Referat

Godkendt

Ej til stede: Rikke Hedegaard og Kisser Franciska Lehnert

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Idenne sag skal Byrådet behandle udkast til et kodeks for god borgerbetjening iRingsted Kommune.

PåØkonomiudvalgets møde den 5. september 2016 under punktet ’Status på og detvidere arbejde med organisationen’ blev det besluttet, at der skal udvikles etkodeks for god borgerbetjening. Denne sag indeholder et udkast til kodeks forgod borgerbetjening. Sagen fremlægges her til politisk behandling

Baggrunden for at udarbejde et kodeksfor god borgerbetjening udspringer af et ønske fra MED-organisationen. Denpeger på, at forståelsen af god borgerbetjening er forskellig afhængig af, hvori organisationen man arbejder. Et kodeks skal medvirke til, at allemedarbejdere har en fælles forståelse af, hvordan vi møder borgerne i RingstedKommune.

Hvad skal kodeks hedde?

MED-systemetog lederne er blevet spurgt om det endelige produkt skal hedde ’Kodeks for godborgbetjening’? Spørgsmålet er stillet, fordi der har været reaktion fraLederforum og fra nogle arbejdspladser på begreberne ’kodeks’, og ’betjening’.På baggrund af forslag fra MED-systemet til alternative titler foreslås, at detfærdige produkt hedder ’Sådan møder vi borgeren’ – denne benævnelse benyttesefterfølgende i sagen.

Dataindsamling

Derer indhentet data fra MED-systemet,lederne samt fra borgerne. Data fra borgerne er indsamlet vedfokusgruppeinterviews, der har medvirket i alt 25 borgere.

Et eksternt firma har udvalgt de borgere, der blevinterviewet. Borgergruppen var udvalgt så de var repræsentative for RingstedKommunes borgere, og sammensat efter følgende parametre:

• Ældre, ikke erhvervsaktive/pensionister over 65 år
• Erhvervsaktive. Privat eller offentlig ansatte. Aldersgruppe 20-65 år
• Ledige og unge. Aldersgruppe under 25 år 

Detemaer der blev drøftet med borgerne var: digitale løsninger, skriftlig kommunikation med kommunen,telefonkontakt med medarbejdere fra kommunen og det direkte møde mellem borgerog medarbejder.

Endel af de fremmødte borgere gav spontant udtryk for, at det var et godtinitiativ fra kommunen at inddrage dem i en sådan drøftelse. Borgerne foreslog,at kommunen i højere grad gjorde brug af tilsvarende initiativ i andresammenhænge – eks. afprøvning af hjemmeside, nyt telefonsystem m.v.

Bearbejdning af input til ’Sådan møder vi borgeren iRingsted Kommune’

Derhar været nedsat en arbejdsgruppe under HMU med medarbejderrepræsentanter ogledere i forbindelse med udvikling af dokumentet. Arbejdsgruppen har arbejdetmed at systematisere data fra borgere, medarbejdere og ledere.

Vedgennemgang af data har der vist sig 4 centrale begreber: professionalisme,dialog, tydelighed og tilgængelighed. Dokumentet ’Sådan møder vi borgeren’ erbygget op omkring disse centrale begreber. I tilknytning til hvert begreb erder formuleret nogle underpunkter, der præciserer betydningen. Dette for atmedvirke til en fælles forståelse af, hvordan vi gerne vil møde borgerne.

Sideløbendemed udvikling af kodeks er der gennemført et tværgåendekompetenceudviklingsforløb ’Styrket borgerkontakt’ for 80 medarbejdere fraBørne- og Familierådgivningen, Ungeenheden og Myndighedsenheden omkring bedredialog med borgerne. Formålet med dette forløb har været at give medarbejderneredskaber til at håndtere samtaler, der kan være svære, samt forebygge oghåndtere beklagelser og klager. ’Styrket borgerkontakt’ indgår i sagen om klagedrevetinnovation og behandles som en del af denne sag.

Derhar været en løbende dialog mellem de to forløb for at sikre en sammenhæng.Kompetenceudviklingen havde som formål at give konkrete redskaber til deenkelte medarbejderes dialog med borgerne, mens ’Sådan møder vi borgeren’ ermere overordnet - en slags værdigrundlag. Dette værdigrundlag skalefterfølgende udmøntes i drøftelser på de enkelte arbejdspladser.

I bilag 1 findes udkast til ’Sådan møder viborgeren’. I bilag 2 findes densamlede mængde rådata fra såvel MED-systemet, Lederforum ogfokusgruppeinterviews m.v..

Implementering

Denbrede proces i forbindelse med udvikling af ’Sådan møder vi borgeren’ er etgodt afsæt for implementering. Som en del af implementeringen vil de enkeltearbejdspladser forholde sig til, hvad indholdet i dokumentet betyder for dem,og hvordan det kan omsættes til hverdag på arbejdspladsen. I bilag 3 ses implementeringsplanen for detvidere arbejde.

Borgernegav i forbindelse med fokusgruppeinterviewene udtryk for, at det var vigtigt,at det endelige produkt ikke blot er et stykke papir, der ligger i en skuffe,men at det er synligt for såvel borgere som medarbejdere. For at sikresynlighed fremstilles en plakat til at hænge op på arbejdspladserne, ligesomder bliver udarbejdet en folder, som eks. nyansatte får udleveret ved decentrale introduktionsarrangementer. I det udkast der er vedhæftet sagen er dertale om en råskitse, der efterfølgende skal bearbejdes layout-mæssigt.

MED-systemet,ledergruppen og borgere har været inddraget i processen med udvikling afkodeks. I bilag 2 ses data frasåvel MED-systemet, ledergruppe og fokusgruppeinterviews med borgere.

Ingenbevillingsmæssige konsekvenser.

Deter vurderingen, at selve processen har været så omfattende og inddragende, atdet er med til at skabe ejerskab. Dette ejerskab giver gode forudsætninger for,at indholdet i ’Sådan møder vi borgeren’ kan omsættes i hverdagen.Arbejdspladserne har arbejdet med input til produktet på forskellig måde, mender er ikke tvivl om, at arbejdet er med til at understøtte den videreimplementering. Processen har været med til at skabe en form for implementeringundervejs og er et godt grundlag for det videre arbejde.

Detvurderes, at arbejdet med ’Sådan møder vi borgeren’ er med til at indfriintentionerne med organisationsændringen om at borgeren er al tings mål.

Direktionen indstiller, at udkast til’Sådan møder vi borgeren’ godkendes

Sagendrøftet og genoptages på et kommende Økonomiudvalgsmøde.

Ej til stede: Per Flor og Sadik Topcu

I bilag 1 ’Sådan møder vi borgeren’ ertilføjet et punkt i afsnittet ’ I Ringsted Kommune ønsker vi at have en goddialog med borgeren’. Dette punkt har følgende ordlyd: ’Vi møder borgeren med venlighed og en venlig tone –også når der gives afslag’.

I bilag 3 ’Implementeringsplan’ er følgendeændret: Målgruppen vedrørende udsendelse af plakat, folder m.v. er udvidet tilat omfatte samtlige medarbejdere. Desuden er der tilføjet en ny aktivitet, derskal styrke ejerskabet til indholdet i ’Sådan møder vi borgeren’. Ejerskabet ervigtigt for at få indholdet til at leve i det daglige møde med borgeren.Aktiviteten tilrettelægges på den enkelte arbejdsplads og kan eks. bestå af entemadag, processer m.v.

Forat kunne følge udviklingen i borgerens oplevelser af mødet med kommunenforeslås det, at der følges to spor.

Fordet første, at der foretages kontinuerlige kvantitative målinger af borgerenestilfredshed. I 2013 og 2015 har der via kommunens borgerpanel været gennemførten såkaldt 360 graders borgermonitor-undersøgelse af borgernes tilfredshed medkommunens service, information og betjening. Det foreslås, at en lignendeborgermonitor-undersøgelse gennemføres her i 2017 med forventet afrapporteringi september 2017. Dermed bliver det muligt både at få en aktuel status påborgernes tilfredshed med kommunen samt at følge udviklingen i borgernestilfredshed i perioden 2013 til 2017. Det bliver tillige muligt at sammenligneborgernes tilfredshed i Ringsted Kommune med andre kommuner. Administrationenhar indhentet tilbud på undersøgelsen og har fået et særtilbud på kr. 15.900.Igangsættelsen af undersøgelsen vil ikke have bevillingsmæssige konsekvenser.Direktionen indstiller derfor i tillæg til den oprindelige indstilling, at dergennemføres en borgermonitor-undersøgelse i 2017.

