & Grønborg)
• Markering af Byens Bånd med røde former i belægning og inventar. (ViGør)
• Interaktive tavler ved både Station og Outlet (ViGør)
• Alsidigt byrumsmøbel, der lægger op til aktivitet, ophold, lysinstallation mv. (WeMakeSpace)
• Åbne op for Mindelunden.(Møller & Grønborg, WeMakeSpace)
• Aktivering af tunnel og overgangen til Outlet. (ViGør, WeMakeSpace)

Det videre forløb

Nogleaf de konkrete fysiske indsatser skal igangsættes allerede i 1. halvår 2017,mens andre kræver en proces før selve etableringen kan ske i 2. halvår.

Derforønskes igangsat to konkrete inddragelsesprocesser:

1)   Laboratoriumfor Byens Bånd–Byens Bånd Syd (Sjællandsgade).

I ogmed at Sjællandsgade afventer det større klimatilpasningsprojekt, erstrækningen ideel til at igangsætte forskellige midlertidige ogeksperimenterende initiativer. Med simple og relativt billige løsninger kaneffekterne af små ændringer i bybilledet undersøges, før der arbejdes videremed mere permanente ændringer i byrummene.

Deretableres en række midlertidige elementer langs strækningen Sjællandsgade.Elementerne kan flyttes rundt eller fjernes og skal fungere som afprøvning afforskellige løsninger i 1:1-skala og dermed som en slags direkte involvering afborgere, der bevæger sig på strækningen. De konkrete tiltag vil være:

• Markering på belægning som tydeliggørelse af Byens Bånd og forbedring af trafiksikkerhed mv.
• Byrumselementer i form af grønne bede og kunstneriske installationer.
• Multifunktionelt byrumsmøbel med plads til ophold, beplantning, bevægelse og rumdannelse på specifikke gadehjørner.
• Åbne op for Mindelunden langs Sjællandsgade for at invitere til ophold og fordybelse.

2) Inddragelseaf interessenter – Byens Bånd Midt og Nord.

Dennedel vil have en mere traditionel inddragelse af interessenter i området forudfor konkrete tiltag. Gennem fokusgrupper og workshops inddrages relevanteaktører i området (især grundejere, Ringsted Outlet, Ringstedet oghandelsstandsforeningen) aktivt i idéudviklingen. Formålet er at komme frem tilkonkrete forslag, der kan sikre et tydeligere Byens Bånd. Disse forslag vilblive forelagt til politisk behandling.

Omdrejningspunkternefor denne proces vil være:

• Styrkelse af ophold, leg og bevægelse i byrummene.
• Grønne og intime gaderum, der understøtter handlen.
• Trafiksikkerhed, tilgængelighed og tryghed.
• Særligt fokus på overgangene mellem Nørregade, Nørretorv og Ringsted Outlet.
• Særligt fokus på ’Stjernedrys’ og ’Trædesten’ til at markere Byens Bånd. 

Fordelingaf midler

Dersøges konkret bevilling til de to nævnte processer i hhv. Syd og Midt/Nord:

• Byens Bånd Syd (Laboratorium): 250.000 kr. Midlerne vil være til konkrete midlertidige forsøg samt interne honorarmidler i forbindelsen med borgerinddragelsen.
• Byens Bånd Midt/Nord (interessentinddragelse): 100.000 kr. Heraf vil størstedelen være til honorarmidler til håndtering af borgerinddragelsen.

Derarbejdes sideløbende med fysisk markering og kommunikation, fx ved etableringaf infoskærme.

Underen områdefornyelse er der krav om inddragelse af borgere og interessenter iudviklingen og eventuelt driften af projekterne herunder.

Pånuværende tidspunkt er der allerede sket inddragelse af unge fra Campus Skoleni forbindelse med en workshop samt inddragelse af borgere under RingstedNatten. Idéer og kommentarer herfra indgår på forskellig vis i de tre nævnteidéforslag.

