Referat

Godkendt.

Ej til stede: Per Nørhave og Jan Jakobsen

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- ogFritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Påmødet den 3. april 2018 besluttede Økonomiudvalgets, at Ringsted Kommune skullesøge om sin andel af midlerne fra puljen til en bedre bemanding i hjemmeplejenog på plejecentrene.

Den30. april 2018 har kommunen modtaget endelig tilsagnsskrivelse fra Sundheds- ogÆldreministeriet (Bilag 1).

Idenne sag skal der tages stilling til en indtægts- og en udgiftsbevilling.

RingstedKommunes andel af puljen udgør 2.7 mio. kr. årligt i perioden 2018 – 2021.

Tilskuddetfor 2018 udbetales i to lige store rater på hver kr. 1.350.000 kr. Første rateforventes udbetalt tre uge fra tilsagnsbrevet blev sendt. Anden rate udbetalesi september 2018. 

Medtilsagnsskrivelsen har Sundheds- og Ældreministeriet samtidig godkendt, at kommunensredegørelse for brug af pengene er godkendt.

Tilorientering i Ældrerådet.

Tilsagnsskrivelsenmedfører, at der skal gives en indtægtsbevilling på 2.7 mio. kr. samt enudgiftsbevilling på et tilsvarende beløb til hjemmeplejen (herunder Aleris) ogplejecentrene.

Administrationenvurderer, at tilsagnet er i overensstemmelse med det forventede, samt atmidlerne kan anvendes, i henhold til den indsendte og godkendte redegørelse.

Direktionen indstiller,

1. at der gives en indtægtsbevilling til bedre bemanding i hjemmeplejen og på plejecentrene på 2.7 mio. kr.
2. at der gives en tilsvarende udgiftsbevilling, som anvendes til dækning af udgifter på i alt 2.7 mio. kr. på det nævnte område.

Tagettil efterretning.

Anbefalesgodkendt

Ej til stede: Per Nørhave og Jan Jakobsen

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- ogFritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Byrådetsbesluttede i 2016 i forbindelse med godkendelse af Budget 2017,omprioriteringsforslag PBU12 – Optimering af ejendomsporteføljen, at gennemførebesparelser for Vej- og Ejendomscenteret på 1,25 mio. kr. i 2018, stigende til2,0 mio. kr. i 2019 og 3,0 mio. kr. i 2020 samt de efterfølgende år.Besparelserne svarer til en reduktion af et areal svarende til ca. 6000 m2 og erindarbejdet i det tekniske budget.

Iforlængelse heraf orienterer administrationen i denne sag om status på arbejdetmed at gennemføre effektiviseringer og driftsbesparelser i forbindelse medkommunens ejendomsanvendelse samt beslutning af 3 konkrete cases.

Sagener lukket i medfør af Byrådets forretningsorden, § 1, stk. 2, da den omhandlerøkonomiske oplysninger om kommunens bygninger, som vurderes at kunne påvirkeeventuelle tilbudsgivere. Sagen vil kunne åbnes, når specifikke cases er valgtog eventuelle udbud er gennemført.

Mulighederfor at gennemføre besparelser

Medbaggrund i en analyse af kommunale bygninger er følgende mulighederidentificeret for at opnå de besluttede besparelser. På grund af beløbetsstørrelse kan besparelsen kun opnås igennem en kombination af følgendemuligheder

• Reducere bygningsarealet
• Prioritere vedligeholdelsen
• Genoprette/ombygge bygninger
• Andre bygningsrelaterede besparelser ved at reducere energiforbruget
• ændre på serviceniveauet
• ændre på administrationsaftaler

Reducerebygningsarealet

Iforhold til at prioritere reduktion af bygningsarealet arbejdes videre med atfokusere på både udgifter og behov. I forhold til udgifterne vil der blive setpå

• Energiforbruget for bygningen
  Bygninger med et højt energiforbrug, typisk varme ventilation og højt el forbrug identificeres i et parallelt forløb omkring ”ESCO” energiforbedringer, så der ikke investeres i energiforbedring på bygninger, som af andre årsager skal afvikles
• Vedligeholdelsesefterslæbet for bygningen
  Alle bygninger kategoriseres i 3 kategorier grøn, gul og rød efter vedligeholdelses-udgifter, hvor der tages udgangspunkt i vedligeholdelsesefterslæb i år 2015-2017
• Det fremtidige vedligeholdelsesbehov for bygningen
  Alle bygninger kategoriseres i 3 kategorier grøn, gul og rød efter vedligeholdelses-behov i årene 2018-2027

Iforhold til behovet vil der blive set på

• Udnyttelsesgraden af bygningen både areal- og tidsmæssigt
• Allerede tomme eller ikke benyttede bygninger f.eks. fraflyttede bygninger
• Bygninger, der ikke anvendes til kommunale velfærdsopgaver
• Bygninger, der kun anvendes få timer om ugen, som f.eks. forsamlings- og aktivitetshuse, der kun udnyttes få dage/timer
• Bygninger med lav udnyttelse af arealet, som eksempelvis skoler med mere end 20 m² pr. elev
  Børnehaver med mere end 10 m² pr. barn

• Muligheder for sammenlægning med nærliggende bygninger med ledige arealer og/eller anvendelsestider
• Bygninger i nærheden af hinanden, typisk i samme lokalområde
• Bygninger, der udnyttes på forskellige tider af dagen/ ugen
• Bygninger hvor lokalerne kan anvendes til flere formål

• Muligheder for erstatning af bygninger
  I form af f.eks. nybyggeri, om- eller tilbygning til bygninger eller leje af bygninger

Prioriterevedligeholdelsen

Bygningerprioriteres i kategorier 1-5 efter, hvor vigtige de er for politikere ogbrugere, både repræsentativt og anvendelsesmæssigt.  Erfaringsmæssigt betyderen vurdering / prioritering af ejendommene, at de til rådighed værende midleranvendes mere effektivt.