Fordet andet foreslås det, at der arbejdes videre med andre metoder til at måleborgernes tilfredshed. I afdækningen af dette inddrages både ledere ogmedarbejderrepræsentanter. Når deforskellige metoder er undersøgt fremlægges en særskilt sag til Økonomiudvalgetmed et konkret forslag til øvrig måling af borgernes tilfredshed. Det ervigtigt, at medarbejderne oplever målingerne som positiv motivation og ikke somkontrol. Målingerne skal være med til at drive en kulturforandring og fortsatudvikling af organisationen, hvor der fokuseres på, at borgeren oplever en godbetjening, når de henvender sig til kommunen.

Direktionen indstiller,

1. at udkast til ’Sådan møder vi borgeren’ godkendes
2. at der gennemføres en borgermonitor-undersøgelse i 2017.
3. at der foreligges en særskilt sag til Økonomiudvalget med konkrete forslag til øvrig måling af borgernes tilfredshed

Anbefalesgodkendt

Ej til stede: Daniel Nørhave

Godkendt

Ej til stede: Rikke Hedegaard og Kisser Franciska Lehnert

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Idenne sag orienteres om resultatet af den elektroniske APV undersøgelse, dernetop er gennemført i Ringsted Kommune. Den elektroniske APV er kun en lilledel af den samlede APV, som også indeholder dialogmøde med alle medarbejderemed efterfølgende handleplaner og opfølgning og derudover en rundering iforhold til det fysiske arbejdsmiljø – også i forhold til alle medarbejdere.

Hvert2. år gennemføres en APV og trivselsundersøgelse i kommunen. Dataindsamlingenpå skemadelen i dette års måling er foregået i perioden 1. februar til og medden 27. februar 2017. Derudover vil dialogmøderne foregå frem til sommerferienog runderingen vedr. fysisk arbejdsmiljø fortsætter efter sommerferien.Nedenfor ses udviklingen i svarprocent på de elektroniske undersøgelserforetaget i 2010, 2011, 2013, 2015 og 2017:

Ensvarprocent på 80 % er et godt og repræsentativt resultat, selvom det ikke erlige så højt som i 2015. Generelt er retningslinjerne fra Arbejdstilsynet, atder minimum skal være en svarprocent på 50 %, hvis resultatet skal værerepræsentativt for arbejdspladsen.

APVundersøgelse i 2017 gennemføres primært dialogbaseret, hvilket betyder at denelektroniske del kun dækker generel trivsel, ledelse og krænkende adfærd, ogikke samtlige af de temaer, som skal afdækkes i en fyldestgørende APV. Statuspå det samlede psykiske og fysiske arbejdsmiljø i Ringsted Kommune kendesderfor først, når alle dialogprocesserne er gennemført og de lokalearbejdsmiljøgrupper har indtastet deres handleplaner i handleplanssystemet.

Nedenforgennemgås resultaterne af den elektroniske undersøgelse.

Generel tilfredshed

Pådet sammenfattende spørgsmål ’Hvor tilfreds er du alt i alt med dit job’ er dersket en lille fremgang fra 2015 (5,7) til 2017 (5,8). Om skalaen kan siges, at1-4 vurderes som ringe, 4-5 som middel, 5-6 som et godt resultat og 6-7 som ettop-resultat. Resultatet vurderes som ’et godt resultat’. Hvis der skeles tilspredningen i besvarelserne, så er der tale om 5 %, der har svaret under ’4’.

Ledelse

Påspørgsmålene om ledelse ligger resultaterne mellem 5.1 og 6, hvilket er goderesultater. De tre spørgsmål, hvor det har været muligt at benchmarke i forholdtil målingen i 2015, er der sket en fremgang.

Mobning

Iforhold til mobning er der sket en kraftig stigning fra 4,4 % af medarbejderneder oplever mobning i 2015, til 16 % af medarbejderne der oplever mobning idag.

Derer i 2017 sket en ændring i fordelingen af, hvem man bliver mobbet af. Defleste afkrydsninger (123) ligger i ”Fra borgere/brugere” i kategorien ”Ja afog til”.

Trusler om vold

310medarbejdere har oplevet trusler om vold fra borgere/brugere, og 5 medarbejderehar oplevet trusler om vold fra kolleger. Det svarer til i alt 17 % afmedarbejderne. I 2015 var det 15 %, som oplevede trusler om vold. Der er dermedsket en mindre stigning på dette område.

Truslerneom vold angives primært fra medarbejdere fra arbejdsmarkedsområdet, skolerne ogsocial og sundhedsområdet.

Fysisk vold

I2017 er der sket en stigning i oplevet fysisk vold på arbejdspladsen (14 %svarende til 264 personer af de adspurgte). Det er en stigning på 3 % i forholdtil 2015. Den fysiske vold kommer overvejende fra borgere/brugere, primært fraskoleområdet og social og sundhedsområdet.

Rapportenfor hele Ringsted Kommune er vedlagt i bilag 1.

Ingenbevillingsmæssige konsekvenser.

Direktionenvurderer, at den elektroniske del af trivselsundersøgelsen – ikke mindst påbaggrund af den høje svarprocent – er et godt udgangspunkt for det viderearbejde med de udfordringer, som undersøgelsen peger på.

Deter vurderingen, at omfanget og ikke mindst udviklingen i den fysiske vold ogtrusler om vold, kalder på en generel og tværgående opmærksomhed fra såvel ledelsen,HMU og arbejdsmiljørepræsentanter.

Dennestigning er dog ikke et unikt tilfælde i Ringsted Kommune, da der ses engenerel stigning på landplan. Volden rammer især offentlige ansatte, hvor noglefaggrupper er særligt udsatte.

Ligeledeser det Direktionens vurdering, at den udvikling der er sket indenfor mobningogså kalder på iværksættelse af indsatser fra ledelsen, HMU ogarbejdsmiljørepræsentanter.

Direktionen indstiller, at orienteringentages til efterretning.

Udsat

Ej til stede: Per Flor og Sadik Topcu

Sagener tilføjet alle rapporter fra de enkelte centre.

Tagettil efterretning.

Ej til stede: Daniel Nørhave

Tagettil efterretning med følgende bemærkninger om at Byrådet ønsker en sag om igangsatteinitiativer for at forebygge mobning og vold forelagt inden udgangen af 3.kvartal 2017. Derudover ønsker Byrådet en sag om undersøglse af det fysiskearbejdsmiljø.

Ej til stede: Rikke Hedegaard og Kisser Franciska Lehnert

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Idenne sag skal Byrådet tage stilling til ansættelsevilkår og ansættelsesprocesi forbindelse med ansættelsen af den nye direktør med reference til de totekniske centre.

PåByrådets møde den 6. april 2017 blev det besluttet, at der ansættes en direktøri den vakante direktørstilling med reference til de to centre på det tekniskeområde, og at administrationen kan vælge konsulent på opgaven. Trekonsulenthuse er blevet bedt om at give bud, og administrationen har valgtKommunernes Landsforenings Konsulentvirksomhed (KLK) (Bilag 1).

Tilbuddetindeholde en tidsplan, som betyder, at den nye direktør kan tiltræde pr. 1.august 2017. KLK er samtidig konsulent på besættelsen af stillingen som cheffor Teknik- og Miljøcentret, som er blevet ledig pr. 1. maj 2017. Denne proceskører administrativt.