I denvidere proces frem mod konkrete anlæg vil inddragelse af grundejere, borgere oginteressenter være helt central. Som beskrevet, vil inddragelsen for Byens BåndSyd foregå gennem en vekselvirkning mellem konkrete midlertidige forsøg ogdialog med borgere.

ForByens Bånd Nord og Midt vil inddragelsen fokusere på dialog med fokusgrupper.

Dersøges om en anlægsbevilling til udgifter på 350.000 kr. Der er i alt afsat 2,0mio. kr. til delprojektet ’Områdefornyelsen i Ringsted Bymidte, Byens Bånd’ afdet samlede rådighedsbeløb på i alt 9,0 mio. kr. til ’Områdefornyelsen iRingsted Bymidte’.

Iløbet af 2017 vil der løbende søges bevilling til realisering af de konkreteprojekter, som borgerinddragelsesprocesserne medfører.

Arbejdetmed Byens Bånd er væsentligt for at binde byen tydeligere sammen for bådeborgere og besøgende, og ikke mindst for at forløse det store potentiale, derligger i Ringsted Outlets mange besøgende. Projektet med Byens Bånd vurderessåledes at have stor betydning for de fremadrettede muligheder for handels- ogbylivet i Ringsted By.

Arbejdetmed at realisere konkrete tiltag til at markere Byens Bånd bør ske på baggrundaf stærke inddragelsesprocesser, herunder de hidtidigeborgerinddragelsesprocesser, de 3 idéforslag og i tæt dialog med relevanteinteressenter og grundejere, med henblik på realisering af konkrete tiltag.  

Deter desuden vurderingen, at delprojektet Byens Bånd i kraft af den tidsmæssigeog økonomiske ramme hovedsageligt vil kunne rumme mindre tiltag, der enten kanstå alene, lægge kimen eller vise retningen for potentielle fremtidigeprojekter, afhængigt af det politiske fokus.

Direktionen indstiller,

1. at der gives en anlægsbevilling på 350.000 kr. til gennemførsel af de to nævnte inddragelsesprocesser under  ’Byens Bånd’,
2. at anlægsbevillingen finansieres af det allerede afsatte rådighedsbeløb til samme formål.

Anbefalesgodkendt.

Ej til stede: Kisser Franciska Lehnert og Anders Weber

Anbefalesgodkendt

Ej til stede: Per Flor og Sadik Topcu

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Sagenfremlægges med henblik på at tage stilling til anlægsbevilling til rådgiver,forundersøgelse for projektering og bygherreprojekt, inden udarbejdelse af lokalplan for støjvoldnord for motorvejen vest for afkørsel 36.

PåBudget 2017 blev der afsat et rådighedsbeløb på 1,0 mio. kr. til anlæg af enstøjvold nord for motorvejen, vest for afkørsel 36.

Indenanlægsarbejdet kan igangsættes skal der udarbejdes en lokalplan for området.Forud for lokalplanarbejdet er det nødvendigt at få lavet et bygherreprojekt,der beskriver intentionen med anlæg af støjvolden. Der ansøges derfor omfrigivelse af et beløb på 0,3 mio. kr. til rådgiver, forundersøgelse forprojektering og bygherreprojekt.

Kortetviser arealet hvorpå støjvolden skal etableres.

Estimerettidsplan:

For-og bygherreprojektet for støjvoldens placering forventes færdig i sommeren 2017(juli). Derefter udarbejdes lokalplan, hvor opstart afhænger af lokalplanensprioritering på listen.  Efter vedtagelse af lokalplanen kan arealet erhvervesog projektering igangsættes.

Ingen.

Derer afsat et rådighedsbeløb på 1,0 mio. kr. til anlægsprojektet ”Støjvold nordfor motorvejen vest for afkørsel 36”. Der søges en anlægsbevilling til udgifterpå 0,3 mio. kr. til rådgiver, forundersøgelse for projektering og bygherreprojekt.