Genoprette/ombyggebygninger

Genopretningaf bygninger kan ske ud fra følgende

• Løbende driftsudgifter til vedligeholdelse kan erstattes af engangsinvesteringer

• Reducerer vedligeholdelsesefterslæbet fordi nedslidte bygningsdele udskiftes
• Reducerer det fremtidige vedligeholdelsesbehov, hvis der vælges mindre vedligeholdelseskrævende materialer
• Reducere vedligeholdelse, som følge af hærværk
• Reducere energiforbruget og give bedre indeklima i bygningerne

Eksemplerkunne for eksempel være

• Etablering af ”børnefællesskaber” f.eks. skole, SFO, børnehave, daginstitution
• Samle kulturelle aktiviteter
• Multihaller med samling af flere funktioner

Andrebygningsrelaterede besparelser

• Reducere energiforbruget
  En reduktion af energiforbruget medfører økonomiske besparelser samt besparelser på vedligeholdelsen
• Ændre på serviceniveauet f.eks. rengøring eller vedligeholdelse af udearealer
• Ændre på administrationsaftaler, hvor stordrift gevinster kan medføre lavere priser.

Medbaggrund i analysen er konklusionen, at de ønskede besparelser kræver, at denødvendige aktiviteter skal besluttes og gennemføres i løbet af de næste ca. 12måneder, hvilket betyder, at mulighederne på den korte sigt fokuseres på atændre administrationsaftaler, at reducere bygningsarealet i forhold til tommeog ikke-benyttede bygninger samt bygninger, hvor brugerne umiddelbart kanflyttes til andre lokaler.

Dervil på længere sigt stadigt være behov for at arbejde med at reducereenergiforbruget og prioritere vedligeholdelsen.

Ejendomspolitikken danner rammerne for optimering afejendomsstrategien og efterfølgende ejendomsporteføljen i Ringsted Kommune.Ejendomsstrategien justeres årligt og udmøntes i en oversigt over ejendomme i kommunenprioriteret i rød, gul og grøn (bilag 1).

Medbaggrund i ejendomspolitikken og ejendomsstrategien udarbejder Vej- ogEjendomscenteret i samarbejde med ejendomsudvalget konkrete cases tilbeslutning, som indfrier de besluttede besparelser, hvor udgangspunktet er atetablere lokale kraftcentre for de aktiviteter der skaber velfærd for borgerne.

Følgendecases lægges op til politisk beslutning:

Case1

Sammenlægningaf Kulturhuset og Hyldegården i Anlægspavillonen med etablering af samletkraftcentrum i området omkring Sportscenteret og Bibliotek og borgerservice ervisuel beskrevet i bilag 2, skønsmæssigårlig driftsbesparelse kr. 0,5 mio.

Begrundelse

Alle3 bygninger har lav udnyttelsesgrad, og aktiviteter ligger på forskeligetidspunkter. Ydermere er alle bygningerne i kategori rød på ejendomslisten medvedligeholdelsesefterslæb (bilag 1)

Kulturhusetstår over for en akut fugt og skimmel renovering i kælderen på op imod 2 mio.kr.

Hyldegårdenstår overfor en snarlig renovering af tag og murværk for mindst 1,5 mio. kr.

Anlægspavillonenstår overfor udskiftning af tag og udvendig vedligeholdelse. Udskiftning afvinduer og udvendig vedligeholdelse er startet.

Renoveringaf Anlægspavillonen financierers ved salg af Kulturhuset og Hyldegården ogunderstøtter den kommende helhedsplan for Sportscenteret med samling afaktiviteter i området for alle aldersgrupper.

Case2

Sammenlægningaf Børnehuset Jystrup, Jystrup Aktivitetshus med samlet kraftcentrum påSøholmskolen er visuel beskrevet i bilag 3,skønsmæssig årlig driftsbesparelse kr.0,4 mio.

Begrundelse

De 3bygninger ligger inden for kort afstand af hinanden, og bygningerne har alle etstørre vedligeholdelsesefterslæb jf. bilag 1.Det vurderes, at Søholmskolen har arealmæssig kapacitet til at huse andreaktiviteter.

Samlingaf aktiviteter på Søholmskolen vil give mulighed for aktiv udnyttelse afarealer og bedre faciliteter for brugerne af Jystrup aktivitetshus, som ståroverfor en større renovering. Børnehuset Jystrup sælges, mens aktivitetshusetreduceres til omklædningslokaler.

Case3

Nedlæggelseaf ejendommene Jordmodervej 23, 25 og 27 samt Lindegårdsvej 23 med og skønsmæssigårlig driftsbesparelse på kr. 0,15 mio.

Begrundelse

Alleejendomme har et større vedligeholdelsesefterslæb, er dyre i drift og ståroverfor at skulle have udført kloakering eller etablere mini renseanlæg for atleve op til miljøkravene i 2019.

Iforbindelse med erhvervsområdet Jordemodervej vil nedlæggelse af Jordmodervej23, 25 og 27 sikre plads til skovrejsning. Nedlæggelse af Lindegårdsvej 23 vilmuligøre forskønnelse af området for borgerne i Kværkeby.

Udover de 3 cases forventes den tidligere børneinstitution Toften nedlagt i juni2018, samt den tidligere dagpleje ved Byskovskolen, afdeling Benløse, nedlagtog området udnyttet til parkeringspladser, hvilket rejses i en separat case ijuni 2018.

Densamlede økonomiske besparelse ved at gennemføre alle cases estimeres til kr.1,25 mio., idet den endelige besparelse vil blive opgjort i forbindelse medudmøntningen af de nævnte cases samt i forbindelse med den endelige optimeringaf projekterne.

Direktionen indstiller,

1. at administrationen arbejder videre med ejendomsstrategien og udmøntning i et antal konkrete cases som medfører de ønskede besparelser,
2. at case 1, 2 og 3 alle igangsættes med udarbejdelse af businesscases og detaljeret plan for projekterne med inddragelse af berørte brugere og foreninger i samarbejde med ledelsen i de berørte centre.