Processernefor de to stillinger er koordineret, så en ny direktør kan være med tilsamtalerne med kandidaterne til centerchefstillingen, der forventes besat pr.1. september 2017. (Bilag 1)

Ansættelsesudvalgetfor direktørstillingen foreslås sammensat på følgende måde som det er kutyme iRingsted Kommune:

• Kommunaldirektøren (formand)
• Borgmester
• Fire byrådsmedlemmer (udpeges af Økonomiudvalget)
• En direktørkollega (udpeges af direktionen)
• En chef fra det tekniske område (udpeges af direktionen)
• To repræsentanter for medarbejderne (udpeges af medarbejderrepræsentanterne i HMU)

Borgmestersekretærener sekretær for ansættelsesudvalget

IdetRingsted Kommune ikke længere ansætter tjenestemænd kan der vælges mellem toforskellige ansættelsesformer: Åremål og kontrakt.

Vedåremålsansættelse sker ansættelsen for mindst 3 og højst 6 år med mulighed forat forlænge op til 9 år. Der ydes et åremålstillæg på 25%, og der ydes vedfratræden efter åremålets udløb et fratrædelsesbeløb på 3 måneders løn plus enmåneds løn for hvert fulde års åremålsansættelse. Fordelen for den ansatte vedåremålsansættelse er, at der ydes et højere tillæg ved åremålsansættelse endved andre ansættelsesformer samt et fratrædelsesbeløb hvis den pågældendeopfylder hele åremålet og stopper. Fordelen for arbejdsgiveren er, at det vilvære muligt at nedlægge stillingen eller få en anden ansat efter udløbet afåremålet uden at skulle gennemføre en egentlig afskedigelse. Ulempen forarbejdsgiveren er at åremål er en dyrere ordning, og at det er vanskeligt atafskedige den åremålsansatte i åremålsperioden. Ulempen for såvel arbejdsgiversom den ansatte er at der er tale om en tidsbegrænset ansættelse. Ringstedkommune har ikke benyttet åremålsansættelser siden 2010.

Kontraktansættelseer ikke tidsbegrænset, og der ydes et kontrakttillæg på 15%. Denne ordning ermere fleksibel end åremål idet der allerede ved ansættelses aftales vilkårenefor afsked. Det vil således være muligt for Byrådet at træffe beslutning omophør af samarbejdet når som helst mod erstatning svarende til 1½ års løn.Denne ansættelsesform er anvendt i Ringsted kommune siden 2010.

Ansættelsesudvalgetindstiller til økonomiudvalget, som indstiller til Byrådet

Ingenbevillingsmæssige konsekvenser, idet udgiften afholdes over driften.

Kommunaldirektørenvurderer, at det foreslåede ansættelsesudvalg har en hensigtsmæssigsammensætning, som sikrer, at de vigtigste interessenter kan få rimeligindflydelse på valget af direktør.  Det vurderes endvidere at stillingen børbesættes på kontraktvilkår.

Kommunaldirektøren indstiller, 

1. at ansættelsesudvalget sammensættes som anført
2. at der udpeges fire byrådsmedlemmer til ansættelsesudvalget
3. stillingerne besættes på kontraktvilkår

Anbefalesgodkendt.

Økonomiudvalgetindstiller Benny Christensen, Finn Andersen, Per Nørhave og Klaus Hansen tilansættelsesudvalget

Ej til stede: Daniel Nørhave

Økonomiudvalgetsindstilling godkendt med bemærkning om, at Per Roos erstatter Klaus Hansen iansættelsesudvalget.

Ej til stede: Rikke Hedegaard og Kisser Franciska Lehnert

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Økonomiudvalgetbesluttede i april 2017 at afsætte 500.000 kr. årligt i 2017, 2018 og 2019 tilmarkedsføring/branding af kommunen. Med denne sag søges midlerne frigivet.

Økonomiudvalgetbesluttede den 3. april 2016 at give en ny merbevilling fra byudviklingsfondenpå 500.000 kr. årligt i 2017-2019 til markedsføring/branding af RingstedKommune.

Økonomiudvalgetbesluttede, at midlerne skal anvendes til at der:

1. Udvikles og forfines yderligere markedsføringsmateriale
2. Øget markedsføring via annoncering både digitalt og på print
3. Øget markedsføring via sociale medier

Administrationenarbejder i øjeblikket på oplæg til tre-fire bureauer, der kan byde ind påopgaven med annoncering, kampagner og events ift. markedsføring af Ringsted sombosætningskommune. 10-15 % af budgettet afsættes til måling/evaluering af degennemførte indsatser ift. fx øget kendskab til Ringsted, ændret holdning tilkommunen samt måling af fx antal visninger af grunde mv.

Tidsplanenfor udbud og udarbejdelse af koncept, materiale mv. vil overordnet set være:

• Maj-juni: Gennemførelse af udbud
• Juli-august: Udarbejdelse af koncept, markedsføringsmateriale, markedsføringsplan mv.
• September: Igangsættelse af kampagner mv.

Densamlede markedsføringsindsats vil blive evalueret inden udgangen af 2018.

Forat kunne igangsætte og gennemføre arbejdet søges der om, at midlerne på 500.000kr. årligt overføres for 2017, 2018 og 2019 fra Byudviklingsfonden tilMarkedsføringskontoen.

Ingen.

500.000kr. årligt overføres for 2017, 2018 og 2019 fra Byudviklingsfonden tilMarkedsføringskontoen.

Medoverførslen af midlerne kan arbejdet med ny markedsføring/branding af RingstedKommune igangsættes efter tidsplanen beskrevet i sagen.

Direktionen indstiller, at midlerne på 500.000kr. årligt overføres for 2017, 2018 og 2019 fra Byudviklingsfonden tilMarkedsføringskontoen.

Anbefalesgodkendt.

Ej til stede: Daniel Nørhave

Godkendt

Ej til stede: Rikke Hedegaard og Kisser Franciska Lehnert

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Dennesag fremlægges med henblik på stillingtagen til en ændring afaffaldsordningerne for hhv. enfamilieboliger og boliger med fællesrenovation iRingsted Kommune.

Den 9. januar 2017 traf Byrådet beslutning om forløbetaf den proces, der skal føre til indførelse af en ændring af de nuværendeaffaldsordninger i hhv. enfamilieboliger, sommerhuse og boliger medfællesrenovation. Processen løber til og med september måned 2018, hvorændringerne vil være implementeret.

Ændringen af affaldsordningerne skal gennemføres forat sikre en bedre udnyttelse af ressourcerne i husholdningsaffaldet. Som detfremgår af Regeringens Ressourcestrategi fra 2013 og af Ringsted Kommunes affaldsplan2014-2024, skal alle husstande genanvende mere end 50 % af husholdningsaffaldeti 2022. De aktuelt foreslåede ændringer skal medvirke til at bringe RingstedKommune op imod de 50 %.

I den nuværende affaldsordning for enfamilieboliger ogsommerhuse sorterer borgerne deres affald i hhv. papir, glas, metal, batterierog gråt affald. Samtidig har Ringsted Kommune en ordning for hjemmekomposteringaf vegetabilsk bioaffald. I boliger med fællesrenovation sorterer borgernederes affald i hhv. bioaffald, papir, glas, batterier og gråt affald.

I den ændrede affaldsordning lægges der op til, atalle borgere i Ringsted Kommune skal sortere deres husholdningsaffald på sammemåde, uanset boligform. Borgerne skal sortere bioaffaldet fra, og dettemateriale skal efterfølgende behandles med henblik på udnyttelse i etbiogasanlæg. Glas, metal og hård plast skal blandes sammen hos borgerne ogefterfølgende maskinsorteres. Papir, karton og pap skal fremover blandessammen. Endelig skal småt elektronikaffald indsamles ved husstanden. Den nyeaffaldsordning er mere detaljeret beskrevet i bilag1.

I forbindelse med udarbejdelse af forslag til deændrede affaldsordninger har administrationen taget udgangspunkt i det forsøg,som blev gennemført hhv. i Sigersted og på Kasernegrunden i andet halvår 2016.Forsøgsresultaterne viste, at der kan indsamles flere genanvendeligeaffaldsfraktioner fra det bestående affaldsstativ. Ligeledes er der tagetudgangspunkt i de fælles anbefalinger, som er udarbejdet i AffaldPlus-regi påbaggrund af gennemførte sorterings- og indsamlingsforsøg. De øvrige femAffaldPlus-kommuner forventes ligeledes at indføre indsamling af de sammeovennævnte affaldsfraktioner. 

Samlet kan de kommende affaldsordninger i de enkelte boligtyperopsummeres som angivet i nedenstående oversigt.