Administrationenvurderer, at det, på grund af arbejdetmed at udarbejde nødvendig bygherreprojekt og forprojektering, for at kunneudarbejde en lokalplan for projektet med etablering af en støjvold nord formotorvejen vest for afkørsel 36, er nødvendigt at inddrage en rådgiver medsærlig ekspertise på dette område.

Begrundelsenherfor er, at forslag til placering og dermed virkning af støjvolden kræverudførelse af særlige beregninger og modeller for placering og virkning overforstøj. Dette arbejde vil kunne gennemføres frem til sommeren 2017.

Direktionen indstiller,

1. at der gives en anlægsbevilling til udgifter på 0,3 mio. kr. til etablering af et bygherreprojekt til brug for udarbejdelse af en lokalplan.til anlægsprojektet ”Støjvold nord for motorvejen vest for afkørsel 36”
2. at anlægsbevillingen finansieres af det allerede afsatte rådighedsbeløb til samme formål.

Anbefalesgodkendt.

Ej til stede: Kisser Franciska Lehnert og Anders Weber

Anbefalesgodkendt

Ej til stede: Per Flor og Sadik Topcu

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Kolonihaveforbundethar den 11. februar 2016 henvendt sig til administrationen bilag 1, på vegne af kolonihaveforbundetsMidt- og Østsjællands Kreds, om en forlængelse af lejekontrakten forhavekolonier gældende fra den 1. januar 2017.

Sagenfremlægges til stillingstagen om forlængelse af lejekontrakten for kolonihaversom følge af henvendelsen.

Denoprindelige kontrakt, der udløber den 31. december 2016, blev indgået i 1987,hvortil der i 1993 blev tilføjet et tillæg for 2. etape af Hjortemosen. Den 5.maj 2014 pkt. 23 godkendte Økonomiudvalget en ændring af byggereglerne i punkt12, hvormed der blev underskrevet en ny kontrakt bilag 2.

Kontrakten omfatter kolonihaveforeningerne Hjortemosen, Heimdal, Rønnedestien,Balstrupvænge, Ærtevangen, Virkelyst og Kildebo, der alle er medlemmer afKolonihaveforbundet og Kolonihaveforbundets Midt- og Østsjællands Kreds.

Sidenadministrationen modtog henvendelsen i februar måned, har der været en dialogmellem Kolonihaveforbundet og administrationen om kontrakten.

Kolonihaveforbundetsanmodning om at få tilføjet tekst om vurderingsregler og ventelister er imødekommetud fra den ønskede tekst, idet teksten derved lever op til gældende regler forområdet.

Essensenaf rettelserne/tilføjelserne er:

• punkt 1, Køgevej afd. II, navnet er ændret til Rønnedestien, da kolonihaveforeningen har skiftet navn,
• punkt 4 og 5, lejekontraktens varighed er sat til 30 år gældende fra 1. januar 2017 – 31. december 2046 ligesom den tidligere kontrakt, er rettet,
• punkt 5 og 6, henvisning til kolonihavelovens bestemmelser ved nedlæggelse og eller delvis nedlæggelse af kolonihaver er tilføjet,
• punkt 12, punktet om grunde over 200m² må bebyggelsen maximalt udgøre 40m², er rettet efter ønske fra kolonihaveforbundet fra grunde over 200m² må grunden bebygges med 10 %, dog maksimalt 40m²,
• punkt 12, sokler/fundament, er tilføjet som særskilt punkt,
• punkt 14, vurdering af kolonihavehuse, er tilføjet,
• punkt 15, spildevand, er tilføjet,
• punkt 17, regulering af lejen er ændret fra at ske efter kapitelstakst til efter Danmarks Statistiks offentliggjorte forbrugerprisindeks for oktober måned,
• punkt 18, ventelister, er tilføjet,
• punkt 21, underskrift er rettet til forbundets formand underskriver i stedet for kredsens formand, efter ønske fra kolonihaveforbundet.

Gennemhele kontrakten er der konsekvensrettet fra Ringsted Kreds til Midt- og ØstsjællandsKreds.