Orienteringentaget til efterretning.

Tagettil efterretning med bemærkningen om, at udvalget ikke kan støtte at derarbejdes videre med case 1 og case 2.

Tagettil efterretning med bemærkningen om, at udvalget ikke støtter at der arbejdesvidere med case 1 og 2.

Ej til stede: Per Nørhave og Jan Jakobsen

Tagettil efterretning med bemærkningen om, at udvalget ikke støtter at der arbejdesvidere med case 1 og 2.

Ej til stede: Per Nørhave

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- ogArbejdsmarkedsudvalg

Derer gennemført et udbud af beklædning til medarbejdere, der arbejder på ældre-,social- og sundhedsområdet. Der orienteres om resultatet af udbuddet, og derskal tages stilling til udmøntning af aftalen.

RingstedKommune har i efteråret 2017 gennemført et udbud sammen med 9 andre kommuner(Faxe, Greve, Guldborgsund, Holbæk, Kalundborg, Lejre, Odsherred, Slagelse ogSorø) af beklædning til medarbejdere, som arbejder inden for ældre-, social- ogsundhedsområdet.

IRingsted Kommune vedrører det medarbejderne på/i:

• Ringsted Kommunale Hjemmepleje
• Plejecentrene: Knud Lavard Centret, Ortved Plejecenter og Plejecenter Solbakken
• Tandplejen på Valdemarskolen, Dagmarskolen, Campusskolen og Benløse Skole
• MadhuZet Zahles
• Café Ingeborg
• Træningsenheden

Dennye beklædning vil blive taget i brug pr. 1. juni 2019, men da der inden skaltages mål til tøjet, og tøjet skal sys, skal der tages stilling til, hvordanbeklædningen skal leveres, og om der skal logo og navn på tøjet.

Beklædning i dag

Beklædningeni dag består af bukser og overdel, hvorpå der fremgår logo, fulde navn og titelpå medarbejderen. Medarbejderne bærer desuden synligt ID-kort, som skalfremvises, hvis ønsket. Beklædningen leveres som persontøj, hvilket betyder, atmedarbejderne har deres egne sæt. Tøjet leveres to gange om ugen, og hvermedarbejder har i gennemsnit 9 sæt tøj til rådighed hver uge. Det er DeForenede Dampvaskerier (DFD), som leverer tøjet til medarbejderne i Ringsted idag.

I2017 var udgifterne til beklædning ca. 1,6 mio. kr.

Resultatet af udbuddet

Gennemførslenaf udbuddet resulterede i, at DFD fra 1. juni 2019 – 31. maj 2025 skal leverebeklædning til de kommuner, som deltog i udbuddet. Udbuddet betyder, atRingsted fremover får leveret tøj én gang om ugen, og hver medarbejder får 11sæt tøj til rådighed hver uge ved persontøj og 9 sæt tøj til rådighed hver ugeved puljetøj.

RingstedKommune kan vælge, om overdelene af den nye beklædning skal indeholde kommunenslogo, navn samt titel på medarbejderen, som tilkøb. Dog vil der altid være logopå udejakken. Ringsted Kommune kan også vælge kun at få logo på tøjet ogudelade navn og titel, men i så fald er prisen den samme, som hvis der både erlogo og navn på beklædningen.  Vedhæftet som bilag er eksempler på, hvordanbeklædningen fremadrettet vil se ud med- og uden logo.

Derudoverskal der vælges, om beklædningen fremover skal leveres som persontøj ellerpuljetøj. Persontøj betyder, at medarbejderne har deres egne sæt beklædning,som opbevares i eget skab/hylde. Puljetøj betyder, at beklædningen leveres ipuljer, det vil sige, at alle tøjstørrelser er tilgængelige for allemedarbejdere. Beklædningen opbevares i et fælles skab/hylder.

Påbaggrund af udbuddet skal der tages stilling til følgende vedr. den nyebeklædning:

1.   Skalder fremgå logo, navn og titel på den nye beklædning?

2.   Skalbeklædningen leveres som person- eller som puljetøj?

Økonomiske konsekvenser

Nedenståendetabel viser de forventede udgifter. Der er ingen forskel på tøjbudgettet, omder vælges puljetøj eller persontøj. Den forventede besparelse kan forklaresved, at de indbudte tøjpriser er lavere end de nuværende, og at der fremoverleveres tøj én gang om ugen i stedet for to.

Detførste år efter kontraktstart vil der være en ekstra udgift i forhold til deøvrige år, hvilket skyldes udgifter til logo.

Derudovervil der være enkelte leveringsadresser, som har behov flere sæt tøj end dehenholdsvis 9 og 11 sæt/ugen, som beregningerne tager udgangspunkt i, ligesomder er behov for et ukendt antal jakker, hvorpå der vil være logo.

Udoverovenstående vil der være behov for indkøb af ekstra tøj til vikarer ogafløsere, og der vil være omkostninger til løbende supplering af tøj, somforsvinder eller beskadiges under vask samt gebyrer i forbindelse med fund affarlige genstande (fx skalpel eller kanyler) og kuglepenne i snavsetøj. I 2017udgjorde udgifterne til fund af farlige genstande og kuglepenne i snavsetøj ca.20.000 kr.

Denforventede besparelse på ca. 329.000-530.000 kr. er ikke tidligere besluttetsom en del af moderniserings- og effektiviseringsprogrammet, som bl.a. medførtebesparelser på indkøbsområdet. Derfor foreslås det, at den forventedebesparelse bliver indarbejdet i det tekniske budget for 2019.

Beklædning til Tandplejen

Tandplejener fordelt på fire tandklinikker, og der er ansat 20 medarbejdere svarende til17 fuldtidsansatte. Tandplejen har åbent 5 dage om ugen på alle skoledage inkl.den første uge af skolernes sommerferie. Det betyder, at Tandplejen har brugfor at få leveret 11 sæt tøj pr. medarbejder i 41 uger om året.