Enfamilieboliger og sommerhuse:

• Husstandsindsamling af gråt affald i papirsæk.
• Husstandsindsamling af bioaffald i papirsæk.
• Husstandsindsamling af blandet emballageaffald af glas, metal og hård plast i plastkassette.
• Husstandsindsamling af papir, karton og pap i plastkassette.
• Husstandsindsamling af småt elektronikaffald i poseordning.
• Obligatorisk hjemmekompostering af vegetabilsk bioaffald er ikke længere en del af affaldsordningen.

Boliger med fællesrenovation:

• Indsamling af gråt affald i container på hjul.
• Indsamling af bioaffald i containere på hjul.
• Indsamling af blandet emballageaffald af glas, metal og hård plast i containere på hjul.
• Indsamling af blandet papir, karton og pap i containere på hjul.
• Indsamling af småt elektronikaffald.

Mulighed for tilkøb til boliger med fællesrenovation,med mere end ca. 70 boliger:

• Indsamling i nedgravede beholdere.

En gennemførsel af de skitserede ændringer vil have økonomiskekonsekvenser, som vil afspejles i affaldsgebyrerne, da indsamlingen af affalder brugerfinansieret. Der skal anskaffes nye containere på hjul samt nedgravedebeholdere, og indretningen af de eksisterende affaldsstativer skal ændres. Derskal gennemføres udbud af hhv. indkøb og indsamling, ligesom der skal gennemføresen informationskampagne om de ændrede affaldsordninger. Administrationen harberegnet den samlede anskaffelsessum til ca. 7,6 mio. kr. excl. moms. Der erredegjort nærmere for beløbet i Bilag 1.

De samlede indsamlingsomkostninger forventes at stige,da der skal gennemføres flere afhentninger ved de enkelte husstande. Påbaggrund af administrationens kendskab til driftsøkonomi er der foretaget enberegning, som estimerer renovationsgebyrerne for 2019. Det skal understreges,at der er tale om foreløbige tal, som skal kvalificeres yderligere. Gebyrerne erangivet i nedenstående tabel, som de priser borgerne vil blive opkrævet. Tilsammenligning angives de tilsvarende gebyrer for 2017.

Udbud af indkøb og indsamling planlægges gennemførtultimo 2017. På baggrund af tilbudspriserne fastlægges anskaffelsessum ogrenovationsgebyrer endeligt. I første kvartal 2018 skal der således træffespolitisk beslutning om renovationsgebyrerne for 2019, samt om hvorledesanskaffelsessummen skal finansieres.

Den nuværende aftale med RenoNorden om indsamling afdagrenovation udløber den 31. maj 2018. I aftalen er der indbygget en option påforlængelse af eksisterende aftale med op til 24 måneder. For at sikre entidsmæssig og logistisk operationel overgang mellem den ”gamle” og den ændredeaffaldsordning foreslås det, at Ringsted Kommune benytter sig af optionen ifire måneder således, at aftalen med RenoNorden først ophører den 30. september2018. Aftalen med den vindende renovatør igangsættes således den 1. oktober2018.

Ingen.

Anbefalesgodkendt med bemærkning om, at der fremadrettet arbejdes på at lave fællesudbud med andre kommuner i regi af Affaldplus.

Ej til stede: Britta Nielsen

Anbefalesgodkendt med Klima- og Miljøudvalgets bemærkninger.

Ej til stede: Daniel Nørhave

Godkendtmed Klima- og Miljøudvalgets bemærkninger

Ej til stede: Rikke Hedegaard og Kisser Franciska Lehnert

Sagenhar ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Projektforslagetbetyder en mindre ændring til eksisterende varmeplan fra 1982, idet et mindreområde på 5 villaveje i Søndervang ændrer status fra individuel varmeforsyningtil også at tillade fjernvarmeforsyning.

Påbaggrund af de oplysninger, som Ringsted Forsyning A/S har forelagt i sagen,vurderer administrationen, at projektforslaget opfylder varmeforsyningslovensbestemmelser, herunder;

• opfylder gældende krav til eftervisning af positiv samfundsøkonomi og at både bruger- og selskabsøkonomi er positiv for projektet.

• støtter op om borgeres efterspørgsel af fjernvarmeforsyning i det pågældende lokalområde.

• støtter op om Ringsted Kommunes klimamål og lovens mål om at reducere afhængigheden af fossile brændsler.

Påbaggrund af de oplysninger som Ringsted Forsyning A/S har forelagt i sagen,vurderer administrationen, at projektforslaget opfylder gældende krav tileftervisning af positiv samfundsøkonomi, og at bruger- og selskabsøkonomi erpositiv.

Administrationenvurderer herudover, at initiativet støtter op om borgeres efterspørgsel affjernvarmeforsyning i det pågældende lokalområde.

Endeligvurderer administrationen, at projektet støtter op om Ringsted Kommunesklimamål og reducerer afhængigheden af fossile brændsler.

Iforhold til indsigelsen fra DGD har administrationen følgende vurdering af deenkelte punkter i indsigelsen:

1. Det er administrationens vurdering, at det er den samlede samfundsøkonomi for hele projektet, som skal lægges til grund for projektets opfyldelse af kravene til positiv samfundsøkonomi. Selve distributionsanlægget vil formentlig aldrig i sig selv kunne udvise en positiv samfundsøkonomi efter gældende beregningsmetode, og det vil derfor umuliggøre fjernvarmeprojekter, hvis ikke distribution og produktion ses som et samlet projekt.

2. Ifølge beregninger fra Ringsted Forsyning udviser projektet positiv samfundsøkonomi i et spænd fra 230 til 1000 kr. pr. tons CO2. Det er administrationens vurdering, at dette betydelige spænd til en varierende CO2-pris er i overensstemmelse med Energistyrelsens vejledning på området.

3. Ringsted Forsyning har oplyst, at de har baseret deres prissætning på tilbudspriser på Midtsjælland, som typisk vil være lidt højere end i det jyske område. Det er administrationens vurdering, at der bør tages udgangspunkt i lokale forhold ved prissætningen, og at 32.000 kr. således udgør et retvisende grundlag for de samfundsøkonomiske beregninger.

4. Det er administrationens vurdering, at Ringsted Forsynings referenceforbrug på 17 MWh pr. år. flugter godt med de generelle retningslinjer for varmeforbrug i et standard hus. Sættes forbruget til 15.1 MWh, som anført af DGD, vil det reducere projektforslagets samfundsøkonomiske fordel med ca. 400.000 kr., men projektet vil stadig udvise en positiv samfundsøkonomi.

5. Ringsted Forsyning har, i forbindelse med informationsmøder med forbrugerne, opnået en bindende tilmelding på lidt over 50 % på de boligveje, som er omfattet af projektet. Ringsted Forsyning regner med en tilslutning på 80 % efter 10 år. Det skal ses i relation til, at tilslutningsprocenten er ca. 98 % i det eksisterende fjernvarmeområde. Administrationen vurderer på denne baggrund, at projektets konverteringsforløb er realistisk.

Administrationensvurdering baserer sig på de oplysninger og undersøgelser, som RingstedForsyning A/S har forelagt i sagen. Samlet set er det administrationensvurdering, at projektet lever op til varmeforsyningsloven og fortsat børfremmes, under hensyn til de fordele det indebærer for forbrugere,forsyningsselskab og klima.  Endvidere er det administrationens vurdering, at DGD’sanke af en projektgodkendelse vil betyde en forsinkelse af projektet på minimum7 måneder i forbindelse med behandling af sagen i Energiklagenævnet.

Direktionen indstiller, at projektforslagetom konvertering af individuel varmeforsyning i Søndervang tilfjernvarmeforsyning godkendes.

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Påinvesteringsoversigten for Budget 2017 har Byrådet afsat 6 mio. kr. tilrenovering og udskiftning af taget på Plejecenter Ortved. Med denne sag skalder tages stilling til en anlægsbevilling til intern og ekstern rådgivning på0,72 mio. kr.

I Budget2017 blev der afsat et rådighedsbeløb på i alt 6 mio. kr. til renoveringaf taget på Plejecenter Ortved.