Dennye lejekontrakt er tilrettet, så den lever op til bestemmelserne ikolonihaveloven og kolonihaveforbundets vurderingsregler.

Udkasttil ny lejekontrakt med ny tekst kan ses som bilag3.

Ingen.

Sagenhar ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Deter administrationens vurdering, at kontrakten mellem Ringsted Kommune ogKolonihaveforbundets kreds hidtil ikke har givet problemer for kommunen.Administrationen har ingen planer om eller interesse i at anvende deomhandlende kolonihaveområder til andet formål.

Administrationenvurderer, at det er godt at få gjort lejekontrakten tidssvarende, og at kolonihaveforbundets henvendelse omforlængelse af kontrakt for en ny 30 årig periode bør imødekommes.

Direktionen indstiller, at kontraktengodkendes, som den foreligger i bilag 3.

Anbefalesgodkendt.

Sendestilbage til yderligere behandling.

Økonomiudvalget sendte sagen tilbage til administrationenden 29. november 2016 til yderligere behandling. Administrationen har efterpublicering af dagsordenen til Plan- og Boligudvalget den 28. november 2016, punkt3 modtaget endnu et ønske fra Kolonihaveforbundet pr. mail den 17. november2016, om tilføjelse af mulighed for etablering af samletanke i kolonihaverne,ansøgningen fremgår af bilag 4.

Administrationen har været i dialog med Ringsted Forsyning,da opkrævning af samletanke sker hos Ringsted Forsyning. De enkeltehavekoloniforeninger ligger på én matrikel og er dermed ikke registreret somsærskilt ejendom i BBR. Dette betyder, at Ringsted Forsyning ved opkrævning fortømning af spildevandstanke skal opkræve hos lejeren. Såfremt en lejer/kolonihaveejerikke betaler for opkrævning af spildevandstank, vil kravet automatisk blivevideresendt til opkrævning af kommunen, da kommunen er ejer af matriklen.

Administrationen har taget højde for problemstillingen vedat sikre sig i kontrakten, at kolonihaveforbundet afholder de udgifter, der erforbundet med etablering af samletanke og hæfter for eventuelle krav, der ikkebetales af den enkelte kolonihave ejer.

Administrationen har tilpasset teksten om etablering afspildevandstanke i en ny kontrakt, se bilag 5her er punkt 15, spildevand ændret til følgende tekst:

”Kolonihaveforeningerneer ikke omfattet af Ringsted Kommunes spildevandsplan. De enkeltekolonihaver må ikke udlede spildevand, dog kan der etableres samletank efter degældende regler herom.

Udgifter forbundet med etablering af samletanke samtopkrævning af tømning er Ringsted Kommune som ejer uvedkommende.Kolonihaveforbundet afholder de udgifter, der er forbundet med etablering afsamletanke og hæfter for eventuelle krav, der ikke betales af den enkeltekolonihave ejer.”

Direktionen indstiller, at kontrakten godkendes, som den foreligger i bilag 5.

Sagenudsættes.

Ej til stede: Mette Ahm-Petersen 

Plan- og Boligudvalget udsatte den 23. januar 2017 pkt. 4sagen og sendte den tilbage til administrationen til yderligere behandling.Administrationen har den 24. januar 2017haft lejekontrakten, som den foreligger i bilag5, til høring hos Kolonihaveforbundet. Kolonihaveforbundet hargodkendt lejekontraktens indhold, godkendelsen fremgår i bilag 6.

Direktionen indstiller, at kontrakten godkendes, som denforeligger i bilag 5.

Punktetblev udsat

Efter anmodning fra administrationen udsatte Plan- ogBoligudvalget den 27. februar 2017 pkt. 2 sagen og sendte den tilbage tiladministrationen til yderligere behandling. Dette skyldes en fornyethenvendelse fra Kolonihaveforbundet, der gjorde opmærksom på, at de havdeyderligere bemærkninger til lejekontraktens indhold i § 15 om spildevandstanke.