Tilhøring i Ældre- og Handicapråd.

Medarbejderinddragelse

Davalget af beklædning vil have indflydelse på medarbejdernes dagligdag ogarbejde, er sagen blevet fremlagt i de relevante MED-udvalg. MED-udvalgene harmulighed for at afgive høringssvar, om der skal logo og navn på tøjet samtleveringsmetode.

Vedr.navn og logo på tøjet fremgår det af høringssvarene, at langt størstedelen ikkefinder det nødvendigt, når det samtidig skal bæres synligt ID-kort. Det erumiddelbart kun Café Ingeborg, som peger på løsningen med navn og logo påtøjet. Dog retter Hjemmeplejen og Hjemmesygeplejen opmærksomhed på, at det kanvære svært for de ældre borgere at læse ID-kortet.

Vedr.leveringsmetode fremgår det af høringssvarene, at der ønskes både person- ogpuljetøj. Flere udtrykker bekymring ved kun at få leveret tøj 1 gang om ugen.

MadhuZetZahles, Café Ingeborg, Sundhed & Træning ønsker persontøj.

KLC,Plejecenter Ortved og Plejecenter Solbakken ønsker generelt puljetøj.

IHjemmeplejen ønsker medarbejderne persontøj og ledelsen anbefaler puljetøj.

Tandplejenhar ikke afgivet høringssvar. De indkomne høringssvar fremgår af bilag 2.

Ingenbevillingsmæssige konsekvenser.

Hvisder vælges navn og logo på beklædningen, vil der være en merudgift forkommunen, da det ikke er standard i den nye kontrakt. Administrationenvurderer, at det er tilstrækkeligt, at medarbejderne bærer synligt ID-kort somidentifikation. Ved at fravælge navn og logo på tøjet, vil der desuden værekortere leveringstid på beklædning til nye medarbejdere. 

Hvisder vælges persontøj, vil medarbejderne få sit "eget" tøj ved hverlevering, men de tøjansvarlige skal bruge længere tid på at sortere og lægge tøjetpå plads, når det leveres. Der vil desuden være op til 14 dages leveringstid,når der starter nye medarbejdere. Hvis en medarbejder bliver beskidt påbeklædningen flere gange om dagen, kan medarbejderen desuden risikere ikke athave noget rent tøj de sidste dage inden en ny levering.

Puljetøjvil sikre, at der kontinuerligt er en større beholdning af beklædning tilrådighed for medarbejderne, og det er hurtigere at skaffe beklædning til nyemedarbejdere. Ved levering skal de tøjansvarlige kun sortere tøjet efterstørrelser, hvilket er tidsbesparende. Hvis der skal tages særlige hensyn tiltøjstørrelser og allergener, vil disse medarbejdere få tildelt persontøj.

Administrationenvurderer, at der fremadrettet bør vælges beklædning uden logo og navn, da detbeskytter de medarbejdere, som ikke ønsker, at deres navn skal fremgå af tøjet.Dette vurderes at være særlig relevant for de medarbejdere, som har speciellenavne. Administrationen vurderer det tilstrækkeligt, at medarbejderne bærerkommunens ID-kort som identifikation, hvilket stemmer overens med størstedelenaf de indkomne høringssvar. Desuden vurderer administrationen, at det erpositivt, at der er logo på udejakken. Yderligere vurderer administrationen, atder er en væsentlig besparelse ved at vælge beklædning uden navn og logo.

Påtrods af at der er forskellige holdninger til, om beklædningen fremover skalleveres som person- eller puljetøj, vurderer Administrationen, at beklædningenfremadrettet bør leveres som puljetøj, da det sikrer, at personalet altid harbeklædning til rådighed. Desuden vurderes det, at puljetøj tager hensyn tilsærlige behov hos medarbejderne, ligesom det er hurtigere at skaffe beklædningtil nyansatte. Derudover vurderes det, at de tøjansvarlige fremadrettet skalanvende mindre tid på administration af tøjet, herunder at lægge tøjet påplads. Administrationen vurderer, at dette er medvirkende til et godtarbejdsmiljø.

DaTandplejen er en lille enhed, som er fordelt på flere klinikker, vurderes det,at de bør få leveret beklædningen som persontøj. Dette vurderes relevant, dader gennemsnitligt kun er tilknyttet 5 medarbejdere pr. tandplejeklinik. Detvurderes ikke, at der skal navn og logo på tøjet, da tandplejen har egnenavneskilte.

Direktionen indstiller, til Social- og Arbejdsmarkedsudvalgetog Ældre- og Genoptræningsudvalget,  

1. at der vælges beklædning uden logo og navn
2. at beklædning til hjemmeplejen, plejecentrene, MadhuZet Zahles, Café Ingeborg og træningsenheden leveres som puljetøj 
3. at den forventede besparelse indarbejdes i det tekniske budget for 2019

Direktionen indstiller til Børne- og Undervisningsudvalget,

1. at der vælges beklædning uden logo og navn
2. at beklædningen til tandplejen leveres som persontøj

Handicaprådetbemærker, at det er væsentligt at ID-kortene er let-læselige, når beklædning eruden logo og navn. Handicaprådet bemærker i øvrigt, at det kan være en udfordringfor personer med nedsat funktionsevne, fx svagtseende og personer medudviklingshæmning, at identificere, om der er tale om en medarbejder frakommunen.

Ej til stede:

NichlasRiise, Alice Morbøl

Ældrerådetanbefaler, at indstillingen godkendes.

Anbefalesgodkendt med Handicapområdets bemærkning.

Anbefalesgodkendt.

Ej til stede: Per Nørhave og Jan Jakobsen

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- ogFritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Delegationsplanernefor henholdsvis Social- og Arbejdsmarkedsudvalget og Ældre- ogGenoptræningsudvalget bør revideres, da der er sket lovændringer.Delegationsplanerne for udvalgene er senest revideret i 2012.

Delegationsplanernefremlægges i en samlet sag for begge udvalg, da en række opgaver hører underbegge udvalg.