Detdrejer sig om renovering og udskiftning af nedslidte tagkonstruktioner påforskellige bygninger med henholdsvis tagsten og tagpap.

Administrationen har tidligere udført screening for asbest, og der erkonstateret asbest i dele af ejendommen. Ved renovering af tagkonstruktionerneer det nødvendigt at udføre sanering, hvor der er konstateret asbest.  

Iforbindelse med renovering af tagkonstruktion er det lovpligtigt at overholdeBygningsreglementet 2015. Dette betyder, at der skal isoleres efter gældenderegler. Ved udlægning af ny isolering opnås et bedre indeklima som følge afmindre temperaturudsving, samt en mindre varmeudgift.

Ved udskiftningaf den nedslidte tagkonstruktion kan man forebygge risiko for løbendevandskader, med deraf følgende risiko for skimmelsvamp.

Detantages, at projektet kan påbegyndes i sommeren 2017 og vil forløbe over ca.12-15 mdr. En evt. hård vinter kan dog medføre en tidsforlængelse. Den endeligetidsplan udarbejdes, når projekteringen er afsluttet.

Projektetvil blive udført i 5 etaper, se det vedhæftet bilag.

Ledelsenpå Plejecenter Orienteret er orienteret om projektets status i nuværende form.

Efterudvælgelse af rådgiver vil beboerne og ledelse på Plejecenter Ortved bliveindkaldt til opstartsmøde med henblik på drøftelse af projektudformning,økonomi og tidsplan.

Detsamlede budget til projektet er på 15 mio. kr.  Heraf vedrører de 9 mio. kr.fra beboerindskud, og de resterende 6 mio. kr. fra Ringsted Kommunesanlægsbudget.

Efterdet endelige håndværkerudbud søges i sommeren 2017 om anlægsbevilling tilgennemførelse af projektet.

Derskal i denne sag tages stilling til en anlægsbevilling på 0,72 mio. kr. tilintern og ekstern rådgivning. Budgettet til intern og ekstern rådgivning erantaget fra tidligere erfaringer, samt at der er hentet overslagspriser fraeksterne rådgivere.

Administrationenvurderer, at der i forbindelse med anlægsbevillingen på 6 mio. kr. bliver skabtgrundlag for at igangsætte tagudskiftningen således, at mange mindrereparationen i nær fremtid kan undgås, herunder at der kan opnås et bedrevarmeregnskab.

Direktionen indstiller, til Ældre- ogGenoptræningsudvalget, at orienteringen tages til efterretning.

Direktionen indstiller, til Plan- ogBoligudvalget,

1. at der gives en anlægsbevilling til udgifter på 0,72 mio. kr. til intern og ekstern rådgivning til anlægsprojektet ”Udskiftning af taget på Plejecenter Ortved”,
2. at anlægsbevillingen finansieres af det allerede afsatte rådighedsbeløb til samme formål.

Anbefalesgodkendt

Ej til stede: Per Roos og Lisbeth Andersen

Anbefalesgodkendt.

Dersøges om en anlægsbevilling til udgifter på 3,775 mio. kr. til forbedring aftilgængeligheden på Benløsegårdes SFO.

Derer ikke afsat rådighedsbeløb til forbedring af tilgængeligheden påBenløsegårdens SFO i budgettet.

Anlægsbevillingenforslås i stedet finansieret ved at fremrykke rådighedsbeløb på 3,775 mio. kr.fra anlægsprojektet ”Genopretning af bygninger” fra 2018 til 2017.

Derer afsat et rådighedsbeløb på 8 mio. kr. til anlægsprojektet ”Genopretningbygninger” i 2018.

Direktionen indstiller, til Børne- ogUndervisningsudvalget, at orienteringen tages til efterretning.

Direktionen indstiller, til Plan- ogBoligudvalget,

1. at der gives en anlægsbevilling på 3,775 mio. kr. til forbedring af tilgængeligheden på Benløsegårdens SFO.
2. at anlægsbevillingen finansieres ved at fremrykke rådighedsbeløb på 3,775 mio. kr. fra 2018 til 2017 fra anlægsprojektet ” Genopretning bygninger 2018”.

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

4 lokalråd ønsker at indgå i etprojektsamarbejde kaldet landsbyklynger og søge midler til arbejdet hosprojektudbyder, som bl.a. består af Realdania. Sagen fremlægges med henblik påstillingtagen til, hvorvidt Ringsted Kommune kan stå som ansøger overforprojektudbyder.

Projekt landsbyklynge er et projektigangsat af Realdania, DGI og Lokale og Anlægsfonden for at styrke livet pålandet.

En landsbyklynge er et antallandsbyer i et lokalområde, der samarbejder om fælles strategiske mål i etnetværk. I netværket bruger landsbyerne hinandens styrker til at udvikle bådeden enkelte landsby og hele klyngen. Landsbyklyngen er med til at skabe fællesidentitet og socialt fællesskab landsbyerne imellem. Samtidig udvikles fysiskefaciliteter og aktivitetsmuligheder i landsbyerne.

Landsbyforumhar taget initiativ til etablering af to landsbyklynger i Ringsted Kommune,Landsbyklynge Nord og Landsbyklynge Sydøst. De to klynger omfatter henholdsvisområderne Haraldsted/Allindemagle, Jystrup, Vigersted og Kværkeby og områderneSneslev, Nordrup/Farendløse og Ørslev, repræsenteret ved deres respektivelokalråd. Landsbyklynge Sydøst har efterfølgende trukket deres ønske om atetablere en landsbyklynge tilbage.

Haraldsted/Allindemagle, Jystrup, Kværkeby ogVigersted ønsker fortsat at indgå i et samarbejde omkring projektlandsbyklynger (anmodning om kommunal opbakning til projektet vedlægges som Bilag 1).  

Haraldsted/Allindemagle, Jystrup, Kværkeby ogVigersted har søgt om 83.000 kr. eks. moms (Bilag2) fra Ringsted Kommunes helhedsplanpulje. 75.000 kr. af midlerneskal bruges som indskud for deltagelse i landsbyklyngeprojektet, de resterende8.000 kr. går til dækning af mødeudgifter.

Ringsted Kommune skal ikke bidrage økonomisk tilprojektet, men administrationen skal dog stille begrænsede ressourcer tilrådighed for projektet i form af arbejdstimer (ca. 5-8 timer pr. måned). Iforbindelse med ansøgningen til helhedsplanpuljen er der udarbejdet en nærmereprojektbeskrivelse om landsbyklynger (Bilag 3).

En landsbyklynge er altså kendetegnet ved, at flerelandsbyer finder sammen i et nyt fællesskab, og landsbyerne og deres borgeresamles om, deler og fordeler alt fra identitet og institutioner til foreningerog rekreative tilbud. Grundlæggende arbejdes der med at skabe en ny fælles identitetlandsbyerne imellem for at skabe grundlag for det gode liv på landet. (pressemeddelelsefra Realdania om projektet kan ses i Bilag4).

Det overordnede mål er, at borgerne fortsat skal kunneleve aktive og gode liv i landsbyerne – også selvom landdistrikterne er underforandring.

Dette udmøntes i 3 konkrete delmål, nemlig;

1. Der skabes en fælles forståelse og lyst til at arbejde i fællesskab og løfte klyngens evne til at samarbejde.
2. Der etableres en fælles kommunikativ strategi og fælles platforme. Herigennem skabes der værktøjer og processer, som gør, at borgerne kan finde information om, hvad der foregår i klyngen. 
3. De frivillige lærer at arbejde med langsigtet planlægning samt værdien af langsigtet planlægning.

Der arbejdes med i alt 25 klynger fordelt over helelandet. Den samlede projektøkonomi er 16 mio. kr. og til hver klynge er derallokeret imellem 350.000 og 450.000 kr. Landsbyklynge kampagnen kører frem til2018. Det er et krav fra projektudbyders side, at Ringsted Kommune skalstå som ansøger om støtte til det lokale landsbyklyngeprojekt i kommunen. Detlokale projekt skal bl.a. pege på konkrete muligheder og tiltag som kan udviklelandsbyklyngen.

Ingen.