Administrationen har forhandlet kontraktens indhold påplads med Kolonihaveforbundet og haft kontakten til godkendelse, som denforeligger i bilag 5, godkendelsenfremgår i bilag 6 hvor punkt 15,spildevand er ændret til følgende tekst:

”Kolonihaveforeningerneer ikke omfattet af Ringsted Kommunes spildevandsplan. De enkeltekolonihaver må ikke udlede spildevand, dog kan der etableres samletank i deenkelte haver efter de gældende regler herom.

Udgifter forbundet med etablering af samletanke samtopkrævning af tømning er Ringsted Kommune som ejer uvedkommende. Den enkeltekolonihave lejer afholder de udgifter, der er forbundet medetableringen af samletanken, tømning og afgiften til forsyningsselskabet.Hvis kolonihave lejeren ikke betaler afgiften til forsyningsselskabet hæfterKolonihaveforeningen.”

Direktionen indstiller, at kontrakten godkendes, som denforeligger i bilag 5.

Anbefalesgodkendt.

Ej til stede: Kisser Franciska Lehnert og Anders Weber

Godkendt.

Ej til stede: Per Flor og Sadik Topcu

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Iforbindelse med budgetvedtagelse for 2016 afsatte Byrådet 500.000 kr. til enforebyggelsespulje. Byrådet besluttede d. 21.juni 2016, at der i foråret 2017fremlægges en evaluering af projekterne fra 2016 sammen med forslag tiludmøntning af puljen i 2017.

Idenne sag skal der tages stilling til udmøntningen af forebyggelsespuljen i2017.

Status for udmøntning af forebyggelsespuljen i 2016:

Deter ikke muligt at fremlægge en færdig evaluering af projekterne, daudmøntningen af forebyggelsespuljen i 2016 ikke er afsluttet. Udmøntningen afmidlerne blev igangsat efter sommeren i 2016, og forventes at være afsluttetsenest i tredje kvartal 2017.

Pådenne baggrund fremlægges en kort status på de otte projekter, som blevbevilget af forebyggelsespuljen i 2016.

1. Aktive mænd med kronisk sygdom: Konceptet er udviklet og klar til at blive implementeret. Der er planlagt informationsmøder og holdstart i foråret 2017.
2. Fodboldfitness: Der planlægges holdstart i foråret 2017.
3. Mænds Mødesteder: Der er afholdt flere arrangementer, og der afholdes stiftende generalforsamling i foråret 2017, hvorefter projektet afsluttes.
4. Målgruppebaserede rygestopkurser: Projektet består af tre delprojekter. Delprojekterne er målgruppebaseret rygestopkurser for ledige og for unge samt udlevering af gratis nikotinsubstitution. Rygestopkurset for ledige er afholdt og kurset for de unge planlægges afholdt i foråret 2017. Indtil december 2016 blev der udleveret gratis nikotinsubstitution. Samlet set er projektet derfor delvist afsluttet, og afsluttes helt efter rygestopkurset for de unge.
5. Gruppeforløb for forældre med efterfødselsreaktion: Der er udarbejdet informationsmateriale, og der er planlagt to gruppeforløb i foråret 2017.
6. Fiskedag på folkeskolerne: Fiskedagen afholdes i samarbejde med institutionen ”Madkulturen” i foråret 2017.
7. ”Lær at tackle angst og depression” – uddannelse af instruktører: Der er uddannet to nye instruktører, som tilknyttes sundhedsteamet. Projektet er afsluttet.
8. ”Lær at tackle angst og depression” med Bydelsmødrene: Der er uddannet to nye instruktører, og projektet forventes endelig afsluttet i foråret 2017.

Uddybendestatus for alle projekter er vedhæftet som bilag.

Forslag til udmøntning af forebyggelsespuljen i 2017:

Formåletmed Forebyggelsespuljen er at understøtte borgernes sundhed i bred forstand.Sundhedsstyrelsen har udgivet 11 forebyggelsespakker, som indeholderinformation om- og anbefalinger til kommunernes forebyggelsesarbejde.