Delegationsplanernefor henholdsvis Social- og Arbejdsmarkedsudvalget og Ældre- ogGenoptræningsudvalget skal revideres, da der er sket lovændringer, således atikke alle områder er dækket af de nuværende delegationsplaner. Desuden harByrådet siden seneste revision truffet beslutninger om delegation, som ikke kanses på delegationsplanerne. Fagudvalgene har desuden ændret navne ogfagområder. De nuværende delegationsplaner er godkendt i Byrådet den 11. juni2012.

Opgaver,som i henhold til lovgivningen skal varetages af ”kommunalbestyrelsen”, kandelegeres til det udførende niveau i kommunen, med mindre det fremgår aflovgivningen, at dette ikke er muligt (f.eks. ved teksten ”kommunalbestyrelsenbeslutter i et møde …..”).

Byrådetkan delegere opgaver til fagudvalgene, som derefter kan delegere opgavernevidere til administrationen. Omfattet af delegationsplanerne er de områder ilovgivningen, hvor det er angivet, at ”kommunalbestyrelsen skal…” eller”kommunalbestyrelsen kan…”. Desuden er medtaget enkelte andre områder, hvorByrådet i Ringsted Kommune har delegeret kompetencen til fagudvalg elleradministration.

Formåletmed delegationsplanerne er at tydeliggøre, på hvilket niveau beslutninger beslutningernetræffes, og at sikre så smidige og ubureaukratiske arbejdsgange som muligt.

Detforeslås, at der anvendes en ny skabelon for delegationsplaner. Derfor har detikke været muligt at indskrive ændringer direkte i de gamle delegationsplaner.I de tidligere3 delegationsplaner (bilag 1, 2og 3) har administrationen derfor angivet ændringer i kommentarermed rød skrift i højre side. De nye delegationsplaner er vedhæftet som bilag 4 og 5, og der er angivet, hvor derer ændringer i kommentarer i højre side. Opgaverne er inddelt efter lovgivning,og for Social- og Arbejdsmarkedsudvalget fordelt på fagområder for henholdsvisArbejdsmarkedscentret og Social- og Sundhedscentret.

Tilforskel fra de tidligere delegationsplaner er der indføjet ”anbefalendeinstans”, idet sagsgangen i det politiske system er således, at direktionen”indstiller”, fagudvalgene ”anbefaler”, og Byrådet ”beslutter”. Det erendvidere angivet, hvor det efter lovgivningen ikke er muligt at delegerebeslutningen (B*).

Detforeslås i lighed med tidligere delegationsplaner, at den overvejende del af debeslutninger, der skal træffes i den daglige drift, delegeres tiladministrationen eller direktionen. Det er i de nye delegationsplaner ikkeangivet, hvilken afdeling i administrationen, der kan træffe beslutning. Detteafgøres af den enkelte direktør eller chef, som i disse situationer vil væreden juridisk ansvarlige instans.

Endeligforeslås det, at delegationsplanen ved godkendelsen er gældende for helebyrådsperioden. Justeringer og ændringer i perioden indføres løbende idelegationsplanen, og behandles samlet ved begyndelsen af den nyebyrådsperiode.

Følgendeemner eller lovområder er nye i forhold til de tidligere delegationsplaner,idet der er kommet nye regler siden 2012, samt at nogle fagområder er udvidetmed tværgående funktioner, som omfatter flere lovområder:

Ældre-og Genoptræningsudvalget

Lovom trafikselskaber (individuel kørsel)

Lovom retssikkerhed mm. (behandling af Ankestyrelsens undersøgelse af kommunenspraksis)

Social-og Arbejdsmarkedsudvalget

Lovom tilbageholdelse af stofmisbrugere i behandling

Lovom anvendelse af tvang i psykiatrien m.v.

Lovom trafikselskaber (individuel kørsel)

Lovom retssikkerhed mm. (behandling af Ankestyrelsens undersøgelse af kommunenspraksis)

Lovom anvendelse af tvang i psykiatrien (udpegning af medlem til visitationsforum)

Lovom organisering og understøttelse af beskæftigelsesindsatsen m.v.

Udpegningaf prismodtagere (Integrationspris, Handicappris)

Derforeslås ændringer i delegationen på følgende punkter:

Ældre-og Genoptræningsudvalget

• Lov om social service § 148a (tilsyn med tilbud ikke omfattet af Socialtilsynets): foreslås ændret, således der tilsynsrapporterne blot er til orientering i udvalget.
• Lov om social service § 174 (fastsættelse af takst for tilbud): foreslås ændret til beslutning i administrationen, da det er en teknisk og lovbunden beregning på baggrund af det godkendte budget. Byrådet har dermed taget stilling til taksten på et overordnet niveau.
• Lov om værgemål § 16 (ansøgning): Det foreslås, at det skrives ind i delegationsplanen, at Direktionen har bemyndigelse til at udpege de underskriftsberettigede på de ansøgninger, som Ringsted Kommune indsender til Statsforvaltningen.
• Lov om retssikkerhed mm. §§ 30-33 (Ældreråd): Da Ældrerådet vælges ved direkte valg, skal Byrådet ikke udpege medlemmerne. Det foreslås, at Byrådet beslutter rammer og vedtægter for Ældrerådet.