Sagenhar ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Deter administrationens vurdering, at Ringsted Kommune i dag har et stærktgrundlag for udvikling af landdistrikterne igennem bl.a. kommunenslanddistriktspolitik samt helhedsplanpuljen og temaudviklingspuljen, derstøtter konkrete aktiviteter i landområderne.

Derudoverhar landdistrikterne deres egne visionære helhedsplaner, som også er med til atstyrke udviklingen i landdistrikterne.

Administrationenvurderer, at deltagelse i projekt landsbyklynge på en god måde kan supplere ogstyrke ovennævnte med et minimum forbrug af administrative ressourcer.

Administrationenvurderer også, at projekt landsbyklynge ikke forpligter kommunen udover at ståfor ansøgningen.

Administrationenvurderer på ovennævnte baggrund, at deltagelse i projekt landsbyklynge har etgodt potentiale for landdistrikterne og derfor bør fremmes.

Direktionen indstiller, at Ringsted Kommunekan ansøge om støtte til det lokale landsbyklyngeprojekt i kommunen.

Anbefalesgodkendt

Ej til stede: Daniel Nørhave

Godkendt

Ej til stede: Rikke Hedegaard og Kisser Franciska Lehnert

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Sagenfremlægges med henblik på stillingtagen til kondemnering af bolig på Haslevvej93.

Administrationenhar modtaget en henvendelse fra lejeren af boligen Haslevvej 93 angåendeproblemer med indeklimaet i boligen.

Ejendommener bebygget med et enfamiliehus som iflg. BBR er opført omkring år 1900 med etareal på 98 m² i stueplan og 56 m² i tagetage.

Ihenhold til byfornyelsesloven er kommunen forpligtet til at føre tilsyn medboliger, og hvis der konstateres sundhedsfare at påbyde afhjælpendeforanstaltninger. Omfanget opdeles i 3 niveauer. Niveau 1 betyder, at der ernærliggende sundhedsfare, og der skal overvejes om hele eller dele af bygningener forbundet med sundhedsfare og heraf følgende behov for forbud mod beboelse.Niveau 2 betyder, at der er sundhedsfare, der ikke er nærliggende. Niveau 3betyder, at der er mindre skimmelsvampangreb, som kan udgøre en sundhedsmæssigrisiko

Administrationenhar den 20. januar 2017 besigtiget ejendommen sammen med det rådgivendeingeniørfirma Lotte Pia Uttrup (LPU) og udtaget DNA prøver. Rapporten angiverat ejendommen er belastet af skimmelsvamp på niveau 1 (bilag 1).

Sagenhar været sendt i høring til Styrelsen for patientsikkerhed(embedslægeinstitutionen) som har udtalt følgende (bilag 2):

”På baggrund af den gennemførteundersøgelse vurderer styrelsen, at der i boligen er påvist fugt og et moderattil omfattende skimmelsvampeangreb, som kan udgøre en sundhedsfare ved ophold iboligen, jf. vejledning om kommunernes mulighed for at gribe ind over for fugtog skimmelsvamp i boliger og opholdsrum.

Afdet fremsendte notat fremgår det, at boligen er fraflyttet. Styrelsen må råde til,at forholdene bringes i orden, hvis bygningen fortsat skal anvendes tilboligformål og inden indflytning af nye lejere”

Sagenhar været sendt i høring til ejer og lejer. Der er ikke fremsendt bemærkningertil undersøgelsen.

Sagenhar ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Administrationen vurderer, på grundlag rapporten frakonsulentfirmaet LPU og embedslægeudtalelsen, at boligen er uegnet til beboelseog derfor bør kondemneres.

En bolig med skimmel på niveau 1, er så plaget afskimmel at den kræver en væsentlig istandsættelse inden den igen kan anvendestil beboelse.

Når det på baggrund af en besigtigelse efter § 75 ibyfornyelsesloven konkluderes, at det er

forbundet med sundhedsfare at benytte ejendommen tilbeboelse og ophold er det administrationens vurdering, at kommunen harhandlepligt. Det vurderes på den baggrund, at kommunen har pligt til at rejseen sag efter byfornyelsesloven og pligt til at kondemnere boligen.Lovgrundlaget herfor findes i byfornyelseslovens § 76.

Boligen er ubeboet, men lejere er forsat registreretpå adressen pr. 30. marts. Det er oplyst fra lejer den 30. marts, at der mellemlejer og udlejer er indgået forlig og sagen anses for at være afsluttet. Det erpå den baggrund administrationens vurdering, at sagen ikke vil medføreomkostninger for Ringsted Kommune til genhusning mv.

Direktionen indstiller, at der meddelespåbud i henhold til Byfornyelsesloven om at boligen på Haslevej 93 i sinnuværende stand erklæres uegnet til beboelse.

Anbefalesgodkendt

Ej til stede: Daniel Nørhave

AndersWeber blev erklæret inhabil

Godkendt

Ej til stede: Rikke Hedegaard, Kisser Franciska Lehnert ogAnders Weber

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Ihensigtserklæringen i Budget 2015fremgår det, at der skal udarbejdes en Ejendomspolitik.
Plan- og Boligudvalget godkendte den 26. oktober 2015 politikprocessen forEjendomspolitikken.

Byrådetgodkendte den 12. september 2016, at udkastet til Ejendomspolitikken blev sendti offentlig høring.

Ejendomspolitikkenhar nu været i offentlig høring og denne sag fremlægges med henblik på enendelig vedtagelse af Ejendomspolitikken. Ejendomspolitikken er vedhæftet i bilag 1.

Ejendomspolitikkenhar været i offentlig høring i otte uger.

Administrationenhar modtaget 4 høringssvar og bemærkninger fra Plan- og Boligudvalget vedudvalgsmødet den 29. august 2016. Høringssvar fremgår af hvidbog se bilag 2

Nedenforer givet et resumé af høringssvarerne.

Høringssvarfra Vigersted skole (bilag 3):

• Vigtigt at ansvarsfordeling mellem Ejendomsstab og de enkelte institutioner uddybes og konkretiseres.

• Opfordre til rapport om indeklimaet på de kommunale ejendomme og opfølgning med handling og ressourcer til forbedringer af indeklimaet.

• Vigtigt med en plan for, hvordan der bliver oprettet mål for drift og vedligeholdelse.

• Der er lovkrav til den fysiske indretning af skoler, fx håndværk/design, hjemkundskab, billedkunst, musik og arbejdspladser til lærer og elever. Det stiller krav til bygningsmassen og dens fleksible indretning.

• Vigtigt, der afsættes de nødvendige midler til gennemførelse af politikken.

Høringssvarfra CMU i Ressourcecenteret (bilag 4):

• I forbindelse med udmøntning og implementering af politikken er det vigtigt at indtænke it og digitalisering tidligt i processen til understøttelse af området.

Høringssvarfra Kompetenceenhedens LMU (bilag 5):

• Der skal sikres gode rammer for medarbejderne. Den skal understøtte gode fysiske arbejdsforhold, det er en forudsætning for at kunne arbejde med kommunal velfærd.

Høringssvarfra Ældrerådet (bilag 6):

• Har læst ejendomspolitikken og vurderet, at de ikke vil udarbejde høringssvar.

Bemærkningerfra Plan- og Boligudvalget:

• Begreberne ”ejendomsportefølje” og ”kloge m2” ønskes defineret nærmere.

Høringssvarog bemærkninger er så vidt muligt indarbejdet i Ejendomspolitikken, se hvidbogi bilag 2. Nogle afhøringssvarerne vil være en naturlig del af strategien og handleplanen for dekommunale ejendomme.

NårEjendomspolitikken er endelig godkendt, skal den opsættes efter kommunensfælles design-skabelon for politikker og med relevante billeder fra dekommunale ejendomme i Ringsted kommune.

NårEjendomspolitikken er endelig færdig forventes det, at arbejdet med Strategienigangsættes.

Ejendomspolitikkenhar været i offentlig høring i otte uger.

NårEjendomspolitikken er endelig vedtaget,skal den via strategier og handleplaner udmøntes i et samarbejde mellemrelevante aktører, fx brugere, borgere, politikere og administrationen.

Derer ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Administrationenvurderer, at Ejendomspolitikken beskriver Ringsted Kommunes pejlermærker for dekommunale ejendomme.