Administrationenforeslår, at forebyggelsespuljen for 2017 anvendes til en eller toforebyggelsespakker, for at styrke muligheden for en tværgående indsats oglæring. De 11 forebyggelsespakker fremgår nedenfor sammen med anbefalinger fraforebyggelsespakkerne. Desuden fremgår der eksempler på nogle af de indsatser,som der er i dag i kommunen.

Set ilyset af forebyggelsespuljens størrelse, vil det ved valg af en eller to afforebyggelsespakkerne ikke være muligt, at arbejde med alle anbefalingerne somer oplistet under den enkelte forebyggelsespakke.

Forslag til praktisk planlægning af arbejdet medforebyggelsespakkerne og anbefalingerne.

Uafhængigaf hvilke forebyggelsespakker der vælges foreslås det, at der arrangeres treforedrag med udgangspunkt i de udvalgte forebyggelsespakker og anbefalinger.Foredragene vil have et overordnet tema, og centrene vil i perioden op til ogefter foredraget arbejde med temaet ud fra de anbefalinger, som er prioriteret.Der bliver lagt vægt på, at de projekter som besluttes, som udgangspunkt ertværgående mellem institutionsgrupper/afdelinger, eksempelvis mellemdaginstitutioner og skoler. Temaet er afgrænset til en bestemt periode, ogforedrag skal være gratis og åbne for både borgere og medarbejdere i RingstedKommune.

Ingenbevillingsmæssige konsekvenser.

Administrationenanbefaler, at forebyggelsespakkerne om Mental Sundhed og Fysisk aktivitet skalprioriteres i 2017. Mental Sundhed handler om det enkelte menneskes trivsel, ogdanner grundlag for den enkeltes mulighed for at klare dagligdagen og udvikle sig.Fysisk aktivitet herunder brug af ”uderummet” er en stor del af at forebyggemental mistrivsel.  Ud over at fysisk aktivitet er en vigtig del afarbejdet med den mentale sundhed, vurderes det, at anbefalingerne i de toforebyggelsespakker giver mulighed for at lave en tværgående indsats i kommunenog på tværs af anbefalingerne i de enkelte forebyggelsespakker. Det vurderessom en styrke, i begge forebyggelsespakker, at der er mulighed for at tageudgangspunkt i allerede eksisterende tilbud og indsatser så de styrkes ogudvikles. Eksempelvis kan oplevelsesstien benyttes sammen med nye indsatser udfra anbefalingen om indretning af uderum.

Detvurderes, at forslaget sikrer, at midlerne udmøntes mere fokuseret og medstørre effekt og herunder har et tværgående fælles fokus.

Administrationenanbefaler på den baggrund, at følgende prioriteres:

UnderFysisk aktivitet:

• Børns motorik.
• Målrettede tilbud til borgere med særlige behov.
• Udvidet indsats for fysisk aktivitet i folkeskolen.

UnderMental Sundhed:

• Tværgående kommunal indsats.
• Formidling af information.
• Deltagelse i nationale informationsindsatser.
• Børns trivsel i skolen.
• Indretning af uderum.
• Kursus i håndtering af langvarig stressbelastning, angst og depression.

Derudarbejdes en særskilt sag om de konkrete projekter der iværksættes i 2017, påbaggrund af den politiske stillingtagen i denne sag.

Direktionen indstiller til Ældre- og Genoptræningsudvalget,Børne- og Undervisningsudvalget og Social- og Arbejdsmarkedsudvalgetat orienteringen tages til efterretning.

Direktionen indstiller Kultur og Trivselsudvalget,at der træffes beslutning om, hvilke forebyggelsespakker og anbefalinger somforebyggelsespuljen skal understøtte i 2017.

Tilefterretning.

Tagettil efterretning

Sagendrøftet og taget til efterretning med bemærkningen om at udvalget tillige gerneser at der rettes fokus på punkterne 8 og 11. Sidstnævnte i relation til ungesrygning.