Social-og Arbejdsmarkedsudvalget

• Lov om social service § 148a (tilsyn med tilbud ikke omfattet af Socialtilsynets): foreslås ændret, således der tilsynsrapporterne blot er til orientering i udvalget.
• Lov om social service § 174 (fastsættelse af takst for tilbud): foreslås ændret til beslutning i administrationen, da det er en teknisk og lovbunden beregning på baggrund af det godkendte budget. Byrådet har dermed taget stilling til taksten på et overordnet niveau.
• Lov om værgemål § 16 (ansøgning): Det foreslås, at det skrives ind i delegationsplanen, at Direktionen har bemyndigelse til at udpege de underskriftsberettigede på de ansøgninger, som Ringsted Kommune indsender til Statsforvaltningen.
• Lov om retssikkerhed mm. § 37a (Handicapråd): Det foreslås, at det delegeres til Direktionen at udpege nye administrative medlemmer i valgperioden, og at det delegeres til borgmesteren at udpege nye medlemmer indstillet af DH i valgperioden.
• Desuden foreslås det, at når Handicaprådet har indstillingsret til Handicapprisen, skal sagen ikke behandles i Social- og Arbejdsmarkedsudvalget, men kun i Økonomiudvalget og Byrådet.
• Sundhedsloven (Forebyggelsespuljen): Det foreslås, at Social- og Arbejdsmarkedsudvalget beslutter temaer for anvendelse af Forebyggelsespuljen, og at beslutning om de enkelte projekter træffes af administrationen.
• Udpegning af medlemmer til Integrations- og Arbejdsmarkedsråd ved ny valgperiode foreslås delegeret til fagudvalget.
• Udpegning af medlemmer til Arbejdsmarkedsråd i valgperioden foreslås delegeret til borgmesteren i lighed med nugældende regler for Integrationsrådet.
• Styrelsernes, nævnenes og ministeriernes praksis og tilsyn foreslås uddelegeret til fagudvalget.

Finansieringenaf den beskæftigelsesrettede indsats er dels styret af aktiveringsrammen ogdels af puljemidler, som udmeldes af de centrale styrelser indenfor de tilenhver tid aktuelle politiske prioriteringer. Puljemidlerne er afgørende forkommunens indsats, da det er her, der gives mulighed for at hente finansieringog ressourcer til at iværksætte og udvikle særlige indsatser for målgrupper medspecifikke behov. Puljerne udmeldes typisk med en kort frist for ansøgning ogimplementering, og det er ikke praktisk muligt at opnå en politisk godkendelseaf ansøgning og bevilling inden for fristerne. Af denne årsag er der indført enpraksis, hvor ansøgninger til centrale puljer forelægges direktionen.

• Denne praksis foreslås nu indført i delegationsplanen med en yderligere forenkling, hvor sagen ved tilsagn behandles som en bagudrettet bevillingsmæssig beslutning, der medtages i førstkommende budgetrapport efter indsendelse af (del)regnskab.
• I tilknytning hertil udarbejdes en årlig orientering til Byrådet, som giver overblik over alle årets eksterne puljeaktiviteter, herunder også effekter, evalueringer, m.v.
• Det foreslås videre, at tilsagn om centrale puljemidler til en samarbejdskommune uddelegeres til direktionen og medtages i den årlige projektorientering til fagudvalget.

Til orienteringi Handicaprådet og Ældrerådet.

Sagenhar ingen økonomiske konsekvenser.

Administrationenvurderer, at de foreslåede delegationsplaner vil bidrage til at skabe en smidigog ubureaukratisk beslutningsproces,som tydeliggør hvor beslutningerne træffes. Samtidig styrkes klarheden oggennemskueligheden i kompetenceniveauet mellem fagcentrenes drift og kommunenspolitiske styrelse.

Direktionen indstiller,

• at delegationsplanerne for Social- og Arbejdsmarkedsudvalget og Ældre- og Genoptræningsudvalget godkendes som de fremgår af bilag 4 og bilag 5.
• at godkendelsen af delegationsplanen er gældende for hele byrådsperioden. Justeringer og ændringer i perioden indføres løbende i delegationsplanen, og behandles samlet ved begyndelsen af den nye byrådsperiode.

Orienteringenblev taget til efterretning.

Ej til stede:

NichlasRiise, Alice Morbøl

Tagettil efterretning.

Anbefalesgodkendt med følgende bemærkninger;

Punktetvedrørende §148a under Social- og Arbejdsmarkedsudvalget udgår og hidtidigpraksis fastholdes.

Vedrørendeudpegning af medlemmer til det Lokale Arbejdsmarkedsråd fastholdes, at det er Byrådetsom udpeger ved byrådsperiodens start.

Der blevafholdt afstemning vedrørende forslagene om håndtering af forebyggelsespuljen.

BrittaNielsen stillede forslag om, at der fortsat forelægges konkreteforslag/projekter til udmøntning af forebyggelsespuljen til politiskbehandling.

Indstillingenunder Ældre- og Genoptræning blev anbefalet godkendt efter afstemning og medbemærkningen om, at punktet vedr. §148 a ikke godkendes.

LarsTegl stemmer imod med begrundelsen, at den fortsatte delegation udhuler denpolitiske indsigt i sagområderne.

Ej til stede: Per Nørhave og Jan Jakobsen

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- ogFritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Af tidsplan for budgetprocessen for budget 2019 – 2022 fremgår, atfagudvalgene i maj måned prioriterer, hvilke forslag til budgettet, inden fordet enkelte fagudvalgs egen ramme, der skal oversendes til behandling iByrådet.

Iforbindelse med budgetprocessen udarbejder fagudvalgene en række forslag, somkan indgå i den videre proces. 

I april måned behandlede fagudvalgene, hvilke forslag der skulle udarbejdes tilbudgettet. Administrationen har efterfølgende på baggrund af beslutningen ifagudvalgene udarbejdet og viderekvalificeret forslag til budgettet. I dennesag fremlægges katalog med forslag til budget 2019 til behandling med henblikpå fagudvalgene i maj måned endeligt prioriterer, hvilke forslag til budgettet,der skal oversendes til behandling i Byrådet. Kataloget med forslag er vedlagtsom bilag.

Afden vedtagne budgetproces fremgår, at der ikke skal udarbejdesomstillingsforslag. Det økonomiske råderum– dvs. finansieringen af driftsønsker– vil derfor alene blive tilvejebragt ved budgetkorrektioner på baggrund afforventet forbrug i 2019 og dels ved konkrete politiske sager, der kan frigøremidler til drift. Rammen for prioritering af driftsønsker er først kendt efterøkonomiaftalen mellem regeringen og KL er indgået og udarbejdelsen af forslagtil teknisk budget i august.