Ejendomspolitikkenhar fokus på, hvordan de kommunale ejendomme kan danne gode og trygge rammerfor kommunal velfærd, og hvordan de kan understøtte vækst og udvikling iRingsted Kommune.

Direktionen indstiller, atEjendomspolitikken vedtages endeligt.

Anbefalesgodkendt.

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Denne sag fremlægges med henblik påat få en bevilling til håndtering af PCB på Valdemarskolen og til håndtering afPCB og andre miljøfarlige stoffer i kommende projekter i de kommunaleejendomme.

Byrådetgav den 5.december 2016 en bevilling til ombygning af faglokaler på en rækkeskoler i forbindelse med, at der skal etableres gode fysiske rammer til det nyefag ”Håndværk og design”.

Derhar fra starten af været en meget kort og komprimeret byggeperiode tilombygning af faglokalerne på Valdemarskolen, fordi de færdige lokaler skal ståklar til 1. maj, hvor de skal anvendes til ”tidlig SFO-start”.

Iforbindelse med ombygningen af faglokalerne på Valdemarskolen er der gennemførten miljøscreening. Der blev fundet PCB i gulvbelægningen, asbest irørisoleringen og bly i malingen.

Derer efterfølgende gennemført en miljøsanering efter gældende forskrifter forhåndtering af hhv. PCB, asbest og bly. Det har været vigtigt at holde fremdrifti projektet for at sikre, at lokalerne kan stå færdige til tiden. 

Udgifternetil miljøsaneringen er i første omgang finasieret af bevillingen tilanlægsprojektet ”Ombygning af faglokaler på skoler”, under uforudsete udgifter.Da der er afsat et rådighedsbeløb til anlægsprojektet ”PCB undersøgelses pulje”, søges der nu om en bevilling til atoverføre de pågældende udgifter.

Dersøges samtidig om en bevilling til at dække eventuel håndtering af miljøfarligestoffer, fx PCB, asbest, bly og radon i kommende ombygninger i de kommunaleejendomme.

Miljøsaneringpå Valdemarskolen er gennemført i vinterferien for at sikre, at det ikke skullepåvirke brugerne på Valdemarskolen.

Derer afholdt udgifter til håndtering af PCB, asbest og bly på Valdemarskolen fori alt 0,125 mio. kr., udgifterne er indtil videre dækket af denanlægsbevilling, der er givet til ombygning af faglokaler.

I PCB– undersøgelsespuljen var der i 2016 et rådighedsbeløb på 0,910 mio. kr. tilhåndtering af PCB i de kommunale ejendomme. Der blev i 2016 bevilliget i alt0,450 mio. kr. til håndtering af PCB i Børnehuset Søholmen. Herefter en rest på0,460 mio. kr.

Dersøges med denne sag om en bevilling på 0,125 mio. kr. til Valdemarskolen og0,335 mio. kr. til kommende projekter med miljøfarlige stoffer, i alt 0,460mio. kr. finansieret af det rådighedsbeløb, der er afsat til samme formål.Herefter vil rådighedsbeløbet for PCB-undersøgelsespuljen være 0 kr.

Administrationenvurderer, at der med en bevilling til Valdemarskolen vil skabes et økonomiskråderum til håndtering af de uforudsete udgifter, der altid opstår iforbindelse med ombygning af eksisterende faglokaler.

Administrationenvurderer endvidere, at der med en bevilling til håndtering af miljøfarligestoffer i kommende projekter vil skabes fremdrift på projekter, hvor deruventet opstår behov for håndtering af PCB og andre miljøfarlige stoffer.

Direktionen indstiller:

1. at der gives en bevilling på 0,125 mio. kr. til håndtering af PCB, asbest og bly på Valdemarskolen.
2. at der gives en bevilling på 0,335 mio. kr. til håndtering af PCB og miljøfarlige stoffer på kommende projekter.
3. at begge bevillinger finansieres af det allerede afsatte rådighedsbeløb til samme formål.

Anbefalesgodkendt.

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Byrådethar på møde den 13. marts 2017 besluttet, dels at permanentgøre § 17 stk. 4udvalget under betegnelsen ”Lokale arbejdsmarkedsråd” og dels at invitereUngdommens Uddannelsesvejledning, UU, med i udvalget.   

Kommissoriumfor det nye udvalg fremlægges derfor til behandling og derudover fremlæggesogså UU’s indstilling til nyt medlem til Ringsteds Lokale Arbejdsmarkedsråd.

Detgodkendte kommissorium for det tidligere § 17,stk. 4. udvalg er blevetopdateret med Byrådets beslutning om at oprettet et permanent udvalg medbetegnelsen Det Lokale Arbejdsmarkedsråd, samt tilføjelse af en repræsentantfor UU.

Ihenhold til det fremlagte kommissorium for udvalget skal Byrådet tage stillingtil den indstillede repræsentant.

UUindstiller Filialleder Helle Jacobsen til at sidde i det LokaleArbejdsmarkedsråd.

Udkasttil kommissorium samt UU’s indstilling er vedhæftet som bilag.

Ingen.

Ingenbevillingsmæssige konsekvenser.

Direktionen indstiller,

1. at udkast til kommissorium godkendes
2. at den indstillede repræsentant til det Lokale Arbejdsmarkedsråd godkendes.

Anbefalesgodkendt med bemærkningen om, at teksten i kommissoriet ændres fra  ”at Byrådetgodkender nye medlemmer” til at det er ”Social- og Arbejdsmarkedsudvalget derkan godkende nye medlemmer.”  Sætningen om det konstituerende møde i 2. halvår2015 udgår.

JanJacobsen stillede forslag om, at det i kommissoriet præciseres, at det erudvalget som selv definerer hvor mange møder der afholdes om året i udvalget.

JanJakobsen stillede forslag om, at det i kommissoriet præsiceres, at det erudvalget, som selv definerer, hvor mange møder der afholdes om året i udvalget

Herefterblev Økonomiudvalgets indstilling godkendt

Ej til stede: Rikke Hedegaard og Kisser Franciska Lehnert

Sagsgang

BY=Byråd,ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- ogTrivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Det fremgår af tidsplanen for budgetprocessen for budget 2018, atfagudvalgene i april måned skal tage stilling til, hvilke forslag til budgettetinden for rammerne af det enkelte fagudvalgs område, der skal overendes tilprioritering i Byrådet.

Iforbindelse med behandling af budgetproces for budget 2018 besluttede byrådet,at der i budgetprocessen arbejdes med en omstillingspulje medomstillingsforslag for 0,5 % af serviceudgiftsrammen og med en målsætning om atomstille for 5 mio. kr.

Den28. februar 2017, i forbindelse med behandling af ny organisering ogledelsesstruktur på dagtilbuds- og skoleområdet, besluttede byrådet imidlertidat processen med ny organisering og ledelsesstruktur erstatter den igangsattebudgetproces for Børne- og Undervisningsudvalget. Børne- ogundervisningsudvalget indstiller således hverken omstillingsforslag ellerdriftsønsker. Målsætningen for, hvor meget byrådet omstiller for, reduceressåledes forholdsmæssigt til 3,2 mio. kr.

Forat sikre det nødvendige råderum for byrådets prioritering af driftsønskerforventes det enkelte fagudvalg ekskl. Børne- og Undervisningsudvalget atvideresende forslag til prioritering i byrådet svarende til 0,75 pct. afserviceudgiftsrammen (7,2 mio. kr.). Fordelingen mellem fagudvalgene fremgår afnedenstående tabel:

Alleomstillingsforslag skal omhandle driftsudgifter, være realiserbare, have varigkarakter og skal kunne effektueres indenfor rammerne af det enkelte fagudvalgsområde. Hvis et forslag har afledte negative økonomiske konsekvenser under etandet fagudvalg, skal disse udgifter medtages i forslaget. Forslagene må ikkeindeholde rammebesparelser.

Forudenomstillingsforslag kan det enkelte fagudvalg ligeledes udarbejde anlægs- ogdriftsønsker samt investeringsforslag.

Derer fastsat et maksimum for antallet af driftsønsker i de enkelte fagudvalg. Dersondres mellem økonomisk mindre og større driftsønsker, af hensyn tilmulighederne for, at få den samlede økonomi til at hænge sammen i relation tilden endelige prioritering i forbindelse med budgetvedtagelsen.