Ej til stede: Daniel Nørhave

Udvalgetindstiller, at forbyggelsespuljen anvendes til indsatser vedr. fysisk aktivitetog mental sundhed.

Anbefalesgodkendt med fagudvalgenes bemærkninger

Ej til stede: Per Flor og Sadik Topcu

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Kommunenhar sendt en ansøgning om midler fra Sundheds- og Ældreministeriets ”Pulje tildemensboliger” og fået tilsagn om midler til Plejecenter Solbakken.

I dennesag skal der tages stilling til en indtægts- og en udgiftsbevilling.

Sundheds-og Ældreministeriet har udmeldt en pulje på i alt 48 mio. kr. fra satspuljentil indretning af demensboliger (Bilag 1).Puljen meldes ud over tre runder i 2015 - 2017 med 16 mio. kr. årligt.

Formåletmed puljen er at forbedre de fysiske rammer for beboere med demens iplejeboliger for at øge deres tryghed og livskvalitet i hverdagen. Den retteindretning kan stimulere følelser og medvirke til at mindske urolighed,depression og aggressiv adfærd, hvilket kan være med til at forebygge magtanvendelser.Bedre trivsel og livskvalitet for beboerne forventes samtidig at give et bedrearbejdsmiljø for medarbejderne.

Midlernekan bruges til mindre ombygninger og nyindretninger af de enkelte boliger og afinden- og udendørs fællesarealer. Der kan søges om tilskud svarende tilgennemsnitlig 20.000 kr. pr. bolig.

I2015 fik kommunen midler fra puljen til etablering af snoezelrum og maling pået dørparti på Ortved Plejecenter. I 2015 blev der også søgt midler tilPlejecenter Solbakken, men denne ansøgning fik afslag.

I2016 har Ringsted Kommune sendt en ansøgning (Bilag2) om:

• 87.000 kr. til camouflering af udgangsdøre på Solbakken – som er blevet bevilget
• 820.000 kr. til etablering af en oplevelsessti på Solbakken – som har fået afslag 

Demalede døre giver større sikkerhed for borgerne og større tryghed for pårørende,fordi beboerne ikke søger ud. Samtidig viser erfaringen fra KLC og Ortved, at motiverneer med til at skabe positive erindringsbilleder.

Derkan søges midler fra puljen igen ca. medio 2017.

Tilsagnsskrivelsenmedfører, at der skal gives en indtægtsbevilling på 87.000 kr. samt enudgiftsbevilling på et tilsvarende beløb til Plejecenter Solbakken.

Detvurderes, at de malede døre vil være med til at øge tryghed og livskvalitet forde demente beboere på Solbakken. Erfaringer fra Knud Lavard Center og Ortvedviser, at malerierne er med til at mindske beboernes lyst til at forladeplejecentret, samtidig med at motiverne giver ro og kalder på gode minder. Dettebetyder, at udadreagerende adfærd og antallet af konflikter og magtanvendelser mindskes.

Detvurderes, at færre konflikter og magtanvendelser vil mindske risikoen for vold,hvilket også har en positiv effekt for arbejdsmiljøet.

Direktionenindstiller,

1. at der gives en udgiftsbevilling på 87.000 kr. til Plejecenter Solbakken  

2. at udgiftsbevillingen finansieres ved en indtægtsbevilling på 87.000 kr. fra den statslige ”Pulje til demensboliger”

Anbefalesgodkendt.

Anbefalesgodkendt

Ej til stede: Per Flor og Sadik Topcu

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Medaftale om finansloven for 2017 er der afsat 380 millioner kr. årligt i 2017 ogfrem til en ny klippekortordning for ældre der bor på plejecenter. 

Udvalgetskal tage stilling til, om beboere på plejecentre skal tilbydes ekstra hjælp ogstøtte via den nye klippekortordning.

Midlerneudmøntes som en samlet ansøgningspulje i 2017-2018 og fordeles fra 2019 sombloktilskud. Ringsteds andel udgør 2.269.000 kr. årligt. For 2018 og frem tagesder forbehold for vedtagelse af Finanslov for 2018.