Partiernehar ligeledes mulighed for at indsende forslag til budgettet. Sidste frist forat indsende forslag fra partierne er den 10. august. Administrationens mulighedfor at kvalificere partiernes forslag fremmes ved at fremsende forslagene såtidligt som muligt.

Den11. juni vil byrådet tage stilling til, hvilke forslag fra fagudvalgene, derskal indgå i den videre proces og sendes i offentlig høring. Der er planlagtoffentlig høring i perioden 21. august til 12. september.

Ingenbevillingsmæssige konsekvenser.

Detvurderes at det økonomiske råderum for prioritering af driftsønsker vil blivebeskedent, idet der ikke udarbejdes omstillingsforslag.

Ligeledesvurderes det, at mulighederne for prioritering af anlægsønsker i 2019 vil bliveyderst beskedent. Det skal ses i sammenhæng med at der ikke er disponibel rammefor nye anlæg i 2019 og at der vurderes at være i risiko for stigende priser påeksisterende anlæg. Der henvises til sag i Plan- og Boligudvalget vedrørendeudviklingen i byggepriser.

Direktionen indstiller, at fagudvalgenebeslutter, hvilke forslag til budget 2019 – 2022, inden for eget område, derønskes oversendt til behandling i Byrådet

Kultur-og Fritidsudvalget anbefaler, at forslag KTU 2 Udbedring af problemer vedr.ventilation og indeklima samt akustik og lydisolering på Musik &Kulturskolen uddybes ift. om det er muligt, at gennemføre forslaget i etaper.

Tagettil efterretning.

Udvalgetønsker at administrationen udarbejder et forslag til budget 2019 med henblik påudmøntning at den kommende nye Ældre- og Værdighedspolitik.

Ej til stede: Per Nørhave og Jan Jakobsen

Udvalgetanbefaler at forslagene fra eget område alle oversendes til behandling i Byrådet.

Ej til stede: Per Nørhave

Derblev orienteret om borgmesterens og udvalgsformandens møde med Ældrerådet.

Ej til stede: Per Nørhave og Jan Jakobsen

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- ogFritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Hermedforelægges kommunens 1. budgetrapport 2018.

Rapportenindeholder forventet regnskab på drift, renter og anlæg baseret på faktiskforbrug fra januar til marts samt periodiserede forventninger på de enkeltebevillinger. Der afrapporteres også på kommunens likviditet samt påoverholdelse af den finansielle strategi.

Iforbindelse med budgetrapporten er der en række forslag til budgetændringer.

Budgetrapporteninkl. bemærkninger til alle væsentlige forventede afvigelser fremgår i bilag 1. I bilag 2 findes den skattefinansierede drift på tabel-form, i bilag 3 findes detaljer om forslag tilbudgetændringer, der indstilles godkendt i forbindelse med sagen. I bilag 4 findes status på kommunensByudviklingsfond (køb og salg). Specificeret anlægsoversigt kan findes i bilag 5. Opdateret anlægsplan ses i bilag6.

Budgetrapportener udarbejdet på baggrund af forbruget ved udgangen af marts 2018.

Derer i det korrigerede budget forventet et ordinært driftsoverskud på 80,2 mio.kr.

Efter1. kvartal resulterer de samlede tilbagemeldinger i forhold til den ordinæredrift et forventet driftsoverskud på 84,1 mio. kr. hvilket er ca. 3,8 mio. kr.højere end budgetteret.

Forventningerneresulterer i en overskridelse af servicerammen på ca. 12,5 mio. kr. som primærter en kombination af driftsoverførsler på 29,8 mio. kr. serviceudgiftspuljen ibudgettet på 14,9 mio. kr. og det forventede mindreforbrug på denskattefinansierede drift på 3,7 mio. kr.

Finansiering

Kommunensfinansieringsbudget er på ca. 2.195,5 mio. kr., og der forventes p.t. enpositiv afvigelse på 0,1 mio. kr.

Renter

Pårenteområdet forventes på nuværende tidspunkt budgetoverholdelse.

Skattefinansieret drift

For den skattefinansierede drift er det samlede budgetca. 2.111,5 mio. kr., og der forventes på nuværende tidspunkt samlet set etmindreforbrug på 3,7 mio. kr., hvilket dækker over en række forskellige mindre-og merforbrug.

ForØkonomiudvalget ventes merforbrug på 0,7 mio. kr.

Klima-og Miljøudvalget venter budgetoverholdelse.

Plan-og Boligudvalget venter budgetoverholdelse.

PåBørne- og Undervisningsudvalgets område forventes samlet set et mindreforbrugpå 5,4 mio. kr. Dette er fordelt med mindreforbrug på Skoler på 3,9 mio. kr.,et mindreforbrug under Dagtilbud på 1,4 mio. kr. og budgetoverholdelse underBørn og unge.

Påskoleområdet er det primært den afsatte pulje til dækning af skolernesmerforbrug på 3,5 mio. kr. vedr. Vidtgående specialtilbud, der medførermindreforbruget, mens det under Dagtilbud er institutionerne, der samletbidrager med mindreforbrug på 2,3 mio. kr. der driver mindreforbruget. Vedr.Børn og unge virker det til at det forøgede fokus, samt det over nogle årforhøjede budget har haft en effekt, og for første gang i mange år ventes derikke budgetoverskridelse på det område.

PåSocial- og Arbejdsmarkedsudvalgets område ventes samlet et forventet merforbrugpå 2,4 mio. kr.

Påsundhedsområdet forventes mindreforbrug på 3,7 mio. kr. Det er færre udgifterend ventet til aktivitetsbestemt medfinansiering af sundhedsvæsenet, derbidrager positivt med forventet 6 mio. kr. Mens der ventes merforbrug på 2,1mio. kr. vedr. Vederlagsfri fysioterapi.