Ligeledeser fastsat en ramme for antal anlægsønsker på maksimum 6 anlægsønsker for Plan-og Boligudvalget samt Klima- og Miljøudvalget og maksimum 3 anlægsønsker forøvrige fagudvalg.

Fordelingaf driftsønsker og anlægsønsker mellem fagudvalgene fremgår af tabel nedenfor:

Forprioriteringen af anlægsønsker i budgettet henstår udisponeret anlægsramme på0,0 mio. kr. i 2018, 6,7 mio. kr. i 2019, 27,2 mio. kr. i 2020 og 65,0 mio. kr.i 2021. 

Tiludarbejdelse af investeringsforslag er der er i driftsbudgettet afsat eninvesterings- og effektiviseringspulje på 1,9 mio. kr. i 2018, 7,3 mio. kr. i2019 og 8,0 mio. kr. i 2020. Puljen skal understøtte arbejdet med realiseringaf effektiviseringsgevinster, og er afsat under driftsbudgettet.

Deter en forudsætning, at puljen skal genopbygges så hurtigt som muligt. Derforgives der som udgangspunkt kun 1-2 årige investeringsbevillinger, medmindresærlige forhold taler for andet. Der kan ikke bevilges midler tilinvesteringer, medmindre forslaget har en positiv effektiviseringsgevinst ioverslagsårene.

Påbaggrund af budgetseminar i fagudvalgene i marts måned foreligger udkast tilbudgetforslag for det enkelte fagudvalg. Budgetforslagene er samlet vedlagtsagen som bilag.

Forslag fra interessenter

Iforbindelse med budgetprocessen er interessenter inviteret til at fremsendeidéer og forslag til budgettet for 2018. Katalog med forslag fra interessentertil budget 2018 er vedlagt i bilaget - Forslag og ideer fra interessenter tilBudget 2018.

Moderniserings- og effektiviseringsprogrammet

Sideløbendemed den almindelige budgetproces afklarer administrationen muligheder forlokale tiltag i Ringsted Kommune i forlængelse af det såkaldte Modernisering-og effektiviseringsprogrammet (MEP). I budgetaftalen for 2017 er der forudsatog indarbejdet effektiviseringer på 3 mio. kr. i 2018, 4,5 mio. kr. i 2019 og6,0 mio. kr. i 2020 på baggrund af MEP. Administrationen skal således findetiltag, der kan finansiere allerede indarbejdede budgetforudsætninger.

Ijuni fremlægger administrationen en status til byrådet på arbejdet med de enkeltetiltag i MEP, idet der på det tidspunkt forventes at være mere viden omudvikling og forventet effekt af de forskellige tiltag.

Iseptember vil administrationen i sammenhæng med 1. behandling af det tekniskebudgetforslag forelægge ny status og forslag vedr. håndtering afmoderniserings- og effektiviseringsprogrammet, idet der kan blive behov for atanvende dele af omstillingspuljen til at håndtere budgetudfordringer grundetforudsatte besparelser i MEP, såfremt det ikke er muligt at pege på konkrete tiltag,der kan finansiere besparelserne.

Effektiviseringerneskal gennemføres på baggrund af initiativer, analyser og konkretiseringer somudarbejdes af ministerier og KL i løbet af foråret /sommer 2017. Initiativernevedrører temaerne;

• Effektivt indkøb og konkurrenceudsættelse,
• Bedre ressourceudnyttelse og styring,
• Digitalisering,
• Regelforenkling og afbureaukratisering,
• Effektiv drift gennem nye organiseringer og samarbejdsformer.

Processener forankret i direktionen for at sikre nødvendig koordinering, så der ikkesker overlap med omstillingsforslag i omstillingspuljen.

Sagenhar ikke bevillingsmæssige konsekvenser.

Direktionen indstiller, at fagudvalgenetager stilling til, hvilke af fagudvalgets egne forslag der skal sendes videretil Økonomiudvalget.

Social-og Arbejdsmarkedsudvalget peger på at omstillingsforslagene SAMU 6 udgår, at”indførelse af alene aftenvagt” i SAMU 3 udgår og at det i SAMU 2 præcisereshvilke konsekvenser forslaget kan få. Endvidere peger udvalget på, atbesparelsesdelen i investeringsforslaget SAMU 7 tages med iomstillingsforslagene.

Vedrørendedriftsønsker peger Social- og Arbejdsmarkedsudvalget på at SAMU 10, 12,13sendes videre i budgetprocessen og der formuleres et nyt forslag vedrørendeetablering af forebyggelsesværktøj (IT/app mv.) og projekt rettet moddiabetikere, overvægtige mv. Forslaget sendes også videre i budgetprocessen.

Vedrørendeanlægsforslag sendes SAMU 14 videre i budgetprocessen.

Ej til stede:Daniel Nørhave og Rikke Hedegaard

Ældre-og Genoptræningsudvalget er enige om at sende ÆGU 2 og 6 videre i processen.

Dervar flertal for at sende ÆGU 4 videre i processen. Afstemning om ÆGU 4.

Udvalgetvedtog at fjerne KTU 5, og at sende de øvrige forslag videre til Økonomiudvalg.

Iforhold til KTU 4, så skal brugergruppe, bomæssig fordeling og antallet afudlån for 2016 undersøges.

Statusfor udarbejdelse af omstillingsforslag fra fagudvalgene er beskrevet i tabelnedenfor. Tallene er under forudsætning af at Økonomiudvalget videresenderbudgetforslag indenfor eget område uændret.

Sammenholdtmed den målsætning, der er lagt for budgetprocessen indfrier størrelsen påpuljen af omstillingsforslag fra fagudvalgene det ønskede niveau.

Økonomiudvalgetskal i forbindelse med nærværende sag tage stilling til indstillinger frafagudvalgene og om der skal foretages yderligere i forhold til omstillingspuljentil kommunens egen prioritering.

Såfremtbyrådet følger indstilling fra fagudvalgene vil omstillingspuljen være 5,7 mio.kr. over den fastsatte målsætning for hvor meget byrådet mindst skal omstillefor i den videre budgetproces

Derblev fastsat en grænse for, hvor mange drifts- og anlægsønsker det enkeltefagudvalg har mulighed for at sende videre i processen.

Nedenforkan se en opgørelse over antallet af drifts- og anlægsønsker fra fagudvalgene. 

Derer til behandlingen af forslag vedr. økonomiudvalget område udarbejdet en rækkenye forslag. Forslagene er indarbejdet i bilaget Økonomiudvalget – forslag tilbudget 2018 pr. april 2017.

Herudoverer der udarbejdet et nyt forslag til Social- og Arbejdsmarkedsudvalget vedr.digital behandling af kronikere, som er indarbejdet i bilaget Social- ogArbejdsmarkedsudvalget – forslag til budget 2018 pr. april 2017.

Påbaggrund af de nye forslag er den samlede oversigt over budgetforslageneligeledes opdateret.

Direktionen indstiller,

1. at Økonomiudvalget tager stilling til, hvilke af fagudvalgets egne forslag der skal sendes videre til Byrådet.
2. at forslag fra øvrige fagudvalg videresendes til Byrådet
3. at administrationen bemyndiges til at arbejde videre med kvalificering af forslagene i det omfang det findes nødvendigt

Derer efter behandling i Økonomiudvalget tilføjet to bilag.

Detdrejer sig om bilagene ”Forslag fra de politiske partier til Budget 2018” og ”ØK– Nyt forslag – ½ kommunikationskonsulent”.

Venstrestillede forslag om, at Ældre- og Genoptræningsudvalget anmodes om at opfyldeByrådets beslutning om at generere forslag for 0,75 % af udvalgetsserviceramme.

Forslagetblev godkendt efter afstemning.

Enhedslisten,Det Konservative Folkeparti og Socialdemokratiet stemte imod med bemærkning om,at der er ønske om at fjerne ÆGU4 og ÆGU7

Derudoverblev Økonomiudvalgets indstilling med fagudvalgenens bemærkninger godkendt.

Ej til stede: Rikke Hedegaard og Kisser Franciska Lehnert