Dennye klippekortordning indebærer, at beboere på plejecentre kan få cirka trekvarters ekstra hjælp og støtte om ugen og skal medvirke til at styrke denenkelte beboers livskvalitet og selvbestemmelse. Ordningen minder om, men erikke forbundet med den Klippekortordning for modtagere af hjemmepleje, somByrådet den 9. januar 2017 har vedtaget kvalitetsstand for.

Denekstra hjælp kan bruges til mindre aktiviteter eller spares sammen og brugestil aktiviteter, der tager længere tid. Hjælpen skal bruges til aktiviteter derligger udover den eksisterende plejeindsats. Det kan være aktiviteter på elleruden for plejecenteret. Beboeren skal selv være med til at bestemme, hvad denekstra hjælp skal gå til. 

Kommunenskal sikre, at alle beboerne får tilbud om og kan benytte ordningen. Også desvageste beboere med eksempelvis demens. Kommunen skal også tilrettelægge eninformationsindsats for at skabe opmærksomhed om ordningen.

Hvisen beboer takker nej til tilbuddet, er der mulighed for at den ekstra hjælp kananvendes til de andre beboere. Midlerne kan ikke anvendes til udgifter tiltransport eller materialeomkostninger. Midler der ikke anvendes skaltilbagebetales.

Kommunenhar modtaget ansøgningsmaterialet fra Sundheds- og Ældreministeriet den 8.februar med ansøgningsfrist den 3. marts og har derfor ansøgt om midlerne medforbehold for politisk behandling. Se forslag til udmøntning nedenfor.

Kommunenforventer at modtage tilsagn fra Sundheds- og Ældreministeriet på baggrund afansøgningen med udgangen af marts 2017 og tilbud om Klippekortordningen tilbeboerne på plejecentrene vil kunne starte op umiddelbart herefter.

*Ekstra hjælp til beboerne svarer til cirka tre kvarters ekstra hjælp om ugentil alle beboere med opstart 1. april 2017. Der kan opstå behov for at søge omat overføre ikke anvendte midler i 2017 til 2018 i overensstemmelse med puljensretningslinjer, hvis bevillingstilsagnet modtages senere end forventet ogtilbuddet derfor kan iværksættes senere end forventet. Eller hvis der i længereperioder er flere ledige plejeboliger.

**Der afsættes lønmidler til, at plejepersonalet har mulighed for at bruge ekstratid til at sikre at især borgere der ikke kan give udtryk for egne ønsker ogbehov, også får mulighed for at benytte tilbuddet.

Tilhøring i Ældrerådet

Hvis der foreligger et bevillingstilsagn fra Sundheds-og Ældreministeriet inden mødet i Byrådet, udarbejdes der en supplerendesagsfremstilling omkring de bevillingsmæssige konsekvenser. Hvis ikke forelæggesen selvstændig bevillingssag senere.

Administrationenvurderer, at den nye klippekortordning understøtter Ældre- ogværdighedspolitikken (2016) i forhold til temaet Livskvalitet for beboere påplejecentre ved at medvirke til at styrke beboernes mulighed for at gøre nogleaf de ting, der har betydning for den enkeltes livskvalitet.

Desudenunderstøttes politikkens tema Selvbestemmelse ved, at beboerne selv skal væremed til at bestemme, hvilke aktiviteter de ønsker at bruge den ekstra hjælptil. Samtidig er der i puljen særlig fokus på, at borgere der kan have sværtved at give udtryk for egne behov skal have mulighed for at benytte tilbuddet.

Direktionen indstiller, at ansøgning ommidler til Klippekortordning for beboere på plejecentre fastholdes

Anbefalesgodkendt.

Ej til stede: John Rasmussen, Niels P. Nielsen og IngeJørgensen.

Anbefalesgodkendt.

Anbefalesgodkendt

Ej til stede: Per Flor og Sadik Topcu

Intet

Ej til stede: Per Flor og Sadik Topcu