Påområdet for Handicap, social og psykiatri forventes budgetoverholdelse. UnderMyndighedsenhedens dispositionsregnskab ventes merforbrug på 2,7 mio. kr.primært som følge af højere tilgang fra Ungeenheden, end den tilsvarendeafgang. For boligstøtte (boligsikring og boligydelse) ventes et mindreforbrugpå ca. 1,3 mio. kr. For de øvrige udvalgsbevillinger ventes mindreforbrug på0,9 mio. kr. Mens institutionerne på området samlet set bidrager medmindreforbrug på 0,6 mio. kr.

PåUnge under socialområdet forventes der merforbrug på 6,1 mio. kr. Unge under18-år bidrager med 1,1 mio. kr. i merforbrug mens Unge over 18-år ventermerforbrug på 5,0 mio. kr. Ændringen skyldes primært flere STU-sager (2,5 mio.kr.) samt anbringelsessager for de 18-25-årige.

Påbeskæftigelsesområdet forventes budgetoverholdelse, når der ikke er indregnettilpasningen på NNF’s område. Denne vurderes på nuværende tidspunkt at kostekommunen ca. 2,5 mio. kr. Derudover ventes en regulering afbeskæftigelsestilskud på 4-5 mio. kr. hvilket til sammen gør, at den afsattepulje til dækning af merudgifter på området på i alt 8 mio. kr. indstillesflyttet til arbejdsmarkedsområdet. Se bilag 3for yderligere beskrivelse.

PåÆldre- og Genoptræningsudvalgets område forventes der samlet et mindreforbrugpå 1,4 mio. kr. Det er primært visitationsrammen, der ventes at give etmindreforbrug.

ForKultur- og Fritidsudvalget forventes samlet set budgetoverholdelse.

Anlæg

Forde Skattefinansierede Anlæg ventes mindreforbrug på 98,8 mio. kr. Det samledeanlægsbudget udgør 200,6 mio. kr. I bilag 5 ses specifikationer for alle anlæg.

Likviditet

Kommunens gennemsnitlige likviditet over de seneste365 dage opgøres pr. 31. marts 2018 til 324,9 mio. kr. På samme tid sidste årblev gennemsnitslikviditeten opgjort til 281,9 mio. kr.

Budgetomplaceringerm.v.

Derer nævnt en række forslag til budgetændringer jf. bilag 3, der foreslås godkendt i forbindelse med denne sag.Det drejer sig om følgende sager:

• 8,0 mio. kr. Udmøntning af pulje på beskæftigelsesområdet
• 24,2 mio. kr. under Klima- og Miljøudvalget vedr. en flytning af budgettet vedr. bevillingerne kollektiv trafik og Færdselstællinger fra Teknik- og Miljøcentret til Vej- og Ejendomscentret
• 0,16 mio. kr. stigende til 0,19 mio. kr. under Økonomiudvalget vedr. flytning af en administrativ stilling fra Teknik- og Miljøcentret til Vej- og Ejendomscentret
• 0,25 mio. kr. under Økonomiudvalget flytning af budget vedr. erhvervsrettet sagsbehandling
• 0,23 mio. kr. faldende til 0,17 mio. kr. under Økonomiudvalget flytning af budget vedr. forbedring og udvidelse af BBR
• 1,2 mio. kr. under Social- og Arbejdsmarkedsudvalget vedr. flytning af budget alkoholbehandling og behandling af stofmisbrugere til misbrugsbehandling
• 21,4 mio. kr. under Social- og Arbejdsmarkedsudvalget vedr. sammenlægning af bevillinger under Socialpsykiatrien
• 1,6 mio. kr. indtægts- og udgiftsbevilling under Børne- og Undervisningsudvalget vedr. tidlig indsats for sårbare familier (Satspulje) under Sundhedstjenesten (samlet tilskud 5,65 mio. kr. over 4 år)
• 0,05 mio. kr. Besparelse ved hjemtagning af sekretariatsbetjeningen af huslejenævnet

Dissebudgetændringer søges godkendt i forbindelse med behandlingen af sagen og ernærmere beskrevet i bilag 3.

Finansielstrategi

Kommunenhar p.t. lån for i alt 435,6 mio. kr. Heraf udgør støttede lån til ældreboliger102,3 mio. kr. og lån og kreditter vedr. klimatilpasningsprojekter 27 mio. kr.

Andelenaf kommunens gæld, der således indgår i rammerne udstukket af den finansiellestrategi, udgør 306,3 mio. kr. Andelen af fastforrentede lån udgør p.t. ca. 57%. Det er en overholdelse af den finansielle strategi, der tilsiger, atfastrenteandelen til enhver tid mindst skal udgøre 50 %. Andelen af gæld i CHFudgør p.t. ca. 34 %, svarende til 104,7 mio. kr. hvilket er i overensstemmelsemed den finansielle strategi, der fastsætter andelen af gæld i udenlandskvaluta til maksimalt at udgøre 50 %.

Budgetrapportener en intern administrativ proces, og der har ikke været borgerinddragelseeller høring.

Debevillingsmæssige konsekvenser af sagen ses på tabelform nedenfor. Se Bilag 3 for nærmere beskrivelser af deenkelte beløb.

Iforhold til det politisk bestemte serviceniveau er vurderingen, at detoverholdes.

Derer visse udfordringer fortsat på det specialiserede område, hvor det p.t. erfor de unge 18-25-årige, der ventes et merforbrug. Samtidig er der for deudsatte børn nu overensstemmelse mellem budgettet og det forventede regnskab,hvilket tyder på at de igangsatte handleplaner, det forøgede ledelsesfokus ogde ekstra tilførte midler, har haft en effekt.

Direktionen indstiller,

1. at budgetrapport pr. 31. marts 2018 jf. bilag 1 tages til efterretning
2. at de i bilag 3 nærmere beskrevne tekniske budgetændringer godkendes

Tagettil efterretning.

Tagettil efterretning

Ej til stede: Per Nørhave og Jan Jakobsen

Tagettil efterretning

Ej til stede: Per Nørhave